agile kaizen - improvement beyond retrospectives
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Keynote for my Scrum Gathering Las Vegas Talk about Continuous Improvement in Agile Environments.TRANSCRIPT
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Agile Kaizen May 2013,Scrum Gathering Las Vegas
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Angel Medinilla
You Killed my father,
prepare to die!!
[email protected]/AngelMedinillaSlideShare.net/proyectalisbit.ly/AAVideosbit.ly/AANewsletterbit.ly/AMEDBookbit.ly/AMEDBlog@angel_mlinkedin.com/in/angelm
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My Pleasure!
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Free Shoulder Pain Test...
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Who do we have here today?
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Why are we here today?
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Kaizen in Agile = Retrospectives!
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(as opposed to Project Post Mortems)
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But most retros are like...
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Lots of retros are like...
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Many retros are just...
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Plenty of retros are just...
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Seth Godin’s Principle on Broken Stuff:
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Anyway...Seth Godin’s Principle on Broken
Stuff:
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Retrospectives Are BROKEN!
(Throw Ya Hands In the Air Like You Just Don’t Care...!)
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Duuuude, what’s wrong with our retros?? (10+5 min)
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Short Answer: Cargo Cult
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Longer answer: looking up to just ‘fix retrospectives’ is WRONG
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We were warned!
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Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & AgilePrinciples & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & Agile
Scrum, Kanban
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMasterProduc OwnerXFunc. Team
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMasterProduc OwnerXFunc. Team
BurnDownProduct Backlog
Impediment Backlog
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMasterProduc OwnerXFunc. Team
BurnDownProduct Backlog
Impediment Backlog
kanban boardJira, V. OneHangout
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMasterProduc OwnerXFunc. Team
BurnDownProduct Backlog
Impediment Backlog
Daily ScrumPlanning Game
Retrospect
kanban boardJira, V. OneHangout
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts
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My goal:- Understand Kaizen Culture
- Understand Kaizen Dimensions- Understand Kaizen Process- Understand Kaizen Roles
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Kaizen Culture
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Spanish Kaizen
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Spanish Kaizen
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Spanish Kaizen
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Let’s go to The Source...
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“They are an intriguing people. From the moment they wake they devote themselves to the perfection of whatever they pursue. I
have never seen such discipline. I am surprised to learn that the word Samurai means, 'to serve' [...]”
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“They are an intriguing people. From the moment they wake they devote themselves to the perfection of whatever they pursue. I
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“The perfect blossom is a rare thing. You could spend your life looking for one, and it would not
be a wasted life.”
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“Life is growth. If we stop growing,
technically and spiritually, we are as good as
dead”
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“This old man must still train
and train”
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So no surprise...
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(American Foundations too!)
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A Kaizen Story at The Source
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Some Kaizen Elements:- Andon; Visual Management
- Jidoka; Autonomation- Root Cause Analysis
- Standardization- Gemba Kaizen / Genchi Gembutsu
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Above All: Kaizen Culture
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Bad Cultures Are Also Cultures!
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Culture = Purpose + Values
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What values can you spot in the Kaizen Story at Toyota? (5 min)
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Some Kaizen Values:- Everybody’s Job; Teamwork- Empowerment; Ownership
- See the Whole; Transparency- Question Everything; Be Brave- Continuous means Continuous
- Long Term Thinking- Discipline; Learning
- Individuals and Interactions ;)
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Culture is transferred through Artifacts, Assumptions and Stories
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Changing culture is easy... :)
“To start a culture change all we need to do is two simple things:1) Do dramatic story-worthy things that represent the culture we want to create. Then let other people tell stories about it.2) Find other people who do story-worthy things that represent the culture we want to create. Then tell stories about them.”
- Peter Bregman, Harvard Business Review
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Changing culture is easy... :)
“People don’t believe what you tell them. They rarely believe what you show them. They often believe what their friends tell them. They always believe what they tell themselves. What leaders do: they give people stories they can tell themselves. Stories about the future and about change.”
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Which of YOUR stories enforce Kaizen? (10 min)
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Purpose; Noble Cause
Spoused Values
Assumptions Behaviours
Artifacts Stories
Kaizen Culture
Wrap Up Number 1:
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Dimensions
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Agile Kaizen Dimensions:- Process- Product- People
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Process Kaizen:- Systematically bring up issues;
identify waste- Optimize the Value Stream
- Root Cause Analysis; Remove Impediments
- Help the system flow
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What About Kaizen Events?
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Product Kaizen...
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Product Kaizen...
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Product Kaizen...
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Product Kaizen...
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Improving your Product (what and how):
- Client & Stakeholders Feedback; Test Assumptions (Lean Startup)
- Improve UX- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality- Reduce Tech Debt; Refactor
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Improving your people:- Upgrading / Acquiring Skills- Better Collaboration / Self
Organization- Kaizen Culture
- Knowledge Sharing
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Some Strategies:- Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self Improvement
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Some MORE strategies:- Lab time
- Communities of Practice (Guilds)- ScrumMasters- Free Electrons
- FedEx and Kaizen Events- Pairing
- Events; Community- Desksurfing; Job Switching
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Wrap Up number two:Process
- Bring up issues- Optimize the Value Stream
- Root Cause Analysis; Remove Impediments
- Help the system flow
Product-Feedback
- Test Assumptions- Improve UX
- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality- Reduce Tech Debt
People -Lab time. Guilds- ScrumMasters- Free Electrons- Kaizen Events- Pairing- Events; Community- Desksurfing- Job Switching
-Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self Improvement
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Process
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Process Kaizen vs. Kaizen Process
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The Retrospective Process:- Review Sprint
- See what went well (pluses)- See what need improvement
(deltas)- See what we can do differently
(ideas)- Thank and acknowledge
contributing stakeholders (flowers)
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- Jamón- Paella- Playa
- Flamenco- Fiesta- Siesta- Sangría
- Politicians- Corruption
- 27% Unemployment- Public Debt
- Education- Black economy
- Big Brother 14th ed.
- Reduce government
- Help Entrepreneurs- Sell Mallorca to
Germans- Mmmm...Elect
Obama?
- Antonio Banderas
- Ferrán Adriá- Amancio Ortega
- Rafa Nadal- Martin Sheen- Rita Hayworth
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Bonus: the Retrospective process PLUS
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1) PREPARE- Do your homework
(don’t show up naked)- Set goals for retrospective
- Have personal list of issues to discuss
- Have personal Sprint review- Bring last retro’s minutes & Follow-
up info
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2) TEST THE WATERS
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3) REMEMBER, REMEMBER...
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4) TELL THE SPRINT STORY
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5) HIGHLIGHT PLUSES AND DELTAS
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6) SELECT ISSUES- Impact & Ability- Divide & Conquer
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7) ROOT CAUSE ANALYSIS- WTF’ishbone Diagram
- Cause and effect (be careful with fallacies!)
- 5 Why’s / Powerful Questions- Affinity Diagram / Brainstorm
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8) DEVISE PLAN- Workaround & Plan B- Long term solution- WHAT is to be done
- WHAT is needed- HOW are we going to do it
- WHO is going to do it- WHEN is he/she going to do it
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9) THANK, CELEBRATE AND ACKNOWLEDGE
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10) FOLLOW UP!
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Wrap Up Number Three:
PrepareTest the Waters
RememberTell the Sprint Story
Pluses & DeltasSelect & Divide
Root Cause AnalysisDevise Plan
Thank and Acknowledge
Follow Up
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Roles
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ScrumMaster!
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Short Term vs. Long Term thinking
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ScrumMaster Kaizen:- Agile Process (Process Kaizen &
Kaizen Process)- Tools (tech, process)
- Roles (pairing, training)- Facilitate
- Teach How to See- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking
- Motivation; personal growth
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Product Owner Kaizen:- Client Feedback & Collaboration
- Test Assumptions- Product-Market fit- Revenue per Point
- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)
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Team Kaizen:- Collaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management
- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards
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Manager Kaizen:- Improve System (environment)
-See the whole- Support Teams
- Remove impediments- Improve Culture
- Improve Communication
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Wrap Up Number Four:ScrumMaster Product Owner
Manager Team
- Process Kaizen & Kaizen ProcessTools (tech, process)
- Roles (pairing, training)- Facilitate
- Teach How to See- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking
- Motivation; personal growth
- Improve System (environment)-See the whole- Support Teams
- Remove impediments- Improve Culture
- Improve Communication
Collaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management
- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards
- Client Feedback & Collaboration- Test Assumptions- Product-Market fit
- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)
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Final Wrap Up:
Purpose; Noble Cause
Spoused Values
Assumptions Behaviours
Artifacts Stories
Kaizen Culture
Process- Bring up issues
- Optimize the Value Stream- Root Cause Analysis; Remove
Impediments- Help the system flow
Product-Feedback
- Test Assumptions- Improve UX
- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality- Reduce Tech Debt
People-Lab time. Guilds- ScrumMasters- Free Electrons- Kaizen Events- Pairing- Events; Community- Desksurfing- Job Switching
-Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self Improvement
PrepareTest the Waters
RememberTell the Sprint Story
Pluses & DeltasSelect & Divide
Root Cause AnalysisDevise Plan
Thank and Acknowledge
Follow Up
ScrumMaster Product Owner
Manager Team
- Process Kaizen & Kaizen ProcessTools (tech, process)
- Roles (pairing, training), Facilitate- Teach How to See
- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking- Motivation; personal growth
- Improve System (environment)-See the whole- Support Teams
- Remove impediments- Improve Culture
- Improve Communication
Collaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management
- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards
- Client Feedback & Collaboration- Test Assumptions- Product-Market fit
- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)
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Final Exercise: What Have you learned?
What will you do differently now? (10+5 min)
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Remember...Above All: Kaizen Culture
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Thank you and... BLOG IT!!
(Oh, yes, and buy the book!)http://www.proyectalis.com/en/AngelMedinilla
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