2 anteproyecto de gestion_documental_2010[1]

“ANALISIS DEL NIVEL CONOCIMIENTO DEL TALENTO HUMANO DEPROEMPRESAS EN ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTAL”

Edgar Jaimes AriasFernando Restrepo

Rodrigo Arias Amarillo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENATECNOLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

REGIONAL NORTE DE SANTANDERSAN JOSÉ DE CÚCUTA, 2010

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Elizabeth Botia GonzalezFernando Restrepo

Rodrigo Arias

Proyecto de investigación como requisito para el modulo Análisis de la Información

Director

Juana Carolina Fuentes

Instructora de Administración Documental - SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENATECNOLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

REGIONAL NORTE DE SANTANDERSAN JOSÉ DE CÚCUTA, 2010

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción 4

1. Problema 51.1 Titulo. 51.2 Formulación del Problema 51.3 Planteamiento del Problema 51.4 Justificación 51.5 Objetivos. 61.5.1 Objetivo General. 61.5.2 Objetivos Específicos. 71.6 Alcances y Limitaciones. 71.6.1 Alcances 71.6.2 Limitaciones 82. Marco Referencial 92.1 Antecedentes 92.2 Marco conceptual 92.3 Marco legal. 123. Diseño Metodológico. 133.1 Tipo de Investigación 133.2 Población y Muestra. 133.2.1 Población. 133.2.2 Muestra. 133.3 Instrumentos para la recolección de datos. 143.3.1 Fuentes Primarias 143.3.2 Fuentes Secundarias. 143.4 Presentación y Análisis de la información. 144. Recursos. 154.1 Recursos Humanos. 154.2 Recursos Institucionales. 154.3 Recursos Materiales. 154.4 Recursos Financieros. 164.4.1 Ingresos. 164.4.2 Egresos. 165. Cronograma de Actividades. 17

Bibliografía

Anexos

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INTRODUCCIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en su objetivo de formar talento

humano en la especialidad de Gestión Documental, altamente competente en sus

funciones profesionales, facilita el desarrollo de proyectos productivos para

garantizar la captación de conocimientos prácticos por parte de aprendices en las

diferentes empresas productivas de la región.

Atendiendo a ese cometido, el presente proyecto propone realizar en las

instalaciones de Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

PROEMPRESAS “ANALISIS DEL NIVEL CONOCIMIENTO DEL TALENTOHUMANO DE PROEMPRESAS EN ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTAL”

El presente permite diagnosticar el estado de conocimiento de talento humano de

la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander PROEMPRESAS

entregando resultado para el planteamiento de la mejora continua de los

trabajadores.

Al interior del proyecto se desglosan las diferentes actividades conducentes a

lograr los objetivos, siguiendo las pautas de metodología básicas de un trabajo

de investigación.

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1. PROBLEMA.

1.1 TITULO


1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo impulsar la necesidad de conocimiento en archivos de gestión documental

en la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

PROEMPRESAS?

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

“PROEMPRESAS”, debido que no poseen el conocimiento indispensable para

organizar la documentación tanto administrativa como histórica en la empresa

para seleccionar o eliminar información sin ningún criterio profesional. Es por ello

indispensable la necesidad urgente de la organización que tienen los documentos

que se generan a través de los procedimientos administrativos realizados

diariamente en las oficinas.

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1.4 JUSTIFICACIÓN

El problema planteado amerita una atención urgente, considerando el bajo grado

conocimiento que el talento humano trabajador de la Corporación Propulsora de

empresas del Norte de Santander posee al respecto de las Normas Técnicas

establecidas por el Archivo general de la Nación, que implica alto riesgo en

deterioro del proceso de calidad en la gestión documental afectando la

productividad y confiabilidad de la Corporación.

Además siendo “PROEMPRESAS”, aliada al Servicio Nacional de Aprendizaje

“SENA” regional Norte de Santander donde se forman técnicos, técnicos

profesionales y tecnólogos en programas de gestión documental por tal motivo,

encontrar estas inconsistencias de conocimiento y aplicación de normas,

demuestran gran debilidad de gestión de los directivos para mantener a sus

trabajadores en la mejora continua buscando la calidad de los procesos

ejecutados en la corporación.

También el tema justifica el enriquecimiento cognoscitivo y práctico de los

autores del proyecto, que en la modalidad de proyecto productivo tendrá la

oportunidad de adquirir experiencia y aplicar los conocimientos adquiridos durante

su tiempo de formación como tecnólogos de gestión documental.

En el desarrollo de la actividad se destaca la integración del SENA -

PROEMPRESAS., donde a través de las respectivas socializaciones se generan

expectativas, las cuales pueden redundar en beneficio de las partes y de la región.

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1.5 OBJETIVOS

1.5.1Objetivo general. Analizar el estado de conocimientos teóricos y prácticos

del talento Humano de PROEMPRESA frente a las dimensiones éticas,

jurídicas, sociales y administrativas de la gestión documental.

1.5.2 Objetivos especificos:

· Analizar el funcionamiento de interno de la gestión documental de

PROEMPRESAS.

· Recolectar datos de estado de conocimiento del talento humano de

PROEMPRESAS en relación a la gestión documental con la aplicación de

encuesta suministrada y prueba de conocimientos.

· Analizar datos suministrados por la prueba aplicada sobre el estado de

conocimiento del talento humano de PROEMPRESA.

· Socializar a las Directivas, Instructora y aprendices del la tecnología de

Gestión Documental 2010 los resultados obtenidos del estado de

conocimiento de la gestión documental del talento humano de

PROEMPRESAS.

· Sensibilizar la importancia, la normatividad legal vigente, los beneficios

sobre la gestión documental en las empresas al talento humano trabajador

de PROEMPRESAS.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

1.6.1 Alcances. Se aspira que al finalizar el análisis y la evaluación del talento

humano frente al conocimiento del Proceso de Gestión Documental de la

Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

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PROEMPRESAS los directivos de la entidad conozca detalladamente el

grado de conocimiento de los trabajadores frente a las normas, acuerdos,

decretos que rigen la Gestión Documental de las empresas, lo cual generaran

planeación interna de capacitación para el mejoramiento continuo de los

trabajadores de la corporación.

1.6.2 Limitaciones. El proyecto se ejecutara en las instalaciones de la


PROEMPRESAS ubicada en el barrio Quinta Oriental del municipio San

José de Cúcuta, en el tiempo correspondiente a un semestre académico y

en los horarios acordados entre el autor y el funcionario representante de

la Corporación.

Un factor limitante es la falta de tiempo de los trabajadores de la

corporación pues por ser talento humano lideres en EMPRENDIMIENTO

regional son personas que están en constante desplazamiento para

apoyar los proyectos productivos de nuestro departamento Norte de

Santander lo cual ahí que acordar con las directivas de la corporación para

obtener resultados reales del estado de conocimiento en la gestión

documental.

2. MARCO REFERENCIAL.

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2.1 ANTECEDENTES

2.2 MARCO TEORICO

2.3 MARCO CONCEPTUAL

· COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para

determinada comunidad.

· DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Abarca tanto la

información contenida en el documento en si, como las diferentes formas que

estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de

computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

· OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para

establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden

sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de

interés interno o externo.

· ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública

o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel

orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que

los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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· ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende la documentación producida y recibida

por las dependencias de la Administración Central para dar respuesta a la

solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las

oficinas productoras o quien la solicite.

· ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Es la oficina que se encarga de

recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar todos los

documentos que se generan en las instituciones o que llegan a ellas y ponerla

en manos de los interesados.

· RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en recibir y revisar las

comunicaciones legales que llegan, procedentes de las dependencias,

apartados, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe

constatarse que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como

requisitos de firma, anexos, número exacto de copias.

Si es externo deberá verificarse que el destinatario pertenezca en efecto a la

institución, se debe marcar la guía externa con nombre del receptor y sello

institucional.

· RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Se basa en revisar el número consecutivo

oficial asignado en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin

de evitar saltos y repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en

situar en el extremo superior derecho el respectivo rótulo con número y fecha

de recibido según el grupo, con el orden de llegada, los códigos de serie y de

la dependencia a la cual va dirigida la comunicación.

· REGISTRO DE DOCUMENTOS: Es la anotación de los aspectos relevantes

de la comunicación en la base de datos: remitente, destinatario, fecha de

elaboración, número de radicación, serie documental, relación de copias y

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anexos, el resumen del documento y el análisis para verificación de la correcta

asignación de la serie documental. Los documentos deben ser registrados

para obtener seguridad del trámite cuando sea requerido, para facilitar su

recuperación y para dejar constancia de la entrega.

· CORREO INTERNO: Consiste en distribuir las comunicaciones recibidas y

radicadas entre las dependencias a través del servicio interno de mensajería y

dentro de las bolsas de reparto de cada dependencia. Generalmente el correo

interno se realiza con los mismos recorridos de recolección de documentos

mediante un intercambio de bolsas que permite poner los nuevos documentos

producidos en Gestión de Documentos para su recepción.

2.4 MARCO LEGAL

· La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece

que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total,

comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la

consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los

documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión

documental, se determinan los siguientes procesos que estarán

interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de

correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de

Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización,6.

Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.

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· Norma Técnica Colombiana 3393. En la Generación de Documentos de las

instituciones en cumplimiento de sus funciones la NORMA TECNICA

COLOMBIANA 3393 “Elaboración de Documentos Comerciales”.

· Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001(Artículos 3, 5, 8, 10,11 y 12). En la recepción de documentos como lo estipula los Artículos 3, 5,

8, 10, 11 y 12 del Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001 se

debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean

competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el

propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

· Decreto 2150 de 1995. En el artículo 25 establece la “Utilización del correo

para el envío de información” En la debida distribución de los documentos se

debe garantizar que lleguen a su destinatario.

· Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001(artículos 3,6 y 8). En

desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de

documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran

sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad

existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos

establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones estipuladas en

los artículos 3,6 y 8 del acuerdo 060 del Archivo General de la Nación “Envío

y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos

administrativos”.

3. DISEÑO METODOLOGICO.

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3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El proyecto se considera de carácter descriptivo pues su finalidad consiste en

caracterizar una situación específica donde se evalúan los conocimientos que

posee el talento humano sobre la gestión documental en las empresas. En el

tema de estudio implica análisis y evaluación lo cual determinara el nivel de

conocimiento sobre aspectos de la gestión documental.

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

3.2.1 POBLACIÓN. Para los términos de la población del proyecto se tomara

el número total de trabajadores de la Corporación Propulsora de empresas del

Norte de Santander PROEMPRESAS

3.2.2 MUESTRA. Para efectos de la muestra debido a tener una población

aparentemente pequeña se tomara el 20% ( el veinte por ciento ) de la

población registrada en la planta física y citado el 20% se aplicará de manera

aleatoria

3.3 INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN. Se trabaja con fuentes primarias y

secundarias propias de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de

Santander PROEMPRESAS

3.3.1 Fuentes Primarias

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· Prueba de conocimientos aplicada al personal seleccionado

· Entrevista al personal del programa.

3.3.2 Fuentes Secundarias.

· Análisis de trabajos relacionados con la gestión documental.

3.4 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACION

La información obtenida, permitirá organizar los aspectos críticos del proyecto, los

cuales serán socializados con los funcionarios del SENA, aprendices de gestión

documental del periodo 2010, así como los avances respectivos con las

autoridades legales de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de

Santander PROEMPRESAS.

Como resultado de las diferentes retroalimentaciones y los aspectos cognitivos

adquiridos en el desarrollo de la carrera tecnólogo en gestión documental,

además del uso de herramientas tecnológicas, se genera el procesamiento de la

información captada y se elaboraran los diferentes cuadro, diagramas y gráficas

pertinentes, que sean soportes para el proyecto.

Se espera el aporte fundamental del talento humano que el SENA y de la

Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander PROEMPRESAS

designados como asesores y directores, para garantizar la calidad final del

proyecto.

4. RECURSOS

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4.1 RECURSOS HUMANOS

Autores

Elizabeth Botia Gonzalez

Fernando Restrepo

Rodrigo Arias

Director

Juana Carolina Fuentes

Instructora de Gestión Documental - SENA

4.2 RECURSOS INSTITUCIONALES

· Biblioteca del SENA Regional Norte de Santander.

· Instalaciones del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

· Biblioteca SENA.

· Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

PROEMPRESAS.

4.3 RECURSOS MATERIALES

· Computador.

· Video Beam

· Cámara Digital.

· Normas Legales Vigentes de Gestión Documental.

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· Otros.

4.4 RECURSOS FINANCIEROS.

4.4.1 Ingresos

· La Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

PROEMPRESAS. aportara y facilitara los recursos logísticos necesarios

para el desarrollo del proyecto.

· Aportes de los autores 600.000 seiscientos mil pesos.

4.4.2 Egresos

· Impresiones 20.000

· Fotocopias 50.000

· Encuadernación. 80.000

· Transporte. 60.000

· Refrigerio. 30.000

· Digitación. 100.000

· Internet 50.000

· Otros gatos. 200.000

TOTAL DE EGRESOS 590.000

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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· Inducción en la empresa, relación con el personal profesional de la empresa

a cargo de la dirección del proyecto.

· Análisis de documentos secundarios.

· Recolección y análisis de datos de información de la entrevista aplicada al

talento humano de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de

Santander PROEMPRESAS

· Aplicación de Prueba de Conocimientos al talento humano de la


PROEMPRESAS

· Análisis, organización y clasificación de la información obtenida en el

desarrollo del proyecto.

· Socialización de resultados e informe de avances en la evolución del

proyecto ante directivas de empresa y la universidad.

· Sensibilización

· Elaboración revisión y finalización del informe de ejecución.

· Sustentación del proyecto.

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N° ACTIDIDAD

SEPTIEMBRE OCTUBRE

1

SEMANA

(20-27)

2

SEMANA

(27-30)

3

SEMANA

( 1-8)

4

SEMANA

(11-15)

5

SEMANA

(19-22)

1

Inducción en la empresa,

relación con el personal

profesional de la empresa a

cargo de la dirección del

proyecto.

2 Análisis de documentos

secundarios

3

Recolección y análisis de

datos de información de la

entrevista aplicada al talento

humano de la Corporación

Propulsora de empresas del

Norte de Santander

PROEMPRESAS

4Aplicación de Prueba de

Conocimientos al talento

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5

Análisis, organización y

clasificación de la información

obtenida en el desarrollo del

proyecto.

6

Socialización de resultados e

informe de avances en la

evolución del proyecto ante

directivas de empresa y la

universidad.

7 Sensibilización

8Elaboración revisión y

finalización del informe de

9 Sustentación del proyecto.

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BIBLIOGRAFÍA

OBRA: CARTILLA PARA ELABORACION DE PROYECTOS

AUTOR: GERARDO RAYNAD DELAVA

EDITORIAL PACHE

N° DE PÁGINAS: 75

FECHA: 1996

OBRA: FUNDAMENTOS DE INVESTIGACION

AUTOR: PHILISP KLOTLER GARY ARRIS

EDITORIAL: PRENTICE HALL HISPANOAMERICANO

N° DE PÁGINAS: 654

FECHA: 1991

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2 anteproyecto de gestion_documental_2010[1]

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