Архив-Connection на базе СПО

Архив документов организации

Проблемы бумажного архива:

• недостаточная надежность

• невысокая скорость поиска

документов, отсутствие возможности

полнотекстового поиска

• громоздкая система учета

• большой физический объем архива

Электронный архив: преимущества

Электронный архив, это:

• оперативность при работе с

документами

• надежность

• быстрый поиск документов

• долговечность хранения

• многопользовательский

режим работы с документами

• возможность удаленной

работы

• возможность интеграции с

информационными системами

предприятия

Выбор СЭД и системы архивного хранения - критерии

• Лицензионные отчисления

• Стоимость внедрения

• Функциональность

• Платформа

• Доверие к поставщику решения

• Стоимость владения

Решение IBA: Архив-Connection на базе СПО

Архитектура

Oracle

MS SQL

MySQL

PostgreSQL

Кл

иен

т п

ото

ково

го

скан

ир

ова

ни

яВ

еб-п

ри

ло

жен

ие

Вза

им

од

ейст

вие

с С

УБ

Д

Уровень взаимодействия с пользователем

AP

I

Уровень приложенийУровень баз

данных

ЭЦП

Система уведомлений

Акты и отчетность архива

Системные протоколы

Бизнес-логика

Структура организации

Справочники

Потоковый ввод

Пользователи

Система поиска

СУБД

Архив-Connection: особенности

Г

• Широкий выбор используемых СУБД (наиболее полное

соответствие объемам хранимых документов)

• Полнофункциональный WEB интерфейс на уровне пользователя

• Возможность работы серверной части под разными ОС

• Простая возможность подключения дополнительных компонентов,

расширяющих функциональность

• Поддержка кластеризации

• Мультиязычность

• Интеграция с электронной почтой, календарем, средством

мгновенного обмена сообщениями, социальными сервисами

Архив-Connection: основные возможности

• хранение документов и информационных ресурсов, изначально

созданных в электронном виде

• хранение электронных копий документов, сопровождающих бумажные

оригиналы

• хранение электронных копий отсканированных документов

• разграничение прав доступа к документам с обеспечением

регламентированной процедуры предоставления доступа

• поддержка упорядоченной формализованной структуры документов

• поддержка ЭЦП

• атрибутный и полнотекстовый поиск документов

• обеспечение всех необходимых процедур архивного хранения

Сканирование

Система содержит

интеграцию с аппаратно-

программным

комплексом потокового

сканирования

Электронная цифровая подпись

При приеме документа

на архивное хранение его

подлинность подтверждается ЭЦП

Архивиста либо Библиотекаря,

принимающего документ на хранение.

В процессе хранения может

осуществляться проверка ЭЦП по

мере необходимости с помощью

открытого ключа проверки подписи.

Работа с делами и документами

Поступление документов (сканирование, из внешних

систем и т.д.) - делопроизводитель

Подготовка для помещения в архив - архивист

Архивное хранение в соответствии со сроками хранения.

Выдача документов - архивист

Выбывшие из архива документы - архивист

Архив-Connection: поиск

Поддержка атрибутивного

и полнотекстового поиска

Отчеты

Формируемые отчеты:

акт о выделении к

уничтожению документов,

не подлежащих хранению;

опись дел постоянного

хранения;

опись дел временного

хранения;

опись дел по личному

составу;

сдаточная опись;

номенклатура дел

организации;

итоговая запись дел

организации;

номенклатура дел

подразделения;

итоговая запись дел

подразделения;

обложка дела;

внутренняя опись;

лист-заверитель дела.

Liferay: социальные сервисы

Варианты использования: автономная работа

Архив-Connection

Используется для оцифровки, ввода документов на бумажном

носителе и хранения электронных образов документов

Варианты использования: использование во взаимодействии с СЭД

Архив-Connection СЭД

Используется для хранения электронных документов, автоматически

передаваемых из СЭД

Варианты использования: единое хранилище

документов или вложений

Архив-Connection

СЭДERP

CRMДругие системы

Если процессы жизненного цикла документов осуществляются в нескольких информационных системах,

возможно использование Архив-Connection в качестве средства хранения текста документа.

Хранение вложений (текста документа) в Архив-Connection обеспечивает:

• отсутствие «дублей» документов;

• снижение общего объема хранимой информации;

• всегда существует единственная актуальная версия документа

Банкович Владимир Георгиевич

Начальник отдела

Тел.: +375 17 217 33 33

Email: vbankovich@iba.by

Спасибо за внимание! Более подробную информацию

можно получить: