i

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TRABAJO DE GRADO

TEMA:

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

PARA EL CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE

SUCUMBÍOS “CONJUPAS”

PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

AUTOR:

EDISON GUILLERMO CUASAPAZ TIRIRA

DIRECTOR: DR. EDUARDO LARA

Ibarra, julio 2012

ii

RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo de esta investigación es aportar con ideas, conceptos y pautas

que sirvan para mejorar los procesos administrativos y financieros del

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS” y de esta

manera cumplir con las obligaciones señaladas por las instancias de

control tributario y fiscal. Es un entidad descentralizada y autónoma,

legalmente establecida con un estatus sin fines de lucro, está integrada

por los representantes de las 26 Juntas Parroquiales de la Provincia de

Sucumbíos, empleados y trabajadores, comprometidos en buscar el

desarrollo integral de sus integrantes. El trabajo investigativo se estructura

en cuatro Capítulos, concatenados entre sí y secuenciales en su estudio;

el primer Capítulo trata sobre el Diagnóstico Técnico Situacional, de sus

antecedentes, objetivos, resultados obtenidos e identificación del

problema diagnóstico sobre el cual se trabajará. El segundo Capítulo se

trata sobre el Marco Teórico, es decir las bases teóricas científicas que

introducen al tema investigado y dotar de la suficiente fundamentación

teórica a la investigación, allí se expresan los criterios y conceptos sobre

las ciencias contables que tienen varios investigadores y estudiosos;

además de las opiniones propias del autor de esta Tesis. El tercer

Capítulo se describe la Propuesta del trabajo investigativo, aquí se

destaca la estructura orgánica del Consorcio de Juntas Parroquiales de

Sucumbíos, se describe las funciones correspondientes a cada puesto de

trabajo, también, se detallan con especial énfasis los procedimientos y

registros contables que se sugieren sean utilizados para asegurar un

Control Interno eficiente. El cuarto Capítulo hace referencia a los

principales impactos que produjo la investigación dentro del programa

como unidad de análisis los mismos que son de carácter social,

económico, ético, educativo y político.

iii

EXECUTIVE SUMMARY

The aim of this investigation is to reach with ideas, concepts and

guidelines that serve to improve the administrative and financial processes

of the Consortium of Sucumbíos's Parochial Meetings "CONJUPAS" and

hereby to expire with the obligations distinguished by the instances of

tributary and fiscal control. It is one decentralized and autonomous

consortium, legally established with a status without ends of profit, is

integrated by the representatives of 26 joins parochial of the Province of

Sucumbíos, employees and hard-working, compromised in looking for the

integral development of his members. The work investigation is structured

in four Chapters, concatenated between yes and sequential in his study;

the first Chapter treats on the Technical Situational Diagnosis, of his

precedents, aims, results obtained and identification of the diagnostic

problem on which one will work. The second Chapter treats itself on the

Theoretical Frame, that is to say the theoretical scientific bases that

introduce to the investigated topic and to provide with the sufficient

theoretical foundation to the investigation, there the criteria and concepts

express on the countable sciences that several have investigators and

studious; besides the own opinions of the author of this Thesis. The third

Chapter describes the Offer of the work investigation, here is outlined the

organic structure of the Consortium of Sucumbíos's Parochial Meetings,

there are described the functions corresponding to every working place,

also, the procedures are detailed by special emphasis and countable

records that are suggested are used to assure an Internal efficient Control.

The fourth Chapter refers to the principal impacts that there produced the

investigation inside the program as unit of analysis the same ones that are

of social, economic and ethical character.

iv

AUTORÍA

Yo, Edison Guillermo Cuasapaz Tirira declaro bajo juramento que el

trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente

presentado para ningún grado, ni calificación profesional; y que he

consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este

documento.

EDISON CUASAPAZ

v

CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por el

Egresado. Edison Guillermo CuasapazTirira para optar por el Título de

Ingeniero en Contabilidad Superior y Auditoria CPA cuyo tema es

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVO - FINANCIERO PARA EL

CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE SUCUMBÍOS

“CONJUPAS”. Considero que el presente trabajo reúne los requisitos y

méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y

evaluación por parte del tribunal examinador que se designe.

En la ciudad de Ibarra, a los cuatro días del mes de julio del 2012.

DIRECTOR: DR. EDUARDO LARA

C.I. Nro.: 100074831-7

vi

Yo, Cuasapaz Tirira Edison Guillermo, con cédula de ciudadanía Nro.

0401487954, manifiesto mi voluntad de ceder a la Universidad Técnica del Norte

los derechos patrimoniales consagrados en la Ley de Propiedad Intelectual del

Ecuador, artículos 4, 5 y 6, en calidad de autor del trabajo de grado denominado:

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA EL

CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE SUCUMBÍOS

“CONJUPAS”, que ha sido desarrollado para optar por el título de INGENIERO

EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA, en la Universidad Técnica del

Norte, quedando la Universidad facultada para ejercer plenamente los derechos

cedidos anteriormente.

En mi condición de autor me reservo los derechos morales de la obra antes citada.

En concordancia suscribo este documento en el momento que hago entrega del

trabajo final en formato impreso y digital a la Biblioteca de la Universidad

Técnica del Norte.

……………………………………………… Nombre: Cuasapaz Tirira Edison Guillermo Cédula: 0401487954 Ibarra, a los 04 días del mes de julio del 2012

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR DEL TRABAJO DE GRADO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

vii

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

AUTORIZACIÓN DE USO Y PUBLICACIÓN

A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE 1. IDENTIFICACIÓN DE LA OBRA

La Universidad Técnica del Norte dentro del proyecto Repositorio Digital Institucional, determinó la necesidad de disponer de textos completos en formato digital con la finalidad de apoyar los procesos de investigación, docencia y extensión de la Universidad. Por medio del presente documento dejo sentado mi voluntad de participar en este proyecto, para lo cual pongo a disposición la siguiente información:

DATOS DE CONTACTO CÉDULA DE IDENTIDAD:

040148795-4

APELLIDOS Y NOMBRES:

Cuasapaz Tirira Edison Guillermo

DIRECCIÓN: Nueva Loja. Manuelita Saenz 5-13 y Martha de Roldós

EMAIL: edisonsucumbios@hotmail.com TELÉFONO FIJO: 2358179 TELÉFONO

MÓVIL: 09-3950443

DATOS DE LA OBRA

TÍTULO: Manual de Procesos Administrativo – Financiero para el Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS”

AUTOR: CUASAPAZ TIRIRA EDISON GUILLERMO

FECHA: AAAAMMDD 2012-07-04 SOLO PARA TRABAJOS DE GRADO

PROGRAMA: PREGRADO POSGRADO

TÍTULO POR EL QUE OPTA:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A.

ASESOR /DIRECTOR: Dr. EDUARDO LARA.

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

viii

2. AUTORIZACIÓN DE USO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD

Yo, Cuasapaz Tirira Edison Guillermo, con cédula de ciudadanía Nro.

0401487954, en calidad de autor y titular de los derechos patrimoniales de la obra

o trabajo de grado descrito anteriormente, hago entrega del ejemplar respectivo en

formato digital y autorizo a la Universidad Técnica del Norte, la publicación de la

obra en el Repositorio Digital Institucional y uso del archivo digital en la

Biblioteca de la Universidad con fines académicos, para ampliar la disponibilidad

del material y como apoyo a la educación, investigación y extensión; en

concordancia con la Ley de Educación Superior Artículo 143.

3. CONSTANCIAS

El autor manifiesta que la obra objeto de la presente autorización es original y se

la desarrolló, sin violar derechos de autor de terceros, por lo tanto la obra es

original y que es la titular de los derechos patrimoniales, por lo que asume la

responsabilidad sobre el contenido de la misma y saldrá en defensa de la

Universidad en caso de reclamación por parte de terceros.

Ibarra, a los 04 días del mes de julio del 2012 EL AUTOR: ACEPTACIÓN: ……………………………… ………………………………… Nombre: Cuasapaz Tirira Edison Nombre: Lic. Ximena Vallejos C.C.: 040148795-4 Cargo: JEFE DE BIBLIOTECA Facultado por resolución de Consejo Universitario___________________

ix

DEDICATORIA

A MIS PADRES

Guillermo Cuasapaz y Carmen Tirira

Gracias a su esfuerzo y sacrificio han

Sembrado la semilla del amor y

Responsabilidad.

A DIOS

Quien guía mis pasos por el

Camino del bien y fortalece

Mi alma y espíritu para

Enfrentar las dificultades.

A MIS HIJOS

Johel y Sahily Cuasapaz

Quienes son la razón de

Seguir adelante y luchar

Para hacer de ellos unas

Personas de bien.

x

AGRADECIMIENTO

Al Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos, por

haberme dado la oportunidad de realizar mi trabajo de grado.

Al Sr. Jorge Ulloa ex presidente y a todos quienes conforman el

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos por brindarme

el apoyo y acceso total a la información necesaria para la

investigación.

Al Dr. Eduardo Lara director de tesis por el apoyo incondicional,

confianza, dedicación, asesoramiento y Capacitación brindada.

A todos los catedráticos que enriquecieron mis conocimientos

durante los años de estudio, en especial a los que me

apoyaron para la culminación de mi trabajo de grado.

Agradezco de todo corazón a todas las personas que de una u

otra forma colaboraron al desarrollo de esta investigación.

xi

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CARÁTULA………………………………………………………… RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………. EXECUTIVE SUMMARY…………………………………………. AUTORÍA…………………………………………………………... CERTIFICACIÓN DE TRABAJO DE GRADO………………… CESIÓN DE DERECHOS………………………………………… AUTORIZACION DE USO Y PUBLICACION…………………. DEDICATORIA…………………………………………………….. AGRADECIMIENTO………………………………………………. ÍNDICE DE CONTENIDOS……………………………………….. CAPÍTULO I 1. Diagnóstico Situacional 1.1. Antecedentes………………………………………………. 1.2. Justificación…………………………………………….….. 1.3. Objetivos………………………………………………….… 1.3.1. Objetivo General……………………………………….….. 1.3.2. Objetivos Específicos………………………………….….. 1.4. Variables e Indicadores…………………………………… 1.5. Matriz de Relación Diagnostica………………………….. 1.6. Mecánica Operativa………………………………………. 1.6.1. Determinación de la Muestra…………………………….. 1.6.2. Identificación de la Muestra………………………………. 1.7. Instrumentos de Recolección de Datos…………………. 1.7.1. Información Primaria………………………………………. 1.7.2. Información Secundaria…………………………………… 1.8. Tabulación, Análisis y Evaluación de Resultados……… 1.9. Matriz FODA y Cruces Estratégicos…………………….. 1.10. Identificación del Problema Diagnóstico………………… CAPÍTULO II 2. Bases Teóricas y Científicas 2.1. Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial

Rural…………………………………………………………… 2.1.1. Consorcio…………………………………………..…………. 2.1.2. Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos

(CONJUPAS)…………………………………………….….. 2.1.3. Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía

y Descentralización (COOTAD)……….………………….. 2.1.4. Sistema Nacional de Contratación Pública (SNCP)…….. 2.2. Proceso Administrativo……………………………………... 2.2.1. Elementos del Proceso Administrativo…………………….

i ii iii iv v vi vii viii x xi

14 15 17 17 17 18 20 22 22 22 23 23 24 24 46 49

50 50

50

51 52 53 53

xii

2.2.2. Organigramas………………………………………………... 2.2.3. Clasificación de los Organigramas………………………... 2.2.4. Procedimientos……………………………………………… 2.3. Manual………………………………………………………… 2.3.1. Concepto……………………………………………………… 2.3.2. Importancia……………………………………………………. 2.3.3. Tipos de manual……………………………………………… 2.4. Contabilidad………………………………………………….. 2.4.1. Definición……………………………………………………… 2.4.2. Importancia…………………………………………………… 2.4.3. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 2.4.4. Contabilidad Gubernamental……………………………….. 2.4.5. Principios de Contabilidad Gubernamental……………… 2.4.6. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental……… 2.5. Proceso Contable o Ciclo Contable……………………….. 2.5.1. Catálogo General de Cuentas……………………………… 2.5.2. Estructura del Catálogo de Cuentas……………………….. 2.5.3. Elaboración del Catálogo General de Cuentas…………… 2.5.4. Estados Financieros…………………………………………. 2.6. Aspectos de Control Interno………………………………… 2.6.1. Control Interno……………………………………………….. 2.6.2. Clasificación………………………………………………….. 2.7. Aspectos Financieros………………………………………... 2.7.1. Análisis de Estados Financieros…………………………… CAPÍTULO III 3. Propuesta 3.1. Aspectos Administrativos……………………………………. 3.1.1. Información de la Entidad…………………………………… 3.1.2. Misión…………………………………………………………. 3.1.3. Visión…………………………………………………………. 3.1.4. Objetivo General……………………………………………… 3.1.5. Valores Corporativos………………………………………… 3.1.6. Organigrama Estructural……………………………………. 3.1.7. Manual de descripción de Funciones……………………… 3.1.8. Reglamento Interno…………………………………………. 3.2. Aspectos Contables…………………………………………. 3.2.1. Sistema de Cuentas…………………………………………. 3.2.2. Manual de Procesos Contables…………………………….. 3.3. Aspectos de Control Interno………………………………… 3.3.1. Control Interno Presupuestario…………………………...... 3.3.2. Control Interno a los Ingresos………………………………. 3.3.3. Control Interno a la Adquisición de Bienes y Servicios…. 3.3.4. Control Interno a los Activos Fijos………………………….. 3.3.5. Control Interno al Pago de Remuneraciones……………… 3.3.6. Control Interno a Viáticos y Pasajes………………………..

55 56 58 59 59 60 60 62 62 62 63 67 68 71 73 74 74 75 75 78 78 78 82 82

84 84 84 85 85 85 86 88 96

110 110 117 133 133 133 134 135 135 136

xiii

3.3.7. Control interno al manejo de Caja Chica………………….. 3.3.8. Control interno a los Estados Financieros………………… 3.4. Aspectos Financieros………………………………………... 3.4.1. Índices Financieros o Razones Financieras……………… CAPÍTULO IV 4. Análisis de Impactos 4.1. Principales Impactos………………………………………… 4.1.1. Impacto Económico…………………………….………….... 4.1.2. Impacto Social…………………………………..…………… 4.1.3. Impacto Ético…………………………………………………. 4.1.4. Impacto Educativo……………………………………………. 4.1.5. Impacto Político………………………………………………. CONCLUCIONES…………………………………………………… RECOMENDACIONES…………………………………………….. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………… ANEXOS………………………………………………………………

136 138 138 138

141 141 141 141 142 142

143 145

147

150

14

CAPÍTULO I

1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL.

1.1 . ANTECEDENTES.

El Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos CONJUPAS,

constituida el 15 de octubre del 2001, según acatamiento a la Ley

Orgánica de Gobiernos Parroquiales Rurales en su Art. 17, Legalizado

mediante Acuerdo Ministerial No 0431 del Ministerio de Gobierno,

publicado en el Registro Oficial Nº 453 del 29 de octubre del 2004, como

una entidad encargada de fomentar la cooperación ínter parroquial en

aras del desarrollo armónico en un espacio de Coordinar, Asesorar,

Comunicar, Planificar y Gestionar con los gobiernos parroquiales de la

provincia, tomando en cuenta el actual Código Orgánico de Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), que determina,

entre otras acciones, las competencias del Gobierno Parroquial Rural

como gobierno autónomo descentralizado.

EL CONJUPAS se encuentra domiciliado en la ciudad de Nueva Loja,

fundada el 20 de Junio de 1979 mediante (Decreto Legislativo), cantón

Lago Agrio, provincia de Sucumbíos, creada el 11 de Febrero de 1989, la

misma que está conformada por siete Cantones y veinte y seis Gobiernos

Parroquiales Rurales como son:

Cantones.- Lago Agrio, Gonzalo Pizarro, Putumayo, Shushufindi Central,

Sucumbíos, Cascales, y Cuyabeno.

Gobiernos Parroquiales.- El Reventador, Gonzalo Pizarro, Sevilla, Santa

Rosa, Puerto Libre, Jambelí, Santa Cecilia, General Farfán, Dureno, El

Eno, Pacayacu, Puerto Bolívar, Puerto Rodríguez, Pañacocha, Aguas

Negras, Limoncocha, San Roque, Santa Elena, San Pedro de los

15

Cofanes, Palma Roja, Playón de San Francisco, La Sofía, Santa Bárbara,

Rosa Florida y Cuyabeno.

En el área financiera, se determinó que el principal problema del

Consorcio, es no tener definidas, las funciones y procesos Administrativos

y Financieros que realiza diariamente el personal.

Este problema surge debido a la no existencia de una herramienta

administrativa donde se establezca las funciones y responsabilidades de

cada uno de los empleados y funcionarios y, también su escasa

capacitación.

Lo anteriormente expuesto trae como consecuencia, que el Consorcio se

vea limitada en fluidez y desarrollo de sus actividades financieras, y no

podrá contar con información útil, oportuna y confiable, por este motivo es

necesario elaborar un manual que permita identificar los procesos

administrativo - financiero y sus respectivas funciones otorgándoles

responsabilidades individuales y seccionales a cada uno de los

funcionarios, y de esta manera dar mayor agilidad a sus operaciones y

por ende cumplir con todos sus objetivos.

Si no se da solución a este problema a futuro el Consorcio va a tener

dificultades en el desarrollo de sus actividades, ya que incurre en

procesos innecesarios los mismos que elevan los costos y gastos,

brindando de esta forma una mala atención al cliente, y por ende

disminución de la imagen corporativa de la Entidad.

1.2. JUSTIFICACIÓN

El manual de procesos administrativo - financiero constituye una

herramienta de gestión muy importante para el Consorcio puesto que

permitirá: dirigir, transmitir conocimientos, experiencias, normas, políticas,

16

procedimientos y documentan los avances tecnológicos para el uso del

personal existente y de nuevo ingreso en la Institución y de esta manera

podrán realizar sus operaciones de una manera eficiente permitiendo

optimizar recursos, tiempo y esfuerzos.

Una vez analizado los aspectos administrativos y financieros; y en

atención a las recomendaciones de ASESORÍA FINANCIERA Y

CONTROL CONTABLE, se pudo determinar las necesidades y falencias

existentes en el Consorcio, por ello la realización de este trabajo es de

suma importancia para, autoridades y funcionarios del Consorcio.

Establecer los procesos financieros permitirá contar con información

contable mensual para enviar al CONSEJO NACIONAL DE GOBIERNOS

PARROQUIALES RURALES DEL ECUADOR (CONAGOPARE) y por

ende al MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS que es el Órgano

Rector de todas las entidades pertenecientes al Sector público no

financiero, dicha información resulta útil para la toma de decisiones

oportunas y correctas, la cual debe ofrecer altos estándares de calidad,

que englobe exactamente la información requerida para decidir sobre una

situación específica y que se presente en forma concisa para que el

directorio pueda interpretar y analizar en el menor tiempo posible.

El desarrollo de este manual facilitará, a las autoridades el normal

desempeño de sus funciones, ya que los directivos del Consorcio por ser

representantes legales de Gobiernos Parroquiales y de elección popular,

están expuestos a continuos cambios, lo que limita el conocimiento de sus

funciones como directivo, es ahí donde el manual de procesos

administrativo - financieros, se convierte en una herramienta de gestión

que permitirá guiar el desarrollo de sus actividades.

El desarrollo de esta investigación beneficiará, principalmente a los

funcionarios del área financiera del Consorcio, el mismo que les otorgará

17

el camino idóneo en la realización de sus actividades administrativas

como financieras permitiendo realizar y controlar de mejor manera sus

operaciones, disminuyendo riesgos de trabajo, mejorando la

comunicación formal entre los diferentes departamentos y definirá

claramente las responsabilidades y tareas del personal. También se

beneficiarán en forma indirecta los miembros de las gobiernos

parroquiales, por ser quienes demandan del servicio, y podrán confiar en

la eficiencia de la gestión administrativa del Consorcio.

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. OBJETIVO GENERAL

1.3.1.1. Elaborar un manual de procesos administrativo - financieros para

el Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos CONJUPAS, que

permita mejorar la gestión administrativa y control interno de las

actividades.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.3.2.1. Analizar la estructura orgánica- funcional actual con la que cuenta

el CONJUPAS

1.3.2.2. Establecer la calidad profesional del Recurso Humano que labora

en el Consorcio, a fin de determinar el perfil y características que cada

uno de ellos tiene en la institución.

1.3.2.3. Determinar la importancia que tiene la existencia de normativas,

en el proceso Administrativo - Financiero que lleva acabo el “CONJUPAS”

para el registro de sus operaciones.

18

1.3.2.4. Conocer los controles existentes en los procesos que posee y

maneja el Consorcio.

1.4. VARIABLES E INDICADORES

1.4.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL

• Organigrama

• Nivel jerárquico

• Descripción de puestos

• Funciones y actividades

• Canales de comunicación

• Ambiente de trabajo

1.4.2. RECURSOS HUMANOS

• Formación académica

• Experiencia

• Remuneración

• Capacitación

1.4.3. ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

• Elementos de proceso administrativo.

• Normas Técnicas de Contabilidad gubernamental

• Principios de Contabilidad Gubernamental

• Proceso contable

• Sistema Contable

• Estados financieros

• Razones financieras

19

1.4.4. CONTROLES DE PROCESOS

• Manuales

• Normativa

• Evaluaciones

• Control del efectivo

• Control de bienes

• Control de ingresos y gastos

• Información financiera

20

1.5. MATRIZ DE RELACIÓN DIAGNÓSTICA

OBJETIVO VARIABLES INDICADORES TÉCNICA FUENTE DE

INFORMACIÓN

Analizar la estructura

orgánica- funcional actual

con la que cuenta el

CONJUPAS.

ESTRUCTURA

ORGÁNICA

FUNCIONAL

• Organigrama

• Nivel jerárquico

• Descripción de puestos

• Funciones y actividades

• Canales de comunicación

• Ambiente de trabajo

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Asamblea/Empleados

Asamblea/Empleados

Asamblea/Empleados

Asamblea/Empleados

Asamblea/Empleados

Asamblea/Empleados

Establecer la calidad

profesional del Recurso

Humano que labora en el

Consorcio, a fin de

determinar el perfil y

características que cada

uno de ellos tiene en la

institución.

RECURSOS

HUMANOS

• Formación académica

• Experiencia

• Remuneración

• Capacitación

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Directorio

Directorio

Directorio

Directorio

21

Determinar la importancia

que tiene la existencia de

normativas, en el proceso

Administrativo - Financiero

que lleva acabo el

“CONJUPAS” para el

registro de sus

operaciones

ADMINISTRATIV

O FINANCIERO

• Elementos del proceso

administrativo.

• Normas Técnicas de

Contabilidad.

• Principios Contables

• Proceso Contable

• Sistema contable

• Estados financieros

• Razones financieras

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Entrevista

Experto

Experto

Experto

Experto

Experto

Experto

Experto

Conocer los controles

existentes en los procesos

que posee y maneja el

consorcio.

CONTROLES DE

PROCESOS

• Manuales

• Normativa

• Evaluaciones

• Control del Efectivo

• Control de bienes

• Control de Ingresos y

Gastos

• Información Financiera.

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Encuesta

Directorio

Directorio

Directorio

Directorio

Directorio

Directorio

Directorio

22

1.6. MECÁNICA OPERATIVA

1.6.1. DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA

Para la realización de la presente investigación se tomará en cuenta la

población total que son 28,

7 Directorio

2 Empleados

19 Representantes de los Gobiernos Parroquiales

Como podemos observar la población dentro del “CONJUPAS”, es

mínima, rozón por la cual aplicaremos la técnica del CENSO.

1.6.2. IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA

DIRECTORIO:

Sr. Wilson Parra (Representante del Cantón Gonzalo Pizarro)

Sr. Aníbal Andy (Representante del CantónCáscales)

Prof. Cesar Preciado (Representante del Cantón Shushufindi)

Sr. Edwin Guaramag (Representante del Cantón Sucumbíos Alto)

Sr. Lauro Choco (Representante del Cantón Lago Agrio)

Sr. Wilmen Morales (Representante del Cantón Cuyabeño)

Sr. Javier Yungazaca (Representante del Cantón Putumayo)

EMPLEADOS:

Sr. Edison Cuasapaz (Contador)

Srta. Verónica Ortega (Secretaria)

23

REPRESENTANTES DE LOS GOBIERNOS PARROQUIALES:

Sr. Johnny Gonzaga (Gobierno P. de Sevilla)

Sr. José Tapia (Gobierno P. de Dureno)

Sr. José Ordoñez (Gobierno P. de General Farfán)

Sr. Jorge Collahuazo (Gobierno P. de Pacayacu)

Sr. Belisario Dahua (Gobierno P. de Santa Cecilia)

Sr. Ángel Vascones (Gobierno P. de Jambeli)

Sr. Johnny Cedeño (Gobierno P. Siete de Julio)

Sr. Nelson Rivadeneira (Gobierno P. de Pañacocha)

Sr. Sucres Cerda (Gobierno P. de Limoncocha)

Sr. Juan de la Cruz (Gobierno P. de San Roque)

Sr. Héctor Noteno (Gobierno P. de Playas de Cuyabeno)

Sr. Fidencio Torres (Gobierno P. de Santa Elena)

Sr. Francisco Tangoy (Gobierno P. de Pto. Rodríguez)

Sr. Edi Zambrano (Gobierno P. de Palma Roja)

Sr. Holger Gallo (Gobierno P. de Gonzalo Pizarro)

Sr. Rolando Vélez (Gobierno P. el Reventador)

Sr. Luis lagos (Gobierno P. de Santa Bárbara)

Sr. Antonio Paspuel (Gobierno P. de Sofía)

Sr.Jenri Mejía (Gobierno P. de el Playón)

1.7. INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS

1.7.1. INFORMACIÓN PRIMARIA

Para una mejor recopilación de datos y obtener un diagnóstico definido

que ayude en el avance de la investigación se ha utilizado las siguientes

técnicas:

1.7.1.1. ENCUESTA.

24

Se ha elaborado una encuesta, la misma que está dirigida para el

directorio y empleados del Consorcio de Juntas Parroquiales de

Sucumbíos (CONJUPAS).

1.7.1.2. ENTREVISTA.

Se ha elaborado una entrevista la misma que está dirigida a un experto en

el área Administrativa- Financiera.

1.7.2. INFORMACIÓN SECUNDARIA

Se ha realizado la recopilación, procesamiento y análisis de la información

que dispone el “CONJUPAS” como: Leyes y reglamentos, textos, revistas,

estatutos, manuales, Internet entre otros. Las nóminas de los textos y

otros documentos consultados se detallan en la bibliografía del presente

trabajo.

1.8 TABULACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

1.8.1. ANÁLISIS DE LA ENCUESTA APLICADA A MIEMBROS DE LA

ASAMBLEA YEMPLEADOS DEL CONJUPAS.

25

1.- ¿Cuenta el Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos

CONJUPAS con un organigrama estructural y/o Funcion al?

Gráfico # 1

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

El personal directivo y empleados del CONJUPAS, en su mayoría afirman

que no existe un organigrama estructural y/o funcional lo cual impide que

se identifique las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo

y por ende evaluar y juzgar sus actos.

35.71%

64.29%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

SI NO

26

2.- ¿A su criterio defina si las líneas de autorida d y responsabilidad

están:

Gráfico # 2

FUNTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

El 50% de los encuestados consideran que en cada departamento del

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJUPAS) no están

definidas las líneas de autoridad y responsabilidad, sin embargo

solamente se conoce de forma verbal por lo que es importante que exista

un documento que respalde esas líneas de autoridad y responsabilidad.

21.43%

28.57%

50.00%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

BIEN DEFINIDAS MAL DEFINIDAS NO DEFINIDAS

27

3. ¿Tiene conocimiento si el Consorcio de Juntas Pa rroquiales de

Sucumbíos (CONJUPAS) cuenta con un documento donde se detalle

los puestos de trabajo existentes?

Gráfico # 3

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Los directivos y empleados del CONJUPAS consideran en su

mayoría la no existencia de un documento escrito que permita

definir los puestos de trabajo, dificultando de esta forma la dirección

organización y ejecución efectiva de las actividades a desarrollar.

25.00%

75.00%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

SI NO

28

4. ¿Las funciones y actividades que desempeña el p ersonal del

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJ UPAS) se

basan en un manual o a criterio?

Gráfico # 4

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Según el criterio del personal administrativo y directivo, las actividades

laborales diarias se las realiza a criterio de la máxima autoridad o de sus

funcionarios, lo que implica la aplicación de funciones y actividades que

no están directamente ligadas a la consecución de los objetivos de

gestión del CONJUPAS y por su puesto la doble funcionalidad.

7.14%

92.86%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

MANUAL A CRITERIO

29

5. ¿La comunicación entre empleados y directivos de ntro del

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJ UPAS) es?

Gráfico # 5

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Se estima que los canales de comunicación dentro del CONJUPAS son

buenas así lo consideran los empleados y directivos, sin embargo el

directorio del CONJUPAS debería hacer una evaluación para mejorar en

su totalidad la comunicación y por ende mejorar las relaciones

interpersonales entre directivos y empleados del CONJUPAS.

32.14%

42.86%

25.00%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

50.00%

MUY BUENA BUENA REGULAR

30

6. ¿Los canales de comunicación que se utilizan en el Consorcio de

Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJUPAS) son?

Gráfico # 6

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

La opinión de los empleados y directivos en su mayoría afirman que el

CONJUPAS utiliza como medio de información la comunicación escrita y

las relaciones interpersonales dejando aislado el internet que hoy en día

es un medio de comunicación rápido y eficaz, sin embargo para la toma

de decisiones importantes la comunicación escrita es muy importante ya

que se convierten en un respaldo para la ejecución de las actividades

encomendadas.

53.57%

25.00%21.43%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

COM. ESCRITA COM. INTERPERSONAL INTERNET

31

7.- ¿El ambiente de trabajo del Consorcio de Juntas Parroquiales de

Sucumbíos (CONJUPAS) es?

Gráfico # 7

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

La mayoría de los encuestados afirman que el ambiente de trabajo en el

CONJUPAS es bueno, esto debido a la falta de organización y dirección

de parte de los directivos, afectando directamente a los beneficiarios del

sistema de administración del Consorcio, y de alguna manera afecta la

buena imagen del Consorcio.

57.14%

25.00%

17.86%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

BUENO MUY BUENO EXELENTE

32

8.- ¿Señale el nivel de instrucción que usted tiene ?

Gráfico # 8

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Del resultado obtenido la mayoría de los encuestados confirma que su

nivel de instrucción es la secundaria, esto debido a que en ley de

elecciones no está definido un perfil para ocupar el cargo de presidente

de los gobiernos parroquiales. Esto hace que cualquier ciudadano pueda

ocupar el cargo público y de cierta forma afectar directamente la

administración del Gobierno Parroquial.

14.29%

64.29%

21.43%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

PRIMARIA SECUNDARIA SUPERIOR

33

9.- ¿Defina su nivel de experiencia en el cargo que desempeña

dentro del Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucu mbíos

(CONJUPAS)?

Gráfico # 9

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Según el criterio de los encuestados el nivel de experiencia que tienen en

su mayoría es media, esto debido a que están sujetos a continuos

cambios y que en cierta forma se le considera un problema ya que tienen

dificultades en la toma de decisiones acertadas y que estén en beneficio

de la colectividad.

7.14%

78.57%

14.29%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

ALTO MEDIO BAJO

34

10. ¿La remuneración que Ud. Percibe está regulada por la ley?

Gráfico # 10

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

La mayoría de los empleados y directivos afirman que su remuneración

está regulada por la ley, en este caso, el ministerio de relaciones

laborales que hoy en día es el órgano que regula las remuneraciones del

sector público a nivel nacional, evitando de esta manera evadir la ley que

luego será sujeto de auditoría interna y externa.

96.43%

3.57%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

SI NO

35

11.- ¿Recibe usted capacitación en el área al cual representa?

Gráfico # 11

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Una gran mayoría de los encuestados afirman que solo a veces reciben

capacitación que hoy en día son indispensables debido a los continuos

cambios y actualizaciones de leyes y reglamentos, esto afecta la buena

administración de los Gobiernos Parroquiales y por ende el Consorcio de

Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJUPAS), ya que estas personas

beberían de estar en permanente capacitación y estar listos a resolver

problemas de la sociedad.

7.14%17.86%

53.57%

21.43%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

CON MUCHA

FRECUENCIA

CON FRECUENCIA A VECES RARAMENTE

36

12.- ¿Existe un manual de procedimientos basado en normativas

vigentes emitidas por las entidades de control?

Gráfico # 12

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

La mayoría de los empleados y directivos afirman que no existe un

manual de procedimientos que esté basado en normativas vigentes

emitidas por las entidades de control como son ministerio de finanzas,

contraloría general del estado, otros, lo cual causa problemas de control

interno y debe ser corregido para que la institución marche de mejor

manera.

14.29%

85.71%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

SI NO

37

13.- ¿Se realizan evaluaciones al personal respecto de las

actividades que ejecutan?

Gráfico # 13

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Los directivos y empleados confirman que no aplican evaluaciones a sus

empleados, la mayoría por desconocimiento de este proceso de control

interno que hoy en día es de suma importancia en todo el sector público y

privado el mismo que ayuda a detectar falencias del personal y aplicar las

correcciones necesarias dependiendo del caso.

39.39%

60.71%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

SI NO

38

14.- ¿se realizan controles sorpresivos a rubros es pecíficos como

caja chica?

Gráfico # 14

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Del resultado obtenido puedo afirmar que no se realiza controles

sorpresivos a rubros como caja chica, lo que implica que pueden existir

muchas falencias en el manejo de este fondo que luego puede terminar

en sanciones de diferente tipo al momento de aplicar la auditoría externa

por parte de la contraloría general del estado.

17.85%

82.14%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

SI NO

39

15.- ¿Se mantiene un registro codificado de los act ivos fijos del

Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos (CONJ UPAS)?

Gráfico # 15

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Los directivos y empleados encuestados afirman que si se lleva un control

y registro codificado de los activos fijos del Consorcio, también llevan un

registro de sus responsables y la ubicación del activo, convirtiendo este

proceso en una fortaleza de control interno para evitar pérdidas

inesperadas de los bienes.

75.00%

25.00%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

SI NO

40

16.- ¿actualmente con el sistema de contabilidad qu e se aplica, usted

considera que existe confiabilidad y exactitud en l os registros

financieros?

Gráfico # 16

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Los resultados obtenidos en esta pregunta confirman que el actual

sistema informático Control Gub satisface las necesidades contables ya

que emite información confiable y exacta permitiendo a sus directivos la

toma de decisiones acertadas y oportunas. Sin embargo afirman que se

debería realizar algunos cambios que faciliten el uso de algunos módulos

que no se están utilizando.

85.71%

14.29%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

SI NO

41

17.- ¿El Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumb íos

(CONJUPAS) se somete a evaluaciones financieras, té cnicas y

administrativas como:

Grafico # 17

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

Los directivos y empleados afirman que el CONJUPAS por ser una

entidad perteneciente al sector público no financiero se somete a

evaluaciones financieras, técnicas y administrativas como es la auditoría

externa que son ejecutadas por la Contraloría General del Estado.

25.00%

75.00%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA

42

18.- ¿A su criterio como considera al elaboración d e un manual de

procesos administrativos financieros para el Consorcio de Juntas

Parroquiales de Sucumbíos (CONJUPAS)?

Gráfico # 18

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

FECHA: 15/06/2011

Análisis:

El resultado obtenido determina que la elaboración de un manual

administrativo financiero para el CONJUPAS es muy bueno ya que

permite mejorar el control interno tanto en el aspecto administrativo como

financiero del Consorcio, el mismo que se convertirá en un modelo de

apoyo para los Gobiernos Parroquiales de la Provincia de Sucumbíos.

78.57%

21.43%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

MUY BUENO BUENO

43

1.8.2. ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA APLICADA A UN EXPE RTO EN

EL ÁREA ADMINISTRATIVA – FINANCIERA.

NOMBRE: Ing. Sonia Vallejo

CARGO: Dir. Administrativa Financiera del Consorcio de

Gobiernos Parroquiales Rurales del Ecuador

(CONAGOPARE).

1.- ¿Cuál es la función e importancia que tienen lo s manuales dentro

de una entidad?

La función es establecer las actividades a realizar por todos y cada uno

de los empleados y trabajadores de una Organización, y su importancia

radica en que ayuda a mejorar los procesos productivos de la misma

evitando la duplicidad de funciones.

2.- ¿En qué ayuda la aplicación de los elementos de l proceso

administrativo dentro de una entidad?

A trabajar bajo un mismo objetivo siguiendo los procesos y

procedimientos establecidos por la organización y poder establecer el

nivel de cumplimiento de las actividades y procesos.

3.- ¿En qué consiste el proceso contable?

A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad,

tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez,

como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad

productiva en ejercicios precedentes.

B.-Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico

anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las

44

operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la

empresa.

C.-Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis,

por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las

cuentas que permitan elaborar una información contable de síntesis, los

estados financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios

4.- ¿Como afectaría la no aplicación de normas y pr incipios de

contabilidad gubernamental dentro de un proceso con table?

La no aplicación de principios contables gubernamentales conlleva al

incumplimiento de las normativas legales establecidas dentro de los

organismos del sector público, y de la responsabilidad administrativa y

civil de los funcionarios que omitieren la aplicación de estos principios

5.- ¿Sería necesaria la existencia de un sistema in formático para

llevar a cabo un proceso contable? ¿Por qué?

Es prioritario en un ente público y privado, en vista a que ayuda a mejorar

la información procesada además de mantener un archivo de los

movimientos financieros y contables de la organización además de

entregar reportes con la fiabilidad y rapidez que se necesita(MEDICION

ECONÓMICA, IGUALDAD CONTABLE, COSTO HISTÓRICO,

DEVENGADO, REALIZACIÓN, REEXPRESIÓN CONTABLE)

6.- ¿Cuál es la importancia de los estados financie ros?

Los estados financieros son la carta de presentación de una organización

de allí su importancia, es así que de la información revelada en los

mismos permite aplicar muchos indicadores financieros para medir su

posicionamiento financiero y contable. Estos deben seguir las normativas

actuales para su presentación y revelación

45

7.- ¿Cuáles son los índices o razones financieros m ás importantes

que se deben aplicar dentro de una institución públ ica?

Índice de ejecución de ingresos, Índice de ejecución de gastos, Índice de

recaudación de ingresos del Presupuesto Corriente, Índice de pago de

gastos del presupuesto corriente, Índice de Gasto público por habitante,

Índice de gastos de personal, Índice de rigidez de los gastos, Índice de

transferencias corrientes entregadas, Índice de financiación de las

inversiones, Margen de autofinanciación corriente, Índice del coste de la

deuda, entre otros

8.- ¿Cómo afectaría la no existencia de un manual d e procesos

administrativos y financieros en una entidad?

En la duplicación de actividades y la omisión de otras de allí la

importancia de establecer cuáles son quien las realiza inclusive para

poder establecer responsabilidades.

9.- ¿Considera Ud. que la elaboración de un manual de procesos

administrativos y financieros ayudará a mejorar la gestión

administrativa y control interno?

De manera total es una herramienta administrativa de un valor

incalculable que permite organizar de mejor manera a la organización,

tomando en consideración que el manual de funciones no puede trabajar

solo, debe haber un flujo grama de funciones, reglamento interno que

ayudara a que se puedan lograr todos los objetivos planteados.

46

1.9. MATRIZ FODA Y CRUCES ESTRATÉGICOS

1.9.1. MATRIZ FODA.

FORTALEZA S OPORTUNIDADES

• Código Orgánico de

Organización territorial,

Autonomía y

Descentralización

(COOTAD).

• Equipamiento básico.

• Capacidad de gestión.

• Recursos humanos

administrativo adecuados a

las necesidades.

• Aplicación de las normas

técnicas de Contabilidad

Gubernamental.

• Control de activos fijos.

• Sistema Contable exacto y

confiable.

• Participación en

CONAGOPARE y Gobierno

Provincial.

• Vigencia de la nueva

constitución política del

estado.

• Posibilidad de nuevas

competencias parroquiales.

• Acuerdo entre el

CONJUPAS Y

SEMPLADES.

• Apoyo del Gobierno actual.

• Incremento de recursos

económicos.

DEBILIDADES AMENAZAS

• Limitaciones en el

(COOTAD).

• Escasos recursos

económicos.

• Limitado personal Técnico

para brindar

asesoramientos.

• Escasa capacitación técnica,

jurídica y administrativa.

• Deficiente comunicación

• Ubicación fronteriza: efectos

negativos directos.

• Incidencia política del país.

47

laboral.

• No existe coordinación en

las actividades a realizar.

• No existe documentos de

políticas y procedimientos

contables.

• No existe infraestructura

propia.

• No se aplica las etapas del

proceso administrativo.

• Se carece de un Manual de

procesos administrativos –

financieros.

1.9.2. CRUCES ESTRATÉGICOS.

ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)

• Utilizar el COOTAD para

enmarcarnos en las nuevas

competencias para

gobiernos seccionales

establecidas en la nueva

constitución política del

estado.

• Mantener el personal idóneo

en el manejo de los nuevos

recursos económicos.

• Utilizar la capacidad de

gestión para aprovechar al

máximo las oportunidades

que se pueden presentar

con las demás entidades

• Mejor asesoramiento

técnico, jurídico y

administrativo, valiéndose

del incremento de los

recursos económicos.

• Contratar al personal técnico

y administrativo necesario

para el cumplimiento de

objetivos.

• Gestionar la aprobación de

nuevas leyes en favor de los

gobiernos parroquiales,

enmarcándose en la nueva

constitución.

48

públicas, como

CONAGOPARE, Gobiernos

Municipales y Gobierno

Provincial.

• Gestionar la construcción de

infraestructura para el

CONJUPAS, valiéndose del

incremento de los recursos

económicos.

• Mejorar la comunicación

interna y externa, basándose

en el manual de procesos

administrativos - financieros.

• Firmar convenios inter

institucionales que apoyen al

desarrollo de los gobiernos

parroquiales de la provincia,

en base a los acuerdo entre

el CONJUPAS Y

SEMPLADES.

ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

• Exigir que Ley de Gobiernos

Parroquiales Rurales y su

Autonomías se cumplan en

los lugares fronterizos del

país.

• Controlar en cada

departamento, que los

procesos de gestión,

ejecución de proyectos y

programas estén

sustentados en la ley.

• La política del país no incida

en las leyes de Gobiernos

Parroquiales.

• Mantener las buenas

relaciones personales entre

directivos, colaboradores y

la comunidad, para que no

exista intereses particulares.

• Definir políticas y

procedimientos

administrativos - financieros

para la consecución de los

objetivos.

• Elaborar un manual

administrativo financiero

para mejorar el sistema de

control interno del

CONJUPAS.

49

1.10. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DIAGNÓSTICO.

Una vez analizado la situación actual del consorcio de gobiernos

parroquiales de sucumbíos se encontraron muchas debilidades tanto en

campo administrativo como financiero las cuales se detalla continuación:

En la parte administrativa se detecto que el CONJUPAS no cuenta con un

organigrama funcional y por lo tanto no se encuentran bien identificadas

las líneas de autoridad y responsabilidad, de igual manera carece de un

documento donde se detallen los puestos y las actividades a desaroollar

para cada empleado.

El tipo de comunicación que más se utiliza es la escrita esto debido a la

falta de tecnología en las parroquias más alejadas de la provincia lo cual

impide tener una excelente comunicación entre empleados y directivos y

un excelente ambiente de trabajo.

En el aspecto académico de detalla la falta de preparación, experiencia y

capacitación de todos los directivos y empleados del CONJUPAS,

tambien se detecto la falta de controles internos a los procedimientos más

importantes.

Se pudo concluir que, el principal problema diagnóstico fue la inexistencia

de una herramienta de procedimientos técnicos en cuanto a los aspectos

administrativos y financieros en el CONJUPAS.

Por todo lo expuesto anteriormente, fue importante y viable la realización

del proyecto titulado “MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS -

FINANCIEROS PARA EL CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES

DE SUCUMBÍOS “CONJUPAS”.

50

CAPÍTULO II

2. BASES TEÓRICAS Y CIENTÍFICAS

2.1. GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL

RURAL

Los Gobiernos parroquiales rurales son personas jurídicas de derecho

público, con automía política, administrativa y financiera para el ejercicio

de las competencias que les corresponde.

Se define como una de las principales competencias de los gobiernos

parroquiales rurales el “planificar junto con otras instituciones del sector

público y actores de la sociedad el desarrollo parroquial y su

correspondiente ordenamiento territorial, en coordinación con el gobierno

provincial y cantonal en el marco de la interculturalidad y el respeto a la

diversidad”.

2.1.1. CONSORCIO.

Asociación de empresas para defender intereses comunes.

2.1.2. CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE SUCUMBÍO S

(CONJUPAS)

El CONJUPAS es una institución de derecho público encargada de la

coordinación, asesoramiento, capacitación y asistencia técnica de los

gobiernos parroquiales rurales de la provincia.

Esta constituida por los representantes de los veinte y seis gobiernos

parroquiales rurales de la Provincia de Sucumbíos. El directorio está

conformado por: presidente, vicepresidente y cinco vocales.

51

2.1.3. CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL,

AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN (COOTAD).

“Este Código establece la organización político administrativa del Estado

ecuatoriano en el territorio; el régimen de los diferentes niveles de

gobiernos autónomos descentralizados y los regímenes especiales, con el

fin de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera.

Además desarrolla un modelo de descentralización obligatoria y

progresiva a través del sistema nacional de competencias, la

institucionalidad responsable de su administración, las fuentes de

financiamiento y la definición de políticas y mecanismos para compensar

los desequilibrios en el desarrollo”

Son objetivos del presente Código:

a) La autonomía política, administrativa y financiera de los gobiernos

autónomos descentralizados, en el marco de la unidad del Estado

ecuatoriano.

b) La profundización del proceso de autonomías y descentralización

con el fin de promover el desarrollo equitativo, solidario y

sustentable del territorio, así como el desarrollo social y económico

de la población.

c) El fortalecimiento del rol del Estado mediante la consolidación de

cada uno de sus niveles de gobierno, en la administración de sus

circunscripciones territoriales, con el fin de impulsar el desarrollo

nacional y garantizar el pleno ejercicio de los derechos, así como

la prestación adecuada de los servicios públicos.

d) La organización territorial del Estado equilibrada y solidaria, que

compense las situaciones de inequidad y exclusión existentes

entre las circunscripciones territoriales.

e) La afirmación del carácter intercultural y plurinacional del Estado.

f) La democratización de la gestión del gobierno central y de los

52

gobiernos autónomos descentralizados, mediante el impulso de la

participación ciudadana.

g) La delimitación del rol y ámbito de acción de cada nivel de

gobierno, para evitar duplicación de funciones y optimizar la

administración estatal.

h) La definición de mecanismos de articulación, coordinación y

corresponsabilidad entre los distintos niveles de gobierno para una

adecuada planificación y gestión pública.

i) La distribución de los recursos en los distintos niveles de gobierno,

conforme los criterios establecidos en la Constitución de la

República y garantizar su uso eficiente.

j) La consolidación de la capacidad rectora del gobierno central,

coordinadora y articuladora del gobiernos intermedio y de gestión

de los diferentes niveles de gobierno.

2.1.4. SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA (SN CP)

Según Registro Oficial No.395, de 4 de agosto de 2008. El Sistema

Nacional de Contratación Pública (SNCP) es el conjunto de principios,

normas, procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas

orientadas al planeamiento, programación, presupuestos, control,

administración y ejecución de las contrataciones realizadas por las

Entidades Contratantes. Forman parte del SNCP las entidades sujetas al

ámbito de esta Ley.

El control del Sistema Nacional de Contratación Pública será intensivo,

interrelacionado y completamente articulado entre los diferentes entes con

competencia para ello. Incluirá la fase precontractual, la de ejecución del

contrato y la de evaluación del mismo.

El Instituto Nacional de Contratación Pública es el órgano rector y tendrá

a su cargo el cumplimiento de las atribuciones previstas en esta Ley.

53

2.2. PROCESO ADMINISTRATIVO

Según CHIAVENATO, Adalberto. (2001:132) define: “El proceso

administrativo es un medio de integrar diferentes actividades para poner

en marcha la estrategia empresarial”.

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de

órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus

actividades, lo que permitirá conseguir los objetivos y metas propuestos.

2.2.1. ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

A continuación citamos los elementos que constituyen el proceso

administrativo así:

2.2.1.1. PLANIFICACIÓN.

Según RUSENAS, Rubén O. (1999:7). “La planificación consiste en

determinar los objetivos y sub-objetivos, y establecer cómo alcanzarlos o

lograrlos, mediante el desarrollo de planes integrados y amplios”.

La planificación es una herramienta de la administración que permite

determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la

realización de los objetivos previstos. La planificación incluye elegir y fijar

las misiones y objetivos de la organización.

Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,

métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para

alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que

escoger entre diversos recursos de acción futuros.

La tarea de planeación es exactamente: minimización de riesgos y el

aprovechamiento de las oportunidades.

54

2.2.1.2. ORGANIZACIÓN.

Según RUSENAS, Rubén O. (1999:7). “ Es construir la estructura” ideal”

o “tipo” que necesita el ente, mediante la asignación de las funciones y

responsabilidades correspondientes a aclarar y solucionar las diferencias

que puedan existir entre los distintos sectores o individuos”.

En la organización se trata de determinar que recurso y que actividades

se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se

debe de diseñar la forma de cambiarla en grupo operativo, es decir, crear

la estructura departamental de la empresa.

De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades

y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el

resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una

estructura organizativa.

La organización es la función de correlación entre los componentes

básicos de la empresa, las personas, las tereas y los materiales para que

puedan llevar a cabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los

objetivos de la empresa.

2.2.1.2. DIRECCIÓN.

Según RUSENAS, Rubén O. (1999:7). “ Dirigir y coordinar es dar las

directrices para lograr los rendimientos predeterminados”

La dirección es la capacidad de influir en las personas para que

contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar,

influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La

dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, trabajo en equipo y

comunicación.

55

2.2.1.3. CONTROL.

Según RUSENAS, Rubén O. (1999:7). “ Controlar es unir el cumplimiento

de las normas con las responsabilidades del individuo, fijando puntos

estratégicos donde vigilar sus cumplimientos o rendimientos en forma

esporádica, y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo

predeterminado, para evaluarlos en cuanto a magnitud e importancia y, en

última instancia, realizar una acción que tienda a corregir esas

irregularidades”.

Al control se lo define como la función administrativa que consiste en

medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar

que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de la empresa. Implica

medir el desempeño contra las metas y los planes. El control facilita el

logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control.

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar

que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al

ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones

indeseadas reales o potenciales.

2.2.2. ORGANIGRAMAS

2.2.2.1. DEFINICIÓN.

ENRRIQUE, B. (2004 Pág.78). “El organigrama es la representación

gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas,

en la que se muestra las relaciones que guardan entre sí los órganos que

la componen”

En una organización o empresa cualquiera que sea su naturaleza o

campo de trabajo, requiere de lineamientos o un marco de acción para su

56

funcionamiento, que dicho marco deberá estar constituido por una

estructura orgánica, que viene a ser la división ordenada y sistemática de

sus unidades administrativas o de trabajo.

2.2.2.2. IMPORTANCIA.

Los organigramas son importantes ya que muestran la estructura,

jerarquía e interrelación de los órganos que componen una organización,

así como también facilitan detectar las falencias estructurales de la

organización, pues al representar gráficamente las unidades y relaciones,

estas se pueden observarse en cualquier unidad o relación que

corresponda a las actividades de una unidad.

2.2.2.3. CARACTERÍSTICAS.

• Los organigramas deben ser muy claros, por ello se recomienda

que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos.

• No deben comprender a los trabajadores y empleados.

• Deben contener únicamente el nombre de la función y no de la

persona.

2.2.3. CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

2.2.3.1. Por su presentación

• Organigrama vertical, su presentación es en forma piramidal su

titular en la parte superior y descarga su nivel jerárquico en la parte

inferior.

• Organigrama horizontal, este empieza con el nivel máximo a la

izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la

derecha.

57

• Organigramas circulares, este tipo de organigramas muestra la

autoridad máxima de la empresa en un cuadro central, y alrededor

se trazan los círculos que constituyen un nivel de organización.

• Organigrama Mixto, en este tipo de organigramas se puede

combinar los tipos de organigramas (Vertical, Horizontal, Circula),

lo utilizan las empresas que tienen en la base un gran número de

unidades.

2.2.3.2. Por su contenido

• Estructurales . Muestran solo la estructura administrativa de la

empresa.

• Funcionales . Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las

unidades y sus relaciones, las principales funciones de los

departamentos.

• Generales . Facilita una visión muy amplia de la organización, se

limita a las unidades de mayor importancia presentes en toda la

organización.

• Departamentales . Representan la organización de un

departamento o sección.

2.2.3.3. Su Desarrollo o Fin

• Esquemáticos . Contienen solo los órganos principales, se

elaboran para el público.

• Analíticos . Son los organigramas más específicos, los cuales

suministran una información detallada y técnica, incluso se

complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos

convencionales de referencia con datos circunstanciados.

58

2.2.4. PROCEDIMIENTOS

Son una descripción de las operaciones, constituyen una operación por

escrita, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones

que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuando, como, donde, con qué, y en cuanto tiempo se hacen, señalando

los responsables de llevarlos a cabo. Cuando la descripción del

procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe

anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación.

Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad

administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada

operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su

comprensión e identificación, aun en los casos de varias en una misma

operación.

2.2.4.1. POLÍTICAS

Constituyen los criterios o lineamientos generales de acción que se

determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de

responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los

procedimientos.

Se deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos para la elaboración

de las políticas en general: los lineamientos se elaboran clara y

concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no

familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento

mismo. Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua

consulta a los niveles jerárquicos superiores

59

2.3. MANUAL

2.3.1. Concepto

CATACORA, (1999 Pág.74) “Los manuales son por excelencia los

documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para

comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.

Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los

procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro

actualizable”.

DICCIONARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, (1994 Pág .312)

“Lista de información, instrucciones, precios, etc. Es decir, libro útil de

referencia”

Debido al creciente grado de especialización y a la división del trabajo, las

tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las

organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el

desempeño, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer

los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada

actividad dentro de una estructura organizacional

Dentro de una organización es importante contar con instrumentos que

apoyen el quehacer cotidiano, ya que contienen la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada

uno de los funcionarios de una organización.

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las

organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas

y operativas, y de acuerdo a dicha manifestaciones podemos decir que un

manual constituye una guía al establecer pautas operacionales y de

funcionamiento estándar en él se describe el camino de cómo se debe

60

realizar las actividades diarias en una empresa, además que se

establecen los objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo de la

empresa.

2.3.2. Importancia

Los manuales son importantes ya que explican de manera detallada los

procedimientos que se llevan a cabo dentro de una empresa y/o

organización, además que a través de ellos se logra detectar y evitar

errores que se comenten en las áreas funcionales de una organización,

como pueden ser la duplicidad de funciones, entre otros. A demás son de

gran utilidad cuando ingresa un nuevo empleado a la empresa por cuanto

este auxilia en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación,

explicando los procedimientos y tareas que se realiza en una unidad

administrativa.

2.3.3. TIPOS DE MANUAL

2.3.3.1. POR SU CONTENIDO.

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias,

dentro de estese puede tener los siguientes:

• MANUAL DE POLITICAS.

El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el

accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

El manual de procedimientos describe en detalle las operaciones que

integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de

su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la

organización compatibles con dichos procedimientos.

61

• MANUAL DE FUNCIONES.

El manual de funciones comprende una descripción detallada de las

tareas que deben desarrollar los individuos en los distintos sectores de

la organización.

2.3.3.2. POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA.

Se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de esta

clasificación se puede nombrar:

• MANUAL DE PRODUCCIÓN.

Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en

base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su pronta solución

en el campo de la fabricación.

• MANUAL DE COMPRAS.

El proceso de comprar debe estar por escrito, consiste en definir el

alcance de las compras, definir la función de adquirir y los métodos a

utilizar que le afecten a sus actividades.

• MANUAL DE VENTAS.

Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de

información comprendidas en el proceso de las ventas, como políticas

de venta, procedimientos, controles y otros.

• MANUAL DE CONTABILIDAD.

Trata acerca de los principios y técnicas de contabilidad, que pueden

contener aspectos como: estructura orgánica del departamento,

descripción del sistema contable, manejo de registros, control de la

información financiera.

• MANUAL FINANCIERO.

El manual financiero fija los parámetros, guías para una adecuada

interpretación de los estados financieros y para formular

cuantificaciones de evaluación en el área de las finanzas

empresariales.

62

2.4. CONTABILIDAD.

2.4.1. DEFINICIÓN.

HERNÁNDEZ D, (2001. Pág. 2) “La contabilidad pude definirse como el

sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar,

resumir, interpretar, analizar y evaluar, en términos monetarios, las

operaciones y transacciones de una empresa”

Es el proceso mediante el cual se puede recopilar, resumir analizar,

registrar e interpretar datos financieros, para obtener así las

informaciones necesarias de una empresa en esencia se puede

manifestar que contabilidad es el arte de realizar operaciones con

números matemáticos los mismos que permiten obtener resultados y con

ellos tomar las respectivas decisiones.

2.4.2. IMPORTANCIA.

Según www.monografias.com (2008) “la contabilidad es importante porque:

provee información financiera acerca de una entidad económica, para

facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios (accionistas,

acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general).Mide

las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en

informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las

decisiones. Permite el análisis, registro y control de las transacciones en

operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento,

con la finalidad de informar e interpretar la situación económica financiera

y los resultados operacionales alcanzados en un período o ejercicio

contable durante toda la existencia permanente de la entidad”

De lo anteriormente citado puedo decir que la contabilidad es de gran

importancia ya que todas las empresas tienen la necesidad de llevar un

control de su situación económica financiera, de sus negociaciones

63

mercantiles para la toma de importantes decisiones, apegándose

directamente a las NIIF y demás leyes aplicables.

2.4.3. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANC IERA

(NIIF)

Ha comenzado a producirse en Ecuador, la convergencia de los estados

financieros a la normativa internacional de información financiera (NIIF -

Normas Internacionales de Información Financiera), la que busca

homologar los balances de las compañías con la normatividad local.

Estos nuevos requerimientos pueden tener no sólo consecuencia

significativa en las cifras y contenido de los estados financieros de su

empresa, sino también en la presentación de sus balances, su

conceptualización, aplicación en los sistemas de contabilidad y en la

preparación de su personal financiero y contable, entre otros.

NIIF 1.- ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ DE LAS NORMAS

INTERNACIONALES DE INFORMCIÓN FINANCIERA.

El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros

con arreglo a las NIIF de una entidad, así como su información financiera

intermedian, relativos a una parte del período cubierto por tales estados

financieros, contengan información de alta calidad que:

(a) Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los

períodos que se presenten;

(b) suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según

las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); y

(c) pueda ser obtenida a un costo que no exceda a los beneficios

proporcionados a los usuarios.

64

NIIF 2.- PAGOS BASADOS EN ACCIONES.

El objetivo de esta NIIF consiste en especificarla información financiera

que ha de incluir una entidad cuando lleve a cabo una transacción con

pagos basados en acciones. En concreto, requiere que la entidad refleje

en el resultado del período y en su posición financiera, los efectos de las

transacciones con pagos basados en acciones, incluyendo los gastos

asociados a las transacciones en las que se conceden opciones sobre

acciones a los empleados.

NIIF 3.- CONBINACIONES DE EMPRESAS.

El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información financiera a

revelar por una entidad cuando lleve a cabo una combinación de

negocios.

Una combinación de negocios es la unión de entidades o negocios

separados en una única entidad que emite información financiera. El

resultado de casi todas las combinaciones de negocios es que una

entidad, la adquirente, obtiene el control de uno o más negocios distintos,

las entidades adquiridas. Si una entidad obtuviese el control de una o más

entidades que no son negocios, la reunión de esas entidades no será una

combinación de negocios.

NIF 4.- CONTRATOS DE SEGUROS.

El objetivo de esta NIIF consiste en especificarla información financiera

que debe ofrecer, sobre los contratos de seguro, la entidad emisora de

dichos contratos (que en esta NIIF se denomina aseguradora), hasta que

el Consejo complete la segunda fase de su proyecto sobre contratos de

seguro. En particular, esta NIIF requiere:

(a) Realizar un conjunto de mejoras limitadas en la contabilización de los

contratos de seguro por parte de las aseguradoras.

65

(b) Revelar información que identifique y explique los importes de los

contratos de seguro en los estados financieros de la aseguradora, y que

ayude a los usuarios de dichos estados a comprender el importe,

calendario e incertidumbre de los flujos de efectivo futuros procedentes de

dichos contratos.

NIIF 5.- ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA V ENTA Y

OPERACIONES DISCONTINUADAS.

El objetivo de esta NIIF es especificar el tratamiento contable de los

activos mantenidos para la venta, así como la presentación e información

a revelar sobre las operaciones discontinuadas. En particular, esta NIIF

requiere:

(a) los activos que cumplan los requisitos para ser clasificados como

mantenidos para la venta, sean valorados al menor valor entre su importe

en libros y su valor razonable menos los costos de venta, así como que

cese la depreciación de dichos activos; y

(b) los activos que cumplan los requisitos para ser clasificados como

mantenidos para la venta, se presenten de forma separada en el balance,

y que los resultados de las operaciones discontinuadas se presenten por

separado en el estado de resultados.

NIIF 6.- EXPLORACIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS MINER ALES.

El objetivo de esta NIIF es especificar la información financiera relativa a

la exploración y evaluación de recursos minerales.

Desembolsos efectuados por una entidad en relación con la exploración y

la evaluación de recursos minerales, antes de que se pueda demostrar la

factibilidad técnica y la viabilidad comercial de la extracción de recursos

minerales.

La búsqueda de recursos minerales, incluyendo minerales, petróleo, gas

natural y recursos similares no renovables, realizada una vez quela

66

entidad ha obtenido derechos legales para explorar en un área

determinada, así como la determinación de la factibilidad técnica y la

viabilidad comercial de la extracción de recursos minerales.

Gastos de exploración y evaluación reconocidos como activos de acuerdo

con las políticas contables de la entidad.

NIIF 7.- INSTRUMENTOS FINANCIERO: INFORMACIÓN A REL EVAR.

El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados

financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar:

(a) la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera

y en el rendimiento de la entidad; y

(b) la naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos

financieros a los que la entidad se haya expuesto durante el período y en

la fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos.

La información a revelar cualitativa describe los objetivos, las políticas y

los procesos de la gerencia para la gestión de dichos riesgos.

Las informaciones a revelar cuantitativas dan información sobre la medida

en que la entidad está expuesta al riesgo, basándose en información

provista internamente al personal clave de la dirección de la entidad.

NIIF 8.- SEGMENTO DE OPERACIÓN.

Principio básico: Una entidad revelará información que permita que los

usuarios de sus estados financieros evalúen la naturaleza y los efectos

financieros de las actividades de negocio que desarrolla y los entornos

económicos en los que opera.

Esta NIIF se aplicará a:

(a) los estados financieros separados o individuales de una entidad:

(i) cuyos instrumentos de deuda o de patrimonio neto se negocien en un

mercado público (ya sea una bolsa de valores nacional o extranjera, o un

mercado no organizado, incluyendo los mercados locales y regionales), o

67

(ii) que registre, o esté en proceso de registrar, sus estados financieros en

una comisión de valores u otra organización reguladora, con el fi n de

emitir algún tipo de instrumento en un mercado público.

2.4.4. CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

2.4.4.1. DEFINICIÓN.

Según la Contraloría General del Estado se define así: “La contabilidad

gubernamental es la ciencia que, en base al conocimiento y aplicación de

un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos, permite

efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos

económicos que ocurren en una organización, con la finalidad de producir

información financiera, patrimonial y presupuestaria, confiable y oportuna,

destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los

administradores y de terceros interesados en la gestión institucional y

para servir de sustento al control que ejercen los organismos pertinentes”.

2.4.4.2. CARACTERÍSTICAS.

Las características de la contabilidad gubernamental son las siguientes:

• Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las

operaciones patrimoniales deben ser registradas por partida doble,

las presupuestarias en cambio por partida simple.

• Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el

sector público no financiero.

• Utiliza el catálogo general de cuentas y el clasificador

presupuestario de ingresos y gasto, como elementos básicos,

comunes, únicos y uniformes.

68

• Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a

cargo del Ministerio de Economía y Finanzas y de

descentralización operativa en cada ente financiero público.

• Crea una base común de datos financieros, que debidamente

organizados se los convierte en información útil.

• Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en

actividades de producción de bienes y servicios, en inversiones en

proyectos de construcción de obra de material tangible y en

programas de beneficio social llevados a cabo mediante el

desarrollo de actividades que generan productos intangibles.

• Permite la agregación y consolidación sistemática de la información

financiera producida por cada ente financiero.

• Produce información financiera para la toma de decisiones en los

niveles internos de la administración, para los niveles externos que

mantienen intereses con la gestión institucional, para decisiones

estratégicas sectoriales y nacionales, y para el control sobre la

pertinencia y propiedad de las operaciones realizadas, y.

• Los datos disponibles en sus cuentas de activo, pasivo, patrimonio,

ingresos y gastos de gestión, “saldos y flujos”, proporcionan

insumos para la producción de las cuentas nacionales y otros

reportes financieros especializados, con la visión del manual de

estadísticas de las finanzas públicas del fondo monetario

internacional.

2.4.5- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable

para generar información, consistente, relevante, verificable y

comprensible, y hacen referencia a las técnicas cualitativas y cuantitativas

de valuación de los hechos económicos; al momento en el cual se realiza

el registro contable.

69

a. MEDICIÓN ECONÓMICA

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 dice que:

“En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos

materiales e inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus

variaciones, siempre que posean valor económico para ser

expresados en términos monetarios. Los hechos económicos serán

registrados en la moneda de curso legal en el Ecuador”.

b. IGUALDAD CONTABLE

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “En la

Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos

económicos sobre la base de la igualdad, entre los recursos

disponibles y sus fuentes de financiamiento, aplicando el método

de la Partida Doble”.

c. COSTO HISTÓRICO

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “En la

Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán

registrados al valor monetario pactado, ya sea éste el de

adquisición, producción, construcción o intercambio de los recursos

y obligaciones”.

d. DEVENGADO

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “En la

Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán

registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de

dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u

obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones

70

contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas

comerciales de general aceptación”.

e. REALIZACIÓN

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “En la

Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán

reconocidas cuando los hechos económicos que las originen

cumplan con los requisitos legales o estén de acuerdo con la

práctica comercial de general aceptación”.

f. REEXPRESIÓN CONTABLE

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “En la

contabilidad Gubernamental serán registrados los resultados de la

aplicación de métodos sustentados en regulaciones legales,

criterios técnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de

general aceptación en la materia, que permita expresar los activos,

los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor

actual al momento de su determinación”.

g. CONSOLIDACIÓN

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 “La

consolidación de la información financiera se presentara a nivel

institucional, sectorial y global; presentara agregados en las

cuentas patrimoniales y de los resultados de gestión, así como los

informes presupuestarios producidos por los entes financieros

objeto de consolidación”.

71

2.4.6. NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTA L

A continuación se cita y explica las normas técnicas de Contabilidad

Gubernamental según el Registro Oficial 259 de 01 de enero del 2008

2.4.6.1. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS.

Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de los hechos

económicos.

2.4.6.2. AGRUPACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

Determina el criterio de agrupación de los hechos económicos, para su

registro en la Contabilidad Gubernamental.

2.4.6.3. INVERSIONES FINANCIERAS.

Constituye la norma que establece los criterios para la utilización del

excedente de caja y para los recursos estimados en las proyecciones

presupuestarias, para inversiones en títulos, valores y préstamos.

2.4.6.4. EXISTENCIAS.

Se establecen los parámetros para la valoración, contabilización y control

de las inversiones en existencias.

2.4.6.5. BIENES DE LARGA DURACIÓN.

Constituye los criterios para el reconocimiento, valuación, erogaciones

capitalizables, baja y control de bienes de larga duración, excepto la

perdida de los mismos.

2.4.6.6. DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

Se describen los parámetros para determinar la pérdida de valor por el

uso, desgaste u obsolescencia de los bienes de larga duración.

72

2.4.6.7. AMORTIZACIÓN DE INVERSIONES DIFERIDAS

Se establecen los criterios para amortizar o devengar las inversiones

diferidas en el marco de la contabilidad gubernamental.

2.4.6.8. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS.

Se establecen los parámetros para la identificación, valoración,

acumulación de costos y liquidación de las inversiones en proyectos y

programas.

2.4.6.9. ADQUISICIÓN DE SOFTWARE.

Corresponde a los parámetros para el reconocimiento y valoración del

software adquirido en el mercado.

2.4.6.10. DIFERENCIAL CAMBIARIO.

Tiene la finalidad de regular el diferencial cambiario generado en cuentas

específicas siempre que estén destinadas a controlar operaciones en

moneda diferente a la de curso legal en el país.

2.4.6.11. CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACIÓN.

Establece el criterio contable para la determinación y aplicación de

provisiones en cartera de dudosa recuperación.

2.4.6.12. CONVENIOS.

Constituyen los criterios para registrar las transacciones de proyectos

financiados con recursos externos respecto a los cuales exista la

obligación de informar en los términos pactados en los convenios.

2.4.6.13. CONTRATACIÓN DE CREDITOS.

Son los criterios técnicos para el reconocimiento de los desembolsos de

créditos y obligaciones por amortización de capital.

73

2.4.6.14. PERDIDA DE RECURSOS PÚBLICOS

Determina los criterios contables para la disminución patrimonial por la

pérdida de fondos y bienes.

2.4.6.15. COMPENSACIÓN DE SALDOS.

Establece los criterios técnicos para compensar los saldos pendientes en

las carteras de deudores y acreedores.

2.4.6.16. CIERRE DE CUENTAS.

Establece los criterios que deberá observarse para el cierre de cuentas al

término del ejercicio contable.

2.4.6.17. DOCUMENTACIÓN, FORMULARIOS Y REGISTROS

CONTABLES

Se establecen los parámetros que se deben observar en cuanto al diseño

resguardo y mantenimiento de la documentación, formularios, registros

contables y su contabilización.

2.4.6.18. CUENTAS DE ORDEN

Esta norma establece el criterio técnico para el registro contable de

valores que no afectan la situación financiera de la institución, pero cuya

incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de

control sobre aspectos administrativos o que permiten establecer

derechos u obligaciones contingentes, que pueden o no tener impactos

patrimoniales a futuro.

2.5. PROCESO CONTABLE O CICLO CONTABLE

Según BRAVO, Mercedes. (2003:42) afirma que: “denominado también

Ciclo Contable constituye la serie de pasos a la secuencia que sigue la

74

información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o

documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros.

El proceso contable es una serie de pasos o etapas a seguir, los cuales

deben ser secuenciales ya que el uno depende del otro, con el fin de

obtener resultados que sirvan de soporte en la toma de decisiones como

son los estados financieros. El Ciclo Contable contiene lo siguiente:

Comprobantes o Documentos Fuente, Estado de Situación Inicial, Libro

Diario, Libro Mayor, Balance de Comprobación, Hoja de Trabajo, Ajustes

y Reclasificaciones, Cierre de Libros, Estados Financieros.

2.5.1. CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS.

Es un listado que agrupa, las cuentas que se requieren para el registro de

las operaciones financieras, clasificadas en atención a su naturaleza. Su

contenido debe abarcar el número y nombre de la cuenta y el grado de

desagregación de la misma, para efectos de un mejor control y mayor

análisis.

Los objetivos del catálogo de cuentas son los siguientes: Unificar el

lenguaje que deben entregar las áreas encargadas de la contabilidad,

precisar las aplicaciones contables que las entidades deben efectuar en el

registro, servir de material de apoyo al personal encargado de la

ejecución de las actividades de registro.

2.5.2. ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

El catálogo de cuentas está estructurado en términos de conformar una

base de datos ordenada con la naturaleza de los Activos, Pasivos y el

Patrimonio.

75

Según el Registro Oficial 259 del 01 de enero del 2008 se dice que: “la

estructura del catalogo reconocerá una relación jerárquica de lo general a

lo particular”.

2.5.3. ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS

Para la elaboración del catálogo general de cuentas se tomará en cuenta

los siguientes rangos de agrupación:

2.5.4. ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros se elaboran al finalizar un periodo o ejercicio

contable para proporcionar información sobre la situación económica y

financiera de la empresa.

2.5.4.1. OBJETIVO.

Según BRAVO, Mercedes. (2003:183) Señala “El objetivo básico de la

presentación de los informe estados financieros es proporcionar

información que sea útil para la toma de decisiones de inversión y de

préstamos”.

CONCEPTOS CODIFICACIÓN

TÍTULO 9

GRUPO 9

SUBGRUPO 999

Cuentas de Nivel 1 999 99

Cuentas de Nivel 2 999 99 99

Cuentas de Nivel 3 999 99 99 999

Cuentas de Nivel 4 999 99 99 999 99

76

La información contenida en los estados financieros debe ser pertinente

ya que debe ser útil para la toma de decisiones, confiable puesto que

debe estar libre de errores y comparable para comparar de un periodo a

otro.

2.5.4.2. CLASIFICACIÓN

Los estados financieros se clasifican en:

2.5.4.3. ESTADO DE RESULTADOS O PÉRDIDAS Y GANACIAS .

Conocido también como estado de pérdidas y ganancias o estado de

ingresos o gastos, muestra los ingresos y gastos, la utilidad o pérdida

como resultado de las operaciones de la empresa en un período, por lo

general de un año. La finalidad de este estado es medir los resultados y la

situación económica de una empresa durante un periodo determinado.

2.5.4.4. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA.

Constituye un documento que presenta de una manera clara y ordenada

el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital,

además permite determinar la posición financiera de la empresa. Este

estado financiero se lo elabora por lo menos una vez al año, terminado el

periodo económico al 31 de diciembre.

2.5.4.5. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.

Constituye un documento que presenta el movimiento o circulación del

efectivo y sus equivalentes, es aquel que en forma anticipada, muestra las

salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un

periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres,

77

meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o

sobrantes de efectivo.

2.5.4.6. ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO.

Es el estado que muestra en forma detallada los aportes de los socios si

corresponde a la distribución de las utilidades obtenidas de un periodo,

además de la explicación de las ganancias retenidas en periodos

anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el

capital social (aportes a los socios).

2.5.4.7. NOTAS EXPLICATIVAS Y POLITICAS CONTABLES.

Las notas, como explicación de las prácticas contables y revelación de la

empresa, son parte integral de todos y cada uno de los Estados

Financieros, las mismas deben prepararse por los contadores con

sujeción a las siguientes reglas:

a) Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y

debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y cruce con

los Estados correspondientes.

b) Cuando sea practico y significativo, las notas se deben referenciar

en el cuerpo de los estados financieros. Las notas iníciales deben

identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas

contables y los asuntos de importancia relativa.

c) Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica,

guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros

financieros.

En conclusión se puede decir que los Estados Financieros son una

prueba indudable de la actividad económica de la empresa, por ello es de

78

vital importancia prepararlos tomando en cuenta los parámetros antes

descritos.

2.6. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

2.6.1. CONTROL INTERNO

Según BACON, Charles A. (1996:5). “ Control interno se denomina al

conjunto de normas mediante las cuales se lleva a cabo la administración

dentro de una organización, y también a cualquiera de los numerosos

recursos para supervisar y dirigir una operación determinada, o las

operaciones en general”.

El control interno es un plan de organización de todos los métodos

coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y

confiabilidad de la información financiera y promover la eficiencia de las

operaciones.

2.6.2. CLASIFICACIÓN

El control interno se clasifica en: Control Interno Administrativo y Control

Interno Contable.

2.6.2.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Según CEPEDA, Gustavo (1997:31): “ El control administrativo u

operativo está orientado a las políticas administrativas de las

organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están

relacionados, en primer lugar, con el divido acatamiento de las

disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a políticas de los

niveles de dirección y administración, y en segundo lugar, con la eficiencia

de las operaciones”.

79

En consecuencia, constituyen métodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y el

cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

2.6.2.2. CONTROL INTERNO CONTABLE.

Según CEPEDA, Gustavo (1997:29) “ El Control Contable comprende

tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los

métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados

directamente con la protección de los bienes y fondos y de la confiabilidad

de los registros contables, presupuestarios y financieros de las

organizaciones”.

En consecuencia constituyen métodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la

confiabilidad de los datos de contabilidad.

2.6.2.3. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

Una novedad que podemos encontrar es que se han llevado de cinco a

ocho los componentes del control interno. El marco integrado de control

planteado en el Informe COSO constaba de cinco componentes

interrelacionados, derivados del estilo de la dirección e integrados al

proceso de gestión:

• Ambiente de control

• Evaluación de riesgos

• Actividades de control

• Información y comunicación

• Supervisión

En el marco de gestión de riesgos se incluyen tres elementos más:

• Ajuste de objetivos

• Identificación de acontecimientos

80

• Respuesta al riesgo

a. AMBIENTE DE CONTROL.

Según MANTILLA, Samuel (2004:9). “El ambiente de control

consiste en la integridad, los valores éticos, y la competencia del

personal de la entidad, así como la filosofía y el estilo de la operación

de la administración”.

En esta parte se destaca los valores éticos, debido a que la persona a

cargo del control interno deberá demostrar integridad y capacidad de

administrar de la mejor forma un ente, lo que permite obtener buenos

resultados y objetivos propuestos.

b. VALORACIÓN DE RIESGOS.

Según MANTILLA, Samuel (2004:9). “ La valoración de riesgos es la

identificación y análisis de los riesgos relevantes para lograr los

objetivos que constituyen una base para determinar cómo se deben

administrar los riesgos”.

Actualmente toda entidad se encuentra con riesgos que superar, la

identificación de estos, su análisis y posibles soluciones son los motivos

que permitirá a los administradores lograr la consecución de sus metas.

c. ACTIVIDADES DE CONTROL.

Según MANTILLA, Samuel (2004:10) “ Las actividades de control son

políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las

directrices administrativas”.

En las empresas se deberá establecer políticas y procedimientos claros

que ayudaran al administrador a mantener un buen orden y

funcionamiento óptimo de los recursos de la empresa.

81

d. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.-

Según MANTILLA, Samuel (2004:10). “ Información y Comunicación

se centran en la naturaleza y calidad de la información requerida para

un control efectivo, los sistemas empleados para desarrollar tal

información y los reportes necesarios para comunicar de manera

efectiva”.

La información y comunicación en una empresa es de vital importancia,

ya que, armoniza el ambiente laboral y permite que la información clara

fluya entre cada proceso.

e. MONITOREO

Según MANTILLA, Samuel (2004:10). “ El monitoreo es el

componente que valora la calidad y efectividad del desempeño del

sistema en el tiempo”.

El monitoreo es importante ya que permite valorar la calidad y efectividad

de los recursos materiales, económicos y humanos dentro de la empresa,

con la finalidad de asegurar si está funcionando adecuadamente y si va

adaptándose a las necesidades y cambios.

f. AJUSTE DE OBJETIVOS

Dentro del contexto de misión y visión, la dirección establece objetivos

estratégicos. Es-tos objetivos deben existir antes de que la dirección

pueda identificar los acontecimientos capaces de impedir su logro. La

gestión de riesgos permite asegurar que la dirección tiene un proceso

para alinear los objetivos con la misión y visión de la organización, y que

estos son compatibles con el grado de riesgo aceptado.

g.- IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS

Existe la posibilidad de ocurrencia de acontecimientos capaces de afectar

a la organización, pudiendo los mismos tener impactos positivos y

82

negativos. Los acontecimientos que tienen un impacto potencialmente

negativo representan un riesgo, el que requiere de una evaluación y una

respuesta por parte de la dirección. Para la identificación de los posibles

acontecimientos, la dirección debe considerar tanto los factores internos

como los externos. Los factores externos incluyen el ambiento eco-

nómico y de negocio, la naturaleza, y los factores políticos, sociales y

tecnológicos. Los factores internos tienen en cuenta aspectos tales como

las opciones de la gestión, el personal y los procesos.

h.- RESPUESTA AL RIESGO

Para cada riesgo significativo la dirección se ve obligada a generar

potenciales respuestas. Habiendo generado una respuesta de riesgo, la

dirección debe calibrar el nuevo riesgo sobre la base residual. Siempre

existirá un riesgo residual, no solo porque los recursos son limitados, sino

también debido a la incertidumbre del futuro y a limitaciones inherentes a

otras actividades.

2.7. ASPECTOS FINANCIEROS

2.7.1. ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS

El análisis de estados financieros es un proceso de estudio, interpretación

y comparación de los estados financieros, así como también de los datos

operativos de una empresa, para asistir a los administradores,

inversionistas, entre otros a la toma de decisiones.

En consecuencia el análisis financiero implica realizar, cálculos,

interpretaciones de índices e indicadores, además el estudio del entorno

empresarial en el que se desenvuelve la empresa, para saber si la

situación financiera, los resultados de la empresa, y la evolución son

satisfactorios o no.

83

Por ende para realizar el análisis financiero de una empresa es necesario

distinguir el tipo de empresa, a que sector pertenece como está

conformada entre otros aspectos, con la finalidad de establecer los

diferentes análisis propios del negocio.

2.7.1.1. IMPORTANCIA

La importancia del análisis de los estados financieros radica en que

proporciona un rápido y optimo conocimiento de la situación financiera de

la empresa a, directivos, administradores, a hombres de negocio y a los

demás usuarios internos y externos de la información financiera, para que

pueda tomar decisiones adecuadas.

84

CAPÍTULO III 3. PROPUESTA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS – FINANCIEROS

PARA EL CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE SUCUMBÍOS

(CONJUPAS)

3.1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

3.1.1. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD.

El Consorcio de Gobiernos Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS”, es

una institución de carácter público, constituida en octubre de 2001 y

reconocida jurídicamente por el Ministerio de Gobierno en octubre 29 de

2004.

Está constituida por los representantes de las 26 Gobiernos Parroquiales

de la Provincia de Sucumbíos, el Directorio (conformado por: presidente,

vicepresidente y 5 vocales),

El órgano máximo de decisión es la Asamblea General. Un segundo nivel

de decisión es el directorio precedido por el presidente (elegido en

Asamblea). Y un tercer nivel administrativo conformado por el Director

Ejecutivo y los empleados.

3.1.2. MISIÓN.

El Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS” busca

el desarrollo integral de sus 26 Gobiernos Parroquiales Rurales, mediante

la capacitación, coordinación, y asesoramiento de sus autoridades y

lideres parroquiales, para la gestión y ejecución de proyectos económicos,

85

socioculturales, que promuevan el bienestar de la población rural de

Sucumbíos.

3.1.3. VISIÓN.

Al 2015 el Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos

“CONJUPAS” es una institución capaz de asumir, administrar, planificar,

gestionar, coordinar y ejecutar participativamente el desarrollo

sociocultural, económico, productivo y ambiental, con sus Gobiernos

Parroquiales de la Provincia de Sucumbíos, respetando el marco legal, a

través de la coordinación y la transparencia de sus acciones concretas

con las instituciones públicas y privadas nacionales e internacionales,

para alcanzar los procesos tendientes a lograr el Bienestar de la

población de Sucumbíos.

3.1.4. OBJETIVO GENERAL

Coordinar, asesorar, capacitar y brindar asesoramiento técnico a las

gobiernos parroquiales de la provincia de Sucumbíos.

3.1.5. VALORES CORPORATIVOS

Entre los valores corporativos podemos citar los siguientes:

3.1.5.1. SERVICIO

Estar capacitado y tener la voluntad para atender a los gobiernos

parroquiales en sus requerimientos para que alcancen sus objetivos.

3.1.5.2. HONRADEZ.

Ser transparente en nuestras actitudes y en cuidar e invertir

responsablemente nuestros recursos.

86

3.1.5.3. RESPETO.

Considerar que las diferencias son normales para tener una mejor

convivencia.

3.1.5.4. UNIÓN.

Trabajo conjunto para conseguir ciertos objetivos, cumpliendo derechos y

obligaciones.

3.1.5.5. TRANSPARENCIA.

La legitimidad del trabajo se lo alcanza mediante una permanente

información.

3.1.6. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de

una empresa en donde se manifiesta la relación formal existente entre las

unidades que lo integran, de allí su importancia, es por ese motivo que

basado en los estatutos del Consorcio de Gobiernos Parroquiales de

Sucumbíos propongo el siguiente organigrama estructural, el mismo que

está integrado por:

NIVEL LEGISLATIVO.- Integrada por la Asamblea General, Directorio.

NIVEL EJECUTIVO.- Integrado por el presidente/a del Consorcio.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS.- Integrada por el Director Ejecutivo,

contador, técnicos y secretaria general

87

NIV

EL

EJE

CU

TIV

O Y

LE

GIS

LAT

IVO

ASAMBLEA GENERAL

DIRECTORIO

PRESIDENTE

DIRECTOR EJECUTIVO

AUDITORÍA EXTERNA

SECRETARÍA

TÉCNICO CONTABILIDAD

UN

IDA

DE

S

AD

MIN

IST

RA

TIV

AS

AUDITORÍA INTERNA

88

3.1.7. MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE

FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS:

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I INFORMACIÓN BÁSICA

1.-ORGANISMO: CONTROL 2.-:UNIDAD: AUDITORIA INTERNA 4.- REPORTA A: DIRECTORIO Y ASAMBLEA GENERAL

II NATURALEZA DEL PUESTO Realizar el control posterior y recomendar la mejora de las operaciones administrativas, financieras y técnicas, a fin de salvaguardar la óptima y utilización de los recursos públicos globales que maneje la institución.

III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Preparar el plan anual de control, someterlo a consideración del

Directorio y con su opinión favorable remitirlo a la Contraloría General del Estado para su aprobación.

2. Programar y ejecutar auditorías internas y exámenes especiales a las actividades del Consorcio y sus dependencias.

3. Preparar informes sobre los exámenes practicados, que contengan comentarios, conclusiones y recomendaciones y remitirlos al señor/a presidente/a y a la Contraloría.

4. Revisar y evaluar el sistema de control interno. 5. Informar y asesorar a los niveles legislativo y ejecutivo de la

institución sobre el área específica de su competencia. 6. Verificar los activos y pasivos de Consorcio y determinar la

consistencia y legitimidad de los mismos. 7. Analizar los contratos y convenios celebrados por el Consorcio y

verificar su cumplimiento. 8. Observar los procesos de toma física de inventarios, entrega –

recepción, remates, bajas y otros similares e informar por separado de los mismos al ejecutivo.

9. Otras actividades en el ámbito de su competencia.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS: TÍTULO DE TERCER NIVEL EXPERIENCIA: MÍNIMO 5 AÑOS FORMACIÓN: AUDITORIA GUBERNAMENTAL O AFINES HABILIDAD: TÉCNICA Y HUMANA.

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:

COMPUTADORA: INDISPENSABLE PROGRAMA INFORMÁTICO: ACORDE A LA NECESIDAD OTROS:ESTATUTOS, LEYES Y REGLAMENTOS

89

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS:

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I.INFORMACIÓN BÁSICA

1. NIVEL: LEGISLATIVO 2. ORGANISMO: ASAMBLEA GENERAL 3. SUPERVISA A: DIRECTORIO, DIRECTOR EJECUTIVO 4. REPORTA A: CONAGOPARE

II. NATURALEZA DEL PUESTO Es el organismo máximo de dirección del Consorcio, integrada por los presidentes de los gobiernos parroquiales o sus delegados formalmente acreditados.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y las

del estatuto; 2. Delinear la política general del Consorcio en aras del cumplimiento de

sus fines; 3. Nombrar por un periodo de dos años de entre sus miembros, al

presidente y vicepresidente del Consorcio y los integrantes principales y suplentes de la comisión ejecutiva;

4. Conformar las comisiones permanentes que creyere necesarias y, designar a los representantes del Consorcio ante cualquier organismo que conforme a las leyes debe hacerlo;

5. Aprobar y/o reformar el estatuto, conocer sobre los proyectos de ley, decretos, acuerdos y resoluciones que se presentaren y que fuesen necesarios para el cumplimiento de los fines de la institución y;

6. Las demás que señale el reglamento interno.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO

SE TOMARA EN CUENTA LO ESTABLECIDO POR EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO: COMPUTADORA: ACORDE LA NECESIDAD OTROS: LEYES, REGLAMENTOS, ESTATUTOS

90

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS:

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11

I.INFORMACIÓN BÁSICA 1. NIVEL: LEGISLATIVO 2. ORGANISMO: DIRECTORIO 3. SUPERVISAA: PRESIDENTE, DIRECTOR EJECUTIVO 4.- REPORTA A: ASAMBLEA GENERAL

II. NATURALEZA DEL PUESTO Es el organismo de Dirección Permanente del Consorcio. Está integrada por un representante de cada cantón de la provincia de Sucumbíos.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Conocer los proyectos de leyes, decretos, acuerdos y resoluciones que

se deba gestionar en beneficio de los miembros; 2. Conocer y aprobar el Plan General de Actividades; proyecto de reformas

al Reglamento y los informes que le fueren presentados por las comisiones permanentes o parciales;

3. Aprobar el Presupuesto Anual del Consorcio, cuya proforma será presentada por el Presidente;

4. Aprobar el Reglamento Orgánico Funcional de la Dirección Ejecutiva; 5. Nombrar y Remover con justa causa y de conformidad con la ley, al

Director Ejecutivo, funcionarios y empleados del Consorcio; 6. Informar, a través de su presidente, a la asamblea General sobre la

marcha del Consorcio y presentarle los informes que fueren necesarios; 4. Elaborar la agenda a tratarse en la Asamblea General y convocar a

sesión por intermedio del presidente y; 5. Todas las demás que se le señale la Asamblea General.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO

SE TOMARA EN CUENTA LO ESTABLECIDO POR EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:

COMPUTADORA: ACORDE A LA NECESIDAD OTROS: LEYES, REGLAMENTOS, ESTATUTOS

91

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS:

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11

I INFORMACIÓN BÁSICA 1. NIVEL: EJECUTIVO 2. ORGANISMO: PRESIDENTE 3. SUPERVISA A: DIRECTOR EJECUTIVO 4. REPORTA A: DIRECTORIO Y ASAMBLEA GENERAL

II NATURALEZA DEL PUESTO El Presidente del Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos será el representante legal de la Institución. Elegido por la Asamblea General de entre los representantes de los Cantones.

III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Representar judicial y extrajudicialmente al Consorcio; 2. Velar por la Observancia de las Disposiciones constantes en el Estatuto,

las emanadas de la Asamblea General y de la Comisión Ejecutiva; 3. Convocar, Instalar, Dirigir y Clausurar las sesiones tanto de asamblea

General como de Comisión Ejecutiva; 4. Presidir los actos oficiales de la institución; 5. Formular el Orden del día a tratarse en las sesiones tanto de Asamblea

General como de Comisión Ejecutiva; 6. Suscribir la correspondencia oficial del Consorcio, cuando se trate de la

toma de decisiones; 7. Atender los asuntos Administrativos que no requieran de resolución de la

Comisión Ejecutiva; 8. Someter a la aprobación de la Comisión Ejecutiva la proforma

presupuestaria del Consorcio; y, 9. Aprobar y Autorizar los Procedimientos de Contratación Pública. 10. Las demás funciones que se le señale el Reglamento interno del

CONJUPAS y la Asamblea General.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO

SE TOMARA EN CUENTA LO ESTABLECIDO POR EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:

COMPUTADORA: INDISPENSABLE PROGRAMA INFORMÁTICO: ACORDE A LA NECESIDAD OTROS: ESTATUTOS, LEYES Y REGLAMENTOS

92

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I.INFORMACIÓN BÁSICA

1. UNIDAD: ADMINISTRATIVA 2. PUESTO: DIRECTOR EJECUTIVO 3. SUPERVISA A: EMPLEADOS Y TRABAJADORES 4. REPORTA A: DIRECTORIO, ASAMBLEA GENERAL

II. NATURALEZA DE L PUESTO El Director Ejecutivo será nombrado por la Comisión Ejecutiva escogiendo de entre tres nombres que para el efecto presentará el presidente del Consorcio. Dura en el ejercicio de su cargo dos años pudiendo ser reelegido.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Definir los Procedimientos que fueren necesarios para la

implementación de los asuntos resueltos o recomendados por los Órganos de Dirección;

2. Redactar y llevar las actas de las secciones de Asamblea General y de la Comisión Ejecutiva y suscribirlas junto con el Presidente.

3. Informar a los Organismos de Dirección y a la presidencia sobre la marcha Administrativa del Consorcio, trimestralmente o en el momento en que se lo soliciten;

4. Actuar como secretaria de la Asamblea General y de la Comisión Ejecutiva y dar fe de sus actos y Resoluciones;

5. Controlar la vida Institucional y Económica, manejando prolija y cuidadosamente los bienes, archivos, correspondencia oficial y más instrumentos del Consorcio; y,

6. Aplicar los procedimientos adecuados de contratación pública 7. Los demás que le señale, el Reglamento Interno del CONJUPAS y su

Comisión Ejecutiva.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS: TÍTULO DE TERCER NIVEL EXPERIENCIA: MÍNIMO 3 AÑOS FORMACIÓN: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA/AFINES, CURSO DE RRHH. HABILIDAD: TÉCNICA Y HUMANA.

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO: COMPUTADORA: DE VITAL IMPORTANCIA PROGRAMA INFORMATICO: INDISPENSABLE OTROS: NORMATIVAS, LEYES Y REGLAMENTOS

93

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I.INFORMACIÓN BÁSICA

1. UNIDAD: ADMINISTRATIVA 2. PUESTO: CONTADOR 3. REPORTA A: DIRECTOR EJECUTIVO

II. NATURALEZA DEL PUESTO Ejecutar tareas de manipulación de documentos contables además del buen manejo del sistema numérico para la verificación de cálculos previo a la elaboración de su comprobante de pago. Elegido por la Comisión Ejecutiva.

III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Elaborar la Proforma Presupuestaria del año siguiente con

conjuntamente con el Presidente y el Director Ejecutivo; 2. Llevar el registro contable del Consorcio adecuada y oportunamente;

- Estado de Resultados - Estado de Situación Financiera - Estado de Flujo del Efectivo - Estado de Ejecución Presupuestaria - Estado de Ejecución del Programa de Caja

3. Realizar los pagos oportunamente al personal Ejecutivo, Administrativo, Técnico, de Servicio y más gastos en los que asuma el Consorcio;

4. Mantener al día los informes que se debe enviar a las Instituciones de Control Financiero y de Administración Pública;

5. Ejecutar los pagos de Impuesto y Aportes al SRI y al IESS respectivamente;

6. Elaborar los Cierres del año Fiscal hasta el treinta y uno de diciembre de cada año.

7. Las demás funciones que señale el reglamento Interno del CONJUPAS y la Comisión Ejecutiva.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS: CPA EXPERIENCIA: MÍNIMO 3 AÑOS FORMACIÓN: EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA HABILIDAD: TÉCNICA Y HUMANA

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO: COMPUTADORA: INDISPENSABLE PROGRAMA INFORMATICO: UTILITARIOS,SISTEMA CONTABLE OTROS: NORMATIVA, LEYES, REGLEMENTOS

94

MANUAL DE DESCRIPCIÓ N DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I.INFORMACIÓN BÁSICA

1. UNIDAD: ADMINISTRATIVA 2. PUESTO: TÉCNICOS 3. REPORTA A: DIRECTOR EJECUTIVO

II. NATURALEZA DEL PUESTO Apoyar el trabajo del Director Ejecutivo en lo que respecta a Elaboración, Control y Evaluación de proyectos y actividades desarrolladas en el Campo. Nombrados por concurso de mérito y oposición.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Elaborar y presentar oportunamente los perfiles y proyectos autorizados

por el Director Ejecutivo; 2. Realizar el levantamiento de línea base de los proyectos solicitados y

autorizados en el lugar de los hechos; 3. Presentar informes oportunamente al Directorio Ejecutivo sobre el

avance de los procesos de elaboración de los proyectos. 4. Los demás que le señale el Reglamento Interno del CONJUPAS,

Comisión Ejecutiva y el Directorio Ejecutivo.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO

ESTUDIOS: TÍTULO UNIVERSITARIO DE TERCER NIVEL EXPERIENCIA: MÍNIMO 2 AÑOS FORMACIÓN: ELABORACIÓN DE PROYECTOS HABILIDAD: TÉCNICA Y HUMANA

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO: COMPUTADORA: INDISPENSABLE PROGRAMA INFORMA: ACORDE A LA NECESIDAD OTROS: TRANSPORTE

95

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

UNIDAD DE ANÁLISIS

CONJUPAS

ELABORADO POR: EDISON CUASAPAZ

FECHA DE APROBACIÓN:

Jul – 11 I.INFORMACIÓN BÁSICA

1. UNIDAD: ADMINISTRATIVA 2. PUESTO: SECRETARIA 3. REPORTA A: DIRECTOR EJECUTIVO

II. NATURALEZA DEL PUESTO Apoyar en actividades secretariales y administrativas que se requieran dentro del Consorcio. Nombrada por la Comisión Ejecutiva.

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Llevar correctamente el registro de documentos y su archivo respectivo

de acuerdo a los avances tecnológicos, 2. Redactar y presentar las actas de las asambleas del CONJUPAS y

sesiones de la comisión ejecutiva conjuntamente con el Director Ejecutivo, para la aprobación en su organismo respectivo,

3. Atender con profesionalismo a todos los miembros de las gobiernos parroquiales de la provincia y al público en general,

4. Entregar oportunamente los trabajos solicitados por los jefes inmediatos,

5. Elaborar los informes de comisiones y de labores del señor presidente del Consorcio,

6. Elaborar documentos como; oficios, memorando, informes de labores y más trabajos solicitados,

7. Ayudar a elaborar documentos solicitados por los gobiernos parroquiales.

IV.REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO ESTUDIOS: BACHILLER EN SECRETARIADO EJECUTIVO EXPERIENCIA: MÍNIMO 1 AÑO FORMACIÓN: MANEJO DE ARCHIVOS FÍSICOS,DIGITALES Y REDACCIÓN DE DOCUMENTOS. HABILIDAD: TÉCNICA Y HUMANA

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO: COMPUTADORA: INDISPENSABLE PROGRAMACIÓN INFORMA: NO INDISPENSABLE OTROS:

96

3.1.8. REGLAMENTO INTERNO DEL CONSORCIO DE JUNTAS

PARROQUIALES DE SUCUMBÍOS.

El Consorcio de las Juntas Parroquiales Rurales de Sucumbíos

CONJUPAS , constituida el 15 de octubre del 2001, según acatamiento a

la Ley Orgánica de los Gobiernos Parroquiales Rurales en su Art. 17,

Legalizado mediante Acuerdo Ministerial No 0431 del Ministerio de

Gobierno, publicado en el Registro Oficial Nº 453 del 29 de octubre del

2004, como una entidad encargada de fomentar la cooperación Inter

parroquial en aras del desarrollo armónico en un espacio de Coordinar,

Asesorar, Comunicar, Planificar y Gestionar a favor de las Gobiernos

Parroquiales de la provincia, se encuentra domiciliado en la ciudad de

Nueva Loja, cantón Lago Agrio, provincia de Sucumbíos.

CONSIDERANDO

QUE: De conformidad con las disposiciones de la Constitución de la

República, Código Orgánico de Organización territorial Autonomía y

Descentralización (COOTAD) se constituye el CONJUPAS, como una

institución de Derecho Público.

QUE: Es deber del Directorio del nivel Legislativo del CONJUPAS ,

elaborar estrategias y políticas para el buen funcionamiento del

organismo.

QUE: Es menester expedir el presente Reglamento Interno para regular la

funcionalidad y aplicación sobre la administración del personal técnico,

administrativo y de servicios, que no estén regulados por el Estatuto de

CONJUPAS y leyes de los Gobiernos Parroquiales Rurales.

CAPÍTULO I

Art. 1.-Fines.- Son fines del Consorcio.

97

a. Velar porque se preserve la autonomía de los gobiernos

autónomos parroquiales rurales;

b. Fomentar la Cooperación Interparroquial en aras del desarrollo

armónico del cantón, la provincia y del país;

c. Planificar, gestionar, aprobar y ejecutar proyectos que beneficien a

las Gobiernos Parroquiales de la provincia;

d. Unificar esfuerzos para lograr la solución de problemas comunes;

e. Brindar la asistencia técnica que requieran los Gobiernos

Parroquiales para el mejor cumplimiento de sus objetivos;

f. Propender, mediante la capacitación, al perfeccionamiento de

funcionarios, empleados, trabajadores de las Gobiernos

Parroquiales y habitantes de las parroquias;

g. Representar los intereses comunes y específicos de las gobiernos

parroquiales de Sucumbíos, y;

h. Participar del Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales.

CAPÍTULO II

DE LOS MIEMBROS DEL CONSORCIO

Art. 2.- Miembros.- Son miembros del Consorcio, todos los Presidentes

de los Gobiernos Parroquiales Rurales de la provincia de

Sucumbíos.

Art. 3.-Representación.- Los Gobiernos Parroquiales estarán

representados en el Consorcio por el Directorio, conformado por

un presidente de las Gobiernos Parroquiales Rurales de cada

cantón de la provincia, elegidos en la asamblea cantonal.

Art. 4.-Obligaciones y derechos.- Son obligaciones y derechos de los

miembros del CONJUPAS :

98

a. Asistir puntualmente a la hora señalada según la convocatoria, a

las asambleas ordinarias y extraordinarias, tendrán voz y voto,

únicamente los presidentes (as) de los gobiernos parroquiales o el

vocal delegado por su titular por documento, y;

b. Las secretarias (os)-Tesoreros (as) participarán cuando fueren

convocadas a las asambleas por el presidente del Consorcio, solo

teniendo voz informativa;

c. Participar activamente todos los representantes de los Gobiernos

Parroquiales durante las Asambleas ordinarias y extraordinarias en

armonía de contribuir con el tema de análisis del momento, por un

tiempo determinado de cinco minutos en la primera vez y de ser el

caso la segunda vez será de tres minutos;

d. Cooperar y coadyuvar en el cumplimiento de las políticas y

estrategias impulsadas por la Comisión Ejecutiva;

e. Asumir las responsabilidades que le fueren encomendadas;

f. Analizar y aprobar las propuestas presentadas por el presidente del

CONJUPAS , o la comisión Ejecutiva;

g. Defender la institucionalidad de cada una de los gobiernos

parroquiales de la provincia;

h. Acceder a la información oportuna y veraz a todos los Gobiernos;

i. Demandar del Directorio el cumplimiento de sus fines.

CAPÍTULO III

DE LOS ORGANISMOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL

CONSORCIO.

Art. 5.- Organismos.- Son Organismo de dirección: la Asamblea General

y el directorio, y son Organismo de Administración: las unidades

administrativas.

99

Sección I

DE LA ASAMBLEA GENERAL

Art. 6.-Integración y quórum.- La Asamblea General es el máximo

organismo de Dirección del Consorcio. Está integrada por los

presidentes - vocales de los Gobiernos Parroquiales, formalmente

acreditadas. Se reúnen ordinariamente cada mes (primer lunes

del mes) y extraordinariamente cuando las circunstancias lo

exijan.

Sección II

DEL DIRECTORIO DEL CONSORCIO

Art. 7.-Miembros.- Son miembros del Directorio del CONJUPAS, los

presidentes cantonales de la provincia, elegidos en sesión cantonal

ordinaria por la mayoría de presidentes del cantón.

Art. 8.- Comisiones Especiales .- Para dar cumplimiento a los objetivos

del CONJUPAS , se determinan las siguientes comisiones;

1. COMISIÓN DE ECONOMÍA Y FINANZAS

2. PLANIFICACIÓN

3. COMUNICACIÓN

4. PROYECTOS

5. CAPACITACIÓN

Comisiones.- Las comisiones especiales se encargarán de

planificar y presentar propuestas de programas y proyectos, según

su responsabilidad;

1.- COMISIÓN DE ECONOMÍA Y FINANZAS.- Es la encargada de;

100

• Elaborar la proforma presupuestaria con el contador del

CONJUPAS.

• Formular política económica a la comisión ejecutiva.

• Encargada de realizar contactos con las entidades de cooperación

económica.

2. COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN.- Es la encargada de;

• Elaborar el POA del CONJUPAS, para el año siguiente.

• Elaborar estrategias y políticas de desarrollo de los gobiernos

parroquiales.

• Coadyuvar en la elaboración del Plan de desarrollo parroquial de

los gobiernos.

• Apoyar a estructurar el orgánico de los gobiernos parroquiales.

• Encargada de realizar contactos con las entidades de cooperación

técnica.

3. COMISIÓN DE COMUNICACIÓN.- Es la encargada de;

• Formular políticas de difusión de las actividades del CONJUPAS.

• Formular las estrategias de entregas de convocatorias e invitaciones

a las diferentes actividades organizadas del CONJUPAS.

• Impulsar la imagen de credibilidad e institucionalidad de

CONJUPAS.

4. COMISIÓN DE PROYECTOS.- Es la encargada de;

• Coordinar con los gobiernos parroquiales la priorización de

necesidades de los gobiernos y organizaciones.

• Dar seguimiento a los proyectos en todos sus procesos de

preparación, ejecución y evaluación.

101

5. COMISIÓN DE CAPACITACIÓN.- Es la encargada de;

• Presentar planes y programas de capacitación para los directivos y

funcionarios o empleados del CONJUPAS.

• Gestionar ante las instituciones cooperantes de programas de

capacitación.

• Dar seguimiento al personal capacitado.

Art. 09.-Obligaciones y derechos.- Son obligaciones y derechos de los

miembros del Directorio:

a. Elegir y ser elegido para formar parte del directorio del

CONJUPAS , el desempeño de una comisión, su dirección o

representación;

b. Asistir puntualmente a la hora señalada a las sesiones ordinarias y

extraordinarias convocadas por el presidente o por la mayoría de

sus miembros;

c. Participación activa de cada uno de los miembros del Directorio

durante las Asambleas ordinarias y extraordinarias en armonía de

contribuir con el tema de análisis del momento;

d. Responder al desarrollo eficiente de cada una de las comisiones

asumidas por los vocales designados;

e. Presentar el informe del avance y funcionamiento de cada uno de

las comisiones por los responsables de las mismas, en las

reuniones del directorio.

El quórum para la instalación del Directorio será la mitad más uno de los

miembros del Directorio, en la primera llamada, y de tres miembros, en la

segunda llamada.

Art. 10.- Convocatorias a sesiones extraordinarias. - Las sesiones

extraordinarias del Directorio serán convocadas por el

102

presidente, o a solicitud de la Comisión ejecutiva de por lo

menos tres miembros, o del Directorio Ejecutivo.

En la misma únicamente se tratará el asunto materia de la convocatoria.

La convocatoria a los miembros del Directorio, será suscrita por el

Presidente y se hará a través de la Secretaria General.

Art. 11.-Orden del día y forma de votación.- Las sesiones del Directorio

tendrá un Orden del Día, en el que constarán los asuntos a

conocerse en la sesión.

a) Las votaciones en el Directorio se realizarán de acuerdo a lo

establecido en el Art. 10 en sus literales a, b, c y d. del Estatuto del

CONJUPAS .

Art. 12.- Funciones y Atribuciones.- Son funciones y atribuciones del

Directorio:

a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones Constitucionales, legales,

el Estatuto y su Reglamento;

b) Aprobar/ o reformar el presente Reglamento Interno, conocer sobre

los Proyectos de Ley, decretos, acuerdos y resoluciones que se

presentaren y que fuesen necesarios para el cumplimiento de los

fines de la institución;

c) Impulsar políticas y estrategias que contribuyan al fortalecimiento,

desarrollo, unidad y ejecución de proyectos que vayan en beneficio

del Consorcio y sus bases;

d) Autorizar la contratación del personal administrativo, técnico y de

servicio del CONJUPAS ;

e) Revisar y aprobar el presupuesto del siguiente año fiscal, en el

último mes del año anterior y autorizar la ejecución de la misma;

103

f) Asistir con el asesoramiento técnico y financiero, conjuntamente

con sus técnicos a los gobiernos parroquiales de la provincia;

Sección III

DEL PRESIDENTE

Art. 13.- Elección.- el presidente del Consorcio es elegido en Asamblea

General, por mayoría de votos, de entre los candidatos de cada

uno de los cantones de la provincia de Sucumbíos.

Art. 14.- Funciones y atribuciones.-

a) El ejercicio de la representación legal y judicial del CONJUPAS;

b) El presidente convocará a las Asambleas ordinarias el primer lunes

de cada mes del año;

c) Convocar a las asambleas ordinarias y extraordinarias, de acuerdo

a lo establecido en este reglamento, como también a las sesiones

de la Comisión Ejecutiva;

d) Elaborar participativamente el Plan Operativo Anual y la

correspondiente proforma presupuestaria institucional:

e) Presidir los actos oficiales del Consorcio de las Gobiernos

Parroquiales de Sucumbíos CONJUPAS ;

f) Delegar atribuciones y deberes al vicepresidente o vicepresidenta,

vocales del CONJUPAS y funcionarios, dentro del ámbito de sus

competencias;

g) Conceder permisos mayores a ocho días al personal

administrativo, técnico y de servicio.

h) Las demás que señale los Estatutos del CONJUPAS.

DEL VICEPRESIDENTE

Art. 15.- Funciones y atribuciones.- Son funciones y atribuciones del

Vicepresidente

104

a. Subrogar con todos los derechos al presidente en ausencia

temporal mayor a tres días, o definitiva.

b. Intervenir con voz y voto en las sesiones y liberaciones del

CONJUPAS;

c. Fiscalizar las acciones del ejecutivo de acuerdo a lo que establece

la ley;

d. Cumplir aquellas funciones que le sean expresamente

encomendadas por el CONJUPAS o su ejecutivo.

Sección IV

DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Está conformada por el Director Ejecutivo, Contador, Técnicos y

secretaria General.

DIRECTOR EJECUTIVO

Art. 16.- Definición.- Es el administrador del Consorcio, responsable de

coordinar o ejecutar las políticas y acciones que tomen los

niveles ejecutivo y legislativo para el cumplimiento de los fines

de la institución.

Art. 17.- Funciones y atribuciones.- Son funciones y atribuciones del

director Ejecutivo.

a. Formular políticas y estrategias que delineen directrices que

oriente a cumplir los fines y objetivos del Consorcio;

b. Velar por la buena marcha de la función administrativa y la

institucionalidad del consorcio; ya sea del personal técnico,

administrativos, de servicio;

105

c. Revisa y sumilla todo documento oficial del consorcio antes de ser

utilizado en su gestión y accionar;

d. Conceder permisos y licencias al personal administrativo, técnico y

de servicio, hasta por tres días laborables por causa debidamente

justificada;

e. Llevar el inventario de todos los bienes muebles e inmuebles del

consorcio;

f. Entregar mediante acta de entrega recepción los bienes muebles al

personal administrativo y técnico para cumplir las actividades

según su responsabilidad o cargo;

g. Encargar responsabilidades al personal administrativo, técnico y de

servicio según su cargo para cumplir los fines del CONJUPAS ;

h. Autorizar los pagos de subsistencia, viáticos y gastos

administrativos.

i. Las demás que le señale los Estatutos del CONJUPAS.

Art. 18.- Derechos y obligaciones.- Son derechos y obligaciones del

personal Administrativos, Técnico y de Servicio.

a. Cumplir a cabalidad las funciones administrativas públicas que

permitan cumplir los fines del CONJUPAS ;

b. Entregarse a su trabajo con dedicación, empeño, sacrificio,

esfuerzo, honestidad y transparencia en todo su accionar;

c. Todos los funcionarios y empleados del consorcio tienen la

obligación de asistir al lugar de trabajo puntualmente de acuerdo al

horario establecido de 8:00 a 1200; de 13:00 a 17:00 horas;

d. Responder técnica y profesionalmente al cargo a su

responsabilidad;

e. Demostrar la ética moral y profesional en todo el accionar;

f. Los días feriados tendrán derecho a tomar como vacación, de

acuerdo a la disposición de la entidad de control público.

106

Sección V

DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD Y TESORERIA

Art. 19.- Funciones.- Son funciones del Contador-Tesorero.

a. Elaborar la Proforma Presupuestaria del año siguiente

conjuntamente con el Presidente y el Director Ejecutivo;

b. Llevar el registro contable del Consorcio la misma que debe ser

adecuada y oportuna;

• Balance de comprobación;

• Estado de situación financiera;

• Estado de resultados;

• Estado de flujo de efectivo;

• Estado de ejecución presupuestaria;

• Cedulas de ingresos y gastos y;

• Estado de ejecución del programa de caja.

c. Verificar la legitimidad de las órdenes de pago, las peticiones de

fondos y el pago de créditos que se requieren al CONJUPAS;

d. Objetar las órdenes de pago que encontrare ilegales o contrarias a

las disposiciones reglamentarias o presupuestarias;

e. Realizar los pagos oportunamente al personal Ejecutivo,

Administrativo, Técnico, de Servicio y más gastos en los que

asuma el Consorcio;

f. Mantener un inventario actualizado de los bienes pertenecientes al

consorcio;

g. Mantener al día los informes que se debe enviar a las Instituciones

de Control Financiero y de Administración Pública;

h. Ejecutar los pagos de Impuesto y Aportes al SRI y al IESS

respectivamente;

i. Apoyar en los procesos de contratación pública de obras, bienes y

servicios;

107

j. Apoyar y asesorar a los gobiernos parroquiales en materia

contable-financiera y;

k. Elaborar los cierres del año fiscal hasta el treinta y uno de

diciembre de cada año;

l. Las demás que le señale los Estatutos del CONJUPAS.

Sección VI

DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO

Art. 20.- Funciones.- Son Funciones del Departamento Técnico del

Consorcio.

a. Elaborar y presentar oportunamente los perfiles y proyectos

autorizados por el Directorio Ejecutivo;

b. Realizar el levantamiento de línea base de los proyectos

solicitados y autorizados en el lugar de los hechos;

c. Presentar informes oportunamente al Directorio Ejecutivo sobre el

avance de los procesos de elaboración de los proyectos;

d. Apoyar en la elaboración, ejecución y liquidación de proyectos de

los Gobiernos Parroquiales.

e. Las demás que le señale los Estatutos del CONJUPAS.

Sección VII

DE LA SECRETARIA GENERAL

Art. 21.- Funciones.- Son funciones de la secretaria general del

consorcio.

a. Llevar correctamente el registro de documentos y su archivo

respectivo de acuerdo a los avances tecnológicos,

108

b. Redactar y presentar las actas de las asambleas del CONJUPAS y

sesiones de la comisión ejecutiva conjuntamente con el Director

Ejecutivo, para la aprobación en su organismo respectivo.

c. Atender con profesionalismo a todos los miembros de los

gobiernos parroquiales de la provincia y al público en general.

d. Entregar oportunamente los trabajos solicitados por los jefes

inmediatos.

e. Elaborar los informes de comisiones y de labores del señor

presidente del Consorcio.

f. Elaborar documentos como; oficios, memorando, informes de

labores y más trabajos solicitados.

g. Ayudar a elaborar documentos solicitados por los gobiernos

parroquiales.

h. Las demás que le señale los Estatutos y la Comisión Ejecutiva del

CONJUPAS.

CAPÍTULO IV

DE LAS PROHIBICIONES

Art. 22.- Prohibiciones.- Son prohibiciones generales a los miembros de

los Gobiernos parroquiales, comisión ejecutiva, personal

administrativo, técnico y de servicio.; de CONJUPAS .

a. La prohibición de permitirse a comentar acciones vulgares y

ajenas al Consorcio.

b. Asistir al lugar de trabajo, asambleas, sesiones y otras acciones

organizadas por el consorcio en estado de embriaguez.

c. Utilizar el tiempo de labor en maquillaje y otros quehaceres ajenos

a sus funciones.

CAPÍTULO V

109

DE LAS SANCIONES

Art. 23.- Sanciones.- Se aplicarán las siguientes sanciones generales

según el caso, a los miembros de los gobiernos parroquiales,

comisión ejecutiva, personal administrativo, técnico y de

servicio.;

1. Amonestación verbal

2. Amonestación escrita

3. Sanción económica

4. Deliberación a través de la asamblea general su

destitución, por reincidencia.

Art. 24.- Se aplicarán la amonestación verbal a todos a los miembros de

los gobiernos parroquiales, comisión ejecutiva, personal

administrativo, técnico y de servicio.

a. Incumplimiento a una disposición ejercida por el organismo o jefe

inmediato.

b. Atraso al lugar de trabajo o asambleas, según el caso.

Art. 25.- Se aplicarán la amonestación escritas según el caso a los

miembros de los Gobiernos Parroquiales, comisión ejecutiva

personal administrativo, técnico y de servicio.

a. Por negligencias en el cumplimiento de las actividades

encomendadas.

b. La primera amonestación escrita será la advertencia de la

autoridad al miembro de las Gobiernos Parroquiales, funcionario y

empleado del consorcio.

c. Por reincidencia en tres oportunidades será caso de destitución a

los funcionarios y empleados del CONJUPAS .

Art. 26.- Se aplicará la sanción económica solamente a los miembros de

las Gobiernos Parroquiales y la comisión ejecutiva.

110

a. Se cobrará una multa a los miembros de las Gobiernos

Parroquiales por no asistir a la asamblea ordinaria del

CONJUPAS , la cantidad acordada mediante resolución de la

asamblea general.

b. Se cobrará una multa a los miembros del Directorio del

CONJUPAS , que no asista a la sesión ordinaria, la cantidad del

veinticinco por ciento (25%) de su remuneración económica

mensual, en la siguiente sesión.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA.

PRIMERA.- El presente Reglamento Interno se podrá reformar en el

lapso de dos años desde su vigencia.

SEGUNDA.- Las reglas que no se encontrare en el presente reglamento

interno se pondrán a consideración del seno del consejo en pleno del

Directorio.

TERCERA.- Su aplicación entrara en vigencia una vez debatida en

primera y segunda instancia por el seno del consejo en pleno del

Directorio.

Dado y firmado en la ciudad de Nueva Loja a los 27 días del mes de

octubre del 2011.

3.2. ASPECTOS CONTABLES.

3.2.1. SISTEMA DE CUENTAS

En la Contabilidad el elemento primordial es la “cuenta”, que

conceptualmente constituye el elemento básico en el cual se registran los

111

hechos económicos que responden a una misma naturaleza; en ella se

anotan en él Debe, los débitos o cargos y en el Haber, los créditos o

abonos que afectan a cada cuenta.

El Ministerio de Finanzas a efecto de posibilitar tanto la agregación, como

la consolidación de la información financiera, ha desarrollado el Catálogo

General de Cuentas establecido en la normativa del Sistema de

Contabilidad Gubernamental, y sobre la base de dicho Catálogo pongo a

consideración el siguiente plan de cuentas utilizado por el Consorcio de

Gobiernos Parroquiales de Sucumbíos.

3.2.1.1. ACTIVOS

Los activos están integrados por los bienes corporales e incorporales de

propiedad o dominio del Estado, expresados en términos monetarios;

están constituidos por los recursos Operacionales, las Inversiones

Financieras, en Existencias, en Bienes de Larga Duración y en Proyectos

y Programas en Ejecución.

A. OPERACIONALES

Incluye los activos de disposición inmediata y aquellos de fácil conversión

a efectivo dentro del ejercicio fiscal; están conformados por los recursos

en Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

1 ACTIVOS 11 OPERACIONALES 111 Disponibilidades 11103 Banco Central del Ecuador Moneda de Curso Legal 1110301 Banco Central del Ecuador Cta. Corriente 112 Anticipos de Fondos 11201 Anticipos a Servidores Públicos 1120101 Anticipos de Remuneraciones Tipo A 1120102 Anticipos de Remuneraciones Tipo B 11213 Fondos de Reposición 1121301 Caja Chica Institucional

112

11215 Fondos a Rendir Cuentas

1121501 Anticipos de Viáticos Pasajes y Otros de Viaje Institucionales

1121503 Otros Fondos para Fines Específicos 113 Cuentas por Cobrar

11318 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones Corrientes

11381 Cuentas por Cobrar Impuesto al Valor Agregado 1138101 Cuentas por Cobrar Impuesto al Valor Agregado Compras

B. INVERSIONES FINANCIERAS

Incluye los activos que se mantienen como colocación de fondos,

derechos o valores; están conformados por los recursos en Inversiones

Temporales, Permanentes, en Préstamos y Anticipos, Deudores

Financieros, Inversiones Diferidas e Inversiones no Recuperables.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

12 INVERSIONES FINANCIERAS 124 Deudores Financieros 12497 Anticipos de Fondos de Años Anteriores 1249702 Anticipos de Fondos de Años Anteriores 12498 Cuentas por Cobrar de Años Anteriores 1249801 Cuentas por Cobrar de Años Anteriores 125 Inversiones Diferidas

12531 Prepagos de Seguros Costos Financieros y Otros Gastos Corrientes

1253101 Prepagos de Seguros

C. INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN

Incluye los activos en bienes muebles e inmuebles; están conformados

por los recursos en Bienes de Administración y de Producción.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN 141 Bienes de Administración 14101 Bienes Muebles

113

1410103 Mobiliarios 1410104 Maquinarias y Equipos 1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 14199 (-) Depreciación Acumulada 1419903 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliarios 1419904 (-) Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos

1419907 (-) Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos

3.2.1.2. PASIVOS

Los pasivos están integrados por las deudas u obligaciones directas

asumidas por el Estado, con personas naturales o sociedades, con el

compromiso de cancelarlas en la forma y condiciones pactadas o

determinadas en las disposiciones legales; están constituidos por el

financiamiento de terceros, provenientes de Deuda Flotante y Deuda

Pública.

A. DEUDA FLOTANTE

Incluye los pasivos a liquidar con los fondos operacionales dentro del

ejercicio fiscal y la administración de fondos ajenos; está conformada por

los Depósitos y Fondos de Terceros y las Cuentas por Pagar.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

2 P A S I V O S 21 DEUDA FLOTANTE 212 Depósitos y Fondos de Terceros 21203 Fondos de Terceros 213 Cuentas por Pagar 21351 Cuentas por Pagar Gastos en Personal 21353 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo 21357 Cuentas por Pagar Otros Gastos 21381 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado

2138101 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Contrib. Espec. -Proveedor 100%

2138102 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Persona Natural - SRI 100%

2138103 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Bienes

114

- Proveedor 70%

2138104 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Bienes - SRI 30%

2138105 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Servicios - Proveedor 30%

2138106 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado Servicios - SRI 70%

21384 Cuentas por Pagar Inversiones en Bienes de Larga Duración

21398 Cuentas por Pagar de Años Anteriores

B. DEUDA PÚBLICA

Incluye los pasivos originados por las emisiones de instrumentos públicos,

empréstitos, provisiones y obligaciones de pago a futuro; está conformada

por Títulos y Valores, Empréstitos, Financieros y Créditos Diferidos.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

22 DEUDA PUBLICA 224 Financieros 22498 Cuentas por Pagar de Años Anteriores 2249801 Cuentas por Pagar del Ejercicio Anterior

3.2.1.3. PATRIMONIO

El patrimonio público es la participación del Estado en el conjunto de

recursos existentes; está constituido por el Patrimonio Acumulado,

Ingresos y Gastos de Gestión.

A. PATRIMONIO ACUMULADO

Incluye la participación y responsabilidad sobre los recursos acumulados

por los aportes y excedentes de ejercicios fiscales; está conformado por el

Patrimonio, Reservas, Resultados de Ejercicios y Disminución

Patrimonial.

CÓDIGO DENOMINACIÓN

115

6 PATRIMONIO 61 PATRIMONIO ACUMULADO 611 Patrimonio Público 61109 Patrimonio Gobiernos Seccionales 618 Resultados de Ejercicios 61801 Resultado Ejercicios Anteriores

B. INGRESOS DE GESTION

Incluye los incrementos indirectos del financiamiento propio, originados

por ingresos provenientes de impuestos, Aportes a la Seguridad Social,

Tasas y Contribuciones, Venta de Bienes y Servicios, Rentas de

Inversiones y Otros, Transferencias, Actualizaciones y Ajustes.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

62 INGRESOS DE GESTIÓN 626 Transferencias Recibidas 62601 Transferencias y Donaciones Corrientes del Sector Público 6260102 De Entidades Descentralizadas y Autónomas

C. GASTOS DE GESTIÓN

Incluye las disminuciones indirectas del financiamiento propio, originadas

en gastos incurridos en Inversiones Públicas, Remuneraciones, Bienes y

Servicios, Financieros, Impuestos, Transferencias, Costos de Ventas,

Gastos Diferidos, Actualizaciones y Ajustes.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

63 GASTOS DE GESTIÓN 633 Remuneraciones 63301 Remuneraciones Básicas 6330105 Remuneraciones Unificadas 6330106 Salarios Unificados 63305 Remuneraciones Temporales 6330508 Dietas 63306 Aportes Patronales a la Seguridad Social

116

6330601 Aporte Patronal 6330602 Fondo de Reserva 634 Bienes y Servicios de Consumo 63401 Servicios Básicos 6340105 Telecomunicaciones 63402 Servicios Generales 6340204 Edición, Impresión, Reproducción y Publicaciones 6340207 Difusión, Información y Publicidad 63403 Traslados, Instalaciones, Viáticos y Subsistencias 6340301 Pasajes al Interior 6340303 Viáticos y Subsistencias en el Interior 63404 Instalación, Mantenimiento y Reparaciones 6340405 Gastos en Vehículos 63405 Arrendamientos de Bienes 6340502 Arrendamientos de Edificios, Locales y Residencias 63406 Contratación de Estudios e Investigaciones 6340603 Servicios de Capacitación 63407 Gastos en Informática

6340702 Arrendamiento y Licencias de Uso de Paquetes Informáticos

6340704 Mantenimiento y Reparación de Equipos y Sistemas Informáticos

63408 Bienes de Uso y Consumo Corriente 6340804 Materiales de Oficina 6340813 Repuestos y Accesorios 635 Gastos Financieros y Otros 63504 Seguros, Comisiones Financieras y Otros 6350403 Comisiones Bancarias

3.2.1.4. CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas cuentas que sirven para registrar movimiento de valores que

no afectan la situación financiera de la entidad, pero que su registro es

necesario con fines de recordatorio contable, control administrativo o para

señalar responsabilidades contingentes, que pueden o no presentarse a

futuro.

A. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

117

Son aquellas que sirven para registrar movimiento de valores que no

afectan la situación financiera de la entidad, comprenden las Cuentas de

Orden Deudoras.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

9 CUENTAS DE ORDEN 91 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 911 Cuentas de Orden Deudoras 91113 Bienes Recibidos en Comodato 91117 Bienes no Depreciables

B. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Son aquellas que sirven para registrar movimiento de valores que no

afectan la situación financiera de la entidad, comprenden las Cuentas de

Orden Acreedoras.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

92 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 921 Cuentas de Orden Acreedoras 92113 Responsabilidad por Bienes Recibidos en Comodato 92117 Responsabilidad por Bienes no Depreciables

3.2.2. MANUAL DE PROCESOS CONTABLES

3.2.2.1. FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO.

El Presupuesto es el instrumento de política fiscal en el cual constan las

estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán

realizarse en función del financiamiento previsto.

El proceso presupuestario está constituido por una serie de fases o

etapas que implican actividades que deben cumplirse en forma ordenada

y secuencial, estas son:

• Planificación, Programación, Elaboración.- que se lo realizara a

partir del 10 de julio hasta el 20 de noviembre.

118

• Aprobación.- el 10 de diciembre

• Ejecución.- desde el 1 de enero

• Clausura.- el 31 de diciembre

• Liquidación.- al 31 de enero del siguiente periodo. Ver. Pág.121

3.2.2.2. TRANFERENCIAS RECIBIDAS

Tiene el objetivo de registrar el procedimiento adecuado para la recepción

de los aportes económicos que otorga CONAGOPARE de forma mensual

el mismo que es utilizado para la administración del CONJUPAS, es así

que el proceso se inicia con la solicitud transferencia a la cuenta del

CONJUPAS y finaliza con la confirmación del depósito a la cuenta T del

BCE y su comprobante de ingreso respectivo.Ver. Pág.122

3.2.2.3. ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS

Actualmente la adquisición de bienes y servicios está regulada y normada

en la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública, su reglamento,

sus decretos y disposiciones vigentes, que tiene como órgano rector al

Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP) y el sistema

informático en la página web. www.compraspublicas.gov.ec.Ver. Pág.123

3.2.2.4. RECEPCIÓN DE BIENES

El objetivo de este procedimiento es la de verificar que los bienes

adquiridos por el Consorcio de Gobiernos Parroquiales de la provincia de

Sucumbíos, sean recibidos en las oficinas de acuerdo a las características

y especificaciones establecidas en los documentos precontractuales

elaborados para el proceso de contratación, así como el registro

adecuado como medida de control interno. Ver. Pág.124

3.2.2.5. RECEPCIÓN DE SERVICIOS

119

El objetivo que tiene el procedimiento de recepción de servicios es la de

establecer la metodología operativa que debe desarrollar el CONJUPAS

para la recepción y puesta en funcionamiento de los servicios adquiridos

hasta llegar al proceso de pago y contabilización de la transacción.Ver.

Pág.125

3.2.2.6. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

En este procedimiento muy importante estamos definiendo los pasos

necesarios para el correcto registro, control y resguardo de los Activos

Fijos del CONJUPAS el cual contempla desde el registro contable de los

activos fijos adquiridos, la constatación de su estado físico y aplicación del

procedimiento adecuado a su estado y finalizar con el informe y tramite

pertinente. Ver. Pág.126

3.2.2.7. PAGO DE REMUNERACIONES

El objetivo de este procedimiento es normar el pago de las

remuneraciones el mismo que se efectuará de conformidad con las

disposiciones legales vigentes y por procedimientos usuales del

CONJUPAS. Iniciando con la elaboración de los roles de pago y

planillas de aportes al IESS , legalizarlos y elaborar comprobantes,

realizar la transferencia interbancaria (SPI) a la cuenta del empleado y

registrar su ejecución presupuestaria y asientos contables respectivos,

hasta culminar con el archivo y custodia de la documentación.Ver. Pág.

127

3.2.2.8. VIATICOS Y PASAJES

Este procedimiento tiene el propósito de cubrir los gastos en que incurren

los servidores públicos, con motivo del desarrollo eventual de sus labores

en lugares distintos a su centro de trabajo. Para este proceso el Ministerio

de Relaciones Laborales ha emitido los formatos respectivos para su

120

justificación, es así que antes de su pago y contabilización se necesita la

solicitud y el informe de licencia con remuneración. Ver. Pág. 128

3.2.2.9. CAJA CHICA

Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios

para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso

racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados,

aplicando las fases de solicitud, recepción, manejo y control de fondos

destinados a cubrir gastos menores del CONJUPAS. Ver. Pág. 129

3.2.2.10. PAGOS Y CONTABILIDAD

Este procedimiento tiene el objetivo de revisar y verificar los documentos

de respaldo que son necesarios para su contabilización y archivo, luego

de realizado este proceso en el departamento de contabilidad se verifica

la disponibilidad presupuestaria, se registra el asiento del devengado y

por último se realiza la transferencia a nombre del beneficiario vía

(SPI).Ver. Pág. 130 – 131

3.2.2.11. ESTADOS FINANCIEROS

Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios

para la elaboración de los Estados Financieros del CONJUPAS. Es así

que iniciaremos con el registro de las cuentas por cobrar y por pagar, los

ingresos y los gastos, sus respectivos asientos de ajuste, pago de

impuestos, conciliaciones bancarias, notas explicativas y por ultimo

legalización y su archivo. Ver. Pág. 132

121

PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUOESTO ANUAL

DIAGRAMA DE FLUJO

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

FÍSICA Y FINANCIERA

DIRECTOR EJECUTIVO

ELABORACIÓN DE PROFORMA DE PRESUPUESTO

INGRESOS Y EGRESOS

DIRECTORIO EJECUTIVO

INFORME DE LA PROFORMA A LA

COMISIÓN DE ECOMOMÍA YFINANZAS

DIRECTOR EJECUTIVO

ANÁLISIS Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL

CONJUPAS

COMISIÓN EJECUTIVA

APRUEBA PRESUPUESTO

SI

REVISAR Y AJUSTAR

OBSERVACIONES

DIRECTOR EJECUTIVO

PRESIDENTE

MANUAL DE PROCESOS

NO

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

122

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA

MANUAL DE PROCESOS

ENVÍO DE SOLICITUD A CONAGOPARE PARA SU APROBACIÓN

LA CONAGOPARE REALIZA TRANSFERENCIA A LA CUENTA BANCARIA DEL CONJUPAS

SE RECIBE LOS DOCUMENTOS APROBADOS Y SE CONFIRMA LA TRANSFERENCIA EN EL BANCO

REGISTRO DEL VALOR DE LA TRANSFERENCIA EN EL SISTEMA INFORMÁTICO CONTABLE.

ASIGNACIÓN DE CUENTA CONTABLE Y PRESUPUESTARIA

ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE INGRESO

ARCHIVO DOCUMENTO

DIRECCIÓN EJECUTIVA

DIRECCIÓN EJECUTIVA

DIRECCIÓN FINANCIERA CONAGOPARE

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

INICIO

FIN FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

123

NO

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DIAGRAMA DE FLUJO

RECIBIR Y ANALIZAR SOLICITUD DE BIENES O

SERVICIOS

AUTORIZADOR DE GASTO

CATÁLOGO ELECTRÓNICO

PRESUPUESTO> $ 5221,85

MANUAL DE PROCESOS

COMUNICAR PARTICULAR A

UNIDAD DEMANDANTE

UNIDADDEMANDANTEDIRECC

IÓN DEL CONJUPAS

APRUEBA?

AUTORIZADOR DE GASTO

SOLICITUD DE BIENES

O SERVICIOS

UNIDADDEMANDANTEDIRECCIÓN DEL CONJUPAS

NO

NORMALIZADOS

SUBASTA INVERSA

ADJUDICADOS

MENOR CUANTÍA 0,000002

COTIZACIÓN 0,000002 0,000015

LICITACIÓN 0,000015

BIENES Y SERVICIOS CONTRATACIÓN DIRECTA Y

PREFERENTE

PLIEGOS

SORTEO 5 PROVEEDORES RUPCONTRATACIÓN

PREFERENTE

ÍNFIMA CUANTÍA

SI

NO

SI

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

124

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE BIENES

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

VERIFICA CONFORMIDAD DE BIENES ADQUIRIDOS Y

SUSCRIBE ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN

CONTADOR

REMITE ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN

FIRMADA A GUARDALMACEN

CONTADOR

ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN FIRMADA

ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN

PROVEEDOR

ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN FIRMADA

ALMACEN O BODEGA DEL CONJUPAS

RECIBE BIENES ADQUIRIDOSCONFORME

ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Y HACE LOS

REGISTROS PERTINENTES EN EEL SISTEMA

AUTOMATIZADO -KARDEX

GUARDALMACEN

ENTREGA LOS BIENES A DESTINATARIO FINAL Y REGISTRA EN SISTEMA

AUTOMATIZADO - KARDEX

GUARDALMACEN

KARDEX ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN FIRMADA

UNIDAD DESTINATARIA

DEL BIEN PROCESO DE PAGOS Y CONTABILIDAD

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

125

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE SERVICIOS

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

VERIFICA LA CONFORMIDAD DE LOS

SERVICIOS CONTRATADOS Y SUSCRIBE ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN

DIRECTOR EJECUTIVO

APLICA O PONE EN FUNCIONAMIENTO LOS

SERVICIOS ADQUIRIDOS

DIRECTOR EJECUTIVO

ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN FIRMADA

ACTA DE ENTREGA

RECEPCIÓN

PROVEEDOR

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

PROCESO DE PAGOS Y CONTABILIDAD

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

126

N0

N0

SI

SI

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

REALIZAR RECIBOS INDIVIDUALES, CODIFICAR Y REGISTRAR ACTIVOS ADQUIRIDOS

GUARDALMACÉN JEFE

UNIDAD DESTINATARIA

DEL ACTIVO

ACTAS DE RECEPCIÓN

CONSTATAR EL ESTADO FÍSICO DE LOS ACTIVOS Y ELABORAR INFORME PARA CONTABILIDAD

DEP. CONTABILIDAD

INFORME

ACTIVO SUJETO A BAJA?

ELABORAR INFORME DE ACTIVOS SUJETO A BAJA PARA DIRECTOR ADM. Y DIRECTOR FINANCIERO

CONTADOR

SOLICITAR A PRESIDENTE AUTORIZACIÓN DE BAJA DE ACTIVOS

DIRECTOR EJECUTIVO

AUTORIZACIÓN DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

PRESIDENTE

TRAMITE DE BAJA DE ACTIVOS CONFORME REGLAMENTO DE LA C.G.E.

DEP. CONTABILIDAD

FIN

VERIFICAR INFORME Y REALIZAR AJUSTES CONTABLES DE SER NECESARIOS

CONTADOR

ANALIZAR INFORME

DIRECTOR EJECUTIVO

HAY NOVEDADES?

COMUNICAR NOVEDADES

DIRECTOR EJECUTIVO

ANALIZAR Y EMITIR DISPOSICIÓN PERTINENTE

PRESIDENTE

ACATAR DISPOSICIÓN Y DAR TRÁMITE PERTINENTE

DIRECTOR EJECUTIVO

FIN

INFORME

ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN

FIN

INFORME

INFORME

DEP. CONTABILIDAD

INFORME

INFORME

INFORME

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

127

PROCEDIMIENTO: PAGO DE REMUNERACIONES

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

ELABORAR ROL DE PAGOS Y PLANILLAS DEL

IESS

CONTADOR GENERAL DIRECTOR EJECUTIVO

ROL DE PAGOS

DESCUENTOPLANILLAS

IESS OTROS

HACER CONTROL PREVIO Y REGISTRO CONTABLE

DE DEVENGADO

CONTADOR GENERAL

VERIFICAR ROL DE PAGOS Y HACER

TRANSFERENCIA “SPI”

CONTADOR GENERAL

REGISTRO ASIENTOS CONTABLES EN SIST.

AUTOMATIZADO

CONTADOR GENERAL

REGISTRO DE LA EJECUCIÓN

PRESUPUESTO EN SIST. AUTOMATIZADO

CONTADOR GENERAL

LEGALIZAR ROLES, COMPROBANTES Y

DISTRIBUIR COPIAS PARA REGISTRO

CONTADOR GENERAL

ARCHIVO DOCUMEN

TOS DE RESPALDO

DISTRIBUTIVO DE REMUNERACIONES

NOVEDADES

ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN

CONTADOR GENERAL

FIN

ARCHIVO DOCUMEN

TOS

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

128

PROCEDIMIENTO: VIÁTICOS Y PASAJES

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

SOLICITUD DE LICENCIA CON REMUNERACIÓN

SERVIDOR PÚBLICO

DIRECCIÓN DEL CONJUPAS

ANALIZAR Y AUTORIZAR VIÁTICOS

DIRECTOR EJECUTIVO/ PRESIDENTE

SOLICITUD

ANALIZAR Y AUTORIZAR LICENCIA

DIRECTOR EJECUTIVO / PRESIDENTE

ELABORAR INFORME DE LICENCIA CON

REMUNERACIÓN

SERVIDOR PÚBLICO

AUTORIZACIÓN

SOLICITUD

ANALIZAR Y AUTORIZAR PASAJES

DIRECTOR EJECUTIVO/

PRESIDENTE

PASAJE

PROCESOS DE PAGOS Y

CONTABILIDAD

PROCESO DE PAGOS Y CONTABILIDAD

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

129

NO

PROCEDIMIENTO: CAJA CHICA

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

RECIBIR Y ANALIZAR SOLICITUD

DIRECTOR EJECUTIVO

• PROCEDE ENTREGA DE FONDOS

• ADQUIERE LO SOLICITADO • REGISTRA TRANSACCIÓN • EFECTÚA RENDICIÓN DE

CUENTAS

SOLICITUD DE BIEN O SERVICIO

UNIDAD DEMANDANTE

CONJUPAS

• VERIFICA DOCUMENTACIÓN • ELABORA COMPROBANTE • GENERA TRANSFERENCIA

“SPI”

CONTADOR

AUTORIZA

REPOSICIÓN CAJA CHICA

DOCUMENTOS DE SOPORTE

SI

NO

SI

FIN

ADM. CAJA CHICA

DOCUMENTOS DE SOPORTE

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

130

NO

SI

PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONTABILIDAD

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

REGISTRÓ DE INGRESO DE DOCUMENTACIÓN A LA

OFICINA DEL DIRECTOR EJECUTIVO

SECRETARIA

PRESIDENCIA

REVISA DOCUMENTACIÓN Y SUMILLA A

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA

TRÁMITE RESPECTIVO

DIRECTOR EJECUTIVO

ANALIZA DOCUMENTACIÓN,

VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA,

REGISTRA EN SISTEMA AUTOMATIZADO Y

ENTREGA CARPETA A CONTABILIDAD

CONTADOR GENERAL

ANALIZA DOCUMENTACIÓN Y REALIZA CONTROL CONTABLE PREVIO

CONTADOR GENERAL

REGISTRO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

CONTADOR GENERAL

DIRECTOR EJECUTIVO

CARPETA: CON DOCUMENTACIÓN

COMPLETA

DOCUMENTOS EN ORDEN?

ASIENTO DEVENGADO Y REGISTRO DE

OBLIGACIÓN DE PAGO EN SISTEMA AUTOMATIZADO

CONTADOR GENERAL

A

CARPETA CON DOCUMENTACIÓN

COMPLETA

131

PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONTABILIDAD

DIAGRAMA DE FLUJO

MANUAL DE PROCESOS

LEGALIZA DOCUMENTOS DE RESPALDO Y REALIZA

PAGOS MEDIANTE TRANSFERENCIA

BANCARIA “SPI” A FAVOR DE BENEFICIARIO

CONTADOR

ARCHIVAR DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DE LOS

PAGOS REALIZADOS

CONTADOR

A

CUENTA BANCO DEL

BENEFICIARIO

“SPI” RETENCIONES

COMPROBANTES

RETENCIONES COMPROBANTES

BENEFICIARIO

FIN

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

132

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR

MANUAL DE PROCESOS

REGISTRO DE COSTOS Y GASTOS

REGISTRAR ASIENTOS DE AJUSTES

DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS

CONCILIACIÓN BANCARIA

REVISIÓN DE MAYORES EN GENERAL

EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

NOTAS EXPLICATIVAS

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

INICIO

FIN

LEGALIZACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

CONTADOR Y PRESIDENTE

ARCHIVO DE ESTADOS FINANCIEROS

CONTADOR

FUENTE: CONJUPAS

ELABORADO POR: Edison

133

3.3. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad,

la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad

razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de

los recursos públicos.

Por esta razón he tomado como fuente de información las Normas de

Control Interno para las entidades, Organismos del sector Público y de las

Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos

Públicos, acuerdo emitido por la Contraloría General del Estado.

3.3.1. CONTROL INTERNO PRESUPUESTARIO.

• Programación, formulación y aprobación del presupuesto vinculado

al Plan Operativo Institucional (POA)

• Ejecución en cuanto a ingresos y gastos programados en el Plan

Anual de Contrataciones (PAC).

• Reformas presupuestarias, vinculadas al compromiso y la

obligación o devengado.

• Evaluacióndel cumplimiento de las metas programadas en el PAC

y presupuesto inicial.

3.3.2. CONTROL INTERNO A LOS INGRESOS.

• Determinar el tipo de ingreso público según su procedencia que

puede ser tributario y no tributario, de autogestión, de

financiamiento y donaciones.

• Se clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de

capital y financiamiento.

• A la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional ingresarán todos

los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el

134

presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a

través de cuentas auxiliares.

• Todo tipo de ingreso recaudado en efectivo será depositado

máximo en 24 horas en la cuenta de ingresos de la entidad.

• Se otorgara un comprobante de ingreso pre-impreso y pre-

numerado.

• La existencia de documentación debidamente clasificada y

archivada que respalde los ingresos.

3.3.3. CONTROL INTERNO A LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

• Las entidades y organismos del sector público realizarán las

contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes,

ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de

consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

• Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con

la anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.

• La ejecución de las compras programadas para el año se realizará

tomando en consideración el consumo real, la capacidad de

almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que

regularmente toma el trámite.

• La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas

y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en

tiempo menor al de caducidad del principio activo.

• Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas

necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.

• El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio

institucional frente a la alternativa de adquisición.

• La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la

existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las

obligaciones derivadas de la contratación.

135

3.3.4. CONTROL INTERNO A LOS ACTIVOS FIJOS

• El responsable de la custodia de los bienes de larga duración,

deberá rendir caución y mantendrá registros actualizados,

individualizados, numerados, debidamente organizados y

archivados, para que sirvan de base para el control, localización e

identificación de los mismos.

• El responsable debe observar y detectar si son utilizados para los

fines que fueron adquiridos.

• Estos activos se depreciaran mensual y sistemáticamente. no

obstante, los equipos técnicos especiales, los muebles y equipos

de oficina, pueden depreciarse optativamente, cada mes o al

darse de baja el activo.

• Anualmente realizar inventarios físicos de los activos fijos, con el

objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

• En el caso de vehículos los responsables de la administración,

llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo,

donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de

salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y

actividad cumplida.

• Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar

aprobadas por los funcionarios autorizados.

• Los activos fijos intangibles deben controlarse en submayores

habilitados al efecto y amortizarse mensualmente.

3.3.5. CONTROL INTERNO AL PAGO DE REMUNERACIONES.

• Las remuneraciones serán pagadas en moneda nacional vigente

(dólares) hasta el 28 de cada mes.

• Las remuneraciones se pagaran tomando en cuenta las escalas

emitidas por el actual Ministerio de Relaciones Laborales.

• Previo al pago se elaborara el respectivo rol por personas distintas

y tomando en cuenta los respectivos descuentos de ley y otros.

136

• Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles,

serán pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o

de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el

sistema financiero nacional, registradas en la base de datos del

sistema previsto para la administración de los servicios públicos.

• Todo pago de remuneraciones o salarios y subsidios de ley debe

justificarse, mediante la firma del beneficiario que efectué el cobro.

3.3.6. CONTROL INTERNO A LOS VIÁTICOS Y PASAJES

• Tomar en cuenta la tabla del reglamento general de viáticos,

subsistencias y pasajes emitido por el Ministerio de Relaciones

laborales.

• Los viáticos y pasajes serán pagados previo a la presentación de

los siguiente documentos de respaldo:

- Solicitud e informe de licencia con remuneración legalizada.

- comprobante de hospedaje (factura) y boletos.

• El pago se lo realizara mediante transferencia interbancaria a la

cuenta del beneficiario y tomando en cuenta los anticipos de

viáticos.

3.3.7. CONTROL INTERNO AL MANEJO DEL FONDO DE CAJA

CHICA

• El monto del fondo de caja chica será de 100 dólares.

• El monto que normara los diferentes consumos a través de caja

no superara el valor de 50,00 USD por comprobante.

• La persona encargada del fondo de caja chica, es el único

responsable de la recepción, control y custodia de los dineros

entregados, por lo tanto deberá estar caucionado.

137

• Se realizaran arqueos periódicos y sorpresivos los mismos que

pueden ser realizados por la dirección ejecutiva, su delegado o

auditoría externa.

• Todo pago se realizara con sus respectivas firmas de

responsabilidad. (Solicitante, autorizado, recibido)

• Los administradores del fondo de caja chica presentaran

semestralmente, un informe sobre los gastos realizados, dirigido al

directorio.

• Se establece estricto cumplimiento para que sean considerados

como gastos deducibles los pagos efectuados con el fondo de caja

chica que, todos los comprobantes validos son a nombre del

CONJUPAS observando las demás normas en los datos mínimos

requeridos.

• Los empleados que requieran la utilización de estos fondos,

solicitaran al administrador responsable de caja chica por medio

de la solicitud de autorización, quien procederá a la entrega de los

valores requeridos. Cabe indicar que este formulario será válido

como un vale de caja chica, ya que servirá como respaldo del

pago.( Anexo 4)

• Para efectos de liquidación de gastos de movilización y

transportación interna, deberá el empleado a más de cumplir con

su hoja de ruta totalizar este gasto en el siguiente formato.(anexo

5)

• Para reposición de caja chica se adjuntará la documentación

original de las facturas, notas de venta y otros comprobantes

conforme al reglamento de comprobantes de venta y retención, los

mismos que justifiquen los pagos realizados, los cuales estarán en

un sobre (solicitud de reposición de Caja Chica) cerrado con el

formato correspondiente de cada una de las adquisiciones.

• El valor de caja chica asignado podrá ser repuesto cuando los

gastos alcancen más del 80% para lo cual el administrador

138

responsable, presentará al contador la siguiente documentación

que justifique y avale los gastos realizados. (Anexo 3)

FORMULARIOS.

Anexo 3: Solicitud por reposición de caja chica

Anexo 4: Solicitud de autorización de caja chica

Anexo 5: Liquidación de movilización.

3.3.8. CONTROL INTERNO A LOS ESTADOS FINANCIEROS

• Los Estados Financieros serán expresados en la moneda vigente,

es decir en dólares

• Se elaborara los Estados Financieros básicos de forma mensual y

anual.

• Los Estados Financieros a elaborar son: Estado de Resultados,

Estado de Situación Financiera, Estado de Flujo del Efectivo y

Estado de Ejecución Presupuestaria, así como también sus notas

aclaratorias de ser necesario.

• Deberán de ser legalizados por la máxima autoridad y el Contador

General

• Serán archivados conjuntamente con sus notas aclaratorias, los

mayores, sus auxiliares y otros.

3.4. ASPECTOS FINANCIEROS.

3.4.1. ÍNDICES FINANCIEROS O RAZONES FINANCIERAS

Las razones financiera que se utilice para determinar la situación

financiera de una empresa estarán en función de los objetivos que el

analista financiero desee alcanzar, para ello he seleccionado las

siguientes:

139

NOMBRE FÓRMULA SIGNIFICADO INTERPRETACIÓN

RAZÓN

CORRIEN

TE

Act. Corrientes.

Pas. Corrientes

Capacidad de

pago a corto

plazo.

Muestra la capacidad de

la empresa para

responder a sus

obligaciones de corto

plazo con sus activos

circulantes. Mide el

número de veces que los

activos circulantes del

negocio cubren sus

pasivos a corto plazo.

CAPITAL

DE

TRABAJO

Act. Corriente

Pas. Corriente

Capital con que

cuenta la

empresa

Indica el capital con que la

empresa cuenta para el

desarrollo de sus

actividades operativas

ENDEUD

AMIENTO

O

SOLIDEZ

Pasivo Total

Activo total

Cantidad de

activos que han

sido

financiados por

terceras

personas

Indica la razón o

porcentaje que representa

el total de las deudas de

la empresa con relación a

los recursos de que

dispone para

satisfacerlos.

140

APALANC

AMIENTO

Activo Total

Patrimonio

Capacidad para

usar activos

Expresa la relación que

existe dentro de la

estructura de capital entre

los recursos

proporcionados por

terceros y los fondos

propios. Señala la

proporción que el pasivo

representa con relación al

patrimonio.

ENDEUD

AMIENTO

Deuda Total

Activo Total.

Financiamiento

de activos por

Acreedores.

Mide la porción de activos

financiados por deuda.

Indica la razón o

porcentaje que representa

el total de las deudas de

la empresa con relación a

los recursos de que

dispone para satisfacerlos

RENTABI

LIDAD

DEL

ACTIVO

Utilidad Neta

Activo. Total.

Capacidad del

Activo, para

generar Utilidad

Mide el retorno obtenido

por cada dólar invertido

en activos

141

CAPÍTULO IV

4. IMPACTOS

4.1. PRINCIPALES IMPACTOS

La aplicación de la investigación en el Consorcio de Juntas Parroquiales

de Sucumbíos “CONJUPAS” produjo impactos de carácter social,

económico, ético, político y educativo.

4.1.1. IMPACTO ECONÓMICO.-

Con la aplicación de este proyecto se lograra minimizar costos y gastos

generados en cada uno de los procesos innecesarios que se realizan en

las actividades administrativas y financieras del Consorcio, así como

también dará una mayor agilidad en cada uno de los procesos

permitiendo optimizar el trabajo a los empleados del Consorcio.

4.1.2. IMPACTO SOCIAL.-

Con la ejecución de este proyecto se brindara servicios de calidad a las

gobiernos parroquiales y por ende a las comunidades pertenecientes a la

provincia de Sucumbíos logrando de esta manera incrementar la

confianza de su colectividad.

4.1.3. IMPACTO ÉTICO.-

La elaboración del manual Administrativo Financiero permitirá desarrollar

actividades y procesos administrativos y financieros de una manera

honesta y responsable, ya que cuenta con procedimientos y un control

interno basado en leyes vigentes.

142

4.1.4. IMPACTO EDUCATIVO.-

El Manual Administrativo Financiero servirá de fuente de investigación y

análisis para los gobiernos parroquiales de la provincia y las demás

asociaciones provinciales del Ecuador.

4.1.5. IMPACTO POLÍTICO.-

El Manual Administrativo Financiero permitirá a los nuevos candidatos a

presidente del CONJUPAS, guiarse para la elaboración de sus planes de

trabajo y de esta forma mejorar sus propuestas políticas tomando en

cuenta la organización administrativa la misión y visión del CONJUPAS.

143

CONCLUSIONES

� El Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS”

no cuenta con una estructura bien definida, ya que se desconoce el

rol y la función de cada miembro involucrado.

� El CONJUPAS no cuentan con suficiente presupuesto que permita

la contratación de personal necesario y capacitado para cubrir los

objetivos Institucionales como el de asesoramiento a los miembros

de las Gobiernos parroquiales de la Provincia de Sucumbíos

� Los directivos empleados y trabajadores no cuentan con

capacitación permanente que les permita incrementar y fortalecer

sus conocimientos y poner en práctica en sus labores y actividades

diarias.

� El CONJUPAS tiene dificultad en la coordinación de las

actividades a realizar, esto debido a la no existencia de un

documento que norme las funciones y procedimientos que deben

realizar los empleados de cada departamento.

� El CONJUPAS cuenta con un sistema informático exacto y

confiable que permite obtener información de forma ágil y oportuna

permitiendo la toma de decisiones acertadas por parte de la

máxima autoridad.

144

� El CONJUPAS mantiene en sus archivos el control de sus activos

fijos el mismo que lo realiza utilizando el método de codificación

secuencial.

� El diseño de Manual contribuye económicamente a optimizar los

recursos humanos, materiales, tecnológicos, económicos, así como

también a organizar eficazmente los procesos en el desarrollo de

tareas y actividades logrando de esta forma brindar un servicio de

calidad.

145

RECOMENDACIONES

� Se recomienda implementar este estudio, con el objetivo de

mejorar el control interno del Consorcio, ya que dispone de un

Orgánico Funcional con el que cada miembro tendrá a su mano el

perfil de cada puesto sus funciones y responsabilidades, evitando

de esta manera la duplicidad de funciones.

� Se recomienda gestionar ante el Gobierno Nacional el incremento

de presupuesto para las Gobiernos Parroquiales Rural del Ecuador.

Basados en las competencias enmarcadas en la Constitución

actual.

� El Consorcio de Juntas Parroquiales de Sucumbíos tendrá la

obligación de capacitar al personal del CONJUPAS y de los

Gobiernos Parroquiales y para ello es imprescindible que cuente

con personal preparado y el apoyo de un plan de Desarrollo y

Capacitación en áreas como: Administración Pública, Contabilidad,

Relaciones Humanas y aspectos Jurídicos, entre otros.

� Se recomienda aprovechar la existencia del Sistema Informático de

Contabilidad para obtener Estados Financieros estables y

oportunos que mantendrán informados a las máximas autoridades

y de esta manera facilitar la toma de decisiones acertadas y en

beneficio de la Institución.

146

� Recomiendo se realicen evaluaciones de forma periódica los

procedimientos de Control Interno para evitar desviaciones y en

caso de existir aplicar las correctivas necesarias, por último,

� Se recomienda la creación de la unidad de auditoría interna la

misma que se encargara de observar evaluar y recomendar la

utilización de procesos adecuados a cada actividad.

147

BIBLIOGRAFÍA

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� BACON, C.P, Charles A., Manual de Auditoría Interna , Limusa

Noriega Editores y Grupo Noriega Editores, 1996, México D.F.

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� CEPEDA A., Gustavo, Auditoría y Control Interno , McGraw Hill

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� CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la

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� GCHIAVENATO, Idalberto, Proceso Administrativo , Tercera

Edición, 2001, McGraw Hill Interamericana S.A. Bogotá –

Colombia.

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de Investigación, Universidad Técnica del Norte, Facultad Ciencias

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148

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149

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� http://www.mintrab.gov.ec/

� http://www.contraloria.gov.ec/la_institucion.asp?id_subseccion=3

� http://www.compraspublicas.gov.ec/

� http://www.ecuadorgps.com/

150

151

ANEXO 1

Encuesta dirigida a la Asamblea General y Empleados del Consorcio

de Gobiernos Parroquiales de Sucumbíos “CONJUPAS”

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

ENCUESTA DIRIGIDA ALA ASAMBLEA GENERAL Y EMPLEADOS

Esta encuesta tiene por objeto determinar la Factibilidad para la

elaboración de un Manual de Procesos Administrativo - Financiero, así

como determinar las falencias existentes en cada área del “CONJUPAS”.

Sírvase señalar con una X la respuesta que a su jui cio corresponda

la próxima a la verdad. Gracias por su colaboración .

QUE CARGO DESEMPEÑA UD:

---------------------------------------------------------------------------.

1.- ¿Cuenta el CONJUPAS con un organigrama estructural y/o funcional?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

2. ¿A su criterio defina si las líneas de autoridad y responsabilidad están:

Bien definidas ( )Mal definidas ( )No definidas ( )

3. ¿Tiene conocimiento si el CONJUPAS cuenta con un documento donde

se detalle los puestos de trabajo existentes?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

4. ¿Las funciones y actividades que desempeña se basan en un manual

o a criterio?

Manual…………… ( ) Criterio…………… ( )

152

5. ¿La comunicación entre empleados y directivos dentro del CONJUPAS

Es?

Muy buena……… ( ) Buena……………. ( )

Regular…………. ( ) Mala……………… ( )

6. ¿Los canales de comunicación que se utilizan en el CONJUPAS son?

Comunicación escrita……………….. ( )

Internet……………………................. ( )

Comunicaciones Interpersonales… ( )

7.- ¿El ambiente de trabajo del CONJUPAS es?

Excelente………. ( ) Muy bueno…………. ( )

Bueno…………… ( ) Regular……………... ( )

Malo……………. ( )

8.- Señale el nivel de instrucción que usted tiene?

Primaria ………………………………………….. ( )

Secundaria ………………………………………… ( )

Superior…..…………………………………………. ( )

9.- ¿Defina su nivel de experiencia en el cargo que desempeña dentro del

CONJUPAS?

Alto………. ( ) Medio........... ( ) Bajo……… ( )

10. ¿La remuneración que Ud. Percibe está regulada por la ley?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

11.- ¿Recibe usted capacitación en el área al cual representa?

Con mucha frecuencia…………………………………. ( )

Con frecuencia………………………………………… ( )

A veces………………………………………………… ( )

Raramente……………………………………………… ( )

153

Nunca…………………………………………………… ( )

12.- ¿Existe un manual de procedimientos basado en normativas

vigentes emitidas por las entidades de control?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

13.- ¿Se realizan evaluaciones al personal respecto de las actividades

que ejecutan?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

14.- ¿se realizan controles sorpresivos a rubros específicos como caja

chica?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

15.- ¿Se mantiene un registro codificado de los activos fijos del

CONJUPAS?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

16.- ¿actualmente con el sistema de contabilidad que se aplica, usted

considera que existe confiabilidad y exactitud en los registros financieros?

Si…………………… ( ) No…………………… ( )

17.- ¿El CONJUPAS se somete a evaluaciones financieras, técnicas y

administrativas como:

Auditoría Interna ( )

Auditoría Externa ( )

18.- ¿A su criterio como considera al elaboración de un manual de

procesos administrativos financieros para el CONJUPAS?

Muy bueno ( ) Bueno ( )

Regular ( ) Malo ( )

154

ANEXO 2

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

ENTREVISTA DIRIGIDA AUN EXPERTO EN EL AREA

ADMINISTRATIVA FINANCIERA.

Esta encuesta tiene por objeto determinar la Factibilidad para la

elaboración de un Manual de Procesos Administrativo – Financiero así

como también determinar las falencias existentes en el área

Administrativa financiera del “CONJUPAS”.

1.- ¿Cuál es la función e importancia que tienen los manuales dentro de

una entidad?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

2.- ¿En qué ayuda la aplicación de los elementos del proceso

administrativo dentro de una entidad?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

3.- ¿En qué consiste el proceso contable?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

4.- ¿Cómo afectaría la no aplicación de normas y principios de

contabilidad gubernamental dentro de un proceso contable?

155

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

5.- ¿Sería necesaria la existencia de un sistema informático para llevar a

cabo un proceso contable? ¿Por qué?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

6.- ¿Cuál es la importancia de los estados financieros?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

7.- ¿Cuáles son los índices o razones financieros más importantes que se

deben aplicar dentro de una institución pública?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

8.- ¿Cómo afectaría la no existencia de un manual de procesos

administrativos y financieros en una entidad?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

9.- ¿Considera Ud. que la elaboración de un manual de procesos

administrativos y financieros ayudara a mejorar la gestión administrativa y

control interno?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

156

ANEXO 3

CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE

SUCUMBÍOS “CONJUPAS”

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

FECHA: 00/00/000 Nº:

Departamento / Área Señor: …………………………………………………………………………………….solicito la reposición del fondo fijo de caja chica, por USD…………………………………………. De conformidad con el siguiente detalle. Mes:

FECHA COMPROBANTE Nº

CONCEPTO VALOR EMPLEADO

TOTAL DESEMBOLSO SALDO FONDO DE CAJA CHICA Billetes Monedas

SOCICITADO POR : AUTORIZADO POR

Nombre y firma del administrador del fondo

f)…………………………….Ordenador del gas

CONTROL PREVIO

LIQUIDACIÓN

Para uso exclusivo de procesos de control

Valor Solicitado: Valor no repuesto:

f)………………………… DEL CONTADOR GENERAL

Total a reponerse:

157

ANEXO 4

CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES

DE SUCUMBÍOS “CONJUPAS”

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN POR CAJA CHICA

FECHA: 00/00/000 Nº:

Departamento / Área Solicitante: Valor a reembolsar:……………………………………………………..Cantidad en letras………………………… Bienes o servicios adquiridos Objetivo:

CANTIDAD FACTURA Nº Nº DE OTRO DOCUEMNTO

PROVEEDOR VALOR

OBSERVACIONES: ………………………………….. FIRMA SOLICITANTE

………………………………. AUTORIZADO POR

……………………………………….. ADMINISTRADOR DE CAJA

CHICA

CERTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN Nº UNA VEZ RECIBIDO EL: SERVICIO DE ACUERDO A LO FACTURADO BIEN O BIENES CERTIFICADOS EN ESTA SOLICITUD Y FACTURADOS CERTIFICO MI CONFORMIDAD NOMBRE………………………………………………………….FIRMA…………………………………………

158

ANEXO 5

CONSORCIO DE JUNTAS PARROQUIALES DE

SUCUMBÍOS “CONJUPAS”

LIQUIDACIÓN DE MOVILIZACIÓN

FECHA: 00/00/000

Nº:

Departamento / Área Intermediario: Mes:

FECHA DESTINO MOTIVO VALOR FIRMA

TOTAL

AUTORIZADO POR : REVISADO Y AUTORIZADO POR NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO

f)……………………………….. RESPONSABLE CONTABLE