& panduan penyediaan deskripsi tugas sektor awam
TRANSCRIPT
PENGENALAN& PANDUAN PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM
TAKLIMAT
BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 2
Memahami kepentingan
deskripsi tugas dalam
pengurusan sumber
manusia
Mempelajari kaedah
penulisan deskripsi
tugas
Menyediakan dokumen
deskripsi tugas
OBJEKTIF BENGKEL
1 2
3
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam3
PENGENALAN KEPENTINGANDEFINISI &
KONSEP JD
FASA
PENYEDIAAN
PROSES
PENULISANKOMPONEN
JD
TATACARA
PENULISAN JDDOKUMEN
RUJUKAN
SOALAN
LAZIM
SKOP BENGKEL
1 2 3 4
5 6 7 8 9
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Objektif Jabatan
Objektif Bahagian
Carta Organisasi Jabatan
Carta Organisasi Kedudukan pegawai
Senarai Tugas Harian
Peraturan-peraturan pentadbiran
Proses KerjaCarta Alir Kerja
Senarai Semak
Senarai Undang-undang/Peraturan
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai
Senarai borang yang digunakan
Norma kerja
TIDAK MENERANGKAN
PEWUJUDAN SESUATU JAWATAN
SECARA KHUSUS
4
SEPINTAS LALU…
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 5
Sempadan Dan
Dimensi Tugas
Agihan
Beban Tugas
Penempatan
Mengikut Bidang
Kesesuaian Pengalaman
Terhadap Sesuatu Bidang
Tahap Kompetensi Pegawai
Perincian skop kerja
Kesesuaian
Bidang Kursus/
Latihan
CABARAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 6
PEMBANGUNAN ORGANISASIPERANCANGAN & PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
Pemilihan, Pengambilan &
Pelantikan
Penempatan, Pengisian,
Pembangunan Latihan/ Kompetensi
& Pelan Penggantian
Saraan & Kemudahan
Penubuhan Agensi Baharu,
Penstrukturan Semula &
Pengukuhan Jawatan
Pengukuran Produktiviti & KPI
Penentuan Nisbah, Norma dan
Model Perjawatan Dalam Bidang
Tertentu
KEPENTINGAN PELAKSANAAN JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 7
Right Place
Right Cost
Right Job
Right Time
Right Skill
Right People
Right Number
Hala Tuju Perkhidmatan
Penjajaran Strategik Sumber
Manusia
Pencapaian Matlamat Perkhidmatan Awam
JANGKAAN KEBERHASILAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
A broad, GENERAL, and written STATEMENT of a specific job. It generally includes DUTIES,
PURPOSE, RESPONSIBILITIES, SCOPE, and WORKING CONDITIONS of a job along with the JOB’S
TITLE, and the NAME OR DESIGNATION of the person to whom the EMPLOYEE REPORTS.(Business English Dictionary)
Penubuhan AgensiBaru
Akauntabiliti
PEMBANGUNAN ORGANISASI
Tujuan PewujudanJawatan
1
Pembangunan Latihan
Laluan Kerjaya
PERANCANGAN SUMBER MANUSIA
Penempatan
Pelantikan
2
8
DEFINISI DESKRIPSI TUGAS
merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan
mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi
sesuatu jawatan dalam organisasi.
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Deskripsi Tugas - merujuk kepadaJAWATAN bukan penyandang
JAWATAN - unit asas dalam organisasi
Pewujudan JAWATAN - capaimatlamat organisasi
Akauntabiliti JAWATAN - selari
dengan matlamat organisasi
9
KONSEP DESKRIPSI TUGAS
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Merujuk Kepada ORGANISASI
JAWATAN Bukan Penyandang
TIDAK Berkaitan PENYANDANG
Berorientasikan HASIL
UNIK
DINAMIK
FAKTA Not Judgment
JELAS Dan MUDAH Difahami
Pencapaian Boleh DIUKUR
1
2
3
4
5
6
8
7
9
10
KONSEP DESKRIPSI TUGAS
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 11
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 12
KONSEP DESKRIPSI TUGAS
Membantu dalam memperjelaskan
hasil/output/outcome terpenting
yang diperlukan daripada
penyandang sesuatu jawatan
Satu alat komunikasi yang
memaklumkan di mana sempadan
tugasan antara rakan sekerja /
penyelia
Merupakan dokumen ‘hidup’ –
perlu dikemas kini setiap kali
terdapat perubahan kepada fungsi
/ tanggungjawab
1
2
3
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 13
SENARAI TUGAS vs DESKRIPSI TUGAS
SENARAI TUGASDESKRIPSI TUGAS
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
SENARAI TUGAS (ST) DESKRIPSI TUGAS (JD)
Menyenaraikan tugas dan
tanggungjawab pegawai yang
menyandang sesuatu jawatan
Tugasan yang diarahkan dari
semasa ke semasa
Menerangkan Tujuan Pewujudan Jawatan yang
disandang oleh pegawai
Menghuraikan Akauntabiliti yang perlu dilaksanakan
oleh pegawai yang menyandang jawatan berkenaan
Menyenaraikan tugas utama bagi setiap akauntabiliti
yang perlu dilaksanakan
Menyenaraikan dimensi jawatan tersebut iaitu elemen
yang boleh diukur bagi melihat kompleksiti sesuatu
jawatan
Mempunyai tempoh pengalaman penyandang yang
relevan dengan gred/jawatan tersebut
Menyatakan kelayakan akademik yang minimum yang
diperlukan oleh jawatan tersebut
Menyenaraikan kemahiran/kompetensi yang diperlukan
bagi menyandang jawatan berkenaan.
14
PERBANDINGAN SENARAI TUGAS & DESKRIPSI TUGAS
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
SesiPemindahanPengetahuan
BengkelPenulisan
PenyediaanDokumen
BengkelSemakan/ Pemurnian
15
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
AGENSI
Permohonan
PBO/TPBK
Pertimbangan
Kelulusan
KPP/PP
Rundingan /
Perbincangan
• Objektif bengkel
• Kumpulan Sasar
• Analisa struktur Model JD mengikut keperluan Agensi
• CO, CF, Senarai Tugas
AGENSI
Pelaksanaan bengkel
penulisan & amali
BPO
Penceramah /
Fasilitator
• Taklimat Pengenalan Konsep JD
• Panduan Penulisan
• Amali
• Pembentangan
AGENSI
Sesi penulisan
melalui Sistem JD
Sesi Semakan &
Penambahbaikan
Kelulusan pihak
pengurusan
AGENSI BPO
Analisa
Data JD
Analisa
Data JD
• Penstrukturan semula
• Pembentukan Model Perjawatan
• Penentuan Kompleksiti Jawatan
• Profil Sumber Manusia untuk
tujuan penempatan,
pembangunan latihan & kerjaya
PRA
SEMASA
PASCA
16
FASA PENYEDIAAN JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
PROSES PENULISAN DESKRIPSI TUGAS
PSM
1
TOP
BOTTOM
SIAPA?
PENYELIA
PENYANDANG
17
Kumpul
Maklumat
Jawatan
Draf
Deskripsi
Tugas
SemakanPengesahan
Kemaskini
2
i
ii
iiiiv
v
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Job
Analyst
Interview
Questionnaire
Interview
Questionnaire
Observation
Supervisor
Employees
Combine and
reconcile data
Final
Draft
Securing
consensus
Tentative
draft
i
iii
ii
PROSES PENYEDIAAN JD
18
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Pengenalpastian
tugas
Ringkasan
tugas
Petunjuk
Prestasi Utama
Bidang kuasa
penyandang
Piawaian
prestasi
Keadaan /
persekitaran
kerja
Spesifikasi
tugasKomponen
Tambahan Yang Boleh
Dipertimbangkan
KOMPONEN TAMBAHAN
19
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
KOMPONEN JD
20
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 21
Menyenaraikan kelayakan yang tidak
diperlukan oleh jawatan
Deskripsi tugas luput / tidak lagi
relevan kerana perubahan tugas
Memandang rendah kelayakan yang
diperlukan untuk berjaya dalam tugas
Memperbesarkan / meremehkan kepentingan
sesuatu tugas
KESILAPAN & AKIBAT PENYEDIAAN JD YANG LEMAH
Persepsi kurang tepat mengenai akauntabiliti& tanggungjawab sebenar
Potensi menimbulkan masalah dalam
pengambilan / pelantikan & pengekalan
bakat
1
2
3
4
5
6
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
MISI, VISI, OBJEKTIF, AKTA/ENAKMEN/MATLAMAT PENUBUHAN
DASAR-DASAR DAN ARAHAN BERKAITAN
CARTA FUNGSI
FAIL MEJA
RMK, PELAN STRATEGIK
WARAN PERJAWATAN
22
DOKUMEN RUJUKAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 23
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 24
2 7
3 6
54
*1 88KOMPONEN UTAMA
MAKLUMAT UMUM
AKAUNTABILITI
TUGAS UTAMA DIMENSI
KELAYAKAN AKADEMIK
KEMAHIRANTUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
PENGALAMAN
DESKRIPSI
TUGAS
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
MAKLUMAT UMUM
25
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam26
1-GELARAN JAWATANPanggilan atau nama yang
diberi kepada jawatan
2-RINGKASANGELARAN JAWATAN
Singkatan kepada nomenclature
3-GRED JAWATANGred hakiki jawatan seperti dalam
WP/SKP
4-STATUS JAWATANStatus kepada sesuatu jawatan
5-HIRARKI Kedudukan jawatan
di sesuatu agensi
6-SKIM PERKHIDMATANSkim perkhidmatan bagi sesuatu
jawatan yang disandang
7-KETUA PERKHIDMATANKetua sesuatu skim perkhidmatan
atau mana-mana pegawai yang
Ditentukan oleh KPPA sebagai
Ketua Perkhidmatan
8-KEDUDUKAN JAWATANMerujuk kepada no. butiran /
Aktiviti/ sub-aktiviti/program/
Bekalan dalam WP/SKP
9-BIDANG/SUB-BIDANGBidang tugas jawatan berkenaan
10-DISEDIAKAN OLEHNama dan gelaran jawatan pegawai
yang menyediakan JD
11-DISEMAK OLEHNama dan gelaran jawatan
penyelia kepada pegawai
yang menyediakan JD
12-DILULUSKAN OLEHNama dan gelaran jawatan
Ketua Jabatan
13-TARIKH DOKUMENTarikh terkini JD dikemaskini
MAKLUMAT UMUM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
TUJUAN PEWUJUDAN
JAWATAN
27
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Jangkaanpenghasilan
1
Merangkumikeseluruhanakauntabiliti
2
Satu ayat yang menerangkan secara
ringkas:
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
• Apakah tujuansesuatu jawatan
diwujudkan?
• Kepadasiapa/apa?
• Apakah jangkaanpenghasilan?
28
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPSU Sumber Manusia
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Melaksanakan urusanpembangunan
organisasi, pertukaran,
penempatan, pengesahan lantikan
dan elaun
bagi membolehkanagensi menjalankan
fungsi yang ditetapkan dengan
cekap untukmenjayakan dasar
semasa negara
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
29
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: PSU Sumber Manusia
Membantu melaksanakanurusan pengesahan lantikan, elaun dan
kemudahan bagi pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional di agensi
bagi memastikan urusan tersebut
teratur berdasarkan pekeliling-pekeliling
semasa
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
30
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
SETIAUSAHA BAHAGIAN
UNIT PEMBANGUNAN ORGANISASI
UNIT SUMBER MANUSIA (II)UNIT SUMBER MANUSIA (I)
SEKSYEN PENTADBIRANSEKSYEN SUMBER MANUSIA
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
KETUA PENOLONG SETIAUSAHA
KETUA PENOLONG SETIAUSAHA
PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA
31
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPSU Kewangan & Akaun
Menguruskan hal ehwal kewangandan bajet
Jabatan/Bahagian dalam Kementerian
dan semua PTJ
bagi memastikan peruntukan
diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah
mengikut prosedur/tatacara/
pekeliling yang berkuat kuasa
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
32
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: PSU Kewangan & Akaun
Membantu menguruskan halehwal kewangan dan
bajetJabatan/Bahagian
dalam Kementeriandan semua PTJ
bagi memastikan peruntukan
diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah
mengikut prosedur/tatacara/
pekeliling yang berkuat kuasa
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
33
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
SETIAUSAHA BAHAGIAN
UNIT KEWANGAN & AKAUN
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN
KETUA PENOLONG SETIAUSAHA
PENOLONG SETIAUSAHA34
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: Pengarah, Kepenjaraan, Anti Dadah, Pertahanan Awam
Merangka, mengkaji, menyelaras
pelaksanaan dasar-dasar, peraturan dan
undang-undang diJabatan Penjara
Malaysia, AADK danJPAM
dalam menjaminkeberkesanan fungsi
dan kecekapanoperasi Jabatan dan
Agensi bagimemenuhi keperluan
negara
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
35
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPP, Unit Kepenjaraan
Mengkaji danmenyelaras
pelaksanaan dasar-dasar, peraturan dan
undang-undang diJabatan Penjara
Malaysia
dalam menjaminkeberkesanan fungsi
dan kecekapanoperasi Jabatan
Penjara agar memenuhi keperluan
negara
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
36
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
PENGARAH
UNIT PERTAHANAN AWAMUNIT ANTI DADAHUNIT KEPENJARAAN
BAHAGIAN KEPENJARAAN, ANTI DADAH & PERTAHANAN AWAM
KETUA PENOLONG PENGARAH
KETUA PENOLONG PENGARAH
KETUA PENOLONG PENGARAH
37
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar Perdagangan Dan
Pelaburan APEC
Mengkaji danmelaksanakan
strategi, dasar danpenglibatan Malaysia dalam perdagangan
dan pelaburan dibawah APEC
untuk memastikanprogram-program kerja APEC dapat
menyumbang kepadapeningkatan
perdagangan danpelaburan Malaysia
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
38
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: PP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar
Perdagangan Dan Pelaburan APEC
Membantu pelaksanaan danpemantauan strategi,
dasar danpenglibatan Malaysia dalam perdagangan
dan pelaburan dibawah APEC
untuk memastikanprogram-program kerja APEC dapat
menyumbang kepadapeningkatan
perdagangan danpelaburan Malaysia
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
39
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPP, Perisikan
Melaksanakan fungsi-fungsiperisikan
bagi memastikanmaklumat berkaitandisalurkan kepada
BahagianPenguatkuasaan
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
40
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: PP, Perisikan (Negeri)
Merancang, mengarah danmengawal selia
tugas-tugas risikan untuk memastikanpihak ibu pejabat
mendapat maklumatyang sebenar
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
41
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: Pengarah, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA
Merancang danmerangka
hala tuju rundinganFTA dengan rakandagangan di benuaEropah, Amerika,
Asia, Australasia danAfrika
untuk meningkatkanperdagangan
antarabangsa bagibarangan dan
perkhidmatan ke arahpencapaian Malaysia sebagai di antara 10
negara daganganutama dunia
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
42
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: KPP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan
FTA
Melaksanakan rundingan FTA dengan rakan
dagangan di benuaAsia dan Australasia
untuk meningkatkanperdagangan
antarabangsa bagibarangan dan
perkhidmatan ke arahpencapaian Malaysia sebagai di antara 10
negara daganganutama dunia
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
43
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: PP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA
Membantu pelaksanaanrundingan FTA dengan rakan
dagangan di benuaAsia dan Australasia
untuk meningkatkanperdagangan
antarabangsa bagibarangan dan
perkhidmatan ke arahpencapaian Malaysia sebagai di antara 10
negara daganganutama dunia
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
44
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
PENGARAH
UNIT II (EROPAH)UNIT I (ASIA & AUSTRALASIA)
BAHAGIAN DASAR & PENYELARASAN RUNDINGAN FTA
KETUA PENOLONG PENGARAH
KETUA PENOLONG PENGARAH
PENOLONG PENGARAH PENOLONG PENGARAH
45
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 46
CADANGAN KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT
PERINGKAT 1
(KETUA JABATAN/
UNIT/ BAHAGIAN)
PERINGKAT 2
(PENYELIA/ PENGURUSAN
PERTENGAHAN)
PERINGKAT 3
(OPERASI)
Merancang
Merangka
Menetap
Memacu
Memberi khidmat
nasihat
Mengesah
Melulus
Memperaku
Meneliti
Menganalisis
Menyelaras
Menyemak
Memberi khidmat
nasihat
Memantau
Menilai
Melulus
Melaksana
Memudahcara
Menyedia
Memperaku
Membantu
Menganalisis
Mengemaskini
Menambah nilai
Membantu
Melaksana
Menyedia
Mengumpul
Merekod
Menyunting
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam47
Accumulate
Administer
Advise
Allocate
Approve
Collaborate
Collect
Communicate
Compile
Conduct
Consult
Counsel
Create
Delegate
Deliver
Develop
Direct
Distribute
Draft
Edit
Educate
Establish
Estimate
Formulate
Furnish
Gather
Guide
Interact
Invent
Issue
Manage
Market
Motivate
Negotiate
Obtain
Order
Participate
Plan
Present
Provide
Reconcile
Recruit
Research
Review
Solicit
Solve
Submit
Supervise
Supply
Test
Train
Translate
LAIN-LAIN CADANGAN KATA KERJA
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Pengarah
Peng. SM
Pelantikan Tatatertib
Pentadbiran
Peng. AsetPentadbiran
Am
Kaedah Mengenalpasti TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN dan AKAUNTABILITI melalui
Carta OrganisasiJDTUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN PENGARAH
BPSM
AKAUNTABILITI PENGARAH
48
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA
49
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 50
DEFINISI AKAUNTABILITI
Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama di dalam sesuatu tugas
yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan
pewujudan sesuatu jawatan.
Secara ringkasnya, akauntabiliti dapat diterjemahkan dalam kenyataan berikut:
(a) hasil akhir/ output sesuatu tugas;
(b) BUKAN senarai tugas dan aktiviti; dan
(c) apabila ia digabungkan akan membantu mencapai tujuan pewujudan
sesuatu jawatan.
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 51
Mengenalpasti semua output utama bagi
sesuatu jawatan (identifies all key outputs);
Fokus kepada hasil (focused on
results)
Tidak terikat kepada sesuatu tempoh (timeless)
Tugas yang spesifik (job specific).
Terdapat kemungkinan beberapa jawatan berkongsi akauntabiliti
yang sama dan pada masa yang sama beberapa akauntabiliti adalah lebih penting daripada yang lain
Dikategorikan mengikut keutamaan fungsi tugas
1
2
3
4
5
6
CIRI-CIRI AKAUNTABILITI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 52
Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenalpasti dapat
mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan
Akauntabiliti ditunjukkan seperti di Jadual dibawah.
Akauntabiliti Tugas
Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”
Tepat Menyenaraikan
Fokus Mungkin berubah
Kawalan kepada penghasilan/Output Input
Contoh Jawatan: Pemandu
Menghantar pegawai ke destinasi dalam keadaan cekap,
selamat dan selesa.
Contoh Jawatan: Pemandu
- Menyelenggara kenderaan dari segi keadaan
mekanikal dan kebersihan
- Memandu kenderaan dengan berhemah
- Mematuhi peraturan lalu lintas
Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan mengikut
keutamaan fungsi tugas
Tidak semua tugas bagi sesuatu jawatan perlu
disenaraikan
TUGAS UTAMA
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
AKAUNTABILITI
• Membantu menyediakan
Anggaran Bajet Tahunan
agensi bagi memastikan
agensi mendapat peruntukan
kewangan yang mencukupi
untuk melancarkan
pelaksanaan fungsi yang
ditetapkan
• Mengumpul permohonan
bajet
• Mengurus setiakan
mesyuarat semakan bajet
• Membuat semakan dan
bentang kepada pengurusan
& MOF
TUGAS UTAMA
Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai
tujuan pewujudannya? PP Kewangan
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
• Apakah tanggungjawab utama
jawatan?
• Kepadasiapa/apa?
• Apakah jangkaanpenghasilan?
53
AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
AKAUNTABILITI
• Memastikan pegawai tiba di
destinasi dalam keadaan
selesa dan selamat
• Memastikan kenderaan dalam
keadaan baik
• Memandu dengan berhemah
• Mematuhi peraturan lalu
lintas
TUGAS UTAMA
Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai
tujuan pewujudannya?Pemandu
Kenderaan
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
• Apakah tanggungjawab utama
jawatan?
• Kepadasiapa/apa?
• Apakah jangkaanpenghasilan?
54
AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
• Mengkaji, merangka& memperakukan
• Merancangmenyelaras dan
mengurus
• strategi/ program/ aktivitipengumpulan,
pengemaskinian, penyimpanan dan
pelaporan data
• kerangka/ proses kerjaberkaitan pengumpulan,
pengemaskinian danpenyimpanan/ pangkalan
data perjawatan sektorawam
• ke arah halatuju BPO sebagai custodian
maklumat perjawatansektor awam
• bagi membolehkanpembangunan sistem,
rangkaian ICT & pengekstrakan data
perjawatan yang lancar
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
55
AKAUNTABILITI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: Timbalan Ketua Pengarah
Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN
(APSCD) Sekretariat Kebangsaan Asean-
Malaysia
Meneliti danmemantau
isu-isu di bawahtanggungjawab
APSCD
bagi memastikanSekretariat
Kebangsaan ASEAN-Malaysia memainkanperanan selaku agensi
peneraju tonggakKomuniti Politik-
Keselamatan ASEAN dengan berkesan
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
56
AKAUNTABILITI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Jawatan: Pengarah, Bahagian Komuniti
Keselamatan ASEAN (APSCD) Sekretariat
Kebangsaan Asean-Malaysia
i. Menyediakan draf ikhtisar dan nota percakapan, surat, minit, laporan dan
maklumat-maklumatlain mengenai isu-isu
di bawahtanggungjawab
Bahagian KomunitiKeselamatan ASEAN
untuk keperluanmesyuarat/
perkembangansemasa isu
KATA PERBUATAN OBJEK HASIL
Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai
57
AKAUNTABILITI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
DIMENSI
58
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Paramater/ Skop tugas di bawah seliaan
59
Dimensi adalah merujuk kepada parameter/skala dan
bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan.
Parameter/skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan
yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala
penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja.
Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk
Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan
(SKT).
Dimensi
SKT
KPI
Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT Dimensi KPI SKT
Penentuan
Paramater/Skala
Ukuran impak
pencapaian SKT
utama
Sasaran kerja yang
perlu dicapai
Cth:
Kategori Usahawan
- Usahawan di 3 negeri
- Usahawan wanita
Cth:
10 daripada
usahawan bebas
daripada bantuan
dana kerajaan
Cth:
membantu 100
usahawan
DIMENSI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
Skop tugas di bawah seliaan
Bilangan Kementerian: 25 Bilangan Kementerian: 25
Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10
17 Badan Sektoral di bawah Komuniti Sosio-Budaya ASEAN
Bilangan Negara Rakan Dialog ASEAN: 2
Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10
PP Bahagian KomunitiKeselamatan ASEAN
PP Bahagian Komuniti Sosio-budaya ASEAN
Sekretariat Kebangsaan ASEAN-Malaysia
60
DIMENSI
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
PENGALAMAN
61
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 62
PENGALAMAN
Pengalaman merupakan tempoh minimum
yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi
di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman
hendaklah realistik dengan gred sesuatu
jawatan, bukan merujuk kepada tempoh
perkhidmatan penyandang sedia ada.
Contoh:
Jawatan Pengarah, Gred N54 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Sekurang-kurangnya berpengalaman 5 tahun dalam bidang pengurusan
sumber manusia.
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS
63
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 64
KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS
Kelayakan akademik/ ikhtisas merujuk
kepada kelayakan minimum yang
diperlukan oleh pegawai untuk
menyandang sesuatu jawatan.
Jawatan Ketua Unit Integriti, Pegawai Siasatan, Gred P47/48
• Ijazah Sarjana Muda
• Sijil CeIO (Certificate of Integrity Officer)
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU
65
KOMPONEN UTAMA JD
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 66
KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU
Kemahiran/ Kriteria individu merujuk
kepada kemahiran/ kriteria yang
diperlukan oleh pegawai untuk
menyandang sesuatu jawatan.
Jawatan Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,
Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M48
a) Kemahiran Kepimpinan
b) Kemahiran Membuat Keputusan
c) Pemikiran Strategik
d) Pemikiran Analitikal
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 67
Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader,
terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-
mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan
dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria
individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak
menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi
kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut. Walau
bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan
boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan
kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.
KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 68
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 69
BIL. SOALAN JAWAPAN
1. Adakah JD perlu dipinda
sekiranya penyandang
bertukar?
Tidak. JD tidak perlu dipinda
kerana penyediaan JD merujuk
kepada jawatan bukan
penyandang.
2. Kumpulan gred dan jawatan
apakah yang sesuai
mempunyai JD?
JD sesuai disediakan untuk semua
gred dan jawatan dalam
perkhidmatan awam. Walau
bagaimanapun, JD lebih wajar
disediakan secara top-down dan
menumpukan kepada jawatan
Kumpulan Pengurusan dan
Profesional bagi agensi awam.
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 70
BIL. SOALAN JAWAPAN
3. Adakah agensi perlu
menyediakan satu (1) JD
sahaja bagi jawatan-jawatan
yang menjalankan fungsi
yang sama?
TIDAK. Prinsip penyediaan JD iaitu
1 JD: 1 Jawatan. Akauntabiliti dan
tugas utama boleh sama bagi
jawatan yang menjalankan fungsi
yang sama tetapi terdapat
kemungkinan perbezaan pada
komponen “dimensi”.
4. Bagaimanakan kaedah
penulisan Tujuan Pewujudan
Jawatan sekiranya terdapat
lebih daripada satu (1) Tujuan
Pewujudan Jawatan?
Tujuan Pewujudan Jawatan boleh
digabungkan menjadi satu ayat
umum. Perincian boleh dihuraikan
melalui setiap akauntabiliti.
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 71
BIL. SOALAN JAWAPAN
5. Bagaimana
penyediaan JD bagi
jawatan fleksi?
1. Fleksi Kemajuan Kerjaya
2. Fleksi Pengekalan
Pengalaman
3. Fleksi TBK
4. Fleksi Skim
Perkhidmatan (Kenaikan
Pangkat Tanpa Kekosongan –
kriteria kecemerlangan)
5. Fleksi Skim
Perkhidmatan
1. FLEKSI KEMAJUAN KERJAYA (TANPA
TEMPOH)
Cth: Gred 41/44
Wajar: Penyediaan JD pada gred
terendah (1 JD: 1 Dimensi gred)
2. FLEKSI PENGEKALAN PENGALAMAN
Cth: Gred 48/52/54
Wajar: Penyediaan JD pada gred
terendah, tetapi Dimensi bezakan
mengikut gred (1 JD: >1 Dimensi gred)
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 72
BIL. SOALAN JAWAPAN
5. Bagaimana
penyediaan JD bagi
jawatan fleksi?
1. Fleksi Kemajuan
Kerjaya
2. Fleksi Pengekalan
Pengalaman
3. Fleksi TBK
4. Fleksi Skim
Perkhidmatan (Kenaikan Pangkat Tanpa
Kekosongan – kriteria
kecemerlangan)
5. Fleksi Skim
Perkhidmatan
3. FLEKSI TIME-BASED BERASASKAN
KECEMERLANGAN (TBK)
Cth: Guru, TBK 13 Tahun
Wajar: Penyediaan JD pada gred terendah
*Guru di gred 48 ke atas perlu ada dimensi
tambahan
4. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN BAGI
KENAIKAN PANGKAT TANPA
KEKOSONGAN (Kriteria Kecemerlangan)
Cth: Bakat & Seni, Penyelidik, Pensyarah,
Akauntan, PLV (tiada sekatan pergerakan ke
gred lebih tinggi)
Wajar: Penyediaan JD perlu ada dimensi
berbeza mengikut gred
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 73
BIL. SOALAN JAWAPAN
5. Bagaimana
penyediaan JD bagi
jawatan fleksi?
1. Fleksi Kemajuan
Kerjaya
2. Fleksi Pengekalan
Pengalaman
3. Fleksi TBK
4. Fleksi Skim
Perkhidmatan (Kenaikan PangkatTanpa Kekosongan –kriteriakecemerlangan)
5. Fleksi Skim
Perkhidmatan
5. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN
Cth: N36/M41
Wajar: Penyediaan JD mengikut tugas seperti
mana tujuan pewujudan jawatan
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 74
BIL. SOALAN JAWAPAN
6. Pada komponen manakah
SEMPADAN tugas dapat
dikenal pasti?
Sempadan tugas dapat dikenal
pasti pada komponen TUJUAN
PEWUJUDAN JAWATAN,
AKAUNTABILITI & DIMENSI
7. JD hanya dapat melihat
kepada tugas utama.
Bagaimana sekiranya untuk
mengenalpasti tugas-tugas
lain yang bukan utama?
Sebarang tugas-tugas lain
dicadang untuk dilampirkan
bersama dokumen JD.
8. Siapa yang
bertanggungjawab
menyediakan JD?
PSM yang wajar menyediakan JD
bagi setiap jawatan. Walau
bagaimanapun, ia boleh dibantu
oleh penyelia/penyandang
jawatan tersebut.
9. Adakah boleh menambah
komponen lain dalam JD?
Boleh. Tertakluk kepada
keperluan agensi.
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam 75
BIL. SOALAN JAWAPAN
10. Adakah JD dapat
menjajarkan sesuatu jawatan
sekiranya beban
tugas/kompleksiti tidak setara
dengan jawatan sedia ada.
Boleh. Tertakluk juga dengan lain-
lain prinsip dan dasar perjawatan
semasa.
SOALAN-SOALAN LAZIM
Bahagian Pembangunan Organisasi
Jabatan Perkhidmatan Awam
“Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah
nasib sesuatu kaum sehingga mereka
mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri”Surah Ar-Ra’d (ayat 11)
76