unclassified sans classification /^s ept mb r 2019 le/s

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'septembre2019

3000-1 (DG DMPC-OpH)

Liste de distribution

DIRECTIVE SURL'INSTITUTIONNALISATION DU SYSTEME DESUIVI ET D'ANALYSEDE L'OPERATION HONOUR (SSAOPH)

References : A. Rapport de I'examen externe surI'inconduite sexuelle et le harcelement sexueldans les Forces armees canadiennes, 27 mars2015B.Protection, s6curife, engagement: la politiquede defense du Canada, juin 2017C.Ordre d'operation du CEMD (O Op CEMD) -Op HONOUR, 14aout2015D.O FRAG 001 de I'O Op du CEMD - OperationHONOUR, 18 mars 2016E.O FRAG 002 de I'O Op du CEMD - OperationHONOUR, 9 decembre 2016F.O FRAG 004 de I'O Op du CEMD - OperationHONOUR, 5 mars 2018G.IPO sur le SSAOPH, lien SharePoint menantau SSAOPHH. Loi sur la protection des renseignementspersonnels, L.R.C., 1985, ch. P-21

I. Analyse des facteurs relatifs a ^ncidence sur lavie privee (AFIVP); Systeme de suivi et d'analysede I'operation HONOUR (SSAOPH)

SITUATION

1. (SC) Generalites. Avant le lancement deI'operation HONOUR, les Forces armeescanadiennes n'avaient pas de base de donnescentrale pour enregistrer tous les dossiersd'inconduite sexuelle. L'O FRAG 001 de I'Ordred'operation du chef d'etat-major de la Defense -Operation HONOUR, date du 18 mars 2016, ainstruit toutes les organisations de N1 de signalertous les cas d'inconduite sexuelle a I'Equiped'intervention strategique des Forces armeescanadiennes sur I'inconduite sexuelle (EISF-IS),aujourd'hui appelee Direction - Conduite militaireprofessionnelle - Operation HONOUR(DCMP-OpH), a partir du 1er avril 2016. EnJanvier 2018, le Systeme de suivi et d'analyse de

Le/s<

SANS CLASSIFICATIONUNCLASSIFIED

/^September 2019

3000-1 (DG DNIPC-OpH)

Distribution List

DIRECTIVE FOR THEINSTITUTIONALIZATION OF THEOPERATION HONOUR TRACKINGAND ANALYSIS SYSTEM (OPHTAS)

References: A. External Review Report onSexual Misconduct and Sexual Harassmentin the Canadian Armed Forces 27 March

2015B.Strong, Secure, Engaged - Canada'sDefence Policy June 2017C.CDS OP Order - Op HONOUR dated 14August 2015D.FRAGO 001 to CDS Op Order - OperationHONOUR dated 18 March 2016E.FRAGO 002 to CDS Op Order - OperationHONOUR dated 9 December 2016F.FRAGO 004 to CDS Op Order - OperationHONOUR dated 5 March 2018G.OPHTAS SOPs, OPHTAS SharePointLinkH. Privacy Act, R.S.C., 1985, c. P-21

I. Privacy Impact Assessment (PIA);Operation HONOUR Tracking & AnalysisSystem (OPHTAS)

SITUATION

1. (U) General. Prior to the introductionof Operation HONOUR, the Canadian ArmedForces (CAF) did not have a dedicatedcentral database to record all cases of sexualmisconduct. FRAGO 001 to the Chief ofDefence Staff Operation Order for OperationHONOUR, dated 18 March 2016, directedthat all Level 1 organizations report sexualmisconduct incidents to the Canadian ArmedForces Strategic Response Team on SexualMisconduct (CSRT-SM; now called theDirector Professional Military Conduct -Operation HONOUR (DPMC-OpH)) startingon 1 April 2016. In January 2018, theOperation HONOUR Tracking and Analysis

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I'op6ration HONOUR (SSAOPH) a ete lance entant que moyen exclusif d'enregistrer, de suivreet d'analyser les cas d'inconduite sexuelle.L'enregistrement regulier de ces cas par lesunites dans le SSAOPH a commence en avril2018.

2.(SC) Le SSAOPH fonctionne comme unsysteme centralise permettant aux unites desFAC d'enregistrer et de suivre les casd'inconduite sexuelle et leurs resultats. C'est unesource d'information centrale exacte surI'etendue de I'inconduite sexuelle, a I'intention dela chaine de commandement; il fournit desrapports sur les donnees cumulatives quirenseignent sur I'efficacite des programmes Ifes aI'inconduite sexuelle.

3.(SC) Definition du probleme. Lesdonnees du SSAOPH doivent etre exactes et ajour. Tous les N1 doivent done veiller a ce queleurs unites subalternes enregistrent dans les48 heures (deux jours ouvrables) tous les cassignales a leur chaine de commandement et ^ cequ'elles mettent les dossiers a jour a mesure quede nouveaux renseignements sont connus,conformement aux IPO sur le SSAOPH(reference G).

4.(SC) Hypotheses. Le SSAOPH a ete misen oeuvre en avril 2018, mais tous les N1 neconnaissent pas a fond leurs responsabilites, ettoutes les unifes des FAC ne sont pas au courantde la necessite d'enregistrer et de mettre a jourles dossiers d'inconduite sexuelle dans leSSAOPH.

5.(SC) Limites:

a.Contraintes: Tous les N1 doiventenregistrer dans le SSAOPH tousles cas d'inconduite sexuellesignales a la chaine decomandement.

b.Les dossiers entres dans leSSAOPH doivent etre mis a jour ^mesure que de nouveauxrenseignements sont connus, et ce,jusqu'a ce que tous les details

(U) Limitations:

a.Constraints: All L1s mustrecord all cases of sexualmisconduct reported to the chainof command in OPHTAS.

b.OPHTAS cases must beupdated as new informationbecomes available until allavailable Information is enteredinto the case and the case isconsidered closed IAW

4. (U) Assumptions. Although OPHTASwas implemented in April 2018, not all L1sare fully aware of their responsibilities and notall CAF units are aware of the requirement torecord and update sexual misconduct casesin OPHTAS.

3. (U) Problem Definition. OPHTASdata must be accurate and up-to-date.Therefore, all L1s must ensure that theirsubordinate units record all incidents reportedto the unit chain of command within 48 hours(two working days) and update these casesas new information becomes available IAWthe OPHTAS SOPs (reference G).

2. (U) OPTHAS operates as acentralized system for CAF units to recordand track incidents and outcomes of sexualmisconduct. It is an accurate centralinformation source on the extent of sexualmisconduct for the chain of command,providing aggregated data reports to informthe effectiveness of programs related tosexual misconduct.

System (OPHTAS) was launched as adedicated means of recording, tracking andanalysing incidents of sexual misconduct.Routine unit recording on OPHTAS began inApril 2018.


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existants aient ete consigns dansle dossier et que celui-ci soitconsidere comme etant clos,conform^ment aux IPO sur leSSAOPH.

c.Les grades minimums desutilisateurs du SSAOPH sont lessuivants : Sgt/M 2, pour lescommis-chef des unites; Adj/M 1,pour les autres MR; Capt/Ltv, pourles officiers. Les utilisateurs civils duSSAOPH doivent se trouver a unniveau equivalent a celui d'un MRsuperieur ou d'un officiersubalterne. Les recommandationsvisant les utilisateurs inferieurs aces niveaux doivent etreapprouvees par ia DCMP-OpH.

d.Restrictions: Conform^ment a laLoi sur la protection desrenseignements personnels et aI'Analyse des facteurs relatifs aI'incidence du systeme sur la vieprivee, le SSAOPH est congu pourempecher la production de rapportscomportant des renseignements surI'identite des personnes (noms, NM,etc.).

e.Les renseignements du SSAOPHne doivent servir a rien d'autre queI'enregistrement, le suivi et la mise ajour des cas d'inconduite sexuelle.

f.Afin d'eviter des conflits d'interets6ventuels ou pergus comme telschez les personnes qui jugent lescas d'inconduite sexuelle etenregistrent les details de ces casdans le SSAOPH, lescommandants, les commandantsadjoints, ou leurs equivalents, nedoivent pas etre des utilisateurs duSSAOPH.

e.OPHTAS information will not beused for any purpose other thansexual misconduct incidentrecording, tracking andupdating.

f.To avoid potential conflict ofinterest or perceived conflict ofinterest by both adjudicatingcases of sexual misconduct andrecording the details of thesecases in OPHTAS, CommandingOfficers, Deputy CommandingOfficers, or their equivalent shallnot be OPHTAS users.

Restraints: IAW the Privacy Actand the Privacy ImpactAssessment for the system,OPHTAS is designed to preventthe generation of reports withpersonal identificationinformation (Names, SN etc.).

The minimum rank OPHTASuser is Sgt/PO2 for unit ChiefClerks, WO/PO1 for other NCMsand Capt/Lt(N) for officers.Civilian OPHTAS users shouldbe at the equivalent level as asenior NCM or junior officer.Recommendations for usersbeiow these ranks must beapproved by DPMC-OpH.

OPHTAS SOPs.


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6.(SC) Etat final: Le SSAOPH contiendraavec exactitude tous les renseignements a ladisposition de la chaine de commandement surtous les cas d'inconduite sexuelle signalesconcernant des membres des FAC et desemployes civils du MDN relevant de la chaine decommandement des FAC.

MISSION

7.(SC) Tous les cas d'inconduite sexuelleconnus de la chaine de commandementconcernant des membres des FAC et desemployes civils du MDN seront enregistres et misa jour dans le SSAOPH pour que les FACpossedent une source de donnees exactes etfiables sur I'inconduite sexuelle.

EXECUTION

8.(SC) Intention du CEMD. Faire en sorteque le SSAOPH soit la principale sourced'information fiable sur les cas d'inconduitesexuelle signal^s a la chaine de commandementdes FAC.

9.(SC) Taches:

a. VCEMD: Au nom du VCEMD, laDCMP-OpH assume laresponsabilite globale du SSAOPH.II assumera les fonctionssuivantes :

(1)Gerer le systeme et continuera I'am^liorer pour garantirI'integrite des donnees;

(2)Concevoir et offrir la formationa tous les utilisateurs duSSAOPH;

(3)Se r^unir avec les BPR desN1 tous les trimestres pour lestenir informes sur leselements nouveaux duSSAOPH et se tenir aucourrant des fonctionnalites etdes caracteristiques de cedernier;

(1)Manage and continue toimprove the system toensure data integrity;

(2)Design and conduct thetraining for all OPHTASusers;

(3)Meet L1 OPIs quarterly tokeep them informed aboutdevelopments in OPHTASand maintain situationalawareness on OPHTASfunctionality and features;

9. (U) Tasks:

a. VCDS: On behalf of VCDS,DPMC-OpH has overallresponsibility for OPHTAS.DPMC-OpH will:

EXECUTION

8. (U) CDS Intent. To ensure OPHTASis the primary reliable source of informationon sexual misconduct incidents reported tothe CAF chain of command.

MISSION

7. (U) All sexual misconduct incidentsknown to the chain of command involvingCAF members or DND civilians will berecorded and updated in OPHTAS to ensurethe CAF has an accurate and reliable datasource for sexual misconduct.

6. (U) End State. OPHTAS willaccurately reflect all the information availableto the chain of command for all reportedincidents of sexual misconduct involving CAFmembers and DND civilians under the CAFchain of command.


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Responsabilit^s des BPR duSSAOPH des organisations de N1.Le BPR du SSAOPH de N1 estcharge d'administrer le SSAOPH ausein de son N1. Le BPR duSSAOPH assume les fonctionssuivantes:

Responsibilities of L1OPHTAS OPIs. The L1OPHTAS OPI is responsible forthe administration of OPHTASwithin the L1. The duties of theOPHTAS OPI are:

(5)Faire des verificationsregulieres des donnees duSSAOPH. Porter toutprobleme releve a I'attentiondu BPR de N1 pourrectification;

(6)Faire enquete sur tout cas denon-conformite aux directiveset aux lignes directrices duSSAOPH;

(7)Pr^parer les rapports tel quedemandes; et

(8)Donner suite toutes lesdemandes de renseignementspersonnels et d'acces ai'information relatives aux

informations du SSAOPH.

Tous les niveaux 1: II incombe atous les N1 de garantir la bonneadministration du SSAOPH danstoutes leurs organisationssubalternes. Les N1 doivent nommerun BPR du SSAOPH qui est charged'administrer le programme et dedesigner les utilisateurs subalternesdu SSAOPH. Les unites trap petitespour avoir besoin d'un utilisateurattitre du SSAOPH doivent plutotdesigner un POC a cet egard.

(4) Tenir a jour le depbt centraldes directives et desinstructions sur le SSAOPHqui sont accessibles a tous lesutilisateurs de ce dernier;

All Level 1s: All Lisareresponsible for ensuring theproper administration ofOPHTAS in all of theirsubordinate organizations. L1swill appoint an OPHTAS OPI toadminister the program anddesignate subordinate OPHTASusers. Units too small to requirea dedicated OPHTAS user shallhave a designated OPHTASPOC.

(6)Investigate any issues ofnoncompliance withOPHTAS guidance anddirection;

(7)Prepare reports asrequested; and

(8)Action all Privacy andAccess to Informationrequests for OPHTASinformation.

(4)Maintain the currency ofthe central repository ofOPHTAS directives andinstructions that isaccessible to all OPHTASusers;

(5)Conduct regular audits ofOPHTAS data. Refer anyissues identified to the L1OPI for rectification;


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(1)Recevoir la formation sur leSSAOPH;

(2)Coordonner la formation detous les utilisateurssubalternes au sujet duSSAOPH;

(3)Veiller ^ ce que chaque unitesubalteme dispose d'unnombre suffisant d'utilisateursdesignes formes sur leSSAOPH;

(4)Faire des verificationsregulieres des des comptesdes utilisateurs du SSAOPH deN1. Retirer I'acces auSSAOPH aux utilisateurs quichangent de poste et ne serontplus des utilisateurs actifs. LesBPR du SSAOPH de N1soumettront une nouvelledemande d'acces a I'intentiondes utilisateurs qui changentde poste tout en continuant dese servir du SSAOPH dansleur nouveau poste au sein deI'organisation de N1;

(5)Faire enquete sur lesproblemes de non-conformiteaux directives et lignesdirectrices sur le SSAOPH etprendre les mesuresrectificatrices qui s'imposent;

(6)Faire des verificationsregulieres pour s'assurer queles entrees dans le SSAOPHsont executees correctementet mises a jour promptement;

(7)Se tenir au courant deschangements apportes auSSAOPH et en informer lesutilisateurs du SSAOPH dansson unite;

(8)Signaler a la DCMP-OpH les

(6)Conduct regular audits toensure OPHTAS entriesare completed correctlyand are being updated in atimely manner;

(7)Remain current onOPHTAS changes andcommunicate thisinformation to their unitOPHTAS users;

(8)Report OPHTAS issues to

(5) Investigate issues ofnoncompliance withOPHTAS guidelines anddirections and takingactions to correct those

(4) Conduct regular audits ofL1 OPHTAS useraccounts. Remove

OPHTAS access for userswho change position andwill no longer be activeusers. L1 OPHTAS OPIswill action a new OPHTASapplication for users whochange positions but whowill continue to beOPHTAS users in a newposition within the L1organization;

(3) Ensure that eachsubordinate unit hassufficient designatedtrained OPHTAS users;

(1)Complete OPHTAStraining;

(2)Coordinate OPHTAStraining for all subordinate

users;


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problemes relatifs auSSAOPH;

(9)Preparer les rapportsstatistiques sur le SSAOPHque le N1 demande; et

(10)Representer le N1 auxreunions des groupes detravail sur le SSAOPH.

Responsabilites de la chafne decommandement de I'unite:

(1)La chafne de commandementde chaque unite en informeI'utilisateur designe duSSAOPH quand un casd'inconduite sexuelle lui estsignale et lui communique lesrenseignements qu'il faut pourenregistrer le cas dans leSSAOPH;

(2)Voir ^ ce que chaque cas soitenregistre dans le SSAOPHdans les 48 heures (deux joursouvrables) suivant le momentoil il est signale a la chaine decommandement;

(3)Inclure la DCMP-OpH dans laliste des destinataires de toutRll lie a un cas d'inconduitesexuelle. Envoyer le Rll aI'utilisateur du SSAOPHdesigne de I'unite pour qu'ilsoit entre dans le dossier duSSAOPH; et

(4)Informer I'utilisateur duSSAOPH de tout elementnouveau concemant un cas

d'inconduite sexuelle pour tenirle dossier a jour dans leSSAOPH, jusqu'a ce que ledossier soit clos conformementaux IPO sur le SSAOPH.

(4) Advise the OPHTAS userof any developments in asexual misconduct incident,keeping the OPHTAS casecurrent, until the case isclosed IAW OPHTASSOPs.

(9)Complete OPHTASstatistical reports asrequested by the L1; and

(10)Represent the L1 atOPHTAS working groupmeetings.

d. Responsibilities of unitChains of Command:

(1)The chain of command ofevery unit will inform thedesignated unit OPHTASuser whenever a sexualmisconduct incident isreported to them andprovide the informationrequired to record the casein OPHTAS;

(2)Ensure cases are recordedin OPHTAS within 48 hours(two working days) of thecase being reported to thechain of command;

(3)Include DPMC-OpH as anaddressee on any SIRsrelated to sexualmisconduct. Forward theSIR to the unit designatedOPHTAS user for inclusionin the OPHTAS case; and

DPMC-OpH;


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Responsabilites de I'utilisateur duSSAOPH d'unite Les fonctions deI'utilisateur du SSAOPH sont lessuivantes:

(1)Recevoir la formation sur le

SSAOPH;

(2)Entrer dans le SSAOPH tousles renseignements existantssur les cas d'inconduitesexuelle, des qu'ils sont regus.II n'est pas necessaire d'avoirtous les renseignements avantde creer un dossier;cependant, il est inacceptabled'omettre d'entrer un coded'identification de dossierpersonnel (CIDP) ou unnum6ro matricule (NNI), oud'enregistrer un faux CIDP ouNM (p. ex. A23 456 789) dansun dossier du SSAOPH quandces informations sontdisponibles;

(3)Dans les cas ou un Rll estcree, il faut I'inclure en piecejointe au dossier dans leSSAOPH;

(4)Faire la liaison avec la chafnede commandement de I'unitepour mettre a jour lesrenseignements manquants audossier;

(5)Mettre le dossier a jour dans leSSAOPH des la reception desrenseignements;

(6)Suivre revolution de chaquecas pour s'assurer que lesrenseignements sont completset qu'aucun champ n'est laissevide avant de clore le dossier;

(7)Informer le BPR du SSAOPHde N1 sur tout probleme lie ausysteme;

(5)Update OPHTAS cases assoon as information isreceived;

(6)Track cases to ensure thatinformation is complete andthat fields are not leftempty before closing acase;

(7)Inform the L1 OPHTASOPI of any problems orissues with OPHTAS;

(3)For cases in which a SIR iscreated, include the SIR asan attachment in theOPHTAS case;

(4)Liaise with the unit chain ofcommand to updatemissing case information;

Responsibilities of unitOPHTAS users. The duties ofOPHTAS users include thefollowing:

(1)Complete OPHTAStraining;

(2)Enter all available sexualmisconduct caseinformation into OPHTASas soon as it is received.Complete information doesnot have to be availablebefore creating a case;however, it is unacceptableto omit entering a PersonalRecord Identifier (PRI),Service Number (SN) orenter a false PRI or SN(e.g., A23 456 789) in anOPHTAS case recordwhen this information isavailable;


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10. (SC) Instructions de coordination:

a.Lignes directrices sur le SSAOPH.Des instructions detaillees sur lefonctionnement du SSAOPH sontdisponibles dans les IPO duSSAOPH (voir la reference G). II fautici mettre I'accent sur certainsprocessus des pour garantirI'efficacite du systeme.

b.Le SSAOPH a pour objet de tenirdes dossiers exacts sur les cas

10. (U) Coordinating Instructions:

a.OPHTAS Guidelines. Detailedinstructions on the operation ofOPHTAS are available in theOPHTAS SOPs (reference G).There are some key processesthat must be reiterated here toensure the effectiveness of thesystem.

b.OPHTAS is intended to maintainaccurate records of sexual

(8)Informer le BPR du SSAOPHde N1 quand I'utilisateur duSSAOPH cesse d'exercer sesfonctions; et

(9)Communiquer avec la DCMP-OpH quand la demande en estfaite.

f.SNIA(GI). Le SMA(GI) continuera demaintenir la fonctionnalite duSSAOPH et d'appuyer ledeveloppement de ce dernier et desoutils d'analyse operationnelleconnexes.

g.ENIIS. L'quipe du transfert desdonnees de la cellule interarmees defusion du renseignement integre(CIFRI) continuera de transmettreles listes des Rll relatifs a des casd'inconduite sexuelle a laDCMP-OpH. Celle-ci se servira deces listes pour s'assurer que tous lesRll sont enregistres dans leSSAOPH.

h. Secretaire general. Le Directeur -Acces a I'information et protectiondes renseignements personnelsacheminera toutes les demandes derenseignements depuis le SSAOPHvers le coordonnateur de IAIPRP duVCEMD pour que la DCMP-OpH ydonne suite.

Corporate Secretary. DirectorAccess to Information andPrivacy will direct all requestsfor information from OPHTAS tothe VCDS ATIP coordinator foraction by DPMC-OpH.

ADM(IM). ADM(IM) will continueto maintain the functionality ofOPHTAS and continue tosupport the development ofOPHTAS and associatedbusiness analytic tools.

SJS. The Joint IntegratedIntelligence Fusion Cell (JIIFC)Data Transfer Team willcontinue to forward rollups ofSIRs involving incidents ofsexual misconduct to DPMC-OpH. DPMC-OpH will use thisreport to ensure that all SIRsare recorded in OPHTAS.

(9) Liaise with DPMC-OpHwhen requested.

(8) Inform the L1 OPHTASOPI when ceasing dutiesas an OPHTAS user; and


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d'inconduite sexuelle et sur leursresultats, aux fins de rapports etd'analyse. Les rapports sont etablisa un niveau cumulatif et non a unniveau individuel. Desrenseignements complets sontnecessaires pour etablir desrapports exacts.

Chaque cas doit etre enregistr^ dansle SSAOPH dans les 48 heures(deux jours ouvrables) suivant lemoment oil il a ete signale a lachaine de commandement de I'unite.II est entendu que Ton risque de nepas avoir tous les renseignementsnecessaires au moment oil I'incidentest signale. II faut alors entrer unrapport incomplet dans le SSAOPHau lieu d'attendre d'avoir tous lesrenseignements pour le faire.

Les utilisateurs du SSAOPH doiventenregistrer tous les renseignementsconnus sur les intimes et lesplaignants. Une seule exception : lesrenseignements identifiant lespersonnes de moins de 18 ansdoivent etre omis. Dans ces cas, ilfaut enregistrer tous les autresrenseignements du dossier.

Chaque dossier du SSAOPH doitetre mis a jour a mesure que lesrenseignements sont regus, jusqu'ace qu'il soit considere comme clos,qu'il soit fonde ou non. Cela vautaussi pour les cas de faussesallegations.

II n'est pas necessaire d'enregistrerles cas qui ont eu lieu avant le 1eravril 2016 et qui ont d^ja fait I'objetd'une enquete et ont ete regies, ouau sujet desquels aucune mesure nesera prise ou n'est prevue. LaDCMP-OpH fournira des conseils surles dossiers necessitant desclarifications.

f. There is no requirement torecord cases that occurred priorto 1 April 2016 which havealready been investigated andresolved or for which no currentactions are going to be taken orare anticipated. DPMC-OpH willprovide advice for cases thatrequire clarification.

misconduct incidents and theiroutcomes for the purposes ofreporting and analysis.Reporting is to be done at anaggregate level and not at theindividual level. Completeinformation is necessary foraccurate reporting.

c.Cases will be recorded inOPTHAS within 48 hours (twoworking days) of an incidentbeing reported to the unit chainof command. It is recognizedthat not all the requiredinformation may be available atthe time an incident is reported.An incomplete report should berecorded in OPHTAS vicewaiting for all information tobecome available.

d.OPHTAS users must record allavailable information aboutrespondents and complainants.The only exception is thatinformation identifyingindividuals under 18 years ofage will not be entered. Forthese cases, all other caseinformation must be entered.

e.OPHTAS cases must beupdated as information isreceived until a case isconsidered completed, whetherfounded or unfounded, includingcases of false allegations.


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g. Les seules personnes ayant accesaux dossiers entres dans leSSAOPH sont les utilisateurs de cedernier, les personnes designeespar la chafne de commandement, lesBPR des N1, le personnel de laDCMP-OpH charge des operationsdu SSAOPH et le personnel de laDirection - Planification etintegration d'applications (DPIA)charge du developpement duprogramme du SSAOPH. LeSSAOPH repose sur un regimed'acces a paliers : I'utilisateur d'uneunite ne peut acceder qu'auxdossiers concernant son unite; lesBPR de N1 ne peuvent lire que lesdossiers de leur N1; seuls laDCMP-OpH et le DPIA ont acces atous les dossiers du systeme.

h. L'utilisation et I'entreposageappropries des renseignementspersonnels entres dans le SSAOPHsont regis par la Loi sur la protectiondes renseignements personnels.L'Analyse des facteurs relatifs aI'incidence du SSAOPH sur la vieprivee (AFIVP) precise que lesrenseignements personnels ne sontaccessibles qu'aux responsablesprincipaux des dossiers ou a lachalne de commandement duplaignant ou de la personne mise encause dans I'incident et que lesdonnees personnelles ne peuventetre telechargees, communiqueesou imprimees. Toute violationeventuelle de la Loi susmentionndedoit etre signalee aux autoritescompetentes aux fins d'enquete.

11. (SC) Approche des Affaires publiques.En ce qui concerne les operations quotidiennesdu SSAOPH, I'approche des Affaires publiquesest reactive : les demandes de renseignementsdes medias seront transmises aux Affairespubliques de la DCMP-OpH.

11. (U) Public Affairs Posture. ThePublic Affairs posture for day to day OPHTASoperations is reactive. Media queries will bedirected to DPMC-OpH Public Affairs.

The proper use and storage ofpersonal information recorded inOPHTAS is governed by thePrivacy Act. The OPHTASPrivacy Impact Assessment(PIA) states that personalinformation is only available toprimary case owners or thechain of command of thecomplainant or respondentinvolved in the incident, and thatpersonal data cannot bedownloaded, reported, orprinted. Any potential breachesof the Privacy Act will bereferred to the appropriateauthorities for investigation.

The only personnel with accessto OPHTAS cases are theOPHTAS users, designatedchain of command personnel, L1OPIs, DPMC-OpH personnelresponsible for OPHTASoperations, and the DirectorApplication Planning andIntegration (DAPI) personneltasked with OPHTAS programdevelopment. OPHTAS uses atiered access system: unit userscan only see cases in their unit;L1 OPIs can only see cases intheir L1; only DPMC-OpH andDAPI have access to the entiresystem.


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J.M. LanthierLieutenant-General

Distribution List (page 13)Liste de distribution (page 13)

Le lieutenant-gen^ral,

UNCLASSIFIEDSANS CLASSIFICATION

12. (U) DPMC-OpH POCs:12. (SC) POC DCMP-OpH:

a.DPMC-OpH, 613-901-5899;a. DCMP-OpH, 613-901-5899;

b.DPMC-OpH RCPM Sectionb. DCMP-OpH/Chef de section,Head, 613-901 -5953; andCRMR, 613-901-5953; et

c.DPMC-OpH Desk Officer,613-c. DCMP-OpH/Officier responsable,996-5955.613-996-5955.

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Liste de distribution

Ex^cution

VCEMDEMISSMA(Mat)Cmdt MRCCmdt ACCmdt ARCCmdt CPMCmdt COICCmdt COMRENSFCCmdt COMFOSCANSMA(Fin)SMA(IE)SMA(GI)SMA(S & T)SMA(Svcs Ex)SMA(AP)EMIS/CFIRIVCEMD/A

Information

SMCEMDSMA(RH-Civ)DAIPRPDPIACHS

Distribution List

Action

VCDSSJSADM(Mat)Comd RCNComd CAComd RCAFComd MPCComd CJOCComd CFINTCOMComd CANSOFCOMADM(Fin)ADM(IE)ADM(IM)ADM(S&T)ADM(RS)ADM(PA)SJS/JIIFCDVCDS

Information

DMCDSADM(HR-Civ)DAIPDAPISMRC


unclassified sans classification /^s ept mb r 2019 le/s

Documents