When  Good  Video  Rights  Go  Wrong  By  Julia  Goodwin      Your  company  has  a  contract  for  a  video  you’ve  bought  or  sold.    All  the  terms  spelling  out  your  rights  are  there  in  black  and  white.    They’re  good  rights,  too,  and  you  were  glad  you  got  them.    But  then  something  goes  wrong.    It  seems  that  over  time  the  rights  were  somehow  separated  from  the  video  they  were  first  defining.    Putting  the  two  back  together  again  after  so  many  hands  have  touched  the  video  and  versioned  it  can  be  a  daunting  challenge.    The  good  news  is  that  it’s  never  too  late  to  start  putting  the  contract  and  the  content  back  together  again.    In  doing  so,  you  protect  the  company  and  its  content  assets  for  now  and  the  future.    It’s  a  truism  that  there’s  no  such  thing  as  a  one-­‐size-­‐fits-­‐all  prescription  for  managing  video  rights  in  any  organization.    From  the  small  production  company  to  the  large  media  conglomerate,  “right-­‐sizing”  your  video  rights  landscape  and  its  health  is  a  subjective  question  that  depends  on  the  needs  of  the  organization,  its  workflows,  its  business  focus.    If  all’s  well,  then  a  company’s  video  rights  are  tracked  even  as  that  video  may  change  over  time,  it  can  share  rights  information  when  it  needs  to,  it  bills  (or  gets  billed)  properly  for  its  distribution  agreements,  its  content  is  protected,  and  it  can  let  go  of  most  of  its  rights  anxiety.      If  you’re  not  sure  how  your  company  is  doing,  here  are  some  warning  signs  that  your  video  rights  may  have  gone  wrong:    

1. Internal  consumers  of  rights  (especially  salespeople  and  derivative  product  divisions)  complain  about  the  amount  of  time  it  takes  for  them  to  get  rights  information  

2. Your  external  partners  complain  they  don’t  get  paid  on  time  3. You’re  not  sure  if  the  royalties  checks  you’re  getting  are  accurate  4. You  have  shelves  or  boxes  of  older,  still  active  material  that  you’ll  get  around  to  

cataloguing  and  monetizing  some  day  5. You’re  not  sure  how  far  out  into  the  world  your  content  has  gone…without  your  

knowledge  or  permission  6. You  have  multiple  systems  managing  your  video  rights  information  

 These  are  just  a  few  of  the  most  dramatic  and  painful  symptoms  of  video  rights  gone  wrong.  With  the  proliferation  of  distribution  channels  for  video  and  the  monetary  opportunities  they  bring,  having  a  strong  video  rights  ecosystem  underlying  your  video  content  processes  will  ensure  your  company’s  long-­‐term  success.        

 

Companies  invest  heavily  in  systems  and  integrations  to  create  or  buy  content,  describe  it,  store  it,  sell  it  and  send  it  out  the  door.    Recently,  it  has  become  increasingly  important  to  think  carefully  about  the  way  video  rights  weave  throughout  those  workflows,  systems  and  integrations.    The  exercise  of  documenting  the  fabric  of  rights  usage  across  the  company  will  raise  improvements  for  workflows  and  can  inspire  the  adoption  of  innovative  new  systems  that  can  optimize  a  company’s  time  to  market  by  knowing  what  it  can  use  and  protecting  its  content  from  misuse.    A  company  can  have  thousands  of  videos  in  its  Digital  Asset  Management  (DAM)  system,  but  if  it  doesn’t  know  how  it  is  allowed  to  use  them  or  uses  them  incorrectly,  what  are  these  assets  really  worth?    Earlier  in  2015,  we  learned  how  videos  and  their  rights  could  be  a  timeless  asset.    Thanks  to  a  blog  posted  by  the  Baseball  Hall  of  Fame,  baseball  aficionados  were  treated  to  a  lost  moment  in  our  national  pastime  when  video  footage  of  Babe  Ruth  and  Lou  Gehrig  from  1925  in  the  Fox  Movietone  archive  at  the  University  of  South  Carolina  made  headlines  around  the  world.    Actually,  this  clip  had  been  in  the  university’s  archive  for  many  years  and  had  even  been  previously  licensed.    Suddenly,  sparked  by  the  blog,  this  video  lit  up  the  media  for  days.    It’s  interesting  to  draw  a  parallel  to  a  company’s  video  back  catalog.    Could  a  company  glean  its  archives  for  such  videos  and  related  rights?    Could  licensing  older  content  create  new  interest  and  income,  supported  by  social  media?  It’s  exciting  to  think  about  the  creative  ways  a  company  might  make  its  video  rights  go  really  right.      Knowing  the  state  of  a  company’s  videos  and  the  related  rights  are  critical  to  its  efficient  and  proactive  video  ecosystem.    To  learn  more,  see  the  Optimity  Advisors  Orange  Paper  on  Video  Rights  at  http://www.optimityadvisors.com/insights/latest-­‐thinking/orange-­‐papers/video-­‐rights-­‐maturity-­‐model.      Julia  Goodwin  is  a  Senior  Manager  within  the  Information  Management  practice  at  Optimity  Advisors.