vhic faculty studiegids (2013 2014)wijzigingen 20130831

Faculty Studiegids

Studiejaar 2013-2014

____________

i-Faculty – Studiegids 2013-2014 2

Inhoudsopgave

De Faculty in context ........................................................................................................ 4

1 Algemene informatie ................................................................................................ 6

1.1 Inschrijving Leergangen ......................................................................................... 6

1.2 De onderwijsvisie van VHIC .................................................................................... 6

1.3 Docenten .............................................................................................................. 7

1.4 Elektronische leeromgeving .................................................................................... 7

1.5 Algehele coördinatie van de leergangen .................................................................... 8

1.6 Praktijk ................................................................................................................ 8

2 Op weg naar het diploma ......................................................................................... 9

2.1 Aanwezigheid ........................................................................................................ 9

2.2 Houding en inzet ................................................................................................... 9

2.3 Praktijktoetsen ...................................................................................................... 9

2.4 Eindopdracht........................................................................................................ 10

2.5 Eindbeoordeling, -assessment en diploma ............................................................... 11

2.6 Van certificaat naar diploma .................................................................................. 11

3 Kwaliteit van de opleidingen .................................................................................. 13

3.1 Kwaliteitsbewaking d.m.v. cursistenevaluaties ......................................................... 13

3.2 Kwaliteitsborging .................................................................................................. 13

3.3 Onderwijs- en examenreglement ............................................................................ 14

3.4 Privacy ................................................................................................................ 14

3.5 Geheimhoudingsverklaring .................................................................................... 14

3.6 Klachtenprocedure ................................................................................................ 14

4. Traject hbo Bedrijfskunde ...................................................................................... 15

5. Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder ......................................................... 16

Inleiding ................................................................................................................... 16

5.1 Leerdoelen........................................................................................................... 17

5.2 Doelgroep ............................................................................................................ 18

5.3 Leerprogramma.................................................................................................... 18

5.4 Lesrooster en studiebelasting ................................................................................. 19

5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder ..................................... 21

14 lesdagen ................................................................................................................ 21

Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren............................................................... 23

Blok 2 Klantgerichte communicatie ............................................................................... 27

Blok 3 Inrichting recordsmanagement .......................................................................... 28

Blok 4 Selectie en duurzaamheid ................................................................................. 30

Slotbijeenkomst en diploma-uitreiking .......................................................................... 33

6. Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder .................................... 33

6.1 Leerdoelen........................................................................................................... 34

6.2 Doelgroep ............................................................................................................ 34

6.3 Leerprogramma.................................................................................................... 35


6.5 Lesprogramma hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager ....................................... 37

Blok 1: De kaders van recordsmanagement ........................................................................... 38

Blok 2 Zaakgericht werken .................................................................................................. 40

Blok 3: Klantgericht werken ................................................................................................. 42

Blok 4: Duurzame toegankelijkheid ...................................................................................... 43

Blok 5: Klantgericht recordsmanagement .............................................................................. 45

____________


7. Hbo-Leergang Recordsmanager ............................................................................. 47

7.1 Leerdoelen........................................................................................................... 47

7.2 Doelgroep ............................................................................................................ 47


7.5 Lesprogramma hbo-Leergang Recordsmanager ........................................................ 50

Blok 2 De organisatie van recordsmanagement ...................................................................... 53

Blok 3 De praktijk van recordsmanagement ........................................................................... 55

Blok 4 De implementatie van recordsmanagement ................................................................. 56

Les 4.1 Projectmanagement ................................................................................................ 56

Blok 5 Verandermanagement ............................................................................................... 57

Les 5.1 Verandermanagement 1 ........................................................................................... 57

8. Hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid ................................................... 59

8.1 Leerdoelen........................................................................................................... 59

8.2 Doelgroep ............................................................................................................ 59

8.3 Leerprogramma.................................................................................................... 60


Blok 1 De elektronische overheid .......................................................................................... 63

Blok 2 Kwaliteit en informatie .............................................................................................. 64

Blok 3 Beveiliging van informatie .......................................................................................... 65

Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten ....................................................... 67

Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT ................................................. 68

9. De samenwerkende organisaties ........................................................................... 70

Contactgegevens ............................................................................................................ 72

____________


De Faculty in context

De VHIC Faculty werd opgericht in 1999. Als vernieuwend instituut voor mbo- en hbo-onderwijs is

de Faculty de logische keuze van informatieprofessionals die zoeken naar vernieuwing en

verdieping van hun ervaring. De Faculty biedt korte open cursussen, coachingstrajecten,

maatwerkopleidingen en diverse mbo en hbo leergangen.

Onze opleidingen richten zich op de kennisintensieve gegevensrijke organisatie met als doelgroep

het management, de kenniswerkers en de informatiespecialisten. De opleidingen voldoen aan een

hoge kwaliteitsstandaard en dragen het kwaliteitskeurmerk van Cedeo. De inhoudelijke kwaliteit

wordt bewaakt door Stichting Deeltijd Opleidingen . Onze opleidingen zijn vooral praktisch

ingericht; u kunt er meteen mee aan de slag in de werksituatie.

Leergangen

De Faculty biedt verschillende leergangen aan. Al deze leergangen kunnen als afzonderlijk traject

gevolgd worden, maar bij goed gevolg is er ook een doorstroommogelijkheid. In onderstaande

figuur ziet u hoe de verschillende leergangen van de Faculty gepositioneerd zijn:

Onze opleidingen zijn vorm gegeven op basis van de beroepsprofielen; informatiemanager,

databeheerder, recordsmanager en recordbeheerder, zoals benoemd in de RMConventie

mbo-Leergang Digitale

Informatiebeheerder

hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager/

Recordbeheerder

pdo IDM Erasmus HBO-instellingen

hbo-Leergang Recordsmanager

hbo Bedrijfskunde (SDO)

Figuur 1: positionering leergangen

hbo-Leergang Specialist

elektronische Overheid

____________


De mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder (LI) leidt op tot het beroepsprofiel databeheerder.

Deze leergang is operationeel ingericht, met veel oefeningen en een sterke nadruk op de praktijk.

Deze leergang is uitermate geschikt voor u, wanneer u uw kennis en vaardigheden wilt opfrissen

en uw weg wilt vinden in de nieuwe digitale informatievoorziening. Ook is deze leergang zeer

geschikt voor de startende informatiebeheerder.

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder vormt de basis van de hbo-

leergangen, deze leergang richt zich op het tactisch niveau. De Leergang Recordsmanager sluit

hierop aan en verzorgt strategische kennis op het niveau van de recordsmanager.

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (Leergang Aankomend

Recordmanager/Recordbeheerder) en de Leergang Recordsmanager (LRM) zijn zelfstandige

leergangen op hbo-niveau, die te samen de opleiding Recordsmanagement vormen. Deze opleiding

biedt u vernieuwende inzichten in het vakgebied, vanuit verschillende informatie- en

archieftechnische invalshoeken, gebaseerd op de NEN-ISO 15489-norm.

De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid (LeO) leidt professionals op die organisaties

kunnen begeleiden en adviseren bij het implementeren van de elektronische overheid.

Certificering

Na het succesvol afronden van een leergang ontvangt u het door het werkveld erkende VHIC-

diploma. U kunt aanvullend voor alle leergangen op hbo-niveau (LARM, LRM en LeO) een hbo-

verklaring ontvangen van 45 EC (ECTS-credits). ECTS staat voor European Credit Transfer System.

Deze verklaring wordt verstrekt door Hogeschool SDO voor de CROHO-geregistreerde opleiding

HBO Bedrijfskunde (30 KA 34035). U kunt zich bij aanvang van de leergang hiervoor inschrijven.

Meer informatie leest u verderop in deze studiegids.

____________


Algemene informatie

1.1 Inschrijving Leergangen

U kunt zich aanmelden bij de Faculty op verschillende manieren;

- U vult uw gegevens in op het inschrijfformulier van de betreffende leergang op de website

www.vhic.nl

- U stuurt een mail naar het facultysecretariaat [email protected]

- U belt het facultysecretariaat op telefoonnummer 070- 319 41 84 en verzoekt om een

inschrijfformulier op uw e-mailadres

- U verzoekt per post om een inschrijfformulier. U stuurt dit verzoek naar het

correspondentieadres; VHIC. Polakweg 23, 2288GG Rijswijk. In dit verzoek neemt u uw

e-mailadres op, want het inschrijfformulier wordt per mail verstuurd.

VHIC is een digitale organisisatie; wij geven de voorkeur aan inschrijving via de website.

Ter bevestiging van uw inschrijving ontvangt u een e-mail, hierin verzoeken wij u om aanvullende

informatie. Na ontvangst van deze informatie volgt een telefonische intake, deze maakt uw

inschrijving definitief. Bij de uitnodiging voor de eerste cursusdag bij de Leergang Aankomend

Recordmanager/Recordbeheerder , LRM en LeO ontvangt u informatie over het gelijklopende

traject hbo Bedrijfskunde bij de Stichting Deeltijd Opleidingen. De Faculty verzorgt daarvoor, indien

gewenst, uw inschrijving. De kosten voor dit traject zijn voor rekening van de cursist of zijn /haar

werkgever.

1.2 De onderwijsvisie van VHIC

Bij de Faculty staat uw leerproces centraal. In korte tijd kunt u een maximaal leerresultaat

bereiken. Onderwijsprogramma’s, leermiddelen en activiteiten van de docent zijn hierop ontworpen

en worden voortdurend geëvalueerd en bijgesteld. Veel aandacht wordt besteed aan groepswerk,

hiermee wordt de sociale kant van leren en werken benadrukt door interactieve werkvormen

waarbij samenwerking, teamvorming en werkverdeling van belang zijn.

Het onderwijs is gericht op een zelfstandig leerhouding van de cursist. U bent grotendeels zelf

verantwoordelijk voor uw leerproces, zodat u ook voor de praktijk toegerust raakt met een

adequate beroeps- en werkhouding.

VHIC gaat ervan uit dat onderwijs geen rechtlijnig proces is met eenrichtingsverkeer van docent

naar cursist. Een cursist die iets wil leren, spant zichzelf in met alles wat hij heeft meegemaakt in

zijn leven en wie hij daardoor is geworden. Mensen leren op verschillende manieren, gebruiken

verschillende talenten en beschikken over verschillende intelligenties. Daarnaast is het in deze

digitale tijd gebruikelijk om middels social media te leren en te communiceren. De huidige

generatie cursisten leert graag op zijn eigen tijd en in zijn eigen tempo. Hij wil hierin zelfbepalend

en zelfverantwoordelijk zijn. VHIC speelt daarop in door onderwijs op diverse manieren aan te

bieden.

Kennisoverdracht vindt plaats via een aantal conceptuele uitgangspunten die in elkaar overlopen:

1. Learning by sharing. Geleerd wordt door onderwijsleergesprekken, door het in groepen

uitwerken van cases, door professionals uit de praktijk hun verhaal te laten vertellen (best

cases, worst cases, tips en trucs), door eigen studie en onderzoek, door kennis op te doen van

demo’s en discussies.

2. Kennisclassificatiemethode, zoals mindmapping. Cursisten ontwikkelen individueel, met een

medecursist of samen met de docent schema’s waarin de lesstof wordt verduidelijkt. Deze

methode maakt het mogelijk om een 50% hoger studieresultaat te bereiken, dan met

klassikaal docentafhankelijk leren mogelijk is.

http://www.vhic.nl/index.php?option=com_breezingforms&view=form&Itemid=129&phpMyAdmin=46bd6b345f10b89b9d1a17a2a1bb5d38

mailto:[email protected]

____________


3. Action learning. De cursist verricht op basis van de behandelde theorie, onderzoek in zijn eigen

praktijk en verwerft zodoende inzicht in de werkprocessen van die eigen organisatie. Deze

praktijkervaringen worden vervolgens weer in de les ingebracht en besproken.

4. Social learning. Door het delen van kennis, het praten daarover en het bevragen van elkaar

naar argumentatie en achtergrondkennis, ontstaat een sterke vorm van leren. Iedere cursist

heeft zijn eigen kennis en door deze met anderen te delen ontwikkelt hij een dieper inzicht en

begrip van de eigen kennis. Daar wordt de kennis van medecursisten aan toegevoegd en in

geïntegreerd. Het leren van en met elkaar gebeurt als het ware door op elkaars schouders te

staan, hierdoor wordt een hoger leerrendement bereikt. Binnen de contacturen en in de

thuisopdrachten wordt aandacht besteed aan deze intensieve vorm van leren door de inzet van

verschillende interactieve werkvormen.

5. Blended learning. Een combinatie tussen een fysieke en een digitale leeromgeving. Gewerkt

wordt met een gesloten kennisdomein (FacultyCampus) dat uitsluitend toegankelijk is voor

Faculty-cursisten en docenten. Op de FacultyCampus zijn het lesrooster, de lesstof, de

thuisopdrachten, een overzicht van de voor de studie relevante documenten en een

discussieforum ondergebracht. Cursisten kunnen hier met elkaar discussiëren en de docent kan

via dit forum ook vragen van cursisten beantwoorden.

Van de cursist wordt een grote mate van eigen initiatief en inzet verwacht, zowel tijdens de lesuren

als in de praktijksituatie, bij de werkgever. Door het toetsen van de theorie aan de praktijksituatie

en vice versa ontstaat er een leerzame wisselwerking tussen theorie en praktijk. De cursisten

vormen op deze wijze zelf ook een bron van kennis voor elkaar. Vanuit een verschillende

achtergrond en werksituatie zal ieder een eigen kijk ontwikkelen op recordsmanagement, binnen

de kaders die de opleiding stelt.

1.3 Docenten

De Faculty werkt met een team van ervaren en enthousiaste eigen docenten die werkzaam zijn bij

VHIC als senior adviseur. Tevens worden er lesdagen verzorgd door externe docenten met een

specifieke expertise in het vakgebied. Iedere docent verwerkt de meest recente ontwikkelingen en

zijn eigen praktijkervaringen in zijn/haar lesstof. Daarnaast worden de docenten begeleid door een

onderwijskundige.

1.4 Elektronische leeromgeving

VHIC is een digitale organisatie, het les- en studiemateriaal bevindt zich daarom op de

elektronische leeromgeving; FacultyCampus. Hier bevindt zich o.a. het Handboek

RecordsManagement; dit Handboek wordt veel gebruikt in de hbo-leergangen. Op de

FacultyCampus staan steeds per lesdag een aantal hyperlinks, die gekoppeld zijn aan de

vakliteratuur die u nodig heeft om zich op een lesdag voor te bereiden. De docent biedt daarnaast

actueel materiaal aan zodat u de laatste ontwikkelingen op de voet kunt volgen. Op de

FacultyCampus worden praktijktoetsen uitgevoerd en wordt feedback gegeven door de docenten op

individueel en/of groepsniveau. Deze leeromgeving werkt ondersteunend en aanvullend op de

opleiding.

Tijdens -en tot een halfjaar na het afsluiten van- de leergang heeft u toegang tot de

FacultyCampus.

____________


1.5 Algehele coördinatie van de leergangen

Gedurende het gehele leergang dragen de opleidingscoördinator en de projectleider zorg voor de

continuïteit van de leergang. De opleidingscoördinator op het facultysecretariaat is uw

aanspreekpunt gedurende de gehele leergang voor wat betreft planning en organisatie. Zij plant de

lesdagen, onderhoudt de FacultyCampus, roostert de docenten in, beantwoordt uw vragen of zorgt

dat deze bij de juiste personen terechtkomen.

De projectleider onderhoudt contacten met cursisten en docenten op inhoudelijk niveau, bewaakt

mede de kwaliteit van het lesgeven en adviseert docenten hierin, ontvangt de evaluatiegegevens

en gaat hiermee aan de slag, draagt zorg voor de continuïteit en de verbindingen tussen de

verschillende lesblokken, begeleidt cursisten die tijdelijk vastlopen in hun leerproces. Hij/zij beslist

–in samenspraak met de opleidingsdirecteur en/of de onderwijskundige – over

uitzonderingsgevallen.

De programmacoördinator doet de intakegesprekken met cursisten. Zij vormt samen met een of

meerdere docenten de beoordelingscommissie van de eindopdrachten en bewaakt de kwaliteit

hiervan. Zij beoordeelt ook andere toetsopdrachten en reflectieverslagen en heeft een adviserende

rol in opleidingszaken.

De (opleidings)directeur Ad van Heijst beslist of een cursist aan de opleidingsvereisten heeft

voldaan en recht heeft op een diploma. Hij bepaalt het beleid indien er sprake is van (dreigende)

conflicten, klachten of indien er vragen zijn die de bevoegdheid van eerder genoemden te boven

gaat.

De opleidingsdirecteur schrijft op basis van de geleverde prestaties, inzet en aanwezigheid van

cursisten een diploma uit voor de leergang, of geeft – indien niet aan die vereisten is voldaan- een

certificaat af.

1.6 Praktijk

Bij elke leergang dient u in de werksituatie begeleiding te vragen aan een praktijkopleider. Deze

persoon kan u informatie verstrekken over situaties bij de eigen organisatie en uw werkstukken

beoordelen op kwaliteit, hanteerbaarheid en vertrouwelijkheid.

De Faculty garandeert dat informatie over de werksituatie niet wordt gebruikt buiten de

leeromgeving van cursisten.

In de opleidingen van de VHIC faculty wordt veel aandacht besteed aan de praktijk door middel

van individuele en gezamenlijke opdrachten, voorbeelden en (het delen van) concrete ervaringen.

Praktijktoetsen aan het einde van ieder lesblok zorgen ervoor dat de kennis, die is opgedaan

tijdens de lesdagen en vanuit vakliteratuur, in de dagelijkse praktijk wordt toegepast.

Tijdens de lessen is er alle ruimte om eigen praktijkervaringen in te brengen en vragen daarover te

stellen.

De groepen bevatten maximaal 18 deelnemers om een optimale interactie mogelijk te maken.

____________


1 Op weg naar het diploma

Dit hoofdstuk leidt u langs de verschillende regels en richtlijnen die bepalend zijn om een leergang

met goed gevolg te kunnen afsluiten. Hierin leest u de verwachtingen die wij hebben van u als

cursist en de mogelijkheden die wij als opleidingsaanbieder hebben.

2.1 Aanwezigheid

Van u wordt verwacht dat u alle lesdagen volledig aanwezig bent. In elke les wordt u verzocht om

uw paraaf op de presentielijst te zetten. Het kan gebeuren dat u er niet aan ontkomt om een dag

te verzuimen. In de gehele leergang mag u echter maar 2 dagen afwezig zijn. Deze 2 dagen

mogen niet in één lesblok vallen. Indien u meer dan 2 dagen mist in een leergang, of 2 dagen mist

in één blok, bent u onvoldoende aanwezig geweest om aanspraak op een diploma te kunnen

maken voor deze leergang.

U dient tijdig aan te geven dat u een lesdag afwezig zult zijn. U kunt zich afmelden tot uiterlijk

09.00 uur op de betreffende lesdag bij het facultysecretariaat. Het facultysecretariaat kan op uw

verzoek een voorstel doen om die lesdag in een paralelle of latere leergang in te halen. Het is

echter niet altijd zo dat deze vervangende lesdag kan plaatsvinden.

Een praktijktoets is een toets die een lesblok afsluit en completeert, bij onvoldoende aanwezigheid

mag u die toets niet maken c.q. wordt de betreffende toets niet meegeteld in de cijferwaardering

voor de leergang.

Het lesrooster voor de leergang is op de FacultyCampus te vinden. U wordt via de FacultyCampus

geattendeerd op wijzigingen. Het lesrooster op de leeromgeving is geldend, controleer dus

regelmatig of u geen wijzigingen heeft gemist.

2.2 Houding en inzet

Thuisopdrachten, discussies op het forum van de FacultyCampus en klassikale situaties verlangen

een actieve, open en respectvolle houding van iedere cursist. Eigen inbreng van kennis en

praktijksituaties en het stellen van vragen vormen een belangrijk leerelement, evenals het inleven

in de achtergrond en de werksituatie van medecursisten. Uitwisseling van ideeën en visies over het

vakgebied dragen bij aan een verrijking van de kennis.

In de les wordt regelmatig samen gewerkt in kleine groepjes, bijvoorbeeld om met cases aan de

slag te gaan. Het komt ook voor dat zo’n groepje zijn resultaat laat zien middels een presentatie

aan de rest van de groep, zo worden tegelijkertijd de communicatieve vaardigheden geoefend.

De ondersteunende thuisopdrachten zorgen er mede voor dat de hele cursusgroep een les met

dezelfde voorkennis start. Deze thuisopdrachten worden voorafgaand aan de lessen gemaakt. Een

thuisopdracht kan bestaan uit het doornemen van achtergrondliteratuur, het opzoeken van

protocollen, procedures en projectplannen in de organisatie of het uitvoeren van kleine opdrachten

(bijvoorbeeld het opstellen van een werkprocesschema).

2.3 Praktijktoetsen

Elk lesblok wordt afgesloten met een praktijktoets. Dit is een toets waarin de opgedane en

geïntegreerde kennis uit het lesblok wordt beoordeeld. U toont aan dat u alle aspecten van de

aangeboden theorie kunt vertalen naar de praktijk. De toetsen bevatten ook vragen naar inzicht,

eigen mening en visie en kunnen een overstijging van de opgedane kennis verlangen, ook dit is

een aspect waar een docent rekening mee houdt in zijn waardering.

____________


U mag deze praktijktoets dan ook alleen maar maken indien u aan de aanwezigheidsverplichting

voor dat lesblok heeft voldaan.

De docent maakt deze praktijktoets op basis van de leerdoelen en de gedoceerde c.q. behandelde

lesstof. De docent streeft ernaar de toetsen binnen twee weken te beoordelen en van feedback te

voorzien. De opleidingscoördinatoren plaatsen de toetsresultaten op de FacultyCampus.

Praktijktoetsen worden door de docent gewaardeerd op een schaal van 1 tot 10. Reflectieverslagen

worden gewaardeerd met voldoende/ onvoldoende.

Bij een onvoldoende beoordeling krijgt u eenmalig de mogelijkheid de praktijktoets te herkansen.

In het totaal krijgt u de gelegenheid om per leergang twee verschillende herkansingen te maken. U

heeft twee weken de tijd om de herkansing te maken, vanaf het moment van plaatsing op de

leeromgeving. U kunt de herkansing per e-mail insturen naar [email protected].

Praktijktoetsen die zonder voorafgaand akkoord van projectleider na de deadline worden

ingeleverd, worden als herkansing gezien en als zodanig behandeld.

Een uitstelverzoek voor het aanleveren van een toets wordt maximaal eenmaal per leergang

gehonoreerd.

2.4 Eindopdracht

De eindopdracht voor de hbo-leergangen bestaat uit een onderzoek, de rapportage van het

onderzoek en de presentatie c.q. verdediging daarvan.

U stemt uw eindopdracht, in samenspraak met uw praktijkopleider, zoveel mogelijk af op uw

praktijksituatie en uw persoonlijke voorkeur. De regels en afspraken rondom de Praktijkopdracht

(POD) voor de Leergang Aankomend Recordmanager/Recordbeheerder en de Personal

Management Letter (PML) voor de LRM en LeO staan beschreven in de reader eindopdrachten.

Deze reader is te vinden op de FacultyCampus.

Voorafgaand aan de uitvoering van het eindonderzoek en de rapportage hiervan dient u uw

Voorstel voor het uit te voeren onderzoek in. De beoordelingscommissie onder leiding van de

programmacoördinator beoordeelt dit voorstel en geeft aan of u aan uw onderzoek kan gaan

beginnen of dat er eerst nog wijzigingen of verbeteringen nodig zijn. Ook heeft het onderwerp

waarvoor u koos instemming nodig van de beoordelingscommissie. Voor het inleveren van het

Voorstel geldt een deadline. Indien u deze overschrijdt kan de beoordelingscommissie niet meer

garanderen dat u binnen korte tijd feedback en groen licht krijgt. Daarbij blijft de deadline voor het

inleveren van uw POD/ PML ongewijzigd. Indien u uw Voorstel eerder aanlevert dan in de

aangegeven periode verzoeken wij u hierover per e-mail het facultysecretariaat te informeren.

U mag uw PML of POD pas inleveren als aan de aanwezigheidsverplichting is voldaan en indien alle

praktijktoetsen (c.q. de herkansingen) met een voldoende zijn beoordeeld.

De gehele leergang kan niet langer duren dan twee jaar gerekend vanaf de eerste lesdag tot en

met de dag van de presentatie c.q. verdediging van de eindopdracht. Overschrijding van die

termijn betekent dat eerdere studieresultaten vervallen.

Indien u deelneemt aan het traject Bedrijfskunde en door studievertraging het studiejaar

overschrijdt, berekent het SDO extra kosten voor verlenging van de inschrijving in het hbo

Bedrijfskunde traject. Deze verlenging dient aangevraagd en geaccordeerd te worden door het

SDO. De kosten (maart 2013) voor een verlenging bedragen € 250,- voor een verlenging met 3

maanden en € 750,- voor een jaar verlenging. In het eerste leergang dient u ten minste 30 ects te

hebben verworven.


____________


2.5 Eindbeoordeling, -assessment en diploma

Aan het einde van de leergang wordt bekeken of u voldaan hebt aan de aanwezigheidsverplichting,

of alle praktijktoetsen met een voldoende zijn afgesloten en of de eindopdracht met een voldoende

is gewaardeerd. Alle onderdelen tellen even zwaar. Houding en inzet kunnen bij twijfel het verschil

tussen een voldoende en een onvoldoende uitmaken. De opleidingsdirecteur beslist hierover.

Indien u de leergang op alle onderdelen met een voldoende heeft afgesloten, ontvangt u het

diploma van de Faculty. Indien u staat ingeschreven voor het traject Bedrijfskunde ontvangt u ook

een cijferlijst van de hogeschool. Wanneer u niet voldoet aan de gestelde eisen, ontvangt u een

certificaat.

Indien u zich heeft ingeschreven voor het traject hbo Bedrijfskunde vindt bovendien een individueel

eindassessment plaats. Dit is een extra controle om vast te stellen of u het gehele

opleidingsprogramma met een voldoende beoordeling heeft afgerond. Het eindassessment wordt

verzorgd door Stichting Deeltijd Opleidingen.

Indien u de leergang met een onvoldoende afsluit doordat uw eindopdracht, (een of meer)

praktijktoets(en) of aanwezigheid onvoldoende zijn, ontvangt u een certificaat van de

opleidingsdirecteur.

Op dit certificaat worden die onderdelen vermeld die met een gunstig resultaat zijn gevolgd. Bij

uitgifte van een certificaat heeft u geen recht op de studiepunten in het traject van de hbo

Bedrijfskunde.

Presentatie en/ of verdediging

Aan het einde van de Leergang Aankomend Recordsmanager/ Recordbeheerder presenteert u uw

POD, ook indien uw POD een herkansing behoeft. Deze laatste en verplichte lesdag is tevens de

formele afsluiting van het opleidingstraject.

De Leergang Recordmanager en de Leergang elektronisch Overheid wordt afgesloten met

individuele verdediging van uw PML. Deze verdediging vindt uitsluitend plaats na een positieve

waardering van uw PML door de beoordelingscommissie.

U krijgt uw diploma of certificaat per post toegezonden.

2.6 Van certificaat naar diploma

U kunt een certificaat en géén diploma hebben gekregen omdat u niet voldeed aan de

aanwezigheidseisen en/of onvoldoendes behaalde voor de praktijktoetsen en/of de eindopdracht.

We hebben de ervaring dat veel cursisten later alsnog proberen het diploma te behalen.

Om de leergang af te ronden met een diploma heeft u maximaal twee jaar de tijd, te rekenen

vanaf de eerste lesdag van de oorspronkelijke leergang. Na deze twee jaar vervallen de eerder

behaalde studieresultaten, indien deze niet met een diploma bekroond zijn. Indien u het traject

Bedrijfskunde volgt en u overschrijdt het jaar, dient u rekening te houden met extra kosten per

verlenging.

Als u een praktijktoets opnieuw wilt herkansen, dient u daarvoor het betreffende lesblok in een

andere leergang opnieuw te volgen tegen de gangbare kosten en de bijbehorende praktijktoets

maken. Hier zijn geen herkansingen op mogelijk.

Indien u alle toetsen heeft behaald behalve de eindopdracht, dan is er alleen de mogelijkheid om

een extra POD/ PML traject (tegen de gangbare kosten) te volgen als de cijfers voor de

____________


praktijktoetsen gemiddeld hoger zijn dan een 7. Hier is geen herkansing op mogelijk.

Is uw cijfergemiddelde een 7 of lager en wilt u toch uw diploma behalen, dan dient u die lesblokken

opnieuw te volgen die onvoldoende zijn afgesloten en u dient daarmee alsnog een gemiddelde van

7+ over de gehele leergang te halen. Ook dit dient dan binnen de eerder genoemde twee jaar

gerealiseerd te zijn.

____________


2 Kwaliteit van de opleidingen

3.1 Kwaliteitsbewaking d.m.v. cursistenevaluaties

Bij de ontwikkeling van de leergangen, de lesstof en de toetsen heeft de Faculty gelet op

aanbevelingen en inzichten op het gebied van de studiebelasting en het aanbod van de lesstof.

Om de kwaliteit van het onderwijs te bewaken, wordt tijdens de leergang een tweetal evaluaties

afgenomen:

Docentenevaluatie

De docentenevaluatie wordt na afloop van ieder lesdag afgenomen. Deze heeft als doel om

specifiek de kwaliteit van de docent en het onderwijsprogramma te inventariseren. Dit

evaluatieformulier is te vinden bij elke lesdag op de FacultyCampus.

Cursistenevaluatie

De cursistenevaluatie wordt aan het eind van de gehele leergang afgenomen onder alle cursisten

en heeft tot doel de kwaliteitsbeleving te inventariseren voor het totale onderwijsprogramma, de

docenten en de begeleiding.

Op basis van de evaluatieresultaten worden verbeteringen in het onderwijs en de organisatie

doorgevoerd. Naast de evaluaties is het kwaliteitshandboek van de Faculty een instrument om de

kwaliteit in de organisatie te bewaken. In dit handboek staan de procedures op het gebied van

onder meer inschrijving, administratie en organisatie uitgeschreven, om hiermee een landelijk

kwaliteitssysteem te kunnen waarborgen.

3.2 Kwaliteitsborging

De Faculty heeft nu al vijf maal achtereen het CEDEO-keurmerk verdiend. Dit betekent onder

andere dat minimaal 80% van de klanten tevreden tot zeer tevreden is. Met dit CEDEO-keurmerk

behoort VHIC tot een select gezelschap van opleidingaanbieders. CEDEO meet op criteria als

klanttevredenheid, kwaliteit, continuïteit en bedrijfsgerichtheid. Er zijn ongeveer 6.500 aanbieders

van opleidingen op de Nederlandse markt, waarvan slechts 300 een CEDEO-erkenning hebben.

CEDEO stelt strenge eisen aan de aanbieders van opleidingen.

Naast de tevredenheidseis stelt CEDEO ook nog eisen aan de kwaliteit, continuïteit en de

bedrijfsgerichtheid. CEDEO voert regelmatig onderzoek uit om te controleren of de door hen

gecertificeerde bedrijven nog voldoen aan de eisen.

Uit het onderzoek kwam de kwaliteit van VHIC als zeer goed naar voren en ook was er een zeer

grote algehele tevredenheid over de geboden opleidingen. Op aanvraag zenden wij u het laatst

verschenen CEDEO- kwaliteitbeoordelingsrapport toe. Het CEDEO-rapport waarin de kwaliteit van

de Faculty wordt beschreven, is openbaar en kan ook worden opgevraagd bij CEDEO

(www.cedeo.nl). Enkele commentaren zijn:

“De kwaliteit van de docenten is goed, ze zijn op de hoogte van de laatste actualiteiten en

wijzigingen."

“VHIC kan als enige de opleidingen leveren die wij op dit vakgebied nodig hebben.”

“De kennis die de docenten hebben op dit vakgebied binnen het gemeentelijke bestel is

erg groot.”

“Doordat eigen materiaal is gebruikt hebben de deelnemers heel gericht kunnen werken,

hierdoor is de cursus echt toegespitst op onze organisatie.”

http://www.cedeo.nl/

____________


“Het zijn cursussen die niet op deze manier door anderen geleverd kunnen worden. Wij

zijn goed te spreken over de prijs en de kwaliteit.”

Hiernaast is de VHIC Faculty ingeschreven in het Register Kort Beroeps Onderwijs (RKBO). VHIC is

hiermee een erkende onderwijsinstelling als bedoeld in de Europese BTW-richtlijn. Die richtlijn

bepaalt dat niet door de overheid bekostigd beroepsonderwijs met BTW belast is, tenzij het wordt

gegeven door een instelling die erkend is.

3.3 Onderwijs- en examenreglement

Het Onderwijs- en examenreglement van Stichting Deeltijd Opleidingen is ook voor de hbo-

leergangen van de VHIC Faculty van kracht. Onderstaand enkele punten die direct van belang zijn.

3.4 Privacy

Rondom uw privacy zijn de volgende voorschriften van kracht:

De opleidingsdirecteur stelt de regeling over de bescherming van persoonlijke gegevens vast.

Iedere cursist heeft recht op inzage van de in de administratie van de Faculty opgenomen

gegevens die zijn of haar persoon en studievorderingen betreffen.

De hiervoor bedoelde gegevens zijn slechts toegankelijk voor die medewerkers van de Faculty

die daar uit hoofde van hun functie over moeten kunnen beschikken.

De cursist heeft het recht te verzoeken de gegevens te doen verbeteren, aan te vullen of te

verwijderen indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter

zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.

Gegevens uit de persoonsregistratie worden slechts aan een derde buiten de Faculty verstrekt

voor zover dit voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk

voorschrift of geschiedt met toestemming van degene wiens gegevens het betreft.

3.5 Geheimhoudingsverklaring

De Faculty betracht geheimhouding over alle zaken, die haar via de cursisten ter kennis komen.

Het cursusmateriaal van de Faculty is uitsluitend bedoeld voor intern en persoonlijk studiegebruik.

3.6 Klachtenprocedure

Elke klacht, elk idee of elke suggestie kan bijdragen aan de kwaliteit van de organisatie of van de

opleiding. De Faculty beschikt over een interne klachtenprocedure waardoor de klacht of suggestie

niet alleen snel wordt afgehandeld, maar er ook optimaal gebruik van kan worden gemaakt ter

voorkoming van de klacht in de toekomst. Alle klachten komen ter kennis van de

opleidingsdirecteur en er wordt gestreefd naar afhandeling binnen éen week. Klachten en/of

suggesties kunt u schriftelijk indienen per e-mail, telefax of brief. Het facultysecretariaat helpt u

graag verder. Het cursistenforum is niet bedoeld voor persoonlijke klachten. Een snelle en juiste

afhandeling kan gegarandeerd worden door rechtstreeks contact op te nemen met ons

facultysecretariaat.

____________


4. Traject hbo Bedrijfskunde

De Leergang Aankomend Recordsmanager, de Leergang Recordsmanager en de Leergang

Specialist elektronische Overheid zijn op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen

Faculty en Stichting Deeltijd Opleidingen (www.sdoacademy.nl) gekoppeld aan de duale

leeropleiding hbo Bedrijfskunde. De thuisopdrachten, praktijktoetsen en de eindopdrachten van de

Leergang Aankomend Recordsmanager, de Leergang Recordsmanager en de Leergang Specialist

elektronische Overheid staan gelijk aan hogeschooltentamens.

Indien u zich heeft ingeschreven via Stichting Deeltijd Opleidingen, kunt u zo studiepunten

verwerven via het European Credit Transfer System (ECTS). Met het succesvol afronden van een

hbo-leergang van de VHIC Faculty verwerft u 45 ECTS. Volgt u hierna nog een van de andere hbo-

leergangen van de VHIC Faculty, dan kunt u in totaal 90 ECTS behalen. Hiermee ontstaat een

efficiënte doorstroomroute voor het behalen van het Bachelor diploma hbo Bedrijfskunde. Met

minimale extra inspanning kunt u zo de behaalde studiepunten inzetten voor een vervolgstudie.

De behaalde studiepunten zijn met de huidige afspraken (december 2012) 5 jaar geldig na het

behalen van het diploma.

Daarnaast gelden de volgende randvoorwaarden:

U dient te voldoen aan de wettelijke instroomeisen van de opleiding hbo Bedrijfskunde, te

weten een diploma HAVO, VWO, Mbo-niveau 4 of een vergelijkbaar diploma.

De kosten voor het traject Hbo-bedrijfskunde bedragen € 750,- per jaar en komen

(per 01-03-2013) voor rekening van de cursist/ werkgever.

In geval u niet beschikt over een van de vereiste diploma’s (en 21 jaar of ouder bent) zal

Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO) door middel van een instroom-assessment vaststellen of

toelating mogelijk is. De kosten voor dit assessment zijn per deelnemer € 125,-.

De leergang moet binnen 1 jaar na inschrijving bij SDO zijn afgerond. Bij ziekte of andere

bijzondere gevallen geldt dat u minimaal 30 ECTS moet hebben behaald om de leergang na het

jaar af te maken.

Verlenging van hbo bedrijfskunde traject dient u bij het SDO aan te vragen.

U dient kopieën van diploma’s, cijferlijsten en een actueel curriculum vitae met uw

inschrijfformulier mee te sturen.

U wordt ingeschreven als extraneus student aan de geaccrediteerde opleiding Bachelor

Bedrijfskunde van NHA, de partnerhogeschool van SDO.

Er wordt voor de duale route een onderwijsarbeidsovereenkomst opgesteld waarin de leerroute

wordt vastgelegd.

Uw werkgever stelt een praktijkopleider aan (in de regel de leidinggevende) die de

praktijkbegeleiding op zich neemt. De werkgever biedt voldoende ruimte en medewerking

zodat u kunt werken aan uw leerroute en uw hbo-competenties kunt ontwikkelen.

http://www.sdoacademy.nl/

____________


5. Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder

Inleiding

Veranderende wereld, veranderende competenties: van papier naar digitaal

Het vakgebied van de documentaire informatievoorziening, ook wel recordsmanagement genoemd,

is zich aan het ontwikkelen, mede gevoed door de technische mogelijkheden die de digitalisering

en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Op dit moment wordt een nieuw vakgebied

gedefinieerd, waarin digitale documenten, sociale media en andere –nieuwe- vormen van werken

een belangrijke rol spelen. Voor diegenen die werken in de informatiedienstverlening betekent dit

een omslag van een papieren naar een digitale situatie, maar ook nieuwe kennis,

houdingsaspecten en vaardigheden. Dit vraagt om een aangepaste rol van Informatiebeheer.

Informatiebeheer wordt een belangrijke facilitator van digitale processen in de gehele organisatie.

De taken van de informatiebeheerder verschuiven. De informatiebeheerder gaat naar het

voortraject als adviseur van de organisatie in het registratie- en archiveringsproces. De

informatiebeheerder zal centrale functies blijven uitoefenen waarbij hij of zij niet meer alleen

uitvoert, maar ook actief meedenkt over de manier waarop de informatievoorziening het beste

georganiseerd kan worden.

Vragen die zich aandienen zijn onder meer:

Welke mogelijkheden biedt de techniek voor het registratie- en archiveringsproces?

Welke standaards gaan de nieuwe werkzaamheden bepalen? Hoe passen we deze kaders toe in

het dagelijkse werk?

Hoe kan informatie het beste geordend worden, in samenspraak met de gebruikers?

Hoe krijgen we meer grip op de documentstromen?

Hoe ondersteunen we de gebruikers van het DMS op een dusdanige manier dat in

samenwerking de documenten procesgewijs worden opgeslagen met zo weinig mogelijk

inspanning?

Hoe maken we optimaal gebruik van de mogelijkheden die software als DMS en workflow

systemen ons bieden?

Hoe verkrijgen we overzicht over de informatiehuishouding en hoe kunnen we deze regelen?

Hoe gaan we ons ontwikkelen van DIV-er naar informatiedienstverlener, recordbeheerder of

medewerker informatiebeheer?

Hoe verkrijgen we de gewenste nieuwe vaardigheden als adviseur van het archiveringsproces

in de organisatie?

Hoe behandelen we digitale documenten in het DMS/RMA? Hoe dient de behandeling hiervan te

worden gevolgd en hoe zal in een digitale omgeving gearchiveerd worden?

Hoe kunnen we de verandering van papier naar digitale informatie goed organiseren?

Mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder

De 14-daagse ‘mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder” is erop gericht om de medewerkers

van de ondersteunende bedrijfsfunctie Informatievoorziening (DIV) te leren hoe zij met digitale

documenten kunnen omgaan, nu en straks, uitgaande van alle aspecten: de nieuwe richtlijnen en

procedures die noodzakelijk zijn, de benodigde competenties van medewerkers “nieuwe stijl”, de

organisatie van gegevens, documenten en informatiebestanden - onder andere aan de hand van

een procesgerichte ordening - en de hulpmiddelen om de informatie te beheren.

____________


Deze innovatieve opleiding is sterk gericht op de praktijk, zonder overbodige kennis. Onze

cursisten leren door te doen. De vragen die in deze opleiding centraal staan zijn:

Welke veranderingen komen er op ons af?

Wat verandert er nu eigenlijk en wat blijft hetzelfde?

Hoe behouden we het goede en omarmen we het nieuwe?

Wat betekenen deze veranderingen voor de manier waarop wij werken?

Naast het bekende klassikale onderwijs werken we met praktijktoetsen die de cursisten kunnen

uitvoeren in de eigen werkomgeving.

5.1 Leerdoelen

Om het succes van een training te kunnen meten, is het belangrijk om na te gaan welke doelen

bereikt dienen te zijn na de training. Door leerdoelen te formuleren wordt een referentiekader

gecreëerd voor de training. Deze training heeft de volgende leerdoelen:

De cursist geeft in eigen woorden weer wat de ontwikkelingen in bredere context zijn en wat

deze betekenen voor de (digitale) informatievoorzieningsfunctie.

De cursist verklaart de ontwikkelingen binnen de eigen organisatie in de context van de zich

ontwikkelende digitale overheid.

De cursist benoemt welke (actuele) normen en wetgeving van belang zijn op het gebied van

recordsmanagement en de e-overheid en waar hij nadere informatie hierover kan vinden.

De cursist legt uit hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze worden

opgenomen in het DMS en/of andere applicaties.

De cursist registreert, archiveert en selecteert documenten in een digitaal dossier in het DMS.

De cursist gebruikt een aantal nader te benoemen tips en trucs van het DMS om sneller en

beter te werken.

De cursist gebruikt een documentair structuurplan om documenten te ordenen op een zodanige

manier dat ze geraadpleegd kunnen worden.

De cursist laat aan een collega zien hoe hij met de door de eigen organisatie gebruikte

hulpmiddelen (DMS/RMA, DSP) aan de slag kan om digitaal te gaan werken.

De cursist zoekt op welke juridische stappen genomen moeten worden om de digitale

informatiehuishouding duurzaam toegankelijk te maken (w.o. het vervangingsbesluit).

De cursist laat aan klanten zien hoe het gebruik van kantoorautomatisering in relatie staat tot

document management.

De cursist legt in eigen woorden de relatie tussen informatiebeheer en ICT uit.

De cursist heeft inzicht in de nieuwe taken, profielen, rollen, competenties en werkzaamheden

voor informatiebeheer in de digitale werkomgeving.

De cursist kan aan een collega of klant uitleggen wat de invloed en consequenties van de

veranderingen voor die persoon zijn.

De cursist stelt zich klantgericht(er) en meer proactief op naar de organisatie.

De cursist werkt op een positieve en opbouwende manier samen met collega’s.

De cursist herkent de kenmerken van een veranderingsproces en kan tijdens een

veranderingsproces gefundeerd eigen keuzes maken met betrekking tot de eigen rol hierin.

De mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder leidt op tot het beroepsprofiel

‘informatiebeheerder/databeheerder’. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement

Conventie (RMC) en wordt tevens gebruikt door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en

____________


Opleidingfonds)1 en het KennisLAB in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de

Rijksoverheid.

5.2 Doelgroep

De leergang is bestemd voor DIV-medewerkers die zich bezig (willen gaan) houden met het

registreren, procesgericht ordenen en ontsluiten van documenten, het beheren van een

overzichtelijke archiefstructuur en het waarderen en selecteren van documenten en dossiers voor

vernietiging of overdracht.

De leergang is uitermate geschikt voor DIV’ers die graag hun reeds verworven kennis en

vaardigheden willen opfrissen en gemotiveerd hun weg willen vinden in de nieuwe digitale

informatievoorziening.

Randvoorwaarden en aanmelding

Een voorwaarde voor het volgen van de opleiding is dat de deelnemers voor tenminste 20 uur

per week de beschikking hebben over een praktijkwerkplek in de documentaire


Als vooropleiding voor de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder wordt minimaal een

diploma of getuigschrift van VMBO-TG of MAVO gevraagd.

Na aanmelding ontvangt u van het facultysecretariaat per e-mail een verzoek voor het

aanleveren van aanvullende documenten. Daarnaast zal een opleidingsadviseur contact met u

opnemen voor een telefonische intakegesprek.

De cursisten leren tijdens de leergang vooral praktische vaardigheden voor het werken in een

digitale omgeving.

Het werken denkniveau van de opleiding is mbo/ mbo+.

Houdingsaspecten

De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een informatiebeheerder in de uitoefening

van zijn functie:

Accuratesse

Klantgerichtheid

Klantvriendelijkheid

Samenwerken

Resultaatgerichtheid

Aanpassingsvermogen

Stressbestendigheid

Integriteit

Kwaliteitsbewustzijn

Het is belangrijk dat deze aspecten een (toekomstige) informatiebeheerder aanspreken. Cursisten

zullen hier in de opleiding verder aan werken.

5.3 Leerprogramma

De leergang bestaat uit vier op elkaar afgestemde modules, die samen 14 lesdagen vormen.

De lessen zullen tweewekelijks of driewekelijks verzorgd worden op een vaste dag in de week. Na

iedere module is er minimaal een week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende

praktijktoets. De planning van de lesdagen en het inleveren van de opdrachten wordt voorafgaand

1 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en Kennislab.

____________


aan de opleiding geheel vastgelegd. De gehele leergang duurt inclusief vakanties maximaal 12

maanden.

5.4 Lesrooster en studiebelasting

Elke lesdag bestaat uit 2 dagdelen. Een dagdeel staat gelijk aan drie uur contacttijd tussen cursist

en docent. Dit is inclusief een pauze van 15 minuten. De Faculty houdt de volgende lestijden per

dagdeel aan (enige uitloop is mogelijk):

- Ochtendprogramma : 9.30 tot 12.30 uur

- Middagprogramma: 13.15 tot 16.15 uur

Het lesrooster voor de leergang is op de FacultyCampus te vinden. De cursisten worden via e-mail

geattendeerd op wijzigingen.

De opleidingen gaan bij voldoende aanmeldingen tweemaal per jaar van start; in het voorjaar en in

het najaar.

Studiebelasting

De studiebelasting per lesdag voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het leren in de

praktijk en het uitwerken van de praktijktoetsen moet - voor starters in het vakgebied - worden

gerekend op gemiddeld 10 studie-uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een

totaal van 450 studie-uren.

Huiswerkopdrachten in de Leergang Informatiebeheerder

Voor deze leergang geldt dat de cursist ook wordt beoordeeld op het maken van de

huiswerkopdrachten. Deze huiswerkopdrachten zorgen dat de hele cursusgroep een lesdag met

ongeveer dezelfde basiskennis start, ze dienen dus voorafgaand aan de lessen gemaakt te worden

De gemaakte huiswerkopdracht moet uiterlijk 3 dagen vóór de lesdag door de cursist op de

FacultyCampus geplaatst worden.

Cursisten ontvangen geen cijfer voor de huiswerkopdracht. De docent bekijkt het gemaakte

huiswerk voor zijn/ haar lesdag. In de les gaat de docent in op de gezamenlijke leerpunten en zo

nodig ontvangt u individueel feedback.

De studieduur bedraagt krap 1 jaar (52 - 10 weken = 42 weken). De totale studiebelasting is als

volgt verdeeld over lessen, praktijktoetsen, zelfstudie en praktijk:

Lessen (13 lessen à 6 uur en 2 lessen van 4 uur ) 86 uur

Zelfstudie (14 lessen à 2,5 uur) 35 uur

Thuisopdrachten (14 lessen à 2,5 uur) 35 uur

Praktijktoetsen (12 lessen à 6 uur) 72 uur

Eindpresentatie 12 uur

Praktijk (42 weken à 5 uur) 210 uur

Totaal 450 uur

____________


5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder

De inhoud van de blokken van de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder is hieronder

weergegeven. Daarna vindt u ook de beschrijving per module

De indeling van de blokken van de mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder is hieronder

weergegeven.

Modules mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder: Dagen:

Startbijeenkomst 0,5

Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren 3

Blok 2 Klantgerichte communicatie 4

Blok 3 Inrichting recordsmanagement 3

Blok 4 Selectie en duurzaamheid 3

Slotbijeenkomst 0,5

Docenten

De i-Faculty werkt met ervaren docenten, met een eigen specialisme binnen het vakgebied

informatiemanagement. De docenten zijn allen senior adviseur en zij hebben hun sporen binnen

het vakgebied ruim verdiend. Zij zijn didactisch gevormd en worden jaarlijks bijgeschoold in

didactiek, lesvormen en presentatietechnieken, terwijl een onderwijskundige de kwaliteit van de

docenten bewaakt en hen voorziet van feedback door reflectie op hun doceren. Doordat zij tevens

adviseur zijn, kennen zij de markt en de problematiek waar uw organisatie mee te maken heeft in

het veranderproces. De docenten zullen de meest recente ontwikkelingen in hun lesstof verwerken.

Per lesdag kiezen wij verschillende beeldende en interactieve werkvormen en ontwikkelen wij

opdrachten zoals: leergesprekken, discussies, een quiz en een debat. Zo komen wij tot

indringende, speelse vormen van lesgeven, die de cursisten uitdagen en hun creativiteit

stimuleren. Cursisten worden daarnaast gestimuleerd tot zelfstandig gebruik van bronnen o.a. via

internet.

Certificering

De deelnemers ontvangen, indien zij de vereiste eindtermen hebben behaald, een diploma voor de

mbo-Leergang Informatiebeheerder van de VHIC faculty. Op het diploma staan de modules en de

resultaten van de praktijktoetsen vermeld. Belangrijke voorwaarde is hierbij dat de cursisten een

voldoende behalen voor alle praktijktoetsen en minimaal 85% van de lessen aanwezig zijn

geweest. Medewerkers die niet slagen voor al hun praktijktoetsen en wel actief geparticipeerd

hebben ontvangen een certificaat van deelname van de VHIC faculty. Hierop staan alleen de

praktijktoetsen vermeld die met een positief resultaat zijn afgerond.

Cursisten kunnen na de mbo-Leergang Informatiebeheerder bij gebleken geschiktheid en bij een

voldoende studieresultaat doorstromen naar de opleiding Recordsmanagement, die op hbo-niveau

is gecertificeerd. Deze opleiding bestaat uit de hbo-Leergang Aankomend Records Manager (LARM)

en de hbo-Leergang Records Manager (LRM).

____________


5.5 Lesprogramma mbo-Leergang Digitale Informatiebeheerder

STARTBIJEENKOMST

Intro Inzicht in het nieuwe informatiebeheer

Wat zijn de trends en ontwikkelingen?

½ dag

(12.30 – 16.30 uur)

1. PROCESGERICHT REGISTREREN EN ARCHIVEREN

(september – november)

3 dagen

1.1 Ordening en werkprocessen

Waarmee ga je digitaal werken?

1 dag

1.2 Ordening en metadata

Hoe registreer je zaakgericht?

1 dag

1.3 Ordening en toegankelijkheid

Hoe bewaak je de kwaliteit van de registraties?

1 dag

Praktijktoets

2. KLANTGERICHTE COMMUNICATIE

(december– februari)

4 dagen

2.1 Effectief communiceren

Hoe voer je een gesprek met een klant?

1 dag

2.2 Instrueren en begeleiden

Hoe geef je een klant instructie?

1 dag

2.3 Samenwerken en presenteren

Hoe verzorg je een eenvoudige presentatie?

1 dag

Praktijktoets 1 dag

3. INRICHTING RECORDSMANAGEMENT

(maart – april)

3 dagen

3.1 Positionering recordsmanagement

Hoe zijn de informatiebeheertaken georganiseerd?

1 dag

3.2 Wet- en regelgeving

Wordt het informatiebeheer juist uitgevoerd?

1 dag

3.3 ICT en recordsmanagement

Samen werken aan een digitale omgeving.

1 dag

Praktijktoets

4. SELECTIE EN DUURZAAMHEID

(mei - juni)

3 dagen

4.1 Selectie aan de bron

Hoe waardeer je digitale documenten?

1 dag

4.2 Vernietiging en overdracht in een digitale context

Hoe vernietig je digitale documenten?

1 dag

4.3 Duurzame toegankelijkheid

Hoe maak je de omslag van hybride naar volledig digitaal?

1 dag

Praktijktoets

SLOTBIJEENKOMST EN DIPLOMA-UITREIKING

Slot Organisatie van het nieuwe informatiebeheer

Hoe zet je informatiebeheer op de kaart?

½ dag

(12.30 – 16.30 uur)

Totaal 14 lesdagen

____________


Startbijeenkomst

Inzicht in het nieuwe informatiebeheer | Wat zijn de trends en ontwikkelingen?

Met deze bijeenkomst geven we een officieel startschot aan deze mbo-Leergang Digitale

Informatiebeheerder.

We starten met een kennismaking en geven een toelichting op de inhoud en doelstellingen van de

leergang. Vervolgens gaan we in op de ontwikkelingen in het informatiebeheer en de consequenties

hiervan. Wat is het nieuwe informatiebeheer? Welke plaats neemt informatiebeheer in binnen de

organisatie? Wat verandert er door digitalisering en welke principes blijven hetzelfde? Wat

betekenen deze veranderingen voor de eigen afdeling? Wat betekent digitalisering voor de

secretariaatsmedewerker, de beleidsmedewerker en het management? Hoe ver zijn organisaties op

het gebied van digitaal werken? In hoeverre werk jij al digitaal? Digitalisering vraagt om andere

competenties dan tot nu toe van de informatiebeheerder verlangd werden. Maar welke zijn dat?

Samen wordt gekeken naar de benodigde vaardigheden waarover men nu en in de toekomst moet

beschikken aan de hand van voorbeelden uit de praktijk bij vergelijkbare organisaties.

Programma

Trends en ontwikkelingen.

De toegevoegde waarde van goed informatiebeheer.

Begrippen binnen het informatiebeheer.

Verantwoordelijkheden, rol en taken informatiebeheer.

Overeenkomsten en verschillen analoog en digitaal.

Multichanneling.

Veranderende rol van informatiebeheerders.

Nieuwe functie-inhoud met nieuwe kennis, vaardigheden en houdingsaspecten.

Leerdoelen

De cursist geeft in eigen woorden weer wat de laatste trends in het vakgebied zijn en op welke

manier je dit terugziet in de eigen organisatie.

De cursist verklaart wat de waarde van informatiebeheer is voor de organisatie als geheel.

De cursist legt uit hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze worden

opgenomen in het DMS en/of in eigen systemen op de afdelingen.

De cursist verklaart wat de nieuwe functies en verantwoordelijkheden van de

informatiebeheerder zijn.

____________


Blok 1 Procesgericht registreren en archiveren

Les 1.1 Ordening en werkprocessen

Het werken met een procesgerichte indeling van het DMS verandert de wijze van registratie en de

werkzaamheden bij de archiefvorming. Digitale archiefvorming in digitale zaakdossiers geeft de

mogelijkheid om papieren documenten na scanning te vernietigen. In de nieuwe situatie registreert

de informatiebeheerder het digitale document rechtstreeks via het toekennen van metagegevens

als onderdeel van een project, proces, zaak of andere verzameling. Hierbij maakt de medewerker

gebruik van voorgedefinieerde werkprocessen. Gedurende de uitvoering van het werkproces

kunnen documenten zodra ze zijn gecreëerd - door de informatiebeheerder of door de

eindgebruiker zelf - gelijk opgeslagen worden in het DMS. Aan het einde van het proces, als de

zaak kan worden gesloten, voegt de informatiebeheerder ten slotte nog eventuele aanvullende

archiefgegevens toe. Ook wordt de bewaartermijn van de zaak vastgesteld. Het is belangrijk om de

werkprocessen goed te kennen. Dit betekent kennis opdoen van de manier waarop de organisatie

werkt en de werkprocessen die binnen de organisatie worden uitgevoerd.

De volgende vragen worden behandeld:

Waarom een indeling van werkprocessen bij ontsluiting van informatie?

Wat is een werkproces (zaaktype) en welke soorten werkprocessen zijn er?

Wat zijn een zaak en een zaaktypecatalogus en wat zijn de kenmerkende elementen daarvan?

Wat is een ordeningsplan of documentair structuurplan (DSP)?

Wat is de relatie tussen werkprocessen en het DMS/RMA?

Wat is de rol van de klant bij het bepalen van naamgeving van zaken en werkprocessen?

Welke systemen en netwerken (DMS, zakensysteem, primaire applicaties, gemeenschappelijke

schijf) gebruikt de eigen organisatie voor het opslaan van informatie?

Hoe worden deze applicaties en netwerken gebruikt en hoe verhouden ze zich tot elkaar?

Hoe werken de verschillende typen gebruikers ermee?

Hoe maak je als informatiebeheerder op de juiste manier gebruik van de beschikbare

systemen?

Programma

Zaakgericht werken.

Begrippen “werkproces” en “zaak”.

Het inzet van een ordeningsplan.

De functie en positie van een DMS/RMA.

Praktijkvoorbeelden zaakgericht werken.

Leerdoelen

De cursist legt uit wat het doel en de waarde van (digitale) archiefvorming op basis van

werkprocessen en/of zaken is voor de organisatie als geheel.

De cursist legt de uitgangspunten en de manier van werken van het zaakgericht werken uit.

De cursist legt uit wat de toegevoegde waarde is van een ordeningsplan en hoe het ingezet kan

worden.

De cursist legt aan een directe collega uit welke hulpmiddelen (DMS, DSP/ZTC) de eigen

organisatie gebruikt om proces- en/of zaakgericht te gaan werken.

De cursist legt uit hoe informatiebeheer grip kan krijgen op de verschillende informatiestromen

in de eigen organisatie.

____________


Les 1.2 Ordening en metadata

Het ordenen van informatie op basis van werkprocessen is voor veel informatiebeheerders een

nieuw verschijnsel. In tegenstelling tot de ‘traditionele’ manier van het zaakgewijs ordenen van

informatie, wordt niet achteraf, maar moet direct aan het begin worden bepaald wat het

werkproces of de zaak is die gaat lopen. Deze werkwijze is voor velen van u nieuw. Is het niet

nieuw voor u dan kunt u hier als medewerker toch nog vaak mee worstelen.

Bij het zoeken naar de juiste informatie wordt gebruik gemaakt van de ingevoerde gegevens. Een

accurate interpretatie en registratie van documenten is dan ook erg belangrijk. Welke metadata

geeft u aan documenten en/of dossiers mee? Hoe maakt u een goede inhoudsomschrijving van een

document? Tijdens deze dag wordt er geoefend in het interpreteren, registreren en ordenen van

informatie. Hierbij wordt voortdurend gespiegeld aan de huidige onderwerpsgerichte wijze van

archiveren.


Welke documenten registreren en scannen en op welke wijze?

Hoe voorkomen we scannen door afspraken te maken met externe partijen?

Hoe bepaalt u waar een document over gaat?

Wat is een goede inhoudsomschrijving?

Hoe bepaal je het juiste werkproces of zaaktype van een document?

Wanneer moet er gestart worden met een nieuw dossier of zaak?

Hoe kun je relaties tussen verschillende dossiers of zaken aangeven?

Wat zijn metadata en waarom zijn deze van belang?

Welke metadata staan in het DSP en welke metadata kunnen automatisch in het DMS worden

ingevoerd?

Hoe passen we metadata toe of hoe kunnen we de ordening en toegankelijkheid organiseren

zodat de klant moeiteloos zelf informatie terugvindt?

Hoe zorg je ervoor dat de relevante documenten worden geregistreerd in het DMS/RMA?

Wanneer dient een dossier of zaak afgesloten te worden?

In welke mate kan archiveren op de werkplek plaatsvinden?

Wat is de rol van de klant bij het bepalen van naamgeving dossiers en werkprocessen?

Hoe ziet een eerste- en tweedelijnsregistratie eruit?

Waar kun je welke verantwoordelijkheden beleggen?

Programma

Documenten, zaken en dossiers.

Proces/zaakgericht registreren en archiveren.

Gebruik van een ordeningsplan.

Oefenen met praktijkvoorbeelden: het koppelen van documenten aan het juiste

werkproces/zaaktype.

Een goede inhoudsomschrijving.

Toepassen metadata.

Uniform registreren van documenten.

Zoeken en vinden van documenten.

Leerdoelen

De cursist selecteert documenten voor opname in het DMS/RMA.

De cursist interpreteert en koppelt documenten aan werkprocessen en/of zaken en neemt ze

op deze manier op in het digitale archief.

De cursist registreert op accurate wijze documenten in het DMS zodat (eind)gebruikers deze

gemakkelijk kunnen terugvinden.

____________


De cursist vindt (ontsluit) op een effectieve manier zaken en documenten in het DMS.

De cursist stelt een oplossing voor hoe de registratie van documenten in het DMS verrijkt kan

worden zodat documenten beter terug vindbaar zijn voor (eind)gebruikers.

Les 1.3 Ordening en toegankelijkheid

In de digitale wereld staat Informatiebeheer midden in de afhandeling van zaken. Documenten

moeten aan de juiste zaak gekoppeld worden. Gebeurt dat niet, dan kunnen de medewerkers van

de vakafdelingen hun zaken niet afhandelen. Het resultaat van de documentregistraties is direct

zichtbaar in de organisatie. Om dit zo goed mogelijk te laten verlopen is het noodzakelijk dat de

kwaliteit van de registraties bewaakt wordt en dat er regelmatig overleg en terugkoppeling

plaatsvindt tussen Informatiebeheer en de organisatie.

Het opzoeken en uitlenen van informatie, omgaan met beperkingen zoals vertrouwelijkheid en

verzoeken in het kader van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur) komen in deze les ook

ruimschoots aan bod.


Wordt er uniform geregistreerd?

Worden de juiste metadata toegekend zodat medewerkers in de organisatie gemakkelijk de

benodigde informatie kunnen vinden?

Worden de documenten aan de juiste zaken/zaaktypen gekoppeld?

Hoe kunnen we een eenvoudige kwaliteitscontrole opzetten?

Welke soorten managementinformatie kunnen we genereren uit een DMS/RMA?

Hoe wordt er gesignaleerd en gerappelleerd in een elektronische omgeving?

Moeten er (nieuwe) werkafspraken, procedures gemaakt worden om het registreren en

ontsluiten van documenten beter te laten verlopen?

Hoe kunnen we de huidige manier van werken efficiënt(er) inrichten zodat we tijd hebben om

het proces- en/of zaakgericht werken in te richten?

Hoe ondersteunen we de gebruikers van het DMS/RMA op een dusdanige manier dat in

samenwerking de documenten procesgewijs worden opgeslagen met zo weinig mogelijk

inspanning?

Welke werkafspraken moeten op uitvoerend niveau gemaakt worden om het proces- en of

zaakgericht werken vlekkeloos te laten verlopen?

Hoe stemmen we dit alles af met de klant?

Programma

Het DSP in relatie tot kwaliteitszorg.

Prioritering: welke aspecten van informatiebeheer moeten gecontroleerd worden (en welke

niet)?

Het opzetten van een eenvoudige kwaliteitscontrole.

Het werkproces als uitgangspunt voor kwaliteitszorg.

Managementinformatie, signalering en rappellering in een digitale omgeving.

Ondersteuning bij het invoeren van zaakgericht werken.

Leerdoelen

De cursist toont het belang aan van een goede ordening en een nauwkeurige registratie van

documenten en zaken.

De cursist voert een eenvoudige kwaliteitscontrole uit.

____________


De cursist geeft aan welke werkafspraken en procedures er nodig zijn en over welke zaken

nagedacht moeten worden om de kwaliteit en toegankelijkheid van documenten en dossiers in

het DMS/RMA te verhogen.

De cursist laat aan een interne klant zien hoe hij met de door de eigen organisatie gebruikte

hulpmiddelen zelf aan de slag kan om proces- en/of zaakgericht te gaan werken.

____________


Blok 2 Klantgerichte communicatie

Les 2.1 Effectief communiceren

Onder invloed van de digitalisering verandert de manier van werken voor de informatiebeheerder

aanzienlijk. Dit betekent een omslag van taken die gericht zijn op het beheer van documenten,

dossiers en archieven naar taken die meer gericht zijn op dienstverlening aan klanten. De

informatiebeheerder zal vanuit een professionele en dienstverlenende houding met klanten moeten

communiceren. Hier gaan we tijdens deze dag mee aan de slag!

Luisteren, praten en begrijpen staat centraal. De ochtend start met een inleiding in communicatie

en gesprekstechnieken. Een duidelijk zelfbeeld, inzicht in je kwaliteiten en valkuilen, helpt hierbij.

In de middag staat het communiceren met klanten centraal (je gaat o.a. oefenen in het geven van

een korte uitleg voor nieuwe medewerkers over de diensten en producten van de afdeling

Informatiebeheer). Er wordt aandacht besteed aan de volgende vragen. Wat is het belang van

klantgericht en proactief opstellen? Wat is een goede manier waarop informatie kan worden

overgebracht en ingewonnen? Hoe stel je jezelf proactief op? Hoe zorg je voor een prettige

samenwerking?

Programma

Het belang van communicatie voor het eigen werk.

Basisprincipes communicatie en gesprekstechnieken.

Effecten van non-verbale en verbale communicatie.

Het effectieve klantgesprek.

Valkuilen en problemen bij communicatie.

Je eigen communicatiestijl.

Leerdoelen

De cursist luistert actief, gebruikt inlevingsvermogen en weet de juiste vragen te stellen.

De cursist oefent in het voeren van een gesprek met een klant over de dienstverlening van

Informatiebeheer.

De cursist krijgt inzicht in de eigen communicatiestijl en de valkuilen hierbij.

De cursist inventariseert de wensen van de klant in het omgaan met informatie.

De cursist vat de klantbehoefte nauwgezet samen voor de recordbeheerder en/of functioneel

beheerder.

Les 2.2 Instrueren en begeleiden

Een goede begeleiding van de medewerkers in de organisatie is een vereiste voor een succesvolle

omslag van papier naar digitaal. Het leidt bijvoorbeeld tot een goed gebruik van het DMS dat

afgestemd is op de klantbehoeften waardoor herstelwerk achteraf zoveel mogelijk voorkomen

wordt. Maar hoe begeleid, motiveer en instrueer je de mensen in de organisatie voor de nieuwe

manier van werken? Het is belangrijk dat de informatiebeheerder (consulent) proactief, flexibel en

communicatief is, inlevingsvermogen heeft en goed kan luisteren. Daarnaast zijn enthousiasme,

kennis van het vak en adviesvaardigheden van belang. Deze dag helpt de cursist om deze

kwaliteiten eigen te maken. De cursist gaat aan de slag met het geven van een instructie over het

gebruik van een informatiesysteem. Ook het omgaan met weerstand en het bespreekbaar maken

daarvan staat op het programma.

Programma

Wat is de essentie van het vak?

____________


Hoe kunnen we de organisatie met dit specialisme ondersteunen?

Hoe instrueer je klanten effectief?

Hoe pak je de begeleiding van een klant gestructureerd aan?

Het geven en ontvangen van feedback.

Omgaan met weerstanden.

De grenzen van klantgerichtheid.

Welke kennis, houding en vaardigheden worden van de consulent verwacht?

Leerdoelen

De cursist instrueert op uitvoerend niveau een medewerker (over digitaal zaakgericht werken).

De cursist heeft geoefend in het geven en ontvangen van feedback.

De cursist herkent weerstand en maakt dit in een praktijksituatie bespreekbaar.

De cursist laat zien hoe de eigen houding de reactie van de gesprekspartner kan beïnvloeden.

De cursist heeft inzicht in zijn of haar kwaliteiten als informatieconsulent en hoe deze het beste

zijn in te zetten in de dagelijkse praktijk.

Les 2.3 Samenwerken en presenteren

Samenwerken lijkt zo eenvoudig, iedereen kent het woord en kent de mogelijkheden zonder de

exacte inhoud te weten. In deze les ligt de nadruk op de vraag hoe we gezamenlijk, als team,

digitaal documentmanagement het beste kunnen neerzetten binnen de organisatie en wat daarin

de eigen rol is. In de middag wordt in kleine groepjes geoefend met het houden van een korte

presentatie (je legt bijv. aan klanten uit wat digitaal proces en/of zaakgericht werken is en welke

consequenties dit voor hen heeft). Veel mensen zien er tegenop om een presentatie of voordracht

te moeten houden. Het gevoel kritisch te worden bekeken en beluisterd maakt zelfs de meest

ervaren sprekers wel onrustig. In deze les bieden we de cursist handvatten voor het houden van

een eenvoudige presentatie.

Programma

Verdiepen in de deelnemers.

Gezamenlijk een presentatie ontwikkelen.

Waar op te letten bij het geven van een presentatie?

Wat zijn je sterke punten bij het presenteren en hoe zet je deze maximaal in?

Wat zijn je zwakke punten en hoe vang je deze op?

Leerdoelen

De cursist schat in wanneer informatie voor anderen van belang is en speelt deze tijdig door.

De cursist reageert actief en op een constructieve wijze op de ideeën van anderen.

De cursist werkt op een positieve en opbouwende manier mee aan een gezamenlijk resultaat.

De cursist houdt met een medecursist een eenvoudige presentatie voor een groep.

Blok 3 Inrichting recordsmanagement

Les 3.1 Positionering recordsmanagement

De ministeries, provincies en gemeenten zijn overheidsorganen, maar er bestaan ook zelfstandige

bestuursorganen (ZBO’s) en bedrijven die afhankelijk zijn van de overheid. Politiek-ambtelijke

organisaties zijn op een bepaalde manier ingericht, met verschillende beweegredenen. Cursisten

leren de ontwikkelingen en procedures in een overheidsorganisatie kennen en kunnen de betekenis

van het (nieuwe) werken in deze organisatie vertalen naar het eigen werkveld. De cursist maakt

kennis met onder meer de ‘Overheid heeft/geeft Antwoord’. Maar wat houdt dat in voor de afdeling

____________


Informatiebeheer en voor de informatiebeheerder? Hoe verkrijgen we overzicht over de

informatiehuishouding en hoe kunnen we deze regelen? Hoe is het informatiebeheer in de eigen

organisatie ingericht? Wat is de plaats van de informatiebeheerder in de organisatie? Wat kunnen

we verbeteren in de dienstverlening? Hoe zetten we Informatiebeheer op de kaart? De

informatiebeheerder kan na deze lesdag zijn werk plaatsen in het grotere geheel van de organisatie

en collega’s vertellen op welke manier binnen de organisatie op uitvoerend niveau invulling wordt

gegeven aan het informatiebeheer.

Programma

De inrichting van een (semi-)overheidsorganisatie en de ontwikkelingen hierin.

De positie, taken en verantwoordelijkheden van Informatiebeheer.

Hoe richten we een efficiënt informatiebeheer in?

Leerdoelen

De cursist beschrijft hoe veel voorkomende overheidsorganisaties georganiseerd zijn (ook de

stafafdeling).

De cursist geeft weer hoe de taken en verantwoordelijkheden t.a.v. informatiebeheer intern

georganiseerd zijn.

De cursist beschrijft wat de taken en verantwoordelijkheden (kunnen) zijn van ICT, AO/Control,

Bibliotheek, Klant Contact Centrum en wat de relatie is met Informatiebeheer (DIV).

Les 3.2 Wet- en regelgeving

Organisaties worstelen hoe zij hun informatiebeheer, met name het digitale deel daarvan, moeten

vormgeven. De organisatie ombouwen van papiergericht naar digitaal gericht is dé grote uitdaging

in deze tijd. Hiervoor is een kader nodig voor recordsmanagement, archiefvorming en –beheer. De

kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement NEN-ISO 15489-1 biedt een algemeen

geaccepteerd internationaal kader, waarop organisaties hun informatiehuishouding kunnen

baseren. De NEN-ISO 15489 is voor informatiebeheerders in de uitoefening van alle (adviserende)

taken in een digitale omgeving van groot belang. Cursisten maken in de eerste helft van deze

ochtend kennis met deze norm waarbij de nadruk ligt op de toepasbaarheid ervan in de eigen

organisatie. Vervolgens wordt op een begrijpelijk niveau de verhouding met andere

informatiewetten, regelingen en de programma’s vanuit de e-overheid bekeken. Waaronder het

programma Informatie op Orde. Dit zijn acht actielijnen voor de Rijksoverheid, waaronder de

Baseline.

In de middag wordt aandacht besteed aan de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling

2009. De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen hun archieven te beheren in een 'goede,

geordende en toegankelijke staat'. Elk overheidsorgaan is verplicht tot het opstellen van

beheersregels voor het archief. Daarbij is een goede kennis van archiefwet- en regelgeving,

normen en standaarden van belang. Vraagstukken als voor wie de Archiefwet en het Archiefbesluit

gelden, de betekenis en de structuur, de belangrijkste begrippen en elementen (o.a. goede,

geordende en toegankelijke staat, overheidsorgaan, openbaarheid, vervanging, selectie en

vernietiging) komen aan bod. Tevens wordt gekeken naar de uitwerking van de Archiefwet in de

eigen organisatie.


Hoe ontstaat regelgeving op het gebied van informatiebeheer?

Welke functionaris in een organisatie is wettelijk verantwoordelijk voor een goed

informatiebeheer?

____________


Hoe pas je in praktijksituaties de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling 2009 toe

op vraagstukken rond inrichting, beheer, selectie en vernietiging, (digitale) duurzaamheid en

dergelijke?

Leerdoelen

De cursist benoemt welke (actuele) normen en wetgeving van belang zijn op het gebied van

recordsmanagement en de e-overheid en waar hij nadere informatie hierover kan vinden.

De cursist beschrijft de van toepassing zijnde specifieke norm of regeling met betrekking tot de

eigen werksituatie.

De cursist laat zien in hoeverre de eigen werkzaamheden conform de weten regelgeving

(betrouwbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid) worden uitgevoerd.

Les 3.3 ICT & recordsmanagement

Informatiebeheer en ICT zullen goed moeten kunnen samenwerken om een effectief

informatiebeheersysteem met archieffunctie te kunnen inrichten en beheren. Centraal in deze les

staan de binnen het vakgebied gebruikte applicaties, zoals DMS (Document Management

Systeem), RMA (Recordsmanagement Applicatie), WFM (Workflow management), zaaksysteem en

de relatie met de afdeling ICT. Wat zijn de verschillen tussen een document management systeem,

een recordsmanagement applicatie en andere informatiesystemen? Welke applicaties zijn er binnen

een organisatie en hoe worden deze gebruikt? Wat is enterprise content management (ECM)? De

informatiebeheerder krijgt ook regelmatig te maken met netwerkschijven en

kantoorautomatisering. Hoe worden deze beheerd en geordend? Zijn er ook andere oplossingen?

Samenwerken met de ICT-afdeling (of I&A) is in dit kader erg belangrijk. Hoe communiceert een

informatiebeheerder met technische afdelingen?

Programma

Informatiesystemen, applicaties die het primaire proces ondersteunen en netwerkschijven.

Front-, mid- en backofficeconcept.

De taken en verantwoordelijkheden van ICT.

De taken en verantwoordelijkheden van functioneel (applicatie) beheer.

De relatie tussen informatiebeheer en ICT.

Communiceren en samenwerken met ICT.

Leerdoelen

De cursist verklaart de positionering van kantoorautomatisering en het DMS/RMA.

De cursist reproduceert de indeling van de frontoffice, midoffice en backoffice en beschrijft hoe

deze begrippen in de eigen organisatie gebruikt worden.

De cursist beschrijft in hoofdlijnen het speel- en werkveld van ICT.

De cursist zoekt de belangrijkste terminologie op het gebied van ICT op.

De cursist communiceert op uitvoerend niveau met ICT of technische afdelingen.

Blok 4 Selectie en duurzaamheid

Les 4.1 Selectie aan de bron

Selectie en vernietiging is een van de meest belangrijke onderdelen van het informatiebeheer. Voor

iedere vakgenoot is een goede beheersing van dit aspect, in de (digitale) informatiehuishouding

van vandaag, van groot belang. In de onlangs doorgevoerde wijziging van het Archiefbesluit komt

dit ook tot uitdrukking. De vraag voor veel informatiebeheerders is hoe selectie in de praktijk het

beste gestalte kan krijgen. Om te kunnen analyseren welke archiefbescheiden voor vernietiging en

____________


welke voor permanente bewaring in aanmerking komen, zal de informatiebeheerder theoretische

kennis moeten hebben van weten regelgeving. In deze les wordt uitgebreid kennis gemaakt met

selectie-instrumenten, zoals de gemeentelijke selectielijst en de basisselectiedocumenten van de

Rijksoverheid. Er wordt geleerd wat de verschillen zijn tussen documenten die voor permanente

bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Er wordt bovendien aandacht besteed aan het

bewust zijn van de beperkingen bij overdracht, bijvoorbeeld door optreden van openbaarheid,

privacy, geheimen etc.

Programma

Wetgeving en procedures.

Bevoegdheden rond selectie en vernietiging.

Verschillen tussen het papieren en het digitale archief.

Selectielijst in relatie tot het DMS/RMA.

Selecteren van archiefbescheiden (praktische tips).

Specifieke keuzes bij selectie (praktijkvoorbeelden).

Oefenen in het toepassen van de selectielijst.

Bewaarniveau vernietiging inbouwen bij postregistratie en dossiervorming.

De uiteindelijke selectiebeslissing op grond van de uitkomst van een zaak.

Leerdoelen

De cursist geeft in eigen woorden weer wat waardering, selectie, overdracht en vernietiging is

en welke verplichtingen, procedures en bevoegdheden er binnen de eigen organisatie zijn.

De cursist kent relevante weten regelgeving t.a.v. van waardering, selectie, vernietiging en

overdracht en kent relevante informatiebronnen om kennis actueel te houden.

De cursist selecteert – zo vroeg mogelijk in het proces - informatie voor blijvende bewaring en

kent de juiste vernietigingstermijnen toe voor te vernietigen informatie op basis van de

selectielijst die geldt voor de eigen organisatie.

De cursist kan bij het sluiten van een zaak vaststellen of de zaak volledig is en de juiste

termijnen zijn toegekend (B/V), overlegt en corrigeert waar nodig.

Les 4.2 Vernietiging en overdracht in een digitale context

Regelmatige opschoning en vernietiging van documenten en dossiers leidt voor de organisatie tot

forse kostenbesparingen. Deze les gaat over de specifieke problemen (praktisch en wettelijk) en de

uitdagingen rond verwijdering, vernietiging en overbrenging van documenten (en hun metadata).

Op dit moment gebeurt dat bij veel organisaties nog in papieren vorm, maar de vernietiging en

overbrenging van digitale documenten zal een steeds belangrijker deel van de werkzaamheden van

de informatiebeheerder gaan uitmaken. Daarom zal aan beide vormen aandacht worden besteed.


Wat zijn de rol en verantwoordelijkheden van Informatiebeheer bij vernietiging en overdracht?

Wanneer is iets nu ‘vernietigd’?

Hoe zit het met back-ups van digitale bestanden?

Wat doen we na afloop met de metadata?

Wanneer worden archiefbescheiden overgedragen en wat komt daarbij kijken?

Programma

Vernietiging van archiefbescheiden.

Overbrenging van archiefbescheiden.

____________


Doorkijk naar aandachtspunten bij vernietiging voor dynamische en semi-statisch en statisch

archiefbeheer.

Numerieke reeksen.

Leerdoelen

De cursist geeft in eigen woorden weer hoe het proces van vernietiging van documenten in zijn

of haar eigen organisatie verloopt en wat zijn of haar rol daarin is.

De cursist stelt een verklaring van vernietiging op.

De cursist legt uit wat overbrenging inhoudt en hoe dit proces in een papieren en digitale

omgeving in de eigen organisatie worden uitgevoerd.

De cursist kent specifieke aandachtspunten en problemen (praktisch en wettelijk) die spelen

rond de verwijdering en vernietiging van analoge en digitale documenten (en hun metadata).

De cursist geeft weer hoe het gebruik van numerieke reeksen kan bijdragen tot een meer

effectieve vernietiging en overdracht van papieren en digitale documenten in de organisatie.

Les 4.3 Duurzame toegankelijkheid

Duurzame toegankelijkheid wordt voor het eerst genoemd in de Archiefregeling 2009. Voorheen

werd de term digitale duurzaamheid gebruikt. Om er zeker van te zijn dat records in een goede,

geordende en toegankelijke staat gedurende een lange periode kunnen worden bewaard, dienen

bepaalde regels gevolgd te worden. De informatiebeheerder moet rekening houden met een aantal

aspecten, zoals weten regelgeving en ontwikkelingen in het vakgebied. Wanneer mogen en

moeten archiefbescheiden bijvoorbeeld vervangen worden? Vervanging van papieren documenten

door digitale versies is namelijk een van de belangrijkste trends in het vakgebied. Deze vervanging

moet uiterst zorgvuldig gebeuren. Informatie moet immers niet alleen toegankelijk zijn, maar ook

betrouwbaar en getrouw kunnen worden gereproduceerd.

En als informatie dan op een betrouwbare manier is vervangen, dient het verder ook op een

integere manier beheerd te worden. Voor papieren documenten gebeurt dit in archiefruimten, voor

digitale documenten in een e-depot. Maar wat is dat en hoe werkt het? Om deze vragen beter te

kunnen beantwoorden leert de cursist tevens wat authenticiteit van informatie is en hoe dit kan

worden gewaarborgd in een digitale omgeving. Daarnaast wordt er kort aandacht besteed aan de

Wet bescherming persoonsgegevens en aan basiskennis op het gebied van informatiebeveiliging op

het werk, thuis en op internet.

Programma

Duurzame toegankelijkheid- hoe kan dit al vanaf de basis worden gerealiseerd?

Vervanging.

Het e-depot.

Omslag van hybride naar digitaal.

Valkuilen en problemen.

Leerdoelen

De cursist geeft in grote lijnen aan welke aspecten van belang zijn om duurzame

toegankelijkheid te borgen/realiseren.

De cursist legt in eigen woorden het begrip vervanging uit, en zoekt op welke stappen zijn

organisatie moet nemen om tot digitale vervanging van documenten te komen.

De cursist legt uit wat een e-depot is.

De cursist legt aan een collega uit welke belangrijke stappen Informatiebeheer en de

organisatie de komende jaren gaan nemen om het volledig digitaal werken te realiseren.

____________


De cursist geeft in grote lijnen aan hoe de organisatie de komende jaren het papier kan gaan

afbouwen.

Slotbijeenkomst en diploma-uitreiking

Organisatie van het nieuwe informatiebeheer

In deze laatste bijeenkomst wordt de hoofdlijn van de hele leergang doorlopen. De ‘hot items’ die

tijdens de cursusdagen naar voren zijn gekomen worden geplaatst in het bredere kader van de

doelstellingen van de opleiding. Belangrijke uitgangspunten van de cursus en de nieuwe manier

van werken worden opnieuw onderstreept.

De slotbijeenkomst vindt over het algemeen ruim één maand na de laatste lesdag plaats.

Voor deze slotbijeenkomst bereiden de cursisten in groepjes een presentatie voor over één van de

volgende onderwerpen.

De invloed en consequenties van digitaal zaakgericht werken.

Een efficiënte inrichting van het informatiebeheer.

De overgang naar volledig digitaal werken.

De nieuwe taken en competenties binnen Informatiebeheer.

Daarbij wordt bij ieder onderwerp ook antwoord gegeven op de volgende twee vragen: “Hoe lever

je hier zelf een bijdrage aan?” en “Hoe ondersteun je elkaar en de gebruikers in de omschakeling

naar volledig digitaal werken?”.

Deze bijeenkomst wordt afgesloten met een certificaat/diploma-uitreiking en is hiermee de formele

afsluiting van het traject.

Leerdoelen

De cursist herkent de kenmerken van een veranderingsproces en kan tijdens een

veranderingsproces gefundeerd eigen keuzes maken met betrekking tot de eigen rol hierin.

De cursist legt aan een proceseigenaar uit wat de invloed en consequenties van digitaal

zaakgericht werken zijn voor de organisatie als geheel, voor de secretariaatsmedewerker, de

beleidsmedewerker en het afdelingshoofd.

De cursist stelt zijn afdelingshoofd oplossingen voor hoe het informatiebeheer efficiënter

ingericht kan worden bij de overgang naar (volledig) digitaal zaakgericht werken?

De cursist legt een jurist uit welke belangrijke stappen Informatiebeheer en de organisatie de

komende jaren gaan nemen om het volledig digitaal werken te realiseren en het papier af te

bouwen.

De cursist neemt de adviseur van de afdeling P&O mee in de nieuwe taken, profielen, rollen,

competenties en werkzaamheden zijn binnen Informatiebeheer.

6. Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder

____________


Recordsmanagement is bezig aan een stormachtige ontwikkeling, mede gevoed door de technische

mogelijkheden die de digitalisering en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Eigenlijk wordt

op dit moment een nieuw vakgebied gedefinieerd. Een veranderde praktijk vraagt om nieuwe

vaardigheden, aangepaste instrumentbeheersing en een nieuwsgierige houding. De Leergang

Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder biedt u in korte tijd alle beheersaspecten die nodig

zijn om de veranderingen binnen het vakgebied een plaats te kunnen geven.

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (op tactisch niveau) vormt samen met

de hbo-Leergang Recordsmanager (op strategisch niveau) de opleiding Recordsmanagement. Beide

leergangen zijn gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en sluiten op elkaar aan, maar kunnen ook los

van elkaar worden gevolgd.

6.1 Leerdoelen

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder leidt op tot het beroepsprofiel

recordbeheerder. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement Conventie (RMC) en

wordt tevens door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en Opleidingfonds)2 en het KennisLAB

gebruikt in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Wanneer u de

leergang succesvol heeft afgerond kunt u:

toezien op het juist en consequent gebruik van het documentair informatiesysteem;

gebruikers inzake de ontwikkeling van het informatie- en recordsmanagement binnen de

organisatie adviseren;

over het registreren van documenten/records op basis van weten regelgeving en

organisatieprocedures adviseren;

instrumenten die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van recordsmanagement beheren,

zoals een DSP en een selectielijst;

de specifieke processen voor vervanging, vervreemding en overbrenging van bepaalde

archiefbescheiden verzorgen;

werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen opstellen;

contacten binnen de organisatie onderhouden;

de informatiebehoefte bij de klantorganisatie (gebruikers) vaststellen.

6.2 Doelgroep

De leergang is bestemd voor mensen met hbo/mbo+-niveau die werkzaam zijn in documentatie,

bibliotheek, archiefwezen, DIV- en ICT-afdelingen en de aspiratie hebben om recordsmanager te

worden, met doorgroeimogelijkheid naar informatie- en/of kennismanager.

Vooropleiding

Voor de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder wordt u toegelaten als u

(minimaal) beschikt over een HAVO-, VWO- of MBO-niveau 4 diploma (bijv. SOD 1). In geval u niet

beschikt over één van deze diploma’s wordt door VHIC, eventueel in samenwerking met Stichting

Deeltijd Opleidingen, vastgesteld of toelating mogelijk is.

2 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en het Kennislab.

____________


Wanneer u voldoet aan de wettelijke instroomeisen maar geen vakgerichte vooropleiding en

werkervaring heeft, kunt u met de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder

starten nadat u de tweedaagse cursus Basiscursus Informatiebeheer heeft gevolgd. Na aanmelding

voor deze leergang zal een opleidingsadviseur contact met u opnemen. In dit gesprek zal de

adviseur samen met u en/of uw opdrachtgever bepalen of toelating mogelijk is en of de cursus

Basiscursus Informatiebeheer gewenst dan wel noodzakelijk is.






aanleveren van aanvullende documenten. Hierna zal een opleidingsadviseur contact met u



digitale omgeving.

Het werken denkniveau van de opleiding is hbo.

Houdingsaspecten

De onderstaande houdingsaspecten zijn belangrijk voor een recordbeheerder in de uitoefening van

zijn of haar functie:


Samenwerken

Accuratesse


In staat zijn te participeren in interdisciplinaire netwerken

Klantgerichtheid.

6.3 Leerprogramma

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder bestaat uit vijf op elkaar afgestemde

modules, die samen 14 lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module

is er een week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende toets.

De Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder wordt afgesloten met de

Praktijkopdracht (POD). Uit de gemaakte opdracht moet blijken dat u op relatief zelfstandige en

kritische wijze een werkstuk af kunt leveren, dat de kennis op het gebied van recordsmanagement

weerspiegelt zoals dit in de opleiding wordt behandeld. Voor de POD is een periode van ca. 9

weken vastgesteld. Inclusief mogelijke vakanties die vallen binnen de opleidingsperiode brengt dit

de looptijd van de studie op ongeveer een jaar.

____________


De indeling van de blokken van de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder is

hieronder weergegeven. In hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.

Modules Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder Lesdagen

Blok 1 De kaders van recordsmanagement

Trends en ontwikkelingen

3

Blok 2 Zaakgericht werken 3

Blok 3 Klantgericht werken 2

Blok 4 Duurzame toegankelijkheid 3

Blok 5 Klantgericht recordsmanagement 2

Praktijkopdracht 1

Communicatieve vaardigheden

Naast de vakinhoudelijke kennis en vaardigheden zijn communicatieve kennis en vaardigheden

belangrijk voor een recordbeheerder. De positie en de rol van DIV binnen de organisatie zal door

de invoering van digitaal werken immers veranderen. De vaardigheidsmodules beslaan in totaal

vier lesdagen, die verspreid worden gegeven in blok 3 en 5. Iedereen kan deelnemen op zijn of

haar eigen niveau. Het lijkt er hierbij op alsof wij deze elementen uitsluitend aan de orde stellen in

deze vaardigheidsmodule, maar dat is niet het geval: door de hele opleiding wordt in alle

onderdelen in ruime mate aandacht besteed aan houdingsaspecten.




dagdeel aan (enige uitloop is mogelijk):

- Ochtendprogramma: 9.30 tot 12.30 uur


Studiebelasting

De studiebelasting voor het bestuderen van achtergrondliteratuur, het uitwerken van opdrachten

en het voorbereiden van presentaties is ruim tien studie-uren per les. Voor de uitwerking van de

praktijkopdracht dient u rekening te houden met een studiebelasting van 80 studie-uren. Inclusief

de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 460 studie-uren.

De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, praktijktoetsen, leren in

de praktijk en Praktijkopdracht (POD):

Lessen (13 lessen à 6 uur) 78 uur

Literatuurstudie (10 lessen à 5 uur) 50 uur

Thuisopdrachten (13 lessen à 3 uur) 39 uur

Praktijktoetsen (5 blokken à 11 uur) 55 uur

Leren in de praktijk 120 uur

Praktijkopdracht (POD) 100 uur

Eindpresentatie 12 uur

Totaal 460 uur

____________


6.5 Lesprogramma hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager

Blok Module Lesdagen

1 DE KADERS VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen

1.1 Trends en ontwikkelingen. De inrichting van

recordsmanagement

1 dag

1.2 De wettelijke context 1 dag

1.3 ICT en recordsmanagement 1 dag

(Praktijktoets blok 1)

2. ZAAKGERICHT WERKEN 3 dagen

2.1 Informatiestromen en metadata 1 dag

2.2 Werkprocessen 1 dag

2.3 Ordeningsplan 1 dag


3. KLANTGERICHT WERKEN 2 dagen

3.1 Effectief communiceren 1 dag

3.2 Samenwerken en adviseren 1 dag


4. DUURZAME TOEGANKELIJKHEID 3 dagen

4.1 Waardering en selectie 1 dag

4.2 De digitale uitdaging 1 dag

4.3 Audit en control 1 dag


5. KLANTGERICHT RECORDSMANAGEMENT 2 dagen

5.1 Instrueren en presenteren 1 dag

5.2 Klantgerichte communicatie 1 dag


PRAKTIJKOPDRACHT 1 dag

(Schrijven praktijkopdracht)

POD Presentatie praktijkopdracht 1 dag

Totaal 14 lesdagen

____________


Introductie

Digitale informatievoorziening biedt veel nieuwe kansen. Voor diegenen die werken in de

informatiedienstverlening betekent het een omslag van een papieren naar een digitale situatie. Dit

vraagt om een geheel andere rol van afdelingen die belast zijn met het informatiebeheer. De

afdeling DIV wordt een belangrijke facilitator van digitale processen in de gehele organisatie, en

ontwikkelt zich van documentaire naar digitale informatievoorziening.

Blok 1: De kaders van recordsmanagement

Trends en ontwikkelingen

De eerste lesdag bestaat uit twee onderdelen. In de ochtend krijgt u de introductieles, hierin

worden de doelen en de inhoud van het opleidingsprogramma toegelicht. De cursisten maken

kennis met elkaar, de Faculty en de digitale leeromgeving. De trends en ontwikkelingen in het

vakgebied recordsmanagement worden uitgebreid behandeld en er is veel aandacht voor de e-

overheid en de gevolgen daarvan voor recordsmanagement.

Leerdoelen

Na het bijwonen van deze ochtend en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:

noemt de cursist op wat de Leergang Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder biedt en

welke inspanningen van de cursist verlangd worden;

legt de cursist in eigen woorden de kernbegrippen in het vakgebied (o.a. recordsmanagement,

archief, archiefvormer) uit en brengt deze in verband met elkaar;

laat de cursist klanten in de organisatie de waarde zien van recordsmanagement voor de

organisatie als geheel;

geeft de cursist in eigen woorden weer wat de (digitale) ontwikkelingen in het vakgebied en bij

de overheid zijn, zoals het programma Informatie op orde, Overheid heeft Antwoord,

Gemeente heeft Antwoord, EGEM/ICTU en wettelijke basisregistraties. Hij of zij weet wat de

voor- en nadelen van deze ontwikkelingen zijn en wat het belang ervan is voor de eigen

dagelijkse praktijk.

Informatie verstrekken en informatie vergaren. We zijn er dagelijks mee bezig. Voor overheid en

bedrijfsleven is het verzamelen, verspreiden, gebruiken en opslaan van informatie een onmisbaar

element in de bedrijfsvoering. Informatie is een kennisbron. Informatie moet gestuurd en beheerst

worden. We duiden dit aan met de term recordsmanagement. In dit blok gaan we in op de vraag

wat recordsmanagement eigenlijk is. We behandelen de kernbegrippen van recordsmanagement en

het belang van informatie voor overheid, bedrijven en individuele burgers. Hoe is dit in ons land

georganiseerd? Hoe is dit binnen organisaties geregeld? Welke ervaringen zijn hier al mee

opgedaan?

Wetgeving bepaalt wat we met de ons ter beschikking staande gegevens mogen of moeten doen:

hoe werkt dat in de praktijk en welke wetten zijn voor organisaties in dit kader van belang? En op

welke wijze slaan we informatie op en zorgen we ervoor dat deze ook in de toekomst nog

raadpleegbaar is?

Sinds de komst van de computer en de daarbij behorende automatisering zijn er talloze systemen

ontwikkeld die de opslag en ontsluiting van informatie gemakkelijker moeten maken. Aandacht zal

gegeven worden aan de verschillende soorten registratiesystemen. De NEN-ISO 2082 zal hier als

kader dienen.

____________


Les 1.1 De inrichting van recordsmanagement

Het middagprogramma betreft de inrichting van recordsmanagement. Wat is het belang van

recordsmanagement? Hoe is recordsmanagement ingericht binnen de diverse overheidsorganisaties

en welke ontwikkelingen zijn daarin te onderkennen? Les 1.1 geeft antwoorden op deze vragen en

laat zien welke rol de NEN-ISO 15489 norm voor informatie- en archiefmanagement zou kunnen

spelen bij de inrichting van recordsmanagement. Onder recordsmanagement (in de NEN-ISO norm

vertaald met informatie- en archiefmanagement) verstaan we de efficiënte en systematische

controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de verwijdering van

archiefbescheiden. Ook besteden we in de les aandacht aan

Informatie op orde, de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid en Gemeenten, Overheid

heeft Antwoord, Gemeente heeft Antwoord.

Leerdoelen:

Na het bijwonen van deze cursusmiddag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:

heeft de cursist inzicht in de rol van recordsmanagement binnen overheidsorganisaties;

legt de cursist legt uit hoe recordsmanagement in organisaties ingericht kan worden;

benoemt de cursist de functionele eisen waaraan goed recordsmanagement dient te voldoen;

geeft de cursist voorbeelden op welke punten de eigen organisatie wel of niet aan de NEN-ISO

15489 voldoet en legt hij of zij uit wat er op hoofdlijnen nodig is om de inrichting te

verbeteren.

Les 1.2 De wettelijke context

Tijdens deze dag wordt de wettelijke context belicht op het gebied van informatiemanagement.

We bekijken hoe je in praktijksituaties de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling

toepast op vraagstukken rond inrichting en beheer. Daarnaast komen de Webv (Wet elektronisch

bestuurlijk verkeer), de Weh (Wet elektronische handtekeningen) en de Wob (Wet openbaarheid

van bestuur) en wettelijke basisregistraties zoals de BAG (Basisregistraties voor Adressen en

Gebouwen) aan bod. De dag wordt afgesloten met een overzicht van alle actuele programma’s,

normen en wetgeving die van belang zijn voor recordsmanagement.

Leerdoelen

Na het bijwonen van deze cursusdag en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal:

licht de cursist relevante weten regelgeving en procedures toe aan collega’s en klanten

adviseert de cursist over de toepassing van weten regelgeving in de eigen dagelijkse praktijk;

geeft de cursist voorbeelden op welke punten de eigen organisatie wel of niet conform de wet-

en regelgeving haar taken uitvoert en geeft hij of zij verbeterpunten aan.

Les 1.3 ICT en recordsmanagement

Er wordt al jaren gewerkt aan de realisatie van de e-overheid. De e-overheid gaat in essentie over

het inzetten van nieuwe technologieën (ICT) en proces(re)organisatie, met als doel de interne

efficiëntie van de organisatie te verhogen, tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken en

informatie uit te wisselen. Een betere interne en externe dienstverlening dus, met minder

administratieve lasten. De regie op die realisatie wordt de laatste jaren steeds beter ingericht.

Denk daarbij aan initiatieven als de NORA, die een stevige architectonische ruggengraat bieden aan

de plannen om ICT te gebruiken voor een betere dienstverlening. Of aan het Nationaal

Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP), dat in december 2008 van kracht

werd.

____________


In deze les gaan we in op het speel- en werkveld van ICT en de raakvlakken met

recordsmanagement. Onderwerpen als informatiearchitectuur en ‘information governance’ maar

ook ‘outsourcing’ en open formaten zullen uitgebreid aan bod komen en natuurlijk is er aandacht

voor de verschillende systemen die ontwikkeld zijn om informatie zodanig op te slaan dat deze

weer terug te vinden is. Hoe beoordeel je nou welke systemen een archieffunctie hebben en of de

archieffunctie voldoet? En hoe kan een DMS/RMA ingezet worden in een veranderende omgeving.

De NEN 2082 zal hier als kader dienen.

Leerdoelen


laat de cursist zien hoe de relatie en interactie is tussen recordsmanagement en ICT in de

eigen organisatie;

levert de cursist vanuit zijn of haar vakgebied inbreng aan de aanschaf/inrichting van een

geschikte applicatie die bij de behoeften van de organisatie past;

verklaart de cursist de positionering van applicaties zoals een Document Management Systeem

(DMS) en een Enterprise Content Management systeem (ECM) en legt uit hoe het beheer

hiervan vanuit de verschillende invalshoeken is georganiseerd.

Blok 2 Zaakgericht werken

Een (overheids)instantie wordt steeds meer een procesgerichte organisatie. Hoe kunnen we

werkprocessen in een organisatie herkennen en vastleggen? Hoe kunnen we hiermee doelen in de

organisatie realiseren? Zijn daarvoor procesmodellen die gebruikt kunnen worden? In deze module

zetten we het begrip procesmatige context uiteen en gaan we in op de mogelijkheden van proces-

en zaakgericht werken voor het informatiebeheer in de organisatie.

Werkprocessen worden steeds meer geautomatiseerd, er zijn Document Management Systemen en

workflowmanagementsystemen die het gehele werkproces softwarematig reguleren. Berichten

komen en verlaten via diverse kanalen in verschillende vormen de organisatie. Hoe kunnen we dit

beheersen? Welke ontwikkelingen vanuit de elektronische overheid zijn van invloed op de

documentaire informatievoorziening? Hoe kunnen we een structuur aanbrengen in (elektronische)

dossiers? Hoe gaan we om met hybride situaties? Op welke wijze kunnen we deze archieven

ontsluiten? Aan de hand van praktijkcases en discussies met medestudenten leert de cursist de

informatievoorziening binnen zijn of haar organisatie verbeteren. Praktische tips en trucs helpen de

cursist om in te spelen op de verandering binnen de digitale documentaire informatievoorziening.

De hoeveelheid informatie die in digitale vorm beschikbaar komt, zal in de toekomst alleen maar

verder toenemen. Een groot deel van de informatie bestaat uit archiefbescheiden die in goede,

geordende en toegankelijk staat dienen te worden bewaard. Documenten, dossiers en bestanden

kunnen op verschillende manieren ontsloten worden. Een hulpmiddel daarbij is een ordeningsplan

of documentair structuurplan (DSP). Wanneer een DSP wordt ingericht op basis van

werkprocessen, kan het een belangrijke rol spelen bij het proces en/of zaakgericht

informatiebeheer in de organisatie. We gaan daarom uitgebreid in op de mogelijkheden van het

DSP op dit gebied. Hoe verhoudt de Zaaktypencatalogus zich tot het DSP en wat is nou eigenlijk

een zaak?

Les 2.1 Informatiestromen en metadata

Organisaties beschikken over steeds meer instrumenten om met burgers, bedrijven en instellingen

te communiceren. E-mail en internet bieden daarvoor nieuwe mogelijkheden, ook om de

dienstverlening te verbeteren en klantvriendelijker te maken. Het berichtenverkeer vormt dan ook

____________


een belangrijke schakel in het communicatieproces van een organisatie. Er wordt ingegaan op de

ontwikkelingen van de elektronische overheid en de invloed daarvan op de documentaire

informatievoorziening. Hoe houdt een organisatie efficiënt en verantwoord greep op de

verschillende informatiestromen? Onder andere metadata spelen daarbij een grote rol.

Tijdens lesdag komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Multichanneling

Digitale dienstverlening

Frontoffice, midoffice en backoffice

Wettelijke aspecten bij digitale dienstverlening

Metadata

Leerdoelen


onderzoekt de cursist hoe de informatiestromen in de eigen organisatie lopen en hoe deze

worden opgenomen in recordsmanagement en/of primaire applicaties;

draagt de cursist gefundeerde argumenten aan (inclusief weten regelgeving) voor het nut en

de noodzaak van registratie;

beoordeelt de cursist bestaande e-mailprotocollen en maakt hieruit een gefundeerde keuze

voor de eigen praktijksituatie;

stelt de cursist voor mogelijke knelpunten bij de implementatie en uitvoering van (digitale)

dienstverlening een oplossing voor;

legt de cursist uit welke metadata bij het zaaksgewijs werken vastgelegd dienen te worden, en

op welke wijze.

Les 2.2 Werkprocessen

Steeds meer organisaties brengen hun werkprocessen in kaart. Accountants en juristen eisen dat

de processen in kaart worden gebracht voor rechtmatigheid en doelmatigheid.

In deze lesdag wordt gekeken naar processen als manier om doelen van de organisatie te

realiseren. Er wordt toegelicht hoe strategische keuzes zich vertalen in processen. Daarna wordt

ingegaan op procesmodellen. Voor veel organisaties vormt het nadenken over processen aanleiding

tot herinrichting van processen. Daarbij wordt gekozen voor een sterke integratie van primaire

processen en documentaire informatie. Procesmodellen worden dan gebruikt als basis voor de

inrichting van systemen op het gebied van documentflow en workflow. Dergelijke systemen kunnen

uitsluitend succesvol worden ingevoerd als er goede procesmodellen aan ten grondslag liggen.

In deze lesdag kijken wij naar procesmodellen vanuit drie invalshoeken, namelijk processen,

mensen en documenten. In deze lesdag wordt nagegaan hoe werkprocessen beschreven en

geanalyseerd kunnen worden. En u leert in een kort tijdsbestek basisvaardigheden van

procesmodellering.

Leerdoelen


modelleert de cursist eenvoudige werkprocessen;

analyseert de cursist eenvoudige werkprocesbeschrijvingen/werkprocessen en doet de cursist

een voorstel voor verandering/verbetering.

____________


Les 2.3 Ordeningsplan

Om informatie goed toegankelijk te maken is een plan nodig: een documentair structuurplan

(DSP). In het DSP is de toegankelijkheid van archiefbescheiden georganiseerd, zijn deze ingedeeld

en gerangschikt. Zoals in de vorige les is geleerd zijn bij deze rangschikking de werkprocessen

leidend. In een DSP zijn dan ook de verschillende werkprocessen benoemd en beschreven die in

een organisatie voorkomen. Daarom is het DSP een handig hulpmiddel bij zowel de ordening als bij

de registratie en de archivering van documenten.

In deze lesdag leert de cursist dat en hoe het DSP ingezet kan worden als motor voor de

informatievoorziening. Onderwerpen die aan bod komen:

de achtergronden en regelgeving m.b.t. documentair structuurplan (DSP)

de elementen van een DSP: werkprocessen, koppeling met selectielijst(en), procedures,

verantwoordelijkheden, standaard dossieromschrijvingen

de voordelen van de DSP-benadering voor informatie- en kwaliteitsmanagement

Leerdoelen:


legt de cursist aan collega’s en klanten uit wat de meerwaarde is van een documentair

structuurplan voor de organisatie en wat de relatie is met een DMS/RMA;

adviseert de cursist over de inzet van een DSP in de eigen organisatie;

levert de cursist een bijdrage aan het opstellen van een plan van aanpak voor de invoering van

een DSP.

Blok 3: Klantgericht werken

Onder invloed van de digitalisering verandert de manier van werken binnen organisaties

aanmerkelijk. Dat raakt niet alleen de (documentaire) informatievoorziening, maar ook haar

klanten. Zo is/wordt door de digitalisering een volledige aansluiting van de (D)IV op de

bedrijfsprocessen mogelijk. (D)IV is dan niet meer alleen verantwoordelijk voor het beheren van

omvangrijke verzamelingen papieren dossiers en archieven. De uitdaging is om informatie te

leveren op maat op een moment dat gebruikers daar behoefte aan hebben.

Les 3.1 Effectief communiceren

In deze lesdag komen de gesprektechnieken luisteren, praten en begrijpen aan bod. De

basisbegrippen van klantgericht en klantvriendelijk handelen worden behandeld: rollen van zender

en ontvanger, boodschap, ruis, feedback, referentiekaders, klantgerichtheid en

klantvriendelijkheid, niveaus van communicatie (zakelijke, expressieve, relationele en

beïnvloedende aspecten), communicatiedoelen en soorten communicatiestructuren.

Leerdoelen


onderzoekt de cursist wie zijn of haar klanten zijn in het dagelijkse werk en identificeert hij of

zij klanten op basis van kenmerken (klanttypologieën);

toont de cursist aan wat het belang van communicatie is voor het eigen werk;

omschrijft de cursist de basisbegrippen van klantgericht en klantvriendelijk handelen;

geeft de cursist in eigen woorden de basisaspecten van de gesprekstechniek weer: hij of zij

gebruikt bewust verbale en non-verbale communicatie, maakt actief contact, luistert actief en

gebruikt inlevingsvermogen en lichaamstaal. Hij of zij is congruent in woord en gebaar, weet

de juiste vragen te stellen en maakt duidelijke afspraken;

____________


legt de cursist uit wat zijn of haar eigen communicatiestijl, lichaamstaal en –houding is en past

deze aan de gesprekspartner aan;

toont de cursist de grenzen van klantgerichtheid aan en bewaakt deze.

Les 3.2 Samenwerken en adviseren

De recordmanagers moeten over competenties beschikken die voor het traditionele archiefwerk

niet zo zeer noodzakelijk waren, maar in de digitale wereld als onmisbaar worden bestempeld.

Denk hierbij aan proactiviteit, adviesvaardigheden, flexibiliteit, inlevingsvermogen en

communicatieve vaardigheden. Tijdens deze lesdag verplaatst de cursist zich in zijn of haar

gesprekspartner(s). Er wordt geoefend aan de hand van praktijksituaties en de cursisten geven en

ontvangen feedback. De cursist leert zijn sterke kanten te gebruiken om te kunnen overleggen,

overtuigen en motiveren. Ook het omgaan met weerstand en het bespreekbaar maken daarvan

maken onderdeel uit van deze lesdag. Wanneer is het zinvol een gesprek te beëindigen en hoe laat

je je gesprekspartner in zijn waarde, ook al blijft een verschil van mening bestaan?

Leerdoelen


geeft en ontvangt de cursist feedback;

adviseert de cursist collega’s en klanten;

neemt de cursist op basis van argumenten een standpunt in;

herkent de cursist weerstand en maakt dit in een praktijksituatie bespreekbaar;

draagt de cursist vanuit gemeenschappelijke belangen en met zijn of haar vakkennis meerdere

oplossingen aan die leiden tot een win-win situatie en effectieve samenwerking tussen

afdelingen;

reageert de cursist actief en op een constructieve wijze op de ideeën van anderen.

Blok 4: Duurzame toegankelijkheid

Slechts een beperkt gedeelte van het archief van een organisatie komt voor blijvende bewaring in

aanmerking. De meeste gegevens kunnen na verloop van tijd worden vernietigd. Het selecteren

van gegevens voor vernietiging is voor veel organisaties noodzakelijk en voor de overheid zelfs

verplicht. Tijdige waardering en selectie van documenten en dossiers en regelmatige opschoning en

vernietiging leidt voor de organisatie tot forse kostenbesparingen. In deze module gaan we in op

de vraag hoe selectie in de praktijk het beste gestalte kan krijgen.

Les 4.1 Waardering en selectie

De vraag voor veel informatieverzorgers is hoe selectie in de praktijk het beste gestalte kan

krijgen. Is selectie aan de bron mogelijk? Om te kunnen analyseren welke archiefbescheiden voor

vernietiging in aanmerking komen, zal de recordmanager theoretische kennis moeten hebben van

weten regelgeving. Die wordt in deze module aangereikt. Een juridisch correcte selectie leidt tot

vermijding van aansprakelijkheidsrisico’s. In deze les besteden we ruime aandacht aan ‘moeilijke

gevallen’ in het selectieproces. Ook beperkingen bij de overdracht, bijvoorbeeld door bepalingen

rond openbaarheid en de bescherming van privacygevoelige informatie, komen aan bod. Er wordt

vanuit gegaan dat de cursist beschikt over basisvaardigheden op het gebied van selectie- en

vernietiging.

Leerdoelen


verzorgt de cursist waardering, selectie, overdracht en vernietiging op de juiste manier in de

eigen dagelijkse praktijk;

____________


voert de cursist – zo vroeg mogelijk in het proces - selectie uit op basis van de verschillende

selectie-instrumenten, bijvoorbeeld de gemeentelijke selectielijst en de

basisselectiedocumenten (BSD) van de Rijksoverheid;

maakt de cursist beargumenteerde beslissingen voor de feitelijke overdracht of vernietiging;

ontwikkelt de cursist een plan voor archiefselectie en –beheer t.b.v. analoge en digitale

documenten.

Les 4.2 De digitale uitdaging

Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van de fysieke documentstromen. Tijdens deze les

gaan we in op de mogelijkheden die weten regelgeving bieden voor de vervanging van

archiefbescheiden. Tevens komen tijdens deze les de specifieke problemen (praktisch en wettelijk)

rond beheer, selectie, verwijdering en vernietiging van digitale documenten (en hun metadata) aan

de orde. Hoe waarborg je de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief? Wanneer is iets

‘vernietigd’? Hoe zit het met die back-ups? Wat doen we na afloop met de metadata?

Tijdens deze lesdag behandelen we de volgende praktische vragen:

Aan welke zaken moeten gedacht worden bij de omschakeling naar volledig digitaal werken?

De digitale handtekening: hoe kunnen we dit bewerkstelligen? Welke keuzes dienen hierin

gemaakt te worden?

Hoe organiseren we vervanging voor de te vernietigen documenten en hoe voor de te bewaren

documenten? Wanneer begin je hieraan en welke consequenties heeft dit?

Hoe gaan we om met de fysieke archivering?

Waar leggen we de scheiding tussen het fysieke archief en het digitale archief? En wat doen we

met het papier dat overblijft?

Numeriek archiveren: is dit nog steeds de beste oplossing? Zo ja, hoe zet je dit efficiënt in??

Hoe pakken we de werkarchieven/achterstanden aan bij de afdelingen?

Hoe gaan we om met de gemeenschappelijke schijf? Worden geschoonde bestanden opgenomen

in het DMS?

Welke afspraken moeten er gemaakt worden om de invoering van digitaal werken in de

organisatie vlekkeloos te laten verlopen?

Zijn de benodigde interne procedures aanwezig en up to date (denk aan registratiecriteria,

procedure scanning, procedure websitearchivering, procedure e-mail, procedure sociale media,

procedure zaakgericht werken)?

Leerdoelen:


geeft de cursist de specifieke problemen (praktisch en wettelijk) aan die spelen rond de selectie,

verwijdering en vernietiging van digitale documenten (en hun metadata);

stelt de cursist een oplossing voor hoe een e-depot beheerd moet worden;

bediscussieert de cursist hoe in concrete gevallen de duurzame toegankelijkheid het beste te

waarborgen is;

laat de cursist zien welke (juridische) stappen zijn of haar organisatie moet nemen om tot

digitale vervanging van documenten te komen en volledig digitaal werken te realiseren;

geeft de cursist in grote lijnen aan hoe de organisatie de komende jaren het papier gaat

afbouwen;

geeft de cursist weer hoe het gebruik van numerieke reeksen kan bijdragen tot een meer

effectieve vernietiging en overdracht van papieren en digitale documenten in zijn of haar

organisatie.

____________


Les 4.3 Audit en Control

Klantgerichtheid, kwaliteitszorg, risicobeheersing en efficiency zijn doelstellingen die voor bijna elke

organisatie van belang zijn. Documentmanagement levert daaraan een essentiële bijdrage. In het

kader van de ontwikkelingen rondom de documentaire informatievoorziening, zoals de digitalisering

en de herinrichting van de archieffunctie, zetten veel organisaties medewerkers in voor de planning

en uitvoering van de controlfunctie op documenten. Tijdens deze lesdag leert de cursist om de

kwaliteit van het documentmanagement, zowel in analoge als in digitale vorm te kunnen

monitoren.

Leerdoelen:


benoemt de cursist de belangrijkste begrippen en principes met betrekking tot audit en

control;

toont de cursist het belang aan - van een goede ordening en een nauwkeurige registratie van

dossiers - voor kwaliteitsmanagement;

legt de cursist uit welke hulpmiddelen beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de audit.

Blok 5: Klantgericht recordsmanagement

Van recordsmanagers wordt verwacht dat ze proactief de medewerkers informeren en adviseren

over de informatievoorziening binnen de eigen organisatie. Het informeren van de medewerkers in

het primair proces vindt zowel mondeling als schriftelijk plaats. Mondeling in één-op-één

gesprekken, door aanwezig te zijn bij afdelingsvergaderingen, door presentaties te geven of door

nieuwe medewerkers een training te geven. Schriftelijk bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en intranet.

Les 5.1 Instrueren en presenteren

In deze lesdag staat presenteren en communiceren centraal. U krijgt presentatietraining op een

leuke en inspirerende wijze. In de middag wordt in kleine groepjes geoefend met het houden van

een korte presentatie. We gaan in op de volgende vragen. Hoe krijg en hou je de aandacht van je

publiek? Hoe raak je mensen en kan je ze blijven boeien? Hoe breng je je boodschap het beste

over? Hoe motiveer en/of overtuig je mensen? Veel mensen zien er tegenop om een presentatie of

voordracht te moeten houden. Het gevoel kritisch te worden bekeken en beluisterd maakt zelfs de

meest ervaren sprekers wel onrustig. In deze les bieden we de cursist handvatten voor het houden

van een presentatie. Zodat hij of zij vooral zichzelf kan zijn. Geen aangeleerde onnatuurlijke

technieken maar op zoek naar de eigen stijl.

Leerdoelen


geeft de cursist instructies aan gebruikers;

geeft de cursist met (meer) zelfvertrouwen een (PowerPoint) presentatie in zijn of haar eigen

organisatie (tijdens werkoverleg of informatiebijeenkomst);

beschrijft de cursist zijn of haar verbale- en non-verbale presentatiestijl/techniek (opkomst,

houding, aandacht/contact toehoorders, stemgebruik, timing, humor/eigenheid);

geeft de cursist voorbeelden van zijn of haar eigen (presentatie) capaciteiten en maakt daar zo

goed mogelijk gebruik van;

maakt de cursist contact met zijn of haar toehoorders, weet ze te raken en houdt de aandacht

vast;

verlevendigt de cursist de inhoud van de presentatie door er een creatieve invulling aan te

geven.

____________


Les 5.2 Klantgerichte communicatie

In deze lesdag staat de organisatie van een servicegerichte afdeling centraal. Hoe krijg je het voor

elkaar om samen met je gebruikers en klanten op een succesvolle manier de nieuwe (digitale)

technologie te gebruiken? De opdracht voor deze lesdag is om in een groepje van maximaal 3

personen en minimaal 2 personen uit te werken hoe de medewerkers in het primaire proces

geïnformeerd kunnen worden over ontwikkelingen die spelen binnen de documentaire

informatievoorziening (communicatieplan) én door middel van een presentatie de medewerkers in

het primaire proces ook daadwerkelijk te informeren.

Eerst bekijken we wat er gaat veranderen:

Wat is de betekenis van digitalisering voor de afdeling DIV?

Wat zijn de (nieuwe) taken voor DIV?

Wat betekent dit voor de recordbeheerder, de secretariaatsmedewerker, de beleidsmedewerker

en het afdelingshoofd?

Aan het eind van de middag is er een korte terugblik op de opleiding en uitwisseling van informatie

over de POD.

Leerdoelen


ontwikkelt de cursist een (communicatie)plan om veranderingen te implementeren;

presenteert de cursist zich zichtbaar, proactief en prominent naar de klant en oefent in de

praktijk met de eigen vernieuwde klantgerichte houding;

legt de cursist uit welke nieuwe vaardigheden en competenties verlangd worden van een

recordsmanager en hoe hij of zij de nog ontbrekende vaardigheden wil leren beheersen;

heeft de cursist inzicht in de veranderende rol van recordsmanagement binnen

overheidsorganisaties en de factoren die deze verandering teweeg brengen, en kan hij of zij dit

vertalen naar de beroepspraktijk.

6.1 Presentatie praktijkopdracht

De Leergang Aankomend Recordmanager/Recordbeheerder wordt afgesloten met de

praktijkopdracht (POD). Ter afsluiting van de leergang zal elke cursist deze presenteren. Ook

cursisten van wie de POD nog niet als voldoende is beoordeeld door de beoordelingscommissie,

presenteren hun eindopdracht. Na afloop van de presentatie beantwoordt de cursist kritische

vragen van het publiek en de docent. De vaardigheden die zijn geleerd tijdens de

communicatielessen zijn hier een kader. Voor de deelnemers die zich hebben ingeschreven voor

hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de studiebegeleider van

Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de cursist het gehele

opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.

Leerdoelen

Tijdens (en na het bijwonen van) deze cursusdag:

presenteert de cursist (de kern van) zijn of haar praktijkopdracht voor een groep;

luistert de cursist actief, stelt vragen en geeft feedback over de gegeven presentatie;

benoemt de cursist de onderwerpen en problematiek van praktijkopdrachten van collega-

cursisten;

vat de cursist de tips, conclusies en aanbevelingen, die van belang kunnen zijn voor de eigen

organisatie, samen.

____________


7. Hbo-Leergang Recordsmanager

Recordsmanagement is bezig aan een stormachtige ontwikkeling, mede gevoed door de technische

mogelijkheden die de digitalisering en elektronische informatiehulpmiddelen bieden. Eigenlijk wordt

op dit moment een nieuw vakgebied gedefinieerd. Een veranderde praktijk vraagt om nieuwe

vaardigheden, aangepaste instrumentbeheersing en een nieuwsgierige houding. De hbo-Leergang

Recordsmanager biedt cursisten vernieuwende inzichten in het vakgebied vanuit verschillende

organisatorische invalshoeken. De aandacht is sterk op de digitale werkomgeving gericht. Wat zijn

de juridische en organisatorische effecten van digitalisering? De hbo-Leergang Recordsmanager is

gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en legt de nadruk op beleidsmatig niveau.

De hbo-Leergang Recordsmanager (op strategisch niveau) vormt samen met de Leergang

Aankomend Recordsmanager/Recordbeheerder (op tactisch niveau) de opleiding

Recordsmanagement. Beide leergangen zijn gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en sluiten op elkaar

aan, maar kunnen ook los van elkaar worden gevolgd.

7.1 Leerdoelen

De hbo-Leergang Recordsmanager leidt op tot het beroepsprofiel recordmanager/

recordcoördinator. Dit beroepsprofiel is opgesteld door de Recordsmanagement Conventie (RMC)

en wordt tevens gebruikt door het A+O Fonds Rijk (Arbeidsmarkt- en Opleidingfonds)3 en het

KennisLAB in het kader van de Baseline Informatiehuishouding van de Rijksoverheid.

De cursist die de leergang succesvol heeft afgerond:

coördineert de werkzaamheden op het gebied van informatie- en recordsmanagement;

adviseert inzake de ontwikkeling van het informatie- en recordsmanagement binnen de

organisatie;

begeleidt veranderprocessen binnen de eigen organisatie;

is verantwoordelijk voor het functioneel en technisch beheer van het documentair

informatiesysteem;

adviseert omtrent de afstemming, inrichting en invoering van organisatiebrede

informatiesystemen;

coördineert archiefbewerkingstrajecten (evt. uitgevoerd door derden);

onderhoudt contacten op het gebied van informatie- en recordsmanagement, zowel binnen als

buiten de organisatie.

7.2 Doelgroep

De leergang is bestemd voor mensen met hbo/hbo+-niveau die beschikken over een behoorlijke

werkervaring in documentatie, bibliotheek, archiefwezen, DIV- en ICT-afdelingen, met de aspiratie

en doorgroeimogelijkheid naar informatie- en/of kennismanager.

Vooropleiding

Voor de hbo-Leergang Recordsmanager worden cursisten toegelaten die minimaal een diploma van

de hbo-Leergang Aankomend Recordsmanager, HBO-IDM of SOD-II te hebben. Tevens behoren ze

minimaal twee jaar werkervaring in het vakgebied te hebben.

Bij een vergelijkbare vooropleiding zijn er ook mogelijkheden om in te stromen, echter dan zal

vooraf een instroomtoets worden afgenomen. Na aanmelding voor deze leergang zal een

3 U vindt dit profiel op de websites van de Recordsmanagement Conventie en Kennislab.

____________


opleidingsadviseur contact met u opnemen voor een telefonische intake. In het gesprek zal de

adviseur samen met u en/of uw leidinggevende bepalen of toelating mogelijk is.









digitale omgeving.


Houdingsaspecten




Samenwerken

Accuratesse



Klantgerichtheid.

7.3 Leerprogramma

De hbo-Leergang Recordsmanager bestaat uit vijf op elkaar afgestemde modules, die samen 15

lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module is er een week rust in

verband met het uitwerken van de afsluitende toets.

De hbo-Leergang Recordsmanager wordt afgesloten met de Personal Management Letter (PML). Uit

de gemaakte opdracht moet blijken dat u op relatief zelfstandige en kritische wijze een werkstuk af

kunt leveren, dat de kennis op het gebied van recordsmanagement weerspiegelt zoals dit in de

opleiding wordt behandeld. Voor de PML is een periode van ca. 9 weken vastgesteld. Inclusief

mogelijke vakanties die vallen binnen de opleidingsperiode brengt dit de looptijd van de studie op

ongeveer een jaar.

De indeling van de blokken van de hbo-Leergang Recordsmanager is hieronder weergegeven. In

hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.

Modules hbo-Leergang Recordsmanager Lesdagen

Blok 1 De context van recordsmanagement 4

Blok 2 De organisatie van recordsmanagement 3

Blok 3 De praktijk van recordsmanagement 3

Blok 4 De implementatie van recordsmanagement 2

Blok 5 Verandermanagement 2

Personal Management Letter 1

____________





dagdeel aan:



Studiebelasting


en het voorbereiden van presentaties is ruim twaalf studie-uren per les. Voor de uitwerking van de

Personal Management Letter dient u rekening te houden met een studiebelasting van 100 studie-

uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 495 studie-uren.

De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, toetsen, praktijk en

Personal Management Letter:



Toetsen (15 lessen à 6 uur) 90 uur


Personal Management Letter (PML) 100 uur

Totaal 495 uur

____________


7.5 Lesprogramma hbo-Leergang Recordsmanager

Blok Module Aantal dagen

1 DE CONTEXT VAN RECORDSMANAGEMENT 4 dagen

1.1 De organisatorische context van recordsmanagement 1 dag

1.2 De juridische context van recordsmanagement 1 dag

1.3 De procesmatige context van recordsmanagement 1 dag

1.4 Recordsmanagement als dienstverlening 1 dag


2. DE ORGANISATIE VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen

2.1 Het werken onder architectuur 1 dag

2.2 Het vormgeven van recordsmanagement 1 dag

2.3 Het opstellen van een informatiestructuurplan 1 dag


3. DE PRAKTIJK VAN RECORDSMANAGEMENT 3 dagen

3.1 Zaakgericht werken 1 dag

3.2 Functionele eisen m.b.t. informatiesystemen en

recordsmanagement

1 dag

3.3 Archiveringsformaten en recordsmanagement 1 dag


4. DE IMPLEMENTATIE VAN RECORDSMANAGEMENT 2 dagen

4.1 Projectmanagement 1 dag

4.2 Werkcollege: de implementatie van digitaal

recordsmanagement

1 dag


5. VERANDERMANAGEMENT 2 dagen

5.1 Verandermanagement 1 1 dag

5.2 Verandermanagement 2 1 dag


PERSONAL MANAGEMENT LETTER (PML) 1 dag

(Schrijven Personal Management Letter)

PML Verdediging Personal Management Letter 1 dag

Totaal 15 lesdagen

____________


Blok 1 De context van recordsmanagement

Binnen de eerste module van de hbo-Leergang Recordsmanager gaat het om de vraag wat de

plaats is van recordsmanagement – en de recordsmanager – binnen de bredere organisatorische

context. Hiertoe zal in de eerste les een aantal vooraanstaande organisatiekundige visies worden

behandeld, waarbij steeds de vraag wordt gesteld op welke wijze recordsmanagement in deze visie

bijdraagt aan het functioneren van de organisatie. In de twee daarop volgende lesdagen wordt

stilgestaan bij de wettelijke context en de procesmatige context waarbinnen recordsmanagement

plaatsvindt. In het laatste deel van de module wordt ingegaan op de vraag hoe de recordsmanager

het recordsmanagementconcept onder de aandacht kan brengen van anderen in de organisatie.

Les 1.1 De organisatorische context van recordsmanagement

Het bestaansrecht van recordsmanagement en de recordsmanager wordt ontleend aan het feit dat

de organisatie als geheel daar op de een of andere manier beter van wordt. Om

recordsmanagement zo vorm te geven dat dit ook daadwerkelijk gebeurt, moet de recordsmanager

inzicht hebben in het wezen van de organisatie. Het gaat dan om vragen als:

Wat is de uiteindelijke doelstelling van onze organisatie?

Hoe proberen wij deze doelstellingen te bereiken?

Hoe is onze organisatie ingericht?

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, zijn we in staat om een antwoord te vinden op de vraag

die voor de recordsmanager het meest cruciaal is: “Hoe kan recordsmanagement bijdragen aan het

bereiken van onze doelstellingen?”.

Op deze eerste dag wordt getracht in kaart te brengen hoe de organisatorische context waarbinnen

recordsmanagement plaatsvindt eruitziet. Ook wordt bekeken op welke wijze deze context bepaalt

in welke vorm recordsmanagement het best kan worden gegoten. De dag wordt begonnen met een

overzicht van dit blok en de positionering van dit blok binnen de leergang. Daarna wordt

gezamenlijke – initiële – afbakening van het begrip recordsmanagement geformuleerd. In het

tweede deel wordt vervolgens een inleiding gegeven in de organisatiekunde, waarbij een aantal

van de belangrijkste stromingen in dit vakgebied de revue passeren. Bij elk van de stromingen zal

worden ingegaan op de vraag wat de rol is van recordsmanagement binnen deze visie op

organisaties.

Leerdoelen


geeft de cursist in eigen woorden het belang van recordsmanagement weer;

beschrijft de cursist hoe de eigen organisatie is ingericht (welk organisatiekundig concept

gebruikt wordt) en welke invloed dit heeft op de wijze waarop recordsmanagement is ingericht

of ingericht zou moeten worden.

Les 1.2 De juridische context van recordsmanagement

In deze les wordt de juridische kant van recordsmanagement belicht. Aan de hand van een aantal

relevante wetten wordt behandeld welke regels (naast het archiefrecht) er gelden op dit terrein.

Behandeld worden het elektronisch communiceren in het bestuursrecht (de rechtsgeldigheid van

elektronische aanvragen, beschikkingen en bezwaren), de Wet bescherming persoonsgegevens, de

Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv), de Wet elektronische handtekeningen (Weh) en de

Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

Ook is er aandacht voor de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en de Wet

kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb). Aan de hand van voorbeelden uit de praktijk

____________


(en discussie met de groep) wordt besproken wat nu eigenlijk wel en niet mag op het gebied van

digitalisering, elektronisch bestuur en recordsmanagement. Specifieke regelgeving op het terrein

van het archiefrecht wordt op dit niveau als bekend verondersteld en slechts zijdelings binnen de

discussie betrokken. Als daar behoefte aan is, is er wel voldoende ruimte om op archiefrechtelijke

vragen in te gaan.

Beoogd wordt om de cursist zoveel mogelijk middelen aan te reiken om mede (inhoudelijke)

invulling te kunnen geven aan het informatiebeleid binnen de organisatie. Een kritische houding ten

aanzien van de overgang van papier naar digitaal en de juridische (on)mogelijkheden daarbij

vormen een praktisch bijproduct.

Leerdoelen


geeft de cursist de waarde aan van relevante weten regelgeving voor de eigen organisatie ter

ondersteuning/formulering van het informatiebeleid;

onderzoekt de cursist op welke punten de eigen organisatie wel of niet conform de weten

regelgeving haar taken uitvoert en stelt (indien noodzakelijk) een oplossing voor hoe er wel

aan te voldoen.

Les 1.3 De procesmatige context van recordsmanagement

Er bestaat een sterk verband tussen de wijze waarop de organisatie is gestructureerd, de

werkprocessen en de informatiehuishouding. De strategische keuze hoe de organisatie wordt

vormgegeven bepaalt onder andere de wijze waarop de werkprocessen lopen. Informatie wordt

zowel geproduceerd als gebruikt in het kader van werkprocessen en vormt daardoor de

administratieve neerslag van de wijze waarop deze processen hebben plaatsgevonden. Het ligt dan

ook voor de hand dat de inrichting (dat wil zeggen, de structuur en de systematiek) van

recordsmanagement wordt afgeleid van de inrichting van de werkprocessen van de organisatie.

Op deze dag wordt uitgebreid ingegaan op methoden om werkprocessen in kaart te brengen en te

analyseren. Voorts zal de cursist leren om op basis van een werkprocesanalyse een beeld te

vormen van de benodigde informatieprocessen, om deze vervolgens te vertalen in een

recordsmanagementmethodiek. Er wordt aandacht besteed aan de wijze waarop organisaties

bestuurd kunnen worden (stuurinformatie) en wat de rol is van kwaliteitssystemen en

werkprocessen.

Leerdoelen


onderzoekt de cursist hoe de context van werkprocessen en informatiestromen in de eigen

organisatie eruitziet;

legt de cursist uit welke aspecten er komen kijken bij het beschrijven, modelleren en

analyseren van een werkproces. Hierbij kan worden gedacht aan informatieaspecten, kennis-

en competentieaspecten, automatiseringsaspecten en kwaliteitsaspecten.

Les 1.4 Recordsmanagement als dienstverlening

In de voorgaande dagen is de context van recordsmanagement in kaart gebracht. We hebben

hierbij steeds de vraag gesteld in hoeverre deze contextuele factoren de wijze waarop

recordsmanagement moet worden ingericht beïnvloeden. Op deze laatste dag van het blok draaien

we de vraagstelling om.

Op welke wijze kan recordsmanagement invloed uitoefenen op de wijze waarop de organisatie

functioneert? De centrale vraag van deze dag is “Op welke wijze kan recordsmanagement de

organisatie maximaal ondersteunen”? Hierbij wordt uitgegaan van het standpunt dat de

____________


recordsmanager een interne dienstverlener is, die alleen door een klantgerichte opstelling zijn of

haar bestaansrecht kan waarborgen.

Leerdoelen


inventariseert de cursist de wensen en behoeften van de organisatie met betrekking tot (een

specifieke dienst op het gebied van) recordsmanagement;

beschrijft de cursist hoe (een specifieke dienst op het gebied van) recordsmanagement kan

worden ingericht zodat het zo goed mogelijk aansluit op de wensen en behoeften van haar

klanten;

ontwikkelt de cursist een plan om (een specifieke dienst op het gebied van)

recordsmanagement te positioneren/te verkopen in de eigen organisatie.

Blok 2 De organisatie van recordsmanagement

Dit blok behandelt de wijze waarop recordsmanagement georganiseerd kan worden binnen een

organisatie. Het gaat daarbij om de infrastructuur waarin de informatie in een organisatie is

ingebed. Doelstelling is om alle informatie in een organisatie te beheersen vanuit het

recordsmanagement. Het ordeningsplan wordt behandeld als knooppunt van de werkprocessen en

de informatie die in deze werkprocessen wordt beheerd.

Les 2.1 Het werken onder architectuur

Een belangrijke doelstelling voor de overheid is om burgers en bedrijven niet langer naar

informatie te vragen die al eerder werd opgevraagd, ook als dat door een andere afdeling of

overheidsorganisatie is gebeurd. Om dit te realiseren heeft de overheid referentie- en

modelarchitecturen ontwikkeld, die het mogelijk moeten maken om de betreffende gegevens uit te

wisselen en toe te passen. Tijdens deze dag worden de belangrijkste aspecten rond

informatiearchitectuur behandeld. Hoe steekt De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur

(NORA) in elkaar? Wat staat er beschreven in GEMMA, MARIJ, WIA en PETRA? Welke architectuur

past bij je eigen organisatie en hoe pas je het toe? Welke rol heeft de afdeling Informatiebeheer in

het architectuurvraagstuk? Tijdens de les wordt ook aandacht besteed aan: het realiseren van de

elektronische overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) en de wettelijke

basisregistraties zoals de BAG (Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen).

Leerdoelen


licht de cursist de verschillende referentie- of modelarchitecturen (NORA, GEMMA, etc.) en het

Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) toe;

toont de cursist aan welke informatiearchitectuur in de eigen organisatie gebruikt wordt of

gebruikt zou moeten worden;

laat de cursist zien op welke manier gegevensuitwisseling plaatsvindt binnen het concept van

de architectuur en welke gemeenschappelijke loketten worden ontwikkeld voor organisaties.

Les 2.2 Het vormgeven van recordsmanagement

Alle overheden zijn bezig om hun dienstverlening en - in het verlengde daarvan - het proces- en of

zaakgericht werken vorm te geven. Het formuleren van een visie op de inrichting van

recordsmanagement in de eigen organisatie en de invoering van proces- en/of zaakgericht werken

is noodzakelijk. De centrale vraag op deze dag is dan ook hoe recordsmanagement zo kan worden

ingericht dat het de organisatie optimaal ondersteunt. Het handvat voor deze dag is de NEN-ISO

15489 en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. De NEN-ISO 15489-1 benoemt

____________


aandachtspunten voor het waarborgen van recordsmanagement. De Baseline

Informatiehuishouding Rijksoverheid is een basisset van normen, eisen en maatregelen voor de

digitale informatiehuishouding van de rijksoverheid.

Leerdoelen


stelt de cursist op hoofdlijnen vast waaraan goed recordsmanagement dient te voldoen;

beschrijft de cursist hoe recordsmanagement in de eigen organisatie ingericht of verbeterd kan

worden (conform NEN-ISO 15489);

verheldert de cursist waarom processen of zaken als uitgangspunt voor recordsmanagement

worden genomen;

kent de cursist de Baseline Informatiehuishouding en RODIN als hulpmiddelen om een

zelfevaluatie uit te voeren

Les 2.3 Het opstellen van een informatiestructuurplan

In de meeste kennisintensieve organisaties is het beheer van kennis en informatie een

verantwoordelijkheid van alle kenniswerkers. Kenniswerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het

opzoeken en het opslaan van de informatie die zij raadplegen of produceren. Om dit proces zo

soepel mogelijk te laten verlopen is er behoefte aan ordeningsstructuren die zo herkenbaar

mogelijk zijn voor de medewerkers. In deze les wordt uitgelegd hoe een informatiestructuurplan is

opgebouwd en wat het verschil is tussen een informatiestructuurplan, een ordeningsplan, een

documentair structuurplan, een zaaktypencatalogus en een metadatamodel. Er wordt uitgebreid

stilgestaan bij het opstellen en onderhouden van een informatiestructuurplan.

Als praktijkvoorbeeld wordt ingezoomd op het model-DSP en de i-Navigator. Tevens wordt het

Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), onderdeel van de GEMeentelijke

Model Architectuur (GEMMA) en tot 2007 GFO Zaken genoemd, nader toegelicht.

Onderwerpen:

Hoe kan een informatiestructuurplan bijdragen aan betere bedrijfsvoering?

Aan welke eisen voldoet een goed ordeningsplan?

Het maken van een plan van aanpak voor de ontwikkeling van een organisatiespecifiek

ordeningsplan of informatiestructuurplan.

De inrichting van een beheerorganisatie voor het ordeningsplan.

Leerdoelen


verklaart de cursist het belang van het informatiestructuurplan;

legt de cursist uit hoe het informatiestructuurplan is opgebouwd;

maakt de cursist een plan van aanpak (op hoofdlijnen) voor de implementatie en het beheer

van een informatiestructuurplan.

____________


Blok 3 De praktijk van recordsmanagement

In deze module wordt de Records Management Applicatie (RMA) behandeld als de digitale

omgeving waarin documenten worden beheerd. De overeenkomsten en verschillen tussen het

archiveren van traditionele objecten en het archiveren van digitale objecten worden gepresenteerd,

bezien vanuit de weten regelgeving. Daarnaast zal nader worden ingegaan op de

veiligheidsmaatregelen rondom archiveren, zoals duurzaamheid, digitale handtekeningen en

standaardisatie, evenals de levenscyclus van (ICT-) standaarden.

Les 3.1 Zaakgericht werken

Zaakgericht werken staat enorm in de belangstelling. Maar wat houdt het in? Waarom denken

steeds meer mensen dat het met zaakgericht werken wel gaat lukken de dienstverlening en de

informatievoorziening bij de overheid te verbeteren, waar eerdere pogingen met workflow

management- en documentmanagementsystemen steeds strandden?

Deze ochtend worden naast de theorie ook schermvoorbeelden getoond van zaaksystemen die

deze theorie als uitgangspunt hebben.

Onderwerpen: Wat houdt organisatie breed zaakgericht werken in?

Welke informatiearchitectuur kan het best worden gekozen?

Hoe werkt zaakgericht archiveren?

Hoe kan zaakgericht werken geïmplementeerd worden? Welke scenario’s zijn mogelijk t.a.v. de

implementatie? Wat zijn de voor- en nadelen van deze scenario’s? Wat zijn de valkuilen?

Wat zijn veel voorkomende dilemma’s t.a.v. zaakgericht werken en op welke manier kun je

hiermee om gaan?

Zaakgericht werken voor gevorderden: wat zijn gerelateerde zaken, deelzaken en

vervolgzaken?

Leerdoelen

Na het bijwonen van deze bijeenkomst en het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal heeft

u kennis van de theorie van zaakgericht werken en kent u ervaringen, dilemma’s en

aandachtspunten voor de implementatie van zaakgericht werken bij een overheidsorganisatie.

Les 3.2 Functionele eisen m.b.t. informatiesystemen en recordsmanagement

Deze lesdag behandelt de NEN 2082 en NEN-ISO 23081 en plaatst deze concreet in het licht van

het opstellen van een functioneel ontwerp voor de inrichting van een DSM/RMA . Anders gezegd:

‘Hoe vertaal je beiden normen in het opstellen van een functioneel ontwerp en het ontwerpen van

een metadatagegevensschema?’. De norm - NEN 2082- heeft de titel Eisen voor functionaliteit van

informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Deze norm werkt een vitaal onderdeel van

NEN-ISO 15489 nader uit, namelijk: welke eisen worden gesteld aan software voor adequaat

recordsmanagement. Met behulp van de norm kunnen organisaties beoordelen of de applicaties die

zij aanschaffen een volwaardige archiveringsfunctie kunnen uitvoeren. Voor informatiewerkers en

ICT’ers biedt NEN 2082 daarmee een instrument en een checklist om ervoor te zorgen dat de

applicatie aan hun wensen voldoet en dat zij een overzicht hebben van de wensen die zij op

archiveringsgebied kunnen hebben. De NEN-ISO 23081 biedt een kader voor het aanmaken,

beheren en gebruiken van metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement en

geeft uitleg over de leidende principes. Deze internationale norm geeft inzicht in de implementatie

en toepassing van metagegevens binnen het raamwerk van NEN ISO-15489. In deze dag wordt

een inventarisatie gemaakt van de verschillende typen metadata en de rol die deze typen kunnen

spelen bij het inrichten van een methodiek voor recordsmanagement.

____________


Na afloop kan de cursist op basis van argumenten en weten regelgeving besluiten welke

metadata in het DMS/RMA van de eigen organisatie vastgelegd moeten worden, zodat documenten

optimaal terug vindbaar zijn.

Leerdoelen


past de cursist de NEN 2082 toe bij het beoordelen van de archiveringsfunctie van bestaande

applicaties en bij het aanschaffen van nieuwe applicaties;

formuleert de cursist de functionele eisen voor de inrichting van een DMS/RMA met behulp van

NEN 2082;

ontwerpt de cursist een metagegevensschema voor een DMS/RMA met behulp van de NEN-ISO

23081;

weet de cursist hoe NEN 2082 toe te passen op alle procesapplicaties.

Les 3.3 Archiveringsformaten in een DMS/RMA

Procesgebonden informatie zal op digitale wijze worden bewaard om in de toekomst raadpleegbaar

te blijven in authentieke vorm, met gelijkblijvende vorm en inhoud. Het opzetten van een goed

werkend elektronisch archief, dat voldoet aan weten regelgeving en waarmee documenten

eenvoudig kunnen worden ontsloten en hergebruikt, is niet zo eenvoudig als het misschien lijkt.

Digitale archivering brengt een aantal specifieke aandachtspunten met zich mee. Tijdens deze dag

worden die aandachtspunten toegelicht. Hierbij wordt vertrokken vanuit een specifieke business

case, zodat van meet af aan duidelijk wordt om welke uitdagingen en oplossingen duurzame

digitale archivering vraagt. Vervolgens komen de drie deelaspecten opslag, leesbaarheid en

begrijpbaarheid aan bod. Aan het einde van de lesdag valt de puzzel samen in de case ‘archiveren

van e-mail’. Speciale aandacht gaat tijdens deze dag uit naar PDF/A, een ISO-standaard die de

lange-termijnbewaring van PDF-documenten garandeert. Daarnaast wordt uitgebreid uitgelegd

welke andere documentformaten (waaronder XML) gebruikt kunnen worden voor langdurige

archivering en waarin deze verschillen van PDF.

Leerdoelen


geeft de cursist de bestaande digitale bewaarstrategieën in eigen woorden weer, inclusief de

voor- en nadelen ervan;

verklaart de cursist wat de criteria zijn voor een geschikt archiveringsformaat;

legt de cursist uit wat de kenmerken en toepassingsmogelijkheden van XML zijn;

legt de cursist uit wat de kenmerken en toepassingsmogelijkheden van PDF/A zijn bij

langdurige bewaring van documenten.

Blok 4 De implementatie van recordsmanagement

Les 4.1 Projectmanagement

Procesbenadering, projectbelang, rechtvaardiging, besluitvorming, productgerichte aanpak en

inspelen op veranderingen zijn de belangrijkste kenmerken van projectmanagement. De relatie

tussen projecten en organisatiedoelstellingen, programma’s en programmaomgeving kunnen we

zien als de scope van deze werkwijze. De voordelen van deze werkwijze zullen uitgediept worden.

Leerdoelen

Na het bijwonen van deze cursusdag:

geeft de cursist weer hoe projectmanagement zo goed mogelijk kan worden aangepakt. Hierbij

staat de rol van Informatiebeheer in projecten centraal.

____________


Les 4.2 Werkcollege: de implementatie van digitaal recordsmanagement

Proces- en of zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de organisatie. De

implementatie van een zaaksysteem en een proces- en of zaakgerichte manier van werken is dan

ook een organisatiebrede aangelegenheid. Deze praktijkdag staat in het teken van het combineren

van alle theorie die hiervoor behandeld is in een hanteerbaar praktisch model. Ter ondersteuning

wordt hierbij het VHIC-zevenfasenmodel toegelicht. Dit beschrijft de aandachtspunten die u niet

mag vergeten wanneer uw eigen organisatie overgaat naar digitaal werken.

In deze les komen vooral de praktische vragen en oplossingen rondom proces- en of zaakgericht

werken aan bod aan de hand van een casus.

Leerdoelen


beschrijft de cursist hoe digitaal proces- en/of zaakgericht werken in de eigen organisatie

geïmplementeerd kan worden;

geeft de cursist in grote lijnen het te volgen ontwikkelpad aan voor de invoering van proces- en

of zaakgericht werken.

Blok 5 Verandermanagement

Les 5.1 Verandermanagement 1

De plannen om te digitaliseren zijn gemaakt, nu komt het aan op de implementatie. De ervaring

leert dat organisaties eens in de vijf jaar een grote verandering ondergaan in hun systemen voor

informatiemanagement. Alle goede voorbereiding ten spijt is een verandering echter geen lineair,

rationeel proces. In ieder complex project of programma zal een veranderaar tegen onverwachte

zaken en problemen oplopen. In deze les ondergaat de cursist aan den lijve hoe de cursist, en de

mensen in de omgeving, omgaat met veranderingen. Het karakter van de eerste van de twee

“Veranderingsdagen” is objectief en rationeel. Aan de orde komen verschillende aspecten van

veranderingstrajecten zoals:

Wat verstaan we onder veranderingstrajecten, wat houdt dat precies in?

Is er sprake van goede en minder goede manieren om veranderingen vorm te geven en het

veranderingsproces te starten en te vervolgen?

Hoe kun je veranderingen in kaart brengen en analyseren?

Welke stappen in het traject moet je in ieder geval doorlopen?

Onderstaande leerdoelen worden bereikt door oefeningen met de aangereikte materie en de

toepassing ervan op eigen, bekende situaties, waaruit conclusies worden getrokken over best

practices en worst case scenario’s.

Leerdoelen


beheerst de cursist het begrippenkader dat bij verandermanagement gebruikt wordt;

analyseert de cursist veranderingstrajecten en is hij of zij, als belangrijkste, in staat om een

veranderingstraject te plannen en het verloop ervan te beoordelen.

Les 5.2 Verandermanagement 2

Het karakter van de tweede van de twee “Veranderingsdagen” is subjectief en procesgericht.

Aan de orde komen verschillende aspecten van de individuen die bij veranderingstrajecten

betrokken zijn, zoals:

Zijn er bij verschillende personen ook verschillende belevingswerelden wanneer men in

stressvolle situaties komt?

____________


Is er sprake van goede en minder goede manieren om op veranderingen te reageren? En wat

betekent dat voor het veranderingsproces?

Hoe kun je de verbinding leggen tussen het in kaart brengen en analyseren van veranderingen

en het vinden van adequate wijzen van reageren daarop?

Welke competenties moet de veranderaar, maar ook degene die met de verandering

geconfronteerd wordt, meenemen?

Onderstaande leerdoelen worden bereikt door oefeningen met de aangereikte materie en de

toepassing ervan op eigen, bekende situaties.

Leerdoelen


beheerst de cursist het begrippenkader dat gebruikt wordt om aan te geven dat gevoelens en

emoties een belangrijke rol spelen wanneer men zelf direct betrokken is bij veranderingen;

kan de cursist de vraag hoe mensen reageren op veranderingen in de praktijk brengen, te

beginnen bij de cursist zelf;

begrijpt de cursist welke gevolgen het heeft wanneer de objectieve en rationele wijze van

analyseren beïnvloed wordt door emoties.

6.1 Verdediging Personal Management Letter

De LRM wordt afgesloten met de Personal Management Letter (PML). De laatste lesdag is de

mondelinge verdediging van de Personal Management Letter. Bij de verdediging presenteert de

cursist zijn eindopdracht en beantwoordt de cursist na afloop kritische vragen van de

examinatoren. Het gewogen gemiddelde van de cijfers voor de eindopdracht en de verdediging

vormen samen het afrondende cijfer voor de opleiding. Voor de deelnemers die zich hebben

ingeschreven voor hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de

studiebegeleider van Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de

cursist het gehele opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.

____________


8. Hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid De ontwikkelingen rondom de e-overheid stellen overheidsorganisaties voor flinke uitdagingen en

scheppen behoefte aan een nieuw type informatiespecialist. Een professional, die kennis heeft van

het programma van de e-overheid en de implementatie daarvan binnen gemeenten en andere

overheden kan ondersteunen. Wat zijn de ambities van de elektronische overheid en wat moet er

gebeuren om deze te realiseren? Welke kennis en vaardigheden zijn er nodig om organisaties

daarin te kunnen begeleiden? De hbo-Leergang specialist elektronische Overheid biedt een geheel

nieuwe kijk op het vakgebied van de informatievoorziening.

8.1 Leerdoelen

De hbo-leergang specialist elektronische Overheid is ontwikkeld op basis van de meest recente

ontwikkelingen die zich binnen het vakgebied aandienen. De cursist wordt opgeleid tot specialist op

het gebied van e-overheid, information governance, interoperabiliteit, information auditing,

informatiebeveiliging en verandermanagement. Actuele thema’s op het gebied van zaakgericht

werken, performance, technisch en functioneel beheer, ketenbreed metadatabeheer en

informatieregie komen ruimschoots aan bod. De nadruk ligt op het ontwikkelen van inzicht,

ervaring en de praktische toepassing van methoden. De cursist die de leergang succesvol heeft

afgerond:

- Kent het programma en de doelstellingen van de e-overheid.

- Kent het belang van governance en information governance.

- Kent de verschillende referentie- of modelarchitecturen (NORA, GEMMA, etc.) en het nationaal

uitvoeringsprogramma (NUP).

- Kent de informatiearchitectuur van zijn of haar organisatie. Hij of zij weet op welke manier

gegevensuitwisseling plaatsvindt binnen het concept van de architectuur en welke

gemeenschappelijke loketten worden ontwikkeld voor organisaties.

- Heeft kennis van relevante ontwikkelingen in het kader van interoperabiliteit.

- Heeft inzicht in zaakgericht werken en gerelateerde vragen met betrekking tot

klantcontactcentra en midoffice.

- Kan de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de organisatie monitoren.

- Kan risico’s met betrekking tot de informatie-infrastructuur in kaart brengen.

- Kan plannen ontwikkelen en presenteren om bedrijfsrisico’s op het gebied van de

informatiehuishouding te elimineren.

- Kent beschikbare oplossingen voor de beveiliging van informatie en kan deze toepassen.

- Heeft basiskennis van de verschillende vormen van beheer met betrekking tot informatie en

technologie: technisch beheer (ITIL), applicatiebeheer (ASL) en functioneel beheer (BiSL).

- Heeft tevens inzicht in de toepassing van BiSL.

- Heeft kennis van aspecten van verandermanagement, met name op het gebied van regie van

programmamanagement en projectmanagement.

8.2 Doelgroep

De leergang is bestemd voor informatiemanagers en –professionals betrokken zijn bij het

implementeren van de elektronische overheid in de organisatie.

Vooropleiding

Voor deze hbo-leergang worden cursisten toegelaten die minimaal drie jaar werkervaring in het

vakgebied hebben, op tactisch niveau. De opleiding is een vervolg op de hbo-Leergang Records

Manager maar kan ook zelfstandig gevolgd worden. Na aanmelding voor deze leergang zal een

____________


opleidingsadviseur contact met u opnemen voor een intake. In het gesprek zal de adviseur samen

met u en/of de opdrachtgever bepalen of toelating mogelijk is. Bij twijfel zal er vooraf een

instroomtoets worden afgenomen.









digitale omgeving.


Houdingsaspecten




Samenwerken

Accuratesse



Klantgerichtheid.

8.3 Leerprogramma

De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid bestaat uit 5 op elkaar afgestemde modules,

die samen 16 lesdagen vormen. De lessen worden wekelijks verzorgd. Na iedere module is er een

week rust in verband met het uitwerken van de afsluitende praktijktoets.

De hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid wordt afgesloten met het schrijven en

verdedigen van een Personal Management Letter (PML). Voor de Personal Management Letter

(PML) is een periode van ca. 9 weken vastgesteld. Inclusief mogelijke vakanties die vallen binnen

de opleidingsperiode brengt dit de looptijd van de studie op ongeveer een jaar.

De indeling van de blokken van de hbo-Leergang specialist elektronische Overheid is hieronder

weergegeven. In hoofdstuk vier vindt u een beschrijving per module en lesdag.

Modules hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid Lesdagen

Blok 1 De elektronische overheid 3

Blok 2 Kwaliteit en informatie 3

Blok 3 Beveiliging van informatie 3

Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten 3

Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT 3

Personal Management Letter 1

Totaal aantal lesdagen 16

____________





dagdeel aan:



Studiebelasting


en het voorbereiden van presentaties is ruim twaalf studie-uren per les. Voor de uitwerking van de

Personal Management Letter dient u rekening te houden met een studiebelasting van 100 studie-

uren. Inclusief de lessen brengt dit de studiebelasting op een totaal van 495 studie-uren.

De totale studiebelasting is als volgt verdeeld over lessen, literatuurstudie, praktijktoetsen, praktijk

en Personal Management Letter:



Praktijktoetsen (15 lessen à 6 uur) 90 uur


Personal Management Letter (PML) 100 uur

Totaal 495 uur

____________


8.5 Lesprogramma hbo-Leergang Specialist elektronische Overheid

Blok Module Lesdagen

1 De elektronische overheid

1.1 Information governance 1 dag

1.2 Informatiearchitectuur en ketenuitwisseling 1 dag

1.3 Technieken voor sociale innovatie 1 dag


2. Kwaliteit en informatie

2.1 Kwaliteit, informatie en proces 1 dag

2.2 Zaakgericht werken 1 dag

2.3 Gegevensbeheer 1 dag


3. Beveiliging van informatie

3.1 Beveiliging van de informatie-infrastructuur 1 dag

3.2 Technische beveiligingsmaatregelen 1 dag

3.3 DSP en informatiebeveiliging 1 dag


4. De technische omgeving van beheersinstrumenten

4.1 Basiskennis over technisch beheer (ITIL) en applicatiebeheer

(ASL)

1 dag

4.2 Functioneel Beheer en informatiemanagement (BiSL) 1 dag

4.3 Gebruik en invoering van BiSL in de praktijk 1 dag


5. Regie voeren over een organisatieverandering met ICT

5.1 De harde kant van verandering 1 dag

5.2 De zachte kant van verandering 1 dag

5.3 De implementatie van verandering 1 dag

(praktijktoets blok 5)

Personal management letter

(Schrijven personal management letter)

PML Verdediging Personal Management Letter 1 dag

Totaal 16 lesdagen

____________


Blok 1 De elektronische overheid

De overheid wil transparant en klantgericht zijn en zich kunnen verantwoorden, daarvoor is een

goed beheer van de informatie noodzakelijk. Informatie moet dan ook eenzelfde waarde worden

toegekend als personeel en financiën. Maar hoe doe je dat dan? Een nieuw element van

governance - information governance - geeft antwoord op deze vraag.

Een specifieke vorm van information governance is het opzetten en hanteren van een

informatiearchitectuur. Er wordt wel gezegd dat architectuur wordt opgezet om te kunnen

aangeven waar je ervan afwijkt. Maar is dat ook zo? Wat moeten we ons voorstellen bij

informatiearchitectuur? Hoe pas je een architectuur toe en waarom zouden we dat doen?

Nieuwe media bieden andere mogelijkheden voor de uitwisseling van informatie en communicatie

door de overheid. Klanten en medewerkers kiezen hun eigen oplossingen waarmee ze

communiceren. Hoe kan de overheid daarmee omgaan en de voordelen ervan benutten? Wat zijn

de mogelijkheden en uitdagingen?

Les 1.1 Information governance

Hoe houden we de groei aan digitale informatie beheersbaar en hoe houden we de informatie

toegankelijk zolang als dat nodig is? Op welke wijze draagt de informatievoorziening bij aan de

organisatie, aan de bedrijfsvoering en aan compliance? Ofwel: wat is governance, hoe past

information governance daarin en welke rol speelt recordsmanagement binnen dit geheel? Waarom

is het nodig, wat draagt het bij aan de taakstelling van de organisatie en op welke wijze kan er

invulling aan worden gegeven?

Leerdoelen

Na het bijwonen van deze lesdag, het bestuderen van het bijbehorende lesmateriaal en het

uitvoeren van de opdrachten:

omschrijft u in eigen woorden het begrip information governance;

legt u het belang uit van information governance voor de organisatie.

Les 1.2 Informatiearchitectuur en ketenuitwisseling

Een belangrijke doelstelling voor de overheid is om burgers en bedrijven niet langer naar

informatie te vragen die al eerder werd opgevraagd, ook als dat door een andere afdeling of

overheidsorganisatie is gebeurd. Om dit te realiseren heeft de overheid referentie- en

modelarchitecturen ontwikkeld, die het mogelijk moeten maken om de betreffende gegevens uit te

wisselen en toe te passen. Welke modelarchitecturen zijn er en hoe kunnen die worden toegepast?

En welke rol spelen ketens en interoperabiliteit daarbij?

Leerdoelen



vat u de verschillende referentiearchitecturen en het belang daarvan samen;

legt u weet u hoe informatie-architectuur kan worden toegepast

heeft u kennis van begrippen als ketenuitwisseling en interoperabiliteit

Les 1.3 Technieken voor sociale innovatie

Het échte Nieuwe Werken vindt plaats tussen mensen en tussen organisaties. In teams, projecten

en netwerken. Dààr zijn email-, telefoon-, woon- en werkverkeer verruild voor onderlinge

____________


samenwerking met eenvoudige, maar krachtige online software. Tegen lage en variabele kosten

bovendien. Mensen eerst, dan technologie en wellicht nog een beetje structuur.

Leerdoelen



legt u relevante definities en technieken ten aanzien wat sociale innovatie uit;

toont u aan hoe sociale innovatie toegepast kan worden in de zakelijke kantooromgeving;

geeft u in eigen woorden het groepsproces in social innovationtechnieken weer.

Blok 2 Kwaliteit en informatie

Dit blok gaat in op de relatie tussen kwaliteit en informatie. Daarbij gaat het om de kwaliteit van de

dienstverlening maar ook van de ondersteunende processen en de relatie met de kwaliteit van de

informatie. Zaakgericht werken wordt behandeld als methodiek om de kwaliteit en doorlooptijd te

bewaken. Alle overheden zijn bezig om hun dienstverlening en - in het verlengde daarvan - het

zaakgericht werken vorm te geven. Zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de

organisatie, reden om hier in deze module ruime aandacht aan te besteden.

Les 2.1 Kwaliteit, informatie en proces

Deze les gaat in op de relatie tussen de kwaliteit van de informatie en de kwaliteit van de

processen. (Overheids)organisaties zoeken wegen om hun bedrijfsvoering efficiënter in te richten

en proberen daarbij de kwaliteit te behouden of te verbeteren. Wat verstaat uw organisatie onder

kwaliteit en hoe kan dit worden gerealiseerd? Welke methodieken en modellen zijn daarvoor

beschikbaar om de kwaliteit te bewaken of te verbeteren? Welke baselines zijn beschikbaar voor de

informatievoorziening en wat doet uw organisatie hiermee?

Leerdoelen



verklaart u de relatie tussen kwaliteit, proces en informatie;

legt u de verschillende modellen voor kwaliteitsmanagement uit;

vat u in grote lijnen de verschillende baselines informatiehuishouding die beschikbaar zijn

samen;

laat u zien hoe deze hulpmiddelen kunnen worden toegepast binnen de eigen organisatie.

Les 2.2 Zaakgericht werken

Tijdens deze les zal het begrip ‘zaakgericht werken’ worden besproken, met de verschillende

dienstverleningsconcepten die daar bij horen. Het zogenaamde Klantcontactcentrum (KCC) is de

plek waar de overheid 80% van de vragen bij het eerste klantcontact beantwoord willen hebben.

Het programma Antwoord© wil een handreiking bieden in de realisatie en monitoring van deze

dienstverlening.

In het kader van de (digitale) dienstverlening aan externe en interne klanten is het van belang dat

informatie uit de werkprocessen centraal beschikbaar is. De zaak is hierbij benoemd als het

centrale gegeven waaromheen deze informatie (zoals documenten, statussen en besluiten) wordt

vastgelegd.

Aan de zaak worden de gegevens gekoppeld die nodig zijn om als organisatie een werkproces uit te

voeren en daarbij een product of dienst te kunnen verlenen. Over de voortgang en afhandeling van

deze zaak kan met behulp van de vastgelegde gegevens gecommuniceerd worden en achteraf

____________


verantwoording worden afgelegd. Door bij de zaak tevens gegevens vast te leggen die van belang

zijn voor de archivering van de zaak en haar documenten, krijgt het zaakgericht werken een

directe relatie met de digitale archivering van de informatie.

Leerdoelen



legt u in eigen woorden de verschillende aspecten van zaakgericht werken uit;

benoemt u de randvoorwaarden en het te volgen ontwikkelpad voor de invoering van

zaakgericht werken;

beschrijft u het programma Antwoord©.

Les 2.3 Gegevensbeheer

Tijdens deze les wordt ingegaan op het toegenomen belang van gegevensbeheer en de relatie

daarvan met de kwaliteit van de informatievoorziening en van de dienstverlening. De invoering van

de basisregistraties stelt specifieke eisen aan de manier waarop overheidsorganisaties met die

gegevens omgaan. Daarnaast kunnen organisaties of ketens hun eigen kernregistraties vaststellen

om de kwaliteit daarvan te borgen. Gegevensbeheer is daarmee een essentieel onderdeel binnen

de informatiehuishouding en mede van invloed op het documentmanagement.

Leerdoelen



legt u het belang van gegevensbeheer uit;

verklaart u de samenhang tussen gegevensbeheer en documentmanagement;

licht u het stelsel van basisregistraties toe;

verklaart u het belang van kernregistratie en geeft u voorbeelden hiervan.

Blok 3 Beveiliging van informatie

Dit blok gaat over de beveiliging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van

informatie. Om (digitale) informatie te beveiligen zijn er verschillende methodes en tal van

technieken ontwikkeld die – mits op de juiste wijze ingezet – kunnen helpen met het veilig stellen

van belangrijke informatie. Als rode draad wordt in dit blok een door de Nederlandse overheid

ontwikkelde methodiek gebruikt, die bekend staat onder de naam Afhankelijkheids- en

Kwetsbaarheidsanalyse (A&K). Deze benadering bevat de volgende onderdelen:

het in kaart brengen van bedreigingen;

het bepalen van de kwetsbaarheid van informatiesystemen voor die bedreigingen;

het inventariseren van risico's;

het selecteren van (technische en organisatorische) maatregelen;

het formuleren van een informatiebeveiligingsbeleid;

het opstellen van informatiebeveiligingsplannen.

In deze module leert de cursist de taal van de collega’s van de automatiseringsafdeling op

hoofdlijnen begrijpen en het begrippenkader te beheersen dat wordt gehanteerd door professionals

in het vakgebied van de informatiebeveiliging.

Op basis van een Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse zal hij of zij de risico’s met

betrekking tot de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie zelf in kaart

brengen en beoordelen.

____________


Hierbij behandelen we onder meer de technische en organisatorische maatregelen die mogelijk zijn

om de informatie in de organisatie te beveiligen tegen eventuele bedreigingen. Ook maken we de

cursist vertrouwd met de NEN-ISO 17799, de Code voor Informatiebeveiliging. Verder wordt

ingegaan op de inpassing van informatiebeveiliging in een integrale methodiek voor

informatiemanagement, door de resultaten van een risicoanalyse en bijbehorende maatregelen te

vertalen naar DSP-metadata.

Les 3.1 Beveiliging van de informatie-infrastructuur

Op deze dag wordt een globaal inzicht geboden in de vele aspecten van informatiebeveiliging, in de

brede zin van het woord. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan de orde:

het wat en waarom van informatiebeveiliging;

informatiebeveiliging als proces onder de werkprocessen;

informatiebeveiliging vanuit strategisch, tactisch en operationeel niveau;

diverse manieren van risico’s analyseren (A&K, CRAMM en andere methoden);

verschillen tussen quickscan, baseline en checklistgestuurde analyse;

mogelijke maatregelen op de diverse ingangen (organisatorisch, logisch, fysiek);

nut en noodzaak van zaken als identificatie, authenticatie en autorisatie;

diverse technologische aspecten.

Leerdoelen



zoekt u de belangrijkste begrippen met betrekking tot informatiebeveiliging op;

licht u het nut en de noodzaak van informatiebeveiliging toe;

heeft u inzicht in informatiebeveiliging als proces;

legt u de bijbehorende beheersaspecten m.b.t. informatiebeveiliging uit;

licht u de verschillende niveaus waarop informatiebeveiliging moet worden gerealiseerd toe;

geeft u in grote lijnen aan welke methoden en hulpmiddelen voor risicoanalyse er zijn.

Les 3.2 Technische beveiligingsmaatregelen

Tijdens deze dag wordt ingegaan op technische maatregelen die kunnen helpen bij het realiseren

van het gewenste informatiebeveiligingsniveau. Begrippen die hierbij aan bod zullen komen zijn

onder andere encryptie, digitale handtekeningen en public key/private key-infrastructuur.

Leerdoelen



geeft u voorbeelden van beschikbare technische beveiligingsmiddelen;

toont u de mogelijke toepassingen daarvan aan en de voor- en nadelen die zij met zich

meebrengen.

Les 3.3 DSP en informatiebeveiliging

De in deze module behandelde benadering van informatiebeveiliging wordt tijdens deze les in een

bredere context geplaatst. Gesproken zal worden over integraal informatiemanagement op basis

van centraal metadatamanagement.

Dit integraal informatiemanagement dient te worden geconcentreerd in een dashboardinstrument,

waarvoor de informatiebeheertool i-Navigator als voorbeeld zal worden gebruikt.

____________


Leerdoelen



heeft u kennis van integraal informatiemanagement op basis van centraal

metadatamanagement;

vat u samen welke rol de i-Navigator hierin kan hebben als dashboard voor de

informatiehuishouding; de relatie tussen beveiliging, DSP en duurzaamheid.

Blok 4 De technische omgeving van beheersinstrumenten

Recordsmanagement kent in toenemende mate een technologische component.

Recordsmanagement en ICT zullen goed moeten kunnen samenwerken om een effectief

informatiebeheersysteem met archieffunctie te kunnen inrichten en beheren. Het is dan ook

wenselijk dat de recordsmanager basiskennis heeft van technisch beheer en applicatiebeheer. In

dit blok worden daarom de zogenaamde frameworks geïntroduceerd die gehanteerd worden bij het

technische beheer (ITIL) en applicatiebeheer (ASL). Om dit ook te kunnen toe te kunnen passen

zal de cursist daarnaast inzicht en begrip verkrijgen in het functioneel beheer (BiSL) van het

DMS/RMA.

Les 4.1 Basiskennis over technisch beheer (ITIL) en applicatiebeheer (ASL)

In deze les maakt u kennis met de beide frameworks en verkrijgt u een globaal inzicht in de vele

onderdelen van ITIL en ASL. De samenhang tussen ITIL en ASL zal uitgebreid worden behandeld,

evenals de relatie tussen beide frameworks en de bredere organisatie. U leert beide frameworks

kennen op strategisch (richtinggevend), tactisch (sturend) en operationeel (uitvoerend) niveau. Na

deze lesdag begrijpt u op hoofdlijnen de taal van de medewerkers op een afdeling Informatisering

en Automatisering. Mocht u zelf een rol krijgen in de wereld van het beheer dan vormt deze lesdag

een goede start hiervoor.

Leerdoelen



beschrijft u de onderdelen van ITIL en ASL op strategisch, tactisch en operationeel nivau.

geeft u in eigen woorden weer wat de samenhang is tussen ITIL en ASL.

Les 4.2 Functioneel beheer en informatiemanagement (BiSL)

Tijdens deze les wordt de positionering van functioneel beheer en informatiemanagement

besproken en het framework BiSL voor functioneel beheer en informatiemanagement

geïntroduceerd. Hierbij worden de BiSL-processen op zowel strategisch, tactisch als operationeel

niveau behandeld.

Leerdoelen



licht u de diverse BiSL-processen inhoudelijk toe;

legt u van elk proces de relatie met recordsmanagement uit.

Les 4.3 Gebruik en invoering van BiSL in de praktijk

Na een korte recapitulatie van de vorige lesdag gaan we in deze les aan de hand van een case in

op het gebruik en de invoering van BiSL. De volgende hoofdlijnen worden uitgewerkt:

beleidsontwikkeling ten aanzien van de toekomstige informatievoorziening (richtinggevend);

____________


het “in control” zijn van de informatievoorziening, door het maken van afspraken met ICT-

leveranciers (zowel intern als extern) en de gebruikersorganisatie (sturend);

de dagelijkse, operationele ondersteuning van de gebruikersorganisatie (uitvoerend).

Leerdoelen



is de cursist vertrouwd met het framework BiSL (Business Information Services Library);

past de cursist het framework in de praktijk toe op het gebied van recordsmanagement.

Blok 5 Regie voeren over een organisatieverandering met ICT

Binnen de huidige organisaties is één ding zeker: niets is zeker op de lange termijn. Veranderingen

volgen elkaar op in een hoog tempo. Soms worden deze gedreven door de wens van organisaties

om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Andere veranderingen komen tot stand

doordat externe factoren organisaties hiertoe dwingen. Als organisatieverandering aan de orde van

de dag is, waarom zijn succesvolle trajecten dan zo schaars?

In dit blok wordt ingegaan op de regie over organisatieverandering. Hierbij komen zowel de

methodische en proceskant als de menskant aan bod. Hoe organiseer je een veelvoud aan

projecten tegelijkertijd? Met andere woorden: hoe hou je als jongleur van meerdere belangen en

doelen alle ballen tegelijkertijd in de lucht?

Les 5.1 De harde kant van een verandering

Er zijn bijna meer methodieken dan geslaagde veranderingen. Is de methodiek überhaupt

belangrijk? En zo ja, wat is dan geschikte methodiek of aanpak voor de organisatie? Wat is de

generieke opbouw van een verandering? Hoe beheerst de regisseur deze verandering? In deze les

wordt ingegaan op de stappen in een veranderingsproces en de daarbij behorende

sturingsmiddelen.

Leerdoelen



vat u de meest gangbare methodieken voor een verandering samen;

legt u in eigen woorden de risico’s en maatregelen uit bij het sturen van veranderingen;

maakt u een tekening van de generieke stappen in een verandering.

Les 5.2 De zachte kant van een verandering

Vaak ligt de focus bij een verandering op de systemen en de processen. Een ICT-systeem staat

bijvoorbeeld centraal in een digitaliseringproject en wordt in de organisatie geïmplementeerd.

Vervolgens blijkt dat de organisatie niet tevreden is met het systeem: er is geen draagvlak in de

organisatie en men valt terug in de oude manier van werken. In deze les wordt uitgebreid ingegaan

op de vraag hoe dit draagvlak wel gecreëerd kan worden, zodat kan worden voorkomen dat het

veranderingstraject faalt. Hoe doorlopen mensen (ook de veranderaar) in het algemeen een

ingrijpende verandering?

Keer op keer blijkt dat de menskant van de verandering onderschat wordt. Op deze dag wordt veel

aandacht besteed aan dit verschijnsel en worden mogelijke oplossingen en maatregelen

aangedragen.

____________


Leerdoelen



legt u in eigen woorden de persoonlijke fasen van een verandering uit;

kunt u omgaan (beter) met weerstanden;

geeft u voorbeelden van valkuilen bij het communiceren rondom een verandering;

geeft u een toelichting op de mogelijkheden om bij een organisatie draagvlak te creëren;

ziet u het belang van de veranderaar zelf in dit proces.

Les 5.3 De implementatie van een verandering

De plannen zijn gemaakt, nu komt het aan op de implementatie. Alle goede voorbereiding ten spijt

is een verandering echter geen lineair, rationeel proces. Zoals in ieder groot en complex project of

programma zal een veranderaar tegen onverwachte zaken en problemen oplopen. Hoe houdt de

veranderaar de regie over een dergelijk proces? Wat voor sturingsmiddelen en methodieken staan

hem of haar ter beschikking? Hoe worden de behaalde successen uitgedragen om te zorgen dat ze

ook daadwerkelijk zo ervaren worden in de organisatie?

Leerdoelen



legt u de stappen in een goede project-/programmafasering uit;

selecteert u de sturingsmiddelen in een project/programma;

voorspelt u de valkuilen in een dergelijk proces;

verklaart u het belang van goede communicatie in een verandertraject.

6.1 De verdediging van de Personal Management Letter

De LeO wordt afgesloten met de Personal Management Letter(PML). De laatste lesdag is de

mondelinge verdediging van de Personal Management Letter. Bij de verdediging presenteert de

cursist zijn eindopdracht en beantwoordt de cursist na afloop kritische vragen van de

examinatoren. Het gewogen gemiddelde van de cijfers voor de eindopdracht en de verdediging

vormen samen het afrondende cijfer voor de opleiding. Voor de deelnemers die zich hebben

ingeschreven voor hbo Bedrijfskunde zal er tevens een individueel eindgesprek zijn met de

studiebegeleider van Stichting Deeltijd Opleidingen (SDO). In dit gesprek wordt vastgesteld of de

cursist het gehele opleidingsprogramma met voldoende beoordeling heeft afgerond.

____________


9. De samenwerkende organisaties

KennisLAB voor opleidingen voor het Rijk

Eind 2008 is KennisLAB in opdracht van de Rijksoverheid in samenwerking het A&O Fonds een

project gestart om extra aandacht te geven aan competenties en opleiding op het gebied van

(documentaire) informatievoorziening voor het Rijk. De aanleiding voor dit project is dat

digitalisering en professionalisering van het informatiemanagement de huidige rollen, benodigde

kennis en competenties veranderen. Om de uitvoerende en coördinerende DIV medewerkers klaar

te maken voor de nieuwe manier van werken biedt KennisLAB voor de medewerkers van het Rijk

een passend opleidingsprogramma op verschillende niveaus. KennisLAB heeft hiervoor

opleidingseisen geformuleerd en samenwerking gezocht met de reguliere opleiders. VHIC heeft

deze opleidingseisen meegenomen en haar bestaande opleidingen, waar dat nodig was, aangepast.

Het uitgangspunt voor de opleidingen is de norm ‘Baseline Informatiehuishouding Rijk’. De

beroepsprofielen van de Record Management Conventie (RMC) zijn als kapstok gebruikt bij het

vormgeven van de opleidingen. Deze beroepsprofielen zijn door KennisLAB in samenwerking met

het A&O Fonds enigszins hernoemd. In onderstaande tabel is aangegeven tot welke

beroepsprofielen de leergangen van VHIC opleiden.

Profielen A&O Fonds RMC profielen Opleiding VHIC Niveau

Databeheerder Databeheerder mbo-Leergang

Informatiebeheerder

mbo

Recordbeheerder Recordbeheerder/

Recordcoördinator

hbo-Leergang Aankomend

Records Manager

hbo Ad

Recordcoördinator Recordmanager hbo-Leergang Records Manager hbo

KennisLAB heeft hierin een adviserende en faciliterende rol. KennisLAB is een programma van de

ICTU en is hét gezamenlijke platform voor uitwisseling van kennis en instrumenten voor

verbetering van de digitale informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid. Het A&O Fonds heeft

een stimulerende rol en heeft o.a. bijgedragen aan het in gang zetten van het erkennen van de

verworven competenties (EVC).

Het traject bestaat uit twee fases:

1. Erkenning Verworven Competenties (EVC). Medewerkers stellen een portfolio samen waarin zij

hun kennis en (werk)ervaring aangeven en onderbouwen. De competenties in het portfolio

worden vergeleken met de competenties die nodig zijn in de gewenste functie. Voor de

behaalde competenties wordt een ervaringscertificaat verstrekt. Alleen voor de ontbrekende

competenties moet de medewerker dan een opleiding volgen.

2. Opleidingsaanbod: De beroepsprofielen zijn vertaald in leerdoelen en verschillende opleiders

hebben bijbehorende opleidingmodules ontwikkeld voor databeheerders, recordbeheerders en

recordcoördinatoren. Welke modules een medewerker moet volgen, is afhankelijk van de

uitkomst van het EVC en het gekozen beroepsprofiel.

Meer informatie vindt u op www.kennislab.info.

http://www.kennislab.info/

____________


ProDocIt

ProDocIT en de Faculty zijn partners op de Nederlandse Antillen en Aruba. ProDocIT is in 1998

opgericht op Curaçao. De afkorting staat voor Professional Document Management by Information

Technology. Het bureau heeft ruime ervaring met het adviseren op het gebied van de

documentaire informatievoorziening, recordkeeping en de implementatie van geautomatiseerde

Recordsmanagementsystemen op de Nederlandse Antillen en Aruba.

Sinds de oprichting heeft ProDocIT haar diensten verleend aan:

eilandelijke overheidsdiensten en -instellingen

landelijke overheidsinstellingen

utiliteitsbedrijven

kredietinstellingen

hypotheekbanken

pensioenfondsen

bibliotheken.

In het kader van een samenwerkingsovereenkomst verzorgt ProDocIT de cursussen van Faculty op

de Nederlandse Antillen en Aruba. Lokale docenten zijn kenners van het vakgebied met ruime

didactische ervaring, die bovendien speciaal voor deze cursussen zijn opgeleid. Training van de

lokale docenten wordt verzorgd door docenten van de Faculty. Voor de cursussen op de

Nederlandse Antillen en Aruba wordt het Nederlandse lesmateriaal gebruikt, waar nodig aangepast

aan lokale weten regelgeving. Naast deze aanpassing wordt ook rekening gehouden met de lokale

praktijk en omstandigheden op de eilanden. Na afloop van elke cursus wordt door middel van

evaluatieformulieren getoetst of de doelstellingen van de betrokken cursus daadwerkelijk zijn

bereikt. Meningen en suggesties van cursisten worden overgenomen bij een volgende editie van

die cursus. Naast de cursussen worden ook incompanytrainingen verzorgd.

Door het gebruik van hetzelfde lesmateriaal, de training van de docenten en het aanhouden van

dezelfde criteria voor toetsing en toelating wordt bewerkstelligd dat de dependance van de Faculty

op de Nederlandse Antillen en Aruba qua niveau en inhoud dezelfde waarde heeft als in Nederland.

Derhalve zijn de Nederlandse certificeringen ook van toepassing voor de cursussen op de

Nederlandse Antillen en Aruba.

Aanmeldingen voor de cursussen op de Nederlandse Antillen en Aruba kunnen plaatsvinden aan het

elektronisch adres van ProDocIT.

Contactgegevens

ProDocIT

Kenneth Vinck, directeur ProDocIt

Kaya Toni Kunchi 51 M

Curaçao

tel.: (599 9) 736 3658

e-mail: [email protected]


____________


Contactgegevens

De projectleider is verantwoordelijk voor de inrichting van het programma en de praktische

aspecten rond de opleiding.

Het facultysecretariaat/ de opleidingscoordinator is algemeen aanspreekpunt. Voor een gericht

studieadvies kunnen zij doorverwijzen aan een studieadviseur.

Contactgegevens Faculty

Polakweg 23 (Atlantisgebouw)

2288 GG Rijswijk

Tel. (070) 319 41 84

Fax. (070) 324 90 29

e-mail: [email protected]

Dhr. A.L.M. van Heijst eMIM

Directeur Faculty

Tel. (070) 319 41 84


vhic faculty studiegids (2013 2014)wijzigingen 20130831

Documents