how to use google drive

HOW  TO  USE  Google  Drive  

©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com   1  

If  you  haven’t  upgraded  to    Google  Drive  yet,  

 go  to  docs.google.com    

2  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com   3  

Sign  in  to  your  google  account  

4  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Sign  In  

5  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

6  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Install  Google  Drive  for  Mac  

7  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

8  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Agree  and  download  

9  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

10  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Look  here  

11  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Keep  

12  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Download  begins…  

13  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

A]er  the  download,  click  installgoogledrive.dmg  

14  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

15  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Drag  the  Google  Drive  icon  to  the  Applica^ons  folder  

16  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  the  Applica^ons  icon    on  your  Dock  

17  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

18  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Open  

19  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

20  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Sign  in  to  your  account,  click  OK  

21  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

22  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  your  email  

23  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  your  password  

24  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Sign  In  

25  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

26  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Next  

27  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

28  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Finish  

29  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

30  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  you  click  Finder,    you  now  have  a  folder    named  Google  Drive  

31  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

32  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Your  Title  Bar  should  also  have  a  

Google  Drive  icon  

33  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  when  you  click  on  it  

34  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Now  let’s  try  to  create  a  Form  

using  Google  Drive  

35  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Go  to    drive.google.com    

36  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

37  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Create  

38  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

39  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Choose  Form  

40  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

41  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Type  a  name  for  your  Form  

42  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Type  a  brief  descrip^on  

43  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  a  Ques^on  Title  

44  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  Help  Text  

45  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Choose  Ques^on  Type  

46  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

For  this  example,  choose  Scale  

47  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

48  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Check    Make  this  a  required  ques^on  

49  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Done  

50  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

51  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Hover  your  mouse  to  the  right  

52  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

To  create  another  ques^on,  click  Duplicate  

53  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

54  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  second  Ques^on  Title  

55  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  Help  Text  

56  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Done  

57  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Repeat  the  same  process  un^l  you  have  finished  all  ques^ons  

58  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Hover  your  mouse  at  the  last  item,  click  Edit  (pencil  icon)  

59  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

60  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Let’s  say  you  want  a  comment  box,  Enter  Ques^on  Title  

61  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  Help  Text  

62  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Ques^on  Type  

63  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Choose  Paragraph  text  

64  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

65  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Done  

66  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Let’s  say  you  want  to  create  a  list  of  names  where  par^cipants  can  

choose  from  

67  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Add  Item  

68  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

69  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Choose  from  a  list  

70  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

71  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  Ques^on  Title  

72  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  Help  Text  

73  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  the  first  op^on  

74  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  the  second  op^on  

75  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  the  third  op^on  

76  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Make  this  a  required  ques^on  

77  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Done  

78  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

79  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  they  click  on  the  dropdown,  this  appears  

80  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Save  

81  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Your  Form  is  finished!  

82  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

You  can  send  the  link  to  par^cipants  of  your  survey  form  

83  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

84  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

OR  Click  Email  this  form  

85  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

86  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Enter  par^cipants’  emails  

87  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Send  

88  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  in  their  inbox  

89  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  they  click  the  link,    this  appears  

90  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

They  may  now  answer  the  form…  

91  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

…  and  click  Submit  once  finished  

92  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

93  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Remember  this  checkbox?  

94  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  a  ques^on  is  le]  unanswered,    this  appears    

95  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

And  the  unanswered  ques^on  is  highlighted  

96  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  all  ques^ons  have  been  answered,  this  appears  

97  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

To  see  the  responses,  go  to  drive.google.com    

98  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  on  the  Form  file  

99  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

100  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

You  may  now  edit  the  spreadsheet    

to  create  your  desired  report  

101  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Another  way  of  seeing  responses  is  while  in  Edit  Form  window  

102  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  See  responses  

103  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Choose  Summary  

104  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

105  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

You  may  also  set  a  deadline    

for  the  par^cipants    to  answer  the  form  

106  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

To  do  that,  Click  Form  

107  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Uncheck  Accep^ng  responses  

108  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

When  par^cipants    try  to  answer  the  form  a]er  the  deadline…  

109  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

This  appears  

110  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

111  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Aside  from  Forms,    there  are  many  other  documents  you  can  

create  in    Google  Drive  

112  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Click  Create,    choose  From  template…  

The  web  has  plenty  available  

113  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com  

Hope  you  enjoyed    this  tutorial    

as  much  as  I  had    crea^ng  it.  J  

114  ©  2012  Sharon  Cortez  h<p://YourFilipinoVA.wordpress.com