Réunion de présentation Version 1.1

Vendredi 15 septembre 2017 Faculté de pharmacie de Paris

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1. Présentation du dispositif COMEDEC

2. Fonctionnement de COMEDEC

3. Etat d’avancement du projet

4. Nouveautés COMEDEC

5. Comment se préparer à COMEDEC ?

6. Quelles sont les étapes du raccordement à COMEDEC ?

7. Questions/réponses

Agenda

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• M. Vincent Mazalaigue, Cabinet du Secrétariat général du ministère de la justice – Chef de projet COMEDEC

• M. Jean-Baptiste Vespiers, Agence Nationale des Titres Sécurisés – Chef de projet COMEDEC

• M. Benoit Taisne, Agence Nationale des Titres Sécurisés – Projet COMEDEC

Liste des intervenants de la réunion

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1.Présentation du dispositif COMEDEC Présentation générale

COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’Etat Civil) est un dispositif majeur de la modernisation de l’Etat, mis en œuvre conjointement par le ministère de la justice et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés.

Ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil provenant des actes de naissance, de mariage et de décès entre les destinataires des données d’état civil (administrations et notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central de l’état civil de Nantes).

Cet échange est intégré aux logiciels d’état civil et sécurisé grâce à la fourniture aux officiers d’état civil de cartes d’authentification et de signature personnelles permettant l’utilisation de COMEDEC.

Le périmètre d’utilisation du dispositif actuel est le suivant :

Une demande en provenance d’un office notarial

Une demande de titre (CNI ou Passeport) nécessitant une

vérification d’état civil

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1.Présentation du dispositif COMEDEC Objectifs et cadre règlementaire

Les objectifs du dispositif COMEDEC sont de trois ordres :

La lutte contre la fraude documentaire

La simplification des démarches pour les usagers

La protection de la vie privée des usagers

La mise en œuvre de ces échanges a été rendu possible par la publication du décret du 10 février 2011 modifiant celui de de 1962.

La loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle réaffirme la possibilité de vérifier les données d’état civil grâce à COMEDEC, et prévoit :

– Une obligation de raccordement à COMEDEC pour les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire,

– Une obligation pour les notaires d’utiliser COMEDEC lorsque le dépositaire des données d’état civil recherchées est raccordé à COMEDEC.

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2.Fonctionnement de COMEDEC Exemple d’une demande de titre (CNI ou Passeport)

L’usager ne demande plus son acte à sa mairie de naissance. Seuls les officiers d’état civil et les agents en CERT ont accès aux données d’état civil. Il n’y a plus de risque de falsification des actes papier.

Avec COMEDEC :

1 L’usager se rend à la

mairie de recueil sans son acte

2 L’officier d’état civil

enregistre le recueil de titre sans l’acte

3 Une demande COMEDEC est envoyée à la mairie

de naissance automatiquement

4 L’officier d’état civil de la mairie de naissance transmet les données

par COMEDEC

5 La réponse COMEDEC est transmise au CERT avec la

demande de titre

Sans COMEDEC :

1 L’usager demande à sa

mairie de naissance son acte

2 La mairie de naissance

délivre une copie intégrale à l’usager

3 L’usager se rend à la

mairie de recueil muni de l’acte

4 L’officier d’état civil

enregistre le recueil de titre

5 La demande (avec l’acte)

est envoyée en CERT pour analyse

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2.Fonctionnement de COMEDEC Comment répondre à une demande COMEDEC ?

Réceptionner la demande

Rechercher l’acte en mairie

Saisir la réponse

Signer et envoyer

Réponse positive

Réponse négative

Réponse positive

L’acte concerné par la demande est présent en mairie, peu importe le format (papier, image ou données informatiques).

L’officier d’état civil saisit strictement les informations inscrites sur l’acte :

o Equivalent d’un extrait avec filiation pour une demande TES,

o Equivalent d’une copie intégrale pour une demande de notaire.

Réponse négative

L’officier ne trouve pas l’acte, que ce soit dans la base informatique ou les registres papiers.

Avant de répondre négativement, une recherche avancée peut être nécessaire pour trouver l’acte.

La délivrance (ou l’exploitation) de l’acte est bloquée par décision du procureur de la République.

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Vérifier l’exactitude des données transmises dans COMEDEC :

Transmettre strictement ce qu’il y a dans l’acte, Répondre négativement seulement si l’acte n’est

pas en mairie ou bloqué en délivrance, Transmettre l’intégralité des mentions aux

notaires et un extrait aux préfectures.

Avoir en permanence en mairie un agent capable de répondre aux demandes COMEDEC, y compris pendant les congés.

Assurer un délai de réponse raisonnable aux demandes pour ne pas pénaliser les usagers.

En cas d’erreurs sur les données transmises ou de délai de réponse trop important, une demande d’acte papier sera envoyée, ce qui entraine un traitement en double des demandes par la mairie.

Attention

2.Fonctionnement de COMEDEC Les bonnes pratiques pour les réponses COMEDEC

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3.Etat d’avancement de COMEDEC Déploiement COMEDEC au 01/09/17

Taux de dématérialisation

effectif TES* 50,89%

Taux de dématérialisation par département

*Ce taux correspond au pourcentage de demandes TES traitées par les mairies raccordées COMEDEC et par le SCEC par rapport au nombre total de demandes TES. Il inclue les DOM/COM.

553 communes conventionnées

Dont 320 communes à maternité

368 communes raccordées

Dont 226 communes à maternité

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3.Etat d’avancement de COMEDEC Utilisation de COMEDEC dans le cadre de TES

809 441 demandes COMEDEC reçues dans le cadre d’un dossier passeport ou CNI depuis le 1er janvier 2017

(284 166 sur toute l’année 2016)

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Intégration de la CNI en mars 2017

CNI dans TES

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3.Etat d’avancement de COMEDEC Utilisation de COMEDEC par les notaires

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782 339 demandes COMEDEC provenant d’un office notarial depuis le 1er janvier 2017

(105 873 sur toute l’année 2016)

Forte hausse des demandes notaires à venir d’ici fin 2017

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3.Etat d’avancement de COMEDEC Détail sur les études notariales utilisant COMEDEC

Répartition géographique des études utilisant COMEDEC

4 455 études notariales ont déjà utilisé COMEDEC (sur un total d’environ 4 700)

90% de ces études utilisent COMEDEC tous les mois

15% des études disposent d‘un logiciel de rédaction d’actes intégrant COMEDEC

Ce chiffre va passer à 85% d’ici début 2018

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4.Nouveautés COMEDEC Participation financière de l’Etat

La loi J21 prévoit une participation financière de l’Etat au

déploiement de COMEDEC (article 114), précisée par le décret du 6

mai 2017 relatif à l’état civil et l’arrêté du 31 mai 2017 :

0,50€/demande de notaire traitée

Seuil de versement de 500€/an

Versement pendant 7 ans

Exemple : La commune A a traité 2000 demandes du 1er juin 2017 au 31 mai 2018 et la commune B en a traité 500. La commune A recevra 2000 x 0,50 = 1000 euros, versés à partir de juin 2018. La commune B n’aura pas de versement (car 500 x 0,50 = 250 < 500) pour cette période.

Démarrage du calcul le 01/06/17

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4.Nouveautés COMEDEC Possibilités aux mairies de demander des vérifications

La loi J21 ouvre la possibilité pour les mairies de ne plus seulement

être fournisseurs de données mais aussi de demander des données

d’état civil via COMEDEC.

Demander l’extrait avec filiation des futurs époux dans le cadre d’un mariage,

Demander l’extrait avec filiation des futurs partenaires dans le cadre d’un PACS.

L’utilisation de COMEDEC est obligatoire lorsque c’est possible pour :

L’utilisation de COMEDEC est possible pour dresser un acte de décès.

L’utilisation de cette fonctionnalité n’est possible que si la mairie demandeuse et la mairie dépositaire de l’acte sont toutes les deux raccordées à COMEDEC demandeur.

Le raccordement à COMEDEC demandeur nécessite une mise à jour du logiciel d’état

civil, qui dépendra des travaux de développement des éditeurs.

Attention

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4.Nouveautés COMEDEC Echanges d’avis de mentions

Septembre 2017

Janvier 2018

Mars 2018

Janvier 2019

Mise en

production

Début des

développements

Mise à jour du référence

des mentions

Lancement d’une étude technique de

faisabilité

Depuis le début du projet COMEDEC, il est prévu le développement d’un système d’échange d’avis de mentions dématérialisés grâce à COMEDEC.

Les travaux afin de réaliser l’intégration de ces échanges dans COMEDEC ont repris, selon le calendrier prévisionnel ci-dessous :

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5.Comment se préparer à COMEDEC ? Organisation et numérisation

Quel changement dans l’organisation implique COMEDEC ?

Tous les actes doivent-ils ressaisis avant le raccordement à COMEDEC ?

La numérisation (en image) des actes est-elle utile ?

COMEDEC modifie l’organisation de la délivrance des actes : remplacement d’un flux courrier et guichet par un flux informatique à traiter au moyen d’une organisation « back-office ».

En fonction de l’état de la base informatique de la mairie, la réponse via COMEDEC peut nécessiter un temps de traitement supplémentaire par rapport au papier.

Il n’est pas nécessaire d’avoir ressaisi toute la base d’actes avant le raccordement. Toutefois, la ressaisie permet une réponse beaucoup plus rapide aux demandes

COMEDEC.

Les images ne peuvent pas être transmises dans COMEDEC. Toutefois, l’image permet de ressaisir les données sans avoir à se référer au

registre papier et de vérifier les données déjà saisies.

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5.Comment se préparer à COMEDEC ? Années des actes les plus demandés dans COMEDEC

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Répartition des demandes d’actes de naissance issues de TES par année :

52% des demandes concernent des actes

entre 2000 et 2017

52% des demandes concernent des actes

entre 1960 et 1982

Répartition des demandes d’actes de naissance issues des notaires par année :

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5.Comment se préparer à COMEDEC ? Information aux usagers

L’enjeu de l’information des usagers au sujet de COMEDEC est de ne pas délivrer deux fois un acte (en papier et en électronique) pour la même démarche.

Les bonnes pratiques de communication à effectuer sont les suivantes :

Mettre à jour le site internet de la mairie

Mettre à jour le contenu des pages état civil, passeport, CNI, mariage ou encore Pacs afin d’informer les usagers qu’ils n’ont pas besoin de demander d’actes dans le cadre de leurs démarches.

Mettre à jour les éventuels formulaires de demandes d’actes en ligne en identifiant le motif de la demande et précisant les cas où la demande passe par COMEDEC.

Informer les agents chargés de l’accueil du public

Informer les agents chargés de l’accueil téléphonique et physique des usagers de la mise en place du dispositif.

Fournir aux agents chargés de l’accueil du public et du recueil de demande de titres la liste des communes raccordées à COMEDEC afin de connaitre les communes de naissance des usagers pour lesquelles la vérification d’état civil passera par COMEDEC.

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5.Comment se préparer à COMEDEC ? Témoignage de la mairie de Clamart

Intervention de Mme Aurélie COUTANT, Directeur des affaires générales de la mairie de Clamart

La mairie : 52 457 habitants

1 maternité

4 agents d’état civil + 1 responsable

10 agents guichet unique (CNI et passeport)

COMEDEC à Clamart : Raccordement à COMEDEC le 2 janvier 2017 7 719 demandes reçues depuis cette date

Taux de réponse à COMEDEC de 99,86% Délai moyen de réponse à COMEDEC de 33 heures

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6.Comment se raccorder à COMEDEC ? Déploiement des communes concernées par l’obligation

Les étapes du raccordement à COMEDEC pour les communes concernées par l’obligation sont les suivantes :

Adhésion en ligne

Remise des cartes

Intervention éditeur

Lancement des échanges

Juil.-Août 2017 Sept.-Déc. 2017 Sept. 2017-Nov. 2018 Avant le 1er nov. 2018

L’intervention de l’éditeur ne peut avoir lieu qu’une fois la mairie en possession de cartes COMEDEC.

Les mairies sont libres de choisir la date de démarrage effective des échanges, dans la limite du

1er novembre 2018.

Attention

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6.Comment se raccorder à COMEDEC ? Le support des utilisateurs

En cas de difficultés, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés est à votre écoute à un point de contact unique :

Par ailleurs, une FAQ, des guides utilisateurs et un module d’autoformation sur la gestion des cartes COMEDEC sont disponibles sur la section COMEDEC du site internet de l’ANTS :

ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC

ants-comedec@interieur.gouv.fr

Lorsque vous êtes confrontés à un problème lié à COMEDEC, merci de fournir à l’équipe support un maximum d’information afin de faciliter la résolution du problème :

– Une description précise du problème et du contexte,

– Des captures écrans,

– Des références de dossier,

– Etc.

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Questions/réponses

Questions / Réponses