1  

FACULTY  INSTRUCTIONAL  GUIDE  WEBADVISOR  Student  Educational  Planning  and  Degree  Audit    (e-­‐Advising)    What  is  e-­‐Advising?    e-­‐Advising  provides  an  integrated  approach  for  registration  through  WebAdvisor.  It  allows  advisors  and  advisees  to  work  together  to  plan  the  student  academic  program.    Accessing  the  e-­‐Advising  module    When  opening  WebAdvisor,  either  directly  or  from  inside  Blackboard,  you  must  log  in  using  the  LOG  IN  tab,  upper  right.    

   Once  inside,  click  the  FACULTY  link  or  button.    

   

2  

Click  on  STUDENT  EDUCATIONAL  PLANNING  (e-­‐ADVISING)    

     Advisees  may  be  found  by  entering  either  a  full  name  or  the  seven  digit  student  ID  number,  then  selecting  ‘ADD  OR  CHANGE  PLAN’  from  the  drop-­‐down  menu.  Click    SUBMIT.      

           The  next  screen  will  ask  you  to  select  the  program  for  which  you  would  like  to  plan.  If  the  program  listed  is  not  the  student’s  correct  program    and/or  catalog  year,  stop  here  and  initiate  the  process  for  changing  

3  

the  student’s  program/catalog  year  to  the  correct  one  by  submitting  a  “Curriculum  Change  Form”  to  the  Registrar’s  Office  (available  on  the  Registrar’s  Office  website):    

 https://sites.google.com/a/su.edu/registrar/resources  

   If  the  program  is  correct,  select  the  program  you  would  like  to  plan  for  and  click  SUBMIT.            

                   

   Create  a  Plan/Modify  a  Plan  Screen      Once  you  have  selected  the  student  and  program,  the  system  will  bring  you  to  either  the  ‘Create  a  Plan’  or  the  ‘Modify  a  Plan’  screen.  If  a  student  has  no  plan  at  all  you  will  be  directed  to  the  ‘Create  a  Plan’  screen,  otherwise  you  will  be  directed  to  the  ‘Modify  a  Plan’  screen.  On  the  ‘Create  a  Plan’  screen  you  will  be  presented  with  the  option  of  adding  courses  to  the  student’s  plan.  From  this  screen  you  can  either  add  courses  directly  to  his/her  plan  or  run  a  Degree  Audit.    

Reminder  to  advisors  -­‐  if  a  student  has  multiple  active  programs  it  is  important  to  be  certain  any  courses  are  being  added/approved  on  the  appropriate  education  plan.      In  Smart  Registration,  only  one  of  the  active  program  lines  appears  so  the  student  needs  to  verify  if  this  is  the  correct  plan  for  which  they  are  registering.    If  it’s  not,  the  student  goes  to  “Plan  Courses”,  then  “Modify  Worksheet”  and  enters  “No”  in  the  drop  down  box  to  select  the  correct  program.    Once  the  program  has  been  verified  and  submitted,  the  approved  courses  under  that  plan  will  appear  in  Smart  Registration.    For  additional  assistance,  students  should  refer  to  the  “Smart  Registration  and  Plan  Courses”  documentation  under  the  “Help”  link  on  the  Student  Menu  Page.  

4  

 Plan  Modification  Screen      Once  you  have  selected  the  student  and  program,  the  system  will  bring  you  to  the  Plan  Modification  screen.  This  is  the  main  screen  from  which  most  actions  will  take  place.  This  screen  is  broken  up  into  various  sections  described  in  detail  below.        The  first  section  is  informational,  showing  the  student’s  name,  his/her  program,  his/her  catalog,  the  last  person  to  edit  his/her  plan,  and  the  last  change  date.      

   The  next  section  is  known  as  the  Educational  Plan.  This  section  contains  courses  that  were  either  planned  by  you  (the  adviser),  or  planned  by  the  student  then  approved  by  you.  These  courses  cannot  be  removed  by  the  student  once  they  have  been  added  to  the  Educational  Plan.  This  section  should  be  reserved  for  courses  the  student  must  take  rather  than  courses  that  are  a  selection  from  numerous  valid  options.  (*The  screen  shot  below  has  no  options  filled  in.)    

   Following  the  Educational  Plan  is  the  “Suggested  Courses”  section.  This  section  contains  courses  that  the  student  has  added  to  his/her  plan.  These  courses  can  be  moved  to  a  new  term  or  approved.  By  taking  action  on  these  courses  you  are  moving  them  to  the  student’s  Educational  Plan,  after  which  he/she  will  

5  

not  be  able  to  alter  them  without  your  assistance.  If  you  simply  have  an  alternative  choice  you  would  like  the  student  to  consider,  it  is  suggested  that  you  use  the  Communication  section  (described  later).      

 Following  the  “Suggested  Courses”  section  is  the  “Quick  Add”  menu.  This  section  works  similarly  to  the  “Search  for  Sections”  portion  of  Registration,  with  the  additional  feature  of  attaching  a  specific  term.  Adding  a  course  to  a  student’s  plan  using  this  method  will  add  the  course  to  the  student’s  Educational  Plan.  Needed  fields  include  Term,  Subject,  and  Course  Number.      

   The  next  section  is  the  “Notes”  section.  This  section  is  intended  to  provide  information  for  you,  your  advisee,  and  any  other  advisor  that  may  be  assisting  this  student.  The  three  areas  are  Educational  Goal,  Private  Comments,  and  Public  Comments.  Educational  Goal  relates  to  the  student’s  stated  objective  (ie.  BS,  Master’s,  Continuing  Ed,  etc.).  The  Private  Comments  section  is  an  area  for  advisors  to  make  notes  regarding  the  student  that  may  be  helpful  in  future  advisement  interactions.  Keep  in  mind  that  “Private”  means  only  visible  to  advisers,  not  only  visible  to  you.  Public  notes  are  visible  to  everyone  who  can  see  this  student’s  record  including  the  student  and  anyone  with  advisement  access.  Also  shown  are  notes  the  student  has  made  on  their  plan.  These  notes  are  not  editable  by  you,  but  are  visible.        

6  

   

 The  final  two  editable  sections  deal  with  Communication.  The  first  allows  you  to  email  the  student  with  a  message  of  your  choice,  either  directing  him/her  to  make  a  change,  giving  him/her  the  go  ahead  to  register,  or  any  other  direction  you  deem  appropriate.  The  second  allows  you  to  copy  other  advisors  with  either  the  same  message  or  an  altered  version.  (See  screen  shots,  next  page)  

       

     Degree  Audit      Disclaimer  for  DEGREE  AUDIT:  The  Registrar's  Office  recently  completed  building  the  audits  for  catalog  years  2009  to  date.  While  some  degree  audits  for  catalog  years  2005-­‐2008  may  be  built,  several  are  not,  or  are  incomplete.    Should  you  find  any  errors  in  the  audits  or  suspect  that  a  student’s  program  has  been  evaluated  incorrectly,  please  notify  the  appropriate  school/division  dean/director’s  office  immediately  and  the  responsible  administrative  staff  will  notify  the  Registrar’s  Office  of  any  issues.      Using  e-­‐Advising  requires  knowledge  of  catalog  requirements  and  sub-­‐requirements.  Please  consult  with  your  school/division  dean’s/director’s  office  regarding  the  list  of  academic  programs  of  your  respective  schools.  The  current  and  most  recent  academic  catalogs  are  available  on  the  Registrar’s  Office  website:    

7  

https://sites.google.com/a/su.edu/registrar/resources    The  process  of  e-­‐Advising  involves  2  basic  steps:    

1. Degree  Audit  2. Add  or  Change  Plan  and  Approve  Courses  for  Registration  

 If  your  designated  roles  include  both  FACULTY  and  ADVISOR,  you  may  reach  the  e-­‐Advising  link  from  either  menu.  Once  in  either  the  FACULTY  menu  or  the  ADVISOR  menu,  click  on  STUDENT  EDUCATIONAL  PLANNING  (e-­‐Advising).  (See  screen  shot,  next  page)    

   Enter  a  student  name  or  student  ID,  and  select  the  action  required…in  this  case,  DEGREE  AUDIT,  from  the  drop-­‐down  menu….and  click  SUBMIT.    

     You  may  then  select  either  an  ACTIVE  PROGRAM,  or  select  from  the  drop-­‐down  list  as  a  “WHAT  IF  I  CHANGED  MY  PROGRAM  OF  STUDY”  option.      

8  

   NOTE:  If  the  ACTIVE  PROGRAM  button  is  selected,  but  you  wish  to  select  the  “WHAT  IF...”  option,  you  will  need  to  use  the  browser’s  back  button  to  exit  and  return  to  this  screen.  You  cannot  ‘deselect’  the  option.    Concerning  using  the  “WHAT  IF...”  option:  If  a  program  of  study  requires  a  specialization,  the  “WHAT  IF...”  option  will  not  accurately  reflect  program  requirements.  Specializations  are  used  most  prevalently  in  the  following  programs:  Division  of  Nursing,  School  of  Education  and  Human  Development,  the  Conservatory,  and  the  Kinesiology  program  in  the  College  of  Arts  &  Sciences.      For  the  option,  “WHAT  WORK  DO  YOU  WANT  TO  INCLUDE?”,  the  default  and  only  option  is  REGISTERED/PREREGISTERED.    PLEASE  NOTE:  Should  you  find  any  errors  in  Degree  Audit,  or  suspect  that  the  program  has  been  evaluated  incorrectly,  students  should  consult  with  their  advisor  and  advisors  should  immediately  consult  with  their  school/division  dean’s/director’s  office  regarding  the  accuracy  of  the  Academic  Evaluation.  The  responsible  administrative  staff  member  will  notify  the  Registrar's  Office  of  changes  needed  to  Degree  Audit  programming.    Note  that  the  Academic  Evaluation  page  contains  the  date  the  report  was  created,  the  name  of  the  program,  the  catalog  year,  and  the  anticipated  date  of  completion.      

 

9  

   About  Degree  Audit:    • The  Registrar’s  Office  has  developed  the  Degree  Audit  system  using  Datatel  Colleague,  as  well  as  the  

Academic  Catalog.  Current  and  recent  Academic  Catalogs  are  published  online  at:    http://www.su.edu/Academic-­‐Catalogs.asp  

 • GPAs  in  WebAdvisor  are  not  considered  official  because  the  system  may  reflect  rounding  of  the  3rd  

decimal  point.  Official  SU  GPAs  are  reported  to  the  third  decimal  point  and  are  not  rounded  up  or  down.  Therefore,  GPAs  in  WebAdvisor  should  only  be  used  to  get  a  close  estimate  of  a  student's  GPA.  

 • If  an  undergraduate  student  has  designated  a  minor,  the  minor  will  be  attached  as  part  of  their  

audit.  If  they  wish  to  declare  a  minor  or  change  their  degree  program  of  study  in  any  way,  a  curriculum  change  form  must  be  submitted  (this  form  is  also  located  on  the  Registrar  Forms  Menu-­‐-­‐see  link  below).  

 • If  there  is  a  program  requirement  issue  in  the  audit  that  will  affect  all  student  audits  for  that  

program  of  study,  please  notify  your  school/division  dean’s/director’s  office  administrative  staff  member  who  will  then  follow  up  with  the  Registrar's  Office.  

 • If  there  is  an  update  needing  to  be  made  for  a  single  student's  record  (for  example,  transfer  credit  or  

substitutions),  please  submit  a  copy  of  the  "Request  for  Degree  Audit  Adjustments"  form  available  on  the  Registrar  Forms  Menu:  

 https://sites.google.com/a/su.edu/registrar/resources  

 •      Any  communications  involving  Degree  Audit  issues  may  be  sent  to  regdegreeaudit@su.edu.        Common  Degree  Audit  Codes  and  Their  Meaning    The  following  list  provides  common  code  notations  and  their  meaning  that  may  be  found  on  a  student’s  Degree  Audit.  These  definitions  also  appear  at  the  end  of  the  degree  audit  in  the  “Notes”  summary  box.  This  list  is  not  all  inclusive.    *IP  –   In  Progress  *PR  –   Pre-­‐registered  *TE  –   Transfer  Equivalency  Credits  *NE  –   Non-­‐course  Equivalency  Credits  (AP,  CLEP,  Cambridge,  etc.)  *RE  –   Repeat  *RP  –   Replacement  Pending  –  course  is  being  repeated  *RA  –   Replacement  Attempt  –  this  course  is  a  repeat  attempt  

10  

*G  –   Grade  –  course  failed  the  minimum  grade  requirement  *E  –   Extra  –  either  this  course  is  not  needed  to  complete  this  requirement,  or  else  applying  it  would  

not  have  contributed  anything  toward  the  requirement’s  completion  (credits  apply  toward  overall  and  institutional  credits  only)  

*F  –   Forced  –  course  was  manually  applied  (override)  *S  –   Status  –  items  with  this  status  may  not  be  applied  to  the  program  (this  typically  appears  by  

courses  from  which  a  student  has  withdrawn  and  received  a  grade  of  “W”)