chap 11-13 april 2009.ppt

Responsibility

Responsibility is the obligation to performassigned activities.

4

Authority

Authority is the right to perform or command.

6

Delegation

Delegation is the process of assigning jobactivities and related authority to specificindividuals in the organization.

8

Centralization, Decentralization

Centralization refers to the situation inwhich a minimal number of job activitiesand a minimal amount of authority aredelegated to subordinates.

Decentralization refers to the situation inwhich a significant number of job activitiesand a maximum amount of authority aredelegated to subordinates.

10

Centralized and Decentralized Organizations on Delegation

Continuum

Decentralizedorganization

Maximum delegationin organization

Centralizedorganization

No delegationin organization

VARIOUS DEGREES OF DELEGATION

VARIOUS DEGREES OF CENTRALIZATIONAND DECENTRALIZATION

11

PELAJARAN 11

TANGGUNGJAWAB,AUTORITI

&PENUGASAN

Kandungan• Konsep tanggungjawab, autoriti,

penugasan• Autoriti lini vs. autoriti staf vs. autoriti

fungsian• Kebaikan/ kelemahan penugasan• Konsep pemecaran

1.TANGGUNGJAWAB• Kewajipan individu dalam orgz • Untuk menjalankan aktiviti-aktiviti tugas• Yang diberikan kepadanya

- Aktiviti2 tugas: senarai aktiviti yang perlu dilakukan utk menyempurnakan sesuatu tugas

- Dinyatakan secara rasmi -Deskripsi tugas

2. Autoriti• Hak yang sah + formal • Yang diberikan kepada pengurus • Untuk membuat keputusan,

mengeluarkan arahan + mengagihkan sumber

• Bg mencapai hasil yg diharapkan oleh orgz

* Hak melaksanakan tindakan* Hak mengarah

Jenis autoriti• Autoriti lini

– Bertanggungjawab secara langsung bg mencapai objektif

– Ada kuasa mengarah, paksaan, ganjaran• Autoriti staf

– Menasihat + perundingcara– Memberi perkhidmatan– Mengawal-menilai keberkesanan rancangan

organisasi• Autoriti fungsian

Autoriti Lini vs Autoriti Staf

EXHIBIT 5.3

• Autoriti fungsian– Boleh melangkaui jabatan lain – Untuk melaksana/ beri arahan kepada

jabatan lain dlm orgz– Cth. Minta maklumat drpd jabatan lain.

3. Penugasan• Menurunkan tugas + autoriti• Drpd pengurus kpd pekerja bawahan• Kebaikan:

– Beri peluang pekerja belajar tugas peringkat atasan

– Menjimatkan masa pengurus• Keburukan:

– Salah guna autoriti– Kakitangan kurang sesuai

Pemusatan dan Pemencaran

• Pemusatan (centralization) – Autoriti membuat keputusan dimiliki oleh

pengurusan peringkat atasan.• Pemencaran (decentralization)

– Kuasa membuat keputusan diberikan kepada pengurusan peringkat bawahan dalam organisasi.

00

Human Resources

Human resources are the individuals in the organization who make a valuable contribution to management system goal attainment.

4

Four Sequential Steps to Provide Appropriate Human Resources

for an Organization

STEP 1Recruitment

STEP 2Selection

STEP 3Training

STEP 4Performance

appraisal

5

Equal Employment Opportunity Commission

(EEOC)

The Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) is an agency established to enforce federal laws regulating recruitingand other employment practices.

6

Affirmative Action Programs

Affirmative action programs are organizationalprograms whose basic purpose is to eliminatebarriers against and increase employmentopportunities for underutilized or disadvantagedindividuals.

7

Summary of Major Factors in the Selection Process

STAGES OF THE SELECTION PROCESS

Preliminary screening from records, data sheets, etc.Preliminary interview

Intelligence testsAptitude tests

Personality testsPerformance references

Diagnostic interview

Physical examinationPersonal judgment

Lack of adequate educational and performance recordObvious misfit from outward appearance and conductFailure to meet minimum standardsFailure to have minimum necessary aptitudeNegative aspects of person- alityUnfavorable or negative re- ports on past performanceLack of necessary innate ability, ambition, or other qualitiesPhysically unfit for jobRemaining candidate placed in available position

Available potential personnelfrom inside or outsidecompany

Employee

Rejection ofpotentialemployees

REASONS FOR ELIMINATION

8

TestingAlthough many different kinds of tests are available for organizational use,they generally can be divided into the following four categories:

Aptitude tests

Achievement tests

Vocational interest tests

Personality tests

1.

2.

3.

4.

9

Steps of the Training Process

STEP 2Designing the

training program

STEP 1Determining

training needs

STEP 3Administering thetraining program

STEP 4Evaluating the

training program

10

Descriptions of Several Methods of Performance

AppraisalRating scale

Employee comparisons

Free-form essay

Critical-form essay

Individuals appraising performance use a form contain-ing several employee qualities and characteristics to beevaluated (e.g., dependability, initiative, leadership).Each evaluated factor is rated on a continuum or scaleranging, for example, from 1 to 7.

Appraisers rank employees according to such factors asjob performance and value to the organization. Onlyone employee can occupy a particular ranking.

Appraisers simply write down their impressions of employees in paragraph form.

Appraisers write down particularly good or bad eventsinvolving employees as these events occur. Records ofall documented events for any one employee are used toevaluate that person’s performance.

APPRAISAL METHOD DESCRIPTION

11

Pelajaran 12

Pengurusan sumber manusia

Kandungan• Proses pengrekrutan• Punca sumber manusia• Proses pemilihan sumber manusia• Langkah2 dlm latihan sumber manusia• Kaedah penilaian prestasi

Sumber manusia?..• Suatu sistem yang komprehensif +

bersepadu• Bg mengurus tenaga kerja secara efektif• Bg mencapai matlamat orgz• - Melibatkan usaha pemlihan, pengambilan,

pengekalan, pemberhentian, pembangunan, penggunaan sumber manusai dgn cara yg betul dalam organisasi

Aspek-aspek dlm HRM• Pengrekrutan• Pemilihan• Latihan• Penilaian prestasi

Pengrekrutan

Latihan

Penilain prestasi

Pemilihan

Pengurusan Sumber Manusia

a. Pengrekrutan• Usaha menghebah kpd ahli orgz /

umum tentang kewujudan jawatan kosong

• Bagaimana memahami jawatan? ..Analisis tugas:– Deskripsi tugas– Spesifikasi tugas

Komponen Analisis tugas• Deskripsi kerja

– Penyataan bertulis tentang apa, bagaimana dan kenapa sesuatu kerja dilakukan.

• Tugas dan tanggungjawab berkaitan sesuatu kerja.

• Spesifikasi kerja– Penyataan tentang kelayakan minima yg mesti ada

pada seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan dengan jayanya.

• Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan untuk sesuatu kerja.

Punca sumber manusia• Sumber dalaman

– Kurang kos– Menghadkan pemilihan calon layak– Kad pengurusan inventori, borang

penggantian jawatan, carta penggantian pengurusan tenaga kerja

• Sumber luaran– Organisasi pesaing– Pembaca media – IPT– Agensi pekerjaan– lain2

Punca sumber manusia

b. Pemilihan• Memilih individu bg perlantikan drpd

semua calon yg telah direkrut.• Berperingkat• Ujian:

– Kecenderungan– Pencapaian– Minat vokasional– Personaliti

b. Pemilihan• Garis panduan ujian

– Kesahihan– Sama dr masa ke satu masa– Keputusan ujian bebas dr diskriminasi– Tidak blh digunakan utk pemilihan %

c. Latihan• Langkah2 dlm melatih individu2

– Menetukan keperluan latihan– Merangka program latihan– Mengurus program latihan

• Syarahan• Latihan yg diprogramkan

– Teknik meningkatkan kemahiran– Penilaian program latihan

d. Penilaian prestasi• Kaedah

– Skala pekadaaran– Perbandingan pekerjaan– Esei bebas– Esei kritikal

• Kenapa penilainan prestasi?– Menyediakan penilaian sistematik utk kenaikan

gaji, pangkat, pertukaran, pemberhentian kerja– Cara memaklumkan kpd pekerja ttg prestasi– Asas utk menunjuk ajar / beri kaunseling kpd

pekerja

• Mengendali penilaian prestasi– Salah anggap– Keadilan– Tindakan negatif terhadap komen penilai

Bab 9

Pengurusan Sumber Manusia:

Mendapatkan pekerja Yang Sesuai untuk

Kejayaan Pengurusan

E9-1

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pengurusan Sumber Manusia:

Pengurusan Sumber Manusia (HR) : terdiri daripada aktiviti yang dijalankan pengurus untuk merancang bagi menarik dan mengekalkan tenaga kerja yang berkesan.

E9-5

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Keperluan Perundangan Pengurusan Sumber Manusia

1) Perkaitan Buruh / Pekerja2) Pampasan dan Faedah3) Keselamatan dan Kesihatan4) Peluang Pekerjaan yang saksama

E9-6

Panel 9.2

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Some Important Recent US Federal Laws and Regulations Protecting Employees

Equal Pay Act Civil Rights Act Title VII Age Discrimination in Employment Act (ADEA) Occupational Safety & Health Act (OSHA) Employee Retirement Income Security Act (ERISA) Pregnancy Discrimination Act Mandatory Retirement Act Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) Immigration Reform & Control Act Worker Adjustment and Retraining Notification Act Americans with Disabilities Act (ADA) Civil Rights Act Family & Medical Leave Act Sarbanes-Oxley Act

E9-7

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pengrekrutan: Bagaimana Menarik Minat Pemohon yang Berkelayakan

Pengrekrutan: adalah satu proses mengenalpasti dan menarik minat pemohon berkelayakan untuk mengisi kekosongan kerja didalam organisasi.

Pengrekrutan Dalaman: pengisian jawatan kosong hanya diberikan kepada pekerja yang sedia ada didalam organisasi.

Pengrekrutan Luaran: menarik minat pemohon dari luar organisasi

E9-9Panel 9-3

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Job Hunting: How Workers Found Jobs in 2003

0

10

20

30

40

50

60

70

Networking/Word ofmouthNewspaper Ad

Walk in/Applied inPersonNewspaper Web Site

Internet Job Site

EmploymentAgency/RecruiterThrough School

P

E

R

C

E

N

T

E9-10Panel 9-3

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Job Hunting: Job Seekers Using the Internet in Last Job Search

0

5

10

15

20

25

30

35

40

In any part of theirjob searchTo prepare for aninterviewTo researchindustriesTo place resume on ajob siteTo look for newcontacts

P

E

R

C

E

N

T

E9-11Panel 9.4

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pengrekutan dalaman:

Kelebihan: Pekerja cenderung untuk

berusahan lebih gigih dan lebih setia

Proses pengiklanan, kenaikan pangkat dan lain-lain yang berkaitan adalah lebih murah

Risiko adalah kecil. Calon dalaman lebih memahami persekitaran organisasi

Kelemahan: Menghalang persaingan

untuk pengisian jawatan serta mengurangkan bakat baru dan pandangan baru

Mungkin menyebabkan pekerja mengandaikan tempoh masa kerja yang panjang dan senioriti boleh membawa kepada kenaikan pangkat secara otomatik

Apabila sesuatu jawatan diisi, ia mewujudkan kekosongan jawatan lain dalam organisasi

E9-12Panel 9.4

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pengrekrutan Luaran

Kelebihan:Pemohon

mempunyai pengetahuan yang khusus serta berpengalaman tertentu

Pemohon mempunyai pandangan yang baru

Kelemahan: Proses pengrekrutan

lebih panjang dan lebih mahal

Risiko adalah lebih tinggi disebabkan pemohon yang diambil tidak dikenali secara mendalam

E9-13

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pemilihan: Bagaimana memilih colon terbaik untuk sesuatu jawatan

1) Maklumat latarbelakang: borang pemohonan, resume & rujukan

2) Temuduga: tidak berstruktur, konsep sebenar (situational) & penggambaran tingkahlaku (behavioral-description}

3) Ujian guna tenaga (employment test): keupayaan, personaliti, pencapaian & lain-lain

E9-16

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Orientasi

Orientasi: adalah aktiviti membantu pekerja baru untuk menyesuaikan diri dengan kerja dan persekitaran organisasi Maklumat yang diperolehi dalam orientasi:

Beban/Rutin Kerja yang dijalankanMisi dan operasi organisasi Peraturan kerja organisasi dan faedah-faedah untuk

pekerja

E9-17

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Latihan & Pembangunan

Latihan: adalah memberi pendidikan kepada pekerja teknikal dan operasi untuk meningkatkan tugas mereka yang sedia ada.

Pembangunan: adalah memberikan pendidikan kepada pengurus dan gulungan profesional dalam kemahiran kerja yang mereka perlukan untuk masa depan.

E9-18

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Bidang Yang Biasanya Pekerja Diberi Latihan dan Pegembangan

Komunikasi Kemahiran Komputer Perkhidmatan Pengguna Kepelbagaian Etika Perhubungan Manusia Kualiti Keselamatan Gangguan Sesual

E9-19Panel 9.8

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Latihan Waktu Kerja dan Latihan di Luar Waktu Kerja

KaedahLatihan Waktu Kerja Kaedah

Di Luar Waktu Kerja1) Coaching(latihan)—pekerja di latih di bawah pengawasan seorang pekerja sinior yang berpengalaman

2) Training positions (Kedudukan latihan)—pelatih diberi tanggungjawab sebagai pembantu kepada pengurus yang berpengalaman

3) Job rotation ( Pusingan Kerja)—pekerja diberi tugas di semua bahagian mengikut giliran untuk membina pengalaman kerja yang berbeza disetiap bahagian

4) Planned work activities (aktiviti rcgn. kerja)—pelatih diberi tugasan kerja yg penting

1) Program Bilik Darjah—digunapakai oleh 91% syarikat

2) Pita Rakaman—digunapakai 79%

3) Buku Kerja atau manual—77%

4) OHP/Opaque —56%

5) Buku perniagaan—55%

6) Lakonan Peranan—55%

7) Lain-lain: audiotapes, self-testing instruments, case studies, slides

E9-20

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Penilaian Prestasi

Penilaian Prestasi: cterdiri dari 1) membantu prestasi pekerja dan 2) memberikan pekerja maklumbalas. Penilaian Objektif Penilaian Subjektif

Penilaian ciri-ciri/sifatGelagat pekerja

E9-21

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Penilaian 360-Darjah

Penilaian 360-Darjah: para pekerja bukan sahaja dinilai oleh pengurus atasan tetapi juga oleh rakan sekerja, subordinat dan kadangkala oleh pelanggan.

E9-22

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Maklumbalas prestasi yang efektif

Penilaian Formal: dijalankan pada masa yang ditetapkan sepanjang tahun dan berdasarkan kepada ukuran prestasi yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Penilaian Tidak formal: dijalankan dalam tempoh waktu yang tidak tetapkan dan melibatkan petunjuk prestasi pekerja yang mencabar.

E9-23

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Bagaimana memberi maklumbalas kepada pekerja:

Ambil pendekatan penyelesaian masalah, elak dari mengkritik dan layan pekerja dengan hormat

Perlu khusus didalam menghuraikan prestasi semasa pekerja dan kemajuan yang anda

Dapatkan input (maklumat) dari pekerja

E9-24

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pampasan

Pampasan: terdapat dalam tiga bentuk/bahagian: 1) upah dan gaji, 2) insentif dan 3) faedah.

E9-26

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Perpindahan Pekerja

Kenaikan pangkat (Promotion): beri kejawatan yang lebih tinggi. Pertukaran (Transfer): perpindahan jawatan atau tugas yang setara di

jabatan atau bahgian lain. Tindakan Disiplin & Penurunan Pangkat: pekerja yang mempunyai

prestasi buruk diberi amaran atau peringatan dan mungkin diturunkan pangkat dan serusnya dibuang.

Pemecatan (Dismissal): Layoffs (disingkirkan) Downsizing (pengecilan) Firings (pemecatan)

E9-27

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Sebab-sebab Perpindahan

Menyelesaikan masalah organisasi Meluaskan pengalaman pengurus Mengekalkan minat dan motivasi pengurus Menyelesaikan masalah pekerja

Influencing

Influencing is the process of guiding the activities of organization members in appro-priate directions. It involves the performanceof four management activities: (1) leading, (2) motivating, (3) considering groups, and(4) communicating.

4

The Influencing Subsystem INPUT

A portion of the organization’s:1. People2. Money3. Raw Materials4. Machines

OUTPUTAppropriate Organization

Member Behavior

PROCESS(Influencing Process)

ConsideringGroups

MotivatingLeading Communicating

5

Communication

Communication is the process of sharinginformation with other individuals.

7

Role of the Source, Signal, and Destination in the

Communication Process

DestinationSource Encoder DecoderSignal

8

BAB13

ASAS PENGARUH DAN

KOMUNIKASI

DEFINISI PENGARUH• Satu proses memberi tunjuk ajar

terhadap aktiviti yg dijalankan oleh organisasi supaya mengikut arahan yg bersesuaian.

- tunjuk ajar - dijalankan oleh warga organisasi - mengikut arahan.

KOMUNIKASI• Definisi - proses bagaimana manusia mencuba

untuk berkongsi makna melalui penghantaran pesanan yg. simbolik

Komunkasi Interpersonal- Perhubungan perorangan.

PENGIRIM PENGKODAN SALURAN PENTAFSIRAN PENERIMA PESANAN PESANAN KOD

MAKLUM BALAS

• Halangan Makro- Keperluan mendapat maklumat- Keperluan tambah maklumat- pertambahan bangsa dan bahasa- keperluanpembelajaran

Halangan Mikro- pandangan pengirim terhadap penerima- Gangguan pesanan- pandangan penerima terhadap pengirim- tanggapan- perkataan banyak makna

Komunikasi Interpersonal Dlm Organisasi

Komunikasi Formal- ke bawah bermaksud komunikasi yg mengalir dari pihak atasan kpd pekerja bawahan.- ke atas merupakan aliran komunikasi dari pekerja bawahan ke pihak atasan.- lateral Aliran komunikasi yg bergerak secara mendatar yakni antara rakan sekerja, jabatan atau unit kerja.Tujuannya utk penyelarasan

Komunikasi Tidak formal- lembaran tunggal- gosip- kebarangkalian- gugusan

Bab 15

Komunikasi Interpersonal &

Organisasi

E15-1

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Komunikasi

Komunikasi: adalah pemindahan maklumat & pemahaman drp seseorg kpd seseorg yg lain.

Anda menjadi komunikator yg baik jika dapat menyampaikan mesej & memberikan pemahaman dlm masa yg singkat kpd org lain.

Pengurus menghabiskan banyak masa mereka utk berkomunikasi dgn org di sekeliling mereka.

E15-2

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Proses komunikasi

Pengirim: ialah pihak yg mahu berkongsi maklumat (yg dikenali sbg mesej) & penerima merupakan pihak di mana mesej ingin disampaikan.

Pengenkodan: merupakan penterjemahan mesej kpd simbol atau bahasa yg difahami.

Pengdekodan: merupakan perterjemahan & cuba memahami simbol atau bahasa yg digunakan di dlm mesej.

Medium: laluan atau saluran di mana mesej digerakkan. Maklumbalas: penerima menyatakan, bertindakbalas,

beraksi sebagai maklumbalas kpd mesej yg diterima. Bunyi: sebarang unsur yg menganggu atau

memesongkan transmisi mesej yg ingin disampaikan.

Bunyi

E15-3Panel 15.1

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Proses komunikasi

Adakah anda telah

menyiapkan tugasan?

Tugasan apakah yg anda

maksudkan?

Pengirim Penerima

E15-4Panel 15.2

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Memilih Media Yg Betul

Pertemuan bersemuka

Sidang video Telefon Personal written media (e-mail, memos, letters)

Impersonal written media (newsletters, fliers, general reports)

Media yg tinggi kekayaan (baik utk perkara tidak berutin & di situasi yg kesamaran)

Media yg rendah kekayaan (baik utk perkara berutin & situasi jelas)

Kekayaan media: sejauhmana sesuatu medium mampu menyampaikan maklumat & mempromosikan pembelajaran

E15-5

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Halangan komunikasi

1) Halangan fizikal: bunyi, masa, ruang dsbg.2) Halangan Semantik: apabila makna perkataan

menjadi penting3) Halangan Personal : ciri-ciri individu yg

merencatkan komunikasi

E15-6

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Halangan komunikasi personal

Variable skills in communicating effectively Variations in how information is processed and interpreted Variations in trustworthiness & credibility Oversized egos Faulty listening skills Tendency to judge others’ messages Inability to listen with understanding Stereotypes & prejudices Nonverbal communication

E15-8

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Komunikasi tanpa lisan

Komunikasi tanpa lisan: melibatkan mesej yg disampaikan selain drp perkataan atau pertuturan. Bahasa badan

Melibatkan pergerakkan raut wajah, intonasi suara, sentuhan & sebagainya.

Setting Susunatur ruang atau tempat pertemuan.

Masa Masa dapat menunjukkan sesuatu makna yg tertentu.

E15-9

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Ke arah Komunikasi Tanpa Lisan yg Berkesan

Do: Maintain eye contact Lean toward the

speaker Speak at a moderate

rate Speak in a quiet,

reassuring tone Smile and show

animation Occasionally nod

head in agreement.

Don’t: Look away from the

speaker Turn away form the

speaker Speak too quickly or

slowly Speak in an

unpleasant tone Yawn excessively Close your eyes

E15-10

Panel 15.4

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Communication Differences

5. Self- actualization needs

Linguistic Characteristic

Men Women

Taking Credit Greater use of “I” statements; more likely to boast about their achievements

Greater use of “we” statements; less likely to boast about their achievements

Displaying confidence Less likely to indicate that they are uncertain about an issue

More likely to indicate a lack of certainty about an issue

Asking questions Less likely to ask questions

More likely to ask questions

Conversation rituals Avoid making apologies because it puts them in a one-down position

More frequently say “I’m sorry”

Giving compliments Stingy with praise Pay more compliments

Indirectness Indirect when it comes to admitting faults or when they don’t know something

Indirect when telling others what to do

E15-11

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Komunikasi Formal

Saluran komunikasi formal: mengikut rantaian arahan & disahkan sebagai rasmi. Terdapat 3 jenis iaitu:1. Komunikasi menegak

Terdapat dua jenis iaitu komunikasi atas ke bawah & komunikasi bawah ke atas.

Komunikasi atas ke bawah bermaksud komunikasi yg mengalir dari pihak atasan kpd pekerja bawahan.

Komunikasi bawah ke atas merupakan aliran komunikasi dari pekerja bawahan ke pihak atasan.

Samb….

2. Komunikasi mendatar– Aliran komunikasi yg bergerak secara

mendatar yakni antara rakan sekerja, jabatan atau unit kerja.

– Tujuannya utk penyelarasan.3. Komunikasi luaran

• Komunikasi yg berlangsung di luar organisasi yakni antara ahli organisasi dgn pelanggan, pembekal, pemegang saham dsbg.

E15-12

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Komunikasi Tidak Formal

Saluran komunikasi tidak formal: dibangunkan di luar struktur komunikasi formal & tidak mengikut rantaian arahan organisasi. Terdapat dua jenis iaitu:

Grapevine Management by wandering around

E15-14

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Alatan komunikasi teknologi maklumat

Internet: rangkaian komputer global yg berada dlm keadaan pengoperasian secara bebas tetapi berhubungan antara satu sama lain yg melibatkan berjuta-juta rangkaian di seluruh dunia.

Intranet: merupakan internet dalaman sesebuah organisasi.

Extranet: sejenis intranet yg diperkembangkan rangkaiannya dgn melibatkan pihak-pihak yg berurusan dgn organisasi spt pembekal, pelanggan & rakan perniagaan.

E15-15

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Samb…

manafaat Kurang kos

penyebaran maklumat Meningkatkan kerja

berpasukan Kurang kos kertas Meningkatkan

fleksibiliti

kelemahan Membazir masa Terlebih maklumat Mengabaikan lain-lain

bentuk media

E-mail: merupakan surat elektornik yg mengunakan rangkaian internet utk menghantar teks & dokumen antara pihak-pihak yg berutusan.

E15-16

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Tips utk pengendalian E-mail

Anggap semua email sebagai ‘confidential” Elakkan kecuaian serta jangan mengkritik

kecuaian org lain Apabila membalas email, buat petikan ke atas

perkara-perkara yg berkaitan shj.

E15-17

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Samb…

Sidang video: mengunakan video & audio yg dihubungkan dgn komputer yg membolehkan pihak-pihak yg berada di lokasi yg berlainan melihat, mendengar & bercakap antara satu sama lain

Collaborative Computing: mengunakan kecanggihan software dan hardware utk membantu pihak-pihak yg terlibat dapat bekerja bersama-sama dgn lebih berkesan.

Telecommuting: melibatkan perlaksanaan kerja yg kebiasaannya dilaksanakan di pejabat tetapi di laksanakan dari rumah dgn mengunakan pelbagai kemudahan teknologi maklumat.

E15-19

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Lebihan maklumat

Lebihan maklumat: terjadi apabila jumlah maklumat yg diterima melebihi keupayaan seseorg utk mengendalikannya atau memprosesnya.

E15-20

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Mengurangkan lebihan maklumat

Lihat & abai mesej yg tidak penting Tapis mesej-mesej yg diterima Menyusun atur & mengemaskini email anda

E15-21

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Meningkatkan keupayaan memproses maklumat

Gunakan disiplin Dapatkan laman yg dapat menyatukan mesej Guna email yg beralamatkan sykt utk yg

berkaitan bidang kerja shj.

E15-22

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pendengar yg berkesan

Beri tumpuan kpd kandungan mesej Hakimi kandungannya bukan penyampaiannya Tanya soalan & buat kesimpulan Dengar idea yg diperkatakan Jangan mengalih fikiran dan elak gangguan dan

tunjukkan minat Berikan pertimbangan yg adil

E15-23

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pembaca yg berkesan

Realize that speed doesn’t work Be savvy about periodicals and books Transfer your reading load Make internal memos and e-mail more efficient Do Top-Down Reading—SQ3R

E15-24

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Penulis yg berkesan

Don’t show your ignorance Understand your strategy before you write Most important to least important Negative to positive Start with your purpose Write simply, concisely, & directly Telegraph your writing with a powerful layout

E15-25

McGraw-Hill/Irwin © 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Pengucap yg berkesan

Beritahu audien apa yg ingin anda sampaikan. Sampaikan pengucapan anda Beritahu audien apa yg anda telah katakan.

TERIMA KASIH