Papier digitaliserenen nadien vernietigen

Workshop, Den Bell, 8 mei 2014

2

Programma

- Kennismaking- Thema van de workshop- Wanneer is een formele goedkeuring nodig?- Voorbereiden goedkeuring adhv checklist- Rondvraag en afsluit.

3

Kennismaking:Wat is je digitaliseringsproject?

4

Thema: papier digitaliseren en nadien vernietigen

5

Formele goedkeuring nodig?

- Formele goedkeuring- Archiefwettelijk bepaalde regel- Overheid mag archief enkel vernietigen mits goedkeuring- Stadsarchivaris bevoegd- Via bestemmingsaanvraag

- Na digitalisering papier vernietigen mag- Soms enkel met formele goedkeuring- Soms zonder formele goedkeuring

6

Formele goedkeuring nodig?

- Wanneer wel formele goedkeuring nodig?- Wanneer niet?

- Voor welke dossiers uit je eigen praktijk zou je wel/geen goedkeuring nodig hebben?

7

Formele goedkeuring nodig? voorzet

- Formele goedkeuring nodig indien- Aangegane verbintenissen of verplichtingen betreft- Formele procedures of juridisch aanvechtbare beslissingen betreft- Wet- of regelgeving bepaalde vormvereisten oplegt- Permanent te bewaren dossiers betreft- Retroactief digitaliseren

- Formele goedkeuring niet nodig indien- Indien documenten of dossier niet onder één van voorgaande

categorieën valt- Bijvoorbeeld zuiver informatieve documenten

8

Formele goedkeuring verkrijgen

- Digitalisering voldoet aan kwaliteitsvereisten- Controle digitale kopieën- Beheer digitale bestanden en hun metadata

- Checklist- Nagaan of digitalisering voldoet aan vereisten- Zie http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8012535 - Basis voor al dan niet verlenen van goedkeuring

- Goedkeuring- Afstemmen met afdeling Informatiebeheer (BZ/SA/IB)- Goedkeuring door stadsarchivaris- Gedocumenteerd in bestemmingsaanvraag

9

Reeds verleende goedkeuringen

Bestemmingsaanvraag Reeks Dienst

09/136 Dossiers schijn- en afgedwongen huwelijken DL

10/067 Strafregister DL

10/098 Juridische dossiers BZ/JUR

11/215 Personeelsdossiers PM

12/049 VIP14 inkomende post BZ

12/131 Inkomende Facturen FI

13/107 Stavingsstukken (excl. Facturen) FI

13/159 Vreemdelingendossiers DL

14/013 Milieuvergunningsdossiers, papieren documenten SW

10

Checklist

- Kwaliteitsvereisten controleren- Digitale kopieën- Beheer van bestanden en hun metadata

- Zie http://www.felixarchief.local- Archiveren > Afbouw papier > Vernietigen na digitaliseren

- Zie nota Checklist_vervanging_na_digitaliseren_v2_0.docx

- Uitgangspunt- Als digitale kopie voldoet aan kwaliteitsvereisten- Is digitale kopie betrouwbare kopie- Is digitale kopie evenwaardig aan papieren versie

11

Checklist: identificatie documenten

- Documenteren wat je juist waarom gaat digitalisering

- Identificeren te digitaliseren documenten/dossiers- Ook wat je bewust niet zal digitaliseren- Welke zijn de essentiële kenmerken? (tekst, kleur,

detail, …)

- Welke metadata is beschikbaar?- Gelden er wettelijke vormvereisten?

12

Checklist: controle digitale kopie

- Controle op volledigheid- Zijn alle documenten gedigitaliseerd?- Zijn alle pagina’s gedigitaliseerd?- Zijn pagina’s altijd volledig gedigitaliseerd?

- Controle op leesbaarheid- Zijn essentiële kenmerken voldoende leesbaar?- Essentiële kenmerken = alle info die van belang is om het

document correct te interpreteren- Bijv. tekst, kleur, afbeeldingen, …

- Tijdens digitalisering controles nodig- Bepalen hoe controleren- Controles documenteren

13

Checklist: controle digitale kopie

- Verhouding tov papieren origineel- Bestandsnamen- Bestandsformaten

14

Checklist: beheer digitale bestanden

- Verzekert systeem van opslag en beheer- Identificatie documenten (terugvindbaarheid)- Interpretatie documenten (begrijpbaarheid)

- Waar worden digitale kopieën opgeslagen?- Mappenstructuur- Toepassing

- Beveiliging tegen gegevensverlies- Volstaat back-upstrategie?- Volstaat toegangscontrole?

15

Checklist: beheer metadata

- Is er digitale metadata voorhanden?- Is link tussen metadata en digitale kopieën

verzekerd?- Waar, in welk bestand of toepassing bewaard?

- Indien toepassing: is er een exit-strategie

- Beveiliging tegen gegevensverlies- Volstaat back-upstrategie?- Volstaat toegangscontrole?

16

Checklist: archiveringsstrategie

- Is bestemming documenten gekend?- Vernietigen op termijn- Permanent bewaren

- Indien bewaren: archivering geregeld?- Voor digitale kopieën?- Voor bijhorende metadata?

- Indien vernietigen op termijn- Termijn gekend?- Effectieve vernietiging geregeld?

17

Checklist: vernietiging papier

- Wanneer wordt papier vernietigd?- Hoe wordt papier vernietigd?

18

Rondvraag en afsluit