1

 1  INTRODUCTION

 1.1  Introduction 

Vehicle  Management  System  is  proposed  with   the   intention  of  upgrading   the  current   stand­alone

system to a web­based or online system. Hopefully with this idea, this system is capable to help smooth

and enhance the vehicle management of Nepal. Basically, the proposed system of Vehicle Management

is all about the process of managing the vehicle in order to smooth the management progress of the

vehicles in order to handle the registration and scrapping it. This system also accept the information

about the accident report, so that none of the accident goes unattained.

Previously, the current management of vehicles is handled in a manual way. All the information still

uses the papers or forms manually without having a well­ organized system to manage those vehicles.

The information and all data are stored using in proper way by using Microsoft Excel.

It is highly expected that with the initiative to develop this new system, from a standalone concept to a

web­based system, it will help the staffs to store and manage data efficiently and in a more organized

manner. Similarly, it also help the owner to know the information about his vehicle, like vehicle tax,

vehicle license etc.

 1.2  Problem Description

There are a few problems with the current process in managing the vehicles that had made to come up

with the idea to enhance it. That includes:­

• There is no system even using a standalone concept or manual process, making it ineffective

since process can only be done in the office, and not any place available. • The current process is using Microsoft Excel is not user­friendly and not flexible. This is

because the current process is not well­organized in order to manage too much data and

information only stored  in  Microsoft  Excel.   In  addition,   there  are   insufficient  graphical

interface designs to handle the vehicles information. Many accident goes unattained. 

2

 1.3  Scope and Objectives of the Project

1. To developing a web­based system where the user can search for additional information of the

scrapping vehicles on procedures and other related information.

2. To register and keep the information about all vehicles.

3. To build up a system that provides and generates the summary or report from the database

records in order to get the whole view about the vehicles amounts.

4. To keep the record of all the accident.

 1.4  Methodology

A project methodology should be chosen earlier during the project planning. The approach depends on

the formalized requirements and on both the general project plan. Different tools and methods are used

to complete the project. Various software’s, tools, and techniques are used for effective design and

development of the system in efficient way.

 1.4.1  Project selection

Problems occurred in the currently used manual and lengthy system inspired me to select such

project title. Since there is no any computer based system in the process of donation I think I

may be effective and useful for all users in the related fields.

 1.4.2  Duration

It takes 3 months for successful completion of the projects.

 1.4.3  Activities

Different  activities  are  involved  in  the designing and development of   the project.  They are

selection of project  title,  planning of  the,  scheduling,  analysis  of  the project,  designing and

development of the project.

 1.4.4  Tools used

Database: MySQL

Drawing: LibreOffice Draw

3

Word Processor: LibreOffice Writer

Platform: Linux Mint 17 KDE 64­bit

 1.5  Project Scheduling

Most time consuming part of management activities and system development. Project scheduling is a

continuous activity from initial concept through the system delivery. It is the tool that communicates

what work needs to be performed, which resources of the organization will perform the work and the

timeframes in which that work needs to be performed.

4

 2  REQUIREMENT ANALYSIS AND FEASIBILITY STUDY

 2.1  Introduction

The aim of presenting System Requirement Specification is to display a detailed description of system

Vehicle Information System. The Requirement Specification clarify, the interfaces of the system, the

services and constraints of the system, functionality of the system, interfaces of the system and feature

of  the system. According to  the specification the user  can check whether   the system provides  the

services according to the requirement that they proposed. Requirement specification also helpful in

various phases of system development and designing as a reference.

System analysis   is   the  process   of   collecting   and  gathering   information   about   the   current   system,

recognizing its strength and problems, and analyzing it to produce a concept for the new system like

Vehicle Management System. The aim of this analysis phase is to truly understand the requirements for

this new system and develop a system concept that addresses its.

 2.2  Feasibility Study

A feasibility study is an analysis of the viability of an idea. The feasibility study focuses on helping

answer the essential question of “should we proceed with the proposed project idea?” All activities of

the study are directed toward helping answer this question.

Feasibility   studies  can  be used   in  many ways  but  primarily   focus  on  proposed business  ventures.

Farmers and others with a business idea should conduct a feasibility study to determine the viability of

their idea before proceeding with the development of a business. Determining early that a business idea

will not work saves time, money and heartache later.

 2.3  Evaluation of Alternatives

A feasibility study is usually conducted after producers have discussed a series of business ideas or

scenarios.   The feasibility study helps to “frame” and “flesh­out” specific business scenarios so they

can be studied in­depth.  During this process the number of business alternatives under consideration is

usually quickly reduced. This reduces the failure of the system preparing the backups for the system.

5

 2.4  Data Flow Diagram

A Data  Flow Diagram  (DFD)   is   a  graphical   representation  of   the  “flow” of  Student   Information

System. A data flow diagram can also be used for the visualization of Data Processing. It is common

practice for a designer to draw a context­level DFD first which shows the interaction between the

system and outside entities. This context­level DFD is then “exploded” to show more detail of the

system being modeled.

A DFD represents flow of data  through a system. Data flow diagrams are commonly used during

problem analysis. It views a system as a function that transforms the input into desired output. A DFD

shows movement of data through the different transformations or processes in the system.

 2.4.1  Context Diagram

6

 2.4.2  Level 1 DFD

7

 2.5  ER Diagram

Vehicle Information System ER Diagram (Entity Relationship Diagram) illustrate the logical structure

of databases. An Entity Relationship Diagram is a piece of data­an object or concept about which data

is stored.

8

 3  REQUIREMENTS SPECIFICATION

 3.1  Introduction

A software requirements specification (SRS) is a comprehensive description of the intended purpose

and environment for software under development. A software requirements specification (SRS) is a

comprehensive description of the intended purpose and environment for software under development.

The SRS fully describes what the software will do and how it will be expected to perform.An SRS

minimizes the time and effort required by developers to achieve desired goals and also minimizes the

development cost. A good SRS defines how an application will interact with system hardware, other

programs and human users in a wide variety of real­world situations.

 3.2  Functional requirements

The aim of presenting System Requirement Specification is to display a detailed description of system

vehicle Management System. The Requirement Specification clarify, the interfaces of the system, the

services and constraints of the system, functionality of the system, interfaces of the system and feature

of  the system. According to  the specification the user  can check whether   the system provides  the

services according to the requirement that they proposed. Requirement specification also helpful in

various phases of system development and designing as a reference.

 3.2.1  Specifications of actors

The following actors are defined in the analysis phase of the system’s development process

• Administrator

An Administrator is the one who performs the back­end tasks like adding entries 

and details to the database maintaining the database and information of the 

system as well as handling the management reports.

• Customer

Customer is the person who has limited privileges. Customer can request to make

change and access the services that system provides.

9

 3.3  Non­Functional Requirements

 3.3.1  Usability

The user  interface of the system will  be user friendliness, so they can be familiar  with the

system and feel easy to use the system.

 3.3.2  Reliability

The system will  be able  to meet the specified objectives as well  as  the expectations of the

customers. The system would be easy to maintain and able to carry further extensions occurred.

 3.3.3  Performance

The system should provide the services in considerable time interval.

 3.3.4  Security

The information provided by the user should be authenticate which protect the system from

external attack and spamming.

 3.4  Functional Requirements

It describes what system should do. It is the statement of services the system should provide how the

system should react to particular input and how the system should behave in particular situation. In

case of VIS the functional requirements is like only administrator should have all database access and

the user only can use and search in system.

10

 4  SYSTEM DESIGN, IMPLEMENTATION AND CONCLUSION

 4.1  Introduction

The design phase focuses on how to build the business needs  that  includes  the process of system

design, database and graphical user interface design. Design phase is the stage of development where

the   requirements   for   the   system   are   translated   into   the   system   characteristics   to   meet   the   user

requirements and sanctification.

The high level design will focus on the raw input or data, system architecture, user interface design and

also database design. Furthermore, the raw data, system architecture, user interface of the system and

also the logical part like database design and implementation is described in this stage.

 4.2  Project Significance

The  vehicle   information  system will  benefit  Nepal   in  many  Particularly   to  ease   the  process   flow

through paperless and well organized system. This VIS system is developed as a web based system is

used to make easy for accident record keeping and user can also get information about their vehicle tax

payment details upon request or in subscription.

Consequently this developed system will help and make easy the user specifically the staff who in

charge in managing the vehicle records. This system will facilitate the staff in keeping all the vehicles

information.  Besides   that   they  also  capable   to  keep  the   information  about  photos  of  each  vehicle

scrapped,   this   system also   is  proposed  to  build  up  the  complete  vehicle  database  providing every

solution relating vehicle and road.

 4.3  Conclusion

This vehicle information system has been proposed in order to make easy the process of managing

vehicle with the objectives to replace the current approach. The main objective behind this system is to

developed web based system that provides complete solution and where user can search for additional

information about their vehicle and also the information of scrapping vehicles on the procedures and

other related information.

11

This system accept the accident record from the user so that the unattended accident is recorded in the

time of accident. This makes police and government easy to find and locate the accident and to stop hit

and run policy. 

I

 5  REFERENCES• http://www.ofnisystems.com/services/validation/functional­requirements/(02/02/2015)

• Software Engineering, 7th edition , Ian Sommerville, Pearson Education,Asia

 6  APPENDIX

Data Dictionary

II

Home Page (Main Page of  the System)