3 - manual de usuario final ps

5/21/2018 3 - Manual de Usuario Final PS

1/90

MANUAL DE USUARIO FINAL PS SAP

1

MANUAL DE USUARIO FINAL MODULO PS

Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la

funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo

Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP

GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA

Repblica de Colombia - Derechos Reservados


2/90


2

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.

En el manejo de Gestin de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de unamisma transaccin

Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la

creacin completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividadesgenerales para modificar editar visualizar y notificar entre otras ms

Ruta SAP: Finanzas Sistema de Proyectos Proyecto ProjectBui lder

Cdigo de Transaccin: CJ20N

La pantalla siguiente es desplegada


3/90


3

Para crear un proyecto seleccionamos el icono y se despliegan las opcionessiguientes

Para el ejemplo del manual se va a crear un Proyecto, se selecciona y lapantalla siguiente es desplegada

AREA DE RESUMEN DEL

PROYECTO

AREA DE VISUALIZACION

DETALLADA DEL

PROYECTO

POOL DE TRABAJO Y DE

MODELOS


4/90


4

Se selecciona el perfil deseado para el ejemplo

; luego vamos a

y se busca el rango de nmeros

para asignarle

Para el caso de los proyectos del Sector Agropecuario empiezan por 14 y deben tener seis

nmeros


5/90


5

El nmero del proyecto asignado es 14000000 (este nmero es utilizado luego en el vnculo entreel programa presupuestario y el elemento PEP con la transaccin de presupuesto FMDERIVE). Se

pulsa y la pantalla siguiente es desplegada

Se le asigna un nombre al proyecto: Desarrollo Agropecuario, el sistema de despliega la pantalla

siguiente


6/90


6

Se pulsa el icono , para grabar el proyecto y se genera el mensaje siguiente

; la pantalla esta ahora de la manera siguiente


7/90


7

Vemos el proyecto que se acaba de crear Desarrollo Agropecuario

Para la creacin del elemento PEP del proyecto, pulsamos doble click en el Proyecto de

Desarrollo Agropecuario y aparece la pantalla siguiente

Para crear el Elemento PEP arrastramos y soltamos el icono de la parte

inferior a la parte superior de la pantalla, aparece el elemento PEP en la parte derecha de la

pantalla

Pulsamos y la pantalla siguiente aparece el Elemento PEP a ser creado

Complementamos la informacin y el elemento PEP se encuentra as:


8/90


8

Pulsando el icono ; aparece la siguiente informacin

Se est programando el inicio de las tareas del elemento PEP para el 11 de Febrero y la finalizacin

para el 1 de Marzo ; el sistema calcula una duracin de 13 das para este PEP


9/90


9

Seleccionamos a continuacin y la pantalla siguiente aparece

Esta informacin viene heredada del Perfil del Proyecto.


Ac se colocara el Perfil de Inversin si este elemento PEP se utilizara para Activos en

Construccin

Seleccionamos a continuacin ; la pantalla siguiente aparece


10/90


10

Ac se ingresa la informacin en los campos definidos de usuario, en este caso vamos a colocar un

valor estimado para este Elemento que ser coherente con el manejo de Presupuesto en PS ; el

valor total del PEP estimado es de $ 150.000.000

Seleccionamos a continuacin ; la pantalla siguiente aparece

En este campo se da informacin sobre el usuario que ha creado el Elemento PEP o la ha

modificado




11/90


11

Pulsando el icono

Seleccionamos la opcin de para grabar el proyecto con sus elementos PEP ; realizamos el

mismo proceso para crear un segn elemento PEP asociado al proyecto

La pantalla esta ahora as donde tenemos un Proyecto y dos elementos PEP


12/90


12

Para ver una representacin grfica del proyecto, pulsamos el icono

Imp.: indica que se trata de un elemento PEP de Imputacin

Para ver la programacin del proyecto en sus elementos PEP , pulsamos el icono y la siguiente

pantalla se despliega , se selecciona el

perfil 000000000001 y se pulsa enter


13/90


13

Para abrir el proyecto que se creo, pulsamos doble click y aparece la pantalla siguiente


14/90


14

Vamos a incluir HITOS (Objetivo En general, los hitos se emplean para marcar la transicin entre

varias fases o departamentos. Los Hitos tambin pueden utilizarse para otras tareas y funciones en

el Sistema de proyectos. Pueden crearse hitos para operaciones y elementos PEP.

Para crear un hito nos desplazamos en la pantalla inferior izquierda hasta encontrar el icono

; lo arrastramos y soltamos hasta la pantalla de estructura de proyecto. La pantalla en

este momento se encuentra de la siguiente manera ingresando informacin referente al hito

Vamos a considerar que el proyecto tiene 3 hitos : a) Revisin de Proponentes de Capacitacin , b)

Proceso de adjudicacin de la capacitacin y c) Ejecucin de la capacitacin

Luego de la creacin de los Hitos la pantalla aparece de la manera siguiente:

Seleccionamos la opcin de para grabar el proyecto con sus elementos PEP y Hitos.

Ejecutamos a continuacin la transaccin CN41N para analizar la estructura del proyecto, con sus

hitos correspondientes


15/90


15

Se selecciona el icono y se despliega la pantalla siguiente

Estando en esta pantalla seleccionamos el icono , con la opcin Diagrama de Barras y el

perfil 000000000001 ; la pantalla siguiente se despliega

Para crear una operacin interna relacionada con la capacitacin , nos desplazamos en la

pantalla inferior izquierda hasta encontrar el icono , seleccionamos


16/90


16

; lo arrastramos y soltamos hasta la pantalla de estructura de proyecto. La

pantalla en este momento se encuentra de la siguiente manera

En la pantalla superior derecha aparece la siguiente informacin

: Proyecto , PEP , , Grafo , Operacin, Hito


17/90


17

El proyecto entonces esta de la siguiente manera al ejecutar la transaccin CN41N

Se selecciona y se despliega la pantalla siguiente

Para visualizar la Planificacin del Proyecto se ejecuta la transaccin


18/90


18

:

Se despliega la pantalla siguiente

Y se marca el indicador ; seleccionamos el icono

y la pantalla siguiente es desplegada

Estando en esta pantalla se pueden realizar varias tareas como las siguientes


19/90


19

Pulsando , aparecen las opciones siguientes:

Se toma la opcin de , marcando un elemento PEP anteriormente a

la ejecucin

Y aparece a continuacin la pantalla siguiente


20/90


20

Se toma este opcin se pulsa y aparece la pantalla siguiente

; se selecciona el Perfil info PS

se pulsa y la pantalla siguiente aparece

Estando en este informe podemos utilizar los iconos por ejemplo el referente a los hitos del

proyecto; seleccionamos el icono y aparece la pantalla siguiente ;

tomamos la opcin y aparece la pantalla siguiente


21/90


21

Para poder contabilizar en los elementos PEP, se requiere que estos se encuentren en el estatus

de liberado. Estando en la transaccin CJ20N tenemos la siguiente pantalla en el sistema

Vamos a los elementos del PEP

Y detallamos el Status del sistema; el PEP se encuentra en status ABIE, para liberarlo y poderlo

contabilizarlo se requiere liberarlo

La pantalla del elemento PEP esta luego de la liberacin asi :


22/90


22

Realizamos el mismo proceso para el otro elemento PEP y grabamos el proyecto

Los proyectos tienen un ciclo de vida en que la norma de liquidacin tiene un papel central para

asignar la norma de liquidacin regresamos a la transaccin CJ20N, estando situados en la

definicin del proyecto.


Nos posicionamos en el icono que corresponde al Elemento PEP Capacitacin de

Campesinos y seleccionamos la siguiente informacin ;


23/90


23

Y la pantalla siguiente aparece

En este ejemplo el Elemento PEP va a ser liquidado en un Centro de Costo; salimos de esta

pantalla con el icono y se vuelve a esta pantalla

Nos posicionamos en el icono ; para el manejo del estatus del elemento PEP, marcando la

lnea y aparece la pantalla siguiente


24/90


24

El elemento PEP ha sido Liberado y tiene NLIQ la norma de liquidacin asignada; pulsamos

y aparece la pantalla siguiente


25/90


25

Ac en , aparecen las operaciones del sistema que se pueden ejecutar de acuerdo al

estatus, para ver otras operaciones se pulsa el icono , hasta llegar a operaciones que de

acuerdo al estatus no se pueden ejecutar identificadas con .


26/90


26

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR VA LORES ESTADISTICOS( Produ ctos )

Los valores estadsticos en la gestin del Banco de Proyectos se consideran como Productos ; los

Productos se asocian a Elementos PEP de un Proyecto

Ruta SAP: Finanzas Control l ing Contabi l idad de Centros de Costo DatosMaestros Valores Estadstic os Tratamiento ind ividu al Crear

Cdigo de transaccin: KK01


Introducimos el cdigo del valor estadstico por ejemplo 40314j y pulsamos , la pantalla

siguiente es desplegada

En Denominacin colocamos: Numero de personas capacitadas

En Unidad valor estad. UN

En tipo de ratio: cambiamos a Val. Totales

La pantalla se encuentra de la manera siguiente


27/90


27

Se pulsa y la pantalla siguiente aparece


28/90


28

PLANIFICAR VALORES ESTADISTICOS( Prod uc tos )

Objetivo. : Los valores estadsticos pueden utilizarse:

para especificar ratios empresariales en elementos PEP

Por ejemplo Nmero de Personas Capacitadas

Ruta SAP: FinanzasSistema de Proyectos Control l ing Planif icacinValores Estadstic os Mod ificar ( elemento PEP)

Cdigo de Transaccin: CJS2


Para el ejemplo vamos a grabar los Valores Estadsticos en la Versin 0; la pantalla queda de la

siguiente manera:


29/90


29

Se pulsa el icono para pasar a la siguiente pantalla

Cambiamos en el campo CD el valor actual por 0 y pulsamos el icono ; la pantalla siguiente es

desplegada


30/90


30

Ingresamos los valores de la siguiente manera

A continuacin se pulsa el icono para grabar la planificacin y se genera el mensaje siguiente

Para revisar la grabacin de los valores estadsticos vamos a revisar un reporte en el sistema de

informacin de proyectos


31/90


31

Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosSistemas de InformacinCon troll in g COSTOS Referente al plan Por clases de coste Valoreses tad s tico s -pe rodos

Cdigo de Transaccin: S_ALR_87013548


Pulsamos y la pantalla siguiente es desplegada


32/90


32

CONTABILIZACIONES REALES DE VALORES ESTADISTICOS (PRODUCTOS)

Luego de tener planificado el valor estadstico la siguiente etapa del proceso es el registro real del

Valor Estadstico para poder comparar si los planes de llevaron a cabo o no

Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosControl l ing Contabi l izacionesreales Valor es Estadst icos Regis trar

Cdigo de Transaccin: KB 31N



33/90


33

En la pestaa , buscamos la opcin del

elemento PEP; la pantalla queda de la manera siguiente

Se ingresan los valores para el mes de Febrero de 2011 manera de ejemplo

Se pulsa grabar y se genera el mensaje siguiente


34/90


34

Vamos a ejecutar el informe para revisar

Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosSistemas de InformacinCon troll in g COSTOS Referente al plan Por clases de coste Valoreses tad sti co s -pe rodos

Cdigo de Transaccin: S_ALR_87013548

Ingresamos los datos de la forma siguiente

Y se pulsa



35/90


35

PRESUPUESTO DE COSTOS PARA PROYECTOS

El presupuesto es la estructura de costos aprobada para un proyecto. Existen las siguientes clases

de presupuesto en el sistema de proyectos PS SAP :

Presupuesto original

El presupuesto original es el presupuesto originalmente asignado. A partir de un momento que se

especifica, este presupuesto se puede modificar nicamente mediante actualizaciones de

presupuesto.

Actualizaciones de presupuesto

Los eventos imprevistos y las necesidades adicionales, por ejemplo, aumentos de precios

requieren que. Deba actualizarse el presupuesto original, en forma de:

Suplementos

Devoluciones

Traslados

Presupuesto definitivo


36/90


36

El presupuesto definitivo est constituido

Presupuesto original

+ Suplementos

- Devoluciones

+/- Traslados

= Presupuesto definitivo

Liberacin del Presupuesto

La distribucin del presupuesto no es igual a la liberacin de fondos. Por lo tanto, el sistema de

proyectos permite liberar el presupuesto sucesivamente. La liberacin se basa en el presupuesto

definitivo, es decir, el presupuesto original modificado por suplementos, devoluciones o traslados.

Asignacin de Presupuesto a Elementos PEP

Se puede asignar el presupuesto directamente en los elementos PEP.

Se reparte el presupuesto total (utilizando el procedimiento descendente) a los elementos

individuales en Elemento PEP correspondiente


37/90


37

El proyecto tiene un presupuesto de $ 7.000.000, que tiene el vnculo con el ProgramaPresupuestal de PSM ; y adicionalmente se controlara el presupuesto a nivel de cada elemento

PEP , esto es para Obras Civiles no permitir gastar ms de $ 1.000.000 , en Obras Elctricas

2.000.000 y en Obras Hidrulicas $ 4.000.000

Se ejecuta la transaccin que genera el CDP en SAP colocando como Objeto de Imputacin el

elemento PEP

El sistema verifica si el elemento PEP cuenta con presupuesto disponible para realizar la

contabilizacin. Si tiene Presupuesto continua el paso 3 , sino tiene vuelve al modulo de Proyectos.

Gestin de Presupuestos

El sistema verifica si el Proyecto Presupuestario cuenta con presupuesto disponible para realizar

la contabilizacin. Si tiene Presupuesto contabiliza ; sino genera un mensaje de error y se debe de

llevar a cabo el proceso de adiciones o traslados presupuestales en PSM

En este diseo siempre se verifica primero que el elemento PEP cuente con presupuesto

disponible para evitar que un solo elemento PEP se consuma el presupuesto de los otros

elementos PEP del proyecto


38/90


38

Para el caso de el ejemplo de la grfica , el programa Presupuestario vinculado a PSM controla

que no se sobrepasen los $ 7.000.000 , mientas que en PS se controla que el elemento PEP 1 , no

gaste ms de $1.000.000


39/90


39

GUIA DE INFORMES EXPLICADOS

Transaccin CN41

Transaccin CN41N

Transaccin: CN42N

Transaccin: CN43

Transaccin: S_ALR_8701353

Transaccin S_ALR_87013556












40/90


40

GUIA DE INFORMES ESTANDAR PS: GOBERNACION DEL VALLE

Men del sistema de Informacin de Proyectos


41/90


41

Transaccin CN41

Este reporte muestra la estructura de un proyecto y sus elementos PEP



42/90


42

Se ingresa el cdigo del proyecto y la pantalla siguiente

Se pulsa y la pantalla siguiente es desplegada


43/90


43

Se pulsa el icono

Se pulsa el icono para visualizar


44/90


44

Estando en la pantalla


Se aade el campo Status para visualizarlo y el reporte queda ahora de la siguiente manera


45/90


45

Si queremos ver todos los proyectos con sus elementos PEP en esta misma transaccin

En Proyecto pulsamos el icono y la pantalla siguiente es desplegada

Pulsamos la tecla F4 y Enter ; la pantalla siguiente es desplegada


46/90


46

Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono . Se

vuelve a la pantalla inicial


47/90


47

Y se pulsa el icono ; la pantalla siguiente es desplegada


48/90


48


49/90


49

Transaccin CN41N


En Proyecto pulsamos el icono y la pantalla siguiente es desplegada


50/90


50

Pulsamos la tecla F4 y Enter ; la pantalla siguiente es desplegada


51/90


51

Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono . Se

vuelve a la pantalla inicial


52/90


52

Pulsamos el icono y la pantalla siguiente se despliega


53/90


53

Para incluir las columnas de costo real y estatus del proyecto hacemos lo siguiente :

Seleccionamos el icono y la opcin Modificar Disposicin ; la pantalla siguiente se

despliega


54/90


54

Trasladamos con el icono los campos a la derecha que requerimos : a) Costes Reales y b)

Status . La pantalla esta de la siguiente manera ahora

Pulsamos Enter y el informe de proyectos se ve de la siguiente manera ahora :


55/90


55

Seleccionemos el proyecto cdigo 0101079000000

Y pulsemos


56/90


56

Vemos en este informe cunto ha costado el proyecto en su totalidad: $ 41.031.523,90 y cada de

una de las actividades o elementos PEP

Con el icono , se observa la estructura grfica del proyecto


57/90


57

Cdigo de Transaccin: CN42N


Para el ejemplo vamos a tomar el proyecto: 0101079000000


58/90


58



59/90


59

Para ejecutar un informe de este proyecto seleccionamos el icono y la pantalla siguiente se

despliega

; tomamos la opcin Ejecutar informe investig y la siguiente pantalla es

desplegada

Se pulsa


60/90


60

De este informe se puede pasar a las partidas individuales

Se pulsa doble Click en la partida de los $75.000.000


61/90


61

Se pulsa click en el pedido para ver las imputaciones realizadas

Volvemos hacia atrs con la flecha verde , hasta volver a la pantalla inicial


62/90


62

Pulsando el icono , podemos navegar a los elementos PEP del proyecto

y se despliega la pantalla siguiente :

Pulsando doble click sobre el primer elemento PEP y llegamos a la pantalla siguiente


63/90


63


64/90


64

Cdigo de Transaccin: CN43


Pulsamos el icono

En esta pantalla podemos tomar varias opciones para el anlisis a) Grfica , b) Adicin de Campos ,

C) Visualizacin de elementos PEP

a) Grfica : se selecciona el icono y la pantalla siguiente se despliega


65/90


65

Seleccionamos el icono y la pantalla siguiente se despliega

Seleccionamos el icono y se despliega la pantalla siguiente


66/90


66

b) Adicin de campos : seleccionamos el icono y la pantalla siguiente es desplegada

Para el ejemplo vamos a incluir el Valor Total del PEP que es un monto de referencia , la pantalla

se ve de la siguiente manera


67/90


67

Se pulsa enter y la pantalla siguiente se despliega

Y aparece el valor estimado por elemento PEP .


68/90


68



Se pulsa y se despliega la pantalla siguiente


69/90


69

Para visualizar la grfica , pulsamos el icono y la pantalla siguiente se despliega

; seleccionamos Grfico 3D y la pantalla siguiente se

despliega

Seleccionamos el icono y la pantalla siguiente se despliega


70/90


70

Se selecciona el icono Resumen

Se selecciona Ej Ant


71/90


71


72/90


72

Transaccin S_ALR_87013556: Resumen de Fondos


Se pulsa y la pantalla siguiente se despliega

El informe muestra el presupuesto total del proyecto y desglosado por elementos PEP


73/90


73

Transaccin: S_ALR_87013557 Presupuesto/ Real / Desviacin


Se selecciona y la pantalla siguiente se despliega

Este informe seala la comparacin entre el presupuesto y la ejecucin real


74/90


74

Transaccin: S_ALR_87013558 Presupuesto/ Real / Comp/Plan Real / Asign



Este reporte seala la comparacin entre el presupuesto, la ejecucin real y los comprometidos

asignados


75/90


75

Transaccin: S_ALR_87013559 Presup / Distribuid / Plan / DistribuidLa pantalla siguiente es desplegada


Este reporte muestra la distribucin del presupuesto en elementos PEP desde el proyecto , en este

caso el presupuesto del proyecto es $7.000.000 y se distribuye en 1 MM, 2 MM y 4 MM en los

elementos PEP


76/90


76

Transaccin: S_ALR_87013560 Actualizaciones de Presupuesto



En este reporte se muestran las adiciones, devoluciones o traslados realizados en Elementos PEP y

Proyectos; para el ejemplo se realizo una adicin de $ 500.000 al proyecto y al elemento PEP

Obras Civiles en $ 500.000


77/90


77

Analicemos ahora los informes por clases de costo ( cuentas contables )


78/90


78

Transaccin: S_ALR_87013542 Real / Comp / Total / Plan en Mon Soc CO



En este informe se analizan los costos reales y comprometidos por cuenta y a nivel de Proyecto y

de Elemento PEP. En la primera vista tenemos el costo del proyecto , pero podemos navegar a

travs de cada elemento PEP como se muestra en la grafica siguiente


79/90


79

Para este ltimo PEP , si se quiere analizar las partidas del comprometido se pulsa doble Click en

la partida del comprometido y la pantalla siguiente se despliega

Se pulsa doble click en la partida de nuevo y se despliega la pantalla siguiente


80/90


80


81/90


81

Transaccin: S_ALR_87013543 Real / Plan / Desviacin Abs / Desviacin %




82/90


82

Este informe sirve para comparar lo ejecutado realmente en un proyecto y compararlo con la

planeacin ; esta a nivel de todo el proyecto en general y de cada elemento PEP en particular por

clase de costo ( cuenta contable )

Desde esta pantalla podemos navegar las partidas individuales que componen por ejemplo el valor

de $9.378.350.265 , pulsamos doble click en este valor y la pantalla siguiente se despliega

Pulsando de nuevo doble click en la partida de $ 600.000 , la pantalla siguiente se despliega


83/90


83

Pulsando de nuevo doble click en la lnea del gasto, la pantalla siguiente se despliega

Se pulsa el icono y se despliega la pantalla siguiente


84/90


84

Transaccin: S_ALR_87013544 Comparacin Plan / Real / Desviacin



Este informe muestra los cargos reales a los proyectos ( elementos PEP ) por mes , clase de costo(

cuenta ) , comparndolo con los costos planeados de un proyecto ( elementos PEP)


85/90


85

Transaccin: S_ALR_87013545 Comparacin perodos real



Este informe muestra la ejecucin de un proyecto y elementos PEP por ejercicio y perodo (mes)


86/90


86

Transaccin: S_ALR_87013546 Comparacin periodos comprometido



En esta primera parte del informe estamos viendo los comprometidos de proyecto ( CDP) hasta el

sexto mes del ao 2010 , para ver los meses siguientes


87/90


87

Pulsamos la flecha y la pantalla siguiente se despliega

Se ve un comprometido para el proyecto en referencia en el mes 12 del 2010 ; pulsamos doble

clicken la partida de los $ 864.646.104 y la pantalla siguiente se despliega

De nuevo doble click en la partida de los $ 864.646.104 y se tiene el documento del CDP


88/90


88

Transaccin: S_ALR_87013548 Valores estadsticos / Perodo




89/90


89

El concepto valor estadstico se puede asimilar a metas; para el mes de Enero se planeo atender

1000 personas y se atendieron 800 con una desviacin del 20%


90/90


Control de Disponibilidad Presupuestal

Permiten supervisar y controlar los costos del proyecto. El jefe de proyecto puede utilizar el

control de disponibilidad analizar de los fondos asignados y ver de qu clase son.

El control de disponibilidad permite controlar los costos asociados al elemento PEP asociado al

proyecto de forma activa, emitiendo mensajes de error cuando los costos superan el presupuesto

establecido

SAP permite verificar la activacin del control de disponibilidad presupuestal mediante una

transaccin que genera el mensaje siguiente

3 - manual de usuario final ps

Documents

moduloproject system

elemento pep

proyecto asignado

cj20nla pantalla siguiente

pantalla siguientepara

lapantalla siguiente

mensaje siguiente

proyectos a travs