5. pengelolaan perrguruan tinggi jrusan dan program studi

PENGELOLAANPENGELOLAAN PENDIDIKAN TINGGI PENDIDIKAN TINGGI(PRODI,(PRODI,JURUSANJURUSAN,FAKULTAS),FAKULTAS)

1

PPELATIHANELATIHAN PEKERTI-AA PEKERTI-AA

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENINGKATAN PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENINGKATAN AKTIVITAS INSTRUKSIONAL (P3AI) AKTIVITAS INSTRUKSIONAL (P3AI)

POLITEKNIK NEGERI BANDUNGPOLITEKNIK NEGERI BANDUNGTAHUN 2014TAHUN 2014

GraduatesIncomingStudents

StaffLibrary

Physical FacilitiesLaboratories

FundingOrganization

Curriculum

Job Market

CommunityAcknowledgement

Demand HE

HE ManagementHE Management

GraduatesIncomingStudents

Job Market

CommunityAcknowledgement

Demand HE

RAISE in Higher EducationRAISE in Higher EducationEfficiency & ProductivityEfficiency & Productivity RelevanceRelevance

InternalManagement

InternalManagement

SustainabilitySustainability

AcademicAtmosphere

AcademicAtmosphere

LeadershipLeadership

GraduatesIncomingStudents

Job Market

CommunityAcknowledgement

Demand HE

Fokus Pengembangan PHKFokus Pengembangan PHK

A-1A-1

A-2A-2 A-3A-3

Organisasi Organisasi Perguruan TinggiPerguruan Tinggi

(1 dari 2)

Fak

JurJur

PS PSPS

Fak

JurJur Jur

PSPS PS PS

Fak

PS

Pendukung Teknis : UPT, Lembaga, Pusat, dsb

Pendukung Administratif : Biro, Bagian, dsb

Universitas/Institut

Jur

PS PS

Jur

PS

Jur

PS

Politeknik/Sekolah Tinggi

Pendukung Teknis :UPT, Lembaga, Pusat, dsb

Pendukung Administratif :Bagian, Sub-Bagian, dsb

PS

Akademi/Sekolah Tinggi

Pendukung Teknis :UPT, Pusat, dsb

PendukungAdministratif :

Bagian, dsb

Eligible Grantees Eligible Grantees PHK 2006PHK 2006

OrganisasiOrganisasiPerguruan TinggiPerguruan Tinggi

(2 dari 2)

Staf Pengajar

GroupInteres

GroupInteres

GroupInteres

GroupInteres

Laboran danTeknisi

StafAdministrasi

Graduates Graduates

Manajemen JurusanManajemen Jurusan

IncomingStudents

Curriculum Curriculum

Teaching-Learning Procces Teaching-Learning Procces

TerminologiTerminologi• Jurusan/Departemen:Jurusan/Departemen:

– Unit akademik dasar yang mengelola sumber daya dan Unit akademik dasar yang mengelola sumber daya dan programprogram

• Program Studi:Program Studi:– Satuan kurikulum yang diikuti peserta didik untuk Satuan kurikulum yang diikuti peserta didik untuk

mencapai suatu gelar akademik tertentumencapai suatu gelar akademik tertentu

• Tata Pamong (Tata Pamong (GovernanceGovernance):):– Berkenaan dengan bagaimana kebijakan (Berkenaan dengan bagaimana kebijakan (policypolicy) dan ) dan

putusan (putusan (decisiondecision) ditentukan) ditentukan

• Manajemen:Manajemen:– Berkenaan dengan pelaksanaan dari sistem governanceBerkenaan dengan pelaksanaan dari sistem governance

• Organisasi:Organisasi:– Struktur yang menjalankan fungsi manajemenStruktur yang menjalankan fungsi manajemen

Tata Pamong Tata Pamong (Governance)(Governance)

• Tata Pamong yang Tata Pamong yang baikbaik– Ada arahan strategis Ada arahan strategis

pengembangan Jurusanpengembangan Jurusan– Ada tugas dan wewenang Ada tugas dan wewenang

yang jelas pada setiap yang jelas pada setiap fungsi organisasifungsi organisasi

– Ada transparansi dalam Ada transparansi dalam pengambilan keputusan & pengambilan keputusan & pengelolaan sumberdayapengelolaan sumberdaya

– Berfungsinya mekanisme Berfungsinya mekanisme kontrol, termasuk kontrol, termasuk pelaksanaan pelaksanaan reward & reward & punishmentpunishment

• Tata Pamong yg Tata Pamong yg tidak tidak baikbaik– Pengembangan dilakukan Pengembangan dilakukan

tanpa perencanaan.tanpa perencanaan.– Korupsi, Kolusi & Korupsi, Kolusi &

NepotismeNepotisme– OtoriterOtoriter– Demokrasi yang Demokrasi yang

dipolitisasi (dipolitisasi (political political democracydemocracy))

Apa yangApa yangperlu dikelola ?perlu dikelola ?

• Program akademikProgram akademik– Mencakup pengajaran, penelitian, dan layananMencakup pengajaran, penelitian, dan layanan

Dosen dan KaryawanDosen dan Karyawan Mencakup semua aspek pengelolaan SDMMencakup semua aspek pengelolaan SDM

Keuangan/DanaKeuangan/Dana Baik dari sisi pendapatan maupun pengeluaranBaik dari sisi pendapatan maupun pengeluaran

Prasarana dan fasilitasPrasarana dan fasilitas Termasuk sarana dan sistem informasiTermasuk sarana dan sistem informasi

MutuMutu Mencakup penjaminan dan pengawasan Mencakup penjaminan dan pengawasan

Siapa yang Siapa yang mengelola ?mengelola ?

• Bergantung pada sistem tata pamong yang di Bergantung pada sistem tata pamong yang di terapkan di perguruan tinggiterapkan di perguruan tinggi

• Ada Ada tiga sistemtiga sistem pendekatan yang banyak pendekatan yang banyak diterapkanditerapkan– SentralisasiSentralisasi: Jurusan/Departemen hanya : Jurusan/Departemen hanya

mengelola program akademik; selebihnya mengelola program akademik; selebihnya dikelola di fakultas atau perguruan tinggidikelola di fakultas atau perguruan tinggi

– DesentralisasiDesentralisasi: Jurusan/Departemen mengelola : Jurusan/Departemen mengelola dan bertanggungjawab atas semua aspekdan bertanggungjawab atas semua aspek

– KombinasiKombinasi: kompromi antara kedua sistem di : kompromi antara kedua sistem di atasatas

Program AkademikProgram Akademik• Mencakup operasional dan pengembangan• Bidang Pengajaran/Pendidikan

– Pengembangan dan evaluasi Program Studi– Rekruitmen mahasiswa– Penyelenggaraan proses belajar mengajar– Kemahasiswaan– Sistem umpan balik– Pengolahan data dan informasi

• Bidang Penelitian dan Layanan– Pengembangan– Pengelolaan kegiatan – HAKI dan Hasil Usaha

Program AkademikProgram Akademik

• Praktek yang baik– Kurikulum di-review

secara periodik dengan melibatkan stakeholders

– Sistem rekruitmen mahasiswa berbasis merit

– Mahasiswa terlibat dalam mengevaluasi dosen

– Tracer study atas alumini dilakukan secara berkala

– Data akademik mahasiswa tercatat dan dianalisis secara periodik

• Praktek yg tidak baik– Kurikulum diadopsi dari

PT lain tanpa alasan yang jelas

– Penentuan daya tampung hanya didasari oleh pertimbangan finansial

– Tidak ada evaluasi atas efektivitas pembelajaran

– Masa studi yang lama, IP rendah tidak dianggap masalah Jurusan

– Data akademik tidak dicatat

– Pimpinan jurusan tidak “mengenal” mahasiswanya sendiri

DosenDosendan Karyawandan Karyawan

• Rekruitmen• Sistem insentif• Penugasan• Promosi

• Pengembangan

• Pengurangan (attrition)

• Sistem informasi

DosenDosendan Karyawandan Karyawan

• Praktek yang Praktek yang baikbaik– Pengangkatan, Pengangkatan,

promosi, dan promosi, dan remunerasi staf remunerasi staf berdasar kompetensi berdasar kompetensi dan prestasidan prestasi

– Ada sistem Ada sistem perencanaan perencanaan pengembangan stafpengembangan staf

– Ada pembinaan Ada pembinaan untuk staf mudauntuk staf muda

• Praktek yg Praktek yg tidak tidak baikbaik– Tidak ada evaluasi Tidak ada evaluasi

kinerja (“PGPS”)kinerja (“PGPS”)– Tidak ada sistem Tidak ada sistem

informasi informasi kepegawaiankepegawaian

– Beban staf terlalu Beban staf terlalu tinggi, tidak sesuai tinggi, tidak sesuai dengan kompetensidengan kompetensi

KeuanganKeuangandan Danadan Dana

• Sistem penganggaranSistem penganggaran• Pendapatan Pendapatan – Sumber-sumber pendapatan lain,Sumber-sumber pendapatan lain,

selain dari SPP dan POMselain dari SPP dan POM

• PengeluaranPengeluaran– Struktur dan komponen biayaStruktur dan komponen biaya– Sistem akuntansi & pertanggungjawabanSistem akuntansi & pertanggungjawaban– MappingMapping dan dan CostingCosting

• Sistem InformasiSistem Informasi

KeuanganKeuangandan Danadan Dana

• Praktek yang Praktek yang baikbaik– Ada rencana kerja Ada rencana kerja

dan anggarandan anggaran– Ada transparansi Ada transparansi

dalam pengelolaan dalam pengelolaan danadana

– Ada sistem auditAda sistem audit– Ada Ada revenue revenue

generating generating activitiesactivities

• Praktek yg Praktek yg tidak tidak baikbaik– Tidak ada kesadaran Tidak ada kesadaran

tentang biaya tentang biaya penyelenggaraan PBMpenyelenggaraan PBM

– Tidak ada rasionalisasi Tidak ada rasionalisasi penghitungan satuan penghitungan satuan biaya (misal : biaya (misal : penetapan SPP)penetapan SPP)

– Tidak ada analisis Tidak ada analisis tentang struktur biayatentang struktur biaya

PrasaranaPrasaranadan Fasilitasdan Fasilitas

• Penyediaan & PemanfaatanPenyediaan & Pemanfaatan• Perawatan & PemeliharaanPerawatan & Pemeliharaan• PengembanganPengembangan• Sistem informasi prasarana & Sistem informasi prasarana &

fasilitasfasilitas

PrasaranaPrasaranadan Fasilitasdan Fasilitas

• Praktek yang Praktek yang baikbaik– Ada perencanaan Ada perencanaan

pengadaan, pengadaan, pemanfaatan dan pemanfaatan dan pemeliharaan pemeliharaan

– Ada sistem Ada sistem pemantauanpemantauan

• Praktek yg Praktek yg tidak tidak baikbaik– Sarana & prasarana Sarana & prasarana

tidak terpeliharatidak terpelihara– Pemanfaatan tidak Pemanfaatan tidak

optimaloptimal– Tidak ada prosedur Tidak ada prosedur

pemeliharaanpemeliharaan– Tidak ada komitmen Tidak ada komitmen

untuk penyediaan untuk penyediaan sarana & prasaranasarana & prasarana

Penjaminan MutuPenjaminan Mutu• Penjaminan mutu Penjaminan mutu akademikakademik

– Pendidikan, penelitian, dan layananPendidikan, penelitian, dan layanan– Input, proses, outputInput, proses, output

• Penjaminan mutu Penjaminan mutu non-akademiknon-akademik– Sarana, prasarana dan sumberdayaSarana, prasarana dan sumberdaya– Organisasi berikut unit internalnyaOrganisasi berikut unit internalnya

Umumnya Sistem Penjaminan Mutu (SPM) Umumnya Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dikembangkan di tingkat institusi, sedangkan dikembangkan di tingkat institusi, sedangkan Jurusan/Departemen lebih berperan dalam Jurusan/Departemen lebih berperan dalam implementasi dan merupakan bagian dari SPM implementasi dan merupakan bagian dari SPM secara keseluruhansecara keseluruhan

Penjaminan MutuPenjaminan Mutu• Praktek yang Praktek yang

baikbaik– Ada acuan standar Ada acuan standar

mutu yang jelasmutu yang jelas– Ada dukungan dari Ada dukungan dari

pimpinan dan pimpinan dan disepakati oleh disepakati oleh civitas academicacivitas academica

– Ada indikator Ada indikator kinerja yang jelaskinerja yang jelas

• Praktek yg Praktek yg tidak tidak baikbaik– Mutu tidak menjadi Mutu tidak menjadi

kebutuhan internalkebutuhan internal– Tidak ada fungsi Tidak ada fungsi

penjaminan mutupenjaminan mutu

Parameter Proses PembelajaranParameter Proses Pembelajaran Parameter KurikulumParameter Kurikulum Parameter LulusanParameter Lulusan Parameter KemahasiswaanParameter Kemahasiswaan Parameter Suasana AkademikParameter Suasana Akademik Parameter PenelitianParameter Penelitian Parameter Sumber Daya ManusiaParameter Sumber Daya Manusia Parameter Sistem InformasiParameter Sistem Informasi Parameter Sarana dan PrasaranaParameter Sarana dan Prasarana Parameter KeuanganParameter Keuangan Parameter Sistem Penjaminan MutuParameter Sistem Penjaminan Mutu

• Sistem pembelajaranSistem pembelajaran• Pemantauan kemajuan Pemantauan kemajuan belajarbelajar• BimbinganBimbingan• Waktu penyelesaian studiWaktu penyelesaian studi• Efektivitas dan efisiensiEfektivitas dan efisiensi

• Kesesuaian dengan visi, misi, sasaran, Kesesuaian dengan visi, misi, sasaran, dan tujuandan tujuan• Relevansi struktur dan isi kurikulum Relevansi struktur dan isi kurikulum dengandengan tuntutan dan kebutuhan stakeholders tuntutan dan kebutuhan stakeholders• Kompetensi dan etika lulusanKompetensi dan etika lulusan• Integrasi materi pembelajaran intra, Integrasi materi pembelajaran intra, antar, danantar, dan lintas disiplin ilmu lintas disiplin ilmu• Peluang bagi mahasiswa untuk Peluang bagi mahasiswa untuk pengembanganpengembangan diri diri

• Kompetensi lulusanKompetensi lulusan• Mutu lulusanMutu lulusan• Hasil studi pelacakan lulusan Hasil studi pelacakan lulusan ((tracer studytracer study))

• Penyaringan/seleksiPenyaringan/seleksi• Penjaringan/Penjaringan/talent scoutingtalent scouting• Profil mahasiswaProfil mahasiswa• Kegiatan kemahasiswaanKegiatan kemahasiswaan• Layanan mahasiswaLayanan mahasiswa• Kinerja mahasiswaKinerja mahasiswa

• Interaksi akademik antar sivitasInteraksi akademik antar sivitas akademika akademika• Kegiatan akademikKegiatan akademik• Perilaku akademisiPerilaku akademisi• Keikutsertaan mahasiswa dlm Keikutsertaan mahasiswa dlm kegiatankegiatan akademik akademik• Keserasian kampusKeserasian kampus

• AgendaAgenda• RelevansiRelevansi• KualitasKualitas• Produktivitas Produktivitas keberlanjutankeberlanjutan

• Rekrutmen dan seleksiRekrutmen dan seleksi• AdequacyAdequacy• Kualifikasi dan pengalamanKualifikasi dan pengalaman• Pembinaan dan Pembinaan dan pengembanganpengembangan

• Kesesuaian dan kecukupan Kesesuaian dan kecukupan saranasarana• Keberadaan dan pemanfaatanKeberadaan dan pemanfaatan perpustakaan dan jaringan perpustakaan dan jaringan komputerkomputer• Keberadaan dan pemanfaatan Keberadaan dan pemanfaatan WebsiteWebsite• Kemudahan penggunaan saranaKemudahan penggunaan sarana

• Adequacy dan Adequacy dan kesesuaiankesesuaian• PemeliharaanPemeliharaan• KeberlanjutanKeberlanjutan

• Sumber danaSumber dana• PengelolaanPengelolaan• Sistem alokasi Sistem alokasi anggarananggaran• KeberlanjutanKeberlanjutan

• Sistem penjaminan mutuSistem penjaminan mutu internal internal• Sistem penjaminan mutuSistem penjaminan mutu eksternal eksternal• Pengembangan Pengembangan sumberdayasumberdaya dan pelembagaan QA dan pelembagaan QA• Pengkajian berkala pada Pengkajian berkala pada semuasemua aspek proses pendidikan aspek proses pendidikan

Parameter Pengelolaan Parameter Pengelolaan Perguruan TinggiPerguruan Tinggi

Tahapan Pengelolaan Tahapan Pengelolaan SumberdayaSumberdaya

Inventarisasi Inventarisasi SumberdayaSumberdaya– Infrastruktur/Fasilitas Infrastruktur/Fasilitas

FisikFisik– Perangkat LunakPerangkat Lunak– Sumberdaya ManusiaSumberdaya Manusia– Knowledge BaseKnowledge Base

Mekanisme Alokasi Mekanisme Alokasi SumberdayaSumberdaya– Di dalam dan di luar Di dalam dan di luar

JurusanJurusan– Kebijakan Kebijakan Resource Resource

SharingSharing

Pemeliharaan dan Pemeliharaan dan Pemutakhiran Pemutakhiran SumberdayaSumberdaya– Usaha yg dilakukanUsaha yg dilakukan– Sumber pembiayaanSumber pembiayaan

Pengembangan Pengembangan SumberdayaSumberdaya– Regenerasi SDM (Regenerasi SDM (Man Man

Power PlanningPower Planning))

Struktur Pengelolaan Struktur Pengelolaan Perguruan TinggiPerguruan Tinggi

Tabel Matrik Sumber Daya dan ProgramProgram

Sumber Daya a b c .. .. n a b c .. .. n a b c .. .. n

Lab 1 Lab 2 Lab 3 Lab 4 Lab 5 …. ….. Lab 1 Lab 2 Lab 3 Lab 1 Lab 2 …. …. …. Lab 1 Lab 2 ….. Lab 4 …..Lab 1 ….. ….. ….. Lab 5

Program Studi Program Penelitian Program Pengabdian

Jur A

Fak I

Fak II

Jur B

Jur C

Jur X

Jur Y