In your manufacturing facility, maintaining a streamlined production process is 

important. Whether you’re engaged in assembly, manufacturing or distribution, you 

have the opportunity to automate every process step with well­thought­out industrial 

robotics solutions. Industrial robots are an investment that need to be nurtured, and 

should not be purchased on a whim. 

With a successful installation, your factory can expect optimized tasks, reduced variable 

labor costs, and less workman’s comp issues. While industrial robots are incredible 

versatile tools, making the wrong vendor selection can hinder your processes and limit 

overall flexibility. It’s important to understand the various liabilities, safety measures, 

features and benefits of industrial robotics before purchasing one. 

Check out the guide below and secure your investment by putting in the work before 

you start: 

 

One: What do you want to Automate? 

The absolute first step to buying an industrial robot system is to choose what process 

you would like to automate. You probably already have a bunch of ideas as to what 

processes you would like to have automated. I am afraid to say that most of the tasks 

you thought were good candidates for automation are probably not the best choices to 

begin with. We need to be realistic about what the technology can do today. Some 

applications are easier to automate than others and as a first integration you should 

start small and simple. 

 

Ideal tasks for your first robot system are tasks that are highly predictable and 

repeatable. 

 

Tasks that are highly repetitive, predictable and structured are the easiest to automate 

with a collaborative robot. 

 

Easy to Automate: 

 

Repetitive tasks not requiring the robot to apply force 

● Pick and place 

● Dispensing 

 

Part presentation 

● Little part changeover or changeover among similar parts 

● Always picked in the same place 

● Ordered parts and workpieces 

● If many parts, structured in a matrix or tray 

 

Part drop­off 

● Always dropped in the same place 

 

Harder to Automate: 

 

Complex logic or decision making 

● Sensors 

● Vision 

● Force torque sensor 

 

Parts 

● High changeover rates of parts with divergent properties (size, shape) 

● Deformable parts 

 

Part presentation 

● Moving conveyors 

● Unstructured presentation (bins) 

● Integrating communication with other machines 

 

Force controlled processes 

● Grinding 

● Polishing 

● Drilling 

● Fine assembly 

Processes requiring specialized tools or human know­how 

● Welding 

● Painting 

 

 

Two: Get 3 Quotes to Compare 

 You need to get at least three quotes for your new robot system. There is a reason why large 

industrial companies consider it best practice to track down three quotes for every capital 

expenditure over a certain dollar amount threshold. You need to make sure you are getting a 

reasonable deal on the system you are purchasing. Make sure the robot integrators know that 

they are in a competitive situation. The added competition will make sure they quote you a fair 

price. 

One mistake companies make during this process is that they fall in love with a vendor after a 

good meeting or site visit, and never end up giving other suppliers a fair chance to present a 

competitive quote. You must work hard to stay impartial during this process, and make sure you 

don’t form a concrete opinion until all the quotes and solutions are presented.  

So what should be included in a custom quote from a robot integrator? It is your job in this stage 

to eliminate the “risk factor” that integrators build into their quote if all the factors of a project are 

not 100% clear. I’ve seen a lot of projects go wrong because this initial step was not followed. 

The best thing to do is to write out a formal RFQ document. I’m not talking about page and 

pages of T’s & C’s, just a simple one page document that lays out the following items: 

● What products are being handled in the system?  

● What is the weight?  

● What type of material? 

● What is the desired cycle time? 

● What other machines are going to be involved in the system? 

● Where will the system be installed? 

Getting all this down on paper makes it super clear for the integrators quoting the job. This 

allows them to sharpen their pencil and give you their best price. If you get three prices that are 

way out of whack, it probably means that your RFQ is not as clear as it should be. 

 

Three: Set Clear Run­off Expectations 

and Negotiate Payment Terms 

Next, you’ll need to determine the viability of your selected equipment. It’s important to 

be confident that your purchased equipment can meet project standards, meet changing 

goals and fully automate projects. Not all industrial robot systems are created equal. If 

this is your first robot system, it’s best to start with a simple application. During the 

pre­purchase phase, establish your automation path clearly. 

To do so, set clear and measurable acceptance metrics for the system run­off. Make 

sure the integrator meets these targets before you accept the system and release the 

final progress payment to them. 

And speaking of payments, you need to negotiate a progress payment structure with 

your robot integrator. The industry standard is 30% down payment with the purchase 

order, 30% at design review, 30% on successful run­off at the integrator’s facility, and 

the final 10% is usually paid 30 days after the system is installed at your facility. 

Obviously these checkpoints can be tweaked, but you want to keep it fair for both sides 

so that your integrator does not run into a cash­crunch that delays them from ordering 

any materials needed to complete your project.  

 

Four: Select the Right Robot Integrator 

for your Project 

Your industrial robot, in all likelihood, will become one of the main focuses of your 

factory floor. For this reason, it’s highly  important that you keep it running day in and 

day out. While industrial robots are incredibly reliable, it is a mechanical device so it’s 

inevitable that you’ll need support and annual preventive maintenance. An integrator’s 

ability to provide timely service should be a major consideration when purchasing your 

industrial robot system. 

Your vendor can’t be only  a vendor. Even if your company has comprehensive 

resources and maintenance staff availability, issues will most likely pop up that can only 

be resolved by your integrator or other industrial robot expert. Before settling on a robot 

integrator, consider the following questions: 

● Does your vendor offer on­site support? 

● Are they well­connected and familiar with the robot’s manufacturer? 

● How quickly can support personnel become available? 

● Does your vendor offer spare parts? 

If your provider offers can honestly answer yes to the above questions, they’re likely a 

credible provider. You should consider company size, too. Large robot integrator focus 

on winning large projects, so you need to make sure the company size of your robot 

integrator matches the size and complexity of your project. If you’ve hired a large 

integrator to do a simple and small project, you’re likely paying too much. On the 

flip­side, you can get in trouble if you hire a small integrator to do a large and complex 

system. These companies can get in over their heads and do not have the resources to 

properly support your system. 

 

 

Five: Commit to Proper Preventive 

Maintenance  

Every robot needs preventive maintenance to ensure top­level performance and 

consistency on the production line. When robots do not have regular preventative 

maintenance checks performed, it can cause parts and components to break down or 

malfunction, which can cause a slowdown or shutdown of your production. Industrial 

robots that are properly maintained can last for many years, even decades, before 

needing to be replaced. By keeping a regular preventative maintenance schedule, you 

are extending the life of your robot exponentially. 

While planned maintenance may shut down production for a short time, it is nothing 

compared to the production time you may lose if your robot stops working. 

What gets done during annual preventive maintenance appointments? Here are some 

procedures suggested by major robot manufacturers: 

● Backing up the controller memory 

● Monitor robot in regular motion, inspecting robot, harness and cables 

● Inspection of brake operation 

● Check robot repeatability 

● Listen for excessive audible vibration and noise 

● Grease joints, according to specific robot manual (or analyze grease if already 

performed) 

● Visual inspection of teach pendant and controller cables 

● Check cable connections, cooling fans, power supplies, safety equipment, and 

other equipment for functionality 

● Test and replace RAM and APC batteries. 

 

If any further action is required and the robot needs repairs, the technician should report 

the issues so arrangement can be made to make the needed repairs. 

 

Six: Commit to Safety Standards 

 You should examine the many rules and intricate regulations surrounding workplace 

safety standards. In fact, all parties associated with robotic automation projects need to 

adhere closely with these standards. In every case, your workplace’s decision makers 

will need to provide necessary training to secure the safe use of cell operations, 

maintenance, check­ups, installations and prolonged use. 

 Installation should be handled in accordance with a manufacturer’s recommendations 

as well as conformance to industry standards. Any of your workplace’s temporary 

safeguarding devices, practices or installation supports should be implemented to 

minimize any workplace hazards associated with new equipment installation. Above all, 

cover your state’s safety standards regarding the following areas: 

● Physical facilities 

● Installation specifications 

● Electrical facilities 

● Identification requirements 

● Peripheral equipment action and integration 

● Emergency stop processes and requirements 

● Special robot operating conditions 

  

Your education of safety standards should similarly include in­depth risk assessment 

coverage. Any safeguarding devices should be similarly regarded in worker awareness. 

Operational safeguards, awareness devices, safety training and in­depth repair 

guidelines, too, should be included. 

Examine the United States Department of Labor’s Section on Industrial Robots and 

Robot System Safety to streamline your workplace’s safety education. 

 

Seven: How You Can Expand your 

Robot System 

The future of industrial robotics is bright, and integration possibilities are continuing to 

expand. Robot systems can be incredibly simple—such as a simple pick­and­place 

system. But they can also become fully integrated systems performing secondary 

operations that deliver even more return on investment. 

I always suggest that your first robotic automation system should be as simple as 

possible. Keep it to an application that is consistent and ideally involves only one type of 

product. Once you introduce different products into the system, the system demands 

multiple programs and additional peripheral equipment that needs to identify which part 

is being run at that particular time. 

Now that you have a simple industrial robot system running in your facility. You can start 

to look at ways to expand upon that system. For example, if you have a robot doing 

machine tending on one of your CNC machines, it might be a good idea to add an 

automated part inspection station. This can be a rather simple upgrade for an integrator, 

but only if the initial design accommodates it. It is always a good idea to think about 

future plans before you purchase your initial robot system.  

 

 

 

  

Sources http://www.designworldonline.com/robotic­cable­management­made­easy/#_ 

https://factoryfix.com