Narration: Welcome to the Internal Service Performance Measurement (SPM) Sampling Program Training. The purpose of this course is to make the current Internal SPM sampling process more effective by providing a comprehensive training on how to properly complete sampling requests by using the Mobile Delivery Device (MDD). The Postal Service is 100% reliant on all employees to complete the required Work Orders correctly in order to be successful in our mission to provide accurate internal measurement for all mail 

Proceed to the next slide begin the SPM Course Overview. 

1

Narration:  During this training you will receive a comprehensive overview of the Internal SPM Sampling process. The following slides will provide a step‐by‐step tutorial on how to complete Work Orders received at collection and delivery points. Do not hesitate to ask if you have any questions during this course.  

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

2

Narration: In this section we will cover how to properly set up your scanners in order to receive Work Orders.

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

3

Narration:  Before you head out on your route, you must input your login information using the procedures displayed in the three screenshots. 

• As shown in Screenshot #1, each employee must input their User Profile Setupinformation, First Name, Last Name, and their User ID into the MDD, then select Enter.

• Screenshot #2 displays the correct format for ROUTE ID entry.The expected Route ID pattern is:

4 Numeric Characters (0‐9) (the last 4 of the delivery zip code)1 Alpha Character (Any letter A‐Z) – (this is the type of route 

you are delivering)3 Numeric Characters (0‐9) – (your route number)

In this example  the route ID  6201C019

If you are working a pivoted route, it is important to change your Route ID to ensure you receive sampling requests for the pivoted portion of your route as well.

• Screenshot #3 shows the correct set‐up of the vehicle ID.

That completes the login process. Remember to cradle you MDD at the end of the day to 

4

ensure the proper software updates are received. 

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

4

Narration: In this section we will cover how to process Work Order sampling requests received at Delivery Points.

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

5

Narration: In this example the MDD has been triggered at the corner of Market and Main St. 

As a part of the program, a sampling request has been randomly sent to MDDs. The red radius featured in the image represents the Trigger/Alert Boundary. Once you enter the trigger/alert boundary associated with a sampling request, the MDD will produce an alert in the form of a chime, vibration, and voice prompt, notifying the you that you have a Work Order to process.

When you arrive at the delivery point (1234 Main Street) in your line of travel, you will stop and complete the Work Order. Never deviate from or back track to complete a Work Order.

Safety First Note: If you are notified of a sampling request while your vehicle is in motion, please wait until fully stopped at the delivery point before initiating the Work Order. 

Are there any question?  

When finished, proceed to the next slide.

6

Narration: Access the Work Order from the Work Order queue. 

The Work Order queue displays the following information:1. # Order in which the Work Order is listed in the queue2. Range  showing the approximate distance to the sampling address3. Address associated with the Work Order

When ready to process the Work Order, select Enter.

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

7

Narration: When you arrive at the delivery point address associated with a sampling request and are ready to process the request, select Enter from the Work Order queue. Next, you will be asked to confirm if this address is on your route. 

If you select 1 – Yes, then you will be brought to the Sampling Screen. If you select 2 – No, the Work Order will be removed from your Work Order queue and the MDD will return to the screen it was on prior to receiving the sampling request alert. 

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

8

Narration: On this slide you will see what is displayed on the Sampling Screen. 

If you confirmed that the address is on your route, the MDD will display the Sampling Screen. The Sampling Screen will provide sampling instructions to include the number of mailpieces to scan, sampling address, and how many mailpieces have been scanned.

Please note, you are required to scan mailpieces while on the Sampling Screen. You should scan no more than the required sampling amount. In the example, the carrier is instructed to Sample 3 Mailpieces. Once the required number of pieces have been scanned, the screen will display 3 Scanned.

After you have fulfilled the scan requirements or if no additional barcodes are available, press Enter

Are there any question? (pause) 

When finished, proceed to the next slide.

9

Narration: This slide provides examples of acceptable barcodes to scan.  

All delivery personnel are required to scan a mix of periodicals, flats, and letters with IBI, IMb, and FICS barcodes. If a mailpiece has multiple barcodes, scan only one barcode per mailpiece. Scan flats before letters and other mailpieces.

Directly scan barcodes while on the Sampling Screen by pressing the green SCAN button. The MDD screen will display the number of scans completed.  

You should scan a variety of mail pieces –Periodicals, Flats and Letters

Are there any question? (pause) 

Next we have an example of what the MDD will display if there are no pieces to scan.

When finished, proceed to the next slide.

10

Narration: This slide explains what to do if you have fewer or no pieces to scan.

Screenshot #1 – When you have scanned the requested number or if there are fewer mailpieces than requested, scan all available pieces, then select Enter

Screenshot #2 – If you have not scanned the required number of pieces, a Question will appear giving you three options from which to choose:

• If you have additional mailpieces to scan, select 1 – Continue Scanning to returnto the Sampling Screen.

• If there are no mailpieces to scan or no additional mailpieces to scan, select 2 –No more to Scan to close the Work Order.

• If the mail for that address has already been delivered, select 3 – Already PassedAddress to close the Work Order.

Screenshot #3 – Shows how the MDD screen will look like when you have scanned

the requested number of pieces. 

If you selected options 2 or 3, the MDD will return to the screen it was on prior to receiving the sampling request alert. 

11

You should scan a variety of mail pieces –Periodicals, Flats and Letters. 

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

11

Narration: There are certain instances where cluster boxes are located outside of a trigger/alert boundary for a specific sampling address. In this case, you may deliver mail to a cluster box prior to entering the trigger/alert boundary. If this occurs, do not back track or deviate for your line of travel in order to complete the Work Order. 

In this example, the alert is received on the route after you have delivered to the cluster box. When the alert is received, press Enter to access the Work Order. Since you delivered the mail prior to receiving the alert, you will press Enter from the Sampling Screen, then select  3 – Already Passed  Address, to close the Work Order. 

Are there any questions? 

Next, you will learn how to postpone a Work Order.

When finished, proceed to the next slide.

12

Narration: There are instances when you may not be ready to complete a Work Order after receiving a sampling request alert. In this case, you can Postpone the Work Order by selecting ESC while on the Work Order queue. 

Also, there are occasions when you may exit the trigger/alert boundary after postponing the Work Order and then re‐enter the same boundary later. If this occurs, your MDD will trigger another alert upon reentry; thus, bringing up the Work Order again.

Reasons for postponing a Work Order include:• The sampling alert triggered, but you have deliveries to make prior to reaching

the sampling address• The sampling address is on the opposite side of the street of the sampling

address• You have other packages to scan first

Remember, do not backtrack or deviate from your line of travel to complete a Work Order.

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

13

Narration: When you are ready complete the sampling request, you can retrieve the Work Order from the On Street Menu. Press the W key or scroll down to W – Work Orders  then press Enter. 

Note: The W – Work Orders option is only available if there is a Work Order in the queue. If there are no SPM sampling requests on the triggered on the MDD, the Work Order option is hidden. 

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

14

Narration: Once scanning is complete, the Work Order will automatically be removed from the Work Order queue and the MDD will return to the screen it was on prior to receiving the sampling request alert. 

This completes the Delivery Point Sampling process.

Are there any question?  

If there are no more questions regarding the Delivery Point Sampling process, then we can proceed to the Collection Point Sampling process.

When finished, proceed to the next slide.

15

Narration: In this section we will cover how to process Work Order sampling requests received at collection points. 

When finished, proceed to the next slide.

16

Narration: At random collection pointsWork Order requests will be triggered by scanning the CPMS barcode. 

The MDD will generate an alert in the form of a chime, vibration, and voice prompt, and the sampling request will display in the Work Order queue. 

Select Enter to begin processing the Work Order. 

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

17

Narration: Employees should scan no more than the amount requested. When the required number of pieces have been scanned or if no additional barcodes are available, press Enter to complete this Work Order .

In the example you can see a total of 7 pieces scanned.

Are there any question?  

The next slide contains the type of mail barcodes to scan at collection points.

When finished, proceed to the next slide.

18

Narration: Here are two examples of acceptable barcodes for collection sampling. When the alert is received you are asked to scan flats and letters with IBI or IMb barcodes similar to the ones shown on this slide. 

You should scan a variety of mail pieces –Periodicals, Flats and Letters

Are there any question?  (pause) 

When finished, proceed to the next slide.

19

Narration: Once you complete scanning, the Work Order will automatically be removed from the Work Order queue and the MDD will return to the screen it was on prior to receiving the sampling request alert. Remember to close the collection box and continuewith your Postal duties.

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

20

Narration: Now that we’ve covered the process for completing Work Orders at delivery and collection points, there are a several key sampling elements that you Must remember to follow.

Are there any question? (Pause)

When finished, proceed to the next slide.

21

Narration: [Read List Verbatim] Every key take away from this training is on this list. 

Are there any questions?

When finished, proceed to the next slide.

22

Narration: Here’s SPM Sampling in action. 

Write down any questions you may have and we will address them after this 3‐minute video.

Are there any question? 

When finished, proceed to the next slide.

23

Narration: If you have questions regarding the Internal SPM Sampling program and process, please direct questions and concerns as indicated in the escalation hierarchy.

Employees should direct questions to their Delivery Unit Supervisor, and Supervisors should send an email inquiry to the IV Tier 2 Help Desk at IVTier2Support@usps.gov. When submitting an inquire to the IV Tier 2 Help desk, please include as much of the following information as possible: 

� Subject line summarizing the nature of the issue� Facility name and facility ZIP code� Device type: IMD or MDD� Sampling location: In‐office or on‐street� Sampling type: Collection or Delivery� Route ID(s)� IMD/MDD serial numbers/device IDs� Date and time of issue� Detailed description of issue

Note: For questions pertaining to MDD hardware and software issues not related to SPM Sampling, please contact the MDD Help Desk at 1‐800‐USPS‐HELP (1‐800‐877‐7435). 

24

Are there any question? 

The following slides feature the SPM Sampling Job Aids that summarize the Workflows for processing Work Orders at delivery and collection points.

When finished, proceed to the next slide.

24

Narration: This job aid provides you with a helpful summary for completing sampling requests at delivery points. [Read steps verbatim]

For a more comprehensive look at the sampling process, please review the Internal SPM Sampling Service Talk.

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

25

Narration: [Read List Verbatim] SPM Delivery Workflow Job Aid handout

1. On Street Menu2. Work Order Triggered when entering a Trigger/Alert Boundary3. Select ESC on the Work Order Screen to view the On Street Menu4. Initiate Work Order – Address Question5. Sampling Screen6. To exit out of the Work Order, press ESC on the Sampling Screen7. If scanned more than requested, a scan ceiling alert will appear8. If no mailpieces or less than the number required, select 2 – No More to

Scan9. If less than the number required are available to scan, select 2 – No More

to Scan10. Once the Work Order is complete, the MDD returns to last screen prior to

receiving a Work Order

Every key take away from this training is on this list. Are there any questions?

26

Narration: This job aid provides you with a helpful summary for completing sampling requests at collection points. [Read steps verbatim]

For a more comprehensive look at the sampling process, please review the Internal SPM Sampling Service Talk.

Are there any question?

When finished, proceed to the next slide.

27

Narration: [Read List Verbatim] SPM Collection Workflow Job Aid handout

1. Select Scan Barcode on the On Street Menu

2. Scan a CBL/CPMS label3. Work Order triggered4. Press  ESC on the Work Order Screen to On Street Menu5. Scan barcodes while on the Sampling Screen by pressing the Scan button on the MDD6. To exit out of the Work Order, press ESC on the Sampling Screen7. If scanned more than requested, a scan ceiling alert will appear8. If no mailpieces or less than the number required, select 2 – No More to Scan 9. Screen returns to Scan Barcode screen when Work Order complete

Every key take away from this training is on this list. Are there any questions?

28

Narration: Your role is critical to the success of the Internal Service Performance Measurement Sampling Program and we value your support. 

Do you have any final questions?

Thank you for taking the time to complete this important course.

29