warehouse management introduction
DESCRIPTION
Warehouse Manajemen SystemTRANSCRIPT
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PARTS
WAREHOUSE management training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
IntroductionIntroductionIntroductionPARTS
WAREHOUSE
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
NAMA : YUDHA SAMBUDHIPANGGILAN : YUDHA
BERGABUNG DENGAN PT ASTRA HONDA MOTOR ( AHM PARTS CENTRE )SEJAK TAHUN 2000 AKHIR.
WAREHOUSE SUB DEPT HEAD
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
WAREHOUSE ?!?!+:/-,x
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
WAREHOUSETempat penerimaan, penyimpanan dan
pengeluaran barang (parts,file,material,kimia, farmasi, dll) dalam waktu tertentu secara teratur
dan teridentifikasi.
System yang digunakan harus mampu untuk mengontrol barang /item yang bervariasi dan
banyak.
Saat pemasukan,penyimpanan dan pengeluarannya harus FIFO, tercatat dan
terdokumentasi
definisi
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
TUJUAN
Dalam proses tersebut tidak boleh terjadi perubahan / penurunan secara KUALITAS maupun KUANTITAS terhadap barang yang diterima,disimpan dan dikirim dengan waktu yang CEPAT,TEPAT ,BENAR
Kebutuhan / Kepuasan PELANGGAN dapat terlayani dengan baik
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PEMILAHAN
PROSES PARTS WAREHOUSE
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
PENGEPAKAN
PENGIRIMAN
1. Mempertahankan/menjaga kualitas HGP & HVL secara FUNGSI & BENTUK (dimensi,Visual) yang dijamin produsen untuk konsumen.
2. Memberikan pelayanan kekonsumen yang CEPAT,TEPAT & BENAR.
PEMASOK
MD/DLR
PENGAMBILAN
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
KUALITASAdalah kesesuaian nilai mutu yang dibandingkan dengan standardisasi yang berlaku.
UMUM
KHUSUS Parts tidak boleh berubah bentuk secara dimensi atau visual
Parts tidak boleh berubah fungsi atau penurunan masa pakai
Kemasan tidak boleh rusak dan kotor
Parts harus sesuai dengan dokumen atau identitasnya . ( Desc,P/N label,SJ,RS,PiS,PaS,S/L,PO dll)
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
KUANTITASJumlah parts secara aktual tidak boleh lebih atau kurang dari data atau dokumen yang ada. Bandingkan parts dengan ;
Surat Jalan
Label Dus
Receiving Slip
Picking Slip
Packing Sheet
Shipping List
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PELANGGAN (CUSTOMER)
Adalah orang atau bagian yang menerima proses selanjutnya.( next process )
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
PENGAMBILAN
PEMILAHAN
PENGEMASAN
PENGIRIMANAN
PEMBELI/PEMAKAI
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
5 P I L A R
PARTSWAREHOUSE
LUAS AREA(SPACE)
METODE PENANGANANMATERIAL
STRUKTURORGANISASI
MORAL
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PILAR 1
CHECK INAREA
SHIPPINGAREA
STORAGEAREA
RECEIVINGAREA*
SORTING, CHECK OUT& PACKING
AREA
OFFICE
LUASAREA
(SPACE)
LAYOUT
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
LUAS AREA (SPACE)
Luas area yang dibutuhkan mempertimbangkan :
Stock Level
Volume Penjualan
Volume barang datang/diterima Parts Warehouse
Volume barang keluar/kirim ke Main Dealer atau Dealer
Jumlah Man PowerJumlah Equipment / Tools
Lead timeService Rate out
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
LAYOUT
PRINSIP TATA RUANG
1. Jarak yang ditempuh dalam melaksanakan kegiatan harus sependek mungkin.
2. Prinsip penyimpanan berdasarkan volume ruang.
3. Hindari terjadinya persimpangan arus barang.
4. Kondisi ruang harus memenuhi/mengikuti perkem bangan kebutuhan.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
LAYOUTTata area/susunan ruang berdasarkan Flow Process
Dalam merancang layout harus diperhatikan :
1. Layout harus mencerminkan :- Ruang cukup luas, terang, dan mempunyai sirkulasi udara yang baik
- Pembagian area proses kerja yang jelas (Receiving, Check in, Storage, Sorting, Check & Pack, Shipping)
- Aliran proses kerja yang berurutan
- Memiliki batasan yang jelas yg boleh/tidak/sementara menyimpan parts
2. Kondisi tempat kerja yang bersih, rapih, aman dan nyaman
3. Waktu penyerahan/delivery time : cepat,tepat & benar
- Penyimpanan/pengambilan parts yang mudah, cepat dan benar
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Receiving Area
Check In AreaArea atau lokasi ini fungsinya untuk proses pengecekan parts maupun kemasan dari supplier /subcont secara kualitas dan kuantitas sebelum parts diproses masuk kedalam storage area.
Area atau Lokasi ini berfungsi untuk penerimaan :
1.Parts dari supplier / subcont yang belum/sudah dikemas2.Material Kemasan3.Parts claimyang disesuaikan dengan dokumennya.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Storage Area
Area atau lokasi untuk penyimpanan parts yang sudah melalui pengecekan dan siap jual
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
disesuaikan /dipertimbangkan dengan: Jenis order ( Hotline/Urgent / FixJenis order ( Hotline/Urgent / Fix / reguler)
Part number
Fungsi Parts
Ukuran Barang dan ukuran kemasanUkuran Barang dan ukuran kemasan (Dimensi besar /kecil; beban berat/ringan)
Volume / kubikasi dan jumlah barang Volume / kubikasi dan jumlah barang (Susunan tumpukan box yang akan disimpan )
Pergerakan barang / fast & slow movingPergerakan barang / fast & slow moving (frequensi pengambilan barang: sering terjual & jarang terjual)
Sistim lokasi & kontrol.Sistim lokasi & kontrol.(seperti lokasi tetap/bin box dan lokasi bebas / rak)
PENYIMPANAN
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Posisi Penyimpanan.
Untuk menghindari kesalahan, atau ketidak akuratan dalam pengambilan parts, maka posisi penyimpanan parts sebaiknya diletakan sebatas mata hingga pinggang.
Hal ini diperuntukan bagi parts yang sering terjual ( fast moving ).
Sedikit / tdk sama sekali terjual
Sering / banyak terjual
Jarang terjual
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Sorting, Checking & Packing Area
Area atau lokasi ini fungsinya untuk proses pengecekan & pemilahan parts secara kualitas dan kuantitas sesuai PMD/DLR sebelum parts diproses packing.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Shipping Area
Office
Area atau lokasi ini berfungsi untuk :1. Penempatan parts yang telah memiliki dokumen (Nomor karton, Nomor PackingSheet, kode dealer) yang siap untuk dikirim ke Main Dealer/Dealer.
2. Muat barang ke truk ekspedisi yang ditunjuk PMD.
Tempat atau ruang untuk :
1. Proses administrasi dari penerimaan hingga pengiriman parts ke Main Dealer / Dealer
2. Penyimpanan dokumen/file jangka waktu tertentu
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
KONTROL
PILAR 2
PENGIRIMAN
PENYIMPANAN
PENERIMAANMETODE
KOMPUTERISASI / MANUAL
DOKUMEN
KUALITAS
KEAMANAN/PENYELAMATAN
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
METODE Adalah langkah-langkah/cara pelaksanaan
proses kerja dari awal sampai akhir, untuk mencapai hasil kerja yang optimal (produktivitas = QCDSM). Dalam pencapaian tersebut dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun secara manual.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
ALIRAN PROSES
Adalah urutan / aliran proses kerja dari awal sampai akhir, untuk mencapai hasil kerja yang optimal (produktivitas = QCDSM).
Dalam pencapaian tersebut dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun secara. manual
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
KONTROLAdalah kondisi aktual dibandingkan dengan standarisasi yang berlaku.
Pelaksanaannya secara periodik.
Dalam pencapaian yang optimal, dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun manual.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
KUALITAS
Bagaimana kita mempertahankan kualitas parts, baik jumlah maupun fisik (dimensi/visual) sesuai standard yang berlaku
Contoh : material kemasan, standarisasi jumlah parts dalam dus, proses pengecekan barang, standarisasi penempatan dus di atas pallet,dll.
Adalah kesesuaian nilai mutu yang dibandingkan dengan standardisasi yang berlaku.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PengirimanAdalah bagaimana kita dapat mengirimkan parts ke proses berikutnya dengan cepat, tepat, dan benar.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PILAR 3
SDM
JOB DESC
STRUKTURORGANISASI
KEAHLIANPENGETAHUAN
POTENSI
KOMPETENSI
MOTIVASI
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
JOB DESC
Uraian pekerjaan berdasarkan klasifikasi jabatan, mencakup ;
WewenangTanggung jawab
Tugas PokokInterelasiLain lain
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PALLET
CARRIAGE
HANDLIFT
KEAHLIAN
PENANGANANMATERIAL
PILAR 4PERALATAN &
MESIN
FORKLIFT
TROLLEY
ORANG
PENGALAMAN
PENGETAHUAN
PROSEDUR
LEMBARPENGECEKAN
LEMBARKERJA
INSTRUKSIKERJA
SOP
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
HOTLINE ORDERLeadtime Report 2003PICKING STANDARD OPERATION PROCEDURESYAIFUL A YUDHA .S
DIKETAHUIDIBUAT
1. CHECK PICKING SLIP
Picking Slip di check pada komputer secara periodik setiap 30 menit
2. PRINT PICKING SLIP
Print Picking slip dengan memperhatikan :- Warna dari kertas picking slip sesuai dengan urutan hari dan jenis order- Hasil cetak dipisahkan per lokasi / area
Contoh SOP
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Con
toh
In
str
uksi K
erj
a
N o . D o k u m e n : I K / P W A H / 0 0 0 1R e v i s i : 0 0T a n g g a l E f e k t i f : 2 8 - 0 5 - 2 0 0 3
1 / 1
1 B u k a a p l i k a s i O r a c l e
2 E n t r y U s e r n a m e d a n P a s s w o r d
3 P i l i h M e n u M I L D
4 P i l i h m e n u S P
5 P i l i h m e n u : P e n e r i m a a n B a r a n g > M e n u B a r c o d e > P i c k i n g S l i p
6 I s i b u l a n d a n t a h u n s e s u a i f o r m a t ( M M / Y Y Y Y )
7 K l i k k o l o m " C h e c k P i s " p a d a s t a t u s " H T L " , " U R G " a t a u " N o n H T L - U R G "
8 L i h a t j u m l a h d a t a " j m l d a t a " d a n s i a p k a n k e r t a s p i c k i n g s l i p p a d a p r i n t e r d e n g a n k e t e n t u a n :a . H o t l i n e O r d e r ( H T L ) : W a r n a M e r a hb . U r g e n t O r d e r ( U R G ) : W a r n a C o k l a tc . F i x d a n R e g u l e r ( N o n H T L - U R G ) : O r a n g e - K u n i n g - H i j a u ( s e s u a i u r u t a n h a r i )
9 K l i k k o l o m " P r i n t P i s " s e t i a p j e n i s u n t u k m e n c e t a k p i c k i n g s l i p
1 0 T u n g g u s a m p a i p r i n t e r b e k e r j a ( p i c k i n g s l i p t e r c e t a k )
1 1 P e n g e c e k a n P i c k i n g S l i p d i l a k u k a n :a . U n t u k H o t l i n e d a n U r g e n t o r d e r d i l a k u k a n s e t i a p 3 0 m e n i tb . U n t u k F i x d a n R e g u l e r o r d e r d i l a k u k a n s e t i a p 6 0 m e n i t
S y a i f u l A / N u r b u d i j a n t o Y u d h a S a m b u d h i S u d i b a g u s D . R
I N S T R U K S I K E R J A C E T A K P I C K I N G S L I P
D i b u a t D i p e r i k s a D i s e t u j u i
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
PILAR 5
MORAL
Dedikasi
jujur Disiplin
Tanggungjawab
Loyalitas
Inisiatif
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
CONTOH MORAL
Disiplin
Penggunaan APD sesuai kebijakan/peraturan perusahaan tercantum pada papan informasi ; sebelum masuk lokasi kerja.
topi
sepatu ID Card
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
MORAL
Disiplin
Penggunaan APD tidak sesuai dan tidak standar atau melakukan tindakan yang tidak dianjurkan.
Topi terbalik
Sepatu di injak
Duduk di atas dus
CONTOH
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
CONTOH
MORAL
Dedikasi
Disiplin
Tanggungjawab
LoyalitasP 5 M – adalah pertemuan 5 menit Dilaksanakan setiap pagi sebelum pekerjaan dimulaiSalah satu media komunikasi bersifat wajib antar pimpinan kerja & bawahan (section head,inspector dengan operator).Berisi hasil kerja,himbauan,larangan,petunjuk pelaksanaan tugas/pekerjaan secara singkat dan padat.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
CONTOHMORAL
Dedikasi
Disiplin
Tanggungjawab
LoyalitasP 15 M – adalah pertemuan 15 menit Dilaksanakan setiap hari setelah istirahat kedua.(jam 15.00)Salah satu media komunikasi dua arah bersifat wajib antara pimpinan kerja & bawahan ( section head dengan inspector)Berisi laporan hasil kerja dari masing2 inspector, usulan, himbauan,petunjuk dan rencana selanjutnya.
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
CONTOHMORAL
Sign Board sebagai sarana pesan, anjuran & pengaturan dalam pelaksanaan dilapangan.
Disiplin
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
TERIMA KASIH
ATAS PERHATIANNYA
AHMParts Centre
Parts Warehouse Training
Pilar 5MORAL
Tanggungjawab
Struktur organisasi pekerjaan berdasarkan klasifikasi jabatan, menggambarkan ;
Wewenang, Tanggung jawab, Tugas Pokok
Informasi pada papan struktur organisasi ; Cuti, Ijin, Sakit, Alpha