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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORÍA
CONVENIO UCLA - LUZ
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES DE LA EMPRESA ENERGÍA ELÉCTRICA DE
VENEZUELA (ENELVEN)
Trabajo presentado como requisito para optar al grado de Especialista Contaduría Mención Auditoria.
Huguín R. Rodríguez S.
Maracaibo, 2002
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORÍA
CONVENIO UCLA-LUZ
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES DE LA EMPRESA ENERGÍA ELÉCTRICA DE
VENEZUELA (ENELVEN)
Trabajo presentado como requisito para optar al grado de Especialista en Auditoria.
Por: Huguín R. Rodríguez S.
Maracaibo, 2002
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES DE LA EMPRESA ENERGÍA ELÉCTRICA DE
VENEZUELA (ENELVEN)
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES DE LA EMPRESA ENERGÍA ELÉCTRICA DE
VENEZUELA (ENELVEN)
Por: Huguín R. Rodríguez R.
Trabajo de grado aprobado
___________________ ___________________
Msc. Abel Romero Esp. Adriana Morón
______________________
Msc. Raisa Chirino
MARACAIBO, 2002
DEDICATORIA
A Dios por nunca desampararme tanto en lo malos momentos como en los
buenos, por siempre sentirme cerca de él y parte de él, lo que pueda decir es poco por
la gratitud que siento y por la fuerza que ejerces en mí, para tratar de ser cada día
mejor. Espero que siempre me bendigas.
A mis hijos Hirgûin, Harvy, Hervy, María de los Ángeles y mi esposa Nidia
por ser las personas que más me impulsan a querer ser cada día mejor, todo lo que
soy es por ustedes y para ustedes, los amo hasta el infinito y más allá.
A mi padre y a mi madre por toda tu dedicación y apoyo en el transcurso de
mi vida, por darme siempre lo mejor de ustedes, para llegar a ser quien soy, por
siempre inculcarme la palabra de Dios en toda mi vida, la bendición por siempre.
A mis hermanos Jorge, Nereida, Robert, Oswaldo, Norka y Noris por
apoyarme en todo lo que se me ocurre, así mismo, a todos mis sobrinos.
A mis compañeros de trabajo y amigos por su apoyo y motivación para la
culminación de esta especialización en especial a Miguel, Luis, Linda, Javier, Víctor
y Omar por siempre motivarme.
AGRADECIMIENTO
A la C.A. Energía Eléctrica de Venezuela, por darme la oportunidad de ser
miembro de tan prestigiosa empresa, a todos los profesores, compañeros de
postgrado, quienes ayudaron al logro de esta meta
A mi tutora y amiga Raisa Chirino, por su colaboración y por la confianza
puesta en mí para la ejecución de este trabajo.
A todas aquellas personas que de alguna manera colaboraron en la
consecución de mis objetivos.
INDICE
Pág.
Aprobación III
Dedicatoria IV
Agradecimiento V
Resumen VI
Abstract VII
Introducción 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del Problema 4
Formulación del Problema 7
Objetivos de la Investigación 7
Objetivo General 7
Objetivos Específicos 8
Justificación de la Investigación 8
Delimitación de la Investigación 9
II MARCO TEÓRICO 10
Reseña Histórica 11
Antecedentes de la Investigación 13
Bases teóricas 20
Sistema 20
Clasificación de los Sistemas 21
Cuentas por Pagar 23
Sistema de Cuentas por Pagar 23
Ciclo de Compras 25
Registro de Cuentas por Pagar 25
Normas Administrativas de Cuentas por Pagar 26
Políticas Administrativas de Cuentas por Pagar 27
Procedimientos Administrativos de Cuentas por Pagar 27
Pág
Normas Contables de Cuentas por Pagar 28
Políticas Contables de Cuentas por Pagar 28
Procedimientos Contables de Cuentas por Pagar 29
Principios de Contabilidad Aplicados a las Cuentas
por Pagar 30
Control 37
Control Interno 38
Ambiente de Control 41
Evaluación del Control Interno 67
Diagnóstico Estratégico Situacional Interno 70
Nuevas Tendencias Corrientes sobre Control
Interno. Informe COSO 71
Importancia del Informe 71
Alcance del Informe 72
Cuentas por Pagar 78
Recursos Humanos 80
Recursos Técnicos 80
Recursos Financieros 81
Definición de Términos Básicos 81
Sistema de Variables 84
Definición Conceptual 84
Definición Operacional 84
III MARCO METODOLÓGICO 85
Tipo de Investigación 86
Diseño de la Investigación 87
Población de Estudio 87
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 89
Validez y Confiabilidad del Instrumento 89
Tratamiento de la Investigación 90
Pág.
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
92
Análisis de Datos 92
Interpretación de los Resultados 114
V CONCLUSIONES 123
VI RECOMENDACIONES 126
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 127
ANEXOS 132
A.-Instrumento de Evaluación 133
B.-Tabla de Validación del Instrumento 145
C.-Curriculum Vitae del Autor 152
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORÍA
CONVENIO UCLA-LUZ
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES DE LA EMPRESA C. A ENERGÍA ELÉCTRICA DE
VENEZUELA (ENELVEN)
Autor: Huguín R. Rodríguez S.
Tutor: Raisa Chirino
RESUMEN
Esta investigación tuvo como finalidad la evaluación del sistema de control de cuentas por pagar a proveedores de la empresa C. A. Energía Eléctrica de Venezuela. El objetivo general fue evaluar el sistema de control de cuentas por pagar a proveedores de la C. A ENELVEN, con la finalidad de estudiar el Sistema de Pagos y detectar las debilidades en el mismo y proponer un plan que contengan los objetivos y estrategias que permitan la mejora de dicho proceso. La presente investigación fue de tipo descriptiva, de campo y transaccional, es descriptiva porque identifica características y señala forma de conductas y actividades que se orientan a recolectar información relacionada con el estado real de las situaciones, es de campo porque se realizó en el propio sitio donde se encontraba el objeto de estudio, ello es; la C. A ENELVEN, lo que permitió obtener los datos en forma directa de la realidad que se estudió, y es transaccional porque recolectaron datos en un momento dado y en un tiempo único y su propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado. La población constituida por nueve (9) personas y seleccionadas que interactúan con el proceso de pagos a proveedores llamados grupos interesados. La recolección de datos se efectuó mediante una actividad que consistió en la aplicación de un cuestionario de preguntas 29 abiertas y 20 cerradas. Se realizó un proceso de validez de contenido a través de siete (7) expertos. Los resultados que se obtuvieron luego de aplicado el mismo confirmaron las debilidades en cuanto a la falta de Normas, Políticas y Procedimientos formalmente establecidos, así como inexistencia de algunos formularios de Control, falta de adiestramiento del Recurso Humano y ausencia de nuevos equipos tecnológicos, los cuales fueron la base para proponer mejoras para que se ejecuten las actividades de pago a proveedores con controles efectivos y evitar los riesgos en la empresa objeto de estudio. PALABRAS CLAVES: Cuentas por Pagar, Sistema, Control Interno, Políticas, Gestión, Normas y Procedimientos, Pagos, Evaluación, Riegos.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORÍA
CONVENIO UCLA-LUZ
EVALUATIÓN OF THE SYSTEM OF CONTROL ACCOUNTS PAYABLE
TO SUPLIERS OF THE C. A ENERGÍA ELÉCTRICA DE VENEZUELA
(ENELVEN).
Autor: Huguín R. Rodríguez S.
Tutor: Raisa Chirino
ABSTRACT
The purpose of this investigation was to evaluate the control system of the accounts payable to suppliers of the C. A. Energía Eléctrica de Venezuela. The main objetive was to evaluate the system of control to suppliers of C.A. Energía Electrica de Venezuela (ENELVEN), through the study of the payments system and to detect the weaknesses and proposal of a plan that contains the objectives and strategies that permited the improvement of that process. This investigation type was rated as a descriptive, field and transactional type, is descriptive because it identified features, behaviors and activities guided to gather information related with the actual status of the situation; it is a field investigation because it is carried out on site, it means, that C. A Energía Eléctrica de Venezuela (ENELVEN) allowed to get the facts in a direct way from the reality that is being studied, and it is transactional because it gathered data in a specific moment and at one time only, and its purpose was to describe variables and to analyze their incidence and interrelation in a specific moment. The population was constituted by nine (9) people who were in charge of the process of payments to suppliers, also know as interested groups. The gathering of data was realized through a questionnaire compounded by 29 open and 20 closed questions, applied in interviews the the validation process was carried out by seven (7) experts. The outcoming results confirmed weaknesses due to the lack of rules, procedures and policies formally established , as well as the inexistance of control formats, lack of training of the Human Resource personnel and absence of new technological equipment which provide a solid foundation in order to propose several improvements that can be executed the activities of the payment to suppliers with effective controls decreasing the risks in the C. A. Energía Eléctrica de Venezuela (ENELVEN). KEY WORDS : Accounts to Pay, System, Internal Control, Political, Administration, Regulations and Procedures, Payments, Evaluation, Risks.
iii
INTRODUCCIÓN
La necesidad de tener un adecuado Sistema de Control Interno ha
evolucionado conjuntamente con los cambios que se han dado en la forma de
administrar los negocios; en el sector privado fue donde primero se reconoció como
fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el
volumen de las operaciones, los niveles de riesgos, la complejidad de los sistemas de
información y el aumento en los niveles de riesgos reales y potenciales.
En el mismo orden de ideas, en el sector público, además de las necesidades y
conveniencias existe la obligación de implantar estos mecanismos y herramientas, ya
que la constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1999 estableció, en
los artículos 209 y 269, el deber de la administración pública de diseñar y aplicar
métodos y procedimientos de control de los cuales hace parte la unidad de control
interno o auditoria interna, cuya calidad y eficiencia será evaluada por la Contraloría
General de la Republica, según facultad y competencia establecida en el articulo 268
de la Carta Magna.
De acuerdo a lo planteado anteriormente y teniendo en cuenta los anteriores
deberes y derechos constitucionales que le asisten a todos los organismos que reciben
y administran recursos de origen presupuestal y el entorno económico-social que
vive el país, la escasez de recursos disponibles, y la apertura del mercado nacional a
la competencia global, ha obligado a las empresas a efectuar modificaciones a sus
ciclos operativos para responder eficientemente a los nuevos retos que imponen las
actividades empresariales y garantizar la pervivencia futura de estos. Todos estos
aspectos han influido en la importancia que tiene para una organización en el manejo
efectivo de control y riesgos en el proceso de pagos a proveedores, donde el control
interno es un factor determinante en los resultados de las operaciones.
iv
La presente evaluación consta de cuatro capítulos, correspondiendo el primero
a una explicación de la problemática que se pretende investigar, pronunciándose la
formulación de la interrogante a resolver, planteando los objetivos de la misma,
tanto general como específicos; y por último, procediendo con la justificación y
delimitación de la investigación.
En el segundo capitulo se exponen las fuentes y bases teóricas tomadas para
resolver la interrogante de la investigación. Seguidamente se realizó una breve
descripción de aquellos términos que dentro no se hayan explicado con
profundidad, para finalizar la fundamentación teórica con la conceptualización de
las variables de estudio.
El tercer capítulo, comprende en forma concreta el reconocimiento del tipo de
investigación, su diseño, dando a conocer la población que interviene en el estudio,
señalando los instrumentos a utilizar, la manera en que se tabularon y el
tratamiento que se le dio a la información arrojada por la tabulación de los datos.
En el cuarto capítulo se efectuó un análisis detallado, tanto del instrumento
como la interpretación de los resultados obtenidos luego de la interpretación de los
datos.
Y para finalizar, se elaboró una congerie de conclusiones y
recomendaciones para la empresa objeto de estudio a fin de mejorar el Sistema de
Control Interno de Cuentas por Pagar a proveedores, coadyuvar la credibilidad de
los clientes de la empresa C. A Energía Eléctrica de Venezuela (C. A ENELVEN)
y reducir los riesgos.
v
CAPITULO I _________________________
EL PROBLEMA
CAPITULO I
EL PROBLEMA
vi
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Todo sistema contable dentro de una empresa de bienes y/o servicios se
encarga de analizar, clasificar, codificar, registrar y resumir las transacciones y
operaciones financieras de la misma. Es por ello que el funcionamiento eficiente del
proceso de cuentas por pagar, constituye un aporte de vital importancia para el
funcionamiento de las operaciones contables y administrativas de una organización.
En efecto, para una empresa es indispensable que el sistema de cuentas por
pagar esté bien definido, ya que de esta manera mejorará el funcionamiento,
calidad, confiabilidad y seguridad de los procesos. Como su nombre lo indica, el
proceso de cuentas por pagar abarca todo lo referente al pago, desde la recepción
de la factura hasta el momento de efectuar la cancelación al proveedor. Este
sistema abarca un conjunto de procedimientos que si no son ejecutados en forma
efectiva cada uno de ellos, causarán una falla en el funcionamiento del mismo; por
lo tanto es importante que las organizaciones posean un diseño de un sistema de
cuentas por pagar que cubra con las necesidades de la misma.
Ahora bien, en las empresas es fundamental llevar un control contable para
lograr la buena administración de las operaciones, el cumplimiento de los
compromisos adquiridos y una eficaz distribución de los recursos, la cual
proporciona a la empresa una buena imagen y solvencia, para ello es
imprescindible manejar eficaz y eficientemente controles contables, en el
desarrollo de los procesos financieros.
Así mismo, para que la empresa logre las metas propuestas es importante que
esta cuente con un sistema formalmente establecido en el área de cuentas por
pagar.
Por otro lado, bajo estas condiciones se encuentra la C. A Energía Eléctrica
de Venezuela empresa dedicada a la generación, distribución y comercialización de
energía en la región zuliana, la cual ha dirigido sus esfuerzos tanto financieros,
como gerenciales hacia recursos para el adecuado funcionamiento de sus procesos.
La C. A. Energía Eléctrica de Venezuela, (C. A. ENELVEN) es una empresa
vii
de suministro del servicio eléctrico, encargada de la transmisión, distribución y
comercialización de la energía eléctrica, cubriendo un área geográfica que va desde
los Municipios Maracaibo – San Francisco hasta los Municipios Mara – Páez –
Padilla, Jesús Enrique Losada, Urdaneta, La Villa, Machiques, Catatumbo,
Francisco Javier Pulgar, Colón y Jesús María Semprún. El objeto de este estudio se
enmarca dentro de la comercialización, que es el proceso donde se establece la
relación de la empresa con el cliente, mediante el pago de servicios y productos a
los proveedores.
En el mismo orden de ideas, la empresa objeto de estudio, se encarga de
proveer a sus clientes un servicio de electricidad de alta calidad, al menor precio
posible, con un capital humano entusiasta y productivo, con proveedores
comprometidos, generando una justa rentabilidad para el accionista.
Basado en este planteamiento, la gerencia de finanzas manifiesta que la
recepción de facturas no se centra en una sola persona, lo cual no permite controlar
que todas las facturas sean selladas con la fecha de recibido por el equipo de
pagos, además puede ocasionar el extravío de las mismas. Así mismo la recepción
de facturas sin formato de declaración jurada de impuesto municipal impide la
correcta aplicación del mismo.
En el caso de los proveedores que prestan servicio a la C. A Energía Eléctrica
de Venezuela, sus facturas no están claramente identificadas con respecto a la
sociedad en la que se originó el pedido, bien sea Enelven, Enelven Generadora,
Enelven Distribuidora, ocasionando pérdida de tiempo tanto en la clasificación
de
factura, como en la contabilización de las mismas. Por otro lado, los duplicados de las
facturas no se destruyen, incumpliendo de esta manera con las normas e
incrementando el volumen de documentos en los comprobantes de pago.
Además, la aplicación del impuesto sobre la renta y los impuestos
municipales, no presenta uniformidad, lo cual trae como consecuencia una revisión de
la factura registrada, antes de emitir el reporte de pago y modificaciones en el
viii
documento.
Igualmente, no existe unificación de criterio entre los empleados, lo cual
genera una factura mal contabilizada, falta de conciencia e interés en la correcta
contabilización de las facturas lo cual crea un registro inadecuado de las mismas. La
cuenta utilizada para la contabilización de cartas de crédito pertenece a Enelven,
mientras que las órdenes de pago están creadas en otras sociedades produciendo un
registro adicional. El no asignar ningún tipo de retención a un proveedor genera
excepciones en las propuestas de pago, teniendo como única alternativa, modificar el
documento y volver a ejecutar la propuesta o corrida de pago.
En este orden de ideas, se puede decir que al momento de cotejar las facturas
con el reporte de pago, algunas veces se extravían los originales o existen
discrepancias en los números de facturas, incrementando el número de pagos
anulados. Además de la falta de personal que ayude a la rápida revisión de facturas ya
registradas, retrasa la ejecución del pago y la elaboración de cheques. Por otro lado
los reclamos de proveedores y retrasos en el pago por facturas que presentan
enmiendas y cálculos errados.
También es necesario mencionar que el sistema de consultas de pago no
satisface las necesidades del proveedor, debido a continuas fallas técnicas, creando
malestar al proveedor.
Sin embargo, no se ha diseñado un sistema de cuentas por pagar en el equipo
de pagos de la empresa C.A Energía Eléctrica de Venezuela, lo cual trae como
consecuencia problemas que afectan la imagen de la empresa, descontento de los
proveedores y el trabajo extra para los empleados que conforman el equipo de la
Unidad de Pagos de la empresa objeto de estudio.
Por lo anteriormente señalado; es necesario que, dentro de la unidad de pagos
de la C.A Energía Eléctrica de Venezuela, exista un control efectivo en las cuentas
por pagar, el cual optimizará la ejecución del proceso de pagos.
Para dar respuesta a estas exigencias, se hace necesario evaluar el Control
y Riesgos en el Proceso de Pagos a Proveedores en la C. A. ENELVEN, con la
finalidad de definir objetivos, estrategias y establecer responsabilidades para la
ix
ejecución de un plan tendente a mejorar el control interno del Proceso de Gestión
de Pagos a Proveedores.
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Sobre la base de los planteamientos anteriores, se plantean las siguientes
interrogantes:
¿ Cuál es la situación actual de las cuentas por pagar?
¿ Se cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados?
¿ Cuáles son los recursos humanos, técnicos y financieros
utilizados en el proceso de cuentas por pagar?
¿ Qué normas y procedimientos se deben establecer para el sistema
de cuentas por pagar?
¿ Qué políticas deben establecerse para el sistema de cuentas por pagar?
¿ Qué formularios deben utilizarse?
¿ Cómo deberán estar distribuidas las actividades en la unidad de pagos
de la empresa objeto de estudio?
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.
2.1. OBJETIVO GENERAL.
Evaluar el Sistema de Control Interno de Cuentas por Pagar a
proveedores de la empresa C. A Energía Eléctrica de Venezuela.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
• Diagnosticar el proceso actual de cuentas por pagar de la C. A ENELVEN.
• Evaluar el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente
aceptados en la C. A ENELVEN.
• Analizar la utilización de los recursos humanos, técnicos y financieros en la
unidad de pagos de la C. A ENELVEN.
• Proponer implantar mejoras en cuanto a las Normas y Procedimientos
x
inherentes al Control Interno y Riesgos en el proceso de cuentas por pagar a
Proveedores de la C. A ENELVEN.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
En toda empresa es necesaria la existencia de un sistema de cuentas por pagar
para la ejecución efectiva de las actividades de la misma. Por tanto, contar con un
sistema de pago acorde con las necesidades de la organización, el cual permita
hacer más eficiente el registro de las obligaciones contraídas por la adquisición de
bienes y/o prestación de servicios es importante dentro de la misma.
Por otro lado, el proceso de cuentas por pagar, constituye un aporte relevante
en el sistema contable de la C. A Energía Eléctrica de Venezuela para mejorar su
dinámica, la administración financiera y la imagen de la empresa.
En consecuencia, esta brindaría a la alta gerencia de la empresa objeto de
estudio de una herramienta para mejorar la ejecución de las tareas, la reasignación de
responsabilidades, la uniformidad de criterios, la correcta utilización y el máximo
aprovechamiento de los recursos disponibles que implica el desarrollo del proceso de
cuentas por pagar. Es también instrumento mediante el cual el personal contribuye al
logro del éxito y la productividad de la organización.
En cuanto a los proveedores, será beneficioso contar con la implantación de
éste diseño de cuentas por pagar, ya que los pagos serán efectuados oportunamente y
según lo establecido por las leyes, ya que debido a la existencia de la disparidad de
criterios entre empleados, los cálculos de los impuestos se realizan de distintas
maneras. Los proveedores podrán consultar el sistema de pagos sin inconvenientes,
evitando así el malestar de los mismos al momento de verificar los pagos e
identificándose más con la empresa, ya que podrán acceder rápida y fácilmente al
sistema.
Esta investigación proporcionará alternativas y estrategias que permitan
agilizar y mejorar el funcionamiento, la calidad, confiabilidad y seguridad de los
procesos de la unidad de pagos de la empresa C. A Energía Eléctrica de Venezuela.
xi
Así mismo, un sistema de cuentas por pagar ofrece a la empresa información
oportuna y precisa, al momento de la toma de decisiones por parte de la gerencia.
Por otra parte, esta investigación pudiera constituir además, punto de
referencia para otras investigaciones de naturaleza similar.
4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
La evaluación del Sistema de Control de Cuenta por Pagar a Proveedores
de la empresa C. A. ENELVEN con la finalidad de mejorar el Sistema de Cuentas
por Pagar, se efectuará en la Unidad de Apoyo Financiero, ubicado en la calle 77
(5 de julio), entre las avenidas 10 y 11, edificio EISA en la ciudad de Maracaibo,
esto se hará durante el año 2002.
CAPITULO II __________________________
MARCO TEÓRICO
xii
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. .RESEÑA HISTÓRICA
En Maracaibo el alumbrado público se inició el 24 de Octubre de 1888, fecha
en la cual la ciudad celebraba el centenario del natalicio del General Rafael Urdaneta.
El señor Jaime Felipe Carrillo, empresario venezolano, tuvo la
responsabilidad de realizar las labores de instalación de una planta cercana a la Plaza
Bolívar para alumbrarla en el acto central de esa festividad.
Fue al año siguiente, el 4 de Junio de 1889, cuando Carrillo y otros
inversionistas fundan la empresa THE MARACAIBO ELECTRIC LIGH Co. y
para el año 1916 la ciudad contaba con el servicio de electricidad las veinticuatro
(24) horas del día. La sede estuvo ubicada en lo que es hoy la Avenida Libertador.
Esta empresa funcionó hasta 1924, cuando inversionistas Canadienses adquirieron
xiii
las acciones y la denominaron VENEZUELA POWER CO. En 1926 se instaló una
nueva planta en el sector La Arreaga, en los Haticos, conocida hoy como
CENTRAL TERMOELECTRICA “RAMON LAGUNA”.
Posteriormente, en 1940, aún bajo la propiedad del consorcio Canadiense, se
registra la empresa en Maracaibo pero cambiándole la razón social a C. A. ENERGÍA
ELÉCTRICA DE VENEZUELA (ENELVEN), con este nombre la empresa comenzó
a expandirse hacia el área rural en la década del sesenta y adquiere las plantas
ubicadas en las zonas de Perijá y Colón. Es así como fue ampliando sus áreas de
influencia hasta cubrir toda la Costa Occidental y Sur del Lago de Maracaibo.
En 1973 se inaugura la segunda planta en importancia que posee la empresa,
la CENTRAL TERMOELÉCTRICA “RAFAEL URDANETA.
En 1976, el FONDO DE INVERSIONES DE VENEZUELA adquiere las
acciones mayoritarias de ENELVEN, con lo cual se convierte en empresa del Estado
Venezolano. Con ello se traspasan cincuenta y dos (52) años de experiencia de este
nuevo consorcio a la organización, desde el punto de vista de enseñanza
administrativa y gerencial.
Para 1981 se produce la interconexión de ENELVEN con el Sistema
Eléctrico Nacional (SIN) a través del cable que pasa por debajo de la plataforma del
Puente Sobre el Lago de Maracaibo.
La segunda interconexión de ENELVEN con el SIN entra en funcionamiento
en 1985, con la línea de 230 KV que une las subestaciones “El Rincón” y “Peonías”.
El tendido sub-lacustre permite transportar la electricidad desde el Tablazo,
en la Costa Oriental del Lago hasta la subestación “Peonías”.
El 11 de Marzo de 1987, se instala una línea de 24 KV desde la subestación
“Santa Bárbara” de ENELVEN hasta la subestación “San Carlos” de CADAFE,
para una tercera interconexión.
Luego, el 01 de Diciembre de 1988, ENELVEN suscribe con CADAFE,
EDELCA y la Electricidad de Caracas un nuevo contrato de interconexión Nacional,
incorporando de esta manera la voz y el voto de la empresa a las discusiones que a
xiv
nivel nacional se implementen en materia de planificación y generación del Sistema
Interconectado Nacional.
Para la prestación del servicio, las áreas atendidas por ENELVEN llega hasta
los siguientes municipios: Mara, Páez, Maracaibo, San Francisco, Urdaneta, Jesús
Enrique Lossada, Rosario y Machiques de Perijá, Catatumbo y Colón, para lo cual
la empresa cuenta con cinco centrales de generación:
Central Termoeléctrica “Ramón Laguna”
Central “Rafael Urdaneta”
Central “Concepción”
Central “Santa Bárbara” y
Central “Casigua”.
La capacidad de generación instalada alcanza los 1.336 Megavatios, con lo
que la empresa sirve a más de 300.000 suscriptores, gracias al esfuerzo
mancomunado de 1.700 trabajadores directos.
Luego del reto importante asumido por ENELVEN en 1976, se delinea la
misión de la empresa para lo cual se establece que la filosofía organizacional esté en
función de las necesidades de sus clientes, adoptando la misión siguiente: “Proveer a
los clientes el servicio de electricidad, de alta calidad, al menor precio posible y con
una justa rentabilidad”.
2. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El argumento teórico que dará soporte a esta investigación está comprendido
por el análisis de un conjunto de aspectos claves tales como: control, control interno,
estrategias y planes, visión, misión, pagos, etc; y de igual forma se consideran las
experiencias prácticas por la evaluación del control específicamente para la
organización objeto del estudio.
Para realizar la investigación se tomaron en cuenta investigaciones similares
en el área de cuentas por pagar, las cuales proporcionan ventajas para la culminación
de la misma.
xv
Diseño de un sistema administrativo para el manejo del subsistema de cuentas
por pagar en una empresa de servicios; elaborado por Bracho, Isabel y Socorro,
Marjorie (1994) URU.
La metodología utilizada fue de tipo explicativo, ya que se determinaron las
necesidades de la empresa objeto de estudio y se investigó la existencia de un sistema
administrativo para el manejo de subsistema de cuentas por pagar en otras empresas
del mismo ramo, con la finalidad de proponer el sistema de esta investigación.
La empresa objeto de estudio ABC, C. A., fue seleccionada a través de un
muestreo no probabilístico intencional, mientras que para realizar un sondeo en el
ramo de empresas, se empleó un muestreo aleatorio simple con la finalidad de contar
con una muestra representativa de empresas para determinar el objetivo de la
investigación.
Las técnicas de recolección de datos utilizados fueron la aplicación de un
cuestionario de preguntas cerradas que se administró a las empresas seleccionadas
para concluir la necesidad del estudio, un cuestionario, y la observación sistemática
dentro de la empresa ABC, C. A.
Entre los resultados se menciona que no existe un sistema administrativo para
el manejo del subsistema de cuentas por pagar en las empresas del ramo, lo cual
originó la necesidad del estudio para la empresa ABC, C. A., a la cual se le diseñó. Se
realizaron recomendaciones pertinentes para ajustar la estructura de la empresa, entre
las cuales se encuentra:
Diseñar un sistema administrativo que permita manejar eficientemente las
finanzas a través del registro correcto de las cuentas por pagar, llevar una información
detallada y periódica de la facturación que permita aprovechar los descuentos por
pronto pago concedidos por los proveedores, incorporar los procesos propuestos a un
sistema de procesamiento electrónico de datos que permita el fácil acceso a la
información requerida, informar al personal administrativo sobre el nuevo sistema
administrativo a fin de incorporarlos al mismo e instaurarlo en forma progresiva para
optimizar el pago a terceros, y considerar las sugerencias que formule el usuario del
sistema y analizar su lógica, ya que el sistema es lo suficiente mente flexible para
xvi
adaptarse a cambios.
Elaboración de un Manual de Control Interno de las Cuentas por Pagar a
Proveedor de Electricidad e Instrumentación C. A. (ELÍNCA). (2000)., Morillo
Quintero, Miriam Amparo. Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas
y sociales. Escuela de administración y Contaduría Pública.
En la empresa Electricidad e Instrumentación, C. A. (E. L. I. N. C. A), existe
discrepancia entre las cifras que manejan en el departamento de administración y las
cifras que son arrojadas a través de los reportes contables de la firma, se espera que
este problema sea solventado con los resultados obtenidos de esta investigación.
Se utilizó como metodología para recopilar la información necesaria la
observación directa, ya que esta tendría la posibilidades de examinar los documentos
o facturas enviadas desde la empresa hasta la firma para su registro contable.
Al utilizar las técnicas de investigación, lectura, análisis y observación se
pudo evidenciar la falta de un manual que controle las funciones asignadas a cada
cargo, lo que trae como consecuencia la inconsistencia en las cifras arrojadas de las
cuentas por pagar a proveedores en el departamento de administración y el
departamento de contabilidad de la firma contable Díaz Guzmán & Asociados por lo
que se establecerán objetivos para corregir las fallas existentes en el actual
procedimiento contables y así poder disminuir estas fallas progresivamente.
Para la inconsistencia existente entre los saldos arrojados por el departamento
de administración de la empresa Electricidad e Instrumentación, C. A. (E.L.I.N.C.A.)
y el departamento de contabilidad de la firma contable Díaz Guzmán & Asociados,
referidos a las compras a crédito, se sugirió la utilización de un manual de control
interno para las cuentas por pagar a proveedores, ya que a través del cumplimiento de
estas normas se disminuirán las discrepancias existentes entre dichas cifras.
Se deben asignar funciones por áreas de responsabilidad que sirvan al
departamento de administración una vía confiable para cumplir con el archivo de toda
documentación o factura de sus operaciones mercantiles, ya que de esta manera
existirá una persona encargada estrictamente para cumplir con esta función y por
ende existirá un mínimo de margen de error de faltantes de la documentación o
xvii
facturas contables en la carpeta respectiva de cada mes.
Se recomendó de igual forma que las órdenes de compra junto con las facturas
respectivas se archiven en la carpeta del mes en su totalidad y se utilice un “sello”
que permita la identificación del proceso que se realiza.
La gerencia administrativa deberá llevar a cabo un estricto seguimiento acerca
del cumplimiento cabal de los procesos y normas que debe seguir el personal
asignado a su cargo.
Con los resultados arrojados del análisis del procedimiento administrativo –
contable que va desde la emisión de la orden de compra hasta el envío de los
documentos o facturas a la firma contable Díaz Guzmán & Asociados, para su
registro y emisión de los estados financieros de la empresa para un período
determinado y la propuesta de un manual de control interno elaborado para cubrir sus
necesidades en cuanto a las cuentas por pagar a sus proveedores, se recomienda la
aplicación del mismo para que de esta forma disminuyan de una manera razonable las
fallas existentes dentro del departamento de administración que permiten las
diferencias existentes de las cifras manejadas entre los departamentos involucrados.
Evaluación del sistema de control interno del área de cuentas por pagar en la
empresa Villa Car´s Limousine, C. A. (2000) Godoy Perdomo, Herzalit Coromoto.
Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Escuela de
Administración y Contaduría Pública.
La investigación cuyo resultado final se presentó, se realizó en la Empresa
Villa Car´s Limousine C. A., en el Departamento de Administración, Sección de
Cuentas por Pagar, permitiendo encontrar puntos de mejora en el proceso y adecuar
las Normas y Procedimientos establecidos en el área para un mayor control en la
salvaguarda de los activos y confiabilidad en información financiera, situación que se
espera identificar a través de la Metodología de Identificación de Riesgos y Controles
(M. I. R. C.), desarrollándose para ello un Modelo de Matrices de Procesos de
Riesgos y Controles capaces de medir el impacto de las debilidades sobre los
Procesos Internos a los que está expuesto el Departamento objeto de investigación.
Este estudio permitirá designar la naturaleza, extensión y alcance de la
xviii
M.I.R.C., esperando que este trabajo sea tomado en consideración por la empresa
como guía al mejoramiento de los Procesos de Control, estableciéndose los
correctivos necesarios para mejorar los Controles Internos existentes.
Como complemento del trabajo de investigación y la Evaluación de las
Cuentas por Pagar, se describen a continuación las siguientes recomendaciones:
mejorar los canales de comunicación entre el supervisor, administrador y empleados;
crear un sistema adecuado de Control Interno que permita y promueva la exactitud y
confiabilidad de los datos e informes de contabilidad, que descubra en una forma
rápida y automática los errores. Se puede sugerir la creación en función de Auditoría
Interna.
Definir claramente los Métodos y Procedimientos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones
que se realizan. Deben revisarse las Normas y Procedimientos establecidos con la
finalidad de detectar fallas o puntos débiles, debido a la aplicación de Procedimientos
errados o viciados, controles inadecuados o desactualizados. El flujo de actividades
debe proyectarse de manera que el trabajo de una persona sea independiente del de la
otra persona. Mantener una estrecha relación con los proveedores y suplidores.
Efectuar comparaciones contra los estados de cuentas, facturas canceladas,
pendientes, vencidas y por pagar.
También resolver dentro del más corto tiempo posible las facturas que no
puedan ser procesada, por presentar problemas o falta de documentación y de ser
necesaria su devolución. Cancelar por medio de un sello de “pagado”, todos los
documentos soportes de los pagos. Periódicamente hacer cotejo físico de las
obligaciones contra lo que aparece en el archivo de cuentas por pagar. Establecer un
día para la entrega de cheques a los proveedores para cancelar la obligación.
Así mismo, establecer un día, donde se deberán sacar las listas donde
aparecerán las facturas que se vencieron, las que están por vencer y las por pagar a los
diferentes proveedores. Que las facturas o cuentas de cobros presentadas por los
proveedores y órdenes de compra sean sólo originales, para evitar duplicidad de
pagos.
xix
Rediseño del Manual de Normas y Procedimientos para Cuentas por Pagar en
Panamco de Venezuela, S.A. (2000). Sánchez Wilhem, Xiulína Coromoto.
Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Escuela de
Administración y Contaduría Pública.
El trabajo presentado plantea el resultado de un proceso de investigación
realizado en la Empresa Panamco de Venezuela S. A. (Coca – Cola), específicamente
en el Departamento de Contabilidad. La metodología utilizada consistió en realizar
una investigación documental y de campo. Las actividades más destacadas fueron:
observación, entrevista al personal involucrado y el Rediseño del Manual de Normas
y Procedimientos. Finalmente basados en las deficiencias encontradas en el desarrollo
del proceso, se expusieron algunas recomendaciones que al implantarlas contribuirán
a la solución de muchos problemas vigentes.
De acuerdo al diagnóstico realizado y considerando todos los factores que de
una manera u otra influyen en la eficiencia de las funciones y procesos pertinentes al
Departamento Administrativo y Contable, específicamente en el departamento de
Contabilidad de la Empresa Panamco de Venezuela S. A. (Planta Maracaibo). Se
recomendó tomar en cuenta las siguientes consideraciones; que todas las compras se
realicen, deben tener como respaldo su respectiva orden de compra. Toda mercancía
adquirida, sin excepción debe ser recibida y registrada en el almacén de la planta. No
se recibirá materia prima sin su factura respectiva.
Por otra parte, ninguna compra deberá pagarse sin evidencia de haber recibido
la mercancía y haberse creado el pasivo por parte de planta. No deberán colocarse
órdenes de compras de insumos o servicios no requeridos por las plantas, a excepción
de que las ordene la Presidencia o Vice-presidencias Corporativas de Panamco de
Venezuela.
El jefe de Almacén recibe la mercancía y la registra en el Sistema de
Almacén, y automáticamente, se registra el pasivo como el asiento contable y el
registro de la factura en el Sistema de Cuentas por Pagar, son revisados por el
contador de Planta, el cual lo complementa con el registro de las condiciones de pago,
xx
fecha de vencimiento y retenciones relacionadas con la factura, para luego confirmar.
Cuando se efectúa la entrega de mercancía en las Plantas, el proveedor acompaña la
misma con la factura original y presenta la orden correspondiente.
Luego tras revisar la factura y verificar el despacho físico de los materiales, el
almacenista envía las facturas al departamento de Cuentas por Pagar. En el caso de
importaciones, la Gerencia de Comercio Internacional (Oficina Corporativa), recibe
las facturas originales y las aprueba para el pago. Cuentas por Pagar realizarán el
pago de dichas facturas, incluyendo la generación de anticipos como tal y su posterior
compensación.
Se recomendó para los tres tipos de negociaciones antes mencionados lo
siguiente:
Cuando se efectúen compras cuya entrega de mercancías se realice a través de
couriers, tales como, Aerocav, el flete se negociará “pagadero en destino” formando
parte del costo del producto. No se aceptará la recepción de producto sin la factura
original. Cuando se trate de compras con entregas a “granel”, la mercancía se recibirá
con nota de entrega del proveedor y con esta nota se registrará el pasivo en la
localidad, luego al recibir la factura original, Administración ajustará el pasivo y
enviará la factura de pagos.
En caso de órdenes de compra con entregas parciales, el control se efectuará a
través del sistema de pagos, el cual tendrá autorizado un margen de tolerancia del 3%
para entregas en proceso. Los documentos originales (factura, nota de entrega, copia
orden de compra), serán entregados por los proveedores en las plantas o localidades
en el mismo momento de recibir la mercancía para su revisión. El jefe de Almacén
deberá revisar el físico vs. Factura, cargará la información en el Sistema de Almacén
y entregará a Administración para registro del pasivo; luego se entregará a Pagos y se
archivará anexo a voucher en orden correlativo.
Por otra parte, mejorar los niveles de comunicación, para hacer del
conocimiento de todo el personal las Normas y Procedimientos establecidos, de
acuerdo a las funciones asignadas y a la responsabilidad que tiene frente a la
organización. Suministrar y dar a conocer las Normas y Procedimientos propuestos y
xxi
diseñados a los usuarios y entrenarlos en forma adecuada a fin de asegurar su correcta
aplicación, para simplificar con ello una serie de operaciones, minimizando los
errores y permitiendo obtener información en forma precisa y oportuna para un
mejor rendimiento.
Así mismo, la eficiencia y la eficacia de los procesos de información
registrados en los archivos del sistema permitir evitar la pérdida de tiempo.
Además, se sugirió dar a conocer el contenido del Rediseño del Manual de
Normas y Procedimientos, junto con el Manual de Organización que actualmente se
está documentando, para relacionar las funciones de cada cargo con las Normas y
Procedimientos; así como también, proveer al personal involucrado, de la
información referida a objetivos y metas organizacionales, misión y visión de la
empresa.
3. BASES TEÓRICAS.
Para llevar a cabo una investigación a través del método científico fue
necesario argumentar los fundamentos teóricos enmarcados en las variables,
objetivos, y demás lineamientos que validan y soportan el objeto de estudio, referidos
a los siguientes tópicos: sistema, sistema de cuentas por pagar, cuentas por pagar,
normas, políticas y procedimientos de cuentas por pagar entre otros aspectos que se
presentan a continuación.
3.1.SISTEMA.
En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a
todos aquellos elementos y sus relaciones, las cuales soportan y ayudan a la toma
de decisiones óptimas en las empresas. Una empresa es considerada como un
sistema que recibe y genera información, la cual será procesada o utilizada por
alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen
funciones típicas que se desarrollan en mayor o en menor grado.
xxii
Según Catácora, (1999, p. 25) “Es un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo”.
Es por ello, que un sistema está constituido por pasos que se interrelacionan
entre sí, con objeto de formar un todo organizado. Un sistema es de gran utilidad
ya que nos brindan información que puede ser de gran ayuda al momento de tomar
decisiones.
3.2. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS.
Los sistemas que soportan las decisiones de los negocios, deben poseer ciertas
características a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los
gerentes tengan el menor margen de error, los sistemas se clasifican de la
siguiente manera:
a) Sistema de producción: este sistema está constituido por todas aquellas
operaciones relacionadas con la transformación de la materia prima en un
producto terminado. De acuerdo a lo planteado por Catácora, (1999, p.29),
“Tiene como fin manejar y controlar todas las operaciones que se generan
dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de
prestación de servicios en una empresa de servicios.” El sistema de
producción debe tener:
• Planificación de la producción.
• Planificación de la materia prima y otros costos.
• Control de la producción.
b) Sistema de ventas: Este sistema está constituido por operaciones de
transferencia de la titularidad de un bien o servicio a cambio de un pago bien
sea al contado o a crédito. Catácora, (1999, p.29) lo define como “aquel en el
cual se basa la actividad de un negocio y debe cubrir las siguientes funciones
o sub – sistemas:
xxiii
• Facturación y cobranzas.
• Control de los canales de distribución.
• Mercadeo.
c) Sistema de administración y finanzas: Constituido por procedimientos o
técnicas relacionadas con el objeto de formar un todo organizado. Así mismo
para Catácora, (1999, p.29) “está representado por todos aquellos que se
derivan de las dos funciones anteriormente explicadas, algunos de los sistemas
de una empresa, que podemos identificar como administración y finanzas son:
• Manejo de inversiones.
• Cuentas por pagar.
• Compras.
• Activos fijos.
• Inventarios.
• Bancos.
• Recursos humanos.
• Contabilidad.
3.3.CUENTAS POR PAGAR.
Según Paton, (1992, p. 901) son todas aquellas obligaciones que contrae la
empresa con sus proveedores, por un bien adquirido o por la prestación de un
servicio que pueden ser pagados a corto plazo.
En este sentido, Paton, (1992, p. 901) plantea que “éste término puede
xxiv
limitarse a las cuentas de acreedores comerciales, que consisten fundamentalmente
en obligaciones creadas como consecuencia de las compras de mercancía,
materiales y accesorios”. En su uso más amplio, este término incluye virtualmente
además de las cuentas comerciales, todas las facturas, cuentas o notas no pagadas,
tales como cuentas de fletes, contribuciones por agua, servicios de luz o teléfono,
facturas por propaganda, notas por reparaciones, otros.
En resumen, las cuentas por pagar se conforman por todas aquellas cuentas
que representan deuda para la organización, las cuales se deben cancelar en un
plazo determinado y de acuerdo con lo establecido en la orden de compra de
bienes y/o servicios.
3.4.SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR.
En este sistema se utiliza el recurso humano, técnico y financiero para realizar
transferencias de valor, bien sea por la adquisición de un bien o servicio, siguiendo
las normas y procedimientos establecidos para realizar el pago de las obligaciones
contraídas por la empresa.
De acuerdo a lo que plantea Catácora, (1999, p. 31), “este sistema se
fundamenta en una serie de pasos y procedimientos para controlar de manera
eficaz y eficiente, todos aquellos desembolsos realizados por la empresa, entre los
cuales se pueden mencionar los registros de pasivos de la empresa, definición de
condiciones de pago, cálculo de intereses en caso de aplicarlos, manejo de
cancelaciones totales o parciales, proyecciones de tipo financiero, análisis de los
pagos a realizar, envío de estados de cuenta, control de retenciones de impuesto,
emisión de órdenes de pago, generación de notas de crédito o débito”.
Así mismo, las cuentas por pagar se pueden clasificar de tres maneras de
acuerdo a lo expresado por Catácora, (1999, p.275). a) Cuentas y documentos por
pagar comerciales: provenientes principalmente de las compras de inventario
activo o de cualquier activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las
operaciones normales de la compañía. B) Cuentas por pagar a compañías
xxv
relacionadas: correspondiente a los que originan en razón del financiamiento
obtenido de las compañías relacionadas principalmente de la casa matriz para el
caso de las compañías transnacionales.
Éste financiamiento se obtiene por compra de materiales, maquinarias,
asistencia técnica, regalías u otros conceptos. C) Otras cuentas por pagar
provenientes de operaciones no comerciales de la compañía, pueden incluir la
reposición de gastos de viaje a empleados, préstamos de inventario y otros
conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos. D) Gastos acumulados:
Incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios
recibidos, tales como: electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios,
honorarios profesionales y otros estimados.
Finalmente un sistema de cuentas por pagar sirve para efectuar pagos a
proveedores, mediante transacciones bancarias con la finalidad de cancelar la
obligación contraída por la empresa Enelven por la adquisición de un bien o
servicio.
3.5.CICLO DE COMPRAS.
Este ciclo consiste en mostrar el recorrido desde que se plantea la necesidad
de adquirir un bien o servicio, el cual se inicia en el departamento de compras,
hasta la cancelación del mismo en el departamento de cuentas por pagar.
Así mismo Catácora, (1999, p.267) lo describe como “todas las actividades
realizadas por la empresa con el objetivo de tener los materiales y servicios
necesarios para sus operaciones”. El objetivo principal consiste en obtener los
mejores materiales al mejor costo y con las mejores condiciones de entrega y
financiamiento. Debemos distinguir en el ciclo de compras y pagos los diferentes
xxvi
procesos que intervienen, en los cuales encontramos los procesos contables y no
contables. Los procesos no contables o administrativos se refieren en su mayoría a
los relacionados con la gestión de compras. Los procesos contables de compras
están más relacionados con las cuentas por pagar.
Es importante destacar que en Enelven y en la mayoría de las empresas se
cumple con ciclos regulares, cada cierto tiempo, (dependiendo del inventario
existente), el ciclo de compras y cuentas por pagar corresponde a la operaciones de
adquisición de bienes y servicios de una organización.
3.6. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
Los procesos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la
empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la
adquisición de un servicio.
De acuerdo a lo planteado por Catácora, (1999, p.273) “el registro de la
obligación se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en
este momento cuando la compañía se compromete a realizar el pago de acuerdo
con las condiciones establecidas por la orden de compra”.
Así mismo, el proceso de cuentas por pagar incluye los procedimientos
contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar en
(caso de moneda extranjera) y el pago de las cuentas a los acreedores. Los
procesos de compras y cuentas por pagar están relacionados con los procesos de
almacenaje de las existencias, debido a que el mayor volumen de actividades del
departamento de compras estará relacionado con la compra de materias primas y
material de empaque para la producción.
3.7. NORMAS ADMINISTRATIVAS DE CUENTAS POR PAGAR.
Las normas administrativas para cuentas por pagar son de estricto
cumplimiento, no cambian constantemente y por lo general se establecen por los
xxvii
jefes de cada departamento. Son definidas por Rosemberg, (1999, p.278) como
“aquellas consideradas por la organización como la manera de comportarse, donde
cada miembro del grupo debe estar de acuerdo”.
El usuario del sistema de información contable utilizado por la empresa, es
responsable de los procesos que se ejecuten, razón por la cual, debe cumplir con
las normas impartidas por la organización, en cuanto a la seguridad y resguardo de
la información.
Algunas de éstas normas establecidas son: presentar la factura original al
departamento de cuentas por pagar, para procesar los pagos de las facturas se debe
cumplir con los requisitos del Seniat, deben ser emitidas a nombre de la empresa,
deben reflejar claramente el número del documento (Nº de factura), la factura no
debe tener ni enmiendas ni tachaduras, entre otras. Es importante recalcar que
éstas normas son impuestas por la organización, ya que estas aseguran un buen
desempeño de las actividades en las que son responsables los analistas y auxiliares
del departamento de cuentas por pagar.
3.8. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE CUENTAS POR PAGAR.
De acuerdo a opinión personal, no son más que la planificación de una acción,
estas pueden cambiar constantemente, no son tan estrictas en su cumplimiento,
suelen establecerse por los miembros de la junta directiva y se derivan de las
normas administrativas para cuentas por pagar.
Según Rosemberg, (1999, p.312), las políticas son un “ sistema de valoración
o de decisión que al definir y puntualizar los objetivos de la empresa, pueden
guiar, regular, los métodos y políticas de la organización”.
Algunas de las políticas administrativas para cuentas por pagar se refieren a
que el usuario del sistema contable es el responsable de todas las operaciones que
allí se ejecuten, los pagos no pueden ser firmados, ni aprobados por el beneficiario,
xxviii
los vouchers de pago deben estar firmados en señal de aprobación, para adquirir un
bien o servicio se debe llenar una solicitud previa, estas son algunas de las
políticas que debe seguir el personal que labora en el departamento de cuentas por
pagar. El cumplimiento de éstas políticas conjuntamente con las normas
administrativas asevera el funcionamiento normal y efectivo del sistema de pagos
a proveedores.
3.9. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CUENTAS POR
PAGAR
Es la manera o los pasos a seguir para hacer algo. De acuerdo a lo que plantea
Rosemberg, (1999, p.329), “es una sección de un programa que realiza unas
operaciones bien definidas y enfocadas a un fin”.
Por otra parte Cepeda, (1996, p. 14), comenta que “parte de éste
procedimiento consiste en delimitar responsabilidades, seleccionar funcionarios
hábiles y capaces, hacer rotaciones de deberes, evitar el uso de dinero, entre
otros”.
En resumen, también puede definirse como los pasos fundamentales mediante
los que una organización coordina o regula sus acciones.
3.10. NORMAS CONTABLES DE CUENTAS POR PAGAR.
Las normas contables para cuentas por pagar son aquellas que se
establecen en cada departamento de cuentas por pagar, en las que el
recurso humano se debe guiar o regular para el registro correcto de una
cuenta por pagar.
Para Arens (1996, p. 625), “algunas normas que son fundamentales
xxix
para llevar a cabo registro, como por ejemplo: verificar el monto de la
factura con el monto pedido, conceptos de descripción, cantidades de
mercancías y/o servicios, realizar el desembolso al vencimiento de la
factura, registrar el pasivo de las cuentas respectivas, etc.”
Cabe destacar que éstas normas son esenciales para registrar el
pasivo adecuadamente, ya que estas aseguran que las operaciones que
se realizan desde el momento de la compra o prestación del servicio,
hasta la cancelación del mismo, generen asientos contables basados en
los principios de contabilidad generalmente aceptados y por otra parte
garantizan que el proveedor está cumpliendo con los términos y
condiciones establecidas en el contrato.
3.11. POLÍTICAS CONTABLES DE CUENTAS POR PAGAR.
Para Arens (1996, p. 627), las políticas contables son todas aquellas que nos
disciplinan en el momento de crear una cuenta por pagar y son establecidas por la
Junta Administrativa de la empresa.
Como bien lo define Arens (1996, p. 627), “varias de esas políticas
establecidas para cuentas por pagar son:
La realización de un reporte resumido de las adquisiciones, presentar la
factura original (esencial para realizar el registro), elaborar póliza de cargo el cual
indica la cantidad que se le debe a un proveedor por devolución o rebaja
concedida”.
xxx
En atención a lo planteado por los autores señalados anteriormente, es
importante recalcar que las políticas contables no necesariamente suelen ser
idénticas a las políticas contables de otra empresa. En el caso de las políticas de
cuentas por pagar el registro por adquisiciones en algunas empresas se hace sobre
la base de recepción de la mercancía o servicio, mientras que en otras empresas se
hace desde el momento en que se recibe la factura.
3.12. PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE CUENTAS POR
PAGAR.
Éste procedimiento se basa en los pasos a seguir para registrar
contablemente una cuenta por pagar, según cepeda, (1997, p. 14),
“éstos procedimientos se fundamentan en la segregación de funciones
de carácter incompatible, dividir el procesamiento de cada transacción,
fianzas, dar instrucciones por escrito, utilizando cuentas adecuadas
para el proceso de cuentas por pagar, usar documentos prenumerados,
hacer depósitos o cheques inmediatos e intactos de fondos”.
Por otra parte, los procedimientos contables para cuentas por pagar
deben estar soportados por varios documentos. Según Arens, (1996, p.
627), “los soportes necesarios para iniciar el procedimiento contable
son la factura del proveedor, memorando de adeudo, comprobante,
archivo maestro de cuentas por pagar, balanza de comprobación de
cuentas por pagar, cheques y diario de desembolso de efectivo”.
De acuerdo a lo planteado anteriormente, los procedimientos
contables de cuentas por pagar son los pasos a seguir para registrar una
xxxi
cuenta por pagar desde el momento que se hace la requisición en el
departamento de compras, hasta la cancelación del mismo en el
departamento de cuentas por pagar, dichos pasos se realizan con la
respectiva documentación soporte.
3.13. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICADOS A LAS
CUENTAS POR PAGAR.
Según La Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela (Tomo I, 1998, 3ra. Edición), los principios de contabilidad
de aceptación general son un cuerpo de doctrinas asociadas con la
contabilidad, que sirven de explicación de las actividades corrientes
actuales y como guía en la selección de convencionalismos o
procedimientos aplicados por los profesionales de la Contaduría
Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en
forma general y aprobados por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela auscultados a través de su comité
permanente de Principios de Contabilidad.
Es abundante la cantidad de términos en la literatura contable para
denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran
dichos principios, por lo cual la expresión principios de contabilidad
generalmente aceptados comprende, lo que en forma precisa se ha
definido como:
a) Postulados o principios básicos que constituyen el fundamento para
xxxii
la formulación de los principios generales.
b) Principios generales, elaborados en base a los postulados, los cuales
tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el
objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas, y
c) Principios aplicables a los estados financieros y a partidas o
conceptos específicos, es decir la especificación individual y
concreta de los estados financieros y de las partidas específicas que
lo integran.
Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia.
La equidad está vinculada con el objetivo final de los estados
contables. Los interesados en los estados financieros son muchos y
muy variados y en ocasiones sus intereses son encontrados. La
información debe ser lo más justa posible y los intereses de todas las
partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente,
los estados financieros deben estar libres de influencia o sesgo
indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona o grupo
determinado alguno con detrimento de otros.
La pertinencia exige que la información contable tenga que
referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que tiene como
propósito facilitar o a los resultados que desea producir. En
consecuencia es necesario concretar el tipo específico de información
xxxiii
requerido en los procesos de toma de decisiones por parte de los
usuarios de los estados financieros, en función de los intereses
específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad
( comercial, industrial, de servicios, financiera, aseguradora, sin fines
de lucro, entre otras ).
Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías
distintas:
Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en
el aspecto económico, cuantificación y unidad de medida.
Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones
de la entidad y los eventos económicos que afectan: valor histórico
original, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable
y período contable.
Principios generales que debe reunir la información: objetividad,
importancia relativa, comparabilidad, revelación suficiente y
prudencia.
Entidad. - Es una unidad identificable que realiza actividades
económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos,
recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma
decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales
fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona
xxxiv
jurídica, o una parte o combinación de ellas. No está limitada a la
constitución legal de las unidades que la componen.
Énfasis en el aspecto económico. – La contabilidad financiera
enfatiza el aspecto económico de las transacciones y eventos, aún
cuando la forma legal pueda discrepar y sugerir tratamiento diferente.
En consecuencia, las transacciones y eventos deben ser considerados,
registrados en concordancia con su realidad y sentido financiero y
no meramente en su forma legal.
Cuantificación. – Los datos cuantificados proporcionan una fuerte
ayuda para comunicar información económica y tomar decisiones
racionales.
Unidad de medida. – El dinero es el común denominador de la
actividad económica y la unidad monetaria constituye una base
adecuada para la medición y el análisis. En consecuencia, sin
prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el medio más
efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y
servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la
entidad.
Valor histórico original. – Las transacciones y eventos económicos
que la contabilidad cuantificase registran según las cantidades de
efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable
que de ellos se haga al momento en el cual se consideren realizados
xxxv
contablemente. Esta cifras deberán ser modificadas en el caso de
ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado,
aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de
contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la
objetividad de la información contable.
Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios
(método NGP ) y se aplican a todos los conceptos que integran los
estados financieros susceptibles de ser modificados, se considerará que
no ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de
acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de
precios con los cambios en el nivel específico de precios ( método
mixto ) y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación
al principio del valor histórico original. Independientemente aclarada
en la información que se produzca.
Dualidad económica. – Para una adecuada comprensión de la
estructura de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es
fundamental la presentación contable de:
1. Los recursos económicos de los cuales dispone para la realización
de sus fines y
2. Las fuentes de dichos recursos.
xxxvi
Negocio en marcha o continuidad. – La entidad normalmente es
considerada como negocio en marcha; es decir, como una operación
que continuará en el futuro previsible. Se supone que la entidad
no tiene intención ni necesidad de liquidarse o de reducir
sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen
fundados indicios que hagan presumir razonablemente dicha
intención o necesidad, tal situación deberá ser revelada.
Realización contable. – La contabilidad cuantifica, preferiblemente
en términos monetarios, las operaciones que una entidad efectúa con
otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos
económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos
deben reconocerse oportunamente en el momento en el cual ocurran y
registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideran realizados
para los fines contables: a) las transacciones de la entidad con otros
entes económicos, b) Las transformaciones internas que modifiquen la
estructura de los recursos o de fuentes o, c) los eventos económicos
externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo
efecto puede cuantificarse razonablemente en términos
monetarios.
Período contable. – La necesidad de tomar decisiones en relación
con una entidad considerada en marcha o de existencia continua,
obliga a dividir su vida en períodos convencionales. La
contabilidad financiera presenta información acerca de la
actividad económica de una entidad en esos períodos
xxxvii
convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos
derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el
período en el cual ocurren; por lo tanto, cualquier información
contable debe indicar claramente el período al cual se refiere.
Objetividad. – Las partidas o elementos incorporados en los
estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser
medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor
deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte
esencial en la preparación y presentación de estados financieros
y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una
estimación no pueda realizarse sobre bases razonables, tal partida no
debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados
financieros.
Importancia relativa. – La información financiera únicamente
concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza,
suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y
decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa
cuando un cambio en ella, en su presentación, valuación, descripción o
cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de
alguno de los usuarios de los estados financieros.
Comparabilidad. – Las decisiones económicas basadas en la
información financiera requieren en la mayoría de los casos, la
posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en
xxxviii
operación de una entidad en períodos diferentes de su vida y con
otras entidades, por consiguiente, es necesario que las políticas
contables sean aplicadas consistente y uniformemente. La
necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento
para la introducción de mejores políticas contables, consecuentemente
cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe
cambiar la política usada y advertirlo claramente en la
información que se presenta, indicando, debidamente
cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la
información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y
presentación de la información.
Revelación suficiente. – La información contable presentada en los
estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo
lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación
financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la
información suministrada contenga suficientes elementos de juicio
y material básico para que las decisiones de los interesados estén
suficientemente fundadas.
Prudencia. – Las incertidumbres inevitablemente circundan
muchas de las transacciones y eventos económicos, lo cual obliga a
reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación
de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio
profesional para decidir en aquellos casos en los cuales no haya
bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la
xxxix
que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento
que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información
contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica
la creación de reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni
realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos o
sobre estimación de pasivos o gastos.
4. CONTROL
La palabra control tiene dos acepciones gramaticales, por una parte
quiere decir examen, intervención o inspección y por otro lado significa
dominio, supremacía o mando; así, cuando se quiere expresar que algo
debe ser sujeto a revisión, fiscalización se expresa que ello debe ser
sometido a un control. Asimismo, si se tiene un poder de dirección o
dominio, entonces se afirma que se posee un control sobre ese algo.
Stoner (1996, p. 92) al afirmar que el control es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas. Por su parte Weinhrich y Koontz (1994, p. 94) definen el
control como una función administrativa que consiste en medir y corregir
el desempeño individual y organizacional para asegurar que los
acontecimientos se adecuen a los planes.
xl
Según la Enciclopedia de la Auditoría (1999, p.229), refiere que es
el proceso de vigilar que la acción directa sea llevada a cabo según lo
planificado para completar los objetivos y metas deseados. Los controles
son las medidas establecidas para determinar el logro de los objetivos y
metas.
Según la SAS Nº 1 del AICPA (1949, p.240): El control
comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos ,
verificar lo adecuado y fiable de su información contable, promover la
eficacia operativa y alentar la adhesión a las políticas preestablecidas por
la dirección.
Según mi visión el ambiente de control tiene influencia profunda
en la manera como se estructuran las actividades de las organizaciones,
se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Está influenciado por
la historia, por la cultura de la entidad, la conciencia de control de su
gente. Las empresas hacen lo posible por tener gente competente,
establecen actitudes de integridad, políticas, procedimientos apropiados,
incluyen códigos de conducta por escrito, a manera de fomentar la
participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir
los objetivos de la organización. Los factores del ambiente de control
incluyen la integridad, los valores y la competencia de la gente de la
entidad.
4.1.EL CONTROL INTERNO
xli
El Control interno se define como un proceso, ejecutado el consejo de
directores, la administración y otro personal de la entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las
siguientes categorías:
• Efectividad y eficiencia de las Operaciones
• Confiabilidad en la Información Financiera
• Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
Proceso: El control interno no es un evento o circunstancia, sino una
serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Tales
acciones son penetrantes, y son inherentes a la manera como la
administración dirige los negocios. El sistema de control interno está
entrelazado con las actividades de operación de una entidad y
fundamentalmente existe por razones de negocio. Los controles
internos son más efectivos cuando se construyen dentro de la
infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa.
Los controles internos deben ser construidos en y no construidos sobre.
Los controles internos construidos en pueden afectar directamente
la capacidad de la entidad para alcanzar sus objetivos, y soporta las
iniciativas de calidad de los negocios.
xlii
Esos factores de calidad van paralelos en los sistemas de control interno
efectivos. De hecho el control interno no está solamente integrado a los programas
de calidad, sino que es fundamental para su éxito.
La construcción de controles también tiene implicaciones importantes en los
costos involucrados y en el tiempo de respuesta.
Personal: El control interno es ejecutado por un consejo de directores, la
administración y otro personal involucrado de una entidad. Es realizado por las
personas de una organización. El control interno afecta las acciones de la gente. El
control interno reconoce que la gente no siempre comprende, comunica o
desempeña de una manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo
un trasfondo y unas habilidades técnicas únicas, y tiene necesidades y prioridades
diferentes. Tales realidades afectan y son afectadas por el control interno. La gente
debe conocer sus responsabilidades y límites de autoridad. De acuerdo con ello
deben existir lazos y claros y cerrados entre los deberes de la gente y la manera
como se llevan a cabo.
Seguridad Razonable: El control interno no puede esperarse una seguridad absoluta, pues existen limitaciones inherentes a todos los sistema de control interno. Estas incluyen la realidad de que juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosas, también puede verse afectada por las consideraciones costo-beneficio al establecimiento de algunos controles, fallas humanas tales como errores o simples equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden circunscribirse a la colusión de dos o más personas.
Objetivos: Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera
alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la
entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de una entidad.
Por ejemplo los objetivos comunes a casi todas las entidades son la consecución y
el mantenimiento de una reputación positiva dentro del comercio y los
xliii
consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los accionistas, y
operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Para este estudio los objetivos se centran en tres categorías:
• Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la
entidad.
• Información financiera, relacionada con la preparación de los estados
financieros públicos confiables.
• Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y
regulaciones aplicables.
Para lograr estos objetivos el sistema de control interno puede
proporcionar una seguridad razonable solamente si la administración y,
en su papel de supervisión, el consejo de directores está siendo
acatados, de manera oportuna, en la orientación dada para la
consecución de ellos.
4.2. AMBIENTE DE CONTROL
xliv
El ambiente de control tiene influencia profunda en la manera
como se estructuran las actividades de las organizaciones, se
establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Está influenciado por
la historia, por la cultura de la entidad, la conciencia de control de su
gente. Las empresas hacen lo posible por tener gente competente,
establecen actitudes de integridad, políticas, procedimientos
apropiados, incluyen códigos de conducta por escrito, de manera de
fomentar la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras
de conseguir los objetivos de la organización.
Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores y la
competencia de la gente de la entidad.
Integridad y Valores Éticos.
Los objetivos de una empresa y la manera como se logren, están
basados en preferencia, juicios de valor y estilos administrativos,
dichas preferencia y juicios de valor trasladados a estándares de
conducta, reflejan la integridad de los administradores y su
compromiso con los valores éticos.
La conducta ética y la integridad administrativa son producto de la cultura
corporativa donde incluyen estándares éticos y de comportamiento, la manera
como ellos son comunicados y como se refuerzan en la práctica. Las políticas
xlv
oficiales especifican lo que la administración espera que suceda, cuales reglas se
obedecen, se propenden e ignoran.
La manera más efectiva de transmitir un mensaje de comportamiento ético en
la organización es el ejemplo. Debido a que los empleados imitan a sus lideres, les
gustan desarrollar las mismas actitudes acerca de lo que es correcto y equivocado
y respecto del control interno, como se actúa en la alta administración.
Competencia
La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios
para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Qué tan bien se
requiere para que se cumplan las tareas es generalmente una decisión de la
administración, quien considerará los objetivos de la entidad, las estrategias y
planes para la consecución de los objetivos, en algunas oportunidades existe
intercambio entre la competencia y los costos.
Consejo de Directores o Comité de Auditoría
El ambiente de control y el tono en el nivel alto se ve influenciados
significativamente por el consejo de directores y por el comité de auditoría de la
entidad. Estos factores incluyen la independencia frente a los administradores por
parte del consejo o del comité de auditoría, la experiencia y la posición social de
sus miembros, la extensión de su participación y el recuento de las actividades, y
lo apropiado que pueden ser sus acciones. Otro factor es el grado de dificultad de
las preguntas realizadas y perseguidas por la administración observando los planes
de desempeño. La interacción del consejo o comité de auditoria, con los auditores
internos y externos es otro factor que afecta el ambiente de control.
Filosofía y Estilo de Operaciones de la Administración
xlvi
Este elemento afecta la manera como la empresa es manejada, incluyendo el
conjunto de riesgo normales de los negocios. Una organización que ha tenido éxito
asumiendo riesgo significativo puede tener una percepción diferente sobre el
control interno que otra que ha tenido austeridad económica o consecuencias
reguladoras como resultado de las incursiones en negocios de alto riesgo. Una
compañía administrada informalmente puede tener controlar las operaciones
mediante el contacto cara a cara con los ejecutivos claves. Otra, administrada más
formalmente puede confiar en políticas escritas, indicadores de desempeño e
informes de excepción.
Estructura Organizacional
Proporcional la estructura conceptual mediante la cual se plantean,
ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución
de los objetivos globales.
Una entidad desarrolla una estructura organizacional adaptada a sus
necesidades. Algunas son centralizadas. Algunas tienen relaciones de información
directa, otras son más organizaciones matriciales. Algunas entidades están
organizadas por industria o línea de productos, por ubicación geográfica o por una
distribución en particular o red de mercadeo, en los actuales momento se habla de
organizaciones con estructura planas.
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de
operación, y el establecimiento de relaciones de información. Involucra el grado
en la cual el individuo y los equipos son animados a usar su iniciativa en la
orientación y en la solución de los problemas, así como los limites de su autoridad.
xlvii
También se refiere a políticas que describen las prácticas apropiadas para el tipo
de negocio, el conocimiento y la experiencia del personal clave, y los recursos
previstos para cumplir con sus deberes.
Existe una tendencia creciente para promover la autoridad en forma
descendiente para originar la toma de decisiones solamente en el personal
ejecutivo. Una entidad puede orientarse más al mercado o centrarse en la calidad,
para eliminar defectos, reducir los tiempos o incrementar la satisfacción del
cliente. Para ello, la empresa necesita reconocer y responder a las prioridades
cambiantes en las oportunidades de mercado, en las relaciones de negocios y en las
expectativas del público.
Políticas y Prácticas de Recursos Humanos
Se relaciona con el empleo, entrenamiento, promoción y
compensación de empleados, políticas de entrenamiento, rotación de
personal, programas de compensación competitivos y acciones
disciplinarias.
Valoración de Riesgo
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de
riesgo es el establecimiento de objetivos, interrelacionados en niveles diferentes y
consistentes internamente. La valoración de riegos es la identificación y análisis de
los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base
para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos.
xlviii
Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de
operación continuaran cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y
tratar riesgos especiales asociados con el cambio.
Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos, acciones de las personas para implementar
las políticas, para ayudar a asegurar que se están tomando las acciones necesarias
para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos
los niveles y en todas las funciones, donde incluyen un rango de actividades tan
diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones,
revisión de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de
responsabilidad.
Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la
naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: Operaciones,
información financiera, o cumplimiento, una actividad en particular de control
puede ayudar a satisfacer los objetivos de la entidad en más de una de las tres
categorías. Así, los controles de operaciones también pueden ayudar a asegurar
información financiera confiable, los controles de información financiera pueden
servir para efectuar cumplimiento.
Tipos de Actividades de Control.
Incluye los controles preventivos, detectivos, controles manuales, controles
computarizados y controles administrativos. Además de:
• Revisiones de Alto Nivel.
Se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos,
pronósticos, períodos anteriores y competidores.
• Funciones Directas o Actividades Administrativas .
xlix
Es cuando los administradores dirigen las funciones o las actividades
revisando informes de desempeño.
• Procesamiento de Información.
Es cuando se implementan variedades de controles para verificar que
las transacciones estén completas y autorizadas.
• Controles Físicos.
Los equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran
físicamente en forma periódica son contados y comparados con las
cantidades presentadas en los registros.
• Indicadores de desempeño.
Se refiere a los diferentes datos operacionales o financieros, además
de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones, sirven
como actividades de control.
• Segregación de funciones.
Las responsabilidades se dividen, o segregan, entre diferentes
empleados para reducir riesgo de error o de acciones inapropiadas.
Políticas y Procedimientos
Las actividades de control usualmente implican dos elementos: El
establecimiento de una política que pueda cumplirse y los
procedimientos para llevar a cabo las políticas.
Integración con la Valoración de Riesgos
La administración debe identificar y poner en ejecución acciones requeridas
para manejar los riesgos. Las acciones identificadas para manipular los riesgos
también sirven como centro de atención sobre las actividades de control a poner en
l
funcionamiento para ayudar que las acciones se están realizando de manera
adecuada y oportuna. Los objetivos de control son en buena parte integrante del
proceso mediante el cual una empresa se apoya para conseguir los objetivos del
negocio.
Control sobre los Sistemas de Información
Debido a la confianza que se tiene en los sistemas de información, se
necesitan controles sobre la totalidad de tales sistemas: Financiero, cumplimiento
y operacional, grandes y pequeños.
Controles Generales
Incluyen comúnmente los controles sobre las operaciones del centro de datos,
la adquisición y mantenimiento del software del sistema, las seguridades de
acceso, y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema. Aplican a
todos los sistemas. Entre los cuales tenemos:
• Controles a las Operaciones del Centro de Datos.
Incluyen trabajos de implementación y rutina, acciones del operador,
copias de seguridad y seguridad y procedimientos de recuperación, así
como planes de contingencias.
• Controles al Software del Sistema.
Incluyen controles sobre adquisición, implementación y mantenimiento
efectivo del software del sistema, sistema operativo, los sistemas de
administración de bases de datos, el software de telecomunicaciones, de
seguridad y las utilidades los cuales operan el sistema y permiten que las
aplicaciones funcionen.
li
• Controles de Seguridad de Acceso.
De gran importancia en las redes de telecomunicaciones.
• Controles de Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones del Sistema.
Se deben de proveer controles al momento de estructurar diseño e
implementación, esbozando en las fases especificas, requerimientos de
documentación, aprobaciones y chequeos para controlar el desarrollo o
mantenimiento del proyecto.
• Controles de Aplicaciones
Están diseñados para controlar aplicaciones en procesos, ayudando a
asegurar que el procedimiento sea completo y exacto en la validación de
las transacciones, se le debe prestar atención en la interfase de
aplicación.
• Relación entre Controles Generales y de Aplicación
Están interrelacionados, los controles generales se necesitan para
asegurar el funcionamiento de los controles de aplicación que dependen
de los procesos computarizados, debido a que los sistemas de aplicación
son totalmente en línea.
Información y Comunicación
Cada empresa debe capturar información, financiera y no financiera,
relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La
información debe ser identificada por la administración como relevante
para el manejo del negocio. Debe entregársela a la gente que la necesita,
en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus
otras responsabilidades.
lii
Información
Se requiere en todos los niveles de la organización para operar el
negocio y moverlo hacia la consecución de los objetivos de la organización
en todas las categorías, operaciones, información financiera y
cumplimiento. La información financiera no solo se usa para la difusión
financiera externa, sino para la toma de decisiones, monitoreo de
desempeño, asignación de recursos.
El sistema de información produce documentos sobre las
transacciones de la empresa lo cual hace posible operar y controlar el
negocio con tiempos reales a través de ambiente de sistema integrados.
Calidad de la Información
La calidad de la información generada por los sistemas afecta la
habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas par la
administración y el control de las actividades de la entidad. En la
actualidad los sistemas proporcionan solicitar y verificar la información en
línea.
Dado que tener la información correcta, a tiempo, en el lugar correcto,
es esencial para efectuar el control, los sistemas de información, puesto
que ellos mismos son un componente de control interno, también deben
controlarse.
Comunicación
Las comunicaciones deben darse en un sentido amplio,
relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los
individuos y de los grupos, y otros asuntos importantes.
liii
Comunicaciones Internas
Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta
administración respecto a que las responsabilidades de control deban
asumirse seriamente. Para que la información sea reportada hacia arriba,
deben existir canales abiertos de comunicación, así como buena voluntad
para escuchar.
Comunicación Externa
Existe necesidad de comunicación apropiada no solamente con la
entidad, sino hacia el exterior. Mediante canales de comunicación
abiertos, los clientes y proveedores pueden proporcionar datos de
entradas altamente significativos respecto del diseño o calidad de los
productos o servicios.
Las comunicaciones recibidas de las partes externas con frecuencia
proporcionan información importante sobre el funcionamiento del sistema
de control interno. El entendimiento que los auditores externos tienen
respecto de las operaciones de una entidad y los sucesos, sistemas de
control de los negocios relacionados le proporcionan a la administración y
a la junta administradora importante información de control.
Medios de Comunicación
Se puede dar a través de manuales de políticas y procedimientos,
memorandos, boletines de noticias, revistas, mensajes en videocintas y
actualmente con el correo electrónico vía mail y Internet.
liv
Monitoreo
Los sistemas de control interno cambian con el tiempo. La manera
como se aplican los controles tiene que evolucionar. Debido a que los
procedimientos pueden tornarse menos efectivos, o su desempeño no sea
tan amplio. Esto puede ocurrir con el ingreso de personal nuevo, variación
de la efectividad del entrenamiento y la supervisión, la reducción de
tiempo y recursos. Además las circunstancias para las cuales se diseñó el
sistema de control interno puede cambiar, originado que se llegue a ser
menos capaces de anticiparse a los riesgos originados por las nuevas
condiciones. Por la tanto, la administración necesita determinar si el
sistema de control interno continua siendo relevante y capaz de manejar
los nuevos riesgos.
El monitoreo asegura que el control interno continua operando
efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal
apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada
base de tiempo, y realizando las acciones necesarias. Se aplica en todas
las actividades en una organización, lo mismo que algunas veces para
contratistas externas.
El monitoreo puede hacerse de dos maneras: Mediante actividades
ongoing o mediante evaluaciones separadas.
Monitoreo Ongoing
lv
Son procedimientos que se construyen con las actividades normales,
repetitivas de la organización. Puesto a que se desempeñan en una base
de tiempo real, reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes y
están integradas en la entidad.
Actividades de Monitoreo Ongoing
• En el desarrollo de las actividades de administración, la gestión
operativa obtiene evidencia de que el sistema de control interno continua
funcionando. Cuando los reportes de operación están integrados se
concilian con el sistema de información financiera las inexactitudes
excepciones significativas a los resultados anticipados es probable que
sean detectados.
• Las comunicaciones recibidas de partes externas corroboran la
información generada internamente o señalan problemas.
• La estructura apropiada y a las actividades de supervisión
proporcionan una visión amplia de las funciones de control y de la
identificación de deficiencias.
• Comparación de los datos registrados mediante los sistemas de
información con el físico de inventarios, activos fijos, otros.
• Los auditores internos y externos regularmente proporcionan
información sobre la manera como los controles pueden fortalecerse.
• Los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación y otras
reuniones proporcionan retroalimentación importante a la administración
respecto si los controles son efectivos.
• Al personal se le pregunta si entiende y cumple con el código de
conducta de la organización.
Monitoreo por evaluaciones separadas
lvi
Son aquellas evaluaciones que se realizan luego de que ocurren los
hechos, los problemas a menudo serán identificados más rápidamente por
las rutinas de monitoreo ongoing. Una empresa que percibe una
necesidad de evaluación separadas frecuentemente deberá centrarse en
las maneras de engrandecer sus actividades de monitoreo ongoing.
Alcance y frecuencia
Las evaluaciones de control varían en alcance y frecuencia,
dependiendo del significado de los riegos que están siendo controlados y
de su importancia.
También dependerá de las tres categorías de objetivos; operaciones,
información financiera y cumplimiento a los cuales se está orientando.
El proceso de evaluación
La evaluación de control interno es un procedimiento en sí mismo.
Puesto que las aproximaciones y las técnicas varían, deberá existir una
disciplina en el proceso, así como ciertas bases inherentes a él.
Metodología
Existe una amplia variedad de metodología y herramientas, incluyendo
listas de verificación, cuestionarios y técnicas de diagrama de flujo,
técnicas cuantitativas. También se han presentado listas de objetivos
genéricos del control interno.
Documentación
Las empresas grandes usualmente tienen manuales de políticas,
organigramas formales, descripciones de trabajos escritos, instrucciones
lvii
de operación, diagrama de flujo del sistema de información. Las
compañías pequeñas requieren de menos documentación.
Plan de acción
Considerar los siguientes aspectos sugeridos sobre donde iniciar y qué
hacer:
• Decidir sobre el alcance de la evaluación, los objetivos, componente de
control interno y actividades a orientar.
• Identificar actividades de monitoreo ongoing
• Analizar el trabajo de evaluación de control realizado por los auditores
internos y hallazgos de los auditores externos.
• Prioridad por unidad, componente o global las mayores áreas de riesgo.
• Desarrollo de programas de evaluación con segmentos cortos y largos.
• Realizar en conjunto la evaluación por parte de todas las partes que la
puedan llevar a cabo.
• Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos.
• Ver que se realizan las acciones siguientes, y modificar los segmentos
de evaluación.
Información de deficiencias
Las evaluaciones toman forma de auto-valoración, en las que las
personas responsables por unidad por una unidad o función particular
determinan la efectividad de los controles para sus actividades. Evalúa el
directos ejecutivo, el administrador de línea, el contralor, otros.
Los auditores internos normalmente realizan evaluaciones del control
interno como parte de sus obligaciones, o por requerimiento del consejo
de directores, gerencias, otros.
lviii
Fuentes de información de las deficiencias
Una de las mejores fuentes de información sobre las deficiencias es el
mismo sistema de control interno. Las actividades de monitoreo ongoing
de una empresa, incluyendo las actividades administrativas y la diaria
supervisión de los empleados, genera intuiciones al personal directamente
implicado en las actividades de la organización. Dichas intuiciones son
conseguidas en tiempo real y pueden proporcionar identificación rápida de
las deficiencias. Otras fuentes de deficiencia de control son las
evaluaciones separadas de control interno.
Todas las deficiencias de control interno que puedan afectar la
consecución de los objetivos de la entidad deben informarse a aquellos
que toman las acciones necesarias, dichas acciones variará dependiendo
de la autoridad de los individuos para relacionarse con circunstancias que
surjan, y las actividades globales de los superiores, igualmente se deben
tomar en cuenta las implicaciones de los hallazgos.
La información generada por los empleados en la realización de sus
actividades de operación regulares usualmente es reportada a sus
superiores mediante los canales normales.
Los hallazgos de deficiencias de control interno, no solamente se reportan
a los responsables de la función o actividad implicada, que están en
posición de tomar acción correctiva sino también a de alto nivel de la
administración que es responsable directo de la persona.
Roles y Responsabilidades
lix
El control interno es ejecutado por un número de partes, cada una con
responsabilidades importantes. El Consejo Directivo, la Administración, los
Auditores Internos y otro personal hacen contribuciones importantes para un
sistema de control interno efectivo. Los Auditores Externos y los cuerpos
reguladores, algunas veces están asociados con el control interno.
Las partes internas de una organización son componentes del sistema de
control interno, contribuyen según su propia manera, al control interno efectivo,
proporcionan seguridad razonable respecto de que los objetivos especificados de
la entidad se están consiguiendo.
Las partes externas de una entidad pueden también ayudarla a conseguir
sus objetivos mediante acciones que proveen información útil para la entidad en
la ejecución del control, o mediante acciones que contribuyan
independientemente a sus objetivos.
Partes Responsables Cada individuo en una entidad desempeña algún papel en la
ejecución del control interno. Los roles
lx
Varían en responsabilidad e involucramiento. Abajo se discuten los papeles y
las responsabilidades de la Administración, el Consejo de Directores, los
Auditores Internos y otro personal.
• Administración: La Administración es responsable directa de todas las
actividades de una entidad, incluyendo su sistema de control interno, tales
responsabilidades dependerían de las características de la entidad.
En cualquier organización, el director ejecutivo, tiene la responsabilidad ultima del manejo del control interno, el aspecto más importante de su
responsabilidad es asegurar la existencia de un ambiente de control más positivo. El director ejecutivo da el tono por lo alto que afecta los factores
ambientales de control y los otros componentes del control interno. La
influencia del CEO* en una organización total no puede exagerarse
debido a que con estándares éticos altos, puede recorrer un largo
camino para asegurar que el consejo refleje esos valores.
Los consejos y los comités de auditoría efectivos también miraran
cerradamente la integridad y los valores éticos de la administración para
determinar si el sistema de control interno tuvo la fundamentación crítica
necesaria.
*CEO= Chief executive officer= Director Ejecutivo Jefe.
Las responsabilidades del director ejecutivo incluyen ver que los componentes
del control interno están en su lugar. El CEO cumple generalmente sus deberes:
• Proveyendo liderazgo y dirección a los administradores principales
lxi
• Reuniéndose periódicamente con los administradores principales responsables de
las más importantes áreas funcionales.
Los administradores principales, tienen responsabilidades por el
control interno relacionado con los objetivos de sus unidades; guían el
desarrollo y la implementación de las políticas de control interno y de
los procedimientos que dirigen los objetivos de sus unidades y
aseguran que sean consistentes con los objetivos globales de la
entidad.
Cada director ejecutivo es efectivamente un CEO para su esfera de
responsabilidad. Los administradores principales usualmente asignan
responsabilidad por el establecimiento de control interno más
específicos para el personal responsable de las funciones o
departamentos particulares de la unidad. Son directos responsables de
determinar los procedimientos de control interno que dirigen sus
objetivos de unidad, también harán recomendaciones sobre controles,
monitorean sus aplicaciones y se reunirán con los administradores de
los niveles superiores para informar sobre funcionamiento de los
controles. Es su responsabilidad realizar acciones sobre las
excepciones y otros problemas que surjan.
lxii
• Directivos Financieros: Para el monitoreo son de particular importancia los
ejecutivos financieros y de control y su personal vinculado, cuyas actividades
cubren lo ancho, hacia arriba y hacia abajo, las unidades de operación y las otras
en una empresa. A menudo están implicados en el desarrollo de los presupuestos y
planes globales de la entidad, analizan el desempeño desde las perspectivas de
operaciones y de cumplimiento, lo mismo que desde el punto de vista financiero.
El directivo financiero jefe, el directivo de contabilidad jefe, el contralor
y otros en la función financiera de una entidad son fundamentales para la
manera administrativa de ejercer control. Como miembro de la alta
administración, el directivo de contabilidad jefe ayuda a dar el tono de la
conducta ética de la organización; es responsable de los estados
financieros; tiene la responsabilidad primaria por el diseño, la
implementación y el monitoreo del sistema de información financiera de la
compañía; se encuentra en una posición única para identificar las
situaciones inusuales causadas por información financiera fraudulenta.
Dentro de los componentes del control interno, el director
financiero jefe y su personal desempeñan roles críticos, debe ser un
jugador claro cuando se establecen los objetivos de la entidad y cuando
se estudian las estrategias, se analizan los riesgos y se toman
decisiones sobre cómo se administrarán los cambios que afectan la
entidad. Está posicionado para centrarse en el monitoreo y en el
seguimiento de las acciones decididas.
El directivo financiero (de contabilidad) jefe puede estar en la mesa en igual
condición que otros jefes funcionales en una entidad.
lxiii
• Consejo de directores: Tiene un rol principal definiendo que espera en
integridad y valores éticos, y puede confirmar sus expectativas mediante sus
actividades de supervisión, puede jugar un papel importante en definir los
objetivos de alto nivel y en la planeación estratégica, y con la supervisión que
provee, está implicado profundamente en el control interno.
Los miembros de un consejo efectivo son objetivos, capaces e
inquisitivos, tienen un esforzado conocimiento de las actividades y del
ambiente de la entidad, pueden emplear los recursos necesarios para
investigar cualquier asunto que consideren importante, y tienen un canal
de comunicaciones abierto y sin restricciones con todo el personal de la
entidad, auditores internos, auditores externos y los asesores legales.
• Comité de Auditoria: La administración es responsable por la contabilidad de
los estados financieros, pero un comité de auditoria se encuentra en una posición
única: tiene la autoridad para cuestionar a la alta administración mirando como
está llevando a cabo sus responsabilidades de información financiera, y también
tiene la autoridad de asegurar que se tomen las acciones correctivas.
El comité de auditoria, casi siempre está en la mejor posición dentro de una
entidad para identificar y actuar en instancias en la que la alta administración
desborda los controles internos o de otro modo busca falsear los resultados
financieros reportados.
Existen instancias en las que un comité de auditoria, o el consejo, debe
desempeñar su papel de supervisión hasta el punto de orientar directamente
eventos o condiciones serias.
La Treadway Commission enfatizó el valor de los comités de auditoria y
recomendó que todas las compañías publicas fueran requeridas para establecer
comités de auditoria compuestos únicamente por directores independientes.
También reconoció que pueden existir procedimientos y controles que sean
equivalentes y funcionales de un comité de auditoria; es claro que el control
lxiv
interno se fortalece con su presencia esto también, es igualmente sensible para las
compañías pequeñas, tener comités de auditoria compuestos por directores
independientes.
• Auditores Internos: Examinan directamente los controles internos y
recomiendan mejoramientos; el Institute of Internal Auditors establece que el
alcance de la auditoria interna debe cubrir el examen, la evaluación adecuada y la
efectividad del sistema de control interno de la organización y la calidad del
desempeño en la realización de las responsabilidades asignadas.
Los estándares de este instituto establecen que los auditores internos deben:
• Revisar la contabilidad y la integridad de la información financiera y operativa
y de los medios empleados para identificar, medir, clasificar y reportar tal
información.
• Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de aquellas
políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que puedan tener impacto
significativo en las operaciones y reportes y deben determinar si la organización
los está cumpliendo.
• Revisar los medios de salvaguardia de activos, y cuando sea apropiado,
verificar la existencia de tales activos.
• Valuar la economía y la eficiencia con la cual se emplean los recursos.
• Revisar las operaciones o programas para indagar si los resultados son
consistentes con los objetivos y las metas establecidas y si las operaciones o
programas se están llevando a cabo como fueron planeados.
Todas las actividades de una organización están potencialmente dentro del
alcance de la responsabilidad de los auditores internos. En algunas entidades, la
función de auditoria interna está altamente implicada con los controles sobre las
operaciones.
lxv
En otras entidades, la función de auditoria interna se puede centrar principalmente
en el cumplimiento o en las actividades relacionadas con la información
financiera.
Los auditores internos son objetivos cuando no colocan en posición de
subordinación a su juicio o a otros asuntos de auditoria con relación a otros. Las
asignaciones de personal deben rotarse periódicamente y los auditores internos no
deben asumir responsabilidades de operación.
La función de auditoria interna no tiene la responsabilidad primaria por el
establecimiento o mantenimiento del sistema de control interno, ello es
responsabilidad del CEO, junto con los administradores claves.
Otro personal de la Entidad:
El control interno es responsabilidad de cada persona en una entidad y
por consiguiente debe ser parte explícita o implícita de la descripción
del trabajo de cada uno. Esto es cierto desde dos perspectivas.
Primero, virtualmente todos los empleados desempeñan un rol en la
labor de control.
Segundo, todo el personal debe ser responsable por la comunicación de los
problemas en operaciones, a un nivel organizacional mas alto.
El control interno está en los negocios de cada uno, y deben estar bien definidos y
efectivamente comunicados los roles y las responsabilidades de todo el personal.
Partes Externas
lxvi
Diversas partes externas pueden contribuir a la consecución de los objetivos de la
entidad, algunas veces mediante acciones paralelas a las que realiza. En otros
casos, las partes externas pueden aportar información útil para la entidad en sus
actividades de control interno.
Auditores Externos:
Los Contadores Públicos certificados independientes al expresar su opinión sobre
la transparencia de los estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, desempeñan un rol importante para la
consecución de los objetivos de información financiera de la entidad, así como a
otros objetivos. Además proporcionan información útil para la administración en
la conducción de sus responsabilidades de control.
Legisladores y Reguladores
Afectan de dos maneras distintas los sistemas de control interno de las entidades,
establecen reglas para que la administración asegure que los sistemas de control
interno reúnen los requerimientos estatutarios y reguladores mínimos. Y, de
acuerdo con el examen de una entidad particular, proporcionan información que
usa el sistema de control interno de la entidad, y proporcionan recomendaciones y
algunas directivas para la administración mirando los mejoramientos que requiere
el sistema de control interno.
Herramientas de Evaluación
A continuación presentamos una serie de herramientas que pueden ser
útiles para la conducción de una evaluación del sistema de control interno
de las entidades, y pueden ser usadas en cualquiera de las diferentes
formas:
lxvii
• Individualmente, cuando se evalúa un componente particular, o juntos cuando
se evalúan todos los componentes.
• En la evaluación de los controles relacionados con una categoría de controles,
como la veracidad de los controles financieros, o más de una categoría.
• En el enfoque de ciertas actividades, o en todas las actividades.
Las Herramientas de Evaluación pueden ser presentadas de la siguiente manera:
• Una serie de Herramientas Modelo, organizadas por componentes, junto con
una para ayudar en el ensamble de los resultados al hacer una evaluación.
• Un Manual de Referencias diseñado para ayudar al evaluador a completar la
Hoja de trabajo de riesgos y actividades.
• Herramientas compuestas que muestran como ellas deberían ser elaboradas por
una compañía hipotética.
Estas herramientas son propuestas para suministrar ayuda y asistencia en la
estimación del sistema de control interno y están presentadas para propósitos
netamente ilustrativos.
Toda la información debe ser presentada para poder concluir que un
sistema es efectivo; no hay ninguna sugerencia para que esas
herramientas sean el método preferido para conducir y documentar una
evaluación. La metodología de la evaluación y la técnica en la
documentación también puede variar; las entidades deben usar otra
metodología con diferentes técnicas de evaluación, éstas herramientas
de evaluación pueden ser usadas en entidades de cualquier tamaño.
lxviii
Herramientas Modelo
Cinco herramientas de evaluación son presentadas, una por cada componente del
control interno. Un encabezamiento y una breve introducción identifican cada
factor como elemento significativo dentro de cada componente.
Los asuntos esenciales a tratarse están contenidos en la columna encabezada
Puntos a enfocar y representan algunos de los asuntos más importantes
relacionados con los componentes. No todos los puntos a enfocar son relacionados
con cada entidad, asuntos adicionales se pueden hacer referencia a algunas
entidades.
Se sugiere que el evaluador adapte los puntos a enfocar para que encajen en
los datos y circunstancias de la entidad se va añadiendo, borrando o modificando
aquellos proporcionados en la herramienta.
La columna Descripción/Comentarios suministra un espacio para describir como
lo importante es dirigido en el punto a enfocar y son aplicados en la entidad, y
registra información relacionada con el asunto. La respuesta generalmente no será
un si o un no, dependiendo de cómo la entidad dirige el asunto.
Al final de cada sección hay un espacio para registrar una conclusión acerca de la
efectividad de los controles relacionados, y cualquier acción que pueda ser
necesitada para tomarla en consideración. El espacio se encuentra al final de cada
herramienta para información similar en todo el componente.
Valoración de Riesgos y Actividades de Control en las Hojas de Trabajo
lxix
Para la valoración de riesgos y actividades de control, la dirección
establece objetivos por cada actividad significativa; analiza los riesgos
para su ejecución; establece planes, programas y otras acciones para
dirigir o hablar acerca de los riesgos; y pone en lugar actividades de
control para asegurar que las acciones son realizadas.
Las herramientas para la valoración de riesgos y actividades de
control no proporcionan un medio para evaluar el proceso en el nivel
de actividad. Una hoja de trabajo baja diferente es proporcionada para
tomarla en consideración en caso de necesitar asistencia.
El Manual de Referencia está diseñado para ayudar en la identificación de los
objetivos por niveles de las actividades, analizar los riesgos, y determinar qué
condiciones pueden ser tomadas y qué actividades de control poner en su lugar.
Conjunto del Sistema de Evaluación de Control Interno
Una herramienta de evaluación es proporcionada para servir como un sumario de
los resultados y conclusiones de cada uno de los componentes, y para facilitar el
repaso de los resultados preliminares por los socios ejecutivos y la nueva
información. Se proporciona un espacio destinado a una conclusión general del
sistema de control interno.
El control interno consta de cinco componentes se derivan de la
lxx
manera como la administración dirija un negocio y están integrados en
el proceso de administración. estos componentes son:
§Entorno de control: el ambiente en que las personas desarrollan sus
actividades y cumplen con sus responsabilidades de control.
§Evaluación de los riesgos: la entidad debe conocer y abordar los
riesgos con que se enfrenta. Fijar objetivos integrales en las
actividades de ventas, producción, comercialización, finanzas, entre
otros.
§Actividades de control: deben establecerse y ejecutarse políticas y
procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable que
se llevan a cabo de forma eficaz las acciones consideradas necesarias
para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los
objetivos de la entidad.
§Información y comunicación: permiten que el personal de la entidad
capte e intercambie la información requerida para desarrollar,
gestionar y controlar sus operaciones.
§Supervisión: Todo proceso debe ser supervisado, introduciéndose las
modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De forma tal
que el sistema pueda reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con
las circunstancias.
lxxi
4.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Según Coopers y Lybrand (1997,p. 235), el alcance y la frecuencia
de la evaluación del control interno varía según la magnitud de los
riesgos objeto de control y la importancia de los controles para la
reducción de los riesgos. Los controles que actúan sobre los riesgos de
mayor prioridad y los más críticos para la reducción de un determinado
riesgo serán objeto de evaluación con más frecuencia. La evaluación
de todo el sistema de control interno puede estar motivada por
diferentes razones; cambios importantes en la estrategia o la dirección,
importantes adquisiciones, entre otros.
Según Coopers y Lybrand (1997,p. 230), cuando se toma la
decisión de evaluar todo el sistema de control interno de la entidad,
deberá centrarse la atención en cada uno de los componentes del
control interno afectados, el alcance de la evaluación dependerá
también a cuál de las tres categorías de objetivos va enfocada
(operaciones, de información financiera o de cumplimiento).
Coopers y Lybrand (1997,p. 230), señalan que las evaluaciones se
efectúan en forma de auto evaluación, llevada a cabo por las personas
responsables de una unidad o función específica que determinarán la
eficacia de los controles aplicados a sus actividades. La evaluación del
lxxii
control interno forma parte de las funciones normales de Auditoría
Interna y también resulta de peticiones especiales por parte de la
administración, la dirección general y los directores. Por otra parte, el
trabajo realizado por los auditores externos constituye un elemento a la
hora de determinar la eficacia de control interno.
Evaluar un sistema de control interno constituye en sí todo un
proceso. Si bien los enfoques y las técnicas varían, debe tenerse una
disciplina adecuada en todo el proceso y deben mantenerse ciertos
principios fundamentales que le son propios.
El evaluador deberá entender cada una de las actividades de la
entidad y cada componente del sistema de control interno objeto de la
evaluación conviene centrarse primero en el funcionamiento teórico
del sistema; es decir, en su diseño, lo que implicará conversaciones
previas con los empleados de la entidad y la revisión de la
documentación existente.
La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del
sistema, con el objetivo de determinar si este ofrece una seguridad
razonable. Es posible que, con el tiempo, algunos procedimientos
diseñados para funcionar de un modo determinado se modifiquen para
funcionar de otro modo. A veces se establecen nuevos controles, no
conocidos por las personas que, en un principio, describieron el
sistema, por lo que no se encuentran en la documentación existente. A
fin de determinar el real funcionamiento, se mantendrán
lxxiii
conversaciones con los empleados que aplican y se ven afectados por
los controles.
Existe una gran variedad de metodologías y herramientas de
evaluación, incluyendo hojas de control, cuestionarios y técnicas de
flujogramación. Algunas empresas, como parte de su metodología de
evaluación comparan sus sistemas de control con el de otras empresas,
esto se conoce generalmente como “Benchmarking”.
La documentación soporte del sistema de control interno de la
entidad, varía según la dimensión y complejidad de la misma. Las
entidades grandes, normalmente cuentan con manuales de políticas,
organigramas formales, descripciones de los puestos, instrucciones
operativas, flujogramas de los sistemas de información, entre otros.
La pequeña y mediana empresa de modo habitual tendrá
sustancialmente menos documentación escrita. Muchos controles son
informales y no tienen documentación, sin embargo se aplican
asiduamente, resultando muy eficaces, se puede comprobar que este
tipo de control, de la misma manera que los controles documentados,
no impiden que el sistema de control interno sea eficaz o que no pueda
ser evaluado.
Por otra parte, la documentación resulta útil porque favorece la
compresión por parte de los empleados del funcionamiento del sistema
y de sus funciones y facilita sus modificaciones en caso de ser
necesario.
Las evaluaciones puntuales del sistema de control interno
lxxiv
constituyen otra fuente de detección de las deficiencias de control. Las
evaluaciones realizadas por la dirección, los auditores internos y otros
empleados pueden señalar áreas que necesiten mejoras. Existen una
serie de interlocutores externos que, de forma periódica, suministran
información respecto del funcionamiento del control interno de la
entidad; dentro de los mismos se incluyen los clientes, los
suministradores y otros, como auditores externos y organismos de
control.
Al detectar una deficiencia del control interno, se debe comunicar
el hecho a la persona responsable de la función o actividad implicada,
que podrá tomar medidas correctivas, así como al nivel superior en la
entidad. El suministro de la información necesaria con respecto a las
deficiencias en el control interno a la persona adecuada, es
imprescindible para mantener la eficacia del sistema de control
interno. Para que la supervisión del control interno sea eficaz,
conviene considerar tanto las actividades de supervisión continuada
como las evaluaciones puntuales del sistema de control interno.
Según mi punto de vista, son las políticas y procedimientos, acciones de las
personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están
tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de
los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y
ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones, donde
incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisión de desempeño de operaciones, seguridad
de activos y segregación de responsabilidad.
lxxv
4.5.DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO SITUACIONAL
INTERNO
El análisis y evaluación de los factores estratégicos internos se
realiza generalmente desde cuatro (4) perspectivas básicas (Pearce,
1982, p.54). Estas perspectivas son: comparaciones con capacidades y
actuaciones pasadas, comparaciones con competidores, factores de
éxito de la empresa y ciclo de vida de los productos y servicios. Las
dos primeras perspectivas son obvias y complementarias para la
determinación de las fortalezas y debilidades de la empresa.
Según Rowe (1982, p. 62), una fortaleza es un recurso, capacidad,
habilidad u otra ventaja, respecto a los competidores y/o necesidades
del mercado de interés, la cual puede ser utilizada efectivamente por la
empresa para lograr su objetivo. Una fortaleza confiere una ventaja
comparativa a la empresa en su mercado de interés. Una debilidad es
una limitación o deficiencia en recursos, habilidades y capacidades que
impide a la empresa cumplir con sus objetivos Rowe, (1982, p. 64).
Según Rowe (1982, p. 65), la literatura técnica recomienda para la
más eficiente apreciación de las debilidades y fortalezas de una
empresa o proceso, limitar el análisis a un número reducido de factores
estratégicos internos, para así ayudar al personal en su propósito de
evaluar las capacidades y recursos. El criterio de selección se reduce a
identificar aquellos pocos factores internos sobre los cuales, con
mucha probabilidad, dependerá el éxito o fracaso del proceso o
lxxvi
empresa considerada.
A efectos de esta investigación se considerarán factores
relacionados con las actividades ejecutadas en el Departamento de
Finanzas de la empresa.
5. NUEVAS TENDENCIAS CORRIENTES SOBRE CONTROL
INTERNO. INFORME COSO
5.1. IMPORTANCIA DEL INFORME
Se le ha dado una atención significativa al tema de los reportes
públicos sobre control interno. Durante años se han hecho sugerencias y
recomendaciones por parte de entes privados, públicos y numerosas
compañías actualmente incluyen un reporte gerencial que versa sobre el
control interno en su reporte anual a los accionistas.
La Comisión Cohen, el Institute of Financial Executives y la
Comisión Treadway están entre los entes privados que recomiendan el
reporte gerencial sobre control interno. Recientemente una ley federal
ordenó el reporte gerencial por parte de ciertos bancos. Aún continúan
siendo consideradas leyes propuestas por la SEC (aún no terminadas) y
otras normas legislativas.
Una de cada cuatro compañías incluyen en sus reportes anuales a los
accionistas una discusión de gerencia sobre algunos aspectos de control interno.
lxxvii
El objeto de este reporte es proveer guía a las entidades que reportan o está
considerando reportar públicamente sobre sus sistemas de control interno. Los
méritos del reporte gerencial sobre control interno están siendo considerados por
algunos sectores públicos y privados como de responsabilidad o como de interés.
Este reporte no expresa una posición sobre el tema. Los contadores públicos
independientes que tienen que ver con los reportes públicos de gerencia sobre
control interno también se están considerando por parte de ciertos sectores
públicos y privados; pero en verdad, también esto está fuera del alcance de este
reporte.
Se debe reconocer que el reporte público sobre control interno no es un
componente de, o criterio para, un control interno efectivo. Una entidad puede
tener un sistema de control interno efectivo sin hacer necesariamente una
presentación pública del caso. Aunque una dirección que se anticipa al tema del
reporte sobre control interno puede parecer más cercana al sistema de la entidad y
tiene iniciativas al respecto, al final, la efectividad de control interno se determina
por lo adecuado que resulte el sistema y no por lo que se diga sobre éste.
5.2. ALCANCE DEL INFORME
Un aspecto particularmente importante de un reporte de gerencia sobre control
interno es un estado sobre lo que se está reportando las siguientes definiciones
básicas de control interno pueden involucrar la mayoría de los objetivos de una
entidad:
♦ Efectividad y eficiencia de las operaciones.
♦ Confiabilidad de la información financiera.
♦ En acuerdo con regulaciones y legislaciones cuando son aplicables.
Al considerar si el control interno efectivamente cumple con estos objetivos,
lxxviii
uno mira hacia los 5 componentes del control interno, dentro de todas las
limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno y el límite de la
debilidad material.
Controles sobre el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones
Un área en evolución de los reportes gerenciales sobre control interno son los
controles al cumplimiento de leyes y regulaciones. Tales reportes han sido
principalmente, sino exclusivos, del área gubernamental. El Acta Federal de
Integridad Financiera Gerencia (The Federal Managers Financial Integrity Acta)
requiere que se reporte sobre cumplimiento de controles, sin embargo tales
reportes pueden ser considerados como terrenos esencialmente gerenciales en
lugar de ser para los usuarios de los reportes financieros.
Ambiente de Control
Existen siete factores que deben ser parte del ambiente de control. Una
evaluación de la extensión a la cual el ambiente de control de una entidad mejora
sus objetivos de reporte financiero puede probablemente enfocarse sobre ciertos
aspectos de estos factores.
Integridad y Valores Éticos
Indicios sobre ausencia de integridad o valores éticos en los comportamientos
de la alta gerencia. Los cuestionamientos sobre la integridad o ética del personal
de una entidad pueden en un mínimo, provocar preocupaciones sobre si o no tales
desventajas pueden probablemente afectar la confiabilidad del reporte financiero.
Motivación hacia la Competencia
lxxix
La confiabilidad de un estado financiero de una empresa puede estar
comprometida si personajes incompetentes o negativos están incorporados en el
proceso de preparación del estado financiero.
Filosofía de la Gerencia y Estilo Operativo
La delegación de autoridad para el reporte financiero es importante en el logro
de los objetivos del reporte, en particular para hacer los juicios contables y estimar
las entradas dentro del reporte financiero.
Estructura de la Organización
Los aspectos de la estructura de una organización que están específicamente
relacionados con los objetivos del reporte financiero incluyen los factores
relacionados con el personal contable, tales como:
♦ La propiedad de las líneas de reporte.
♦ Niveles de experiencia y staff adecuado.
♦ Claridad en la delegación de autoridad y en los deberes.
♦ La extensión a la cual la estructura organizacional le permite al personal
contable interactuar con otros departamentos y actividades de la organización; para
tener acceso a datos claves y para contabilizar adecuadamente las conclusiones
resultantes.
Asignación de Responsabilidad y Autoridad
Las deficiencias en la forma como la autoridad y la responsabilidad asignada a
los empleados de contabilidad, funciones de custodia y de gerencia de bienes
pueden afectar la habilidad de la entidad para lograr los objetivos de los reportes
financieros. Tales deficiencias, por lo tanto, podrían usualmente ser consideradas
lxxx
en el reporte de control interno.
Políticas de Recursos Humanos y Prácticas
La habilidad de una entidad para lograr los objetivos financieros se puede
reflejar en el reclutamiento de personal, el entrenamiento, la promoción, la
retención y las políticas de compensación y demás procedimientos debido a que
ello afecta al personal contable y a los empleados ajenos a la función contable
quienes administran controles sobre el reporte financieros. Cuando tal desempeño
resulta crítico para el control efectivo sobre el reporte financiero, deben ser
consideradas las debilidades en las políticas de los recursos humanos y en las
prácticas.
Comité Ejecutivo y Comité Auditor
Los aspectos claves del ambiente de control son la composición del comité y
su comité auditor y la forma como los miembros llenan los requisitos relacionados
con el proceso de reporte financiero.
Análisis de Riesgos y Actividades de Control
Generalmente dentro de los alcances del reporte de gerencia sobre control
interno están asociados los riesgos con el logro de objetivos relacionados con la
preparación de estados financieros presentados imparcialmente, y las 5
afirmaciones de estados financieros, conjuntamente con las actividades de control
para asegurar que las acciones dirigidas a satisfacer esos objetivos se lleven a
cabo. Un control está dentro de los alcances del reporte si es importante satisfacer
los requisitos de claridad y rectitud en la presentación o de las afirmaciones de los
estados financieros. Si no, está fuera del alcance.
lxxxi
Información y Comunicación
El componente de información y comunicación del control interno requiere
que se identifique información relevante, se capture, se procese y se comunique a
través de la organización. Muchos aspectos de los sistemas de información y
comunicaciones tratan de los objetivos operativos y de cumplimiento, y están
generalmente fuera del alcance del reporte sobre control interno.
Monitoreo
El monitoreo de actividades ongoing participa en la efectividad de los
componentes del control interno para lograr los objetivos de los reportes
financieros. Por ejemplo:
♦ Monitorear la exactitud y la totalidad de los balances de inventario por
personal contable en conexión con los procedimientos de cuenta del ciclo mensual.
♦ Monitorear la evaluación de las cuentas por cobrar por el gerente de
crédito por medio de su comunicación mensual con los clientes cuyos balances
contables se han retardado.
♦ Monitorear los pagos contables registrados por el personal del
departamento de compras en conexión con sus deudas a los vendedores.
Estos tipos de procedimientos de monitoreo ongoing o los procedimientos
para servir a propósitos similares en conjunción con evaluaciones separadas, están
generalmente dentro de los alcances de un reporte de gerencia.
Cronograma
Los reportes pueden pertenecer a control interno durante un período de tiempo
o en un punto en el tiempo. Por ejemplo, la gerencia puede reportar sobre control
interno durante todo el año (período de tiempo) o sólo un día durante el año (un
lxxxii
punto en el tiempo). El cronograma es significativo en dos aspectos: este afecta el
proceso de evaluación y la revelación de deficiencias identificadas y corregidas
durante el período.
Cuando la gerencia reporta sobre control para un período de tiempo, su
proceso de evaluación será considerablemente más extenso que cuando este
reporta sobre una fecha específica. Cuando el reporte es de un punto en el tiempo
final de año por ejemplo la evaluación puede ser limitada a enfocarse solamente
sobre la efectividad de los controles implementados en esa fecha. Por la otra parte,
un reporte que cubre todo el año requerirá un estimativo de la efectividad del
sistema de control para todo el cronograma, un proceso mucho más extensivo.
Contenido del Informe
Muchas compañías actualmente incluyen en sus reportes anuales a los
accionistas los informes sobre control interno de la gerencia. Las siguientes guías
de reporte incluyen el concepto de reportar sobre la efectividad del control interno,
son constantes con la verdad de las recomendaciones de Treadway y deberían ser
seguidas por las entidades que se quieren adherir a Treadway.
El contenido del reporte de gerencia debería incluir:
• La categoría de los controles que se tratan (controles sobre la preparación de
los estados financieros.
• Una declaración acerca de la existencia de mecanismos para monitoreo del
sistema y de las respuestas a las diferencias encontradas en los controles.
• Un modelo de referencia para el reporte, ello es, identificación de las
criticas contra las cuales se mide el sistema de control interno.
• Una conclusión sobre la efectividad del sistema de control interno. Si una o
más debilidades materiales existen.
• La fecha para la cual se obtiene la conclusión (el período).
lxxxiii
• El nombre de los que firman el reporte.
Concluyendo podemos decir que el informe COSO sobre el CONTROL
INTERNO, tiene una importancia basicamente por dos hechos:
1. Incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques
existentes a nivel mundial y generó un concenso para solucionar las múltiples
dificultades que originaban confusión entre la gente de negocios, los
legisladores, las regulaciones y otros. Ello daba como resultado malas
comunicaciones y distintas expectativas, lo cual ocasionaba problemas a
empresas. Con el informe COSOesto se soluciona.
2. Actualizó la práctica del control interno, lo mismo que los procesos de
diseño, implantación y evaluación. También los informes de los
administradores sobre el mismo, con los siguientes dictamenes externos.
6. CUENTAS POR PAGAR
Según la Enciclopedia de la Auditoría, el término de cuentas por
pagar significa lo siguiente:
1. Obligaciones hacia los proveedores con cuenta abierta.
2. Letras aceptadas a pagar correspondientes a compras de
mercancías y servicios para el consumo de la empresa.
Por otro lado, según la Enciclopedia de la Auditoría (1999,p. 711),
señala que los saldos de los proveedores corresponden a las operaciones
normales diarias de la organización, como puede ser pedido, la recepción
y el consumo de mercancías y servicios. En el curso normal de las
operaciones del negocio, éstas se pagarán dentro de los términos de
lxxxiv
crédito establecidos por el proveedor o por un acuerdo mutuo entre éste y
la empresa. Normalmente, estas obligaciones no están garantizadas.
Según la Enciclopedia de la Auditoría (1999,p. 711), las letras
aceptadas también corresponden a la compra de mercancías y
servicios, pero la utilización de éstos instrumentos negociables de
obligación hacia los proveedores, no es tan frecuente cuando se
compara con las cuentas abiertas. Estos instrumentos de obligación, sin
embargo, pueden corresponder a cualquiera de las siguientes
condiciones:
1. Algunas industrias utilizan estos instrumentos negociables
extensivamente y como un aspecto normal de la práctica diaria del
negocio. Por ejemplo, industrias de mercancías duras.
2. Algunas firmas pueden estar temporalmente necesitadas de
efectivo para pagar sus obligaciones vencidas y, por lo tanto, pueden
utilizar estos instrumentos negociables para permitir al vendedor
obtener efectivo al descontar las letras.
3. Debido a la naturaleza estacional de algunas industrias, (por
ejemplo, cuando la temporada de compra es larga y la venta es corta),
los acreedores pueden hacer uso extensivo de estos instrumentos para
permitir al proveedor asegurar el efectivo.
Según la Enciclopedia de la Auditoría (1999,p. 711), estas
obligaciones pueden, o no, estar garantizadas sobre factores tales como
la práctica de la industria, relaciones con el proveedor, la naturaleza de
lxxxv
la transacción u otros. Por lo general, las obligaciones a corto plazo no
conllevan garantías, pero aquí también la habilidad de la empresa
pagadora puede ser un factor determinante. Algunas veces el
proveedor puede exigir que los ejecutivos y accionistas de una
corporación endosen la letra personalmente, a fin de protegerse a sí
mismos.
7. RECURSOS HUMANOS.
Es el personal humano con el que cuenta la organización,
capacitado para desarrollar determinadas actividades para alcanzar las
metas propuestas.
Por otra parte Hampton, (1989, p. 699), “plantea que suelen ser los
recursos de más valor en un sistema de producción, es una tarea compleja
y delicada. El trabajo o puesto debe diseñarse de manera que motive al
empleado a alcanzar las metas utilizando sus capacidades y destrezas, al
mismo tiempo que satisfacen sus necesidades individuales y de grupo”.
Por otra parte, San Epifanio (2000, p. 86), plantea que “el número
de personas para un grupo de trabajo varía dependiendo del tipo de
trabajo, pero el equipo ideal está formado por un conjunto de entre ocho
(8) y doce (12) personas con dedicación total”. En éste sentido, el recurso
humano que labora en una organización juega papel importante y
fundamental, por lo tanto este debe tratar de obtener conocimientos
actualizados y ser capaz de realizar las actividades que la organización le
exige.
lxxxvi
7.1. RECURSOS TÉCNICOS.
Son instrumentos de apoyo que se utilizan en el desarrollo de una
labor. Hampton, (1989, p. 702), “plantea que van desde el uso de
técnicas y herramientas hasta la aplicación de métodos experimentales
adecuados a cada actividad de la organización”.
El recurso técnico al igual que el recurso humano debe estar
actualizado, de ésta manera se logrará que todos los métodos y
técnicas utilizados sean los más efectivos, y que además permitan
mejorar los procesos existentes.
7.2. RECURSOS FINANCIEROS.
Es la asignación de recursos económicos hacia la investigación por
realizarse, contempla el costo y gastos de los recursos que se utilizarán
durante el desarrollo de determinada actividad.
Para Hampton, (1989, p. 702), “el capital es el otro recurso
esencial para la producción. Toda empresa tiene una cantidad limitada
de fondos, por lo cual su uso ha de planearse y controlarse con sumo
cuidado. El presupuesto de capital es el plan financiero que muestra
los recursos y uso de los fondos donde las compañías aplican diversas
técnicas para aplicar su reducido capital a proyectos importantes”.
Por otro lado, también es muy difícil que una organización
funcione bien si carece del recurso financiero, ya que éste es el pilar
fundamental de la empresa, y si éste no existe no podrá incurrir en la
compra de materia prima para la producción.
lxxxvii
Por lo tanto éste recurso debe manejarse con sumo cuidado
tratando de no incurrir en gastos que puedan ser innecesarios o muy
elevados.
8. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.
Carta de transferencia: autorización dirigida a la entidad bancaria,
para efectuar el traspaso de fondos de la cuenta bancaria de la empresa
a la cuenta bancaria de los proveedores.
Centralización: se encarga de localizar la autoridad para la toma de
decisiones, control o recursos en un número limitado de ubicaciones de
una organización. Cuando se aplica a la administración, la
centralización es la ubicación de la autoridad para la toma de
decisiones en un nivel relativamente alto de una organización. (Walter,
1996,p.223).
Contratista: persona natural o jurídica que ejecuta una obra,
suministra bienes y presta servicio no profesional ni laboral para
alguno de los entes regidos por la Ley de Licitaciones, en virtud de un
contrato, sin que medie relación de dependencia. (Gaceta Oficial Nº
5.386 Extraordinaria).
Corrida de pagos: ejecución automática de pagos a terceros en forma
masiva o individual, según parámetros establecidos por el usuario del
lxxxviii
sistema SAP.
Eficacia: es la capacidad para determinar dos objetivos adecuados
(Stoner 1996,p.62 )
Eficaz: que produce el resultado esperado (Larousse 1996,p. 369).
Eficiencia: facultad para lograr un objetivo determinado (Larousse
1996,p. 369).
Eficiente: que hace bien su trabajo (Larousse 1996,p. 369).
Estado de cuenta: es una forma que muestra la cantidad que un
cliente adeuda a una fecha determinada. (Larousse, 1996,p.380).
Estrategia: se entiende como la habilidad para dirigir un asunto hasta
conseguir el objetivo propuesto.( Larousse, 2001,p. 424).
Gestión: Actividades, tareas y acciones expresadas en programas,
proyectos u operaciones a cargo de una organización, dirigidas a la
producción de bienes o servicios para satisfacer propósitos, metas u
objetivos previamente determinados. (Larousse 1996,p. 486).
Implementación: forma en que son realizadas las funciones del
sistema. (Senn, 1990,p. 65).
Orden de compra: documento mediante el cual se le ordena a un
proveedor la provisión de un bien o prestación de un servicio para la
empresa. (Catácora, 1999,p. 77).
Pasivo: son los compromisos u obligaciones que tiene la empresa con
terceras personas. (Larousse, 1996,p. 766 ).
Plan: son proyectos e ideas (Larousse 1996,p. 797).
lxxxix
Planificar: es elaborar un plan detallado con un objetivo (Larousse
1996,p. 798).
Procesos: es una serie de actividades que toman un insumo, le agregan
un valor y producen un resultado. Aplicación de ciertas habilidades
que agregan valor al insumo. (Harrington, 1989,p. 156).
Productividad: Grado de utilidad que generan los bienes y servicios
producidos. (Larousse 1996,p. 825).
Propuesta de pagos: posibles pagos a ejecutar.
Proveedor: Es la empresa externa a la Organización, que de acuerdo a
la necesidad existente, se contrata para proveer un bien o prestar un
servicio. (Rosemberg, 1994,p. 235).
Registro: grupo de elementos de datos que se almacenan juntos en un
procesamiento. Colección de elementos de datos relacionados que se
tratan como una unidad. (Senn, 1990,p. 216).
Retenciones por disposiciones legales y contractuales: cantidades
retenidas en las facturas a pagar a terceros, para dar cumplimiento a
normativas legales existentes en los convenios realizados en la
contratación.
SAP: (Sistemas, Aplicaciones y Productos en el procesamiento de
datos): es un sistema de software estándar, modular, que soporta todas
las operaciones de la empresa, basado en un enfoque orientado a
procesos.
Sistemas de Información: un sistema que procesa datos en una forma
que pueda ser utilizada por el receptor con miras a la toma de
decisiones.(Walter, 996,p. 231).
xc
9. SISTEMA DE VARIABLES.
La variable de estudio de ésta investigación es: “Sistema de
Cuentas por Pagar”.
9.1.DEFINICIÓN CONCEPTUAL.
Según Catácora, (1999, p. 31), “éste sistema se fundamenta en una
serie de pasos y procedimientos para controlar de manera eficaz y
eficiente, todos aquellos desembolsos realizados por la empresa, entre
los cuales podemos mencionar los registros de los pasivos de la
empresa, definición de condiciones de pago, cálculo de intereses en
caso de aplicarlos, manejo de cancelaciones totales o parciales,
proyecciones de tipo financiero, análisis de los pagos a realizar, envíos
de estados de cuenta, control de retenciones de impuestos, emisión de
órdenes de pago, generación de notas de crédito o de débito”.
9.2.DEFINICIÓN OPERACIONAL.
El sistema de cuentas por pagar de Enelven está constituido por un
conjunto de pasos y procedimientos a seguir, para lograr la cancelación
de las obligaciones contraídas por la empresa, en forma eficaz y
eficiente para obtener un control y manejo total de los procesos y
operaciones contables y administrativas, a través de los recursos
técnicos, humanos y financieros, con los que cuenta la misma,
cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados
y aplicando una serie de normas, políticas y procedimientos
adecuados.
xci
CAPITULO III _________________________________
MARCO METODOLÓGICO
xcii
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.
En el desarrollo de la investigación se ha evaluado el Sistema de Control de
Cuentas por Pagar a Proveedores para mejorar el Sistema de Cuentas por Pagar de la
Empresa ENELVEN, para coadyuvar la credibilidad de los clientes.
En este sentido se comprende, que el área de observación está ubicada en la
Unidad de Pagos perteneciente al Departamento de Finanzas de la C.A . Energía
Eléctrica de Venezuela.
Ahora bien, esta investigación se encuentra enmarcada dentro de una
diversidad de criterios, de actos de los cuales, se mencionaron aquellos con mayor
relevancia para determinar el tipo de estudio realizado, tomando en cuenta objetivos
de la investigación y la variable.
Según su propósito:
La investigación se considera de tipo aplicada, ya que tiene como finalidad
obtener resultados, para lograr resolver un problema en específico a través de la
implantación de un control más efectivo de las cuentas por pagar.
De acuerdo con lo que plantea Chávez, (1994, p. 133), la investigación
aplicada tiene como fin principal resolver un problema en un período de tiempo corto.
Esta investigación también es de tipo descriptiva ya que mide y evalúa
diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Según
Hernández (1998, p. 60), “desde el punto de vista científico, describir es medir. Esto
es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una
xciii
de ellas independientemente, para así válgase la redundancia de describir lo que se
investiga”.
2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
El diseño de la investigación viene a representar la parte que contiene de
manera definida y concreta la fundamentación y elaboración de la investigación en su
totalidad. Esta investigación se consideró no experimental, ya que en ningún
momento se manipularon las variables, ni se modificaron las mismas.
Según Hernández, (1998, p. 184), “la investigación no experimental es
cualquier investigación en la que resulta imposible manipular variables o asignar
aleatoriamente los sujetos o las condiciones. De hecho no hay condiciones o
estímulos a los cuales se exponen los sujetos de estudio. Los sujetos son observados
en un ambiente natural”.
Por otro lado, esta investigación es considerada además, de tipo transversal o
transeccional, pues la información o datos relacionados con las variables de estudio
que mide se recogerán en un solo momento y tiempo único. En este orden de ideas,
Chávez, (1994, p.134), define el diseño transversal como “aquel estudio que mide una
vez la variable. Se miden los criterios de uno o más grupos de unidades en un
momento dado, sin pretender evaluar la evolución de las unidades”.
3. POBLACIÓN DE ESTUDIO.
Para llevar a cabo la investigación se utilizó un a población de nueve personas
que laboran en la Unidad de Pagos de la C. A. Energía eléctrica de Venezuela.
La población de esta investigación fue seleccionada siguiendo los principios
metodológicos indicados por Chávez, (1994, p. 162), “sobre la cual se pretende
generalizar los resultados obtenidos los cuales están constituidos por características o
estratos que le permiten distinguir los sujetos unos de otros”. (Ver tabla 2).
xciv
Tabla 2
DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS
SUJETO CARGO PROFESIÓN ANTIGÜEDAD
1 Coordinador
de Pagos
Lic Contaduría 20 Años
1 Adm. de
verificación de pagos
T:S:U Contaduría 5 Años
1 Adm. de
verificación de pagos
T:S:U Recursos
Humanos.
23 Años
1 Aux. de
verificación de pagos
Bachiller 2 años
1 Aux. de
verificación de pagos
Bachiller 2 años
1 Aux. de
verificación de pagos
Bachiller 2 años
1 Aux. de
verificación de pagos
Bachiller 3 Años
1 Aux. de
verificación de pagos
Bachiller 3 Años
1 Mensajero T:S:U Seguridad
Ind.
4 Años
Fuente: Rodríguez (2002)
Así mismo; se seleccionó toda la población que conforma la Unidad de Pagos
por ser una población pequeña.
4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
xcv
En esta investigación se utilizará la encuesta, cuyo instrumento es el
cuestionario, dirigida a la población que conforma el área de cuentas por pagar, con el
cual se pretende lograra una relación directa con las personas involucradas con el
objeto de estudio.
Chávez, (1994, p. 173), “indica que las técnicas e instrumento de
investigación son los medios que utiliza el investigador para medir el comportamiento
o atributos de la variable”.
El cuestionario estará conformado por 29 preguntas abiertas y 20 cerradas
para que la población exponga explicaciones.
El instrumento es aplicado a la totalidad de la población de la Unidad de
Pagos de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela, para cubrir los objetivos de la
investigación.
4.1. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD.
Para poder lograr la validez del instrumento estructurada, este será sometido a
juicio de siete expertos en el área, con la finalidad de obtener criterios sobre la
redacción de items, agregar o eliminar menos items e indicadores..
En este sentido Chávez, (1994, p. 175), indica que “ cada variable se mide por
un conjunto de indicadores y que éstos a su vez tengan un conjunto de reactivos,
señala que una vez construida la primera versión del instrumento, se debe
constituir otro que permita analizar el contenido de los mismos, por parte de los
expertos”.
El resultado de la revisión realizada por los expertos fue favorable ya que no
surgió modificación alguna en el contenido del instrumento.
En el mismo orden de ideas, debido que la población es finita no se aplicó la
prueba de confiabilidad, considerando que los datos aportados por la población son
confiables por ser los entes involucrados en el proceso de cuentas por pagar de la
C. A. Energía Eléctrica de Venezuela ( ENELVEN).
xcvi
5. TRATAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN.
Según Chávez, (1994, p. 210), refiere que “en la investigación de naturaleza
cuantitativa, se hace necesario, la planificación del tratamiento estadístico en el
proyecto de investigación”.
Tamayo (2000, p. 211), define la estadística descriptiva como “aquella que
utiliza técnicas y medidas que indican las características de los datos disponibles”.
Comprende el tratamiento y análisis de datos que tiene por objeto resumir y describir
los hechos que han proporcionado la información, y que por lo general toman la
forma de tablas, gráficos, cuadros e índices. Se llama descriptiva por ser fin
primordial la descripción de las características principales de los datos obtenidos.
xcvii
CAPITULO IV _______________________________________________________________
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
DE LA INVESTIGACIÓN
1. ANÁLISIS DE LOS DATOS.
xcviii
Los resultados obtenidos del instrumento aplicado a la empresa C. A. Energía
Eléctrica de Venezuela (ENELVEN), determinaron los siguientes resultados:
Dimensión: Situación actual del Proceso de Cuentas por Pagar.
Indicador: Normas Administrativas de Cuentas por Pagar.
Tabla 3
Existencia de Normas Administrativas formalmente establecidas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen normas
administrativas
formalmente establecidas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
El personal de la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela,
explicó que existen algunas normas administrativas en el proceso de cuentas por
pagar, pero que las mismas no están formalmente establecidas. Esta pregunta la
contestaron seis (6) personas de nueve (9) encuestadas.
En cuanto a la pregunta acerca ce las normas administrativas aplicadas
actualmente al proceso de cuentas por pagar seis (6) personas de nueve (9)
encuestadas respondieron que el horario y fecha previsto para ejecutar los pagos, que
dichos pagos deben poseer los soportes respectivos y que la factura cumpla con los
requisitos exigidos por el Seniat. Por otra parte, entre las normas mencionadas
también se refirieron a que los pagos deben llevarse a las entidades bancarias
respectivas, que debe llevarse un control diario de facturas recibidas y verificadas
bajo estrictas normas del sistema, realizarse las deducciones y retenciones, y que el
monto de la factura sea igual al monto de la orden de compra así como también el
nombre de la empresa.
xcix
Tabla 4
Cumplimiento efectivo de las Normas Administrativas actuales
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen normas
administrativas formalmente
actualizadas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las personas encuestadas explicaron que las pocas normas administrativas
aplicadas actualmente al proceso de cuentas por pagar, no son las más adecuadas ya
que no se adaptan a la realidad de la empresa, seis (6) personas contestaron de nueve
(9) encuestadas.
TABLA 5
Conocimiento por parte del personal de las Normas Administrativas actuales
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existe Conocimiento por
parte del personal de las normas
administrativas actuales?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
c
Los seis integrantes de la unidad de pagos que contestaron también
manifestaron que por el mismo carácter de informalidad que tienen las pocas normas
administrativas en el proceso de cuentas por pagar, el personal no conoce realmente
el contenido de las mismas, tres (3) personas no contestaron.
TABLA 6
Normas Administrativas actuales adecuadas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen Normas
administrativas actuales
adecuadas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis (6) personas que contestaron la pregunta explicaron que las normas
actuales no son las más adecuadas ya que no existe ningún documento que las avales
y por que no están acordes con los procesos realizados, tres (3) personas no
contestaron.
En cuanto a las normas administrativas que deberían aplicarse en el proceso
de cuentas por pagar, las seis (6) personas que respondieron la pregunta de nueve (9)
encuestadas explicaron que deberían diseñarse normas administrativas adaptadas a la
realidad y a las necesidades de la empresa.
Indicador: Normas contables de Cuentas por Pagar.
TABLA 7
Existencia de Normas Contables formalmente establecidas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen Normas
ci
contables formalmente
establecidas?
6 3
Fuente: Huguín Rodríguez.
El personal de la unidad de pagos de Enelven explicó que existen algunas
normas contables en el proceso de cuentas por pagar, pero que las mismas no están
formalmente establecidas. Esta pregunta la contestaron seis (6) personas de nueve (9)
encuestadas.
Entre las personas que respondieron conocer las normas contables que
actualmente se aplican y que no están definidas en el proceso de cuentas por pagar,
hubo cuatro (4) que explicaron que entre las mismas se encuentra la creación de la
cuenta por pagar al proveedor al momento de una compra, que todos los documentos
procesados para pagos deberán ser cargados en el sistema a sus respectivas cuentas
contables y que el registro del pasivo debe realizarse por el costo del bien o servicio
adquirido. Otras dos (2) personas contestaron que toda la contabilización debe estar
basada en los principios contables. Por otra parte, tres (3) personas no contestaron.
TABLA 8
Cumplimiento efectivo de las Normas Contables actuales
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿El Cumplimiento de
las Normas contables
actuales es efectivo?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
cii
Las seis (6) personas que mencionaron algunas de las normas contables que se
aplican en el proceso, explicaron que las mismas no se cumplen en forma efectiva ya
que no se adaptan a la realidad, tres (3) personas no contestaron.
TABLA 9
Conocimiento por parte del personal de las Normas Contables actuales
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Son Conocidas por
parte del personal las
Normas contables actuales?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
En cuanto al conocimiento por parte del personal de las normas contables del
proceso de cuentas por pagar, seis (6) personas encuestadas explicaron, que en vista
de no existir normas formalmente establecidas en dicho proceso el personal no está
conciente de cuáles son exactamente las normas contables que deben ser aplicadas,
tres (3) personas no contestaron.
TABLA 10
Normas Contables actuales adecuadas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Las Normas
contables actuales son
adecuadas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
ciii
Las seis (6) personas que mencionaron algunas de las normas contables que se
aplican en el proceso, explicaron que las mismas no son las más adecuadas y
recomendaron el diseño de normas contables para el proceso de cuentas por pagar,
tres (3) personas no contestaron.
En cuanto a las normas contables que deberían aplicarse en el proceso de
cuentas por pagar las seis (6) personas que respondieron la pregunta de nueve (9)
encuestadas explicaron que deberían diseñarse normas administrativas adaptadas a la
realidad y a las necesidades de la empresa.
Indicador: Procedimientos Administrativos de Cuentas por Pagar.
Las seis (6) personas de la unidad de pagos encuestadas que respondieron
mencionaron conocer algunos procedimientos administrativos del proceso de cuentas
por pagar, pero los mismos aclararon que estos se realizan en forma mecánica, ya que
no existe un documento que especifique paso a paso los procedimientos
administrativos que se deben seguir en este departamento. Sólo seis (6) personas de
nueve (9) encuestadas respondieron conocer algunos procedimientos administrativos
ya que tres (3) no contestaron, entre los cuales están la recepción y verificación de la
factura, incluir la misma en el sistema, la ejecución del pago de las facturas y
transferencia a los bancos. También mencionaron entre los procedimientos
administrativos de cuentas por pagar la atención prestada a los proveedores y
contratistas para la información sobre su pago.
TABLA 11
Cumplimiento efectivo de los Procedimientos Administrativos
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es efectivo el
Cumplimiento de los
Procedimientos Administrativos?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
civ
Los procedimientos administrativos del proceso de cuentas por pagar no se
cumplen efectivamente, según expresaron las seis (6) personas que respondieron de
nueve (9) encuestadas, ya que existen continuas quejas por parte de proveedores y
contratistas. Por otra parte, también expresaron que los procedimientos
administrativos utilizados actualmente no son los más adecuados y opinaron que sería
recomendable el diseño de los procedimientos administrativos para la unidad de
pagos, el cual garantice la calidad del proceso, y que el mismo se adapte a la realidad
actual, ya que se realizan actividades repetitivas que podrían simplificarse.
Indicador: Procedimientos contables de cuentas por pagar.
Según cinco de los encuestados los procedimientos contables utilizados
actualmente son las retenciones de impuesto, la contabilización de los pagos de las
facturas por los montos que corresponden y cargo al acreedor con abono al gasto o
inventario. Por su parte una (1) persona contestó no tener claro lo que es un
procedimiento contable ya que no existe documento alguno que sustente los mismos.
Tres (3) personas no contestaron.
TABLA 12
Cumplimiento efectivo de los Procedimientos Contables
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es efectivo el
Cumplimiento de los
Procedimientos Contables?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Los seis (6) empleados de la unidad de pagos que contestaron de nueve (9)
encuestados, hicieron referencia que los procedimientos contables del proceso de
cv
cuentas por pagar no se cumplen en forma efectiva, ya que en algunas ocasiones se
cometen errores en las contabilizaciones.
TABLA 13
Conocimiento por parte del personal de los Procedimientos Contables
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existe buen
Conocimiento por parte del
personal de los
Procedimientos Contables?
6
Fuente: Huguín Rodríguez.
Los seis (6) encuestados que respondieron mencionaron el desconocimiento
por parte del personal de los procedimientos contables del proceso de cuentas por
pagar ya que no están formalmente establecidos, tres (3) personas no contestaron.
TABLA 14
Procedimientos Contables adecuados
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Los Procedimientos
Contables son adecuados?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis (6) personas que respondieron de nueve (9) encuestadas consideraron
que los procedimientos contables utilizados actualmente no son los más adecuados
ya que se cometen muchos errores y fallas en la parte de contabilizaciones y
opinaron que sería recomendable el diseño de los procedimientos contables para la
unidad de pagos.
cvi
Indicador: Políticas Administrativas de Cuentas por Pagar.
TABLA 15
Existencia de Políticas Administrativas formalmente establecidas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen Políticas
Administrativas
formalmente establecidas?
6
Fuente: Huguín Rodrígue z.
El personal encuestado de la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de
Venezuela, manifestó que en el proceso de cuentas por pagar de la organización,
no existen políticas administrativas. Sólo seis (6) personas de nueve (9)
encuestadas contestaron acerca de la existencia de políticas administrativas
formalmente establecidas.
Los seis (6) encuestados que respondieron de nueve (9) encuestados, hicieron
referencia de algunas políticas que según ellos se aplican en el proceso de cuentas
por pagar, pero que manifestaron no estar seguros de que las mismas sean políticas
administrativas. Entre dichas políticas están que el pago de los proveedores y
contratistas debe ser efectuado únicamente los días viernes de la semana, que todo
cheque mayor a Bs. 250.000,00 debe ser realizado sólo a quién se emitió el pedido,
que las facturas deben tener anexo el número de la orden de compra o servicio y
que los proveedores deben entregar la factura cinco días después de despachada la
mercancía.
TABLA 16
Cumplimiento efectivo de Políticas Administrativas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
cvii
¿Es efectivo el
Cumplimiento de Políticas
Administrativas?
6
Fuente: Huguín Rodríguez.
Según los seis (6) encuestados que contestaron, éstas pocas políticas que ellos
manejan no se cumplen en forma efectiva, ya que a menudo se desvían las fechas
de recepción de las facturas y por lo general son desviadas por la línea de mando.
TABLA 17
Conocimiento por parte del personadle las Políticas Administrativas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿ Existe buen
Conocimiento por parte del
personal de las Políticas
Administrativas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis (6) personas que respondieron también manifestaron no conocer
claramente las políticas administrativas, ya que no existe un documento que sirva
de guía en el proceso de cuentas por pagar, por lo cual recomendaron diseñar
políticas administrativas que se adapten al proceso actual, tres (3) personas no
contestaron.
cviii
TABLA 18
Políticas Administrativas adecuadas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen Políticas
Administrativas adecuadas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis personas (6) que respondieron de nueve (9) encuestadas, explicaron
que las políticas administrativas actuales no son las más adecuadas ya que no están
acordes con la realidad actual de las empresa.
Estas seis (6) personas que contestaron acerca ce las políticas administrativas
que debería poseer el departamento de pagos, explicaron que las mismas deben ser
estudiadas de acuerdo a las necesidades del mismo y recomendaron el diseño de
las mismas, tres (3) personas no contestaron.
Indicador: Políticas contables de cuentas por pagar.
TABLA 19
Existencia de Políticas Contables formalmente establecidas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen Políticas Contables
formalmente establecidas?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
El personal encuestado de la unidad de pagos de la C. A Energía Eléctrica de
Venezuela (C. A. ENELVEN), manifestó que en el proceso de cuentas por pagar
de la organización, no existen políticas contables formalmente establecidas. Sólo
cix
seis (6) personas de nueve (9) encuestadas, contestaron acerca de la existencia de
políticas contables formalmente establecidas.
Ninguna de las nueve (9) personas encuestadas contestaron la pregunta acerca
de cuáles son las políticas contables del proceso de cuentas por pagar de la C. A.
ENELVEN.
TABLA 20
Cumplimiento efectivo de las Políticas Contables
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es efectivo el Cumplimiento
de las Políticas Contables?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas, seis (6) contestaron no saber si las
políticas contables se cumplen en forma efectiva, ya que no saben cuáles son,
mientras que tres (3) no contestaron.
TABLA 21
Conocimiento por parte del personal de las Políticas Contables
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existe Conocimiento por parte
del personal de las Políticas
Contables?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis personas que respondieron manifestaron no conocer las políticas
contables, ya que no existe documento alguno que sirva de guía en el proceso de
cuentas por pagar, tres (3) personas no contestaron.
TABLA 22
cx
Políticas Contables adecuadas
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Son adecuadas las Políticas
Contables?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Seis (6) personas respondieron que como desconocen las políticas contables
del proceso de cuentas por pagar no saben si son las más adecuadas, mientras que
tres (3) personas no contestaron.
Acerca de cuáles deberían ser las políticas contables del proceso de cuentas
por pagar seis (6) personas que respondieron que recomiendan el diseño de las
mismas, previo estudio actual de las necesidades del departamento, para el
conocimiento del personal y la aplicación inmediata de dichas políticas, tres (3)
personas no contestaron.
Indicador: Existencia de formatos.
TABLA 23
Existencia de formatos en el proceso de cuentas por pagar.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Existen formatos en el
Proceso de Cuentas por
Pagar?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
El personal de la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela
(C. A. ENELVEN), contestó afirmativamente acerca de la existencia de formatos
cxi
en el proceso de cuentas por pagar, sólo tres (3) personas no contestaron la
pregunta de nueve (9) que fueron encuestadas.
Estas seis (6) personas respondieron que si existen formatos en el proceso de
cuentas por pagar los cuales son: estados de cuenta, vales de pago en efectivo,
voucher de pagos generados, control de comprobantes, aprobación de firmas,
facturas con problemas y formato para solicitar adelantos.
En cuanto a la importancia de los formatos en el proceso los encuestados, las
seis (6) personas que contestaron la encuesta mencionaron que los mismos sirven
de constancia de pago o de haber recibido un adelanto, también se lleva un mejor
control de todos aquellos procesos realizados manualmente. Tres (3) personas no
contestaron.
Las seis (6) personas que respondieron acerca de los formatos del proceso de
cuentas por pagar mencionaron las ventajas que proporciona la utilización de los
mismos entre las cuales está un mejor control del efectivo, mejor atención a los
proveedores, control en la secuencia de documentos en el archivo, rapidez en el
manejo de la información y facilidad para visualizar cualquier error en la
contabilización del pago.
TABLA 24
Utilización de formatos adicionales.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es conveniente la utilización
de formatos adicionales?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Los seis (6) empleados de la unidad de pago que respondieron recomendaron
la utilización de otros formatos que proporcionarían un mejor control en el proceso
de cuentas por pagar, como formatos en el área contable, constancias de pago,
cxii
relación de pago por cheque y formatos que suministren información efectiva. Tres
(3) personas no contestaron.
Dimensión: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Indicador: Principio de Revelación Suficiente.
TABLA 25
Cumplimiento del Principio de Revelación Suficiente.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Se cumple la utilización de
la información verdaderamente
útil?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis (6) personas de nueve (9) encuestadas acerca del cumplimiento del
principio de revelación suficiente en el proceso de cuentas por pagar de la C. A.
Energía Eléctrica de Venezuela (C. A. ENELVEN), contestaron que efectivamente
se toma en cuenta la información verdaderamente útil en dicho proceso. Seis (6)
personas contestaron afirmativamente, mientras que tres (3) no respondieron la
pregunta. Estas personas explicaron que sólo se toman los datos que el sistema les
cxiii
pide y de esa forma se contabiliza, también porque se pueden obtener todas las
respuestas al momento de utilizarlos y porque no es conveniente llevar procesos
innecesarios que no tengan ninguna utilidad.
Indicador: Principio del Costo
TABLA 26
Cumplimiento del Principio del Costo.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Se registran las operaciones
por el valor de adquisición?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas acerca del registro de las operaciones
por el valor de adquisición seis (6) respondieron afirmativamente, mientras que
tres (3) personas no respondieron.
Indicador: Principio de Importancia Relativa.
TABLA 27
Cumplimiento del Principio del Costo.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿La utilización de la
información es
6
6
cxiv
importante?
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas acerca de la información enviada a los
estados financieros seis (6) respondieron que efectivamente dicha información, es
la más importante, mientras que tres (3) personas no respondieron.
Indicador: Principio de Objetividad.
TABLA 28
Cumplimiento del Principio de Objetividad.
Ítem
Alternativas
Si No No Respondió
¿Es efectiva la
presentación de soportes
en las operaciones?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas acerca de la presentación de soportes
en las operaciones realizadas en el proceso de pagos seis (6) respondieron
afirmativamente, mientras que tres (3) personas no respondieron.
Dimensión: Recursos utilizados.
Indicador: Recursos humanos.
En la encuesta realizada en la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de
Venezuela (C. A. ENELVEN), seis (6) personas contestaron que en dicha unidad
trabajan un total de nueve (9) personas, mientras que tres (3) personas no
respondieron acerca del recurso humano.
cxv
TABLA 29
Número de personas acorde con las necesidades y requerimientos.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿El núme ro de personas que
conforman la unidad de pagos es
acorde con las necesidades y
requerimientos de la misma?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las seis (6) personas que contestaron explicaron que el número de personas
que conforman esta unidad está acorde a las necesidades de la misma y a la
cantidad de trabajo que se maneja. Tres (3) personas no contestaron.
TABLA 30
Capacitación efectiva del Recurso Humano.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es efectiva la capacitación
del Recurso humano?
2 4
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
En cuanto a la capacitación del recurso humano dos (2) personas contestaron
que el mismo es adecuado, debido que, existe personal profesional capacitado para
ejercer funciones y los que aún no lo son se están preparando para serlo. Por su
cxvi
parte cuatro (4) de los encuestados explicaron que el recurso humano de la unidad
de pagos necesita más capacitación en ciertas áreas, debido que hace falta reforzar
el conocimientos en impuestos sobre la renta e impuestos municipales, entre otros;
tres (3) personas no contestaron acerca de la capacitación del personal.
TABLA 31
Existencia de programas de adiestramiento, capacitación y actualización.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es adecuada la existencia de
programas de adiestramiento,
capacitación y actualización del
Recurso Humano?
2
4
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Dos (2) de las personas encuestadas hicieron referencia a la existencia de
programas de adiestramiento, capacitación y actualización en la unidad de pagos,
mientras que cuatro (4) personas contestaron que no existen dichos programas y
tres (3) personas no respondieron la pregunta.
TABLA 32
Necesaria implementación de programas de adiestramiento, capacitación
y actualización.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es Necesaria la
implementación de programas
de adiestramiento,
capacitación y actualización
del Recurso Humano?
2
4
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
cxvii
Las dos (2) personas que contestaron afirmativamente acerca de la existencia
de programas de adiestramiento, capacitación y actualización no respondieron la
pregunta acerca de la necesaria implementación de dichos programas para el
personal de la unidad de pagos, ya que la misma sólo debía ser contestada por las
personas que lo hicieron en forma negativa, los cuales fueron cuatro (4), y
explicaron que la implementación de dichos programas si es necesaria, ya que
prepararía mejor personal para lograr calidad en el trabajo, menos tiempo para le
ejecución de labores y mejoraría en general el proceso de cuentas por pagar.
Indicador: Recursos Técnicos.
TABLA 33
Necesaria actualización de Recursos Técnicos.
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas, seis (6) contestaron acerca de los
recursos técnicos con los que cuenta la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela (C.
A. ENELVEN),específicamente en la unidad de pagos. Tres (3) personas no
contestaron la pregunta. Las seis (6) personas que contestaron explicaron que
dichos recursos son las computadoras conectadas en red, un sistema de
contabilidad llamado SAP, máquinas sumadoras, impresoras actualizadas y
máquinas para elaborar cheques. Acerca del sistema de contabilidad mencionaron
que es óptimo pero que se debe mejorar la parte de gastos planificados para
agentes aduanales, transporte y la parte de pagos por cargo posterior.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Es Necesaria la
actualización de los
Recursos Técnicos?
6
3
cxviii
Indicador: Recursos Financieros.
TABLA 34
Procedencia de Recursos Financieros.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿Los Recursos Financieros
son de procedencia propia?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
De las nueve (9) personas encuestadas, seis (6) contestaron que los recursos
financieros con los que cuenta la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela (C. A.
ENELVEN), en el proceso de cuentas por pagar son los que provienen de la
actividad propia de la empresa, como lo es la venta de energía eléctrica. Tres (3)
personas no respondieron al respecto.
TABLA 35
Otorgamiento de recursos Financieros en forma efectiva.
Ítem Alternativas
Si No No Respondió
¿El otorgamiento de Recursos
Financieros es en forma efectiva?
6
3
Fuente: Huguín Rodríguez.
Las mismas seis (6) personas que contestaron acerca del origen de los recursos
financieros respondieron que los mismos son otorgados en forma efectiva y
explicaron que cuando la unidad lo requiere son percibidos, y debido a que las
recaudaciones por concepto de energía son contabilizadas diariamente, lo que permite
mantener una disponibilidad efectiva para cumplir con los compromisos u
obligaciones a terceros.
2. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS.
cxix
Luego del análisis de los resultados obtenidos a través de la aplicación del
instrumento, se obtiene lo siguiente:
En cuanto al diagnóstico de la situación actual del proceso de cuentas por
pagar de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela (ENELVEN), se encontró que las
pocas Normas Administrativas y Contables existentes no están claramente definidas
ni establecidas, por lo tanto el cumplimiento de las mismas no es el más adecuado,
debido que el personal explicó que deberían diseñarse Normas Administrativas y
Contables actualizadas a las necesidades de la unidad de pagos que sirvan de
herramientas para que el proceso en general se realice en forma efectiva, ya que
actualmente cuenta con muchas fallas.
En virtud de la situación encontrada en el proceso de pagos de la C. A.
ENELVEN, en cuanto a las Normas Administrativas algunos expertos como J. M.
Rosemberg (1999,p. 265 ), manifiesta que las mismas son consideradas por la
organización como la manera de comportarse, donde cada miembro del grupo debe
estar de acuerdo, por lo tanto la ausencia de las mismas no permite que los procesos
se ejecuten efectivamente; es decir, que todos deben conocer las Normas a través de
algún canal de comunicación para que los resultados sean óptimos. Las Normas
Contables por su parte, según Arens (1996,p.278), son las normas en las que el
recurso humano se debe guiar o regular para el registro correcto de una cuenta por
pagar, por lo tanto si estas normas no son conocidas por el personal que labora en el
área, los procesos contables no serán confiables.
La ausencia de Normas Administrativas y Contables formalmente establecidas
trae como consecuencia el desconocimiento por parte del personal y por el contrario
crea en los empleados de la unidad de pagos confusión, debido que los mismos tienen
opiniones diferentes en lo que a las Normas aplicadas actualmente se refiere, y por lo
general confunden una norma de una política o de un procedimiento.
En cuanto al análisis de los procedimientos administrativos y contables, se
encontró que el personal sólo conoce algunos, y que los mismos no están
formalmente establecidos, por lo tanto el cumplimiento de los mismos no es el más
cxx
adecuado, por el mismo desconocimiento que de estos posee el personal. Así mismo,
el personal explicó que deberían establecerse procedimientos administrativos y
contables actualizados a las necesidades de la unidad de pagos, que sirvan de
herramientas para el proceso en general de cuentas por pagar.
En oposición a la situación encontrada en la unidad de pagos de la C. A.
Energía Eléctrica de Venezuela (C. A. ENELVEN), en cuanto a los procedimientos
administrativos, expertos en el área como Cepeda (1997,p. 365), aseguran que dichos
procedimientos suministran los pasos a seguir y consisten en delimitar
responsabilidades, seleccionar funcionarios hábiles y capaces, hacer rotaciones de
deberes, entre otros, es decir que si el personal desconoce los mismos por la ausencia
de un documento donde se especifiquen los procedimientos a realizar, el resultado de
las operaciones no será el más adecuado; y los procedimientos contables se basan en
los pasos a seguir para registrar contablemente una cuenta por pagar, por lo tanto, si
el personal no conoce claramente dichos pasos existirán fallas en el registro contable
de la cuenta por pagar que se genera desde la requisición en el departamento de
compras, todo debido a la ausencia de un documento donde se aprecien dichos
procedimientos contables.
En el proceso de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela (C.
A. ENELVEN), no existen procedimientos administrativos como contables
formalmente establecidos, lo cual trae como consecuencia el desconocimiento por
parte del personal y crea en el mismo confusión, ya que tienen opiniones diferentes en
lo que procedimientos aplicados actualmente se refiere, y por lo general confunden
una norma de una política o de un procedimiento.
En cuanto a las políticas administrativas y contables del proceso de cuentas
por pagar, las cuales, en el caso de las administrativas son muy pocas las conocidas
por el personal y en cuanto a las contables se encontró que el mismo las desconoce en
su totalidad, esto debido que no están formalmente establecidas, por lo tanto el
cumplimiento de los mismos no es adecuado, debido que el personal no conoce
realmente el contenido de ellas, en especial de las políticas contables.
cxxi
En contraposición a la situación encontrada en la unidad de pagos de la C.
A. Energía Eléctrica de Venezuela (C. A. ENELVEN), en lo referido a las políticas
administrativas, según J. M. Rosemberg (1999,p. 265), éstas permiten valoración o
decisión, que al definir y puntualizar los objetivos de la empresa pueden regular y
guiar los métodos y políticas de la organización, por lo tanto la existencia de las
mismas a través de alguna vía formal permite el conocimiento por parte de los
empleados. Las políticas contables disciplinan a los empleados al momento de crear
una cuenta por pagar, es por ello, que toda organización debe contar con políticas
claras y formalmente definidas y establecidas para que el personal cumpla las mismas
adecuadamente.
El personal de la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela,
no conoce políticas administrativas ni contables formalmente establecidas en un
documento, y por el contrario tienen opiniones diferentes en lo que a políticas
administrativas aplicadas actualmente se refiere, y en las políticas contables carecen
por completo de la existencia de las mismas, y por lo general confunden una norma
de una política o de un procedimiento.
En cuanto a existencia de formatos, se encontró que el personal si utiliza los
mismos en el proceso de cuentas por pagar, que son considerados muy importantes
debido que permiten llevar un mejor control de las operaciones y proporcionan
muchas ventajas en el manejo de las operaciones; pero los encuestados también
mencionaron que deberían utilizarse otros formatos que permitirían un mejor control
en el proceso de cuentas por pagar.
Así mismo, y apoyando la situación encontrada Cepeda (1997,p. 365), afirma
que es importante y necesario en todo proceso la utilización de documentos, formatos
o soportes preferiblemente prenumerados, ya que proporcionan ventajas al avalar la
realización de las actividades y permiten controlar efectivamente las operaciones.
En cuanto a los formatos utilizados en el proceso de cuentas por pagar, los
mismos no se adaptan a la realidad actual, ya que a pesar de que sí se utilizan
formatos en el proceso, deberían utilizarse otros para el mejor cumplimiento de las
cxxii
operaciones ya que los mismos sirven de soporte y proporcionan ventajas al proceso
en general.
En la evaluación del cumplimiento de los principios de contabilidad
generalmente aceptados en el instrumento aplicado en la unidad de pagos de la C. A.
Energía Eléctrica de Venezuela, se encontró que efectivamente se cumple con éstos
principios, es decir, que se toma la información más importante para suministrarla a
los estados financieros cumpliendo así con el principio de importancia relativa. En
cuanto al principio de revelación suficiente, se toma en cuenta la información
verdaderamente útil; en el cumplimiento del principio del costo, las operaciones se
realizan por el valor de adquisición; y en el cumplimiento del principio de
objetividad, todas las operaciones presentan los soportes respectivos.
Avalando lo encontrado en la unidad de pagos de la C. A. Energía Eléctrica de
Venezuela, acerca de la aplicación de los principios de contabilidad generalmente
aceptados autores como A. Redondo (1995,p. 264), afirman que estas normas se
establecieron para ser aplicadas a la contabilidad por contadores con suficiente ética
profesional, con el fin de unificar criterios, delimitar la presentación de la
información financiera y delimitar a los entes económicos.
Así mismo, en cuanto al principio de importancia relativa, A. Redondo
(1995,p. 264) manifiesta que la información suministrada a los estados financieros
debe ser importante sin que modifique al mismo, pero que siendo la contabilidad una
materia pragmática y en constante período de evolución, no será necesario el estricto
cumplimiento de los principios de contabilidad cuando cuantitativamente una o más
operaciones no distorsionen o modifiquen sustancial o en forma relevante la
información suministrada en los estados financieros.
En cuanto al principio de revelación suficiente, según el mismo autor, los
estados financieros deben mostrar, especialmente, información importante, lo cual
amerita del contador un criterio imparcial de selección para determinar la forma en la
cual los rubros relevantes deberán ser presentados.
Referente al principio de costo, A. Redondo (1995,p. 275) sostiene que el
valor del costo será la base para el registro de la adquisición de bienes, servicios, o
cxxiii
cualquier otro factor de la producción y ese mismo deberá ser la base para su
valuación mientras no se vendan, consuman o de alguna otra forma pasen a poder de
otra entidad diferente a la que los adquirió.
El principio de objetividad, según A. Redondo (1995,p. 260), establece que el
registro de las operaciones realizadas por un ente y la información suministrada,
sobre la base de esos registros, deberán efectuarse sobre la base de esos registros,
deberán efectuarse sobre la base de evidencias objetivas y hasta donde sea posible
apoyados con la correspondiente documentación que garanticen su verificación
cuantitativamente.
En la unidad de pagos de la C. A. ENELVEN, se observó la aplicación de los
principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que los empleados contestaron
afirmativamente acerca de la utilización de la información verdaderamente útil, del
registro de las operaciones por el valor de adquisición, cumplimiento de las normas y
principios de contabilidad generalmente aceptados y presentación de los soportes en
las operaciones del departamento. Los principios contables mencionados en la
encuesta son los que se refieren particularmente a esa unidad de la C. A. ENELVEN.
En la determinación del recurso humano con el que cuenta la C. A.
ENELVEN en la unidad de pagos, se encontró que el número de personas que
integran esta unidad es el más adecuado para realizar las labores que en el se
desempeñan; pero también se encontró que el recurso humano no posee una
Capacitación efectiva ya que se requiere de un mayor adiestramiento en ciertas áreas
y hace falta reforzar conocimientos; también el personal aprobó la necesidad de
implementar programas de adiestramiento, Capacitación y actualización en los
empleados de la unidad de pagos para que las actividades se desarrollen en un
período de tiempo más corto y para mejorar la calidad del trabajo y la del proceso en
general.
Según lo encontrado en la unidad de pagos de la C. A. ENELVEN, en cuanto
al recurso humano, y apoyado en la opinión del autor San Epifanio (2000,p. 315), el
número adecuado de personas para un grupo de trabajo, varía dependiendo del tipo de
trabajo, pero el equipo ideal está formado por un conjunto de entre ocho (8) y doce
cxxiv
(12) personas con dedicación total. Pero opuesto a lo encontrado, este autor también
asegura que para que un equipo sea óptimo es necesario que sus integrantes cuenten
con ciertas aptitudes complementarias las cuales incluyen las técnicas, funcionales,
capacidad para solucionar problemas o adoptar decisiones y las interpersonales, sin
dejar a un lado los conocimientos y experiencia en el área en la cual se desarrolle, es
ventajoso contar con personas que disponen de esa mezcla de talento y cualidades
para trabajar en equipo.
Así mismo, Hampton (1989,p. 216), plantea que el trabajo debe diseñarse de
manera que motive al empleado a alcanzar las metas, utilizando sus conocimientos,
capacidades y destrezas, las cuales deben estar en continua actualización a través de
la implementación de programas orientados a dicho fin. El desarrollo de equipos
puede efectuarse por medio de seminarios de entrenamiento o seminarios de
desarrollo organizacional, utilizando la comunidad de aprendizaje constituida de
participantes y equipos de consultores que trabajen en conjunto.
En la unidad de pagos de la C. A. ENELVEN, el número de personas que
laboran allí está acorde con las necesidades de la misma, pero debería realizarse un
programa de adiestramiento en las áreas donde existen ciertas fallas para que el
personal pueda rendir aún más y pueda enfrentar cualquier tipo de situaciones
tomando en cuenta que es el recurso más valioso con el que cuenta la organización,
debido que de él depende la realización efectiva de los procesos.
En cuanto a la determinación de los recursos técnicos, se encontró que la
unidad de pagos de la C. A. ENELVEN cuenta con computadores conectados en red,
un sistema llamado SAP, máquinas sumadoras, impresoras y máquinas para elaborara
cheques; en cuanto al sistema contable SAP es muy beneficioso pero se le deben
realizar ciertas mejoras en los gastos planificados para agentes aduanales, transporte y
en los pagos por cargo posterior; así como también debe realizarse una actualización
en los recursos mencionados.
Opuesto a la situación encontrada en cuanto al recurso técnico en la unidad de
pagos de la C. A. ENELVEN, Hampton (1989,p. 367) plantea que los mismos van
desde el uso de técnicas y herramientas hasta la aplicación de métodos
cxxv
experimentales adecuados a cada organización; pero estos recursos al igual que el
humano deben estar actualizados, para lograr que todos los métodos y técnicas
utilizados sean los más efectivos y permitan mejorar los procesos.
Los recursos técnicos deberían ser sometidos a consideración, ya que según lo
observado, deberían actualizarse para modernizar no sólo las instalaciones de la
unidad de pagos, sino también los procesos que se realizan en ella, adaptándolos a la
realidad.
En los recursos financieros, por su parte, se determinó que los mismos se
obtienen de la actividad propia de la empresa, como lo es la venta de energía
eléctrica; y que son otorgados a la unidad de pagos en forma efectiva cada vez que
allí se requieran, previa demostración.
Según este señalamiento, Hampton (1989,p. 367) explica que el recurso
financiero es el que hace que una organización funcione bien, debido que este es el
pilar fundamental de la empresa, y si este no existe o no se asigna en el momento
adecuado, no se podrá incurrir en la compra de materia prima para la producción; por
lo tanto este recurso debe manejarse con sumo cuidado tratando de no incurrir en
gastos que puedan ser innecesarios o muy elevados.
Los recursos financieros de la C. A. ENELVEN, provienen de buena fuente
debido que la actividad propia es muy rentable, y según las personas que trabajan allí
son otorgados efectiva y rápidamente a la unidad de pagos cuando se necesitan; paro
habría que solicitar una mayor inversión en la unidad de pagos para poder actualizar y
modernizar los recursos técnicos debido que los mismos son muy importantes para la
ejecución efectiva de las operaciones.
cxxvi
CONCLUSIONES
cxxvii
_____________________________
CONCLUSIONES
Con el fin de implantar control para evaluar el sistema de cuentas por pagar
para el buen funcionamiento de la Unidad de Pagos de la Empresa C. A. Energía
Eléctrica de Venezuela, se procedió a realizar una investigación la cual ha culminado,
y sobre la base de los resultados obtenidos se pueden extraer y formular las siguientes
conclusiones:
§ En cuanto a la situación actual del sistema de cuentas por pagar, se detectó
debilidad en la existencia de Políticas, Normas y Procedimientos formalmente
establecidos.
§ En la evaluación realizada el cumplimiento de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, se pudo constatar que los mismos se cumplen en forma
efectiva.
cxxviii
§ En la determinación del Recurso Humano con el que cuenta la C. A. ENELVEN
en la Unidad de Pagos, se detectaron fallas en las funciones desempeñadas, por la
ausencia de Programas de Capacitación, Adiestramiento y Actualización del Personal.
§ En la determinación del Recurso Técnico, el mismo presenta fallas en cuanto a
equipos existentes no modernizados.
§ En la determinación del Recurso Financiero, el mismo proviene de buena fuente y
es otorgado en forma efectiva a la Unidad de pagos cuando es requerido
§ Se detectó la ausencia de un Manual de Normas, Políticas y Procedimientos
Contables y Administrativos en el Proceso de Cuentas por Pagar.
§ Se observó la existencia de formatos que permiten el control de las operaciones,
pero en ciertas áreas del proceso se detectó la ausencia de los mismos.
§ Se detectó la ausencia de un flujograma del Proceso de Pagos de la C. A. Energía
Eléctrica de Venezuela.
§ La implantación de un Control para Evaluar los Riesgos de Cuentas por Pagar
proporciona a la Unidad de Pagos de la C. A. ENELVEN un desarrollo efectivo del
Proceso de Pagos.
La implantación de nuevas Normas, Políticas y Procedimientos como medios
de aplicar controles para prevenir riesgos, constituye una fuerza de empuje para
modificar y mejorar los Procedimientos utilizados actualmente, a través de planes
establecidos que conlleven al funcionamiento efectivo de la Unidad de Pagos de la C.
A. Energía Eléctrica de Venezuela.
cxxix
RECOMENDACIONES _____________________________________
cxxx
RECOMENDACIONES
Una vez finalizado el presente trabajo en el cual se analizó la implantación
para evaluar los Controles y Riesgos en el proceso de Cuentas por Pagar para la C. A.
Energía Eléctrica de Venezuela y formuladas las conclusiones del mismo, se señalan
a continuación unas recomendaciones que le permitirán a la empresa optimizar el
proceso de pagos. A su vez ayudará a futuras investigaciones relacionadas con ésta
materia.
§ Aplicar lo más pronto posible las Normas, Políticas y Procedimientos
Administrativos y Contables que se encuentran en el planteamiento propuesto, debido
que las mismas optimizarán el Proceso de Pagos de la C. A. Energía Eléctrica de
Venezuela.
§ Aplicar en forma efectiva los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
para el mejor registro de las Operaciones Contables.
§ Efectuar cada tres (3) meses evaluación del personal, de manera que se puedan
detectar las fallas en la ejecución de las tareas.
§ Aplicar programas de Capacitación, Adiestramiento y Actualización para el
personal, sobre todo en las áreas donde se presenten fallas.
cxxxi
§ Actualizar los equipos técnicos existentes en el Proceso de Cuentas por Pagar,
debido que los mismos no están a la par con la tecnología actual y lo cual permitiría
la rapidez y efectividad del Proceso de Pagos.
§ Mantener la disponibilidad del Recurso Financiero, debido que es el que permite
mantener una disponibilidad efectiva para cumplir con los compromisos y
obligaciones.
§ Analizar la propuesta de ésta investigación, analizando las ventajas y desventajas a
obtener después de la aplicación del mismo.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ___________________________________________________
cxxxii
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cxxxv
A N E X O S _______________________
(ANEXO A) Cuestionario
1. Según su opinión ¿Existen Normas Administrativas formalmente establecidas en
el Proceso de Cuentas por Pagar de la C. A. ENELVEN?.
Sí________ No________ Explique.
cxxxvi
2.¿Cuales cree usted que son las Normas Administrativas aplicadas al Proceso
de Pagos que se realiza en la C. A. Energía Eléctrica de Venezuela?.
3.¿Las Normas Administrativas aplicadas se cumplen efectivamente?.-
Sí________ No________ Explique.
4.¿Las Normas Administrativas establecidas son conocidas por todo el personal de la
Unidad de Pagos?. Sí________ No________ Explique.
cxxxvii
5.¿Considera usted que las Normas Administrativas aplicadas actualmente al Proceso
de Cuentas por Pagar son las más adecuadas?
Sí________ No________ Explique.
6.¿Cuáles cree usted que sean las Normas Administrativas que deben ser aplicadas
al proceso de Cuentas por Pagar?.
7.¿Existen Normas Contables formalmente establecidas en el proceso de cuentas
por pagar?.
Sí________ No________ Explique.
8.¿Cuáles son las Normas Contables aplicadas al Proceso de Cuentas por Pagar?.
9. ¿Las Normas Contables aplicadas son cumplidas en forma efectiva?.
Sí________ No________ Explique.
cxxxviii
10. ¿Las Normas Contables aplicadas son cumplidas en forma efectiva?
Sí________ No________ Explique.
11.¿Considera usted que las Normas Contables aplicadas actualmente al Proceso
de Cuentas por Pagar son las más adecuadas?
Sí________ No________ Explique.
12.¿Cuales cree usted sean las Normas Contables que deben ser aplicadas al
Proceso de Cuentas por Pagar?.
13.¿Qué Procedimientos Administrativos son utilizados en el Proceso de Cuentas por
Pagar?
cxxxix
14.¿Los procedimientos Administrativos utilizados se cumplen de manera efectiva?
Sí________ No________ Explique.
15.¿Los Procedimientos Administrativos utilizados son conocidos por todo el
personal de la Unidad de Pagos?
Sí________ No________ Explique.
16.¿Considera usted que los Procedimientos Contables son utilizados en el Proceso
de Cuentas por Pagar?
Sí________ No________ Explique.
17.¿Qué Procedimientos Contables son utilizados en el Proceso de Cuentas por
Pagar?
cxl
18.¿Los Procedimientos Contables utilizados se cumplen en forma efectiva?:
Sí________ No________ Explique.
19.¿Los Procedimientos Contables utilizados son conocidos por todo el personal?
Sí________ No________ Explique.
20.¿Considera usted que los Procedimientos Contables utilizados en el Proceso de
Cuentas por Pagar son los más adecuados?
Sí________ No________ Explique.
21.¿Existen Políticas administrativas formalmente establecidas en el Proceso de
Cuentas por Pagar en la Unidad de Pagos de la C. A. ENELVEN?.
Sí________ No________ Explique.
cxli
22.¿Cuáles son las Políticas administrativas aplicadas en el Proceso de Cuentas por
Pagar?
23.¿Las Políticas administrativas aplicadas se cumplen en forma efectiva?
Sí________ No________ Explique.
24.¿Las políticas administrativas aplicadas son conocidas por todo el personal?
Sí________ No________ Explique.
25.¿Considera usted que las Políticas Administrativas aplicadas al Proceso de
Cuentas por Pagar son las más adecuadas?
Sí________ No________ Explique.
cxlii
26.¿Cuáles cree usted sean las Políticas Administrativas que deben ser aplicadas al
Proceso de Cuentas por Pagar?
27.¿Existen Políticas Contables formalmente establecidas en el Proceso de Cuentas
por Pagar? Sí________ No________ Explique.
28.¿Cuáles son las Políticas Contables aplicadas en el Proceso de Cuentas por Pagar?
29.¿Las Políticas Contables aplicadas se cumplen en forma efectiva?.
Sí________ No________ Explique.
30.¿Las Políticas contables establecidas son conocidas por todo el personal?
Sí________ No_________ Explique.
cxliii
31.¿Considera usted que las Políticas Contables aplicadas al Proceso de Cuentas por
Pagar son las más adecuadas?
Sí________ No________ Explique.
32.¿Cuáles cree usted sean las Políticas contables que deben ser aplicadas al Proceso
de Cuentas por Pagar?
33.¿Existen formatos de control en el Proceso de Cuentas por Pagar?
Sí________ No________ Explique.
En caso de ser afirmativa la respuesta a la pregunta Nº 33:
34.¿Cuáles son los formatos utilizados en el Proceso de Cuentas por Pagar?
cxliv
35.¿Cuál es la importancia de la utilización de los formatos en el Proceso de Cuentas
por Pagar?
36.¿Qué ventajas proporciona la utilización de formatos al Proceso de Cuentas por
Pagar?
37.¿Recomienda usted la utilización de otros formatos adicionales a los existentes en
el Proceso de Cuentas por Pagar?
38.¿Se toma en cuenta la información verdaderamente útil en el Proceso de Cuentas
por Pagar?
Sí________ No________ Explique.
cxlv
39.¿Se registran las operaciones por el valor de la adquisición?
Sí________ No________
40.¿Se toma en cuenta la información importante en el Proceso de Pagos de la C.
A. Energía Eléctrica de Venezuela ( C. A. ENELVEN)?
Sí________ No________
41.¿Presentan todas las operaciones del Proceso de Pagos los soportes respectivos?
Sí________ No________
42.¿Cuántas personas conforman el equipo de trabajo de la Unidad de Pagos de la
C. A. ENELVEN?
43.¿Considera usted que el número de personas que conforman la Unidad de Pagos
de ENELVEN, cumple con las necesidades y requerimientos de la misma?
Sí________ No________ Explique.
44.¿El recurso humano está capacitado para realizar las funciones en forma efectiva?
Sí________ No________ Explique
cxlvi
45.¿Cuenta la empresa con programas de adiestramiento, Capacitación y
actualización continua para los empleados de la Unidad de Pagos?
Sí________ No________
En caso de ser negativa la respuesta a la pregunta Nº 45:
46.¿Considera usted necesaria la implantación de programas de
adiestramiento, Capacitación y actualización en la Unidad de Pagos?
Sí________ No________ Explique.
47.¿Cuáles son los recursos técnicos con los que cuenta la C. A.
ENELVEN, en el Proceso de Cuentas por Pagar?
48.¿Cuáles son los recursos financieros con los que cuenta la C. A.
ENELVEN, en el Proceso de Cuentas por Pagar? Explique.
49.¿Los recursos financieros son otorgados en forma efectiva?
cxlvii
Sí________ No________ Explique.