• Louisiana  Constitution• Louisiana  Revised  Statutes 

39:1551‐1755• Louisiana  Administrative Code  

Title  34, Part  V• Executive  Orders:                   

• JBE 16‐36 – Cooperative Endeavors• JBE 16‐38 – Line Item Appropriations • JBE 16‐37 – Hudson Initiative• JBE 16‐55 – Emergency Procedures

What  laws govern OSP‐PC contracts?

Applicability of LawExpenditures of public funds by the Executive Branch of the 

State 

Some exemptions in law (RS 39:1554 & 39:1619)

Types of Contracts Professional

Personal

Consulting

Social Services

Interagency/Intergovernmental 

Cooperative Endeavor Agreements

Professional

Work rendered by an individual who has a professed knowledge, who has a prolonged and specific intellectual training as distinguished from mere skill.

The professions listed are the ONLY services classified as professional services by OSP‐PC.

May be awarded without competitive bidding or negotiation

Professional Lawyers Doctors Dentists Psychologists Certified Advanced Practice  Nurses

Veterinarians

Architects Engineers Land  Surveyors Landscape Architects Accountants Actuaries Claims Adjusters

Personal Work rendered by individuals which require use of creative or artistic skills or highly technical or unique individual skills or talents

Awarded without competitive bidding or negotiation

Examples  of  Personal Contracts Graphic Artist SculptorMusician PhotographerWriter Handwriting Analyst Court  Reporter Foreign Representative

Expert  Witness Paramedical Therapist Private Investigator Sign Language Interpreter

Consulting Work rendered by an individual or firm who possess  specialized  knowledge, experience or expertise to investigate assigned problems;  to provide counsel, review, design, development, analysis, or advice in formulating and implementing programs or services or improvement to programs and services.

This is a broad category of services.

Consulting

Consulting services are COMPETITIVE and are limited to $49,999 for a 12 month period or the RFP process must be used. 

Examples  of Consulting  ContractsManagement Finance (Banking services) Revenue Enhancement (claims recovery)

Appraising Planning Data Processing (IT) Advertising Public Relations

Social  Services• Furtherance of the general welfare of the citizens of Louisiana

• Services are COMPETITIVE and are limited to $249,999 for a 12 month period or an RFP must be processed

Social  Services REHABILITATION  AND  HEALTH SUPPORT

Teen Pregnancy Prevention Louisiana Rehab Services Alcohol & drug abuse treatment Family planning services

HABILITATION  AND  SOCIALIZATION Day care services Transportation services In home respite care Nursing home services

Social  Services   PROTECTION  FOR  ADULTS  AND CHILDREN

Victims of family violence Adoption services Crisis intervention services like emergency shelters

IMPROVEMENT  OF  LIVING CONDITIONS  AND  HEALTH Energy Assistance / Weatherization Distribution of food commodities Educational and employment needs of eligible individuals

Evaluation, testing, and remedial educational services for handicapped and disabled nonpublic school students

• Identifying, assessing and evaluating handicapped children

• Development of individualized educational programs for disabled or handicapped children

Social Services  

•Must be sent to OSP-PC for approval (Executive Orders JBE 16-36 and 16-38)

•Line Item Appropriation CEA’s must follow the format and guidelines on the OSP-PC website

Cooperative Endeavor Agreements

What  is a CEA?LA Constitution, Article VII, Section 14 says in:

Section A : No things of value shall be loaned, pledged or donated 

Section B : Lists authorized uses of public funds  Section C : For a public purpose, the State may engage in cooperative endeavors 

Three  Prong  TestPublic  entity  must  have  legal  authority  to make  

expenditure,  and  must  show:

A  public  purpose That  expenditure  or  transfer  does  not appear  to  be  gratuitous

That  the  public  entity  has  a demonstrable, objective,  and  reasonable  expectation  of receiving  at  least  equivalent  exchange value 

CEA’SCEA’s MUST contain the following:

A monitoring plan A provision requiring the contractor to provide written reports every 6 months

A comprehensive budget Goals, objectives and performance measures A fiscal funding clause

CEA’SCEA’s CAN:

Exceed the $49,999 limit for consulting services and the $249,999 limit for social services

Have a term greater than three years

Interagency Agreements

Are  between  executive  branch  state agencies (See RS39:1556 C)

Must  be  submitted  to  OSP‐PC  for review  Are  exempt  from  RFP,  but  must follow  all  other  contract  requirements

Intergovernmental Agreements Are  between  a  state  agency  and  a political  subdivision  (local  or federal)

Are  exempt  from  OSP  review  and approval  under  RS39:1554 J.2  except   for  procurement  of  social services

These agreements can be with police juries and other parishes, as well as other states

What  Requires Competition? (Using  an  “RFP”) 

Consulting  Services  greater than $49,999 per 12 month period

Social  Services  greater than $249,999 per 12 month period

Caution: Determine your service needs up front. If the estimated cost for those services are for $50,000 for 

consulting or $250,000 for social services or more for a 12 month period, it must be competitively procured.

Caution

RS 39:1619.B.7  and  RS 39:1622.B  specifically state:

“Service  requirements  shall  not  be artificially  divided  so  as  to  exempt contracts  from  the  request  for  proposal process.”

Sole SourceSole source is defined when only one exists for the services requested by the using agency and the vendor does not sell through distributors/dealers.

Examples:  1.  The contractor is the owner of a source code or proprietary software            2.  The contractor is the single source with the unique capabilities to

perform the service3.  The contractor is the only contractor that provides the scope of

services required by the using agency

Sole SourceSole Source procurement can be made only after the requesting agency submits the required documents for pre‐approval.

Letter of request to the OSP Director form the Agency Secretary or Undersecretary or authorized designee which fully explains why the agency believes the situation qualifies as a sole source.  The letter must address whether any other sources exist for the requested services, and explain why the services are necessary for the agency and why a competitive process is not warranted.  See R.S. 39:1619B (1) and LAC Title 34, Part V, Chapter 25, Subchapter B. 2542.A.2‐4.

Letter from the contractor justifying the assertion that the services are a sole source.  Provide information regarding proprietary software, unique capabilities, etc.

Sole Source Supporting documentation should be included, such as outside 

research, determinations by other government entities, grant documents.

6 Years of past contracting history for the services being requested, including CFMS/LaGov#, contractor name and contract amount.  Indicate whether any of those contracts were the result of a sole source approval.  If so, provide copies of any previous sole source requests.

Date of the most recently completed RFP for the services requested and the result of that RFP, if applicable.

Proposed sole source contract, including the proposed term and amount.

Emergency ContractsEmergency Contracts in this instance are those not governed under Executive Order.

An emergency is defined as a situation which creates a threat to public health, welfare, safety or public property.  The using agency which requests an emergency procurement must indicate in writing the basis of the emergency.

Emergency procurement can be made only after the requesting agency submits the required documents for pre‐approval.

In dire emergency an agency head must act regardless of pre‐approval.

Emergency Contracts1.  Letter of request for Emergency condition to the OSP Director from the Agency Secretary or Undersecretary or authorized designee which fully explains why the agency believes the situation warrants an emergency, what critical services must be provided via an emergency contract, and the consequences of not having a contract in place. 

2.  3 years of past contracting history (if applicable) for the services being requested, including CFMS/LaGov #, contractor name and contract amount.  Indicate whether any of those contracts were the result of emergency requests.

Emergency Contracts3.  Date of the most recently completed RFP (if applicable) for the services requested.

4.  Status of the current RFP for the services requested, including date it was sent or will be sent to OSP‐PC for review.  Proposed schedule of events for the RFP.

5.  Proposed draft Emergency Contract, including the proposed term and amount.

Approval of contracts

R.S. 39 1624 provides  that  before  approving  a proposed  contract  for  professional, personal,  consulting,  or social  services, the  State Chief Procurement Officer (or  an  assistant) must  have  determined  that  the contracting  using  agency  has  specified the  following:

Approval of contracts

Purpose  and  Duration 

Specific  Goals  and  Objectives

Measures  of  Performance

Plan  for  monitoring  the  services  to  be  provided

Approval of contracts

No current state employee is performing the service

If contractor is a corporation, it has complied with Secretary of State’s laws and rules

That money is available to pay for the services and that the agency has statutory authority to enter into the contract

Reviews resumes for consulting services

RS 39:1623Certification  by  using  Agency

No  employee   is  competent  or  available  to  perform  contracted  services

Services  are  not  available   as  a  product  of  an  existing  contract

RFP  requirements,  if  applicable,  have  been  met

Certification  

A  written  plan  exists  that  provides  for  the  assignment  of  a  monitor,  for  reviewing  reports,  and  for  ultimate  use  of  final  product

Cost  basis  for  the  contract.  Your cost basis needs to be justified and reasonable. 

Certification 

Description  of  specific  objectives  or deliverables  and  the  monitoring  plan

Methods  to  be  used  to  measure  and determine  contract  performance

For  any  contract  lasting  more  than  6 months and totaling more than $50,000,  a  cost  benefit  analysis  shall  be conducted

Purpose

What  the  contract,  project,  or  grant  will  do

For  whom  the  contractor  will  do  it

Goals & ObjectivesGoals – Broad, general intentions, intangible

Establish  direction  and  destination, describe  the  general  end  results  toward which  effort  is  directed

Objectives – Narrow, precise, tangibleSpecific,  measurable  targets 

Both  are  mindful  of  the  purpose  of  the contract,  project,  or  grant.

Goals & Objectives

Goal – provide educational opportunities to Louisiana workers to secure and retain jobs

Objective – provide 12 classes in welding and woodworking to recently laid‐off workers at ABC company

Goal – increase productivity of departmental employeesObjective – send 100% of the staff to a time management class

Performance Indicators

• Tools used to measure performance

• Should be measurable & time bound

• Established in advance, are specific targets and should be simple and understandable

Performance IndicatorsExamples :

1. Schedules with due dates2. How many employees or clients were trained by a 

specific date3. Number of revisions to the proposed plan4. Response time of 48 hours on request for a legal 

opinion5. Number of persons who were able to get a job after 

receiving education training and counseling

Monitoring  Plan

• Who will monitor performance? (name of person or unique title)

• How and with what frequency will performance be monitored? (monthly, weekly, in reports, in meetings, by telephone, written reports, email)

Monitoring  PlanHow will performance progress be reported?  Format  and  frequency?

How will performance data be validated (or audited) to ensure accuracy?

Example:  The contract will be monitored by John Smith, program evaluator, on a weekly basis by determining the number of students attending the training.  The contractor will provide sign‐in sheets for validation purposes. 

Minimum  Contract Requirements Appropriate original signatures – NO stamped or electronic signatures

Beginning / Ending dates – real ones, not “shall begin on date of approval and extend for one year”

Description of work & goals/objectives

Maximum amount and schedule of payments to be made –negotiate clear payment terms so contractor knows how he can bill and when he can bill

Minimum  Contract Requirements Itemized budget if cost reimbursement

Deliverables

Schedule of deliverables

Performance Measures

Monitoring plan

Minimum Contract Requirements

Responsibility for taxes (Tax ID)

Termination clauses – for cause and convenience

Remedies for default clause

Legislative Auditor clause

Minimum  Contract Requirements  Assignability clause

Any required anti‐discrimination language 

Travel requirements – PPM 49 (OR) Travel is included in the cost

Fiscal funding clause if the duration of the contract crosses a fiscal year

Minimum  Contract Requirements Appropriate approvals

Civil Service – online approval

Attorney General

Legislative Auditor – for financial auditing services of state agencies

Office of Telecommunications Management

Minimum  Contract Requirements Appropriate Governing Board – Board of Regents, LCTCS

Office of General Counsel – Legal Services

Delegation of Authority – Agency’s signature has authorization to sign

Attachments Signed BA‐22 form 

Certification letter  (if contract is greater than $5,000)

Late letter – if submitted to OSP‐PC more than 60 days after begin date of the contract

Board Resolution  (corporation)

Attachments Disclosure of Ownership  (for‐profit  corporation  unless  publicly  traded)

Certificate of Authority  (for‐profit ,  out‐of‐state  corporation)

Resumes for consultants

Multi‐year letter – for contracts that extend beyond 12 months

Attachments Justifications:

Advance payment (see RS 39:1613  B ‐ G)  MUST be certification from the agency that procurement of services requires the advance and that no other source of funding is available

Amendment – if the contract came to OSP‐PC, so must the amendment, even if the amendment if for zero dollars

Sole Source Emergency

Advance   PaymentsRarely Allowed

Only   under  certain  circumstances;  never for  professional  services  contracts  (see  RS 39:1613)

Limited  to  a  sum  not  to  exceed  20%  of total  contract  amount

Contractor  is  a  nonprofit  corporation

Interagency  contracts  are  exempt  from complying  with  Subsections  B  and  C  of RS 39:1613

Common  Delays

Lack  of  clear  goals  &  objectives, performance measures,  or  monitoring  plan  IN  contract 

Lack  of  specific  person  named as  monitor

Poor  payment  terms – unclear information; dates for deliverables are outside of the beginning and end date

Common  Delays

Lack  of  proper  signature  authority  or Board  Resolution  from  corporation

Lack  of  FILED Disclosure  of  Ownership  with  Secretary  of  State

Lack  of  resume(s)  for  consulting  services  contracts

Common  Delays OSP‐PC will hold a contract/amendment for a “reasonable amount of time” then it will be returned without action for you to re‐submit

OSP‐PC’s performance indicator says we will process contracts in 3 weeks.  (Keep in mind this is if your contract/amendment has no issues)

OSP‐PC expects agencies to be proactive in developing the contract and insuring it contains ALL necessary elements and attachments before submitting for review

Delegation  of Authority  for  Small Procurements

MUST  have delegation in writing from OSP‐PC

Who is responsible?AGENCY

Same requirements of RS 39:1551‐1755

Services cannot be artificially divided so as to constitute a small purchase

Agency with Delegation of Authority MUST send monthly reports to _DOA‐OSP‐Reports@la.gov whether or not you’ve issued any contracts/amendments that quarter

Performance EvaluationWhat does RS 39:1569.1 (B)  Require?

• Within 60 days of completion of services, a performance evaluation is to be completed.  This includes contracts/amendments approved under Delegation of Authority

• Using agency has FULL responsibility for diligent administration and monitoring of contract

• If your contract/amendment was approved by OSP‐PC, a copy MUST be sent to OSP‐PC.  If the contract was approved in ProAct, please submit your performance evaluation in ProAct.  If the contract was approved in LaGov, please submit your performance evaluation to DOA‐pchelpdesk@la.gov.

Performance EvaluationWhat are the consequences for NOT submitting

the P.E. on time?1. Your agency will receive an email notification that 

gives you 5 business days to submit a delinquent P.E. report

2. If your agency doesn’t submit the P.E. report in 5 business days, OSP‐PC will return the contract without action (RWA).

3. Your agency will not be able to contract with the contractor until the P.E. is received and approved.

Content• Name  of  agency  personnel responsible for ensuring services were provided

• Name  of  contractor,  amount,  cost  basis• Contract  timetable  which  reflects proposed  and  actual  work  dates

• Contract  modifications• Listing  of  deliverables and whether or not they were satisfactory and timely completed

• Problems  encountered• Assessment  of  the  utility  of  the deliverables

Content 

Final  evaluation  reports  for  contracts greater than $250,000  MUST  be  submitted  to  legislative  auditor

Delinquent  final  evaluation  reports could prevent  future  contracting  with  the contractor

OSP WebsiteWealth  of  Information  that  includes:

• Copies  of   laws,  regulations,  and Executive  Orders

• Sample  contracts,  amendments,  and  letters

• Guidelines  and  formats

• Information  for  contractors

• Useful  links

OSP‐PC Websitehttp://www.doa.la.gov/Pages/osp/PC/Index.aspx

Division of AdministrationOffice of State Procurement

Professional Services

(225) 342‐8010

P.O. Box 94095Baton Rouge, La.  70804