Questions relatives au CRA GRANTS MANAGER 27 juin 2017

Numéros Questions Réponses/Responses

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La clause IC 24.10 : Les consultants seront-ils informés de leur note respective lorsqu’ils recevront les notifications de résultats à l’issue de l’évaluation technique ?

A l’issue de l’évaluation technique et après avis de MCC sur le rapport d’évaluation, tous les consultants seront informés des notes techniques qui leurs sont attribuées.

Item IC 24.10: Will consultants receive their technical evaluation scores?

After the evaluation of technical proposals and acceptation of the technical evaluation report by MCC, all consultants will be informed of the technical scores assigned to them.

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La présence du chef de projet résident au Niger est exigé au moment de la soumission de l’offre du consultant ou au démarrage du projet ?

La présence du chef de projet (chef de mission) est exigée à partir du démarrage de la mission.

Is the presence of the team leader or chief of mission required in the field from the beginning of the project?

The presence of the project leader (head of mission) is required from the start of the mission.

3 Le chef de mission est-il forcément de nationalité nigérienne ou peut-il être un

Le chef de mission est évalué selon ses capacités et non selon sa nationalité. Il peut être de nationalité nigérienne ou étrangère.

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expatrié ?

Does the team leader need to be Nigerien?

The head of mission is evaluated according to his capacities and not according to his nationality. He or she may be of Nigerien or foreign nationality.

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La langue de soumission est l’anglais selon la DP et la traduction de certaines TECH est demandée en français … aussi la soumission du consultant devra-t-elle comporter une offre intégralement en anglais avec en addition les traductions demandées ou la soumission comportera-t-elle une partie en anglais et une autre partie en français ?

Conformément à la Clause ITC 11.1 de la DP, toute la soumission sera en anglais ce qui inclut : les formulaires techniques (Tech-1, Tech-2A, Tech-2B, Tech-3, Tech-4, Tech-5A, Tech-5B, Tech-6, Tech-7, Tech-8, Tech-9, Tech-10, et Tech-11) et les formulaires financiers (Fin-1, Fin-2, Fin-3 et Fin-4). En outre les formulaires techniques suivant (Tech-3, Tech-4, Tech-6, et Tech-11) seront impérativement traduits en français.

The language of submission is English according to the RFP and the translation of some TECH forms is mandatory in French…Should the bid entire in English or should there be some parts in English and French?

Per ITC 11.1 of the RFP, all the submission will be in English: that includes the technical forms (Tech-1, Tech-2, Tech-2, Tech-3, Tech-4, Tech-5A, Tech-5B, Tech-6, Tech-7, Tech-8, Tech-9, Tech-10, and Tech-11) and financial forms (Fin-1, Fin-2, Fin-3 and Fin-4).Additionally, the following technical forms (Tech-3, Tech-4, Tech-6, and Tech-11) must be translated into French.

5 Le nombre H/M est-il indicatif par rapport au siège et sur le terrain ou uniquement sur le terrain

Le nombre d’Hommes-mois est donné à titre indicatif pour la globalité du projet – compris la mission au Niger (Terrain) comme au siège.

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(Niger) ?

Is the number of person/months indicative for both the headquarters and the field or only for the field (Niger)?

The number of person/months is given as an indication for the overall mission in Niger (Field) as well as at headquarters (home).

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La DP demande à ce que le consultant mentionne une (ou des) expérience(s) passé(es) avec MCC. Aussi par rapport aux critères d’évaluations cette expérience est-elle une exigence ou juste un plus ? Dans le même sens est-ce une faiblesse de ne jamais avoir eu à travailler avec MCC ?

Les expériences passées avec le MCC et d’autres entités MCA, seront évaluées aux mêmes titres que les expériences passées avec d’autres donneurs d’ordres).

Ce n’est pas du tout une faiblesse de n’avoir jamais eu à travailler avec MCC

The RFP requests the consultant to provide its experience with MCC assignments.

a) Is this experience mandatory or only an advantage for the evaluation of bids?

b) In the same order, is it a weakness for lack of that experience?

a) Previous experiences with MCC and other MCA entities will be evaluated in the same way as past experiences with other contractors.

b) It is not at all a weakness to have never worked with MCC.

7 La DP demande à ce que le Non. Les expériences demandées sont les expériences similaires dans le

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consultant mentionne ses expériences similaires dans le domaine de la mission. Aussi ces expériences sont-elles relatives uniquement à celles obtenues au Niger ?

domaine de gestion des subventions au Niger et dans d’autres pays.  

The RFP requests the consultant to notice its similar experiences. Are those experiences related to Niger only?

No. The experiences requested are similar experiences in the field of grant management both within and outside of Niger

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La capacité financière du consultant est distincte de l’offre financière du consultant. Aussi les données relatives à la capacité financière sont-elles incluses dans l’offre technique ?

Oui, la capacité financière du consultant est distincte et différente de l’offre financière. La capacité financière donne la santé financière des consultants et la proposition financière donne le coût des prestations fournies par le consultant. Les preuves de la capacité financière sont dans l’offre technique.

The financial capacity of the firm is different from the financial offer. Should the data demonstrating financial capacity be included in the technical offer?

The financial capacity of the consultant is distinct and different from the financial proposition.The financial capacity gives the financial health of the consultants and the financial proposal gives the cost of the services sold by the consultant. The data of financial capacity should be included in the technical offer.

9 Des éclaircissements des 06 postes clés en comparaison avec un tableau comprenant 08 postes

ITC 12.2(c) donne le nombre du personnel clé et les efforts à déployer à titre indicatif autant pour l’équipe de base que pour le l’équipe de BDS.

Inception Period

Option Period 1

Option Period 2

Core- 7 K-staff≈ 7 K-staff≈ 7 K-staff≈

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Team 20 HM 133,5 HM 43,5 HMBDS-Team

3 K-staff≈ 15 HM

3 K-staff≈ 78 HM

3 K-staff≈ 16,5 HM

Total 10 K-staff≈ 35 HM

10 K-staff≈ 211,5 HM

10 K-staff≈ 60 HM

Total efforts estimés (à titre indicatif) ≈ 306,5 HM (noter que ce total est bel et bien de 306,5 HM et non 312,2 HM comme indiqué dans la DP)

Les critères d’évaluation des K-staff sont consignés au Chapitre III : Qualification and Evaluation Criteria, clause ITC 23.1

Comme décrit à la page 115 et à la page 116 de la DP, il y a 10 positions clés, avec la possibilité de 9 positions si le Consultant choisit de combiner le « Spécialiste des communications » avec un autre rôle. Il y a 7 k-staff « Gestionnaires des subventions et spécialistes techniques » et 3 k-staff « Spécialistes du développement de la petite entreprise ». Plus de rôles supplémentaires non essentiels mais recommandés sont décrits à la page 121 de la DP.

Please clarify the 6 k-positions compared to the table of 8 k-positions.

ITC 12.2 (c) gives the recommended number of key personnel and LOE to be deployed both for the core team and for the BDS team. The chart should be taken as a recommendation, and the consultant ultimately has discretion to propose the team structure that meets the requirements of the RFP.

Inception Period

Option Period 1

Option Period 2

Core-Team

7 K-staff≈ 20 HM

7 K-staff≈ 135,5 HM

7 K-staff≈ 43,5 HM

5

BDS-Team

3 K-staff≈ 15 HM

3 K-staff≈ 78 HM

3 K-staff≈ 16,5 HM

Total 10 K-staff≈ 35 HM

10 K-staff≈ 211,5 HM

10 K-staff≈ 60 HM

Total efforts estimés (à titre indicatif) ≈ 306,5 HM

The evaluation criteria for K-staff are given in Chapter III: Qualification and Evaluation Criteria, ITC clause 23.1

As described on page 115 and page 116 of the RFP, there are 10 key positions, with the possibility of 9 positions if the Consultant chooses to combine the "Communications Specialist" with another role. There are 7 k-staff "Grants Managers and Technical Specialists" and 3 k-staff "Specialists in Small Business Development". More non-essential but recommended additional roles are described on page 121 of the RFP.

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Le consultant sélectionné aura-t-il à collaborer avec d’autres projets de la Banque Mondiale ? Si la réponse est oui, quelle est la nature de l’assistance technique qu’il devra apporter ?

Le consultant sélectionné collaborera avec d’autres consultants de MCA-Niger intégrés dans les locaux de l’Unité de Coordination Régionale du projet CRA de la Banque Mondiale. Le consultant n’aura pas à collaborer avec d’autres projets ou exécuter d’autres tâches que celles décrites dans les termes de référence de la Demande de Propositions (DP).

Will the selected consultant collaborate with other World Bank projects? If yes, what kind of technical assistance should be provided?

The selected consultant will collaborate with other MCA-Niger consultants integrated in the premises of the Regional Coordination Unit of the CRA project. The consultant will not collaborate with any other projects or have to perform any tasks other than those described in the terms of reference of the RFP.

11 Qu’en est-il du montant de la Conformément à la Clause ITC 12.2 al. C de la DP, quand les efforts

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subvention et du montant de rémunération du consultant   ?

(Hommes-Mois) sont donnés dans la DP, même à titre indicatif comme c’est le cas, il n’est pas autorisé de donner le budget alloué à la mission.

What are the budgeted amounts for grants and the fees for the consultant?

Pursuant to Clause ITC 12.2 (c) of the RFP, when the levels of effort (Man-months) are given in the RFP, even as an indication, as it is the case, it is not allowed to give the budget allocated to the mission.

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Dans le cadre du projet est-ce que les institutions de micro finance (IMF) sont-elles déjà identifiées ?

MCA-Niger conduit actuellement un processus pour sélectionner les IMF partenaires. Les institutions de microfinance qui seront retenues seront communiquées au consultant sélectionné en temps opportun.

Within the framework of the project, are the micro finance institutions (MFIs) already identified?

MCA-Niger is currently running a process to select the partner MFIs. The selected Micro finance institutions will be communicated to the selected consultant.

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Est-ce que la diapositive de présentation sera partagée avec les consultants ?

La diapositive de présentation est un vecteur de communication et ne saurait être contractuelle. Pour ces raisons, l’UC-PMC a décidé de ne pas la partager car toutes ces informations présentées dans la diapositive sont dans la DP.

Can the power point presentation be shared with the consultants?

The presentation slide is a method of communication and cannot be contractual. For these reasons, UC-PMC decided not to share it because all this information presented on the slide is in the RFP and the RFP takes precedent.

14 La DP prévoit des commentaires sur les Termes de Références. Aussi est-ce qu’un consultant peut faire des recommandations sur les membres du panel d’évaluation technique ?

Non, la désignation des membres du PANEL est de la prérogative de UC-PMC

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RFP allows comments on the TORs. May a consultant make recommendations on the panel staff?

No, the designation of PANEL members is the prerogative of UC-PMC

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Des subventions en nature sont-elles aussi prévues dans le cadre du projet ?

Les subventions seront attribuées par MCA-Niger au nom des bénéficiaires (i) soit en nature à travers des acquisitions d’actifs et/ou de services de construction, (ii) soit sous forme d’une combinaison en numéraire et d’apports en nature conformément aux lignes directrices précisées dans le manuel des subventions.

Are in-kind grants planned in the project implementation?

The grants will be awarded by MCA-Niger to the beneficiaries (i) either in kind through the acquisition of productive assets and/or construction services (ii) or in the form of a combination of cash and contributions in kind in accordance with the guidelines specified in the Grants Manual

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Regarding the CRA Grants Manager RFP, and while I appreciate that the formal deadline for asking questions is July 10th, I have a question that relates to your PowerPoint presentation on Monday of this week at the Bidders' Conference in Niamey and the number of staff we must propose in our bids.

It seems that the PowerPoint presentation you gave differed from the RFP in terms of the number of Key Personnel positions required from the RFP? The RFP outlines that one of the

Yes. (i) The extension of the deadline for one week is accepted. The new deadline is July 31, 2017 at the same time and the same venue as stated in the addendum of the RFP which has been forwarded to the candidates on July 10, 2017.

(ii) Regarding the number of roles, the base number of k-staff as specified in ITC 12.2 (c) is 10. The Consultant can use their judgment to propose to split or combine roles, as long as the LOE requirements for all positions as laid out in ITC can be satisfied and the staff proposed to fill those roles meet all qualifications of both positions. Note that role splits that increase staff budget may affect the competitiveness of a proposal relative to others.

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positions can be combined with any other position if the person's experience is sufficient for both roles. Another position states it can be split up into two roles if need be. If the Environmental and Social Performance, and Land Tenure position is split into two roles – could that be combined with another KP role (i.e. Social Performance, Gender and Social Inclusion Specialist)? Could any of the other KP roles be split into two positions such as M&E and Economics Specialist since that position requires such a high level of experiences in both areas of expertise?

It would be good if you could please issue a clarification on the number of personnel required? Thanks

Secondly, and because of both this need for clarification, as well as the need to submit the bids in hard copy, I would like to officially request and extension of the deadline from July 24th, to July 31st (one week).(i) Pouvez-vous proroger d’une Oui (i) la prorogation d’une semaine est acceptée. La nouvelle date limite

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semaine la date limite de dépôts des offres c’est à dire jusqu’au 31 juillet 2017 ?

(ii) Pouvons-nous combiner un poste et un autre si l’expérience de l’expert le permet ? Pouvons-nous scinder en deux rôles un poste en cas de besoin ?

est fixée au 31 juillet 2017 à l’heure et au lieu indiqués dans l’addendum à la DP, transmis à tous les consultants le 10/07/2017.

(ii) Par rapport à la qualification et aux responsabilités des experts, bien vouloir vous en tenir au contenu de la DP. En ce qui concerne les différents rôles, le nombre de k-staff tel que spécifié a la clause ITC 12.2 (c) est de dix (10). Le Consultant peut par son jugement proposer de scinder ou combiner des rôles, tant que les exigences de LOE pour tous les postes énoncés dans la DP peuvent être satisfaites et le personnel proposé pour remplir ces rôles en respectant toutes les qualifications des deux postes. Notez que la scission (division) de fonctions qui augmente le budget du personnel peut affecter la compétitivité d'une proposition par rapport à d'autres.

17 Nous avons le plaisir de reformuler la question que nous avions déjà posé qui suit : concernant les taux des experts au siège et sur le terrain. La question était de savoir la situation des cabinets dont leur siège est à Niamey, peuvent-ils aussi considérer le taux au siège comme un autre cabinet dont le siège se trouve à Paris par exemple ?

Non, pour le cas des cabinets dont les sièges sont au Niger, ceux-ci doivent uniquement considérer les taux-terrains. Le terrain représente toute l’étendue du territoire de l’autorité contractante, donc pour le cas précis, c’est le Niger. La DP nécessite la création d'un bureau de projet au Niger, que le siège de l'entreprise soit au Niger ou à hors du Niger.

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Can the firms which have their headquarters in Niger consider the rate of the fees as if their headquarters are outside Niger territory?

No, for the case of firms which have their headquarters in Niger they have to consider only the field rates. The field represents the entire territory of the contracting authority, so for this specific case it is Niger. The RFP requires the establishment of a dedicated project office in Niger regardless of whether the firm headquarters is within or outside of Niger.

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Should the documents resulting from the financial capacity of the consultants (e.g. financial statements) be included in the financial offer or technical offer?

Refers to the response to question 8 above.

Les documents relatifs à la capacité financière du consultant (par exemple les états financiers) doivent-ils être inclus dans l’offre financière ou dans l’offre technique ?

Voir la réponse à la question 8 (ci-dessus)

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Budget – understand there is no limit/cap per se but it would be good to have an indication of expected TA budget plus Total Grant Volume. Only number I have found for the Climate Resilient Agriculture (CRA) Facility is 12,5 million USD p. 67 in RfP

The answer is very similar to that of question 11. 12.5 million USD is the total budget for the program including grants – we cannot provide specifics beyond that.

Budget- Qu’en est-il du budget de l’Assistance Technique   et le montant total du don ? Le seul

Non. La réponse est bien identique à celle de la question 11. 12,5 millions USD est le budget total pour le programme, y compris les fonds de subventions - nous ne pouvons pas fournir des détails au-delà.

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chiffre que j’ai trouvé comme subvention de l’Agpour le CRA est celui de 12,5 millions USD (à la page 67 de la DP)

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Information on the World Bank projects that we are to work with / alongside – how far is their implementation; how is their TA (Technical Assistant) formed (if any)?

The Consultant’s scope of work is focused on MCC’s CRA communes, not the World Bank’s. It is not anticipated that the Consultant will need to implement any activities in the World Bank communes. Any coordination will happen in Niamey at the level of the CRA National PIU.

The World Bank will procure a separate consultant to manage their activities.

Les informations des projets de la Banque Mondiale avec lesquels nous allons travailler :(I) A quel stade se trouve leur mise en œuvre ?(ii)Quelle est le niveau de qualification de leur assistant technique (s’il existe) ?

Le plan d'action du Consultant est focalisé sur les communes CRC de MCC et non sur la Banque mondiale. Il n'est pas prévu que le Consultant devra mettre en œuvre des activités dans les communes de la Banque mondiale. Toute coordination se produira à Niamey au niveau de la CEP nationale de l'ARC.

La Banque mondiale sélectionnera un consultant distinct pour gérer ses activités.

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Micro Finance Institutions – have any be named and MoU signed? If yes which? - how do you envision our involvement?

Refer to the answer of question 12 above. The selected consultant will be involved in managing the relationship with the selected MFIs at an operational level, insofar as the credit provided by the MFIs complements the grants provided by the facility. The microfinance institutions will be in partnership with MCA-Niger in providing credit to business plans alongside the grant if they deem fit as per their due diligence.

Institutions de microfinance : (i) ont-elles été identifiées et le

Voir la réponse à la question 12 ci-dessus pour les partes (i) et (ii).

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mémorandum d’entente a-t-il été signé ? (ii) si oui lesquelles ?(iii) comment envisagez-vous notre implication ?

(iii) Le consultant sélectionné sera impliqué dans la gestion du partenariat avec les IMF sélectionnées au niveau opérationnel, dans le mesure où le crédit fourni par les IMF complète les subventions.

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Who are the other ‘’compact’’ consultants – for the Irrigation and Market Access Project, if we are allowed to know. We are requested to collaborate closely on the BDS with a Training Initiative under this program

The procurement processes to acquire these services are in progress. The Grant Manager will be given the names of those retained as well as scope of collaboration.

To clarify – the BDS will be administered by the Grants Manager. The Training Initiative in the large-scale perimeters however may prepare and refer applicants to the BDS therefore the Grants Manager should coordinate with the other firm administering training.

(i) Quels sont les autres consultants du compact pour le projet d’irrigation et accès au marché (si nous sommes autorisés à avoir cette information) ?(ii) Nous sommes appelés à collaborer étroitement à propos du service d’accompagnement (BDS) avec une initiative de formation sous ce programme

(i) La procédure de passation des marchés pour acquérir ces services est en cours. Ces informations seront communiquées au gestionnaire de la subvention en temps opportun. Les résultats seront postés dans le site web de l’UC-PMC : www.ucpmc.ne

(ii) Pour clarifier, le BDS sera administré par le Grants Manager. L'Initiative de formation dans les périmètres à grande échelle peut préparer et renvoyer les candidats aux SDE, de sorte que le gestionnaire des subventions devrait coordonner avec l'autre bureau qui administre la formation.

23 Have those who will be on the Technical Evaluation Panels be identified - it states to be reps from Public – Private entities, but can we in the proposal make suggestions on profiles? e.g. technical capacity, gender etc. Good to have the process

No. Refer to the answer of question 14 above. UC-PMC will solely decide on the TEP and its composition

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confirmed/described.

Comment seront désignés les membres du panel ; il est précisé qu’il y’aura des représentants du secteur public et du privé ; mais pouvons-nous faire des propositions ou des suggestions sur les profils ?

Non. Voir la réponse à la question 14 ci-dessus.

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Confirm that our main contact will be CRA UCP???

Your main contact will be UC-PMC or MCA-Niger.

Veillez confirmer que notre point focal sera le responsable du CRA au sein de l’UCP ?

Votre point focal sera l’UC-PMC et ensuite MCA-Niger

25 Grants – good to get confirmation of what is meant by in kind awards – assets, direct awards, I assume it means that we will procure all material and equipment, contract construction work etc., but I would like to fully understand what is meant, has bearing on the kind of tasks we will undertake.

Refers to the answer of question 15 above. Regarding the procurement, the Grants Manager will not necessarily procure the goods or services on behalf of the grantees directly, but will work with the MCA-Niger Procurement Agent to do so as specified in the Directive General provided as additional reference material on MCA-Niger’s website. Another method of “in-kind” procurement will be for the grantees to contact suppliers, and for the funds to be transferred to the suppliers directly after confirmation of pricing. Not all awards will be in kind and some may be in cash – the Grants Manual shall define the rules governing the composition of the grants.

En matière de dons, il est bon d’avoir la confirmation de ce que signifient : prix préférentiels, actifs et les tarifs. Je présume que cela signifie que nous allons faire la passation de marches de tous

Voir la réponse à la question 15 ci-dessus.

En ce qui concerne l'approvisionnement, le gestionnaire des subventions n'obtiendra pas nécessairement les biens ou services au nom des bénéficiaires directement, mais travaillera avec l'Agence de Passation des Marchés de MCA-Niger pour le faire, conformément à la Directive

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les matériaux et équipements, les travaux de construction, etc. Mais je voudrais bien comprendre ce que cela signifie, s’agissant des tâches que nous aurons à entreprendre.

Générale fournie en tant que document de référence supplémentaire sur le site Web de MCA-Niger. Une autre méthode d'approvisionnement "en nature" consistera pour les bénéficiaires de contacter les fournisseurs, et les fonds seront transférés directement aux fournisseurs après confirmation de prix. Les subventions ne seront pas toutes en nature et certaines seront en espèces - le Manuel des subventions définira les règles régissant la composition des subventions.

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What is the requested form of the Facility Database? – do you expect an online filing system or a more simple Excel?

The creation of a database to store grants management information is a task that will be detailed in the report due by the Grant Manager during the inception phase. The database should be easily searchable and meet the needs described in the Task; the Grants Manager is invited to propose their preferred means to meet these requirements. An off-line database (e.g. MS Access) could be acceptable if it meets the requirements specified in the ToR.

(i) Que faut-il entendre par la base des données des subventions ?

(ii) Envisagez-vous de mettre en place un système de Suivi en temps réel ou un document de Excel plus simple?

(i) La création de la base des données pour conserver les informations de gestion des dons est une tâche qui sera définie dans le rapport produit par le gestionnaire du don pendant la phase de démarrage.

(ii) La base des données devrait être facilement consultable et également devrait répondre aux besoins décrits dans la tâche. Le gestionnaire des subventions est invité à proposer ses moyens préférés pour satisfaire à ces exigences. Une base de données hors ligne (par exemple, MS Access) serait acceptable si elle satisfait aux exigences spécifiées dans les TdR.

27 Can we get more information on their MCA Niger Grievance Mechanism (– we have our own Business Integrity System so would be good to see how/if we can align)?

The UC-PMC has developed a grievance mechanism specific to their Resettlement Policy Framework (RPF). However, due to the nature of the CRA Facility to the World Bank developed PASEC program, this RPF is not applicable to the CRA Facility. The IFC PS1 compliant ESMS is currently under development, and the ESMS prepared by the GM for the Facility will need to be consistent with that. In addition, the UC-PMC has established and published in UC-PMC’s website the Interim Bid Challenge System

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(IBCS). The IBCS provides Bidders or Potential Bidders who believe they have been damaged by a violation of the procurement principles or procedures by the UC-PMC the ability to seek a review of the procurement process.

Pouvons-nous avoir plus d’information sur le système de gestion de conflits du MCA-Niger (nous avons notre propre système d’intégrité dans les affaires, ainsi nous pourrons examiner si nous pouvons y adhérer) ?

L’UC-PMC a développé un mécanisme des plaintes propre à son Cadre Politique de Réinstallation des Populations (CPRP). Toutefois, en raison de la nature de la relation avec le programme de PASEC développée par la Banque Mondiale, ce n’est pas applicable au programme de subventions de MCA. Le CGES qui sera conforme aux exigences de SFI PS1 est en cours de développement. Le mécanisme des plaintes du GM devront être conformes avec cela. En plus, il dispose d’un système de recours pour les plaintes concernant la Passation de Marchés.

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