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Guía de capacitación UAccess Employee

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Por favor tenga en cuenta que: Las lecciones en esta Guía de capacitación fueron diseñadas para orientar al usuario por medio de ejemplos específicos. Usted no dispondrá de los mismos ejemplos ni la misma información si se usa este material fuera de los talleres con instructores o de los cursillos en línea.

No obstante, los conceptos que se incluyen en estas lecciones son adecuados, y puede usar esta guía como referencia para navegar y completar los registros de asistencia


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ÍNDICE ¡Bienvenido a UAccess Employee!.................................................................................... 4Navegar en UAccess Employee.......................................................................................... 4

Cómo acceder a UAccess Employee .............................................................................................................4Navegación básica.............................................................................................................................................1Cómo añadir a Favoritos...................................................................................................................................5Cómo usar el campo de fechas ....................................................................................................................12

Autoservicio para el empleado ......................................................................................... 14Empleados asalariados: Cómo funciona el registro de asistencia..............................................15

Introducción al registro de asistencia............................................................ Error! Bookmark not defined.Cómo llenar su Registro de asistencia (empleados asalariados excluidos) ..........................................19Cómo llenar su Registro de asistencia (empleados asalariados/empleados no exentos)...................27Cómo reportar el horario de empleos múltiples .......................................... Error! Bookmark not defined.Cómo reportar su presencia física (PAW)....................................................................................................40Cómo usar el reloj de la Web .........................................................................................................................42Cómo revisar el horario reportado y el total.................................................................................................48Cómo revisar el balance acumulado (vacaciones, baja por enfermedad y horas renumeradas) .......51Configuracion de las preferencias de usuario .............................................................................................53

Glosario ................................................................................................................................... 54


¡Bienvenido a UAccess Employee! Esta guía está dirigida al asalariado y cubre los conceptos, terminología y técnicas de navegación básicas que usted usará para ver o editar el Registro de asistencia (timesheet). En estas lecciones aprenderá a: • Navegar a la página de Registro de asistencia • Reportar su horario usando el registro de asistencia • Ver las Horas de licencia acumuladas, como vacaciones, bajas por enfermedad y horas remuneradas • Configurar las preferencias de usuario en el Registro de asistencia

Navegar UAccess Employee Las lecciones en esta sección repasan los principios de navegación básica que se aplican a la mayoría de los usuarios de UAccess Employee.

Cómo acceder a UAccess Employee Para acceder a UAccess Employee:

• Abra el navegador y vaya a http://uaccess.arizona.edu. • Cuando se abra la página de autenticación (WebAuth) ingrese su nombre de usuario (UA NetID) y su

contraseña (Password). • Haga clic en el icono de UAccess Employee para abrir el acceso a UAccess Employee.

Navegación básica Esta lección expondrá los fundamentos necesarios para navegar en UAccess Employee. Procedimiento El aspecto de su página principal (Página inicial) en UAccess Employee variará según la función que usted desempeñe en el campus. Sin embargo, existen algunos elementos de pantalla y de navegación básica que todos los usuarios podrán ver.


Paso Acción 1. Los siguientes enlaces se muestran en la parte superior de cada página: Página

inicial, Añadir a Favoritos y Salir. 2. Puede hacer un clic en el enlace la Página inicial para volver a la Página inicial. 3. El enlace Añadir a Favoritos es similar a los favoritos de un navegador estándar para las

carpetas y el contenido que se usan con frecuencia. Si desea más información sobre cómo usar esta opción consulte el cursillo de Añadir a Favoritos.

4. Puede hacer clic en el enlace Salir para salir del programa cuando guste. 5. El Menú Pagelet es un sistema de navegación de carpetas que se muestran con la estructura

de un menú. Expandir y colapsar estas carpetas es una manera de navegar la interfaz de UAccess Employee.

6. Para ir a las carpetas del Menú Pagelet haga clic en el texto o en el icono asociado con la carpeta. Haga clic en el enlace Autoservicio (Self Service).

o también podría navegar el Menú al hacer clic en la flecha en frente del tema que le interesa.

Haga clic en la gráfica de La flecha (Arrow).


Paso Acción 7. Puede expandir a carpeta para ver lo que contiene. El contenido serán o hiperenlaces o más

carpetas. El pequeño icono a la izquierda del texto de la carpeta es una indicación visual que muestra la diferencia entre una carpeta y un enlace. Las flechas indican carpetas y un guión indica un enlace.

8. Cuando expanda una carpeta in el Menú Pagelet también abrirá la Página de navegación asociada. Las páginas de navegación se proveen como alternativa al Menú Pagelet para la navegación por el programa.

9. Las carpetas y enlaces que ve aquí en la Página de navegación son las mismas que ve en el Menú Pagelet de la izquierda.

10. Los objetos representados por un icono azul en lugar de un icono de carpeta se llaman componentes. Son las páginas en las que realmente puede ver o editar los datos en UAccess Employee. Haga clic en el enlace Preferencias del usuario (User Preferences).


Paso Acción 11. Una vez que haya llegado a un componente, quizá desee colapsar el Menú Pagelet para

disponer de más espacio en la pantalla. Haga clic en el botón Colapsar (Collapse).

12. Puede expandir el Menú Pagelet al hacer clic en el botón Expandir (Expand)

Haga clic en el botón Expandir.

13. Esto completa el recorrido de los elementos de pantalla comunes y la Navegación básica.

Fin del procedimiento.

Añadir a Favoritos Conforme se familiarice con UAccess Employee, comprobará que hay ciertos lugares que usted visita una y otra vez. Esta lección le mostrará cómo usar Añadir a Favoritos (Add to Favorites) para encontrar el camino más corto a los lugares que visita con frecuencia. Procedimiento El enlace Añadir a Favoritos funciona de manera similar a los favoritos del navegador estándar para carpetas y contenido al que se accede con frecuencia.


Paso Acción 1. Cuando haya navegado a una página que le gustaría añadir a los favoritos, puede hacer un clic

en el enlace Añadir a Favoritos enlace. 2. Su página Registro de asistencia (Timesheet) es un buen ejemplo de página que quizá

desee añadir como favorita. Nota: Para los propósitos de ejemplo ya se ha llevado a cabo la navegación a la página Registro de asistencia. Le mostraremos cómo navegar a la página de Registro de asistencia en otro cursillo.


Paso Acción 3. En este ejercicio, añadirá la página Registro de asistencia a sus favoritos.

Haga clic en el enlace Añadir a Favoritos.


Paso Acción 4. La página Añadir a Favoritos le provee con una descripción por defecto de la página que está

añadiendo. Puede editar la descripción si lo desea. Haga clic en el botón OK.

5. Una vez que añada un favorito, se mantiene en la carpeta Mis favoritos (My Favorites) en el

Menú Pagelet. Expandir la carpeta Mis favoritos para acceder a los favoritos guardados. Haga clic en el árbol de opciones de Mis favoritos.


Paso Acción 6. Ha añadido un enlace a la página de Registro de asistencia en la carpeta Mis favoritos del

Menú Pagelet. 7. Puede usar Editar favoritos (Edit Favorites) para asignar un nombre y secuencia distintos a

sus favoritos. Haga clic en el enlace Editar favoritos.


Paso Acción 8. Quizá quiera cambiar el nombre del enlace en Mis favoritos.

Escriba la información que desee dentro del recuadro. Escriba un valor válido, por ejemplo "Mi Registro de asistencia (Timesheet)”.

9. El Número de secuencia (Sequence number) controla el orden de los enlaces encontrados, los favoritos. A los nuevos favoritos se les asigna un número de secuencia 0, que los coloca al principio de la lista.

10 Debe guardar los cambios. Haga clic en el botón Guardar (Save).

11. Haga clic en el enlace Registro de asistencia para ver los cambios.

Haga clic en el enlace Registro de asistencia (timesheet).

12. El enlace muestra ahora los cambios que ha hecho usted. 13. Ha añadido un favorito y usado el componente Editar favoritos.


Usar el Campo de fechas (Fecha Field) Esta lección le mostrará cómo usar el Campo de fechas para ver el tiempo en los diferentes periodos de pago. Procedimiento


El Campo de fechas se puede usar para ver distintos periodos de fechas en un Registro de asistencia (timesheet).

Paso Acción 1. Para seleccionar una fecha usted puede:

• Escribir la fecha o • Hacer clic en el icono del calendario al lado del Campo de fechas y seleccionar una fecha Escribir la información deseada en el Campo de fechas. Escriba un valor válido, por ejemplo "06/15/2009”.

2. Puede o bien pulsar la tecla de retorno (return) o hacer clic en el botón Actualizar (Refresh) para actualizar la pantalla. Haga clic en el botón Actualizar el Registro de asistencia (timesheet).

3. Para ver el calendario puede hacer un clic en el icono del Calendario.

Haga clic en el botón Calendario (Calendar).

4. Puede escoger cualquier mes del menú desplegable Mes (Month).

Haga clic en el la lista desplegable Mes (Month).


Paso Acción 5. Haga clic en el mes Mayo (May).

6. Debe elegir también una fecha para actualizar el calendario correctamente.

Haga clic en la fecha deseada.

7. Haga clic en botón Actualizar Registro de asistencia (timesheet).

8. ha usado correctamente el Campo de fechas para ver una selección de fechas distinta en un

Registro de asistencia (timesheet). Fin del procedimiento.


Autoservicio del empleado (Employee Self Service) Todos los empleados de la Universidad de Arizona usarán los componentes del Autoservicio de UAccess Employee para reportar las horas, actualizar la información de contacto y completar otras actividades. Estas lecciones le mostrarán las distintas actividades del Autoservicio. Asegúrese de que use el enlace Mis funciones (My Roles) para filtrar el contenido y seleccionar solo las lecciones que se refieran a usted.

Asalariados: Cómo usar el Registro de asistencia (Timesheet)

Introducción al registro de asistencia Todo empleado de la universidad necesitará usar los registros de asistencia (timesheet). Esta lección le enseñará sobre la función básica de su registro de asistencia. Procedimiento En UAccess Employee a todo empleado de la Universidad de Arizona se le llama asalariado. Todos los asalariados tienen que reportar las horas trabajadas y las de ausencia.

Paso Acción

1. Todo asalariado usa el Registro de asistencia (timesheet) para reportar sus horas. El empleado asalariado reporta las horas trabajadas y las de ausencia. El empleado asalariado excluido solo reporta las horas de ausencia. Este cursillo ofrece una visión general del registro de asistencia. Para aprender más sobre los diferentes tipos de asalariados y cómo estos reportan sus horas, vaya a los cursillos titulados Cómo llenar su Registro de asistencia (Filling out your Timesheet).

2. Cuando haya accedido a UAccess Employee, podrá navegar a la página de Registro de asistencia (Timesheet). Haga clic en el enlace Autoservicio (Self Service).

3. Haga clic en el enlace Reportar las horas (Time Reporting).


Paso Acción 4. Haga clic en el enlace Registro de asistencia (Timesheet).

5. Use la página de Registro de asistencia para reportar en detalle sus horarios por día, semana

o periodo de empleo. 6. Puede acceder a instrucciones sencillas del uso de la página de Registro de asistencia

(timesheet) al hacer clic en el enlace Haga clic para obtener instrucciones (Click for Instructions).

7. El campo Ver por (View By) controla el número de días que se pueden ver en el Registro de asistencia (timesheet). Usted decide si verá su Registro de asistencia (timesheet) por día, semana o Periodo de empleo (dos semanas). Para aprender a controlar las configuraciones por defecto del campo Ver por vaya al cursillo titulado Configuración de las preferencias de usuario.

8. El campo de fechas (Date Field) está programado para mostrarle el día en curso. Puede que necesite cambiar la fecha para reportar las horas en el periodo de tiempo reportado correspondiente. Para más información sobre cómo usar el campo de fechas vaya al cursillo titulado Cómo usar el campo de fechas.

9. También puede usar el enlace Semana previa (Previous Week) o el enlace Semana próxima (A continuación Week) para cambiar la fecha del Registro de asistencia que esté viendo. Note que: Esta área se actualizará para ajustarse a las configuraciones que usted haya escogido en el campo Ver por (View By). Por ejemplo, si ha escogido ver su Registro de asistencia (Timesheet) por Periodo de empleo, los enlaces aparecerán como Periodo de empleo previo (Previous Time Period) y Periodo de empleo siguiente (Next Time Period).


Paso Acción 10. El total de las horas reportadas en cada Registro de asistencia (Timesheet) aparecerá en el

área de Horario reportado (Reported Hours). Por el momento no se han reportado horas en este registro de asistencia.

11. Las horas se registran en la sección media del Registro de asistencia (Timesheet). Cada día de la semana tiene un cuadro de texto correspondiente.

12. Si su horario de empleo es el mismo todas las semanas, tal vez quiera configurar su Registro de asistencia (Timesheet) para que se autoingresen las horas de un Registro de asistencia previo. Para aprender a programar el autoingreso de las horas para cada día de la semana, vaya al cursillo titulado Configuración de las preferencias de usuario. Las configuraciones por defecto no están programadas para autoingresar las horas de un Registro de asistencia previo.

13. Se requiere que el asalariado identifique el tipo de horas que reporta (regulares, de vacaciones, baja por enfermedad, etc.). El menú desplegable titulado Código de tiempo reportado (Time Reporting Code, o TRC) proporciona una lista de códigos que usted puede escoger.

Paso Acción 14. Únicamente estarán disponibles en el menú desplegable aquellos Códigos de tiempo

reportado (TRCs) de su Registro de asistencia (Timesheet) que usted esté autorizado a ver. Puede que este ejemplo no sea el mismo que usted vea en su registro de asistencia.


Paso Acción 15. Puede usar el botón Guardar para después (Save for Later) para guardar las horas

ingresadas y completar su Registro de asistencia (Timesheet) otro día. Por ejemplo, puede ingresar la información de cada día y esperar a entregar su Registro de asistencia (Timesheet) al final del periodo de reportes. IMPORTANTE: Si usted es un empleado asalariado y no presenta sus horas al final del periodo de paga, no se le pagará.

16. Cuando haya completado su Registro de asistencia (Timesheet), use el botón Entregar (Submit) para solicitar su aprobación. El horario reportado no se aprobará hasta que haya presentado su Registro de asistencia (Timesheet). IMPORTANTE: Si usted es un empleado asalariado y su supervisor no aprueba su Registro de asistencia (Timesheet) para el final del periodo de paga, a usted no se le pagará.

17. Desde esta página, también puede ver su Condición del horario reportado (Reported Time Status), Resumen de horas reportadas (Reported Hours Summary), y sus Horas de licencia acumuladas (Accrued Leave Balances). Para aprender más sobre como acceder a esta información vaya a los cursillos titulados Cómo revisar la Condición del horario reportado y el Resumen de horas reportadas y Cómo revisar las Horas de licencia acumuladas (vacaciones, baja por enfermedad y horas remuneradas).

18. Desde esta página, puede navegar instantáneamente a las páginas de Reportar las horas (Time Reporting) y Autoservicio (Self Service).

19. Ahora que se le ha presentado el Registro de asistencia (Timesheet), usted está listo para completar uno. Por favor, proceda al cursillo titulado Cómo llenar su registro de asistencia. Fin del procedimiento.


Cómo llenar su Registro de asistencia (Empleados asalariados/excluidos) [Timesheet (Exempt/Exception Reporters)] Al empleado que no es elegible para trabajar horas extra se le llama empleado asalariado “excluido” (exempt employee). Si usted es un empleado asalariado excluido esta lección le enseñará cómo llenar el registro de asistencia. Procedimiento Existen dos tipos de asalariados que llenan registros de asistencia (Timesheets). Al empleado asalariado no excluido se le llama Empleado asalariado (Positive Time Reporter). Al empleado excluido se le llama empleado asalariado excluido (Exception Time Reporter). Este cursillo le enseña al Empleado asalariado excluido cómo llenar su Registro de asistencia (Timesheet).

Paso Acción

1. El Empleado asalariado excluido no es elegible para trabajar horas extra. Al Empleado asalariado excluido sólo se le exige que reporte las excepciones a su horario de empleo, como las vacaciones o baja por enfermedad.

2. Nota: A algunos Empleados asalariados excluidos se les exige que reporten la Presencia física (Presence At Work o PAW). Para aprender a reportar la presencia física vaya a los cursillos titulados Cómo reportar su Presencia física (PAW). Si es necesario que usted reporte su Presencia física, su departamento se lo indicará.

3. Para comenzar, navegue a la página de Registro de asistencia (Timesheet). Haga clic en el enlace Autoservicio (Self Service).


5. Haga clic en el enlace Registro de asistencia (Timesheet).


Paso Acción 6. En este ejercicio usted reportará 8 horas de vacaciones y 8 horas de baja por enfermedad para

la semana del 15 de julio. Empiece ingresando las horas de vacaciones. Teclee la información deseada en el campo. Ingrese una cantidad válida, por ejemplo, “8”.

7. A continuación, escoja un Código de tiempo reportado (TRC) para las horas que ingresó. El código de tiempo reportado se usa en la nómina para identificar qué tipo de asalariado es usted, así como la categoría de tiempo que usted está reportando.

8. El menú desplegable de su Registro de asistencia (Timesheet) sólo le permitirá acceder a los Códigos de tiempo reportado que usted esté autorizado a ver. Haga clic en el enlace Código de tiempo reportado en la lista desplegable.


Paso Acción 9. Haga clic en la caja vertical de texto con barras de desplazamiento.

10. Haga clic en Horas de Vacaciones (Vacation Taken) en la lista.

11. A continuación, ingrese las 8 horas de baja por enfermedad. Teclee la información deseada en el campo 6/16. Ingrese una cantidad válida, por ejemplo "8".

12. Seleccione un Código de tiempo reportado para las horas ingresadas. Haga clic en la lista desplegada del Código de tiempo reportado.

13. Haga clic en la caja vertical de texto con barras de desplazamiento. 14. Haga clic en Baja por enfermedad (Sick Taken) en la lista.


Paso Acción 15 Usted ha logrado ingresar las horas de vacaciones y las horas de baja por enfermedad. Note

que las diferentes categorías de hora se deben colocar en hileras diferentes. Cada Código de tiempo reportado necesita su propia hilera. No obstante, si usted reportó horas adicionales de baja por enfermedad el miércoles, podría incluir esas horas en la misma hilera de las horas de baja por enfermedad del jueves. En otras palabras, los días múltiples que compartan el mismo Código de tiempo reportado se pueden ingresar en la misma hilera.

16. Usted puede usar el botón de Guardar para después (Save for Later) para completar su registro de asistencia (timesheet) otro día si le es necesario.

17. Cuando haya llenado completamente su registro de asistencia (timesheet), use el botón de Entregar (Submit) para solicitar su aprobación. El horario reportado no se podrá aprobar hasta que usted entregue su registro de asistencia (timesheet). Haga clic en el botón de Entregar (Submit).


Paso Acción 18. Una ventana de confirmación le indicará que sus horas se han reportado.

Haga clic el botón de OK.

19. Note que el campo de horas reportadas (Reported Hours) se ha actualizado a 16.000 horas. 20. La sección de Condición de horario reportado (Reported Time Status) muestra el estado de

su reporte. El estado de su horario reportado se ha actualizado a Necesita aprobarse (Needs Approval). Su Verificador del horario aprobará el horario reportado y se asegurará de que las horas de ausencia se hayan registrado correctamente.


Paso Acción 21. Puede añadir comentarios para su Verificador del horario al hacer clic en el Bocadillo de

comentarios (Comments Balloon) e ingresar su mensaje en el recuadro de comentarios. Haga clic en el botón de Comentarios (Comments).

22. Teclee la información deseada en el recuadro. Ingrese un valor válido, por ejemplo "Cambié

este día de vacaciones a día de baja por enfermedad ya que padecí de intoxicación alimentaria”.


Paso Acción 23. Haga clic en el botón de Guardar (Save).

24. Haga clic en el botón de OK.


Paso Acción 25. Cada vez que añada algún comentario, aparecerán guiones dentro del Bocadillo de

comentarios (Comments Balloon). 26. Usted ha reportado el horario como Empleado asalariado excluido.

Fin del Procedimiento.


Cómo llenar su Registro de asistencia (Timesheet) (No exento/Positive Reporters) Al empleado que es elegible para trabajar horas extra se le llama Empleado "no exento". Esta lección le enseñará cómo llenar su Registro de asistencia (Timesheet) si usted es un Empleado no exento. Procedimiento Existen dos tipos de asalariados que llenan Registros de asistencia (Timesheets). Al Empleado asalariado exento se le conoce como Empleado asalariado excluido. Al Empleado (no exento) que trabaja por hora se le llama Empleado asalariado. Este cursillo le enseñará al Empleado asalariado a llenar un Registro de asistencia (Timesheet).

Paso Acción

1. Al Empleado asalariado (Empleado por hora) se le paga según el número de horas trabajadas y de ausencia (si es elegible). Si usted es un Empleado asalariado, debe reportar las horas trabajadas y las de ausencia cada día dentro del periodo de paga.





Paso Acción 5. En este ejercicio usted reportará 22 horas regulares y 8 horas de baja por enfermedad para la

semana del 22 de junio. Para comenzar, ingrese las horas regulares. Teclee la información deseada en el recuadro 22/6. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”.

6. Teclee la información deseada en el recuadro 23/6. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”. 7. Teclee la información deseada en el recuadro 24/6. Ingrese un valor válido, por ejemplo "6”. 8. A continuación, escoja un Código de tiempo reportado (TRC) para las horas ingresadas. El

código de tiempo reportado se usa en la nómina para identificar la categoría de tiempo que usted está reportando. Haga clic en la lista desplegable Código de tiempo reportado.

9. En la lista, haga clic en Regular.


Paso Acción 10. Usted ha ingresado las horas regulares.

Recuerde: Como Empleado asalariado, usted debe reportar las horas regulares. De lo contrario, no se le pagará.

11. A continuación, usted reportará 8 horas de baja por enfermedad para el viernes, 26 de junio. Note que las diferentes categorías de tiempo deben colocarse en hileras distintas. En otras palabras, cada Código de tiempo reportado (también conocido como TRC) necesita su propia hilera. Teclee la información deseada en el recuadro. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”.

12. Haga clic en la lista desplegable Código de tiempo reportado.

13. Haga clic en la caja vertical de texto con barras de desplazamiento. 14. Haga clic en el ítem Baja por enfermedad (Sick Taken) de la lista.

15. El botón (-) se usa para borrar la información de la hilera. Puede borrar la hilera aunque esta

ya tenga algunas horas reportadas. 16. Usted ha ingresado las horas regulares.

Recuerde: Como Empleado asalariado, usted debe reportar las horas regulares. De lo contrario, no se le pagará.


Paso Acción 17. Puede usar el botón Guardar para después para completar su Registro de asistencia

(Timesheet) otro día, si lo necesita. Por ejemplo, puede ingresar su información en la página cada día y entregarla toda al final del periodo asignado para presentar reportes.

18. Cuando haya completado su Registro de asistencia (Timesheet), use el botón Entregar (Submit) para enviarlo para su aprobación. El Horario reportado no se aprobará hasta que usted entregue su Registro de asistencia (Timesheet). Haga clic en el botón Entregar (Submit).

19. La ventana de confirmación le indicará que sus horas han sido reportadas.

Haga clic en el botón OK.


Paso Acción 20. Note que el recuadro de Horas Reportadas (Reported Hours) se ha actualizado y marca

30.000 Horas. 21. En la sección de Condición de horario reportado muestra el estado de su registro. El estado

de su Horario reportado ha sido actualizado a Necesita Aprobarse (Needs Approval). Su Verificador del horario se asegurará de que las horas reportadas sean las precisas y aprobará el Horario reportado. IMPORTANTE: Si su Registro de asistencia (Timesheet) no se entrega y no se aprueba para el final del periodo de paga, a usted no se le pagará.

22. Puede añadir comentarios para su Verificador del horario al hacer clic en el Bocadillo de comentarios (Comments Balloon) e ingresar el texto en el cuadro de comentarios. Haga clic en el botón Comentarios (Comments).

23. Teclee la información deseada en el recuadro. Ingrese un valor válido, por ejemplo “Trabajé

por seis horas con el proyecto de capacitación MOSAIC”.


Paso Acción 24. Haga clic en el botón Guardar (Save).

25. Haga clic en el botón OK.


Paso Acción 26. Siempre que usted añada comentarios, aparecerán guiones dentro del Bocadillo de

comentarios (Comments Balloon). 27. Usted ha reportado sus horas como Empleado asalariado.



Cómo reportarar el horario para empleos múltiples Algunos Empleados tienen empleos múltiples dentro de la universidad. Esta lección le enseñará cómo llenar su Registro de asistencia (Timesheet) si usted tiene más de un empleo dentro de la universidad. Procedimiento Si usted tiene más de un empleo dentro del campus, necesitará reportar las horas trabajadas en cada empleo. En este ejemplo, usted ingresará y entregará el Horario reportado de dos empleos. Nota: La remuneración suplementaria se reporta como segundo empleo.

Paso Acción

1. Cada uno de sus empleos tiene un Número de registro del empleado único (Employee Record Number) único. Necesitará reportar las horas de cada empleo de acuerdo con el Número de registro del empleado (Employee Record Number). Para comenzar, navegue a la página de Registro de asistencia (Timesheet). Haga clic en el enlace Autoservicio.




Paso Acción 4. El asalariado en este caso trabaja como Asistente de Oficina (Office Assistant), Veterano

(Senior) y Especialista en investigaciones (Research Specialist). Los dos empleos aparecen en esta ventana junto con la información del número del departamento, la descripción del mismo y el pago por hora. Nota: El asalariado que sólo tenga un empleo dentro del campus no verá esta ventana.

5. Para seleccionar el empleo para el que quiera reportar las horas haga clic en el enlace correspondiente de la columna Descripción de Empleo (Job Descripción. Haga clic en el enlace Asistente de Oficina (Office Assistant), Veterano (Senior).


Paso Acción 6. Note que el Número de registro del empleado (Employee Record Number) para el empleo

de Asistente de oficina (Office Assistant), veterano (Senior) es 0. El Número de registro del empleado (Employee Record Number) para el empleo de Especialista en investigaciones (Research Specialist) es el 1. Usted podrá ver esta información cuando reporte las horas del empleo de Especialista en investigaciones (Research Specialist).

7. En este ejercicio reportará 16 horas de Horas regulares para cada empleo. Ingrese la información deseada en el recuadro. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”.

8. Ingrese la información deseada en el recuadro. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”. 9. A continuación, seleccione un Código de tiempo reportado (TRC) para las horas ingresadas.

El TRC se usa en la nómina para identificar la categoría de tiempo que usted está reportando. Haga clic en la lista desplegable Código de tiempo reportado.

10. Haga clic en el ítem Regular - REG de la lista.

11. Haga clic en el botón Entregar (Submit).



Paso Acción 13. El estado de su Horario reportado se ha actualizado a Necesita aprobarse (Needs Approval).

A continuación usted reportará dieciséis horas para el empleo de Especialista en investigaciones (Research Specialist).

14. Haga clic en el enlace Empleo siguiente (Next Job >>).


Paso Acción 15. Note que el Número de registro del empleado (Employee Record Number) para el empleo

de Especialista en investigaciones (Research Specialist) es 1. 16. Ahora reporte 16 horas para el empleo de Especialista en investigaciones.

Ingrese la información deseada en el recuadro 16/6. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”.

17. Ingrese la información deseada en el recuadro 18/6. Ingrese un valor válido, por ejemplo "8”. 18. A continuación, seleccione un Código de tiempo reportado (TRC) para las horas ingresadas.

Haga clic en la lista desplegable Código de tiempo reportado.

19. Haga clic en el ítem Regular - REG de la lista.




Paso Acción 22. El estado del Horario reportado de su segundo empleo se ha actualizado a Necesita

aprobarse (Needs Approval). Las horas de los dos empleos se han enviado al supervisor apropiado para que se aprueben.

23. ¡Excelente! Usted ha reportado las horas de múltiples empleos usando el Registro de asistencia (Timesheet). Fin del procedimiento.


Cómo reportar la Presencia física (PAW) Algunos departamentos requieren que el empleado asalariado excluido reporte la Presencia física en su Registro de asistencia (Timesheet). Si su departamento tiene este requisito, repase esta lección para que aprenda a reportar la Presencia física. Procedimiento Algunos Empleados asalariados excluidos deberán reportar la Presencia física (PAW). Es frecuente que los fondos para pagar a los empleados que reportan la Presencia física provengan de subsidios. La Presencia física es una manera fácil de monitorear las horas para que se puedan auditar. Su departamento le avisará si usted necesita reportar la Presencia física. Este cursillo le enseña al Empleado asalariado excluido a reportar la PAW usando su Registro de asistencia (Timesheet).

Paso Acción


2. Haga clic en el enlace Reportar las Horas (Time Reporting).


4. Haga clic en el botón Colapsar Menú (Collapse Menu).


Paso Acción 5. La opción de Ver por (View By) en este Registro de asistencia (Timesheet) está programada

para desplegar un Periodo de empleo (dos semanas). Si la opción de Ver por (View By) estuviese programada para mostrar sólo una semana, usted tendría que reportar la Presencia física cada semana por separado. Si programa la opción de Ver por (View By) a Periodo de empleo (Time Period) sólo deberá reportar la PAW una vez por periodo de pago. (Vaya a la lección Configuración de las preferencias de usuario para configurar la programación por defecto de su opción de Ver por (View By).

6. Deberá escoger PAW en el recuadro de los Códigos de tiempos reportados (TRC). Haga clic en la lista desplegable Código de tiempo reportado.

7. Haga clic en el ítem Presencia física (PAW) de la lista.


Paso Acción 8. El Registro de asistencia (Timesheet) ahora muestra 1.000 en el primer día del periodo de

empleo. Este valor no representa una hora de trabajo. Este es el valor por defecto que aparece cuando el asalariado selecciona PAW en el menú desplegable TRC.



11. ¡Buen trabajo! Usted ha reportado la Presencia física usando un Registro de asistencia (Timesheet). Nota: El Registro de asistencia (Timesheet) de Presencia física no requiere aprobación. Fin del procedimiento.

Cómo usar el Reloj de la Web Algunos Empleados asalariados (no exentos) que trabajan para la Librería y los Servicios de Aparcamiento y Transporte usarán el Reloj de la Web para reportar sus horas. El uso del Reloj de la Web se limita a esos dos departamentos ya que el programa está en periodo de prueba para que la Universidad determine su grado de utilidad.


Si su departamento usa el Reloj de la Web, repase esta lección para aprender a registrar sus horas usando el Reloj de la Web. Procedimiento Algunos Empleados asalariados (empleados de la Librería y de los Servicios de Aparcamiento y Transporte) deberán usar el Reloj de la Web en vez del Registro de asistencia (Timesheet) para reportar las horas. En este ejercicio usted usará la página de Marcar las horas (Enter Punch) para ingresar tanto la Hora de entrada como la Hora de salida.

Paso Acción

1. Para comenzar, navegue a la página Marcar las horas (Enter Punch). Haga clic en el enlace Autoservicio (Self Service).


3. Puede continuar a usar los enlaces en el Menú Pagelet para navegar a la página de Marcar

las horas (Enter Punch) o puede ahorrarse unos pasos y usar los enlaces que se encuentran en la página de navegación. Haga clic en el enlace Reloj de la Web.


Paso Acción 4. Si usted tiene más de un empleo en el campus, necesitará seleccionar el empleo apropiado en

la lista de la página Escoger titulo de empleo (Select Job Title). Todos sus empleos estarán enlistados en esta página junto con la información del Departamento y el Número de puesto asociado con ese empleo.

5. Cada departamento tiene la opción de usar títulos de empleo específicos como "Cajero" o títulos de empleo genéricos como "Grupo estudiantil A”.

6. En este ejercicio usted reportará las horas del empleo de Cajero. Haga clic en el enlace Cashier.

7. Uste usará la página de Marcar las horas (Enter Punch) para marcar las horas de entrada y

las de salida de cada turno. Haga clic en la lista desplegable Tipo de marca.

8. Haga clic en Hora de entrada, en la lista.


Paso Acción 9. Al hacer clic en el botón Marcar las horas (Enter Punch) después que haya seleccionado

Tipo de marca (Punch Type) graba la selección. El sistema usa la fecha y la hora actuales para la marca. Haga clic en el botón Marcar las horas (Enter Punch).

Paso Acción 10. La página Guardar la confirmación (Save Confirmación) le da detalles sobre la información

de la marca grabada. Haga clic en el botón OK.

11. Necesitará marcar la hora de salida al final de cada turno.

Haga clic en la lista desplegable Tipo de marca (Punch Type).

12. Haga clic en Salir (Out), en la lista.

13. Los asalariados pueden dejar un comentario para el Verificador de horarios en la casilla de

Comentarios (Comments).


Paso Acción 14. Teclee la información deseada en la casilla de Comentarios (Comments). Ingrese un valor

válido, por ejemplo "Salí más tarde porque ayudé a limpiar”. “(I punched out late to help clean up)”.

Paso Acción 15. Haga clic en el Anotar Marca (Enter Punch) botón.


17. Recibirá un aviso si anota el mismo tipo de marca dos veces seguidas. 18. En este ejemplo ha olvidado marcar la salida al final de su último turno.

Haga clic en Tipo de marca (Punch Type) en la lista desplegable.

19. Haga clic en Llegada (In), en la lista.


Paso Acción 20. Cuando trate de marcar la entrada al principio del turno siguiente recibirá el siguiente aviso

indicándole el error: Aviso: El tipo de marca reportado es el mismo que el anterior Tipo de marca reportado (13504,3607) [Warning -- The reported punch type is the same as the prior reported punch type (13504,3607)] Haga clic en el botón Anotar Marca (Enter Punch).

Paso Acción 21. Cuando vea este aviso usted debe: • Notificárselo a su supervisor lo antes posible

• Proceda a marcar haciendo clic en el botón OK 22. Primero debe reconocer el mensaje de aviso.


23. A continuación necesita revisar la pantalla Guardar la confirmación (Save Confirmation).


24. ¡Excelente! Ha usado el Reloj de la Web para marcar la hora.



Ver la Condición del horario (Time Status) y el Resumen (Summary) Quizá desee comprobar la condición del horario que haya reportado. Esta lección le mostrará cómo hacerlo. Procedimiento Puede ver rápidamente su horario reportado usando los enlaces para la Condición del horario reportado (Reported Time Status) y el Resumen del horario reportado (Reported Time Summary).

Paso Acción 1. Puede usar el enlace para Condición del horario reportado (Reported Time Status) en su

Registro de asistencia (Timesheet) para mostrar y ocultar información sobre su Horario reportado.

2. Este asalariado tiene horas con una condición de Aprobado (Approved) para el 6/22/2009. 3. El tiempo reportado para el 6/24/2009 muestra una condición de Denegado (Denied). 4. Puede clasificarlo por columnas, eligiendo cualquiera de las que se ven en la Condición del

horario reportado (Reported Time Status) al hacer clic en los titulares de las columnas. Haga clic en el enlace Condición (Status).

5. El área de la Condición del horario reportado muestra también el número total de horas

enviado para cada día así como el Código de tiempo reportado (TRC) que se usó cuando se reportaron las horas.

6. Los Asalariados y los Verificadores de horarios pueden dejarse mensajes unos a otros en el Bocadillo de comentarios (Comments Balloon).


Paso Acción 7. El icono del reloj de alarma en la columna Excepción (Exception) indica que hay algo

incorrecto en el horario reportado en esta fecha. Haga clic en el gráfico Excepción (Exception).

Paso Acción 8. Las excepciones se genera cuando se reportan horas y o bien un aspecto de las horas es

incorrecto o el tiempo reportado no cumple alguno de los requisitos. En casi todos los casos, la excepción no interferirá con su paga. El Verificador del horario y/o el Coordinador del horario de su departamento le indicará cuál era el problema y cómo evitar que vuelva a ocurrir. El área de descripción indica que este Asalariado ha reportado horario más allá de los límites permitidos.

9. Haga clic en el enlace Vuelva a la página anterior (Return to Previous Page).

10. Haga clic en Condición del horario reportado - haga clic para ocultar el enlace.

11. Haga clic en el Resumen de horas reportadas (Reported Hours Summary) - haga clic para ver el enlace.


Paso Acción 12. La página del resumen le indica el número de horas totales reportadas por día. 13. La página del resumen también le indicará el número de horas totales reportadas por Semana o

Periodo de pago depende de la opción que usted elija en Ver por (View By). (Consulte las instrucciones en la lección Configuración de las preferencias de usuario -Setting Up User Preferences para cambiar la opción por defecto en Ver por (View By).

14. Ha usado satisfactoriamente los enlaces para la Condición del horario reportado y el Resumen del Horario reportado para ver información sobre el horario reportado. Fin del procedimiento.


Ver las Horas de licencia acumuladas (Accrued Leave Balances) (Vacación/Vacation, Enfermedad/Sick, y Horas remuneradas/Comp) Esta lección le mostrará cómo ver Vacación/Vacation, Enfermedad/Sick, y Horas remuneradas/Comp en UAccess Employee. Procedimiento Puede usar la página Registro de asistencia (Timesheet) para ver los balances acumulados como vacación, enfermedad y Horas remuneradas.

Paso Acción

1. Para comprobar las horas de licencia acumuladas, haga clic en el enlace Balances – haga clic para comprobar (Balances – click to review). Haga clic en el enlace Balances – click to review.

Paso Acción 2. Este es un registro a “tiempo real” de sus horas de enfermedad y de vacación. Así que, cada

vez que cada vez que usted haya hecho alguna anotación y la haya guardado en este periodo de pago ya habrá sido deducida del total.

3. Si usted es elegible para horas extra u horas remuneradas, esos balances aparecerán aquí también.


Paso Acción 4. Ha repasado con éxito las horas de licencia acumuladas usando un Registro de asistencia

(Timesheet). Fin del procedimiento.


Configuración de las preferencias de usuario (Setting Up User Preferences) Usted puede de seleccionar algunas de sus preferencias al completar el Registro de asistencia (Timesheet). Complete esta lección para aprender a hacerlo. Procedimiento Puede usar la página Preferencias de usuario (User Preferences) para seleccionar sus preferencias para reportar, como establecer selecciones relacionadas con el tiempo por defecto en la página Registro de asistencia (Timesheet). En esta lección verá las opciones disponibles cuando establezca sus preferencias.

Paso Acción 1. Use la página Preferencias para reportar las horas (Time Reporting Preferences) para

establecer y mantener preferencias específicas para reportar las horas. Las preferencias que usted especifique en esta página se reflejarán en su Registro de asistencia (Timesheet).

2. Use el Código del tiempo reportado o el campo de Descripción (TRC Code o Descripción) para configurara el formato con el aparecerá el Código de tiempo reportado en las páginas del Registro de asistencia (Timesheet). Por ejemplo, su opción por defecto para verlo es REG - Regular, pero puede cambiarlo para que, en su lugar, se vea como Regular - REG.


Paso Acción 3. Los componentes del menú desplegable del Código del tiempo reportado (TRC) aparecen en

orden alfabético. Cambiar el formato del Código de tiempo reportado cambiará también el orden en el que aparecen los códigos. Por ejemplo, Vacaciones usadas (VTC - Vacation Taken) aparecerá bien encima o debajo de VLVP- Victim Leave Vac dependiendo del código o formato de descripción del Código del tiempo reportado (TRC Code or Description).

4. Use el campo del Método de prepoblación del horario (Time Prepopulation Method) para poblar automáticamente con datos la página del Registro de asistencia (Timesheet). Seleccione el Periodo anterior (Prior Period) para proveer valores por defecto del periodo anterior. Esto le interesa si por lo general su horario de trabajo es el mismo cada semana. Use En blanco (Blank) (que es la opción por defecto) para especificar que no hay ningún valor por defecto.

5. Use el campo Mostrar el registro de asistencia por defecto (Default Timesheet Display) para especificar si quiere que las horas se vean en el Registro de asistencia (Timesheet) por Día, Semana o Periodo de empleo. Nota: El Verificador del horarios y los empleados asalariados excluidos que reporten Presencia física deben establecer esta opción por defecto en Periodo de empleo (Time Period). Al hacerlo así se facilita un poco la preparación de los informes de UAccess Employee.

6. Use el campo del Día de la semana que empieza (Start Day of Week) para seleccionar la opción por defecto para el día de la semana que empieza en la página del Registro de asistencia (Timesheet).

7. Puede navegar con rapidez a otras páginas de Autoservicio (Self-service) y Reportar las horas (Time Reporting) desde esta página.

8. Si lo desea, puede mandar correos electrónicos (e-mails) a los gerentes, supervisores u otros empleados cuando cambie las preferencias de usuario al hacer clic en el botón Notificar (Notify) y acceder a la página Enviar notificación (Send Notification).

9. Ha revisado con éxito las preferencias de usuario para su registro de asistencia (timesheet). Fin del procedimiento.


Glosario Añadir a Favoritos (Add to Favorites)

Añadir a Favoritos es una función de UAccess Employee que le permite a usted añadir favoritos o atajos a la página de UAccess Employee.

Horas remuneradas (Comp Time)

Horas remuneradas son las horas de trabajo pagado que ha acumulado el empleado.

Componente (Component)

Un Componente es una pantalla de UAccess Employee donde se pueden anotar, editar y ver datos.

Empleado asalariado excluido (Exception Time Reporter)

Un empleado Exento es aquel que no es elegible para recibir remuneración por horas extra. Informalmente, a este tipo de empleado también se le conoce como "empleado". En UAccess Employee, a los empleados exentos también se les llama empleados asalariados excluidos. Los empleados asalariados excluidos sólo completan un Registro de asistencia (Timesheet) cuando faltan al trabajo. (En algunos casos, los empleados asalariados excluidos necesitan completar un Registro de asistencia (Timesheet) para documentar la Presencia física.)

Menú Pagelet El Menú Pagelet es el panel en el lado izquierdo de UAccess Employee que se puede usar para navegar por el sistema.

Página de navegación

La Página de navegación es la colección de carpetas y componentes que aparecen en el centro de la pantalla al navegar por UAccess Employee. Esta página cambiaré dependiendo de dónde se encuentre en el sistema y puede usarse para navegar.

No exento Un empleado No exento es el que es elegible para recibir compensación por horas extra. Informalmente, este tipo de empleado también se conoce como "por horas”. En UAccess Employee, a este tipo de empleado también se le conoce como Empleado asalariado. Un Empleado asalariado debe presentar un Registro de asistencia (Timesheet) para recibir la paga. El Registro de asistencia (Timesheet) incluye las horas regulares además de las horas de licencia.

Horas extra Horas extra es una cantidad en efectivo que se le paga a un empleado no exento por trabajo que exceda las cuarenta horas a la semana.

Número de puesto Su Número de puesto es el número que identifica el puesto de trabajo que usted tiene en la UA. Los supervisores y los verificadores del horario usarán sus Números de puesto para localizar a los asalariados cuyo Registro de asistencia (Timesheet)


necesitan revisar. Si no está seguro de cuál es su Número de puesto, puede mirarlo en Autoservicio o pedírselo al gerente de su departamento.

Empleado asalariado

Un empleado No exento es el que es elegible para recibir compensación por horas extra. Informalmente, a este tipo de empleado se le conoce también como "por horas”. En UAccess Employee, a este tipo de empleado también se le llama Empleado asalariado. Un Empleado asalariado debe presentar un Registro de asistencia (Timesheet) para recibir la paga. El Registro de asistencia (Timesheet) incluye las horas regulares además de las horas de licencia.

Presencia física Algunos departamentos exigen que sus empleados exentos registren la Presencia física, que es, sencillamente, una manera de confirmar que esa semana están acudiendo a trabajar por medio de la anotación en un Registro de asistencia (Timesheet). Con frecuencia, los departamentos con empleados que reciben su salario a través de subvenciones (grants) tendrán que registrar su Presencia física para cumplir con los requisitos de una auditoría. Si su departamento requiere que usted registre su Presencia física, su Verificador del horario o Coordinador del horario se lo indicarán. Las entradas de Presencia física no tienen que ser aproadas por un supervisor.

Marcar la hora Marcar la hora es un método de reportar el tiempo trabajado que exige que un Asalariado marque la hora de comienzo y finalización del trabajo interactuando con un dispositivo para marcar el tiempo. El dispositivo registra el Tipo de marca, la fecha y la hora. Se hacen corresponder dos registros para calcular las horas de trabajo transcurridas.

Tipo de marca El Tipo de marca describe una actividad capturada en el Reporte horario. El Tipo de marcas más común son “In” al entrar a trabajar, y “Out” al acabar. Otros tipos de marcas incluyen “Xfer (Transfer)”, “Meal” y “Break”.

Horario reportado El Horario reportado es el horario registrado por los Asalariados cuando marcan en el Reloj de la Web o el tiempo transcurrido en el Registro de asistencia (Timesheet). El Horario reportado lo aprueba el Verificador del horario y lo procesa “Time and Labor Administration Process” para que sean Horas remunerables.

Condición del horario reportado

La Condición del horario reportado es el informe diario y la condición de la aprobación del horario registrado en un Registro de asistencia (Timesheet). Las opciones son: Necesita ser aprobado (Needs Approval, NA): Horario enviado por un Asalariado y que espera la aprobación del gerente


Enviado (Submitted, SB): Horario guardado para más tarde por un Asalariado, que representa un trabajo en curso en un Registro de asistencia (Timesheet) Denegado (Denied, DN): Horario enviado por un Asalariado y rechazado por el Verificador del horario

Guardar para después

Un Asalariado puede usar Guardar para después para guardar el horario como trabajo en curso antes de enviar el Registro de asistencia (Timesheet) para su aprobación.

Verificador del horario

Un Verificador del horario es un empleado que usa componentes de Manager Self-Service para revisar, ajustar y aprobar el Horario reportado que ha sido enviado por un Asalariado. El Verificador del horario por lo general será el supervisor directo del Asalariado.

Periodo de empleo Periodo de empleo una entrada repetida en el calendario de duración fija y con fecha de comienzo y fin.

Asalariado Un Asalariado es cualquier persona que reporta horario en el Registro de asistencia (Timesheet). En otras palabras, todos los empleados de la Universidad son asalariados.

Código del tiempo reportado

El Código de tiempo reportado (TRC) es una categoría de horario que representa una actividad. Por ejemplo, podría reportar Horas regulares, enfermedad, vacación o extra.

Reloj de la Web El Reloj de la Web es un Registro de asistencia (Timesheet) que les permite a los Asalariados registrar Marcar la hora y Tipo de marca.

uaccess employee time reporter spanish 10-25-09 …...• ver las horas de licencia acumuladas, como...

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