University Web Policy Examples AMERICAN UNIVERSITYhttp://www.american.edu/technology/loader.cfm?csModule=security/getfile&pageid=2912781

I. SCOPEThis policy governs the use of the University Web site, www.american.edu.  The University’s Web site is distinctive for its integrated user experience, widely distributed publishing responsibility and flexibility to allow customized content. With such distributed publishing responsibility comes shared responsibility for quality assurance, usability, performance and security. The actions of one individual or department can affect the entire system.  Therefore, expectations are set to ensure quality, manage risk, and present the university’s Web content to users in the most effective ways. 

II. POLICY STATEMENTThe purpose of this policy is to establish basic requirements for use of university Web resources in a manner that maintains quality and appropriately reduces risk to the confidentiality, integrity and availability of university data, as well as the system.  The requirements of this policy deal with university standards for Web content, including visual identity, design and editorial quality,  accessibility, management applications and databases, security and advertising.

III. DEFINITIONSWeb Content Management System (CMS): Software application used to store, edit and publish Web pages, including html, text, photos, video, and other media via a series of managed templates.  American University has adopted PaperThin's CommonSpot as its Web CMS solution.

Domain: A domain name locates an organization or an entity on the Internet. In case of American University our domain name is www.american.edu.  The domain name represents the labeling used to identify multiple computer addresses under single umbrella, allowing nearly unlimited sub domains. Web sites that use a name that includes amerian.edu are considered part of the domain.

University Web site:  Web sites that represent administrative and academic units of the university.  These Web sites are university assets and should follow university policies and procedures.  University Web Content: Any content or data created by university faculty and staff and published  on the university Web site to represent the work of the university, school, department or unit. Such content is owned by the university (with the exception of intellectual property of the faculty, which  is licensed for use by the university).  Web content is primarily hosted by the university on the domain www.american.edu.  In addition, some university Web 

1

content is externally hosted by outside firms. Such hosting relationships are managed and guided by university contracts.

University Data (Refer to Data Classification Policy)

Externally Hosted Web Content: University Web content hosted by external service providers, managed through university owned contracts. University Web content that is externally hosted is also governed by this policy.

Content Publisher:  A university representative with authorized access to the content management system who enters data (text, photos, video,) into approved modules or templates, so that the information is displayed on the university Web site.

Content Publishing Committee: The group of content publishers who have been trained and authorized to use the content management system, and who provide user input to the Web Steering  Committee at monthly meetings.

Content Owner: The academic or administrative unit head with primary responsibility for the department or unit.

Web Steering Committee (WSC): An advisory group reporting to the President that provides overall governance and program management (scope, schedule, budget) for the university’s Web site,  www.american.edu and all sub-sites hosted on the server for this domain.  The WSC is responsible for creating, recommending and implementing policies and procedures to guide: use of the content  management system; content migration; editorial, design, branding and sub branding considerations;  security and risk management; training and leadership of content publishers; quality assurance;  performance; measurement, tracking and evaluation.  The WSC is led by the Executive Director, University Communications and Marketing, and includes representatives from OIT, Academic  Affairs, Campus Life, and the Office of the President.

IV. POLICY All university Web content presented on the Internet will be governed by this policy.  Web content  will be supported on the domain www.american.edu, which is the primary domain to which this  policy pertains. [Existing personal faculty pages and student organization pages on the old university  server, www1.american.edu, are not university Web content and are specifically exempted from this  policy. (See Policy on Ownership of Copyright.) Other exemptions will be made by the President, at  the recommendation of the WSC. Faculty, staff and students using university resources to develop and present university Web content will abide by standards designed to assure quality, performance, usability and security.  Standards are developed and maintained by the WSC.  An integrated user experience is assured through the use of  a content management system and a series of design templates that provide reasonable publishing  flexibility.  Editorial and design standards ensure consistency of the experience for users across the site. Standards for timeliness and accuracy assure quality as well. Content publishers will be provided 

2

training and on-going support to effectively use these tools and standards.  Content publishers and  owners will be notified in the event that standards are not being met.

Performance and security standards assure that the site functions properly and the university’s data, including personal student data, is protected, as well as the university’s reputation and good name.  Performance problems, security risks or poorly presented content on one part of the site can affect the entire domain. University Web content will be reviewed for quality assurance, including loading times, presentation, and security risks, prior to publishing content.  Successful review by the WSC’s Quality Assurance Process is required for the content to go live on the University’s site. On-going security and performance review, as well as periodic content and design review, will monitor live content and problems. Issues of concern will be raised with the content publisher and owner so they  may be promptly addressed.

Replication and repurposing of original content should be avoided; rather links to the original source  in the content management system should be used. Policies regarding Intellectual Property, Copyright, and Trademarks should be followed.

Special Web applications and databases presented on the site will adhere to university standards  referenced in this policy.  Applications that rely on university data, including confidential, official use only and unrestricted data (see Data Classification Policy) will follow appropriate requirements. 

Applications that in the judgment of the WSC pose security risk, hinder performance or confuse the user will not be hosted on the site.

External hosted university Web content should be explicitly reviewed and approved by the WSC, following review of unique requirements that would warrant such hosting.  Content that is linked from the university’s Web site to another entity or organization’s site should clearly identify a departure from university pages. Non-university Web content should not use or replicate the University’s templates in a manner that confuses content ownership.The university is a non-profit organization and is strictly limited in terms of accepting advertising  revenue that would compromise its non-profit status for tax purposes.  As such, advertising is not appropriate for any part of the university site. (See Advertising Policy.) In addition, messages that imply university endorsement should be avoided. Links to partners and affiliates should be provided as resources, and should avoid advertisement or official endorsement.

V. ROLES AND RESPONSIBILITIESThe Office of University Communications and Marketing provides standards for design, editorial, visual identity and advertising, as well as leadership for the university’s Web site.  UCM is  the service owner of the CommonSpot content management system and associated performance(See Service Level Agreement for CommonSpot). UCM leads the Content Publishing Committee  and quality assurance review process.  

3

The Office of Information Technology provides management and development of the application environment (and related infrastructure) that is used to run the university’s Web site and  publish university Web content. OIT is also responsible for ensuring performance, availability, and the on-going monitoring and assessment of issues related to security of the university Web site (refer  to Service Level Agreement for CommonSpot). 

The Web Steering Committee establishes governance mechanisms for use of university Webresources, including policy dealing with university standards for Web content. Sets policies and procedures. Leads working groups managing development of new features. Monitors migration of content to site. 

VI. STANDARDSDesign standards for university Web pages maintain an integrated user experience and look across  the site. (link)Editorial standards for headlines, copy, style and content maintain an integrated user experience  and voice across the site. See the Editorial Tool Kit at (link)Digital media standards (link)

Quality Assurance 1) Timeliness and Accuracy: Content owners and content publishers are responsible for maintaining Web content that is accurate and timely. Publishers should ensure proper maintenance, and follow all published university standards of form and content.  The WSC will notify content publishers and owners of any sites that have not been updated for a period of one  year or more, so that the content can be reviewed, updated, or deleted.

2) Web Security and Performance: AU Web servers are regularly monitored for security vulnerabilities and performance.  Web pages that are identified as vulnerable or causing server performance issues may be deactivated until the areas of concern are addressed.  Software upgrades, new application features and major site releases are to be tested on the quality assurance server environment to prevent the introduction of poor performing or vulnerable Web resources.

BALL STATE UNIVERSITYhttp://cms.bsu.edu/About/AdministrativeOffices/UMC/WhatWeDo/Web/~/media/DepartmentalContent/UMC/pdfs/WebPoliciesProceduresFINAL.ashx

IntroductionBall State University’s Web presence is a key communications medium to promote and enhance the university’s image by providing relevant and up-to-date information about our programs, research, services, and accomplishments.

University Marketing and Communications is responsible for executing and coordinating external communications for Ball State University. As part of these duties, this office is charged with:

4

Creating a Web identity that captures the unique brand characteristics of Ball State

Ensuring that the Web site reinforces and effectively supports the university’s marketing messages and university goals outlined in Ball State’s Strategic Plan

Ensuring the Web site addresses audience needs and meets high standards of content and ease of navigation

Coordinating with Information Technology to provide up-to-date Web site tools for area site administrators to manage and author sites within the bsu.edu domain

Section 1: Types of Web PagesBall State Web servers host five general categories of Web pages:

Type 1: Institutional and/or Marketing Pages – These are public Web pages that address the interests and needs of key university audiences such as prospective students, parents, alumni, donors, current students, faculty, staff, and  other important constituents. These include Web sites for academic departments and colleges, university offices, centers, institutes, and other official university  units. These pages are managed through the university’s Web content  management system (CMS) and are reviewed by University Marketing and  Communications (UMC) prior to or shortly after posting.

Type 2: Specialty Web Sites – These sites, also sometimes referred to as “microsites,” provide supplementary highlights to Type 1 pages to demonstrate student or faculty work, or other distinctive aspects of a Ball State program or  service. Rather than explain core information about Ball State and its various programs and units, these specialty sites usually showcase some unique aspect of  the Ball State experience. Examples of a specialty Web site might be a blog  related to an academic project, a field study site, or a virtual gallery of student  work. These pages may or may not reside in the CMS but should comply with university Web identity guidelines and policies.

Type 3: Web Application Sites or Pages – These are pages or sites that require special programming by University Computing Services and/or a third-party vendor. Examples of Web application sites or pages include ballstatesports.com, online admissions applications, Gradebook, Blackboard, and Webmail. These pages may or may not reside in the Ball State CMS but should comply with university Web identity guidelines and policies.

Type 4: Privileged Information – These pages provide mostly confidential  information and services such as student records, registration or advising services,  and employee data. These require passwords and are not accessible to the general public or to all Ball State students and employees. Examples include the  BSU@Work site, FormFinder, or the Employee Self-Service site. These pages may or may not be in the university’s CMS.

Type 5: Personal or Group Web Pages – Examples of these kinds of pages are  faculty course pages, student organization pages, and students’ personal pages.  These pages are reviewed only reactively, for example, if someone makes a  complaint about them. These pages are not supported within the university’s CMS.

Section 2: Standards and Related Policies

5

All university Web pages must comply with local, state, and federal laws and the Ball  State’s Computer User Policy. And, to ensure that the university is represented with  integrity and consistency, all Type 1-3 pages must also meet the standard Ball State Web  criteria outlined or referenced below:

Branding Guidelines: The Ball State Web site is one of the key places audiences can learn about the university and form an impression of the institution. Ball State Web pages must adhere to the Ball State University Graphic Identity Standards  Manual.

Editorial Style: Editors preparing text for Web pages must follow the Ball State Editorial Style Guide.

Accessibility: Ball State is required by Title 2 of the Americans with Disabilities Act to be fully accessible to everyone. For a thorough explanation of accessibility design guidelines, visit the W3C Web Accessibility Initiative Web site at www.w3.org/WAI. Web site administrators using the CMS have the advantage of knowing that pages and functionality within the CMS are tested for accessibility. However, special care should still be taken for audio, video, and multimedia content. UMC recommends that text transcripts of all Web videos be posted along  with video or audio files.

Privacy and Collection of Personal or Confidential Information: Individuals  responsible for Web pages within their area should become familiar with the university’s Web Privacy Policy to make sure all pages are in compliance.

Copyright: Content (including graphics, sound, and video) should not be  reproduced on the university's Web site from other sources without written  permission from the author(s). The Copyright and Intellectual Property Office provides guidance in selecting the appropriate and legal means for reproducing  material in accordance with the Digital Millennium Copyright Act. For additional  copyright information, contact the Copyright and Intellectual Property Office.

Advertising: Advertising on the Web site within the bsu.edu domain is  prohibited. Special consideration can be given to sponsors. 

URLs: Official Ball State sites should have a URL that is intuitive and reflective  of an academic or administrative unit’s affiliation with Ball State. UMC recommends that all units adopt a domain name that is brief and marketable.

Not preferred: http://www.bsu.edu/arch Preferred: http://www.bsu.edu/architecture Preferred: http://architecture.bsu.edu

Web sites of official Ball State units must reside in the bsu.edu domain, unless approval is granted from University Marketing and Communications. 

Termination of Link

6

Ball State reserves the right to refuse to provide a link on an official university  Web page and to remove a link without notice. Content and/or links to areas  found to be in violation of Ball State policies, or local, state, or federal laws, will  be immediately terminated. The following reasons are also grounds for  termination:         

Content on official university Web sites does not adhere to the university's mission or policies. 

Content violates United States copyright laws. To use copyrighted material including text, graphics, photographs, sound and video clips, and software on a site within the Ball State domain, the site developer must obtain and retain on file written permission for each use from the originating author.

Content is obscene, offensive, or threatening.          Content is designed for private financial gain or compensation not relevant to the 

mission of the university or in violation of official university policy, the Computers Users Policy, and restrictions for nonprofit organizations.         

Content is used to intimidate or single out an individual or group for degradation or harassment in violation of federal or state law and official university policy.         

Content is used to engage in or solicit any illegal activity in violation of federal or state law or official university policy.

University Marketing and Communications upon correction of the infraction(s) may reactivate a terminated link upon review.           

Section 3: Web Content Management System (CMS) ProceduresTo assist editors in managing university Web site content, as well as provide consistency  in organization and appearance of the Ball State Web site, the university uses a Web  content management system (CMS) for official university Web sites.

Pages within the CMS are designed to be compatible with a variety of popular Web  browsers and devices, accessible for persons with disabilities, and adherent to industry  Web design standards, as well as Ball State-specific standards. Editors using the CMS are then free to concentrate on developing content and features for their audiences, rather  than get bogged down with the technical aspects of Web site construction.

University Marketing and Communications (UMC) is responsible for coordinating with departments and units to move sites into and maintain sites within the CMS. UMC has identified five phases of the Web site development process. After an initial client intake meeting, UMC will provide varying level of support (depending on available  resources) to units for the development of sites.

Web Site Development ProcessBelow are the five key steps for all new sites, those sites being migrated to the university’s CMS, and sites within the CMS needing a major overhaul:

Phase 1: Discovery

7

Unit leaders will meet with an assigned team from UMC to discuss goals and objectives for the Web site, review existing content, look at competitors, and other important aspects impacting the development and maintenance of the site.

Phase 2: Planning UMC will work with the units to develop an information architecture, Web strategy, and 

production schedule.

Phase 3: Creating Content and design will be created for the site.

Phase 4: Building and Launching This step involves building the site, training Web site managers, testing, and review.

Phase 5: Maintaining While individual units are responsible for keeping their sites up-to-date, UMC will 

continue to review Web sites and offer ongoing information and advice to assist Web site managers.

CMS Roles and Requirements of CMS Users

Site manager: Each site within the CMS must be assigned a site manager. This person is responsible for overseeing Web maintenance and development of the site and interfacing with the University Marketing and Communications Web team. Site managers need to be full-time employees of the university.

Web assistants: Site managers can assign assistants to help with the maintenance and development. Editors can be students or Ball State employees.

Requirements for Web Site Managers and AssistantsStaff, faculty, or students assigned to creating and/or maintaining Web pages for university units will be required to attend the following training sessions before given access to the CMS:

Communications and Web policies training by UMC CMS training by Technology Training Support Services Acknowledgement that web managers and assistants understand and will abide by 

the policies and procedures in this document

Review of Web SitesBefore a site within the CMS can go live, it must be approved by UMC to make sure it adheres to policies and guidelines outlined in this document.

After the launch of a unit’s Web site, UMC’s editorial manager will review content 

8

posted to the site to ensure its editorial and information accuracy and adherence to university branding guidelines. This review will take place after content is live on the Ball State site so as not to slow down the dissemination of timely and accurate information.

Review of Web FormsTo ensure that all Web forms collecting information are compliant with the university’s Web Privacy Policies and to make sure information collected is coordinated with university databases when needed (for example if a form is collecting current addresses from current students or alumni), UMC will review the forms created in the Sitecore CMS before editors can place these on their Web sites. This procedure will be handledvia the workflow system in Sitecore. Because this workflow is not available on Vignettepages or other Web pages, UMC reserves the right to request changes to new or existing forms or to remove them from the Ball State Web site.

CAL POLY POMONA

Appropriate Use Policy for Information Technology – http://www.csupomona.edu/~policies/information_technology/Appropriate_Use.html

Policy StatementThe purpose of this Policy is to help ensure reliable and proper user access to Cal Poly Pomona Information Technology (University IT) resources and the lawful use of these resources.This Policy applies to all users of University IT resources.  There is no intent to infringe on other University policies, procedures and documents including, but not limited to, Academic Freedom, Intellectual Property and Contract agreements. In the case of detected misuse, intentional or otherwise, it may be necessary to suspend the use of University resources for an individual user until the integrity of service for all University users is restored.  Access will not be revoked without cause.

Appropriate UseAppropriate use of University IT resources shall:

Be for the purposes of furthering the mission of the University. Be for the purposes for which they are assigned. Be in accordance with all license and contractual agreements to which the University is a 

party. Comply with policies of any network over which such data or information must be 

routed to reach its final destination. Not interfere with the operation of University IT resources nor unreasonably interfere 

with the appropriate use of University IT resources by other users. Not indirectly violate this Policy by using any device, software, or services of another 

network provider to circumvent the intent or meaning of this Policy. Not compromise the security and confidentiality of data that is the property of 

University or any other user of University IT resources.

9

Not be for personal purpose other than incidental and minimal use. Not be for private commercial use unless authorized by contract. Not intentionally misrepresent personal identity. Be in accordance with state and federal law. Not conflict with any other approved University Policy.

User ResponsibilitiesUse of the University’s IT resources requires that the user must:

Comply with all software licenses of programs and data. Use only those computers and computer accounts for which authorization has been 

granted. Use campus accounts in conformity with this Policy. Be responsible for taking reasonable measures to protect the user’s  password(s) and 

University data to which the user has access.

Administrative ResponsibilitiesThe responsibility for implementing and interpreting this Policy resides with the Vice President of Instructional and Information Technology (I&IT) and authorized designees. Interpretations and disciplinary referrals shall be done in consultation with relevant administrative units, bargaining units, law enforcement agencies, and individuals. Questions regarding this Policy should be directed to the office of the Vice President of I&IT. Implementation includes actions taken by the VP of I&IT or an authorized designee to uphold the intent of this Policy. Such actions include the following:

1) Creating and maintaining procedures to support the intent of this Policy.2) Enforcement of the intent of this Policy.3) Requiring specific training and/or granting permissions for the use of IT resources.4) Entering into agreements on behalf of the University with third parties to ensure the integrity of University IT resources.

In no case shall any action be contrary to any other University policy, contractual agreements or bargaining unit agreements. Any procedure developed by a department, college, school, or division must conform to the policy in this document. Copies of this document shall be available online.

ImplementationThe Vice President of I&IT is authorized to take actions necessary to ensure the availability and integrity of campus information resources. This may include temporarily disabling a user’s access when there exists evidence that user’s actions represent inappropriate use as defined in this Policy and impacts other users and/or the integrity of data or systems. When this is necessary, the user will be contacted and advised of the Policy and specific inappropriate actions. Access will be restored quickly once the Policy violation has been resolved. The Vice President of I&IT may refer repeated, intentional, or egregious violations to the appropriate office under existing procedures for consideration of corrective/disciplinary action.

10

Inappropriate use may be brought to the attention of the Vice President of I&IT by technical staff, other members of the campus community, or off-campus entities (e.g., when an off-campus system is being attacked by a computer on the campus or attached to the campus network). The Vice President or designee is required to respond to such complaints. Investigation of complaints occasionally requires the inspection of a user’s computer or files. When proper cause exists, authorized system administrators, when authorized by the Vice President of Instructional and Information Technology, will inspect content only as required for purposes of the investigation.

Consequences of Non-complianceViolation of PolicyViolation of the Appropriate Use Policy for Information Technology could also subject the employee to additional training/reprimands/corrective action which may be placed in the Official Personnel File.  Violation may also result in disciplinary action, which may only be administered in a manner consistent with the terms of the applicable collective bargaining agreement in accordance with the applicable provisions of the California Education Code.A student who violates university policies or regulations is subject to disciplinary action as prescribed in the student code of conduct.Non-student/non-employee violations of the Appropriate Use Policy for Information Technology could also subject the user to temporary or permanent disabled IT access and other administrative remedies, as deemed appropriate.

DisclaimerThe University is not responsible for loss of information from computing misuse, malfunction of computing hardware, malfunction of computing software, or external contamination of data or programs. The staff in Instructional and Information Technology and all other system administrators must make every effort to ensure the integrity of the University’s computer systems and the information stored thereon. However, users are advised that no computer or computer network is inherently private and that no security or back-up system is 100% reliable.

Web Policy - http://www.csupomona.edu/~policies/information_technology/Web_Policy.htm

Introduction

Use of the World Wide Web as a communication and information resource to students, faculty, staff and the greater community is critical to the mission of Cal Poly Pomona. The following Web policy is designed to provide an immediate guide for the campus regarding the most basic of issues. It is the responsibility of the university to provide the resources necessary for users to meet these requirements, and the responsibility of the users to seek information about these resources from the Division of Instructional & Information Technology.

Applicable policies and laws

11

The current Appropriate Use Policy for Information Technology applies to web pages. Use must be in accordance with applicable state and federal laws. Users are expected to consult the appropriate law for content and understanding.

ScopeThis policy pertains to:

All web servers connected to, and web pages hosted on, the csupomona.edu domain. All web servers belonging to Cal Poly Pomona, regardless of their domain, and all web 

pages hosted on them, regardless of content. All web pages that represent Cal Poly Pomona or its Auxiliaries in any capacity, 

regardless of their domain or where they are hosted.This policy is applicable only to web sites that are available to the general public or generally to members of the Cal Poly Pomona community—documents intended for private use or documents shared by defined groups of users are not covered, provided that they may not be viewed by others.

Web pages – general requirements Each individual web page must provide a way for a user to contact the owner of the 

page, either an email address, a contact form, or a link to a page that includes either or both of these.

Each individual web page must adhere to the accessibility guidelines set forth in Executive Order 926 and Coded Memorandum AA-2006-41 or its successors, best evidenced by adherence to guidelines for Sect. 508 compliance.

Organizational web pagesDefinitionAn organizational web page represents an organizational unit of the university and its activities and services (e.g., Division of Administrative Affairs, College of Engineering, Biological Sciences Department, Cal Poly Pomona Downtown Center).

ResponsibilityBecause organizational web pages are official documents, the content on each organizational web site must be the responsibility of an employee of Cal Poly Pomona, who will personally, or through delegates, insure that the web page content meets all applicable policies and guidelines, and that the pages are available to their intended audiences.

Specific requirementsOrganizational web pages must maintain the visual identity of Cal Poly Pomona by adhering to the Cal Poly Pomona Graphic Standards Manual or by use of official Cal Poly Pomona web templates. Each page must identify the organizational unit that it represents.Each individual web page must have an indication of the currency of its information. This can be accomplished by a publication date, a “last modified” or “last reviewed” date, by clear association in a unit with other web pages that show their currency , or by any other means that are appropriate.

12

Course web pagesDefinitionA course web page is explicitly associated with a specific course or group of courses at Cal Poly Pomona. Course web pages ordinarily provide content or administrative information for their respective courses.ResponsibilityCourse web pages remain the option of the instructor.  Should a course web page be developed for a specific course or group of courses, the content of that page is the responsibility of an instructor or a group of instructors.

Personal web pages

DefinitionPersonal web pages belong to individuals associated with Cal Poly Pomona, and are covered by this document only when they satisfy items (1) or (2) of "Scope", above. Pages pertaining to faculty research or research groups are personal pages unless they are created to satisfy contractual obligations of the university or the Foundation, in which case they are organizational pages.

ResponsibilityThe content of a personal web page is the responsibility of the individual in whose web space it is hosted.

Specific requirementsAll personal web pages that contain personal opinion must either contain a disclaimer, or link to a page (usually the personal home page or a specific disclaimer page) that contains a disclaimer, such as: “Space for this page is provided by California State Polytechnic University, Pomona. Although it is intended to further the educational mission of the university, the opinions expressed here are the author's, and do not represent official policy of the university.”

Auxiliary and Affiliate Organization web pages DefinitionAuxiliaries are organizations affiliated with Cal Poly Pomona that have been formally recognized by The California State University. Cal Poly Pomona auxiliaries are:

Cal Poly Pomona Foundation, Inc. ("Foundation") Associated Students, Inc. ("ASI") University Educational Trust ("UET")

Affiliate Organizations are organizations associated in a formal way with Cal Poly Pomona or one of its auxiliaries. Affiliate Organization web sites that meet one or more of the items in "Scope", above, are covered by this policy. Some examples of Affiliate Organizations:

Student clubs California State University recognized collective bargaining organizations

13

Cal Poly Pomona Alumni Association Department and College advisory boards Organizations of retired faculty and staff

ResponsibilityWeb page content representing the Foundation, ASI or the UET is the responsibility of an employee of the respective organization or of the university.

For content on web pages of student clubs, it is the responsibility of each club and organization advisor to “assist students in interpreting various university policies, rules and regulations” (OSL Club Resource and Information Online Guide); this includes helping students understand this policy and consulting directly with students, when changes are necessary. All content on other Affiliate Organization web pages must be the responsibility of an employee of Cal Poly Pomona, the Foundation, or ASI.

Specific requirementsNo Auxiliary or Affiliate Organization web page may represent that it is an official web page of Cal Poly Pomona.

EMPIRE STATE COLLEGE (STATE UNIVERSITY OF NEW YORK)http://www.esc.edu/policies/?search=cid%3D35655

Web Presence and Publishing Policy - SUNY Empire State College

PurposeThe purpose of this policy is to establish authority, responsibilities, and actions that assure that the SUNY Empire State College (the college) presence on the World Wide Web supports and promotes the college mission by:A. providing appropriate access to accurate, timely, relevant and authoritative informationB. publishing materials consistent with the college’s graphic identity program and which best 

reflect the official image and message of the collegeC. identifying authority and responsibility for the college’s presence on the WebD. establishing resources available and direction to all who would publish materials on college 

or college-affiliated Web pagesE. ensuring regular review of college and college -affiliated Web pages for compliance with 

established policy, standards, guidelines and best practicesF. ensuring that the college's Web presence forms a coherent whole. 

DefinitionsA. College Web Pages:  Web pages under the direct control of SUNY Empire State College that 

represent the official voice of the college to all internal and external audiences including prospective students, current students, alumni, faculty, staff,  friends of the college and the general public. Examples include the main college Web pages; learning resource sites such as 

14

the online Library; Web based applications such as Web Advisor and DP Planner; and, other online sites and tools used to conduct official college business or convey official college information.

B. college-affiliated Web Pages: Web pages developed, maintained or hosted by entities other than SUNY Empire State College but referenced or used by the college to conduct official business or represent the official voice of the college in accordance with the college’s mission. Examples may include but are not limited to: www.esclibrary.blogspot .com; www.ed2go.com/esccwa; www.subjectguides.esc.edu/home; www.cml.esc.edu; www.alumni.esc.edu; and, www.bookstore.esc.edu.

C. Individual Web Pages: Web pages developed and maintained by SUNY Empire State College students, faculty and staff for the purpose of self-expression, communication or other individual uses related to the individual’s affiliation with the college and the college’s mission.

D. Personal Web Pages: Web pages developed and maintained by individuals for the purpose of personal self-expression, communication or other personal uses. SUNY Empire State College does not host, maintain or provide support for personal Web pages.

E. College Name Space: domain names recognized as associated with SUNY Empire State College, e.g. www.esc.edu, suny-empire.esc.edu, commons.esc.edu, etc.

F. Electronic Publications: content posted and available online or shared via network resources.  Examples include, but are not limited to, text files, HTML and PDF documents, audio and video flash files or other materials and documents available online.

G. Site Steward: individual SUNY Empire State College employee responsible for the accuracy and appropriateness of a Web page’s content.  The steward may or may not also be the site administrator and /or subject matter expert. The site steward is typically, but not exclusively, a dean or director.

H. Site Administrator: individual SUNY Empire State College employee responsible for the development and maintenance of content on Web pages assigned by a site steward. Site administrators are normally those with technical skills assigned to develop and maintain Web pages, or who have direct supervisory responsibility over those who develop and maintain Web pages.

I. Subject Matter Expert: individual SUNY Empire State College employee who creates or provides basic content source materials and reviews Web page content for accuracy, timeliness and relevance

J. Branding: any feature of a Web page that conveys the identity of SUNY Empire State College through name, text, symbols, emblems, logos, colors, seal or other audio or visual effects

K. Archive: to save content that is no longer current but may be required for historical purposes or reference

L. Delete: to erase content, entire Web pages and/or files from the serverM. Remove: to eliminate all links to content, entire Web pages and/or files from a published 

website, and to change the access permissions to prevent access by users who may have bookmarked the content.

N. Publications Style Guide: SUNY Empire State College official guide for the appearance, writing style and branding of all SUNY Empire State College publications including print and digital media.

15

O. Web-based Instructional Materials: Instructional material provided via the Web specifically for courses or studies.  Such materials are governed by the college’s policy on academic freedom as outlined in the Faculty Handbook.  More general-purpose, publicly available learning resources such as Writing Resources or the Information Skills Tutorials are not considered SUNY Empire State College Web-based Instructional Material and should be treated as College or college-affiliated Web Pages.

P. Web Presence: message, image or other representation of an organization or individual as presented on the Web.  Encompasses any form of content that may be presented via the Web on College, college-affiliated, Individual or Personal Web Pages.

Q. Web Presence Advisory Committee: SUNY Empire State College working committee tasked with advising the Vice President for Communications and Government Relations and the Vice President for Integrated Technology regarding the college’s presence on the Web.

R. Web Presence Standards and Practices: SUNY Empire State College technical and practical guide to Web development and maintenance of the college’s Web sites.

StatementsA. SUNY Empire State College webpages, affiliated webpages and electronic publications are 

official SUNY Empire State College publications.  Their content is the property of SUNY Empire State College and may not be copied, modified, used on other sites or re-purposed without express, written permission from the vice president for communications and government relations. As official SUNY Empire State College publications, they are subject to the policies and standards for the college’s publications as found in the SUNY Empire State College’s Publications Style Guide. The use of the college name, symbols, emblems, logos, seal, and colors shall comply with this guide. 

In addition, these pages and publications are subject to the guidelines and best practices found in the SUNY Empire State College’s Web Presence Standards and Practices and the college’s Integrated Technologies Acceptable Use policy. More specifically:1. College Webpages

a. will use current official college templates and designsb. will be in accordance with the college’s Publications Style Guide and Web Presence 

Standards and Practicesc. may contain public and/or password-protected contentd. will reside on a college server or under a college name spacee. will be reviewed and approved to ensure compliance with the college’s Publications 

Style Guide, Web Presence Standards and Practices and Integrated Technologies Acceptable Use policy

f. will be included in the college's site search in accordance with the Web Presence Standards and Practices

g. will be overseen and maintained by the author or designated site steward(s), site administrator(s) and subject matter expert(s).

2. College-Affiliated Webpagesa. may use college name space, templates or designsb. may contain public and/or password-protected content

16

c. may reside on a college server, under a college name space or in a social media site like Facebook, Blogspot or YouTube

d. may be reviewed for compliance with the college’s Publications Style Guide and Integrated Technologies Acceptable Use policy

e. will be in accordance with the college’s Publications Style Guide and Integrated Technologies Acceptable Use policy

f. will be included in the college's site search in accordance with the Web Presence Standards and Practices

g. will be overseen and maintained by the author or designated site steward(s), site administrator(s) and subject matter expert(s)

h. will be linked from official college webpages; the placement and phrasing of such links will be guided by the college Web manager, director of collegewide Web marketing and the vice president for communications and government relations.

B. All college and college-affiliated webpage content will have an assigned site steward and site administrator. Any college website content for which a steward and administrator has not been assigned will be removed from the college website by the college Web manager. Once a steward and administrator have been assigned the college Web manager will republish the content to the college website.

C. College and college-affiliated webpage content shall be reviewed and updated as necessary at least once per calendar year to assure accuracy, currency and compliance with college policy, standards and guidelines. After appropriate notice has been given to a site steward, content not reviewed may be removed from the college website by the college Web manager. Such content may be republished once the required review and any necessary updates are completed.

D. Temporary or ad hoc websites and pages connected to specific events are to be taken down no later than 60 days after the event. Such pages may be moved to a generally available and searchable archive by request. Forward requests for accessible archiving to the college Web master.

E. Individual webpages shall comply with SUNY Empire State College policy, Use of the Commons and Individual Web Spaces.

F. Webpages and electronic publications not officially affiliated with SUNY Empire State College, shall not exhibit SUNY Empire State College branded templates, name, symbols, emblems, logos, colors, seal, or, recreate content or functionality provided by SUNY Empire State College and college-affiliated publications and web pages.

G. SUNY Empire State College reserves the right to remove from any SUNY Empire State College server or communications system utilizing university network or name space, any webpage or publication it believes to be in violation of SUNY Empire State College policy. The college Web manager, with final authority resting with the vice president for communications and government relations, may remove webpages and publications believed to be in violation of this policy.

Responsibility and AuthorityA. The vice president for communications and government relations is responsible for:

17

1. coordinating all college information and publications and for assuring accuracy and consistency of college message and image. The vice president has responsibility for and authority over the content and appearance of all college webpages, College-affiliated webpages and publications

2. creating, approving and maintaining SUNY Empire State College’s Publications Style Guide. The college Web manager,  director of collegewide Web marketing and Web Presence Advisory Committee shall provide assistance to the vice president for the web-related portions of this guide

3. approving the portions of SUNY Empire State College’s Web Presence Standards and Practices that pertain to the college’s message and image

4. ensuring due process with regard to reviewing alleged violations and enforcing noncompliance to this policy and related procedures

5. chartering the Web Presence Advisory Committee and recruiting and appointing members which shall include the college Web manager as an ex officio non-voting member

B. The college Web manager is responsible for:1. working with the vice president for communications and government relations, the vice 

president for integrated technologies, the director of collegewide Web marketing, the Web Presence Advisory Committee, Office of Integrated Technology staff, and others as needed to ensure that the college Web presence supports and promotes the college mission

2. stewardship of SUNY Empire State College’s Web Presence Standards and Practices. The college Web manager will consult with the vice president for communications and government telations, the vice president for integrated technologies, the director of collegewide Web marketing, the Web Advisory Committee and OIT staff regarding the development and maintenance of the Web Presence Standards and Practices

3. monitoring college and college-affiliated webpages for compliance with the college’s Publications Style Guide, Web Presence Standards and Practices, Integrated Technologies Acceptable Use policy and other relevant college policies, taking appropriate steps necessary to ensure compliance

4. overseeing the content review cycle – communicating with site stewards about upcoming review deadlines, removing content that has not been reviewed on time and restoring content once reviews are completed

5. coordinating with the director of collegewide Web marketing and OIT staff  to monitor website content, quality and performance and assisting site stewards and administrators to improve the site content, quality, and performance

6. ensuring that stewards have regular access to site and content analytics7. providing assistance to site stewards and administrators on Web development and 

support issues, including account access8. maintaining records of all assigned site stewards and administrators in a form that is 

available to college employees9. stewardship of the internal search function of the college’s Web presence;  providing 

guidance and help to site stewards and administrators related to the searchability of their content.

18

C. The director of collegewide Web mMarketing is responsible for:1. working with the director of communications, the college Web manager, the Web 

Presence Advisory Committee, OIT staff and others as needed to ensure that the Web presence supports and promotes the college mission

2. search engine optimization (SEO) of the college’s public Web presence for external search engines;  the director of collegewide Web marketing shall have authority over the SEO of the college’s public Web presence

3. stewardship of the college’s Web-based marketing activities4. analyzing and reporting the college’s Web-based marketing activities5. providing assistance to the director of communications and the college Web manager for 

pertinent sections of SUNY Empire State College’s Publications Style Guide and the Web Presence Standards and Practices.

D. The Web Presence Advisory Committee is responsible for:1. representing the concerns of key stakeholders in all matters related to the college’s Web 

presence2. proposing and reviewing appropriate policies, standards, guidelines and practices related 

to the college Web presence3. advising the vice president for communications and government relations, the vice 

president for integrated technologies, the director of collegewide Web marketing and the Web manager regarding issues related to the college’s Web presence.

E. Site stewards are responsible for:1. overseeing and approving the content of their designated Web pages2. ensuring the accuracy, timeliness and relevance of their designated Web pages3. appointing  site administrator(s) and subject matter expert(s)4. ensuring that their designated Web pages are in accordance with policy, standards, 

guidelines and best practices5. consulting as necessary with the college Web manager, director of collegewide Web 

marketing and/or director of communications regarding assigned Web contentF. Site administrators are responsible for:

1. developing and maintaining the content of their assigned pages in accordance with policy, standards, guidelines and best practices   

2. consulting as needed with subject matter experts and the site steward3. consulting as needed with the college Web manager, director of collegewide Web 

marketing and/or director of communications regarding assigned web content.  G. Subject matter experts are responsible for ensuring the accuracy and currency of content in 

their assigned pages.

ApplicabilityA. This policy applies to:

1. all members of the SUNY Empire State College community and governs all Web storage and communications systems utilizing the college network or college name space

2. all college and college-affiliated webpages and electronic publications that meet this document’s definitions.

B. This policy does not apply to:

19

1. pages that meet this document’s definition of Web-based instructional materials or individual webpages. However, such pages may, at the discretion of the creator or author, exhibit college-branded templates, the college name, symbols, emblems, logos, colors or seal. In so doing, these pages will be deemed as expressing the official voice of SUNY Empire State College and will be governed by this policy

2. pages that meet this document’s definition of personal Web pages. Personal Web pages shall not exhibit the college-branded templates, the college name, symbols, emblems, logos, colors or seal, or recreate content or functionality provided by college or college-affiliated webpages or publications.

Violations/Non-complianceA. Reports of Web content that is in alleged violation of this policy will be investigated and 

handled in accordance with the college’s Web Presence Standards and Practices.B. If Web content is found to be in violation of SUNY Empire State College policies, or if traffic 

to a page has a negative impact on the operation of the SUNY Empire State College system, the college has the authority to remove the page without prior notice and/or refer the complaint for appropriate action. Site stewards who have their pages removed may appeal the decision to the vice president for communications and government relations in accordance with the college’s Web Presence Standards and Practices.

C. SUNY Empire State College complies with all New York state and federal disability regulations (including the Americans with Disabilities Act, as amended in 2008, and the Rehabilitation Act of 1973) and follows industry-standard Web accessibility guidelines (such as Section 508 of the Rehabilitation Act of 1973 and World Wide Web Consortium guidelines). Additional information can be found online at: http://www.esc.edu/disabilityservices. Interpretation of accessibility requirements, policies or related questions and concerns may be directed to the SUNY Empire State College director of collegewide disability services at Disability.Services@esc.edu, or 800-847-3000, ext. 2201, or the New York State Relay Service at 800-421-1220.

Exceptions/ExemptionsRequests for exceptions or exemptions to this policy shall be processed in accordance with the college’s Web Presence Standards and Practices. Requests must be in writing and routed to the vice president for communications and government relations with copies to the college Web manager and director of collegewide Web marketing. The requestor must provide supporting evidence for the exception or exemption. The vice president for communications and government relations will consult with the Web manager, director of collegewide Web marketing and Web Presence Advisory Committee about whether or not to grant the exception or exemption. Final authority for the decision about the exception or exemption rests with the vice president for communications and government relations.Applicable Legislation and Regulations1. NYS Technology Law: Internet Security and Privacy Act 

(www.cio.ny.gov/tables/Policy/OFTenablingLeg.htm#ArticleII)

20

2. New York State Laws and Regulations Relevant to State Government Records (www.archives.nysed.gov/a/records/mr_laws_state.shtml)

3. Digital Millennium Copyright Act (www.copyright.gov/legislation/dmca.pdf)4. Executive Order No. 3: Promotion of  Access to Government Decision 

making (www.cio.ny.gov/eo3.htm)

Related References, Policies, Procedures, Forms and AppendicesNew York State Policies:1. A   ccessibility of Web Based Information and Applications (www.cio.ny.gov/Policy/NYS-P08-

005.pdf)2. NYS Guidelines for Internet Privacy Policy (www.cio.ny.gov/policy/NYSGuidelineG02-

001.pdf)3. Acceptable Use of Information Technology (IT) Assets 

(www.cio.ny.gov/policy/G09-001/NewYorkStateAcceptableUseBestPracticeGuideline.doc)SUNY Empire State College Policies:1. College IT Policies (www.esc.edu/integrated-technologies/technology-policies/)2. Academic Freedom (Faculty Handbook) (www.esc.edu/facultyhandbook)

GEORGIA STATE UNIVERSITYhttp://www.gsu.edu/ist/webpolicy.html

Policy

Georgia State University’s websites will exhibit a uniform and cohesive identity through the use of the content management system (CMS) approved by the CoreWeb Steering Committee. The sites will provide accessible, accurate and informative content and will be used for appropriate and legal purposes.

Rationale

To strengthen the university’s public image through the adoption of a uniform visual identity, it is imperative that the university formalize a Web strategy to present a unified experience to internal and external constituents. 

A site-wide design for Georgia State’s websites will ensure a user-centric, usable and consistent environment that supports a stronger brand for the university and provides efficiency in site creation.

Standards

CoreWeb Steering Committee: The CoreWeb Steering Committee is appointed by the President and the Provost and consists of the VP for Research, the Associate Provost for Academic Programs, the Associate Provost for Information Systems and Technology, the Assistant VP for University Relations, the Chair of the Senate Information Systems and Technology Committee, 

21

and a representative from the Office of Legal Affairs. Technical advice is provided to the committee by the Director of Planning and Strategic Initiatives, IS&T.

Use of Institutional Content Management System (CMS): A content management system easily supports visual and navigational consistency across sites, decentralized management of Web content through a simple, word processor-like interface and better accountability for Web content through the use of optional departmental workflow and approvals prior to page publication. 

College, academic department (including centers and institutes) and administrative websites must be produced using the approved CMS (currently RedDot) with the templates and patterns approved for use within RedDot. Use of the official design templates or elements thereof outside of the CMS is not permitted except in cases where the use of the CMS is not viable (such as for some web-based applications). In these cases, basic Georgia State-branded frames are provided by the Experience Design Group, a unit of IS&T. 

Development of institutional sites by external providers is permitted, with the approval of the president or designee, and must comply with this policy. 

Websites for student organizations are not produced within the CMS. 

At this time, individual faculty pages are not required to be developed in the CMS.

ADA Compliance: The university is committed to Section 508 compliance. Section 508 of the Rehabilitation Act requires federally funded agencies to make their electronic and information technology accessible to people with disabilities. All Web implementations are required to adhere to the Georgia State University Web Accessibility Policy.

Site Locations: All college, academic department and administrative Web pages must reside on a registered server with the required security software installed and current. Hosting of Georgia State Web pages on non-Georgia State servers occurs only rarely, and must be approved by the CoreWeb Steering Committee. Student Web pages reside on www.student.gsu.edu rather than the main Georgia State domain, www.gsu.edu. 

Site Names: Administrative website addresses are in the form: http://www.gsu.edu/admin-unit-name 

College-level site addresses can be in the form: http://www.gsu.edu/college for college sites hosted on the central Web server or http://college.gsu.edu for college sites hosted on college Web servers

Academic department site address can be in the form:http://www.gsu.edu/college/department for department sites hosted on the central Web server or 

22

http://college.gsu.edu/department for department sites hosted on college Web servers orhttp://department.gsu.edu at the college’s discretion

Center addresses can be in the form: http://www.gsu.edu/college/center for center sites hosted on the central Web server orhttp://college.gsu.edu/center for center sites hosted on college Web serversOther considerations are possible for center sites affiliated with more than one college.

Other site names are possible and will be reviewed by the CoreWeb Steering Committee.

Commercial Use of Web Pages: Material contained on university websites must be for academic, research and business activities traditionally associated with a university, unless otherwise approved or permitted by the president or designee.

Use of Copyrighted or Licensed Material: For the use of any and all copyrighted materials not belonging to Georgia State University, written permission must be obtained from the copyright holder and kept on file. Appropriate copyright notices must be prominently displayed as necessary. It should not be assumed that images or photographs used in other university publications are the property of Georgia State University.

Content: Content should be reviewed at least biannually to ensure accuracy and freshness. Web pages linked from the Georgia State University site or stored on a server connected to the university network must comply with applicable laws and with university policies and regulations. The following must not be included in any Web pages:

Copyrightable or licensed materials for which the necessary permissions for use have not been obtained or an exception permitting use applies 

Material for commercial gain unrelated to the university 

Material that could lead to illegal activities (unless used in an appropriate academic context) 

Material or speech that is unlawful (unless used in an appropriate academic context) 

Material that is intended to damage, to interfere with, or place an excessive load on a computer system or network

Advertising, Endorsements and Sponsorship Acknowledgements: Georgia State University is the owner of its Web pages. No advertising or third-party endorsements are authorized on university Web pages unless expressly approved by the president or designee. This includes, but is not limited to advertising, endorsements, or sponsorship acknowledgements in the form of banner ads and website development credits by third party vendors. Event sponsorship acknowledgements in the form of a simple listing of company names and logos are acceptable. Links to the websites of sponsors is not acceptable.

23

Non-gsu.edu Domain Hosting: External or non-gsu.edu domains can be hosted at Georgia State under the following conditions:

There is an institutional affiliation with the non-gsu.edu domain relating to Georgia State’s research, instructional or service missions 

It is in the university’s interest to host the non-gsu.edu domain 

Any Web pages for the non-gsu.edu domain must maintain approved Georgia State branding 

Requests are made to the CoreWeb Steering Committee using the form “Non-gsu.edu Domain Hosting”.

Off-site Hosting of gsu.edu Web pages:

Requests are made to the CoreWeb Steering Committee using the form “External hosting of Georgia State websites."

Web Page Aliases: Web page aliases (short names or short-cuts) will not normally be established on the central www.gsu.edu server. The administrators of other registered web servers can elect to support aliases on their servers, at their discretion. 

Oversight: The university reserves the right to remove from its servers or disconnect from its network any material or Web pages that the university determines violates university policies or applicable laws. Various units within the division of Information Systems & Technology (IS&T) are responsible for protecting both the system and users from violations of these policies and laws. Pursuant to this duty, IS&T may communicate with offending parties and give instructions as to necessary steps to be taken to correct such violations. In certain cases the university may temporarily or permanently deactivate a Web page. Any enforcement of policies will be made pursuant to appropriate administrative procedures applicable to the party in question.

Adjustments or additions to the CMS templates and patterns, or questions about whether a website violates applicable policies or laws are referred to the CoreWeb Steering Committee. 

NORTHEAST OHIO MEDICAL UNIVERSITY Hosting Web Sites for External EntitiesWeb pages for entities other than University units, University affiliates or registered student organizations, may be hosted on University servers only when the entity has a relationship with the University that supports the University’s teaching, research, or service missions. Such a relationship may be demonstrated by one or more of the following:

The entity is an organization of which the University itself is a member. 

24

The entity is an organization of which a faculty or staff member is a member, and the relevant department chair, director or vice president approves the hosting as being in support of the University’s teaching, research or service missions. 

The University has, or enters into, a contractual relationship for the hosting with the entity. 

The Office of Public Relations and Marketing determines that the entity has another relationship to the University sufficient to support the university’s teaching, research or service missions. 

Internet pages may not be used for commercial, non-University or affiliate purposes. They cannot be for the personal or private gain of an individual or group of individuals promoting a private or commercial cause.

OHIO STATEThe university shall develop and maintain a comprehensive Web presence. This presence will be represented by university Web initiatives in instruction, libraries, research and research administration, student services, university, college and department administration and a variety of other university- related activities. 

Hosting Web Sites for External EntitiesWeb sites for entities other than university units, university affiliates, or registered student organizations, (e.g., professional associations, consortiums, or journals) may be hosted on university servers only when the entity has a relationship with the university that supports the university's teaching, research, or service missions. Such a relationship may be demonstrated by one or more of the following:

1) The entity is an organization of which the university itself is a member.2) The entity is an organization of which a faculty or staff member is a member, and the relevant department chair, director, or vice president approves the hosting as being in support of the university's teaching, research, or service missions.3) The university has, or enters into, a contractual relationship for the hosting with the entity. 4) The Web Policy Council determines that the entity has another relationship to the university sufficient to support the university's teaching, research, or service missions.

Naming the SiteDetermining the domain name for a Web site reflects both a marketing and a technical consideration. In general, shorter names are preferred to longer names. They are easier to communicate, remember, and type. However, too short names and acronyms may be confusing to some users. Ohio Statedomain names should also be reflective of the name of the university organization that is sponsoring the Web site.

All units, departments, schools, colleges and administrative areas may use a shortened 'OSU.EDU' URL. URLs will maintain a three level naming construction 'NAME.OSU.EDU'. Fourth 

25

level names will not be allowed except for the fourth level name 'WWW' to eliminate error messages. (Example: newmedia.osu.edu, and www.newmedia.osu.edu)All Ohio State Web sites are free to continue to use their given sub-domains as URLs (name.subdomain.ohio-state.edu), and encouraged to use their three level URLs 'NAME.OSU.EDU' for promoting Web sites.

New URL names may be applied for online at: www.osu.edu/newmediaThe Web Policy Committee chair will approve URL names based first on relevance to an academic area, second on appropriateness to a departmental function, and third on usability by all users of Ohio State Web services. Conflicts of URL name choices will be resolved by the Web Policy Committee on an ongoing basis.

Dot COM Web sites shall not be hosted within the ohio-state.edu or osu.edu domain space. Dot ORG sites whose mission is connected to a university department or academic unit may be hosted within the university's domain space.

TEMPLE UNIVERSITYhttps://www.temple.edu/webhelp/web_resources/policies.htm

Temple University provides Web systems and services to Schools, Colleges, Units and authorized organizations for University related information and education. Temple University's central web server www.temple.edu (www) hosts web sites on behalf of more than 500 departments and organizations of the University. A Temple University Web Consortium meets regularly to provide guidance and assistance to the Temple University Web Community by crafting fair and usable policies in accordance with Temple initiatives and mission.

SECTION II. Policies and Guidelines for CONTENT CONTRIBUTORS

(Content Contributors are people who have permission to edit, modify or update Web page or Web media content within the temple.edu domain. Content Contributors are bound by all preceding sections of the Temple University Web and Internet Policies and Guidelines.)

a) Enterprise Content Management Physical root level Websites (www.temple.edu) are reserved for major School, College or Units (for example: www.temple.edu/cst or www.temple.edu/hr). All departments, centers, institutes and other organization websites must be contained within the root directory a major School College or unit. For example the training department in Computer Services must be located under the Computer Services umbrella Website (www.temple.edu/cs/training). Temple University is organizing all Websites into a logical structure to improve searching, usability and locating all content within an information hierarchy for ease of managing web assetts. Temple's content managment systems opens web editing and updating to the entire university population and no technical expertise is required. To facilitate this accessability and usability it is important to consolodate and structure Websites. 

26

b) Content Management Content Contributors are responsible for the management of Web site content and related materials (Web pages, media files, images). It is required that outdated information or content be removed or updated. Web developers and content contributors must utilize shared content either within the Web site or use Temple University 's authorized central shared asset content available in the Web Complex Content Management System and the Media Complex Content Management System. For example, tuition rates are published from a central source in the Bursar's office. Web developers or content contributors may link to the central tuition asset to display tuition rate information within their Web site.

c) Offensive Content Temple University will not tolerate content that is harmful or offensive to people. All Web users and Web developers must read and adhere to the Temple University Computer Usage Policy(http://policies.temple.edu/getdoc.asp?policy_no=04.71.11      ). All policies in Temple 's Computer Usage policy may override the Web usage policy. Corrective action will be implimented against users who do not use Temple Web systems in accordance with the policies. All questionable issues will be escalated to the Vice President of Computer and Information Services Main Campus, Conwell Hall, 7th Floor.

d) Content Ownership and Responsibility Development, administration and management of Web content including Web pages, Web media and Web data is the sole responsibility of the corresponding department. Web content ownership and responsibility will be directed to Deans, Directors, Vice Presidents or Vice Provost offices who are ultimately responsible for all departments, centers, institutes and other organizations in their portfolio. 

SECTION III. Policies and Guidelines for WEB DEVELOPERS

d) File and Website naming conventionsPhysical root level Websites (www.temple.edu) are reserved for major School, College or Units (for example: www.temple.edu/cst or www.temple.edu/hr). All departments, centers, institutes and other organization websites must be contained within the root directory a major School College or unit. For example the training department in Computer Services must be located under the Computer Services umbrella Website (www.temple.edu/cs/training). Requests for temporary server alias names (for example: www.temple.edu/trainingconference2007) can be reviewed and granted for a short duration by the Temple University Web committee.

All Website file names must use the following conventions: www.temple.edu/cs/WEBSITENAME. When requesting a new Web site Web developers and Department Heads are encouraged to follow these guidelines in forming the WEBSITENAME of the Web address or naming files within the Web site: 

27

i  Never use spaces within, before or after the name of any file or folder. Never use unusual characters or symbols within a file name and avoid punctuation marks (other than period, hyphen and underscore). 

ii. Keep your file names short (under 25 characters) AND meaningful. 

iii. All Web page files must end in html, htm, asp, js, css etc. 

iv. All graphic files must end in gif, jpg or png. 

v. Be aware of how you use upper and lowercase letters. This can help users understand your file names but some systems are case sensative so using the incorrect case can prevent users from accessing information or resources.

f) Branding Guidelines Web developers must follow the university branding policies and guidelines available at www.temple.edu/logos. Student organization websites are not permitted to use Temple logos, signatures or other forms of official branding. Use of Temple logos or affiliated branding by student Websites may result in the suspension of privileges and access to Temple University web systems and services. To find out more about branding and the Temple's strategic message, contact the Publications office at pubs@temple.edu      or call 1-8561. To find out how to use a University Web template, contact webhelp@temple.edu.

g) Student web developers and web sitesStudents organizations may administer a website under the root web site: www.temple.edu/students if approved by the President of the student organization and if the organization is registered and in good standing with the Temple University Student Activities Office. In addition to the department head or University official authorization, student organization web sites must obtain the authorization of Gina D'Annunzio, Associate Director, Student Affairs, gina.dannunzio@temple.edu. All requests must be submitted via the Temple University Web site Account Request Form. Important: to retain the use of Web systems and services, students Web sites are required to follow the Branding Guidelines in Section IIIf.

SECTION IV. Policies and Guidelines for WEB ADMINISTRATORS

a) All primary Web contacts (Department Heads, Vice Presidents, Deans etc.) that are responsible for Web sites, Web content and Web developers are strongly encouraged to subscribe to the Temple University Principle Web Contacts listserv (http://Listserv.temple.edu/archives/web-contacts.html). 

b) Web site deactivation in emergency situations relating to the Temple University Computer Services policy can result in the following actions: Replace a Web site with a Web page message stating that the Web site is temporarily unavailable or redirect the Web site to another Web 

28

site. 

c) Requests to change, disable, delete or deactivate Web sites that come from anyone other than registered Web developers, Web administrators or department heads require an e-mail request from the highest-ranking department head (vice president, director, dean, chair) to webhelp@temple.edu      and a telephone call to the Help Desk at 1-8000. If no department head is available or the department head is involved in the request, an e-mail or Help Desk contact from the next highest-level executive (VP level or next highest superior to the highest department head) is acceptable and will be escalated to senior management. 

d) Temple University Computer Services reserves the right to inspect any files in any Web site. We will provide information relevant to specific allegations or issues to an appropriate authority in accordance with our Network Security Policy. 

e) Termination of Access and Accounts - All Web developers and Web administrators who cease affiliation with Temple (employee, student or other authorized affiliation) will lose access to all Web accounts and privileges immediately.

f) Account activity - Accounts will be discontinued or eliminated if they have not been updated or accessed or if the department head has not requested an extension for one calendar year. 

g) Computer Services reserves the right to move or remove outdated data or material. Computer Services may also move or remove data or material in accordance with but not limited to sections IIa and IIIf. 

h) Web administrators should monitor content to ensure appropriate use and compliance with this policy and ensure that Web developers and content contributors follow all policies in section IIa.

i) Temple University Web naming conventions (see section V).

j) The Develop system is intended for development of content only  before it is transferred to the Publish system for public access. The  Develop system may NOT be used for publishing live content.  Any content indented for live viewing must be moved to the Publish system.  The Develop system may be subject to changes or downtime that would  interfere with the use of the system for live data.  Use of the Develop system for live content is prohibited.

UNIVERSITY OF CALIFORNIA/MERCEDhttp://www.ucmerced.edu/about_this_site

Terms and Conditions of UseThe following terms and conditions apply to all official UC Merced Web sites. Your use of this site constitutes agreement to these terms and conditions. If you do not agree to these terms of 

29

use, please do not use this site. This site is owned and operated by UC Merced (referred to as "UCM," "we," "us," or "our" herein). We reserve the right, at our discretion, to change, modify, add or remove portions of these terms at any time. Please check these terms periodically for changes. Your continued use of these sites following the posting of changes to these terms will mean you accept those changes.

Official UC Merced Web SitesOfficial UC Merced Web sites display the UC Merced seal. Other sites hosted by UC Merced servers including student, staff, and faculty Web pages are not official UC Merced Web sites and do not represent the university in any way. The content of such unofficial Web sites and any material accessible therein do not reflect the views of the Regents of the University of California. The Regents do not endorse, warrant, or otherwise take responsibility for the contents of such unofficial sites. A link from a UC Merced-hosted Web site to a non-university site does not imply university endorsement of the site's products or services. References to non-UC Merced products, services, or organizations do not imply university endorsement.

Copyright and Other RightsIt is prohibited to copy, reproduce, republish, upload, post, transmit, or otherwise distribute any material from an official UC Merced Web site without explicit permission. You may download one copy of any materials on any single computer for personal, non-commercial home use only, as long as all copyright and other proprietary notices remain intact. Any modifications of the materials or use of the materials for any other purpose constitutes a violation of the university's proprietary rights.

UNIVERSITY OF KANSAS cms.ku.edu

Definitions Academic units: Any unit that offers academic courses in the official university catalog. Administrative and service units:  Any unit that provides services related to the 

operation of the university, that assists prospective and enrolled students, or that provides resources used by faculty, staff, students and guests of the university.

Research units: Any unit that is engaged in research studies but does not provide any academic courses in the official university catalog.

Multi-agency, grant-funded service units or centers: Any unit that is supported by an exterior revenue source, such as state, federal or private grants, and has a non-KU academic partner on the grant.

Centers for public programming: Any unit that offers programming for public consumption, including exhibitions, performances and lectures.

CMS Policy

30

The website content management system (CMS) provides significant benefits to the University of Kansas and the individual units on our campus. These benefits include an enhanced user experience through consistent branding and standard navigation across all KU websites, and the ability for non-technical staff within units to create and manage content on pages.Because of the significant advantages of the CMS, all campus units are expected to transition their sites according to the Adoption Timeline.  Units may choose to transition their websites to the CMS sooner than required in the Adoption Timeline.

All units are expected to use the CMS template, which provides flexibility to meet the unique needs of individual units, yet still maintains a consistent design and navigation for users.

Template ModificationRequests for template modification for special needs should be submitted to the Office of Public Affairs: webcomms@ku.edu.

CMS Requirements

Conditional ExceptionsUnits may submit a request for a conditional exception—such as an extension beyond their targeted completion date—to the Office of Public Affairs.Units that have contracts with third-party vendors that do not expire until after their targeted completion date must submit a request for a conditional exception and a plan for a timely conversion to the CMS once the contract has expired.

31

Any unit that seeks a complete exception to the CMS must include a plan for how any non-CMS site will comply with visual identity standards, present prominent KU branding, keep content current, delete old information in a timely manner, promote university strategic plan objectives, provide quality usability and navigation and not hinder a user’s ability to find content via the all-university search function.

ExemptionsThe following affiliates are exempt from joining the CMS: KU Endowment, KU Alumni Association, Kansas Athletics and Kansas Memorial Unions.

GovernanceThe University of Kansas-Lawrence campus content management system is jointly governed by Information Technology and the Office of Public Affairs.

Public Affairs is responsible for: Templates: The design and approval of page templates, including navigation structure, 

branding, font and color selection, and content for the KU Navigator and footers. Modules: The design and content for required and optional modules for page 

templates. Photography: The creation of a gallery of optimized, current images for units to use in 

creating their pages within the CMS. The images will be made available for use in page headers and rotating galleries.  The content will include campus beauty, facilities, student life and seasonal scenes.

Best practices: The dissemination of information on the best practices and approaches relating to content, navigation and usability.

Policy: The development of policies to govern the CMS, which will include regular communication with users on their experience managing sites within the CMS.

Exceptions and initiatives: The approval or disapproval of requests for delayed adoption, modified use or exemption from the CMS, and for proposals for additions, deletions or modifications to the CMS templates and governance.

Communications: Public Affairs and Information Technology will share responsibility for communication with the university community on how to use the CMS.

Information Technology is responsible for: Templates: Creation of templates designed and approved by Public Affairs. KU IT has 

created templates specific to key content categories. Access: Manage the certification of approved users and provide secure access to the 

CMS. Training: Provide free in-class and online training for Content Contributors, Content 

Editors and Site Administrators. Security and Support:  Provide system administration, security and other technical 

support for the CMS. 

32

UNIVERSITY OF WESTERN SYDNEYhttp://policies.uws.edu.au/view.current.php?id=00116

SECTION 1 - PURPOSE AND CONTEXT(1) This policy provides an effective University-wide framework for governance and management of matters related to web delivery of information and services.(2) The policy is applicable to anyone intending to publish a web page, website or web application, as well as other web initiatives that involve proposed or actual use of University resources, whether by the University directly or by external organisations.

SECTION 2 - DEFINITIONS(3) For the purpose of this policy:external organisations - include public and private sector organisations within Australia or elsewhere, and wholly owned or related entities of the University.web content - refers to text, images, documents, video and audio files, links etc., available through a web browser (e.g. Internet Explorer, Firefox, Lynx), regardless of device (e.g. PC, PDA, mobile phone).UWS-Web - is the collective term for websites, web pages, web applications and web enabled corporate applications through which the University is represented in the online environment. This includes but is not limited to the uws.edu.au domain.Micro-Site - refers to a web page or group of web pages which operate to support the University website, drive traffic to the University website, or meet an objective that cannot be supported by the official Content Management System (CMS) of the University.University website - refers to official University website at www.uws.edu.au

SECTION 3 - POLICY STATEMENT(4) The University of Western Sydney recognises UWS-Web's essential role in enabling the University to fulfil its mission and achieve its goals.(5) Appropriate use of UWS-Web in promoting the University's purpose and in supporting its learning and teaching, research and engagement activities is actively supported and encouraged. In each of these endeavours, the University is committed to providing a web user experience that reflects our values and strategic priorities in accordance with the UWS-Web standards.(6) The University is committed to a program of continuous improvement for UWS-Web and will provide regular opportunities for internal and external stakeholders to contribute to and provide feedback on its performance.

Part A - Governance and Management FrameworkWeb Steering Committee(7) The Web Steering Committee is the peak web governance body of the University of Western Sydney.(8) Chaired by the Deputy Vice-Chancellor, International and Development, its role is to:provide executive leadership and direction on matters related to the web;

33

oversee the effective use of University resources for proposed or actual web delivery of information and services.(9) The Executive Director, Engagement and Partnerships, provides strategic support to the Web Steering Committee and is the contact for Web Steering Committee enquiries.(10) For matters related to this policy, the Web Steering Committee e is the primary and official forum for consultation and communication with the University's stakeholders.(11) Membership of the Web Steering Committee is by written invitation from the Chair of the Web Steering Committee.

Web Services Unit (WSU)(12) The Web Services Unit (WSU), a unit within the Office of Engagement & Partnerships, is the University's principal contact in relation to web matters, including those involving external organisations as clients, partners or suppliers.(13) The Web Services Unit's responsibilities include, but are not limited to, matters related to content, functionality, usability, accessibility and the representation of the University on the web.(14) In consultation with key stakeholders, the WSU develops and manages University-wide strategies and processes to enable the University to achieve its goals in the web environment.Content Authors and Subsite Managers(15) Content Authors and Subsite Managers must follow and apply the conventions of the Web Design Style Guide.(16) Content Authors are responsible for uploading web content to their allocated web pages.(17) Content Authors and Subsite Managers have a responsibility to ensure that their information is accurate and timely, or to remove it from UWS-Web if it becomes out-of-date or misleading.(18) Subsite Managers are responsible for approving the publication of content on the University website for their specified area, and ensuring the information is accurate, relevant and consistent with the University's Web Policy.(19) Subsite Managers must be a senior staff member or their delegate, reporting directly to a senior staff member for the purposes of website management. External people may create or coordinate University web pages, provided that a designated staff member accepts ultimate responsibility for the information published.(20) Subsite Managers may not necessarily create the web pages, but they should have a clear idea of the objective of their web presence and the University's Web Policy framework in order to provide leadership for their site.(21) Subsite Managers are responsible for ensuring that duplication of information on the University website is eliminated. Subsite Managers should ensure that pages under their control do not duplicate information available on UWS-Web.(22) Subsite Managers are responsible for ensuring web pages are maintained in their sites, for example, coordinating the work of the content authors and periodically reviewing the pages in their specified areas.(23) Subsite Managers will also typically:Take part in the policy formulation processesReceive and act on reports from Web Coordinators indicating broken links.

34

SECTION 4 - PROCEDURESPart B - UWS Web Standards(24) The WSU, Web Coordinators, Subsite Managers, Content Authors and all others who contribute to UWS-Web have an essential role to play in ensuring their contribution meets the requirements specified in this policy and its associated procedures and guidelines.Web Design(25) All site designs and developments must comply with the UWS Technical Style Guide and Web Design Style Guide.Web Content(26) Obsolete or inaccurate information damages the reputation of the University. Content should be reviewed regularly and removed if out of date.Acceptable Content(27) Content on UWS-Web must be specific to the official work of the University and not expose the University to risk in relation to its reputation, the conduct of its business, or its legal or ethical obligations.Unacceptable Content(28) UWS-Web must not:contain or link to content unrelated to the official activities of the University;contain or link to outdated, inaccurate, misleading, offensive, obscene, defamatory or threatening content;contain or link to content which implicitly or explicitly contravenes State and Commonwealth legislation, including anti-discrimination legislation;contain or link to content of commercial or non-University activities performed by staff members or their families or their commercial or business associates;contain recognisable images of people unless a Photo Release form including specific release for web use has been completed and signed by those in the images (still or video). Photo release forms can be obtained from the UWS Photographer.contain content owned by external organisations;contain copyrighted content unless written permission from the copyright holder is held. Please refer to the Copyright Policy and the Intellectual Property Policy for more information.Accessibility(29) UWS is obliged to comply with the World Wide Web Consortium (W3C) Web Content Accessibility Guidelines 1.0 with the aim to meet level 2 (AA) requirements. All new websites should work towards AA compliance prior to publication.Friendly URLs(30) Friendly URLs are to be used in place of actual web addresses for commonly referenced content in print publications or promotional material. An example of a friendly URL would be http://www.uws.edu.au/campuses for references to the Campuses page.(31) A list of friendly URLs can be accessed at http://www.uws.edu.au/friendly_urls(32) Requests for allocation or changes of friendly URLs are to be submitted to the WSU.Links to External Sites

35

(33) Executive Director, Engagement and Partnerships, or delegate approves the suitability and nature of links to non-UWS websites ('outbound links') for initial or continued publication as part of UWS-Web.Sponsorship and Advertising(34) Acknowledgement of sponsors on UWS-Web is permitted where the sponsorship is directly related to the other content on the page on which it appears, for example, the inclusion of links to the websites of organisations sponsoring conferences or projects is permitted.(35) Web pages may contain an acknowledgement of sponsors of University supported projects, provided that the appearance of the acknowledgement is in keeping with the University's web page design guidelines. Other forms of advertising on UWS-Web are not permitted.(36) Notwithstanding the above, mentioning of a sponsors' name is not permitted on the main entry-points to the site (e.g. UWS home page).(37) Sponsor's name or company logo should not exceed the dimensions of the University logo published on UWS-Web. If this is not possible, please contact the WSU for advice.(38) Advertising for the purposes of commercial gain (e.g. revenue-raising) is not permitted on UWS-Web.(39) All web pages containing potentially promotional reference to external organisations or individuals should be referred to theExecutive Director, Engagement and Partnerships for approval.(40) Mention of particular software that was used to create a web page is not appropriate.Part C - Micro-SitesNew Micro-Sites(41) All requests for Micro-Sites are to be submitted to Web Services Unit and require the approval of the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate.(42) Business Cases supporting a Micro-Site must be lodged to the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate, at least 90 days before the proposed launch date.(43) Guidelines for applications can be found at: http://www.uws.edu.au/micrositerequest(44) Approval of the Micro-Site Business Case is by the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate.(45) The final sign off for the launch of a Micro-Site is by the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate.

Part D - Domain Name Registrations(46) Information Technology Services (ITS) is responsible for authorising domain name registrations and renewals. Requests for domain names must be logged via the IT Service Desk at servicedesk@uws.edu.au.

Part E - AARNET Membership and Web Obligations(47) As a member of Australia's Academic and Research Network, the University is bound to comply with the AARNET Access Policy which includes conditions that impact the University's responsibilities in relation to web management.

Part F - Web Hosting for External Organisations

36

(48) The University may provide web hosting for external organisations where an official relationship exists between the parties and where hosting provides a benefit in relation to the mission and goals of the University.(49) Websites that have potential to present a risk in relation to UWS-Web are not permitted.(50) The nature of the information published must be consistent with the University's Web Policy and relate to the mission and goals of the University and meet the following criteria:The information must relate closely to the University's strategies and objectives;There must be a demonstrable benefit to the University;The pages should have a positive impact on the University's reputation or image;The published information should not expose the University to the risk of legal liability or contradict official University policies;The University cannot provide a subsidised service to external organisations if the service unfairly competes with private providers.New or Transferred Websites(51) For consideration of web hosting, the chief executive (or equivalent) of the external organisation must lodge an application to the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate at least 90 days before the intended launch date of the website with final approval by the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate.(52) The application process is outlined at: http://www.uws.edu.au/transfermicrosite(53) The decision of the Executive Director, Engagement and Partnerships or delegate is final.(54) Where approved, a Service Level Agreement between the Deputy Vice-Chancellor, International and Development and the chief executive (or equivalent) of the external organisation must be signed at least 60 days before the intended launch date of the website.(55) Hosting arrangements and corresponding Service Level Agreements are subject to annual review.Replacement Websites(56) Where an external organisation intends to replace a website that is currently hosted by the University, a new proposal must be submitted and, where approved, a new service level agreement entered into. Proposals for replacement sites are assessed and processed under the same conditions and arrangements as new websites.

Part G - Social Media(57) All University videos must adhere to the Digital Production Standards.(58) All official use of social media at UWS must follow the UWS Social Media Guidelines.Part H - Protocol for Exemptions(59) It may be determined that an exemption be granted to accommodate extenuating circumstances under this policy. Should an exemption be required, a business case providing grounds to support such an exemption must be submitted to the Executive Director, Engagement and Partnerships for consideration in consultation with key stakeholders, as appropriate.(60) If not approved, there is a right of appeal to the Chair of the Web Steering Committee.(61) The decision of the Chair of the Web Steering Committee in such matters is final.

SECTION 5 - GUIDELINES

37

(62) Web Design Style Guide(63) Technical Style Guide(64) Social Media Guidelines(65) Digital Production Standards(66) Micro-Site Guidelines and Support

UNC CHARLOTTEhttp://legal.uncc.edu/policies/up-302

C. Web Page FormatAll University web pages:

Should be constructed using the University standard content management system (CMS.) Web pages constructed in an alternate CMS due to technical requirements not supported by the University standard content management system must be approved by Marketing Services and must adhere to University branding guidelines.

Templates are to be provided online and created and approved through Marketing Services in the Division of University Advancement.

Faculty pages are not covered by CMS templates but must use the University logo in accordance with University branding guidelines.

Must coordinate the development of new web pages through Marketing Services, Web Communications, and Information and Technology Services (ITS), whether the pages are created in-house or using an approved vendor.

Must adhere to the current version of the University’s Web Standards Guide.Failure to adhere to these formatting requirements may result in the web page’s removal from University servers. G. Hosting Websites for External EntitiesWebsites for entities such as professional associations, consortiums, or journals that are not University units, University affiliates, or registered student organizations may be hosted on University servers only when the entity has a relationship with the University that supports the University's mission and only upon approval of the Director of Marketing and the University Chief Information Officer. Such a relationship may be demonstrated by one or more of the following circumstances:

1. The entity is an organization of which the University itself is a member.2. The entity is an organization of which a faculty or staff member is a member, and the 

relevant department chair, director, or vice chancellor approves the hosting as being in support of the University’s mission.

3. The University has, or enters into, a contractual relationship with the entity for hosting its website.

UTAH VALLEY UNIVERSITYhttp://www.uvu.edu/wds/webstandards/cmsstandards.html

38

Our current policy is all institutional pages on the UVU web site will be in an approved CMS solution. Currently, the approved CMS systems are OUCampus provided by OmniUpdate and Luminis CMS. As our needs change, the CMS solutions approved may change.

VIRGINIA UNION UNIVERSITYhttp://www.vuu.edu/Uploads/files/Website%20Policies.pdf

PurposeThe Virginia Union University (VUU) web site is accessed by both internal and external markets as well as the general public. The site serves all these constituencies. The VUU home page is designed with the external market as its primary audience but also as a source of vital information for faculty, students and staff. The University web site should be managed to ensure that information is accurate, and pertinent. This policy establishes standards for all University web pages linked to/from the VUU Web site. It is intended to establish and maintain a coherent appearance for the University, promote a positive image and ensure accountability for information presented in the name of the University.

The university appreciates the spirit in which the web was created and currently exists. VUU also recognizes that material created by its component departments, schools, and other official sources represent the university to audiences within the institution and far beyond. A conscious effort has been made by the Office of University Relations to meet regulatory guidelines and compliance, promoting consistency, quality and a cohesive, unifying image for the institution while also assuring individuality.

I. The VUU Home Pagewww.vuu.edu is the official Internet site ("home page") for the University. The home page’s primary objective is to provide an attractive, distinctive, clear and easily navigable point-of-entry to the wealth of information on VUU’s Internet servers, and to set a tone and style for other University pages. The VUU main home page (www.vuu.edu) is managed by the Office of University Relations.

II. Publications PolicyThe University is reflected in the appearance and content of its web pages. Therefore, official VUU pages should be prepared with this function in mind. Care should be taken to ensure that information is accurate, up-to-date and consistent with the university mission. The current VUU template is to be used in developing a cohesive look for the university. While the header and footer are to remain consistent throughout, the body of the page allows for individuality of the campus unit.

III. Copyright and PrivacyInformation created by a government agency is largely considered to be in the public domain. "Found" graphics or outside information must not be used on Web sites without proper attribution. Copyright laws must be followed.

39

Specific web-based forms that require personal information from a visitor must post a privacy policy or a link to the policy indicating how the information will be used and under what conditions the information may be shared or released to another party.

Organization WebsitesOrganization websites are granted for recognizable student or alumni organizations and associations. Should the entity cease to hold recognition by the University through the Office of Student Activities and Leadership, the organization’s website will be removed. The student organization is solely responsible for the content on its website and must conform to these policies.

IV. ResponsibilityA. The Web Content Coordinator located in the Office of University Relations acts as the campus webmaster to develop University web pages for the main VUU web site. The Web Content Coordinator maintains links to organizational unit web pages in accordance to the VUU policy. University Relations may refuse to link to web pages which are not being prepared or maintained in accordance with university policy. Web pages that are not hosted by the University, will be refused unless there is written notice from the Office of the President.

B. Requests to have links added from the official VUU home page are to be made through University Relations, by filling out the website request form. Send requests to cdepps@vuu.edu.

C. Every organizational unit head shall designate an individual(s) to serve as department Web Publisher. To ensure continuity, these individuals must be regular (non-student) university employees. The organizational unit head will keep the Web Content Coordinator (campus Webmaster) appraised of the current designees.

Web Liaisons for VUU Web pages are responsible for: ensuring the accuracy and timeliness of the information presented; abiding by VUU’s Web publishing and identity standards regularly updating and keeping published information current; understanding and complying with copyright, privacy, accessibility, intellectual property 

and libel laws; responding in a timely fashion to inquiries and comments directed at one’s published 

material; and users must, uniformly, guard against abuses that disrupt the system and threaten its 

long-term viability, degrade performance, deprive access to a VUU resource, or embarrass the 

university.

All content will not be posted until approved by the Web Content Coordinator.

40

V. Submitting a Web page contentThe Office of University Relations reviews all proposed official web pages prior to final publication to the Web. Interdepartmental publications also may be subject to approval by University Relations. University Relations will check for consistency, grammar, and graphic file size. If editorial and/or design questions arise or if there is a need for more than minimal copy or design revision, University Relations will consult with the author. On-line forms will be created by the campus Webmaster. If you have a need for a form send the request and the need for the form to the Webmaster by using the website request form.

VI. Web Page Standards(1) Load Time. Large file sizes require longer time to download. Internet studies show a user will only wait an average of 8-10 seconds for a page to download. With this in mind, all standard practices to minimize each file size loaded with the page should be used. This includes graphic optimization for all images. For assistance or additional information on reducing file sizes, contact the campus Webmaster.

(2) Duplication and Unused Files. To facilitate revisions and prevent contradictory informationfrom appearing on the university web site, unit Webmasters should link to needed information already on the university web site rather than duplicating the information on their own sites. To request a VUU image, contact the Office of University Relations.

(3) Identification. Each web site's association with Virginia Union University must be clearly identified. The name of the organizational unit should be on every page it creates. The Unit Webmaster’s, Department Head’s or Director’s e-mail address should be displayed on the unit's main page or “contact us” page. To preserve anonymity, generic e-mail addresses may be used.

(4) Under construction. Under construction messages or image signs should not be used.(5) Names. Files, folders, and images are not to have spaces in the name. Spaces are often overlooked when users type URLs. Moreover, spaces in links occasionally do not work

(6) Logo. The VUU logo is a marketing symbol meant to convey, at a glance, that the page is arepresentation of Virginia Union University.

(7) Seal. Use of the VUU seal is not allowed on the web pages.Violations of policy include but are not limited to: misuse of logo, misinformation, inaccuracy, violations of copyright, Federal or State Laws, and violation of Virginia Union University Website Policy.

Pages deemed in violation of this policy may be subject to removal and or loss of Web privileges or maintained in accordance with university policy. Web pages that are not hosted by the University, will be refused unless there is written notice from the Office of the President.

41