amadeus quality managers workshop 2013
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Amadeus Quality Workshop
April 2013
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EMD Hotel Rate Codes
Hotel Plus Pricing Handy Hints
Informative Pricing Communicator updates
Amadeus Social Pages
Agenda
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EMD
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EMD Electronic Miscellaneous Document What is EMD and what are the benefits?
A single method to issue all airline services replacing MCO e.g. VMPD and VMCO
Fully integrated into the Amadeus system One-stop view into the PNR Automatic reporting in sales report Integration with back office system via the AIR file
Real-time and secure information throughout the EMD cycle
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EMD Electronic Miscellaneous Document
Accountable document for Ancillary services
Improve customer service No papers lost Time saving
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EMD Electronic Miscellaneous Document
Two types of EMD EMD-S (Stand-alone) EMD-A (Associated)
EMD-S (Stand-alone)
Not necessarily linked to the ticket Can be issued ICW Can be used at different stages of the sale e.g. when you issue the ticket or at a later sales stage
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EMD Electronic Miscellaneous Document
EMD-A (Associated) Linked to flight coupon Used to collect charges at same time of flight (status of both coupons are linked) Can be automatically or manually associated or disassociated from an e-ticket e.g. meals or xbag
EMD Coupons Contain up to 16 coupons Status can show as: Open, Used, Refunded or Void
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EMD Electronic Miscellaneous Document
EMD is created via? Book services e.g. SSR (Special Service Request) Book SVC e.g. (Manual Auxillary Segment)
SSR and SVC
Contains a Service Code Service Code is 4 characters Service Code is supplied by airline
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EMD with Amadeus Ticket Changer
--- TST RLR --- RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 15FEB13/1035Z 6QAOQN JNB1A0980/1711CS/15FEB13 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Q 14SEP 6 JNBCDG HK1 1915 0600 15SEP E AF/6QAOQN 3 AF 990 Q 20SEP 5 CDGJNB HK1 2320 0950 21SEP E AF/6QAOQN 4 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 5 TK OK15FEB/JNB1A0980//ETAF 6 FA PAX 057-3236818535/ETAF/ZAR9345/15FEB13/JNB1A0980/0003328 3/S2-3 7 FB PAX 1500000045 TTP/RT OK ETICKET/S2-3 8 FG PAX 1500000042 JNBZA21ZZ/S2-3 9 FM PAX *C*1.01/S2-3 10 FP CASH 11 FV PAX AF/S2-3
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PNR changes to Y Class
--- TST RLR --- RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 15FEB13/1037Z 6QAOQN JNB1A0980/1711CS/15FEB13 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Y 14SEP 6 JNBCDG HK1 1915 0600 15SEP E AF/6QAOQN 3 AF 990 Y 20SEP 5 CDGJNB HK1 2320 0950 21SEP E AF/6QAOQN 4 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 5 TK OK15FEB/JNB1A0980//ETAF 6 OPW-04SEP/1C7/AF REQUIRES TICKET ON OR BEFORE 04SEP/S2-3 7 OPC-05SEP/1C8/AF CANCELLATION DUE TO NO TICKET/S2-3 8 FHE PAX 057-3236818535 9 FP CASH
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ATC entries FXQ or FXO
FXQ 01 SMALLWOOD/CAROLINE MRS BG CXR: AF/AF PRICED VC AF - OTHER VC AVAILABLE KL ------------------------------------------------------------ AL FLGT BK DATE TIME FARE BASIS NVB NVA BG JNB PAR AF 0995 Y 14SEP YFF 14SEP 1P JNB AF 0990 Y 20SEP YFF 14SEP 1P ORIGIN TRVL CURRENCY REISSUE CURRENCY OLD BASE FARE ZAR 5500 NEW BASE FARE ZAR 26500 FARE BALANCE ZAR 21000 PAYMENT CURRENCY OLD TAX ZAR 3845 NEW TAX ZAR 3845 TAX BALANCE ZAR 0 TICKET DIFFERENCE ZAR 21000 PENALTY ZAR 1510 GRAND TOTAL ZAR 22510 TOTAL ADD COLL ZAR 22510
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SVC - Penalty added automatically
--- TST TSM RLR --- RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 15FEB13/1037Z 6QAOQN JNB1A0980/1711CS/15FEB13 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Y 14SEP 6 JNBCDG HK1 1915 0600 15SEP E AF/6QAOQN 3 AF 990 Y 20SEP 5 CDGJNB HK1 2320 0950 21SEP E AF/6QAOQN 4 SVC AF HK1 PENF 5 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 6 TK OK15FEB/JNB1A0980//ETAF 7 OPW-04SEP/1C7/AF REQUIRES TICKET ON OR BEFORE 04SEP/S2-3 8 OPC-05SEP/1C8/AF CANCELLATION DUE TO NO TICKET/S2-3 9 FHE PAX 057-3236818535 10 FO PAX 057-3236818535JNB15FEB13/00033283/057-32368185356E1 /S2-3
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Display TSM from SVC element
>TQM TSM 1 TYPE P JNB1A0980 CS/15FEB 00 INT I EMD-S CARR AF 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS RFIC-D/Q FINANCIAL IMPACT 1. RFISC-995 PENALTY FEE INTERNATIONAL L 4 OPERATING CC-AF CPN VALUE-1510 PRESENT TO:AIR FRANCE PRESENT AT:JOHANNESBURG NON REFUNDABLE NON EXCHANGEABLE CONSUMED AT ISSUANCE ADD INF/RKS: FARE F ZAR 1510 EXCH VAL ZAR 1510 TOTAL ZAR 1510
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Add Form of Payment in TSM >TMI/FP-CASH TSM 1 TYPE P JNB1A0980 CS/15FEB 00 INT I EMD-S CARR AF 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS RFIC-D/Q FINANCIAL IMPACT 1. RFISC-995 PENALTY FEE INTERNATIONAL L 4 OPERATING CC-AF CPN VALUE-1510 PRESENT TO:AIR FRANCE PRESENT AT:JOHANNESBURG NON REFUNDABLE NON EXCHANGEABLE CONSUMED AT ISSUANCE ADD INF/RKS: FARE F ZAR 1510 EXCH VAL ZAR 1510 TOTAL ZAR 1510 FP CASH
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Issue Ticket and EMD --- TST TSM RLR --- RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 15FEB13/1048Z 6QAOQN 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Y 14SEP 6 JNBCDG HK1 1915 0600 15SEP E AF/6QAOQN 3 AF 990 Y 20SEP 5 CDGJNB HK1 2320 0950 21SEP E AF/6QAOQN 4 SVC AF HK1 PENF 5 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 6 TK OK15FEB/JNB1A0980//ETAF 7 OPW-04SEP/1C7/AF REQUIRES TICKET ON OR BEFORE 04SEP/S2-3 8 OPC-05SEP/1C8/AF CANCELLATION DUE TO NO TICKET/S2-3 9 FHE PAX 057-3236818535 10 FO PAX 057-3236818535JNB15FEB13/00033283/057-32368185356E1 /S2-3 11 FP O/CASH+/CASH 12 FV AF >TTP/T2/TTM OK ETICKET/EMD
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FA Element in PNR
RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 15FEB13/1049Z 6QAOQN 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Y 14SEP 6 JNBCDG HK1 1915 0600 15SEP E AF/6QAOQN 3 AF 990 Y 20SEP 5 CDGJNB HK1 2320 0950 21SEP E AF/6QAOQN 4 SVC AF HK1 PENF 5 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 6 TK OK15FEB/JNB1A0980//ETAF 7 FA PAX 057-3236818536/ETAF/ZAR21000/15FEB13/JNB1A0980/000332 83/S2-3 8 FA PAX 057-1812000002/DTAF/ZAR1510/15FEB13/JNB1A0980/0003328 3/S4 9 FHE PAX 057-3236818535 10 FB PAX 1500000046 TTP/T2/TTM/RT OK ETICKET/EMD/S2-3 11 FB PAX 1500000046 TTP/T2/TTM/RT OK ETICKET/EMD/S4 12 FG PAX 1500000043 JNBZA21ZZ/S2-3 13 FM PAX *C*1.01/S2-3 14 FO PAX 057-3236818535JNB15FEB13/00033283/057-32368185356E1 /S2-3 15 FP O/CASH+/CASH 16 FV AF
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Display EMD FA Element
>EWD/L8 EMD-0571812000002 TYPE-S SYS-1A LOC-6QAOQN INT-I FCI-0 0 POI-JNB DOI-15FEB13 IOI-00033283 PAX- SMALLWOOD/CAROLINE MRS ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKS- CPN-1 RFISC-995 AF S-F SAC- 057LJ86RG5G5E VALUE-1510 DESCRIPTION-PENALTY FEE INTERNATIONAL NON-REFUNDABLE NON-EXCHANGEABLE CONSUMED AT ISSUANCE PRESENT TO-AIR FRANCE PRESENT AT-JOHANNESBURG ICW-0573236818536 SERVICE REMARKS- FARE F ZAR 1510 EXCH VAL ZAR 1510 RFND VAL TAX- TOTAL ZAR 1510 /FC FP CASH FOID-
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Issue Ticket and EMD
TTP/t2/TTM/m1 TTP Issue Ticket /t2 Issue TST number 2 TTM Issue EMD /m1 Issue TSM number 1
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EMD with Ancillary Service (XBAG) Retrieve PNR FXK catalogue
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FXK PASSENGER PR FROM-TO C SC SRV PTC BKM (ZAR)TOTAL AV FLIGHT RELATED 001 P1 AF JNB*JNB F 0CC ABAG ADT SSR ZAR1518 1ST ADDITIONAL BAG - 002 P1 AF JNB*JNB F 0CD BBAG ADT SSR ZAR3036 2ND ADDITIONAL BAG - 003 P1 AF JNB*JNB F 0CE CBAG ADT SSR ZAR3036 ADDITIONAL LUGGAGE - 004 P1 AF JNB*JNB F 0B5 RQST ADT SSR ZAR1784 SEAT PLUS - SEAT CHARACTERISTICS :
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SSR Entry Used To Book Service SRABAG SR Function identifier SSR ABAG Service Code from catalogue
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>SRABAG --- TST RLR --- RP/JNB1A0980/JNB1A0980 CS/SU 27MAR13/1218Z 79BDF9 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS 2 AF 995 Q 20SEP 5 JNBCDG HK1 1915 0600 21SEP E AF/79BDF9 3 AF 990 Q 28SEP 6 CDGJNB HK1 2320 0950 29SEP E AF/79BDF9 4 AP JNB +27 11 548 7300 - AMADEUS SOUTHERN AFRICA - A 5 TK OK27MAR/JNB1A0980 6 /SSR ABAG AF HK1/S2 7 /SSR ABAG AF HK1/S3 8 OPW-03APR/1C7/AF REQUIRES TICKET ON OR BEFORE 03APR/S2-3 9 OPC-04APR/1C8/AF CANCELLATION DUE TO NO TICKET/S2-3 10 FV PAX AF/S2-3
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Book Additional Baggage using SSR FXG Price Associated EMD-A TMI/FP-CASH Add EMD Form of Payment TTP/T1/TTM Issue ticket and EMD
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>FXG PASSENGER PTC ---------------------------------------- OC SRV NP PR FLGT DATE (ZAR)FARE TAX TOTAL 01 SMALLWOOD/CAROL ADT 0CC ABAG 1 AF995 20SEP 0CC ABAG 1 AF990 28SEP ZAR1518 ZAR1518
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How to remember EMD entries
TQT = TQM - Display entry TTI = TMI - Update TSM TST = TSM - Name for stored EMD TTP = TTM - Issue entry TWD = EWD - Display FA entry TJQ - Sales Report TRDC - To void EMD
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EMD Residual When an amount needs to be refunded
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--- TST TSM RLR RLP --- RP/JNBZAXXXX/JNBZAXXXX CS/SU 28MAR13/0734Z 3F7MCG 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS(ADT) 2 AF 995 N 29APR 1 JNBCDG HK1 1915 0600 30APR E AF/3F7MCG 3 AF1226 L 02MAY 4 CDGVCE HK1 1550 1730 02MAY E AF/3F7MCG 4 ARNK 5 AF1005 L 11MAY 6 FCOCDG HK1 0710 0920 11MAY E AF/3F7MCG 6 AF 990 N 11MAY 6 CDGJNB HK1 2320 0950 12MAY E AF/3F7MCG 7 SVC AF HK1 PENF 8 SVC AF HK1 RSVR 9 FA PAX 057-3237071498-99/ETAF/ZAR1438/28MAR13/JNBZAXXXX/7721 1000/S2-3,5-6 10 FA PAX 057-1817003200/DTAF/ZAR1470/28MAR13/JNBZAXXXX/77211000 /S7 11 FA PAX 057-1817003201/DTAF/ZAR0/28MAR13/JNBZAXXXX/77211000 /S8
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EMD Residual Update TSM with FPO element TMI/m2/FP-O/CCVI4021666552218022/07/15
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TSM 2 TYPE P JNBZAXXXX CS/28MAR 00 INT I EMD-S CARR AF 1.SMALLWOOD/CAROLINE MRS (ADT) RFIC-D/K FINANCIAL IMPACT 1. RFISC-996 RESIDUAL VALUE USED FOR REFUNDABLE BALANCE L 8 OPERATING CC-AF CPN VALUE-1087 PRESENT AT:JOHANNESBURG ICW-0573237071498 ADD INF/RKS: FARE R ZAR 1087 EXCH VAL ZAR 1087 TOTAL ZAR 0 FO 057-3237071389JNB19MAR13/77211000/057-32370713896E1 FP O/CCVI4021666552218022/0715
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EMD Residual EWD display Refund against EMD can only be processed the next day
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EMD-0571817003201 TYPE-S SYS-1A LOC-3F7MCG INT-I FCI-0 0 POI-JNB DOI-28MAR13 IOI-77211000 PAX- SMALLWOOD/CAROLINE MRS ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKS- CPN-1 RFISC-996 AF S-O VALUE-1087 DESCRIPTION-RESIDUAL VALUE USED FOR REFUNDABLE BALANCE PRESENT TO- PRESENT AT-JOHANNESBURG ICW-0573237071498 SERVICE REMARKS- FARE R ZAR 1087 EXCH VAL ZAR 1087 RFND VAL TAX- TOTAL ZAR NO ADC /FC FO 057-3237071389JNB19MAR13/77211201/057-3237071389 FP O/CCVIXXXXXXXXXXXX8021 FOID-
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Hotel Rate Codes
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Two Types of Hotel Rate Access Codes
Apart from normal hotel rates you have: Agency Rate Codes
Entry to check agency codes DNNXXX (XXX = Name of agency group)
Corporate Rate Codes
Entry to check corporate codes DNNWOOLWORTHS
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Using Hotel Rate Codes Rate codes are created by Amadeus on request from the agency Hotel providers are responsible for loading rates Negotiated Rate may appear same as RAC rates
but an agency or corporate rate may include a free service such as breakfast or free WIFI
How to search using Hotel Rate Codes Up to 3 Rate Codes can be used in Command Up to 8 Rate Codes can be used in Graphics Request Hotel availability with different Hotel Rate Codes using following entry:
/SR-XXX-WOO-RAC
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Why book Negotiated Rates? Give your customer the best deal
A free service such as breakfast or WIFI The benefit of a preferred rate from your agency or group
Support the providers with whom you have agreements
Easier and better negotiations next time The more you support them, the more they will support you!
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Tea Break
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Hotels Plus
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Why Hotels Plus?
Designed as a web-site solution
No knowledge of IATA codes needed
Auto-fill feature
Book in 5 clicks!
Book from map or list
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How to search for properties?
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3 ways to display the results List view
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Detailed View
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- listing view
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Map View
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Cancelling cars and hotels
Cancel only one hotel / car segment at a time
Most providers send a Cancellation number in the CX- field Always cancel a booking in the same system that it was made e.g. a booking made in Amadeus must be cancelled in Amadeus Once hotel/car segments are cancelled then XI can be done
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Amadeus Ticket Changer
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Amadeus Ticket Changer ZA market now open for both CAT 31 and CAT 16 fares
What is the difference between the two? CAT 31 - penalty is guaranteed CAT 16 - penalty is not guaranteed
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Example of CAT 31
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Example CAT 16
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LH & LX: the DU tax is added automatically
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Exceptions! SA is still testing and moving to ATC and EMD This means that SA does not guarantee any penalties for ATC reissues Comair OD tax and ZV EMD for residual value just XE SVC (RSVR) line for now
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ADM trends: how to avoid them
Receiving ADMs more frequently? HX segments not being removed Un-ticketed not being cancelled Penalties and VAT collected incorrectly Rebooking in same PNR when flights have been HX
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How to avoid ADMs?
Use TKXL (rather than TKTL) to auto cancel
Check fare rules (reissue/refunds) Queues help you manage your bookings If segments are HX PNR Use RRP entry to copy the passenger information to a new PNR
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Pricing Tips
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Pricing tips Combine searches for published and corporate fares
FXA/R,UP or FXA/R,P,U123456 or FXA/R,UP,U123456 Quoting cheapest fare without
Name element No TST created
FXA prices from class booked as well as cheaper options FXR gives cheapest option available
Quoting in different cabins FXR/KC (F = first, C = business, W = Premium, Y = economy FXR
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Informative Pricing Example with partially flown itinerary:
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Graphic Informative Pricing (fares TAB)
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Click on fare line to see breakdown
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Communicator updates 52
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Retry Download Error From time to time Communicator is unable to process an AIR file and in the Download Enquiry the status of the download will be Retry Download. This occurs when a user accessed the record and Communicator is unable to update the customer or reservation. In the new release Communicator will attempt to load the AIR file 5 times before generating a download error. When the error is generated the user should go out of any Communicator processing that is updating the customer or reservation and resend the AIR file.
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Customer Maintenance Ability to merge duplicate customers
Customer maintenance has been modified to allow the merging of customers on an individual basis. If there are multiple customer records for a single customer then they can be merged into a single customer record which will assist quotation with PNR processing. When a customer is displayed that has multiple results with the same given name and surname a new message will appear on the Customer Maintenance Screen Duplicate Customers Exist. Click on the Process icon to initiate the merging process
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Customer Maintenance Ability to merge duplicate customers: The merging process
Once the process icon is selected the following screen will be generated that contains a list of the customers that should be merged.
All reservations, documents, quotations and transmissions will be moved across to the customer from the flagged customers and then the duplicate customer records will be removed. When completed a success message will be displayed
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1. Flag one customer that should be kept
2. Flag 1 or more customers to move
customer
3. Click on the Process icon to finalise the customer merge
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Arrival Terminal The Arrival Terminal has been added to selected templates eTicket Corporate itinerary For a list of updated templates please contact [email protected]
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Kulula and Comair Class description
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In the new release we introduced a solution to the class description problem we have been experiencing with Kulula and Comair Kulula:
Booking classes are Y,B,H,K,V,S,Q,O,I,E,W,L,A,P,T,D,J All booking classes will have a description of Economy Class Discounted
Comair: Comair booking classes are:
J Full-fare Business Class
C and D Business Class Discounted
R Business Class
Y Economy/ Coach
B, H, K,M,L,V, N,Q,O = Economy/ Coach Discounted
S Economy/ Coach
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Flown Segments
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When a reservation contains a FLWN segment, during the document generation process the user will be asked to indicate if the FLWN segments are to be excluded or included into the generated document. When FLWN segments are to be excluded any segments marked FLWN or past date segments will not be included into the generated document. If the result is that no segments are available for the generated document then an error will be returned to the user
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Group Printing
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The ability to include all the documents for all passengers in a PNR has been added. The Group Printing checkbox will be available when:
There is more than 1 passenger for a reservation
The output method is not RTF or SMS
Document template is for individual addressees If the Group Printing is set on then all the documents for the group are combined into a single generated document this includes vouchers if applicable. A single document will be available for edit (if selected).
Note the new Group Printing checkbox
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Group Printing (continued)
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In the Edit window the documents for all the passengers in the group will be displayed underneath one another as one document. This allows you to scroll down to the next document and edit all of the documents from one window
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Group Printing (continued)
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The email generated will contain a single attachment containing the documents for all the passengers
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