การจดการขอมล

(Data management)

ขอมล (Data)

ขอมล เปนองคประกอบ ทส าคญของระบบสารสนเทศคอมพวเตอร การจดการขอมล (data management) เปนกลยทธทใชในการบรหารองคการ ใหมประสทธภาพ และตองมการตดสนใจทถกตอง รวดเรว และทนตอเหตการณในการท าธรกจในยคปจจบน

ไมอยากใชไหม คบ

วตถประสงคในการจดการขอมล

1.การเกบขอมล สามารถน ากลบมาใชงานไดอกในภายหลง

2.การจดขอมล สามารถน ากลบมาใชงานไดอยางมประสทธภาพ

3.การปรบปรงขอมล สามารถปรบปรงขอมลใหเปนขอมลปจจบนอยเสมอ

4.การปกปองขอมล ปองกนขอมลใหมความปลอดภยจากการลกลอบใชงาน หรอแกไข

หนวยขอมล (Data Unit)

หนวยของขอมลคอมพวเตอรสามารถจดเรยงจากขนาดเลกไปขนาดใหญ

ดงน

บต (bit) เชน 0 หรอ 1

ตวอกษร (character) ตวอกษร 1 ตว

ASCII 1 bytes ( 8 bit)

Unicode 2 bytes (16 bit)

เขตขอมล (field) ขอความใด ๆ ซงประกอบไปดวยกลมตวอกษรทแทนขอเทจจรง

ID NAME Position

001 John Engineer

002 Anna Manager เขตขอมล

ตวอกษร

หนวยขอมล (Data Unit)

ระเบยนขอมล (record) กลมของเขตขอมลตางๆ

แฟม (file) กลมของระเบยนขอมลทมโครงสรางเดยวกน

ID NAME Position

001 John Engineer

002 Anna Manager

… … …

ระเบยนขอมล

แฟม ต าแหนง

แฟม

ฐานขอมล

หนวยขอมล (Data Unit)

ฐานขอมล (database) กลมของแฟมทมความสมพนธกน

อาจารย

วชา

นกศกษา

เขตขอมลคย (Key Field)

เขตขอมลคย (key field) ใชส าหรบระบระเบยนขอมลอยางเฉพาะเจาะจง ขอมลในกลมนจะไมซ ากบระเบยนอน ๆ

เขตขอมลคย

ชนดของขอมล (Data Types)

คาตรรกะ (booleans) มคา จรง กบ เทจ

จ านวนเตม (integers) เลขทไมมเศษสวนหรอทศนยม เชน 1, -1, 345, -543

จ านวนจรง (floating-point values) จ านวนตวเลขใดๆ เชน 23.456, -4755.3333445

ตวอกษร (character) ขอมลทแทนดวยกลมของบต เปนตวอกษรหรอสญลกษณ เชน A, S, B

สายอกขระ (strings) กลมของตวอกษร

วนทและเวลา (date/time) ขอมลวนทหรอเวลา

ไบนาร (binary) ขอมลทางคอมพวเตอร เชน แฟม รปภาพ ไฟลวดโอ

ประเภทของแฟมขอมล

แฟมหลก (master files) คอแฟมทเกบขอมลทเกดการเปลยนแปลงนอย หรอแทบไมมการเปลยนแปลงเลย อาจเรยกไดวาเปนแฟมขอมลถาวร หรอกงถาวร

แฟมลกคา แฟมสนคา แฟมขอมลการขายประจ าเดอน

แฟมรายการเปลยนแปลง (transaction files) คอแฟมทเกบขอมลรายการทเกดการเปลยนแปลงกอนทจะน าไปปรบปรงใหกบแฟมรายการหลก

แฟมรายการขายในแตละวน

ลกษณะการประมวลผลขอมล

การประมวลผลแบบกลม (batch processing)

การประมวลผลทนท (real-time processing)

ลกษณะการประมวลผลขอมล (Data Processing)

การประมวลผลแบบกลม (batch processing) เปนการประมวลผลโดยรวบรวม

ขอมลตางๆ มาประมวลผลตามชวงเวลาทก าหนด โดยขอมลทใชในการประมวลผลอาจมาจากเอกสารตางๆ ขอมลทปอนแบบออนไลน แตขอมลจะยงไมถกประมวลผลทนท จนกวาจะถงชวงเวลาทก าหนดไว เพอลดคาใชจาย เชน คาน าประปา คาไฟฟา ยอดบญชบตรเครดต

ลกษณะการประมวลผลขอมล (Data Processing)

การประมวลผลทนท (real-time processing) เปนการ

ประมวลผลทไดผลลพธทนทเมอท ารายการเขาสระบบ เชน การถอนเงนจากต ATM ทตองมการปรบเปลยนยอดเงนในบญช ซงถาการประมวลผลท าแบบออนไลน จะเรยกวา online transaction processing (OLTP)

การเขาถงขอมล (Data Access)

การเขาถงขอมลแบบล าดบ (sequential data access) เปนการเขาถงขอมลแบบทตองอาศยการอานขอมลตงแตตน จนถงขอมลทตองการ เหมาะส าหรบการอานขอมลปรมาณมากและเรยงล าดบ

การเขาถงขอมลแบบสม (random data access) การเขาถงขอมลลกษณะนจะตองใชกลไกการหาต าแหนงระเบยนวธตางๆ เหมาะส าหรบการคนหาขอมลจ านวนไมมาก และมการเพม ลบ แกไขขอมลเปนประจ า

การจดโครงสรางแฟมขอมล

มปจจยทตองพจารณาในการเลอกโครงสราง ไดแก

ปรมาณขอมล ความถในการดงขอมล ความถในการปรบปรงขอมล จ านวนครงทอานขอมลจากหนวยความจ าส ากรองตอการดงขอมล

การจดโครงสรางขอมลแบบตางๆ

แฟมล าดบ (sequential file)

แฟมสม ( direct file หรอ hash file)

แฟมดรรชน (indexed file)

แฟมล าดบดรรชน (indexed sequential file)

การจดโครงสรางแฟมขอมล

แฟมล าดบ (sequential file) เปนการจดโครงสรางแฟมทงายทสด คอ ระเบยนถกเกบเรยงตอเนองกนไปตามล าดบของเขตขอมลคย

การจดโครงสรางแฟมขอมล

แฟมสม (direct file หรอ hash file) ใชแกปญหาความลาชาในการเขาถงขอมลของแฟมล าดบ คอใชขอมลในเขตขอมลคยเปนขอมลน าเขา และใหผลลพธเปนต าแหนงทอยของระเบยน

ตวอยางแฟมดรรชน

ตวอยางการแทรก record

การจดโครงสรางแฟมขอมล

แฟมล าดบดรรชน (indexed sequential file) คอตวระเบยนในแฟมขอมลไมเรยงตามล าดบ แตเรยงเฉพาะคยในดรรชน และมการก าหนดดรรชนบางสวน(partial indexed)เพมขนมา

Menu

ตวอยางแฟมล าดบดรรชน

ตวอยางการแทรก record

เปรยบเทยบโครงสรางแฟมขอมล

แฟมโปรแกรมและแฟมขอมล

แฟมโปรแกรม คอแฟมโปรแกรมประกอบดวยชดค าสงตางๆ ทท างานอยางใดอยางหนง เชน โปรแกรมประมวลผลค า Microsoft Word

ประเภทแฟมโปรแกรม สวนขยาย

Command COM

Application Program EXE

Batch Program BAT

Dynamic Link Library DLL

แฟมโปรแกรมและแฟมขอมล

แฟมขอมล คอแฟมทไดจากการบนทกขอมลดวยแฟมโปรแกรม ซงแฟมขอมลบางประเภทสรางและเปดดวยโปรแกรมใดโปรแกรมหนงโดยเฉพาะ

ประเภทแฟมขอมล สวนขยาย โปรแกรม มาตรฐาน

Adobe Photoshop Drawing PSD Adobe Photoshop

Bitmap BMP

Conceptual Data Model CDM PowerDesignerDataArchitect

Microsoft Word Document DOC Microsoft Word

Visio Drawing VSD Visio

ระบบแฟมขอมล (File Systems)

ในอดตการจดเกบขอมลดวยคอมพวเตอรมลกษณะเปนแฟมขอมล เมอมการขยายระบบกเรมมการเกบขอมลทอสระตอกน ท าใหมการเกบขอมลอยหลายท ขอมลเหลานนอาจไมใชขอมลทเปนปจจบน การขยายระบบจงจ าเปนอยางยงทจะตองค านงถงการจดเกบขอมลดวย ซงการเกบขอมลแบบเดมท าใหเกดปญหาตางๆ ดงน

ปญหาของแฟมขอมล

ความซ าซอนของขอมล (data redundancy)

เกบขอมลเดยวกนไวมากกวา 1 แหง เนองจากแตละหนวยงาน ตางคนตางเกบ

สอดคลองกนของขอมล (data inconsistency)

เกบแฟมขอมลไวหลายท เปลยนแปลงในหนวยงานหนงอาจไมไดตามไปเปลยนแปลงในอกหนวยงานหนง

ขอมลแยกอสระตอกน (data isolation)

แฟมขอมลไมมการเชอมโยงกน ตางคนตางเกบ รปแบบกอาจแตกตางกน เชน หนวยเปนนวและหนวยเปนเซนตเมตร ท าใหการเขาถงท าไดยาก

ปญหาของแฟมขอมล

ความไมปลอดภยของขอมล (poor security)

ก าหนดสทธในการเขาถงขอมลท าไดยากเนองจากแตละหนวยงานมอสระใน

การจดการขอมล

ขาดบรณภาพของขอมล (lack of data integrity)

การตรวจสอบความถกตองของขอมลเปนไปไดยาก เชน คาเกรดเฉลยตอง

ไมตดลบ เนองจากขอมลเกบอยหลายท

ความขนตอกนระหวางโปรแกรมประยกตกบโครงสรางของแฟมขอมล

(application / data dependence)

โครงสรางแฟมขนอยกบโปรแกรมประยกตทแตละหนวยงานใช ซงถามการ

ปรบเปลยนโปรแกรมประยกตกตองปรบเปลยนโครงสรางแฟมดวย

ระบบฐานขอมล (DATABASE SYSTEMS)

ระบบฐานขอมล (database) หมายถง กลมของขอมลทมความสมพนธกนและถก

น ามาจดเกบในทเดยวกน โดยขอมลอาจเกบไวในแฟมขอมลเดยวกนหรอแยกเกบหลาย

ๆ แฟมขอมล แตตองมการสรางความสมพนธระหวางขอมลเพอประสทธภาพในการ

จดการขอมล

ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System:DBMS) เปน

ซอฟตแวรระบบทใชในการจดการฐานขอมล เปรยบเหมอนสอกลางระหวางผใชและ

โปรแกรมประยกตตางๆทเกยวของกบการใชฐานขอมล

ระบบฐานขอมล (DATABASE SYSTEMS)

ฝายทะเบยน

ฝายการเงน

ฝายกองทนกยม

ฝายหองสมด

ขอมลนกศกษาขอมลการลงทะเบยนขอมลผลการเรยนขอมลการเงนขอมลกกองทนขอมลการยม-คน

โครงสรางฐานขอมล

โปรแกรมทะเบยน

โปรแกรมบญช

โปรแกรมกองทน

โปรแกรมยม-คน

ระบบจดการ

ฐานขอมล(DBMS)

ขอดของระบบฐานขอมล

การใชขอมลรวมกน (data sharing) คอขอมลและสารสนเทศจากหนวยงานหนงสามารถใชงานรวมกบหนวยงานอน ๆ ได

ลดความซ าซอนของขอมล (reduce data redundancy) คอ การจดเกบขอมลจะรวบรวมไวในทเดยวกน หนวยงานตาง ๆ สามารถทจะเรยกใชแฟมขอมลเดยวกนได ท าใหประหยดเนอทในการจดเกบขอมลและลดความซ าซอนลงได

ขอดของระบบฐานขอมล

ขอมลมความถกตองมากขน (improved data integrity) คอ การจดเกบขอมลจะเกบไวในทแหงเดยวกน หากมการแกไขขอมลใด ๆ กจะปรบปรง ณ แหงเดยว ท าใหขอมลมความถกตองมากยงขน

เพมความปลอดภยใหกบขอมล (increased security) คอ การเขาถงขอมลผใชจะถกก าหนดสทธดวยรหสผาน (password) ใหสามารถเขาใชขอมลในสวนทเกยวของเทานน

ขอดของระบบฐานขอมล

มความเปนอสระของขอมล (data independency) คอ หากม

การเปลยนแปลงโครงสรางของตารางในฐานขอมล กไมจ าเปนตองแกไขโปรแกรมประยกตทใช จงเกดความเปนอสระระหวางการจดเกบขอมลและการประยกตใช

จดท าโดย

นาย ธนพงษ นานกร เลขท1 ชนม.5