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September 2014

5.3. RELATÓRIO PROJETOS-PILOTO APLICAÇÃO DA SPP TOOLBOX

CÂMARA MUNICIPAL DE LOURES

5.3. PILOT PROJECTS REPORT SPP TOOLBOX APLICATION

LOURES MUNICIPALITY

Scientific coordination:

Paula Trindade, Building SPP project coordinator, Researcher, LNEG

Autors:

Viriato Aguilar, Department of Planning, Finance and Logistics, Loures Municipality

Rui Santos, Department of Planning, Finance and Logistics, Loures Municipality

Ivo Louro, Building SPP team, Research Fellow, LNEG

Pilot Project Team:

Paula Trindade, Building SPP project coordinator, Researcher, LNEG

Ana Paula Duarte, Building SPP team, Researcher, LNEG

Leonor Sota, Building SPP team, Technician, LNEG

Ana Cortiçada, Building SPP team, Research Fellow, LNEG

Viriato Aguilar, Department of Planning, Finance and Logistics, Loures Municipality

Rui Santos, Department of Planning, Finance and Logistics, Loures Municipality

Rui Coutinho, Loures Municipality

EXECUTIVE SUMMARY (English) .................................................................................................................. 1

1. Objectives ....................................................................................................................................... 1

2. Methodology .................................................................................................................................. 1

3. SPP Toolbox application ............................................................................................................... 1

3.1 Step 1 – Preparatory steps ..................................................................................................... 1

3.1.1. Definition of responsible team for Sustainable Procurement strategy ................. 1

3.1.2. Starting point (SPP diagnosis matrix) ........................................................................... 2

3.1.3. Carry out an expenditure analysis .............................................................................. 3

3.1.4. Selection of products/services groups on which to focus ..................................... 4

3.1.5. Defining the scope of the activities ............................................................................ 4

3.2 Step 2 – Targets and policy development ......................................................................... 4

3.2.1. Define and approve a long term vision for Sustainable Procurement at the

organization .................................................................................................................................... 4

3.2.2. Define and approve a SPP policy ............................................................................... 5

3.2.3. Internal and external communication of the SPP Policy ........................................ 6

3.3 Step 3 – Develop the action plan........................................................................................ 6

3.3.1. Define action plan timeframe ..................................................................................... 6

3.3.2. The action plan ............................................................................................................... 6

3.3.3. Define indicators ............................................................................................................. 6

3.4 Step 4 – Implement the action plan ................................................................................... 7

3.5 Step 5 – Monitoring and Reporting...................................................................................... 8

3.5.1. Calculation and analysis of indicators ....................................................................... 8

3.5.2. Results ............................................................................................................................... 8

3.6 Revision ..................................................................................................................................... 9

3.6.1. Difficulties and obstacles assessment ......................................................................... 9

3.6.2. Overcome obstacles and new measures ................................................................. 9

3.6.3. Update SPP Policy and Action Plan ......................................................................... 10

3.7 Conclusions ............................................................................................................................ 10

Loures - Aplicação da SPP Toolbox ....................................................................................................... 11

1. Fase 1 - Preparação .................................................................................................................... 11

1.1 Definição da equipa responsável ..................................................................................... 11

1.2 Ponto de partida das Compras Sustentáveis ................................................................. 12

1.3 Análise das despesas ........................................................................................................... 14

1.4 Seleção dos produtos/serviços prioritários ...................................................................... 14

1.5 Definição do âmbito das atividades ................................................................................ 15

2. Fase 2 – Metas e política de Compras Sustentáveis ............................................................. 15

2.1 Uma visão de longo prazo para as Compras Sustentáveis ......................................... 15

2.2 A política de Compras Sustentáveis ................................................................................. 16

2.3 Comunicação interna e externa da política de Compras Sustentáveis .................. 18

3. Fase 3 – Plano de Ação .............................................................................................................. 20

3.1 Prazo do Plano de Ação ..................................................................................................... 20

3.2 O Plano de Ação .................................................................................................................. 20

3.3 Indicadores ............................................................................................................................ 20

4. Fase 4 – Implementação do plano de ação......................................................................... 22

4.1 Detalhar o plano de ação ................................................................................................. 22

4.2 Implementar o plano de ação .......................................................................................... 23

5. Fase 5 – Monitorização e comunicação ................................................................................ 26

5.1 Cálculo e análise dos indicadores .................................................................................... 26

5.2 Resultados .............................................................................................................................. 27

6. Fase 6 - Revisão ............................................................................................................................ 28

7. Conclusões .................................................................................................................................... 28

5.3. RELATÓRIO PROJETOS-PILOTO - APLICAÇÃO DA SPP TOOLBOX – CM DE LOURES 1

EXECUTIVE SUMMARY (English)

1. OBJECTIVES

This action, performed under the scope of Action 5, had the objective of testing the SPP

toolbox in a real organization, in this specific case, Municipality of Loures.

2. METHODOLOGY

In this pilot project, held under the scope of the Building SPP project, Loures Municipality

had the technical support of LNEG, in order to implement the SPP Toolbox, procurement

procedures and training.

LNEG supported the application of the SPP Toolbox in LIPOR and this practical experience

in pilot projects was used to further develop the SPP Toolbox. On the other hand, actions

developed within pilot projects were used as models to develop the SPP Toolbox. The tool

has evolved from this process of iterative nature.

The actual implementation of the pilot project followed the methodology set by the SPP

Toolbox. In broad terms, this entailed an initial screening of strategic objectives, with

participation from all the departments, the identification of strategies/objectives with

relevance for procurement and the definition of a multidepartment working team.

The multidepartment working team, guided and supported by LNEG, was responsible for

the step-by-step application of the Toolbox, that envisioned a set of actions conducive to

the progressive development of a Sustainable Procurement Strategy, to which the

organization would commit itself.

The following sections report on the actions taken in the scope of the pilot project, related

to each step of the SPP Toolbox application, presenting also the achieved results.

3. SPP TOOLBOX APPLICATION

3.1 Step 1 – Preparatory steps

3.1.1. Definition of responsible team for Sustainable Procurement strategy

On 13 Feb 2012, a kick-off meeting of the Loures pilot was held. The alderman Ricardo

Leão was present and assured the political involvement in the project and in the SPP

Strategy definition. In this meeting all departments of Loures municipality were

represented with a total of 47 persons. LNEG presented the Building SPP project and

explained the objectives of the pilot project.

This meeting had the main goals of identifying existing policies and strategies in place in

the municipality and also defining departments involved in these strategies and that

should be represented in the responsible team for the SPP strategy.

Through the information collected, the responsible team was set. This team is responsible

for the strategic orientation of the SPP strategy and is composed by 10 elements from 8

different departments: Works Department, Mobility and Energy Department,


Administrative and Information Council Department, Education Department, Social

Cohesion and Housing Department, Planning and Urban Management Department,

Department of Environment and Municipal Transportation and Department of Planning,

Finance and Logistics.

Table 1 Members of the responsible team responsible for Loures pilot-project

Name Department

Carla Monteiro Works Department, Mobility and Energy Department

Telma Marçal Administrative and Information Council Department

Sandra Brito Education Department

Andreia Assunção Social Cohesion and Housing Department

Ana Luís

Planning and Urban Management Department Nuno Medeiros

Ana Risota Department of Environment and Municipal

Transportation

Viriato Aguilar

Department of Planning, Finance and Logistics Rui Santos

Since the project was in implementation during two different municipal mandates, the

political responsible in each mandate were:

Alderman Ricardo Leão (2009-2013)

Mayor Bernardino Soares (2013-2017)

Viriato Aguilar, the head of the Logistics Division was the team coordinator throughout the

duration of the project.

3.1.2. Starting point (SPP diagnosis matrix)

Loures municipality, through its Logistics Division, has already a mission in place that

integrates concise sustainability aspects. This mission has been put into place thanks to a

change of paradigm in the way Loures municipality conducts its public procurement,

which introduced some major changes, like the centralization of all procurement in the

Logistics Division, legislation alterations and the use of electronic platforms for public

procurement.

In addition to the mission, the municipality also has an internal commitment to integrate

sustainability criteria in a set number of procedures every year. Since 2009, the

municipality has been increasing the intensity of this commitment, which has gained its

momentum from the exchange with other organizations in seminars that took place in

Porto (Portugal), Athens and Crete (Greece).

Considering this background, Loures Municipality realized the diagnosis of the

organization in terms of sustainable procurement. This analysis enabled to diagnose the

starting situation of the municipality and help setting the objectives in this area. Figure 1

presents the SPP matrix diagnosis for Loures Municipality.


Figure 1 SPP Diagnosis Matrix chart for Loures - Starting Point

As Figure 1 demonstrates, the Municipality already had some developed areas in SPP. It

had well defined objectives at the level of Policy, strategy and communications, but

lacked a global and organization wide policy. In terms of People, the Logistics Division

carried out and promoted awareness and technical training in SPP. On the Market item,

the municipality frequently exchanged information on SPP with some of its regular

suppliers. In the Procurement process it’s starting to consider the most economically

advantageous tender, and not limiting all procedures to the price criterion. In what

pertains to Monitoring and results, the municipality already used some indicators geared

towards SPP.

3.1.3. Carry out an expenditure analysis

This step corresponds to the evaluation of existing and anticipated contracts and

contracts coming to an end and their budgetary importance for the municipality. As

Figure 2 shows, the three selected priority categories under the scope of this pilot project

had a combined weight of 18% of the total value of established contracts in 2013.

Figure 2 Expenditure analysis of priority products/services in Loures Municipality, 2013

LevelPolicy, strategy and

communicationPeople Market Procurement process Monitoring and results

Susta inable procurement

champion and a working team

identi fied. Regular tra ining for

key procurement s taff.

Performance objectives

include susta inable

procurement factors . These

can include benefi ts achieved.

4


pol icy in place endorsed by

top management.

Communicated to s taff and key

suppl iers .



identi fied. Al l procurement

s taff has received bas ic

tra ining in susta inable

procurement.

Genera l program of suppl ier

engagement ini tiated with top

management involvement

towards continuous

susta inabi l i ty improvements .

Program involves two way

communication between

procurers and suppl iers .

Inclus ion of susta inabi l i ty

cri teria in key contracts . Li fe

cycle costs (LCC) approach

adopted in some contracts .

Actions are defined to secure

that objectives are atta ined

3

Exis ting susta inable

procurement objectives but no

susta inable procurement

pol icy in place.


champion. Key procurement



procurement.

Key suppl iers identi fied based

on expenditure analys is and

susta inabi l i ty impact and

targeted for engagement.

Key susta inabi l i ty objectives

(derived from organization

plans and pol icies ) and

expenditure analys is used for

priori ti sation of contracts .

Analys is of indicators i s

carried out to assess planed

procurement objectives

2

Pockets of excel lence within

purchas ing driven by

individual personal i ties

No ass igned respons ibi l i ties

for susta inable procurement.

Some individuals with bas ic

tra ining in SPP.

Some ad hoc working with

suppl iers on environmental

performance

Expenditure analys is

undertaken and some

contracts include genera l

susta inabi l i ty cri teria .

Contracts awarded on the

bas is of va lue-for-money not

lowest price.

Indicators have been defined

and ca lculated to monitor

actions implementation

regarding people,

procurement process and

market levels

1

No susta inable procurement

pol icy in place or activi ty

undertaken by the

organisation



No awareness/tra ining in SPP.

No l ia ison with suppl iers

regarding susta inabi l i ty

i s sues

Contracts do not include

susta inabi l i ty aspects .

Compl iance with lega l

requirements .

Results are not monitored.

Score

situação

inicial3 4 2 2 3

5


pol icy in place, action plan

and regular review with

commitment from top

management. Susta inable

procurement pol icy i s part of a

wider susta inable

development s trategy.

Communicated to s taff,

suppl iers and key

Supply chain improvement

program in place including

susta inabi l i ty audits .

Achievements are formal ly

recorded and best practices

shared with other

organizations .

Susta inabi l i ty cons idered at

an early s tage and in a l l

s tages of the procurement

process . Management actions

to minimize ri sks in

procurement process (lack of

competi tors , non-compl iance

with susta inable cri teria , type

of procedure used, contract

management)


actions are l inked to

organization susta inable

development objectives and

actions

1

2

3

4

5

Matrix

Policy, strategy and communication

People

Market

Procurement process

Monitoring and results

2% 10%

6%

82%

Urban pest control

School transports

Security andSurveilance services

Other contracts


3.1.4. Selection of products/services groups on which to focus

This step involved the application of the matrix for the selection of priority products /

services, starting from the list of products/services to be purchased by the municipality

that was identified in the previous step. For each of these products/services was assessed

if: the product/service is covered by any policy/strategy identified, it´s economic value, if

it was identified by the internal stakeholder’s (questionnaire) and the potential for

influencing the market.

In addition, the municipality also considered if the procedures associated with these

products had the following characteristics:

Procedures that, during the period of the pilot project, would already be in the

phase of tender documents preparation.

Economical relevancy;

Related with working expenditures that would be replicated in the future, in order

to have a good working base in those future procedures.

Capability of the local market to comply with the demands set in the awarding

criteria of the procedure;

All procedures having different objects, in order to develop tailored sustainability

criteria for each one and taking into account the specific nature of each, so as to

not generalize and use the same criteria for all.

From this selection process the following priority products/services were selected for

implementation of the pilot project: urban pest control, school transport and security and

surveillance services.

3.1.5. Defining the scope of the activities

The Logistics Division of the Loures Municipality is responsible for all procurement activities,

which cover the needs of all municipality services. As such, the SPP strategy and related

activities encompasses the whole organization.

In what pertains to the pilot project, the selected products/services were requested by

specific departments within the Municipality:

Urban pest control: Unit of Environmental Public Services;

School Transport: School Social Action Division;

Security and Surveillance Services: Administrative and Technical Support Division.

3.2 Step 2 – Targets and policy development

3.2.1. Define and approve a long term vision for Sustainable Procurement at the

organization

In Loures municipality the Logistics Division (responsible for procurement activities)

developed a vision for sustainable procurement. The vision states that the municipality is

committed to promote environmentally and socially sustainable procurement at the

lowest price offered by the market. They have an annual commitment that defines the


inclusion of criteria and / or clauses of environmental and social sustainability in the

procurement procedures.

3.2.2. Define and approve a SPP policy

Loures municipality has prepared a Strategic Plan for Sustainable Procurement 2014-17,

that aims to set some rules and objectives in this area to the municipality. This plan awaits

approval from the mayor and intends to be a strategic tool in sustainable procurement.

The Strategic Plan for Sustainable Procurement 2014-2017 is based on four priority action

vectors:

To promote and develop public procurement procedures that include sustainable

criteria:

To promote and stimulate awareness near the suppliers, in order to inform them of

the legal (national and international) aspects of sustainable procurement;

To continue to participate as a partner in national and international sustainable

procurement projects;

To participate in sustainable good practices awards, with the objective to

communicate the best that is done in the Municipality.

Considering the Strategic Plan mentioned above and the implementation of the

pilot-projects under the scope of Building SPP, the following SPP diagnosis matrix

(Figure 3) sets the targets that Loures Municipality is aiming to achieve by 2017.

Figure 3 SPP diagnosis matrix and targets for 2017

As it can be seen in table and figure, Loures municipality is trying to achieve the following

objectives in 2017:

Policy, strategy and communications: with the approval of the Strategic Plan, the

municipality aims to have the conduct of the whole organization being ruled by

principles of SPP and to have the same plane undergo constant revision and

readjustments;

People: the Logistics Division will be the hub for promotion and generalization of

sustainability criteria, supported by a well aware and trained team;

Market: promote regular formal and informal contacts with the corporate market;











4



top management.


suppl iers .






procurement.




towards continuous











3




pol icy in place.





procurement.













2







tra ining in SPP.



performance


undertaken and some





lowest price.




regarding people,


market levels

1



undertaken by the

organisation






i s sues




requirements .


Score

situação

inicial3 4 2 2 3

Score

situação

20175 5 4 4 5

5




commitment from top



wider susta inable



suppl iers and key






shared with other

organizations .










management)





actions

1

2

3

4

5

Matrix

Initial score

Final Score


Procurement Procedure: to generalize sustainability criteria in public procurement;

Monitoring and results: to have a municipal strategic plan where the inclusion of

sustainability criteria in tender procedures is only one component of a better

defined and broadening whole.

3.2.3. Internal and external communication of the SPP Policy

Internal communication

The Logistics Division communicates the SPP policy to other collaborators and

departments of the Loures Municipality in all the meetings in which it takes part and also

through the organizations intranet.

External communication

The logistics division has a section about the work being done on the Building SPP project

on its website that can be assessed through the following link:

http://www.cm-loures.pt/Ligacao.aspx?DisplayId=680&CursorId=683

The Division also communicates its work on the SPP policy in other national and

transnational meetings, and promotes this project near the suppliers.

3.3 Step 3 – Develop the action plan

3.3.1. Define action plan timeframe

Loures set the year 2017 as the horizon of the action plan, which corresponds to the end

of the actual executive mandate (2013-2017).

3.3.2. The action plan

In this step, Loures municipality defined several goals to the period 2013-2017. Loures set

2017 as the horizon of the action plan, which corresponds to the end of the executive

mandate. The goals defined include the maintenance of sustainability indicators in the

framework of evaluation and accountability, internal and external dissemination of

actions taken, regular training of employees in sustainable procurement and realization of

seminars and workshops with suppliers to exchange knowledge for new products

emerging in the market and new strategic options for municipality procurement.

3.3.3. Define indicators

At this stage the municipality of Loures defined indicators for each action specified in the

action plan.

It was intended for these to:

be Integrated, to encompass the diverse dominions of the municipal structure;

constitute criteria of municipal development;

be adapted to the “local” characteristics, this is, to account for the specificities of

the objectives.



With this in mind the following indicators were developed considering the time period of

2014-2017:

Table 2 Indicators

Type of

indicator Indicator Targets Responsibilities

Numerical

Percentage of public tenders that

include sustainability factors or clauses

2014 >= 35%

2015 >= 40%

2016 >= 45%

2017 >= 50%

Logistics Division

Temporal

Communicate SPP actions (meetings,

news, others) in the intranet and

website of the Loures Municipality

2 per year (1st

semester / 2nd

semester)

Logistics Division

SPP Training to the procurers 1 per year (1st

semester)

Logistics Division

Human Resources

Management

Division

Seminar for SPP good practices

awareness

1 every 2 years

(4th trimester of

2014 and 4th

trimester of 2016)

Logistics Division

Meeting with suppliers for experience

exchange

1 every 2 years

(4th trimester of

2014 and 4th

trimester of 2016)

Logistics Division

3.4 Step 4 – Implement the action plan

The action plan implemented by Loures Municipality was comprised of 12 actions

subordinated under three themes. Table 3 summarizes the implementation of the action

plan by Loures Municipality in order to execute its pilot project under the scope of Building

SPP.

Table 3 Loures Municipality Action Plan

Theme Action Deadline Responsibilities

Procurement

process

Develop a document with the guidelines of the Strategic Plan

and have it approved.

Dez-13

Logistics Division

Annual definition of the number/percentage of procedures that

include sustainable factors or clauses.

2014-2017 Logistics Division

Conduct tender for the contracting of Security and Surveillance

Services, with inclusion of environmental and social criteria.

Jul-13 Logistics Division

Conduct tender for the contracting of School Transport service,

with inclusion of environmental and social criteria.

Set-13 Logistics Division

Conduct tender for the contracting of Urban Pest Control

service, with inclusion of environmental and social criteria.

May-13 Logistics Division

Procurement

process

Conduct tender for the contracting of School Transport service,

with inclusion of environmental and social criteria.

Set-14 Logistics Division


Theme Action Deadline Responsibilities

Conduct tender for the contracting of Communications services

(fixed, mobile and data), with inclusion of environmental and

social criteria.

Apr-14 Logistics Division

Conduct tender for the contracting of Cleaning Services for the

municipal facilities, with the inclusion of environmental and

social criteria.

Oct-14 Logistics Division

People

Communication of performed actions (meetings, news, others)

in the intranet and website of the municipality.

2014-2017

Logistics Division

Training in Sustainable Procurement for the procurers.

2014-

2017

Logistics Division

Human Resources

Management

Division

Market

Organization of an Awareness Seminar aimed at suppliers, in

order to call their attention for good practices in sustainable

procurement.

2014-2017

Logistics Division

Meeting with suppliers for experience exchange. 2014-2017

Logistics Division

This action plan entailed the conduction of three tenders during the implementation of the

pilot project. These were all public tenders.

The tenders were published in an online platform that the Municipality subscribes and the

following responses were achieved:

Urban Pest Control services: 11 proposals were submitted;

School transport services: 2 proposals were submitted;

Security and Surveillance services: 13 proposals were submitted.

These results show a healthy response to the demands (environmental and social) set in the

tenders, highlighting how the market was capable to meet them.

3.5 Step 5 – Monitoring and Reporting

3.5.1. Calculation and analysis of indicators

The Municipality has already concluded many of the actions proposed in Action Plan,

namely all those pertaining to theme Procurement Process.

In terms of the indicator Percentage of public tenders that include sustainability factors or

clauses in a year, whose 2014 target was set to 35%, the municipality reports that it has

exceeded its expectations with a final value of 40%.

3.5.2. Results

Figure 4 shows how Loures Municipality has achieved positive results with its participation

on this project.


Figure 4 SPP diagnosis matrix - final results

As Figure 4 demonstrates, the initial score of the Municipality in the SPP diagnosis Matrix

was overcome, showing how the organization is working towards the achievement of the

targets set for 2017.

Through this project Loures Municipality gathered benefits like:

Better understanding of some of the aspects related with the environmental and

social issues associated with the contracted services.

o Example: the underlying factors behind urban pests proliferation (littering)

and its simultaneous resolution.

Environmental benefits from the use of best practices in the performance of the

services:

o Example: rigorous application of pesticides and its use only after a

technical assessment demands it.

Social benefits through the reinforcement of the contractual demands pertaining

to the compliance with Conventions 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 182 of the

Internation Labour Organization

3.6 Revision

3.6.1. Difficulties and obstacles assessment

No major obstacles were found during the implementation of the pilot project. Due to the

current economic situation some concerns were present at the beginning, as it was

considered that this conjuncture might not be ideal for the implementation project of this

nature.

3.6.2. Overcome obstacles and new measures

Even with the concern assumed above, as the project progressed, the benefits that could

be achieved became clearer, and this made the Municipality become more confident in

its implementation. The municipality came to believe that this was a pioneering work that

would adequately prepare the organization for new EU directives.











4



top management.


suppl iers .






procurement.




towards continuous











3




pol icy in place.





procurement.













2







tra ining in SPP.



performance


undertaken and some





lowest price.




regarding people,


market levels

1



undertaken by the

organisation






i s sues




requirements .


Score

situação

inicial

3 4 2 2 3

Score

situação

atual

4 5 3 3 4

Score

situação

20175 5 4 4 5

5




commitment from top



wider susta inable



suppl iers and key






shared with other

organizations .










management)





actions

1

2

3

4

5

Matrix

Initial score

Current Score

Final Score


3.6.3. Update SPP Policy and Action Plan

Loures Municipality will revise and update its SPP strategy at the end of the current

municipal mandate that will take place in the 2nd semester of 2017.

3.7 Conclusions

The work done in this project leads Loures Municipality to conclude the following aspects:

The organization has gained a lot of knowledge through the support provided by

LNEG and the cooperation with the other partners;

The conscious decision to implement sustainable procurement has had some

impact on the vision of the market over this aspect;

Sustainable products and services aren’t more expensive than conventional

solutions. If we consider life cycle costs, their efficiency and waste reduction, these

sustainable solutions might bring savings to the organization.

Some of the actions taken contribute to comply with existing legislation (e.g.

waste management);

Sustainable procurement improves the public image of the organization, by

conveying responsibility to the citizens.


LOURES - APLICAÇÃO DA SPP TOOLBOX

1. FASE 1 - PREPARAÇÃO

1.1 Definição da equipa responsável

Figura 1 Reunião de apresentação do projeto piloto.

Na sequência da reunião de apresentação do projeto-piloto que se realizou no auditório

do museu da cerâmica em Sacavém, o LNEG (Paula Trindade) distribuiu um questionário

com o objetivo de se apurar quais as unidades orgânicas que tendo em conta as suas

valências e atividade diária reuniam atributos mais relevantes para poderem integrar a

equipa responsável para trabalhar no presente projeto-piloto.

Da análise dos resultados, concluiu-se que a equipa responsável passaria a integrar os

seguintes técnicos, departamentos:

Tabela 1 Equipa Responsável

Descritivo Nome

Departamento de Obras, Mobilidade e Energia Carla Monteiro

Departamento de Gestão Administrativa e Informação

Municipal

Telma Marçal

Departamento de Educação Sandra Brito

Departamento de Coesão Social e Habitação Andreia Assunção

Departamento de Planeamento e Gestão Urbanística Ana Luís /Nuno

Medeiros

Departamento do Ambiente e Transporte Municipais Ana Risota

Departamento de Planeamento, Finanças e Logística Viriato Aguilar/Rui

Santos


Considerando que o projeto esteve em execução entre 2 mandatos autárquicos distintos os

responsáveis políticos para as compras sustentáveis nos referidos mandatos foram:

No mandato autárquico de 2009-2013 (Vereador Ricardo Leão);

No presente mandato autárquico 2013-2017 (Presidente da Câmara, Bernardino

Soares).

O coordenador da equipa ao longo de todo o projeto foi o Chefe da Divisão de

Logística, o Dr. Viriato Aguilar.

1.2 Ponto de partida das Compras Sustentáveis

A Câmara Municipal de Loures através da Divisão de Logística, possui na sua visão e

missão, aspetos concisos de sustentabilidade ambiental e social.

A missão que a Divisão de Logística se impôs concretizar, só foi possível efetivar através

de mudança de paradigma na realização das compras públicas na Câmara Municipal

de Loures, nomeadamente:

A centralização das compras na Divisão de Logística, permitiu obter maiores

poupanças e maior concorrência entre os fornecedores e canalizar esforços

para outras vertentes da contratação pública;

A alteração da legislação e a utilização de plataformas eletrónicas de

contratação pública;

Paralelamente ao descrito na nossa visão e missão, define-se anualmente como

compromisso interno através do quadro de avaliação e responsabilização (QUAR),

indicador que define a inclusão de critérios e/ou clausulado de sustentabilidade

ambiental e/ou social em determinado número de procedimentos. Esta constatação

tem-se verificado com maior incidência a partir do ano de 2009, com partilha e

divulgação de resultados para outras entidades no decorrer dos seminários realizados no

Porto (Portugal), em Atenas e Creta (Grécia).A nível da matriz apresentada no quadro

seguinte, consideramos que estamos nos seguintes níveis nas vertentes consideradas:


Figura 2 Matriz de diagnóstico SPP, Situação inicial

Conforme se constata pela representação gráfica, fazemos a seguinte leitura

explicativa:

Ao nível da politica, estratégia e comunicação, consideramos de facto, que

existem objetivos bem definidos ao nível de algumas estruturas (Divisões e/ou

Departamentos) mas não existe ainda um poltíca global transversal a toda a

organização;

Relativamente ao item relacionado com as pessoas, a unidade orgânica (Divisão

de Logística) que tutelada pelo respetivo dirigente aborda (ação de











4



top management.


suppl iers .






procurement.




towards continuous











3




pol icy in place.





procurement.













2







tra ining in SPP.



performance


undertaken and some





lowest price.




regarding people,


market levels

1



undertaken by the

organisation






i s sues




requirements .


Score

situação

inicial

3 4 2 2 3

5




commitment from top



wider susta inable



suppl iers and key






shared with other

organizations .










management)





actions

1

2

3

4

5

Matrix

Policy, strategy and communication

People

Market

Procurement process

Monitoring and results


sensibilização), fomenta (ações de formação – 9 de Abril de 2014 nas instalações

do LNEG) e implementa esta vertente nos processos de contratação pública;

Sobre o mercado, ocorrem regularmente conversas e troca de informação com

alguns fornecedores habituais sobre as compras públicas sustentáveis;

No processo de procura, já se dá maior ênfase à proposta economicamente

mais vantanjosa, não se considerando na totalidade dos procedimentos o preço

mais baixo;

Na monitorização e resultados, existem alguns indicadores que são orientados

para as compras públicas sustentáveis.

1.3 Análise das despesas

Figura 3 Análise das despesas e peso dos produtos prioritários relativamente ao valor total dos contratos adjudicados,

2013

Conforme se verifica pelo gráfico supra, os 3 projetos-piloto que foram tidos em conta ao

nível do projeto representam 18% da totalidade do montante adjudicado em 2013,

estamos a falar de valores considerados relevantes em termos adjudicação (1.343.375,63

€ valores com iva incluído) e em termos de tipologia e objeto dos concursos.

1.4 Seleção dos produtos/serviços prioritários

A seleção dos produtos considerados prioritários, foi realizada tendo como suporte de

apoio à ferramenta SPP Toolbox, escalonando-se o potencial que possuíam para o

projeto em causa e cumulativamente detinham os seguintes pressupostos:

Serem procedimentos que no período em questão, teriam que estar em fase de

elaboração das peças do procedimento (caderno de encargos, programa de

concurso);

Serem processos com uma determinada relevância económico-financeira, de

modo a dar especial ênfase ao projeto;

Que fossem procedimentos relacionados com as despesas de funcionamento,

que se repercutiriam no tempo e que permitiria em futuros processos ter já uma

boa base de trabalho;

O mercado envolvente teria capacidade de dar resposta às exigências em

termos de critérios de adjudicação que seriam colocados nas peças;


Serem procedimentos cujo objeto fosse díspar, de forma, a que os critérios e

conteúdos de índole sustentável fossem ajustados em função da sua natureza e

não generalizando sempre os mesmos critérios.

Do cruzamento e análise realizada consideraram-se três procedimentos que detinham as

condições necessárias conforme exposto:

Pragas urbanas;

Transportes escolares;

Vigilância e segurança das instalações municipais.

1.5 Definição do âmbito das atividades

Sendo a Divisão de Logística um prestador de serviços por excelência da autarquia as

atividades desenvolvidas no âmbito das compras e mais especificamente nos

procedimentos relacionados com os projetos-piloto são transversais a toda a

organização (Câmara Municipal de Loures).

Os serviços requisitantes são envolvidos no processo de elaboração de compras

públicas, que, juntamente com os técnicos da Divisão de Logística trocam e partilham

ideias de modo a que as peças do procedimento definam de forma clara, precisa,

consistente e inovadora os conteúdos pretendidos.

O exemplo dessa envolvência e participação, são os 3 (três) projetos-pilotos que tiveram

como requisitantes unidades orgânicas distintas:

Pragas urbanas – Unidade de Serviços Públicos Ambientais;

Transportes escolares – Divisão de Ação Social Escolar;

Vigilância – Divisão de Apoio Técnico e Administrativo.

2. FASE 2 – METAS E POLÍTICA DE COMPRAS SUSTENTÁVEIS

2.1 Uma visão de longo prazo para as Compras Sustentáveis

A Divisão de Logística obriga-se a ter na sua missão, visão e valores que são repercutidos

na implementação de indicadores e ações no âmbito social e ambiental, conforme se

verifica seguidamente:

“A Divisão de Logística tem por visão promover aquisições ambiental e socialmente

sustentáveis de forma centralizada ao mais baixo preço oferecido pelo mercado,

garantir o fornecimento atempado e sem falhas dos bens e serviços e acesso a

catálogos on-line dos artigos e desmaterialização total dos procedimentos de

contratação pública.”

“A Divisão de Logística tem por missão disponibilizar de forma regular e atempada em

quantidade, qualidade, com padrões de sustentabilidade e ao menor custo possível

todos os bens e serviços necessários ao funcionamento dos serviços municipais.”

A Divisão de Logística tem como valores nortear o seu comportamento e ações,

pautando-se por:


Eficiência, processos internos aferindo a relação entre os serviços prestados e os

recursos utilizados;

Eficácia, no cumprimento dos seus objetivos e, se possível, ultrapassar os

resultados esperados;

Participação, envolvimento ativo dos diversos agentes no processo global de

aquisições públicas;

Inovação, aceitar os desafios que se colocam e prosseguir soluções criativas,

sempre numa perspetiva de melhoria contínua;

Consciência ambiental e social, compatibilizar as decisões a tomar com as

necessidades a satisfazer, num quadro de consciência ambiental e social.

Estas linhas orientadoras foram definidas e estabelecidas internamente ao nível da

Divisão, que foram repercutidas nos documentos (Quadro de avaliação e

responsabilização) validados superiormente (administração) e disponibilizadas no sítio da

intranet de forma a serem do conhecimento dos todos os serviços camarários.

2.2 A política de Compras Sustentáveis

Para além do já exposto anteriormente, a Divisão de Logística elaborou um documento

que se encontra em fase de draft que intitulou como compras públicas sustentáveis -

plano estratégico 2014-2017, que assenta em quatro vetores de atuação prioritária:

1. Fomentar e desenvolver procedimentos de contratação pública com inclusão de

fatores ou clausulado técnico, promovendo o desenvolvimento sustentável;

a. Manutenção de indicadores da Divisão de logística no seu QUAR (Quadro

de avaliação e responsabilização) anual, que desde 2010, prevê um

indicador onde se estabelece como meta:

“N.º de processos aquisitivos lançados com inclusão de critérios de

sustentabilidade (ambientais e sociais), no âmbito da participação nos

projetos co-financiados (SPP e Landmark)”

O que se têm traduzido nos seguintes resultados de execução:

Figura 4 Metas e indicadores alcançados relativos ao Nº de processos aquisitovos com inclusão de critérios de

sustentabilidade

b. Determinar como meta futura, definir oportunamente no QUAR do

Departamento e da Divisão de Logística que até ao ano de 2017 pelo

menos 50% do total de procedimentos realizados através de concurso

público integrem critérios de sustentabilidade;

8 8 12

6 8 13 13

5

0

10

20

2010 2011 2012 2013

METAS PROPOSTAS INDICADORES ALCANÇADOS


Figura 5 Ojectivos para a realização de concursos públicos com critérios de sustentabilidade.

c. Determinar que os serviços requisitantes participem na definição dos

critérios de sustentabilidade a introduzir nos concursos e na apresentação

das fórmulas de avaliação da proposta economicamente mais vantajosa.

2. Fomentar e dinamizar ações de sensibilização junto aos fornecedores da Câmara

Municipal de Loures, a fim de os dotar de informação sobre as exigências legais

nacionais e internacionais nas matérias associadas às compras sustentáveis;

3. Continuar a participar como parceiro em projetos nacionais e transnacionais de

caráter do expresso no presente documento;

4. Participar sempre que possível em concursos para prémios de boas práticas de

índole sustentável (ambiental e social), com o objetivo de dar a conhecer o que

de bem se faz no Município.

O plano ainda não foi aprovado, encontra-se em fase de validação superior, pese

embora o referido neste parágrafo, já esteja em desenvolvimento conforme as metas

propostas no plano estratégico.

Pretende-se que no final do horizonte (2017), nos encontremos no seguinte nível:

Figura 6 Matriz diagnóstico SPP com situação inicial e objectivos para 2017

Ao nível da politica, estratégia e comunicação, pretendemos que com

aprovação do plano estratégico – compras públicas sustentáveis, toda a

organização passe a reger-se por príncipios vinculados a estas matérias e o

mesmo possa ser alvo de revisão e reajustamentos;

0%

20%

40%

60%

Concursos públicos comcritérios sustentabilidade

(2014-2017)

35% 40% 45% 50%

2014

2015

2016

2017











4



top management.


suppl iers .






procurement.




towards continuous











3




pol icy in place.





procurement.













2







tra ining in SPP.



performance


undertaken and some





lowest price.




regarding people,


market levels

1



undertaken by the

organisation






i s sues




requirements .


Score

situação

inicial

3 4 2 2 3

Score

situação

20175 5 4 4 5

5




commitment from top



wider susta inable



suppl iers and key






shared with other

organizations .










management)





actions

1

2

3

4

5

Matrix

Initial score

Final Score


Relativamente ao item relacionado com as pessoas, pretende-se que a Divisão

de Logística seja o elo de divulgação e generalização de critérios de

sustentabilidade ambiental e social, fundamentada numa equipa devidamente

sensibilizada e formada nestas matérias;

Sobre o mercado, fomentar de forma regular contatos formais e informais com o

mercado empresarial;

No processo de procura, pretende-se generalizar os processos de contratação

pública com inclusão de critérios de sustentabilidade.

Na monitorização e resultados, pretende-se que as ações, como a inclusão de

critérios de sustentabilidade ambiental e social nos procedimentos aquisitivos

desenvolvidos pela Divisão de Logística seja apenas uma componente de um

todo mais abrangente e que esta vertente esteja perfeitamente definida em

termos de plano estratégico do município.

2.3 Comunicação interna e externa da política de Compras Sustentáveis

Comunicação interna

A Divisão de Logística tem prestado informação sobre a evolução do projeto sustentado

nas reuniões em que participa a todos os colegas da autarquia através da intranet,

conforme se constata em baixo:

Figura 7 Comunicação das ações de SPP na intranet da Câmara Municipal de Loures


Comunicação externa

Em simultâneo a divisão de Logística possui no seu sítio da internet toda a informação

sobre o projeto cofinanciado Building-SPP - Capacidade em Compras Públicas

Sustentáveis que pode ser acedido através do seguinte link:


Figura 8 Apresentação do projecto Building SPP no website da Câmara Municipal de Loures

Também tem disponibilizado informação sobre a evolução do mesmo através da

divulgação das reuniões nacionais e transnacionais em que tem participado, conforme

se constata na Figura 8 (em baixo)

Em diversas reuniões com fornecedores, a Divisão de Logística tem concomitantemente

divulgado o projeto através da cedência de folhetos e sensibilizando-os para esta

realidade de modo a que possam interiorizá-la e irem-se ajustando de forma progressiva

às novas exigências do mercado.



3. FASE 3 – PLANO DE AÇÃO

3.1 Prazo do Plano de Ação

O prazo do plano de ação foi definido em relação ao mandato autárquico 2013 – 2017.

3.2 O Plano de Ação

O plano de ação incide sobre os seguintes objetivos:

Plano estratégico de compras sustentáveis para o mandato 2013-2017, onde se

definem determinadas metas que se visam alcançar ao longo do horizonte

mencionado;

Manutenção de indicadores de sustentabilidade no quadro de avaliação e

responsabilização da Divisão de Logística (QUAR);

Divulgação interna e externa de ações desenvolvidas no âmbito das compras

sustentáveis;

Formação regular de colaboradores;

Seminários/workshops com fornecedores da autarquia;

Troca de conhecimentos relativamente a novos produtos que vão surgindo no

mercado e novas opções estratégicas de compras do Município.

3.3 Indicadores

Os indicadores estabelecidos constituíram uma forma de simplificação e sintetização de

fenómenos mais ou menos complexos através da sua quantificação. Somente desta

forma seria possível fazer a medição e o devido acompanhamento da execução do

plano definido, pretendendo-se que os mesmos fossem:

Integrados, ou seja, englobar os diversos domínios da estrutura autárquica;

Constituir critérios de desenvolvimento municipal;

Adaptados às características “locais”, isto é, ter em conta as especificidades dos

objetivos;

Neste sentido os indicadores definidos passaram por:

Indicadores numéricos;

Tabela 2 Indicadores numéricos

Action Deadline Responsibilities Targets Indicators

Definição anual do % concursos públicos

que devem incluir factores e/ou

clausulado de sustentabilidade

2014-2017 Divisão de Logística

Percentagem de

concursos com

indicadores de

sustentabilidade

2014 > =35%

2015 >= 40%

2016 >= 45%

2017 >= 50%

01.01.2014 - 16-06-2014

Percentagem de concursos

públicos com fatores e/ou

clausulado de

sustentabilidade » 40%


Indicadores temporais;

Tabela 3 Indicadores temporais

Action Deadline Responsibilities Targets Indicators

Colocação de ações (reuniões, notícias,

outros) realizadas na intranet e internet

da CMLoures2014-2017

Divisão de Logística

2 p/ ano

(1º semestre/2º

semestre) Por quantificar

Formação em compras sustentáveis aos

técnicos de compras 2014-2017


Divisão de Gestão de

Recursos Humanos

1 p/ano

(1º semestre)Já fizeram 2 (Landmark e

Building/GPP2020)

Organizar seminário com intuito de

sensibilizá-los para as boas práticas, no

âmbito das compras sustentáveis2014-2017


1 p/ período bienal

4º trimestre de 2014

4ª Trimestre de 2016




Realizar reunião com fornecedores para

troca de experiências 2014-2017Divisão de Logística








4. FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

4.1 Detalhar o plano de ação

Tabela 4 Plano de Ação do projecto-piloto detalhado

Action plan timeframe: 2013-2017

Goals (step 2) Theme Action Deadline Responsibilities Targets Indicators Resources (financial, human,…) Stakeholders (users, suppliers, …)

Plano estratégico de compras

sustentáveis para o mandato 2013-

2017 dos novos órgãos autárquicos

Procurement processElaborar documento com as diretrizes do

plano estratégicodez-13

Divisão de Logística1 documento Documento elaborado humanos Câmara Municipal

Procurement process





Percentagem de

concursos com

indicadores de

sustentabilidade

2014 > =35%

2015 >= 40%

2016 >= 45%

2017 >= 50%

01.01.2014 - 16-06-2014

Percentagem de concursos

públicos com fatores e/ou

clausulado de

sustentabilidade » 40%

humanos Câmara Municipal

Procurement process

Realizar concurso para contratação de

serviço de segurança e vigilância

introduzindo critérios ambientais e

sociais

jul-13 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Procurement process


serviço de transporte escolar


sociais

set-13 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Procurement processRealizar concurso para contratação de

serviço de controlo de pragas urbanasmai-13 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Procurement process




sociais

set-14 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Procurement process

Realizar concurso para prestação de

serviços de comunicações (fixos, móveis

e dados) introduzindo critérios

ambientais e sociais

abr-14 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Procurement process

Realizar concurso para serviços de

limpeza das instalaçóes muncipais com

inclusão de consumíveis e

equipamentos, para deposição de

resíduos sanitários, introduzindo critérios


out-14 Divisão de Logística Financeiros e humanos Divisão de Logística

Divulgação interna e externa de

ações desenvolvidas no âmbito das

compras sustentáveis

People

Colocação de ações (reuniões, notícias,

outros) realizadas na intranet e internet

da CMLoures2014-2017


2 p/ ano

(1º semestre/2º

semestre) Por quantificarHumanos

Câmara Municipal

Fornecedores

Formação regular de colaboradores PeopleFormação em compras sustentáveis aos

técnicos de compras 2014-2017


Divisão de Gestão de

Recursos Humanos

1 p/ano

(1º semestre)Já fizeram 2 (Landmark e

Building/GPP2020)Financeiros Entidade externa

Seminários/workshop`s com

fornecedores da autarquiaMarket

Organizar seminário com intuito de

sensibilizá-los para as boas práticas, no

âmbito das compras sustentáveis2014-2017








HumanosCâmara Municipal

Fornecedores

Troca de conhecimentos

relativamente a novos produtos

que vão surgindo no mercado e

novas opções estratégicas de

compras do Município.

MarketRealizar reunião com fornecedores para

troca de experiências 2014-2017Divisão de Logística







HumanosCâmara Municipal

Fornecedores

Manutenção de indicadores de

sustentabilidade no quadro de

avaliação e responsabilização da

Divisão de Logística (QUAR)


4.2 Implementar o plano de ação

Tabela 5 Implementação do plano de ação

Action Task Deadline Responsibilities

Aprovação pelo presidente da Câmara Dez-13/Jan-14 Divisão Logística

Apresentar proposta ao órgão executivo com plano estratégico de compras públicas. Jan/Fev-14 Órgão executivo

Análise e discusão dos objetivos concretizados e por concretizar Dez de cada ano Divisão de Logística

Definição do n.º/% de indicadores de sustentabilildade ambiental Dez. de cada ano Divisão de Logística

Definição de critérios ambientais e sociais concluido Divisão de Logística

Elaboração das peças concursais concluido Divisão de Logística

Publicitação do concurso concluido Divisão de Logística

Receção de propostas concluido Divisão de Logística

Adjudicaçãoconcluido - válido

até Junho 2015Órgão Competente





Adjudicaçãoconcluido - válido

até Junho de 2014Órgão Competente





Adjudicação

concluido - válido

até Setembro de

2015

Órgão Competente

Definição de critérios ambientais e sociais fev-14 Divisão de Logística

Elaboração das peças concursais mar-14 Divisão de Logística

Publicitação do concurso abr-14 Divisão de Logística

Receção de propostas

47 dias após

publicação em DR e

JOUE


Adjudicação set-14 Órgão Competente

Definição de critérios ambientais e sociais set-13 Divisão de Logística

Elaboração das peças concursais out-13 Divisão de Logística

Publicitação do concurso nov-13 Divisão de Logística


47 dias após


JOUE


Adjudicação abr-14 Órgão Competente

Definição de critérios ambientais e sociais mar-14 Divisão de Logística

Elaboração das peças concursais abr-14 Divisão de Logística

Publicitação do concurso mai-14 Divisão de Logística


47 dias após


JOUE


Adjudicação out-14 Órgão Competente

Preparação do conteúdo das ações

1º semestre

2º semestre

2014-2017


Envio para publicitação

1º semestre

2º semestre

2014-2017


Publicitação da ação

1º semestre

2º semestre

2014-2017


Identificar necessidades de formação 1º semestre 2014

Divisão logística e

área de formação

profissional

Contactar entidade formadora - possibilidade de conjugar com formação dada pelo LNEG em

Lisboa, Algarve?1º semestre 2014

Área de formação

profissional

Definir programa 1º semestre 2014


área de formação

profissional

Organização de questões logísticas 1º semestre 2014


área de formação

profissional

Formação 1º semestre 2014


área de formação

profissional

Identificar o tema/assunto /programa do Seminário 3º trimestre 2014 Divisão logística

Identificar a tipologia de fornecedores 3 º trimestre 2014 Divisão logística

Contatar fornecedores 3 º trimestre 2014 Divisão logística

Convite a oradores (caso necessário) 3 º trimestre 2014 Divisão logística

Organização de questões logísticas 4º trimestre 2014 Divisão logística

Realização do Seminário 4º trimestre 2014 Divisão logística

Identificar o tema/assunto da reunião 3º trimestre 2014 Divisão logística

Identificar a tipologia de fornecedores 3º trimestre 2014 Divisão logística

Organização de questões logísticas 4º trimestre 2014 Divisão logística

Realização da Reunião 4º trimestre 2014 Divisão logística

Elaborar documento com as diretrizes do plano estratégico

Definição anual do n.º/% procedimentos que devem incluir

factores e/ou clausulado de sustentabilidade

Colocação de ações (reuniões/notícias, outros) realizadas na

intranet e internet da CMLoures

Realizar reunião com fornecedores para troca de

experiências/pesquisa de mercado para saber capacidade

de resposta

Realizar concurso para contratação de serviço de controlo

de pragas urbanas

Formação em compras sustentáveis aos técnicos de

compras

Realizar concurso para contratação de serviço de segurança

e vigilância introduzindo critérios ambientais e sociais

Realizar concurso para contratação de serviço de transporte

escolar introduzindo critérios ambientais e socias

Organizar seminário com intuito de sensibilizar os

fornecedores para as boas práticas, no âmbito das compras

sustentáveis

Realizar concurso para serviços de limpeza das instalaçóes

muncipais com inclusão de consumíveis e equipamentos,

para deposição de resíduos sanitários, introduzindo

critérios ambientais e sociais

Realizar concurso para contratação de serviço de transporte

escolar introduzindo critérios ambientais e sociais

Realizar concurso para prestação de serviços de

comunicações (fixos, móveis e dados) introduzindo critérios



Tabela 6 Dados do procedimento concursal relativo à aquisição do serviço de controlo de pragas urbanas.

Tabela 7 Dados do procedimento concursal relativo à aquisição do serviço de segurança e vigilância para as instalações do

Municpio de Loures.

Tabela 8 Dados do procedimento concursal relativo à aquisição do serviço de transporte escolar.

O tipo de procedimento que foi realizado no âmbito dos projetos-piloto foi conforme se

constata nas tabelas supra, concursos públicos e cujo objeto consta nas referidas tabelas

como designação.

A opção por concurso público, teve essencialmente a ver com as imposições dos limites

previstos no código dos contratos públicos, tendo associada em última análise a vontade

expressa em fomentar o princípio da concorrência que consiste na ideia de acesso público de

todos os interessados aos procedimentos da contratação. Por outras palavras, está em causa

a ideia de que o universo concorrencial não é definido pela entidade adjudicante, antes se

verificando uma apresentação pública das propostas (no concurso público).

A consulta ao mercado foi através de plataforma eletrónica contratada pelo Município

conforme previsto no código dos contratos públicos, evidência que surge nas imagens

seguintes:

TIPO

PROCEDIMENTODESIGNAÇÃO SERVIÇO N.º

DATA

CONTRATO

INÍCIO DE

EXECUÇÃO

PRAZO

EXECUÇÃO

FIM DE

EXECUÇÃOENTIDADE

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(S/IVA)

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(C/IVA)

Concurso Público

Prestação de serviço de Controlo Preventivo de Pragas

Urbanas (murídeos e espécies da classe insecta e

aracnídia)na área terrirtorial do Município de Loures

DATM/USPA 85/2013 27-09-2013 27-09-2013 24 meses 26-09-2015 Luthisa- Lusitana de Tratamentos de Higiene, Lda 96.078,08 € 118.176,04 €

TIPO


DATA

CONTRATO

INÍCIO DE

EXECUÇÃO

PRAZO

EXECUÇÃO

FIM DE

EXECUÇÃOENTIDADE

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(S/IVA)

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(C/IVA)

Concurso PúblicoServiços de segurança e vigilância para instalações do

Município de Loures - Lote I, II, IIIDATA 53/2013 03-07-2013 01-07-2014 12 meses 30-06-2015 Strong-Segurança,S.A. 375.658,27 € 462.059,67 €

TIPO


DATA

CONTRATO

INÍCIO DE

EXECUÇÃO

PRAZO

EXECUÇÃ

O

FIM DE

EXECUÇÃOENTIDADE

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(S/IVA)

VALOR

ADJUDICAÇÃO

(C/IVA)

Concurso Público

Prestação de serviços de transporte escolar para diversos destinos

programados, nos percursos casa/escola, em automóveis ligeiros e

pesados de passageiros, para um total estimado de 633 alunos,

com inclusão de vigilantes para o ano letivo de 2013-2014.

DASE 74/2013 06-09-2013 09-09-2013 9 meses 30-06-2014 Barraqueiro Transportes, S.A. 705.544,00 € 763.139,92 €


Figura 9 Publicação do Concurso para a aquisição do serviço de controlo da pragas urbanas

O procedimento relativo à Figura 9 recolheu 11 (onze) propostas.

Figura 10 Publicação do Concurso para a aquisição do serviço de transporte escolar.

Neste procedimento (Figura 10) foram rececionadas 2 (duas) propostas.

Figura 11 Publicação do Concurso para a aquisição do serviço de segurança e vigilância nas instalações do Município de

Loures.

Relativamente a este procedimento (Figura 11) foram rececionadas 13 (treze) propostas.

Constata-se que em termos de resultados nenhum dos procedimentos abrangidos pelos

projetos-piloto ficou deserto, o que traduz de forma inequívoca que o mercado teve

capacidade para ir ao encontro das exigências manifestadas por esta autarquia em termos

de conteúdos de cariz social e ambiental.


5. FASE 5 – MONITORIZAÇÃO E COMUNICAÇÃO

5.1 Cálculo e análise dos indicadores

Tabela 9 Ação para a elaboração de um documento com as directrizes do plano estratégico

Relativamente a esta meta o documento já se encontra concluído.

Tabela 10 Açoes relativas aos procedimentos de compras com inclusão de critérios de sustentabilidade

Ao nível dos indicadores referentes ao n.º de concursos públicos lançados com inclusão de

critérios de sustentabilidade (ambientais e sociais), cuja meta para 2014 era de 35%, constata-

se que de Janeiro a Junho de 2014 já se atingiu a meta definida, mais concretamente 40%,

conforme gráfico infra.

Figura 12 Resultados dos indicadores referentes ao número de concursos públicos lançados com inclusão de critérios de

sustentabilidade.

Goals (step 2) Theme Action Deadline Responsibilities Targets Indicators

Plano estratégico de compras

sustentáveis para o mandato 2013-

2017 dos novos órgãos autárquicos

Procurement processElaborar documento com as diretrizes do

plano estratégicodez-13

Divisão de Logística1 documento Documento elaborado

Goals (step 2) Theme Action Deadline Responsibilities Targets

Procurement process





Percentagem de

concursos com

indicadores de

sustentabilidade

2014 > =35%

2015 >= 40%

2016 >= 45%

2017 >= 50%

Procurement process


serviço de segurança e vigilância


sociais

jul-13 Divisão de Logística

Procurement process




sociais

set-13 Divisão de Logística

Procurement processRealizar concurso para contratação de

serviço de controlo de pragas urbanasmai-13 Divisão de Logística

Procurement process




sociais

set-14 Divisão de Logística

Procurement process

Realizar concurso para prestação de

serviços de comunicações (fixos, móveis

e dados) introduzindo critérios


abr-14 Divisão de Logística

Procurement process

Realizar concurso para serviços de

limpeza das instalaçóes muncipais com

inclusão de consumíveis e

equipamentos, para deposição de

resíduos sanitários, introduzindo critérios


out-14 Divisão de Logística

Manutenção de indicadores de

sustentabilidade no quadro de

avaliação e responsabilização da

Divisão de Logística (QUAR)

32% 34% 36% 38% 40%

Metas

Atingidos

2014


5.2 Resultados

Os resultados positivos decorrentes na participação no projeto são visíveis através do “SPP

diagnosis matrix”

Figura 13 SPP Diagnosis Matrix - Resultados finais

Verifica-se que o score obtido na fase inicial, foi superado em todas as vertentes, estimando-se

que no final do horizonte temporal definido (2017) alcançar os valores de referência.

Os principais benefícios ambientais e/ou sociais obtidos com estes processos de compra

foram:

Pragas urbanas:

o Passou-se a analisar na fonte a origem do problema e a associar a proliferação

das pragas urbanas aos fatores que lhe dão origem, nomeadamente a

existência de deposição ilegal de resíduos, e resolvê-los simultaneamente;

o Aplicação criteriosa de pesticidas reduzindo o impacte ambiental, com a

diminuição de aplicação dos mesmos e exclusivamente quando necessária,

após avaliação técnica no local;

o Reforço no cumprimento de regras contratuais adicionais alusivas às normas

laborais fundamentais das Convenções 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 e 182 da

Organização Internacional do Trabalho (OIT).

Vigilância:

o Redução de consumos e de custos;

o Utilização de fibras biológicas e fibras recicláveis nos fardamentos dos

seguranças;

o Reforço no cumprimento das regras contratuais adicionais alusivas às normas

laborais fundamentais das Convenções 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 e 182 da

Organização Internacional do Trabalho (OIT).











4



top management.


suppl iers .






procurement.




towards continuous











3




pol icy in place.





procurement.













2







tra ining in SPP.



performance


undertaken and some





lowest price.




regarding people,


market levels

1



undertaken by the

organisation






i s sues




requirements .


Score

situação

inicial

3 4 2 2 3

Score

situação

atual

4 5 3 3 4

Score

situação

20175 5 4 4 5

5




commitment from top



wider susta inable



suppl iers and key






shared with other

organizations .










management)





actions

1

2

3

4

5

Matrix

Initial score

Current Score

Final Score


Transportes escolares

o Redução de Co2 emitido para a atmosfera;

o Utilização de fardamentos com fibras biológicas e recicláveis;

o Redução de sinistralidade.

6. FASE 6 - REVISÃO

Considerou-se oportuno estabelecer como meta da revisão da estratégia do SPP no final do

mandato autárquico que agora decorre e que terminará no 2º semestre de 2017.

Não houve obstáculos de maior, talvez algumas dúvidas iniciais sobre este projeto,

considerando que no período em que decorreu o mesmo haver fortes constrangimentos

económicos e financeiros em termos nacionais e locais, que pontualmente colocaram em

causa se esta seria a altura ideal para implementar um projeto desta natureza.

Pese embora o referido no parágrafo anterior, o projeto foi decorrendo sem entraves de maior

e à medida que ia evoluindo tanto a nível interno (administração, unidades orgânicas

envolvidas) como ao nível externo (fornecedores), foi havendo um reforço da confiança e foi

ficando cada vez mais sólido e estável ao perceber-se as vantagens daí decorrentes e que o

trabalhado realizado pelo líder do projeto e parceiros, seria em muitos aspetos pioneiro

estando a autarquia e os serviços municipais neste momento melhor preparados para os

novos conteúdos provenientes das novas diretivas comunitárias.

7. CONCLUSÕES

Com a participação no projeto e com a implementação dos projetos-piloto, permitiu à

Câmara Municipal de Loures desenvolver e implementar metodologias de compras

sustentáveis. Importa salientar que durante a execução do projeto houve um inegável

enriquecimento de conhecimentos através da informação e acompanhamento prestado

pelo líder do projeto (LNEG) e uma profícua cooperação e partilha entre os restantes

parceiros, salientando-se os seguintes aspetos que consideramos ter obtido ao longo do

período que decorreu o projeto (3 anos):

Tendo em conta a opção consciente em termos de sustentabilidade ambiental e

social adotada pela autarquia, esta, possa ter contribuído para uma mudança da

visão do mercado sobre estas matérias (envolvimento dos fornecedores nos processos

de contratação pública envolvidos nos projetos-piloto);

Ao contrário do que se pressupõe as compras públicas sustentáveis não são no seu

todo mais caras, pelo contrário, ao se considerar o ciclo de vida, ao priorizar-se a

eficiência e redução de desperdício, resultam em economias para a organização,

pelos procedimentos lançados apesar de terem exigências de índole sustentável o que

à partida presumir-se-iam mais caros, não foram expressamente mais dispendiosos para

a autarquia do que os procedimentos da mesma natureza lançados anteriormente;

Com a participação no projeto e na opção por compras públicas sustentáveis e como

a administração pública que é, a câmara municipal de Loures visa a minimização do

impacte de resíduos, imposta por diversa legislação;


Consideramos que a opção pelas compras públicas sustentáveis melhora a imagem

da autarquia, pois transmitem responsabilidade aos seus munícipes e demonstra que

seus líderes são ambientalmente, socialmente e economicamente eficientes como

gestores públicos.

CONTACTOS:

[email protected]

LNEG - Laboratório Nacional de Energia e Geologia

Estrada do Paço do Lumiar, 22

1649-038 Lisboa

Tel: 210 924 600 / 1

Fax: 217 160 901

www.lneg.pt

5.3. p projects report - oneplanetnetwork.org · bysupported:coordination partners c ilot september...

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