Värt att veta om IT

Intern revision med datorstöd och data analyser

Internrevisorerna SverigeDecember 2006

John Wallhoff(CISA, CISM, CISSP)

SCILLANI INFORMATION AB

Richard Minogue (CIA, CPA)

HIBIS SCANDINAVIA AB

Några ord om …

Dataanalyser innebär att transaktioner från ett eller flera IT-system bearbetas och analyseras utifrån angivna förutsättningar. Ibland kallas det registeranalyser och ibland analytisk granskning

Några ord om …

Data analyser kan omfatta:

Matchning av data

Sekvensnummertester

Dubblettkontroll

Datumkontroller

Urval av transaktioner

Några ord om …

Dataanalyser används ofta för att

• Att testa den interna kontrollen

• Hitta spår av bedrägeri & korruption

• Ta fram KPIer

• Kvalitetssäkring

Några ord om …

Kontroll kan avse än mängd olika flöden/processer• Orderprocessen (försäljningsorder till betalning)• Inköpsprocessen (rekvisition till betalning)• Lönehantering (löner, tidrapporter, reseräkningar)• Lagerhantering• Redovisning • Utbetalningar

Några ord om …

Verktyg som är vanliga att använda

ACL

Excel

Access

Dbase

SQL queries

Rapportgeneratorer

Några ord om …

Det är oerhört lätt att dölja oegentligheter och tvivelaktiga affärer i en stor mängd transaktioner

Det är oerhört lätt att förlora kontrollen när man har en stor mängd transaktioner att hantera

Effekten av felaktigheter blir ofta stora eftersom det handlar om stora volymer

Vårt scenario …

Är baserat på några granskningar som gjorts vilka har kombinerats här till ett gemensamt scenario för att inte peka ut ett enskilt företag.

Transaktionerna är fiktiva men speglar de problem som analyseras i verkligheten.

Steg 1 - Problembeskrivning

Frågeställningar i vårt scenario Varför är det problem med avstämningar mellan försäljning och inköp

och varför kan man inte förklara de differenser som uppkommer? Varför är försäljningsvolymen större än omsättningen i redovisningen? Varför går det inte att få tillförlitliga prognoser för inköp som baseras

på historisk försäljning och leverans? Har man lagt tillräckliga resurser och tidsramar för att kunna få system

i drift? Kan man vara säker på att den interna kontrollen i företaget fungerar?

Steg 1 - Problembeskrivning

Vilka risker tror du finns? Vilka är konsekvenserna för de risker du

ser? Hur kan man förebygga riskerna? Hur kan man hitta brister i den interna

kontrollen?

Steg 2 - Systembeskrivning

Avläsningsdata

Avtalsregister

Fakturaunderlag

Fakturor

Reskontra

Mätsystem Verksamhetssystem Ekonomisystem

Steg 2 - Systembeskrivning

Utifrån ovanstående systembeskrivning vilka typer av kontroller skulle du vilja ha med?

Kan det finnas något annat system som borde vara med i en granskning?

Steg 3 - Processbeskrivning

Mätsystem Verksamhetssystem Ekonomisystem

Automatisk avläsning

Inläsning av avläsningsdata

Sammanslagning med

avtalsuppgifter

Generering fakturor

(månadsvis)

Sammanställning avläsningsdata

Överföring fakturor

Utskrift av fakturor

Inläsning betalningar

Överföring föbrukning

Steg 3 - Processbeskrivning

Vilka kontroller tror du att vi skall göra utifrån vårt krav på fullständighet och värdering?

Finns det någon annan process som stödjer denna som du också skulle vilja veta mer om?

Steg 4 - DatakällorAvläsningsdata

Fältnamn Start Längd Decimaler

ID 1 15 0

Kod 16 12

Avläsningsdatum 28 10

Varning 38 2

Kundnummer 40 9

Antal 49 15 0

Antal poster: 126 842 Kontrolltotal: 1 627 824 729 (Antal)

Avtalsregister

Fältnamn Start Längd Decimaler

Kundnummer 1 9

Pris 10 13 0

Antal poster: 715 Kontrolltotal: 111.59 (Pris)

Fakturaunderlag

Fältnamn Start Längd Decimaler

ID 1 15 0

Kod 16 12

Avläsningsdatum 28 10

Varning 38 2

Kundnummer 40 9

Antal 49 15 0

Antal poster: 126 668 Kontrolltotal: 1 625 684 156 (Antal)

Fakturor

Fältnamn Start Längd Decimaler

Fakturanummer 1 12 0

Kundnummer 13 9 0

Fakturadatum 22 10

Antal 32 17 0

Pris 49 16 0

Belopp 65 16 0

Förfallodatum 81 10

Antal poster: 10 130 Kontrolltotal: 1 625 684 156 (Antal)

Reskontra Fältnamn Start Längd Decimaler

Fakturanummer 1 15 0

Kundnummer 16 9

Fakturadatum 25 10

Spärrad 35 2

Förfallodatum 37 10

Belopp 47 17 0

Betalt 64 15 0

Rest 79 15 0

Antal poster: 10 133 Kontrolltotal: 252,905,565 (Belopp)

Steg 4 - Datakällor

Finns det någon ytterligare information som borde vara med för att göra en analys?

Hur kan man säkerställa att man har fått med rätt information?

Steg 5 - DataanalyserKontroll Syfte Vad vi vill kontrollera Kontroll 1 Fullständighet Har alla leveranser förts över från avläsningssystem

till verksamhetssystem? Kontroll 2 Värdering Har alla leveranser förts över med rätt kvantitet till

verksamhetssystem? Kontroll 3 Värdering Har varje kund fakturerats med rätt pris? Kontroll 4 Fullständighet Har alla leveranser skapat en faktura? Kontroll 5 Värdering Har alla leveranser som skapat en faktura fått rätt

pris? Kontroll 6 Fullständighet Har alla fakturor förts över till ekonomisystem? Kontroll 7 Existens Förekommer alla fakturor endast en gång i

ekonomisystemet?

Steg 5 - Dataanalyser

Vilka andra kontroller skulle du vilja göra baserat på de datafiler vi har fått tillgång till?

Vilken mer data skulle du vilja ha för att göra en fördjupad analys?

Steg 6 – Utfall och rapporteringKontroll Syfte Vad vi vill kontrollera Utfall Kontroll 1 Fullständighet Har alla leveranser förts över

från avläsningssystem till verksamhetssystem?

130 leveranser har inte blivit fakturerade. Samtliga avser kund 709

Kontroll 2 Värdering Har alla leveranser förts över med rätt kvantitet till verksamhetssystem?

27499 har inte kunna slås samman i testen. För 25683 poster har id nummer angivits som 0.

Kontroll 3 Värdering Har varje kund fakturerats med rätt pris?

1 faktura har skapats med fel pris.

Kontroll 4 Fullständighet Har alla leveranser skapat en faktura?

Inga fel har hittats.

Kontroll 5 Värdering Har alla leveranser som skapat en faktura fått rätt pris?

Inga fel har hittats.

Kontroll 6 Fullständighet Har alla fakturor förts över till ekonomisystem?

Inga fel har hittats

Kontroll 7 Existens Förekommer alla fakturor endast en gång i ekonomisystemet?

Faktura 29132 förekommer 6 gånger. Det ser ut som om det är tre olika fakturor som är med dubbelt vid varje tillfälle.

Steg 6 – Utfall och rapportering

Vad är konsekvensen av de felaktigheter som vi har hittat här?

Vad tror du är grundorsaken till de problem som vi har hittat här?

Vilka kontroller skulle du rekommendera? Hur kan man hantera rapportering?

Tips - Att hämta in data…

1. Var klar över vad du vill testa2. Stäm av med systemägaren hur systemet ser ut och hur

det fungerar3. Välj ut den information du behöver, dvs fält i tabeller i

databaser4. Begär att data skapas i ett format som inte är begränsat i

antalet transaktioner5. Begär kontrolltotaler för att säkerställa att du har rätt

data6. Begär hardcopy (printscreen och/eller faktura kopior) för

några transaktioner7. Begär beskrivning för koder som används i olika fält.

Tips - Att läsa in data…

1. Lagra all data i en egen mapp för analyser2. Bevara källdatafiler utan att använda dem för

analyser3. Verifiera att du har fått rätt data4. Verifiera att du har fått rätt antal transakationer5. Verifiera att du kan läsa all information, dvs alla

fält (datum, belopp, text)6. Gör kontroll mot hardcopy7. Gör rimlighetskontroller

Tips – Vad kan gå fel…

1. Du får inte all data/transkationer2. Du får fel data (datumintervall, företag,

transaktionskoder)3. Olika format används för samma fält, t.ex datum4. Kreditbelopp anges inte med minustecken utan

med kod5. Decimalavgränsare blandas samman ( punkt och

komma)6. Data i olika fält går in i varandra

Tips – Vad kan tolkas fel…

1. Du förstår inte innebörden av koder

2. Du har gjort fel urval av transaktioner

3. Du gör beräkningar felaktigt

4. Du använder inte fantasin när du är något på spåren

5. Du köper förklaringar utan att lyssna kritiskt

6. Du har inte fått med viktiga transaktioner omedelbart före och/eller efter avklippsdatum

Fraud and Corruption Risk Management

12

Tone at the Top

Understand the Risks

Reduce the

RisksMonitor & Detect Red

Flags

Manage Incidents

Enhance Resistan

ceStrategy

Do we have fraud?

Where and how should we look?

The Corporate Health Check

Major investments and “deals”

Supplier, customers, partners, consultantsKey people (e.g. conflicts of interest, behavioural symptoms, spending patterns etc)Transactions out (payments, invoices, expenses etc)

The “perception survey”

The best indicators:

Bedrägeri & Korruption

Några nya scenario/frågor:

1. Vilka system kan du använda dig av för att få ut pengar från ett företag/organisation?

Bedrägeri & Korruption

Några nya scenario/frågor:2. Vi utgår från leverantörsreskontra.

Du får ett tips om att en leverantör har använt upp till 7 fakturor för att ta ut pengar. Vilka spår kan du leta efter i transaktioner

Tips: Tänk efter vilken data som du skulle kunna använda dig av och använd fantasin (det är tillåtet)

Bedrägeri & Korruption

Några nya scenario/frågor:

3. Hur syns en dubbelbetalning?

Scillani Information AB

Ekgatan 6230 40 BARA

Tfn 040 – 54 31 31Fax 040 – 54 31 30

Internet: www.scillani.comE-post: info@scillani.se

www.hibis.com

”finding the loopholes”