agensi pelaksana sistem goe- egdms - jpm.gov.my 5-2.pdf · taklimat sistem kepada agensi pelaksana...

TAKLIMAT SISTEM TAKLIMAT SISTEM KEPADAKEPADA

AGENSI PELAKSANA SISTEM GOEAGENSI PELAKSANA SISTEM GOE--EGDMSEGDMS

Generic Office Environment Generic Office Environment -- Electronic Electronic

Government Document Management SystemGovernment Document Management System

GOEGOE--EGDMS EGDMS V5V5

Datarunding Sdn. Bhd.

““ GOEGOE--EGDMS EGDMS V5V5BolehBoleh beroperasiberoperasi didalamdidalam persekitaranpersekitaran

Windows Windows atauatau LinuxLinux..

Datarunding Sdn. Bhd.

WEB ENABLE

Datarunding Sdn. Bhd.

EVOLUSI GOE

2006 - 07 2008 - 2010

VERSION 1

2000 – 01

DOCUMENT MANAGEMENT and MESSAGING - Microsoft technology

VERSION 2

WEB BASED and GUI Improvement

VERSION 3

MEETING MANAGEMENT TASK MANAGEMENT APPOINTMENT BULLETIN FORUM

VERSION 4

DIGITAL CERT SMS REMINDER

VERSION 5

Document ManagementStructure FilingPublic Key InfractrutureLDAPGUI ImprovementLinux and JavaEmail IntegrationResource ManagementMobile Devices ClientsApple iPad/iMac ClientsRFIDHigh AvailabilityCentralize Repository

2004 - 052002 - 03

CLIENT SERVER

Datarunding Sdn. Bhd.

Beza V4 dan V5

Datarunding Sdn. Bhd.

PENGURUSAN DOKUMEN

Draf Diluluskan

Mukamad

Nota : Status Muktamad hanya akan dipaparkanapabila status dokumen “diluluskan”

Draf Mukamad

Status dokumen

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

PENGURUSAN DOKUMEN

5 jenis carian

(+) Carian Terperinci

5 Jenis carianCarian

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

Maklumat penghantar di masukkan secaraAutomatik

Maklumat Penghantar tidak dimasukkan secara automatik

Metadata Emel

Versi 5Versi 4Fungsi

PENGURUSAN DOKUMEN

Datarunding Sdn. Bhd.

Membenarkan pendaftaran dokumen bukanelektronik

Contoh :- Sampel Darah, CD, Laporan yang telahdi binding

TiadaDokumenBukanElektronik

Versi 5Versi 4Fungsi

PENGURUSAN DOKUMEN

Datarunding Sdn. Bhd.

KOMUNIKASITabbing baru akan dibuka tanpa menutuptab sebelumnya

Proses ini akan menutup tetingkapsemasa

Baca MesejdanMesejBaru

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

Menyediakan template mesej untuk memudahkanpengguna

TiadaTemplate Mesej

Versi 5Versi 4Fungsi

KOMUNIKASI

Datarunding Sdn. Bhd.

Mesej Masuk dan Keluar, dengan kepilan atautanpa kepilan

Mesej MasukDaftarMesej

Versi 5Versi 4Fungsi

KOMUNIKASI

Datarunding Sdn. Bhd.

KOLABORASITempahan untuk pengurusan mesyuaratdan tempahan untuk kegunaan lain.

Tempahan hanya untuk pengurusanmesyurat sahaja.

PengurusanSumber

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

ANTARAMUKA SISTEMMenyediakan fungsi Menu PenggunaSusun atur terhadGUI –

KemaskiniAntaramukaUtama

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

KESELAMATANMembenarkan penggunaan sijil digital self sign / third party, Contoh:- GITN

Penggunaan Sijil digital self sign sahaja. (.usr)

Sijil Digital

Versi 5Versi 4Fungsi

Datarunding Sdn. Bhd.

VERSI 5 – KAEDAH PEMBANGUNAN DAN SPESIFIKASI

Kaedah Pembangunan Dibangunkan berpandukan spesifikasispesifikasi pengurusanpengurusan rekodrekod,,

termasuktermasuk spesifikasispesifikasi ArkibArkib Negara Malaysia (ANM)Negara Malaysia (ANM) Berkerjasama dan menggunakan khidmat rundingan pakarpakar PengurusanPengurusan

RekodRekod daridari UniversitiUniversiti TeknologiTeknologi Mara (Mara (UiTMUiTM).).

SpesifikasiSpesifikasi MAMPU / MAMPU / PasukanPasukan KajianKajian EE--FailFail

Sistem Pengurusan Fail Secara Elektronik (E-Fail ) ee--SPARK SPARK

Volume 2C: Public Office Record Management System Functional Specification International Council on Archives (ICA)International Council on Archives (ICA)

Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments

Department of Defense, USADepartment of Defense, USAElectronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard

(DoD 5015.02-STD)

Datarunding Sdn. Bhd.

VERSI 5 – PIAWAIAN DAN GARIS PANDUAN

Security / Security / PengurusanPengurusan PejabatPejabat• MyMIS• Rangka Dasar Keselamatan ICT• Garis Panduan Penyimpanan & Pemuliharaan Rekod Elektronik Sektor Awam• Panduan Pengurusan Pejabat – Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5• Akta Arkib Negara Pindaan 2003

Record Management Policies and ProceduresRecord Management Policies and Procedures•ISO 15489: Information and Documentation – Records management•ISO 23081: Information and Documentation – Records management processes –Metadata for records•DoD 5015.02-STD: Electronic Records Management Software Applications DesignCriteria Standard

ThesaurusThesaurus•ISO 2788: Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri

Datarunding Sdn. Bhd.

TEKNOLOGI

Open Source PlatformOpen Source PlatformSupported OS and System Software

ClientClient Supported OS/System SoftwareSupported OS/System SoftwareOperating System Windows, LinuxBrowser Internet Explorer, MozillaServerServerOperating System Windows, LinuxWeb Server Jboss WebDatabase MS SQL Server, PostgreSQL, MySQLEnvironmentEnvironmentComponents J2EE, JSP, Microsoft COM

Datarunding Sdn. Bhd.

Peningkatan Modul Keselamatan

Penggunaan PKI secara menyeluruh

Menyokong penggunaan sijil digital ‘softcert’

Boleh menggunakan sijil digital dari pembekalpembekal sijilsijil (CA) yang (CA) yang diluluskandiluluskanoleholeh kerajaankerajaan dan integrasi sepenuhnya dengan sistem pengurusankekunci PKI

Encryption/decryptionEncryption/decryption untuk dokumen terperingkat

Penggunaan ‘‘Hardware Security ModuleHardware Security Module’’ (HSM)(HSM)

Penyimpanan dokumen di dalam 2 repositori berasingan untuk dokumenterbuka dan terperingkat

Mematuhi panduan proses kerja ArahanArahan KeselamatanKeselamatan untukuntuk prosesprosespengendalianpengendalian dokumendokumen terperingkatterperingkat -- PengawaiPengawai PengkelasPengkelas (PP), (PP), PendaftarPendaftarRahsiaRahsia (PR)(PR)

Mematuhi panduan keselamatan MyMISMyMIS

Penggunaan peralatan PKI dan HSM mematuhi Federal Information Federal Information Processing Standard (FIPS), FIPSProcessing Standard (FIPS), FIPS--140140--2 Level 22 Level 2

Datarunding Sdn. Bhd.

PERBANDINGAN CIRI-CIRI KESELAMATANCiri-Ciri Versi 4 Versi 5PKI-enabled Yes Yes

Penggunaan PKISijil DigitalSoftcertPengenalan / Akses / AutentikasiIntegritiEmel Encryption/DecryptionDokumen Encryption/DecryptionDesktop Encryption/DecryptionInstant messaging Encryption/DecryptionIntegrasi pembekal PKI dan CA yang diluluskanHardware Security Module (HSM)

Yes (Self-Signed)YesYesNoNoNoNoNoNoNo

Yes (CA)YesYesYes YesYesYesYesYesYes

Menyimpan Dokumen Terperingkat (Rahsia, RahsiaBesar)

No Yes

Database Encryption/Decryption (HSM) No Yes

Dokumen Terperingkat Encryption/Decryption No Yes (HSM)

Pusat Pengurusan Setempat Kekunci Sijil Digital No Yes (GITN)

Penggunaan LDAP / Active Directory Yes Yes

Datarunding Sdn. Bhd.

ARKITEKTUR V5

CertificateDirectory

CA Front End (Web)

CA Engine(Back End)

Database ServerRepositori Dokumen Terbuka

Users

Web ApplicationServer

Govt PKI Vendor

GOE-EGDMS Users environment

Repositori DokumenTerperingkat dan HSM

Certificate Administrator

Record Administrator

Datarunding Sdn. Bhd.

Fungsi-fungsi Baru

KlasifikasiKlasifikasi

JadualJadual PelupusanPelupusan

DaftarDaftar SuratSurat PengesahanPengesahanPenerimaanPenerimaan ArkibArkib

PengesahanPengesahan untukuntukmenghapuskanmenghapuskan fail/fail/dokumendokumen

KontenaKontena

CarianCarian TerperinciTerperinci

ThesaurusThesaurus

EkspotEkspot metadata metadata keke format XMLformat XML

DokumenDokumen TerperingkatTerperingkatmenggunakanmenggunakan kaedahkaedahpenyulitanpenyulitan (encryption(encryption--PKI, HSM)PKI, HSM)

Metadata Metadata KlasifikasiKlasifikasi, Fail , Fail dandanDokumenDokumen

VersiVersi 55

Datarunding Sdn. Bhd.

Versi 4 ke Versi 5

Keperluan Sistem Fail yang menggunakan Klasifikasi

Jadual Pelupusan Rekod (JPR) yang telah diluluskan olehArkib Negara

Pengurus Rekod agensi yang bertanggungjawap atassemua rekod-rekod agensi

Polisi agensi mengenai fail yang telah sedia adadidalam versi 4. Fail conversion akan dilakukan jika struktur fail yang

sedia ada boleh diguna pakai.

Latihan untuk fungsi-fungsi baru

Datarunding Sdn. Bhd.

Versi 4 ke Versi 5

Aplikasi Web Perlu ditukar kepada Jboss Web

Database PostgreSQL merupakan database yang telah

diuji sepenuhnya.

Perolehan perkakasan jika perlu (Contoh; penggunaan fungsi dokumen terperingkat)

Datarunding Sdn. Bhd.

Versi 4 ke Versi 5

Change Management & Training6

Post Implementation Support5

Workstation Installation User workstation, fax & scanner station

4

Application Installation & Testing Installation Acceptance Testing

3

Data Migration Data loading & verification Document Loading & verification

2

Production Environment Setup1

ActivityNo

Datarunding Sdn. Bhd.

GOEGOE--EGDMS EGDMS V5V5SISTEM DEMO

Datarunding Sdn. Bhd.

Q & A Q & A