gestar dms document management system. segmento grc

Gestar DMSDocument Management System

Segmento GRC

IT Governance

Segmento CRM Segmento E-Governance

Otros Segmentos

Que es DMS?

• DMS es un sistema que administra la gestión documental de una empresa.

• Algunos de documentos pueden ser:– Documentos de calidad (ISO, CMM, etc)

• Normas• Procedimientos• Instructivos

– Fuentes– Contenidos WEB– Etc

Gestar DMS

• El proceso de gestión documental es el siguiente:

Creación /adecuación

Aprobación Publicación Búsqueda Retrolimentación

• Creación de HTML.• Versionado.

• Árbol de agrupación• Versionado.• Suscripciones.• Roles de usuarios.

• Vistas Gestar• Agrupación por Categorías.• Perfiles• Búsqueda tipo Google.• Búsqueda avanzada.

A C C I O N E S C O N F I G U R A B L E S P O R R O L E S

• Workflows.• Acciones.• Estado de los docs.

• Feedback y Sugerencias

FUNCIONALIDADES

FUNCIONALIDADE

SPROCES

O

Workflow de publicación

• Permite definir un circuito de aprobación para los documentos que van a ser publicados

• Configurable a nivel de carpeta

• Aprobación en serie (un aprobador después de otro), en paralelo, con voto único o voto unánime o mixta (combinaciones de las anteriores)

• Acciones parametrizables al pasar de un estado a otro

Estados

• Gestar DMS permite administrar los estado de los documentos– Protegido– Desprotegido– Publicado– Pendiente de aprobación

Acciones

• Gestar DMS permite ejecutar acciones sobre documentos:

– Obtener última versión– Desproteger– Deshacer desprotección– Proteger– Publicar– Aprobar– Rechazar– Cancelar publicación– Publicar sin aprobar

Roles

• Lectores: Pueden ver solo las últimas versiones publicadas de los documentos.

• Autores: Pueden editar documentos y enviarlos a publicar.

• Coordinadores: Pueden cambiar los roles, forzar o cancelar publicaciones, liberar documentos desprotegidos, etc.

• Aprobadores: Participan en el circuito de aprobación. Pueden ver la versión del documento que deben aprobar.

Versionado

• Gestar DMS es una potente herramienta de administración del versionado de sus documentos:

– La versión del documento se constituye de dos dígitos, el primero indica el número de versión publicada, el segundo indica la cantidad de protecciones realizadas desde la última publicación (borrador de versión)

• 0.1 -> Primera versión protegida• 1.0 -> Primera versión publicada• 2.5 -> Quinta versión protegida después de la segunda

publicación

Historial de versiones

• En cualquier momento se puede examinar el historial de versiones de un documento y obtener alguna versión previa

Categorías

• Las categorías ofrecen diferentes formas de ver los documentos• Tienen una estructura jerárquica• Un documento puede pertenecer a varias categorías• La exploración por categorías tendrá una apariencia configurable de

acuerdo a los formatos de la empresa

Suscripciones

• Los usuarios pueden suscribirse a carpetas, documentos o categorías

• Los suscriptores reciben correos de notificación cuando nuevas versiones de los documentos son publicadas

Perfiles

• Gestar DMS permite definir perfiles a los Documentos.

• Los perfiles de documentos son un conjunto de atributos que se asocian al documento, y que después pueden usarse en búsquedas, agrupación y filtrado.

• El perfil puede definir que determinados atributos sean requeridos.

• Los atributos pueden ser listas de selección (combos) con valores predeterminados.

• Cada carpeta define una lista de perfiles posibles. Luego, cuando los documentos son creados, los autores deben elegir alguno de estos perfiles y completar los atributos asociados

Exploración de documentos

• Las carpetas de documentos pueden explorarse usando las vistas de Gestar

Búsqueda Inicial

• Los documentos pueden buscarse con palabras claves

Búsqueda avanzada

Funcionalidades Adicionales

• Pueden componerse hipervínculos que descarguen directamente la última versión de un documento (mostrar con KB de HelpDesk)

• Integración con Base de Conocimiento.

• Feedback del usuario: permite recepcionar sugerencias de los usuarios de los documentos y gestionarlas.