alfresco day vienna 2015 - ecm 2015: trends und treiber in zeiten der "digitalen...

ECM-Trends im Zeitalter der digitalen Transformation

Alfresco Day - 1. Dezember 2015, Wien

Matthias Zacher, Senior Consultant IDC

© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 2

1985–2010

2010 –2020+

Die 3. Plattform der IT

Wachstumstreiber 3. Plattform der IT

© IDC 2015 Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 3Source: IDC Black Book 2014

0100200300400500600700800900

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

3rd platformCAGR 2013-18: +9.5%

2nd platformCAGR 2013-18: –2.4%

Total CAGR2013-2018: 0.7%

ICT spending in Europe ($bn)

Die dritte Plattform ermöglicht es Unternehmen:• Interne Prozesse effizienter zu

gestalten• Bessere Beziehungen mit Kunden zu

bilden• Neue Umsatzmöglichkeiten durch

technologie-basierte Produkte und Services zu erschließen

Digitalisierung: Neue IT-Trends transformieren die gesamte Wirtschaft

4

InformationWorkSource


Handlungsfelder für die digitale Transformation

Leadership Omni‐Experience Operating Model

Die digitale Transformation erfordert eine umfassende Herangehensweise und eine Zusammenarbeit aller Geschäftsbereiche.

Quelle: IDC MaturityScape: Digital Transformation, 2015

Steigerung der Produktivität und Flexibilität interner und externer Ressourcen

Förderung der Zusammenarbeit durch Bereitstellung von Daten und Informationen

Innovationskultur auf Basis eigenständig agierender Teams und mit Hilfe von Incentives und Belohnungen


Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation

Leadership Omni‐Experience InformationOperating ModelWorkSource

Umfassendes Wissen über das geschäftliche Umfeld

Koordination aller Aktivitäten über eine zentrale Stelle, z.B. ein Kompetenzzentrum für „Digital Excellence“

Risikobereite und fehlertolerante Kultur

Digitale „Hubs" als zentrale Kommunika-tionsplattformen zur Kundenaktivierung und -bindung

Automatisierung aller Kanäle im Ökosystem durch Multi-Channel-Konzepte

Nutzung von neuen Technologien wie dem IoT oder Möglichkeiten in der Mensch-Maschine-Interaktion

Einsatz hoch entwickelter Informations- und Analysefähigkeiten (Real-Time, Predictive)

Informationen als Ausgangspunkt für neue digitale Produkte und Mehrwerte

Daten sind Kernelement der Digitalen Transformation

Digitalisierung und Vernetzung von Prozessen zu einem digitalen Framework

Bi-direktionale automatisierte Kommunikation mit dem Ökosystem

Finden neuer gewinn-bringender, digitaler Anwendungsfelder und Erschließen neuer Märkte

Quelle: IDC MaturityScape: Digital Transformation, 2015

Grundlegende ECM-Trends



Knapp ein Viertel ihrer täglichen Arbeitszeit verbringen Wissensarbeiter mit dem Suchen und

Finden von Informationen

Business-Ziele

Kosten-Ziele

Klassische Ziele

Die ECM-Ziele ändern sich

© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 9Quelle; IDC, ECM Strategy Survey, Herbst 2013, n= 80 IT-Entscheider in Deutschland

3,04

2,77

2,6

2,59

2,57

2,56

2,47

2,42

1 2 3 4 5

Verringerte Storage-Kosten

Schnellere Prozesse

Geschäftsrisiken verringern

Papier vermeiden/reduzieren

Verbesserte Prozess-Visibilität

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Compliance verbessern

Fehlervermeidung

1= sehr wichtig 5= unwichtig

Manuelle Fehler vermeiden und gesetzes-konformes Dokumentenmanagement umsetzen


Foto-Quelle: Alfresco.com/de

Zugriffs- & Versionskontrolle

Document Life Cycle Ziel: Automatisierung Strukturierte und

unstrukturierte Daten Neue Datenformate

Steigerung der Produktivität rückt in den Fokus


Intelligente Suchfunktionen

Produktivitätssteigerung durch mobiles Arbeiten


Nicht-mobile Mitarbeiter (43%)

Mobile Büromitarbeiter

(22%)

Mobile Mitarbeiter (20%)

Mitarbeiter im Home-Office

(10%)

Freie Mitarbeiter / Partner (7%) 2015:

Jedes zweite Unternehmen hat eine Mobility-Strategie implementiert (Deutschland)

(+ 20% im Vergleich zu 2012)

Quelle; IDC, Enterprise Mobility in Deutschland 2015Quelle; IDC, Enterprise Mobility in Deutschland 2013

73%

42%

45%

30%

58%

48%

23%

25%

21%

43%

19%

26%

14%

39%

41%

26%

35%

38%

0% 20% 40% 60% 80%

Wir mailen uns die Daten und Dokumente

Wir kopieren sie per USB Stick

Wir kopieren sie auf externen Festplatten

Wir kopieren sie auf CD Rom / DVD

Wir greifen über das LAN auf Dokumente und Laufwerke zu

Wir können auch von unterwegs, z.B. vom Home Office auf Dokumente undLaufwerke über ein VPN zugreifen

Wir nutzen eine FSS-Lösung aus dem privaten Umfeld (z.B. Dropbox), vonder die IT nichts weiß

Wir nutzen eine FSS-Lösung aus dem privaten Umfeld (z.B. Dropbox), dieaber von der IT unterstützt wird

Wir nutzen eine Enterprise FSS-Lösung die von der IT unterstützt wird

Derzeit

in 12 Monaten

Mobile Collaboration – Die Anwender helfen sich selbst

© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 13Quelle; IDC, Mobile Content Management in Deutschland 2014; n= 238

Cloud als Schlüssel für mobiles und sicheres Arbeiten


Cloud Marktvolumen Österreich 2014:

129 Mio. USD

Forecast Cloud Delivery Österreich 2014 bis 2019

Quelle: IDC, Austria IT Services Market 2015–2019 Forecast and 2014 Analysis

Hybride ECM-Landschaften entstehen


Application Level Hybrid Cloud

Quelle; IDC, Hybrid Cloud in Deutschland 2015/2016; n= 138 IT-Entscheider

ECM als Basis zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

© IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 16Quelle; IDC, ECM Strategy Survey, Herbst 2013, n= 80 IT-Entscheider in Deutschland; Mehrfachnennungen möglich

39

53

54

56

63

70

80

Website Management

Speicherung/Löschung aufbewahrungspflichtiger Dokumente

Kernkomponente für eine Plattform zurGeschäftsprozessautomatisierung

Ersatz für lokale Dokumentenspeicherung in ERP, CRM undanderen Unternehmensanwendungen

Ersatz für Dateiablage auf geteilten File-Systemen/Laufwerken

Systems of Record (Zentrale, sichere Speicherung von Content)

Collaboration-Funktionen

(%)

9%

1%

19%

21%

30%

31%

33%

33%

34%

35%

35%

36%

37%

Kein Prozess wurde bislang optimiert

Sonstige

Rechtsabteilung

Marketing/Vertrieb

Auftragseingang/Bestellungen

Einkaufsprozesse

Allgemeine Bürokommunikation

Logistik/Lager/Versand

Finanz/Controlling

Postein-/ausgang

Kunden/Lieferentendatenverwaltung

Personalwesen

Rechnungsstellung/-forderung

Dokumentenintensive Bereiche – bereits optimiert


Die Unternehmen haben begonnen,

zahlreiche Bereiche zu verbessern – vor allem rund um die

Auftragsabwicklung

n=213; Mehrfachnennungen möglich

Quelle; IDC, Print & Document Management in Deutschland 2014

Automatisierung von Geschäftsprozessen


Teilbereiche werden optimiert

Aktuell Geplant

Automatisierung von Prozessen geplant

n=220

Quelle; IDC, Print & Document Management in Deutschland 2014

10%11%

14%16%

17%17%

18%19%19%

20%23%23%

25%25%

31%

Keine passende Document Solutions/SoftwareFehlende Unterstützung der Geschäftsleitung

Mangelnde BeratungsangeboteFehlende Komplettangebote

Optimierungserfolge sind schwer nachweisbarRechtliche Gründe (Datenschutz)

Kosteneinsparungen zu geringVerschiedene Ansprechpartner der Fachabteilungen

Anpassung und Konsolidierung der ProzesseAufwendige Integration

Aufwendige Implementierung von Doc. SolutionsFehlendes Know-how der IT bei der Prozessoptimierung

Keine einheitliche Doc. Management-StrategieFehlende Transparenz der Prozesse

Enge Zusammenarbeit von IT- und Fachbereichen

Geschäftsprozessoptimierung – nicht nur eine technische Frage


PeopleProcessIT/Tools

n=220Mehrfachnennungen möglichQuelle; IDC, Print & Document Management in Deutschland 2014

Fazit & Empfehlungen


Entwicklung der ECM-Systeme


Quelle: IDC, 2015

IDC-Empfehlungen

Überprüfen Sie Ihre bestehenden ECM-Systeme Schöpfen Sie die Möglichkeiten von ECM schrittweise

aus Evaluieren Sie Ihr individuelles Bereitstellungsmodell Unterstützen Sie mobiles und sicheres Arbeiten Optimieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse Achten Sie zukünftig verstärkt auf Analytics-Funktionen



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