Tinjauan Efisiensi dan Efektivitas Kebutuhan Sistem ERP pada Institusi Pendidikan Tinggi

Rana.

Jl. K.H Syahdan no 01, kemanggisan-jakarta barat.

School of Information System

Binus University.

rana.yauw@gmail.com

Abstract

University is an organization that requires a management structure in which the autonomy arrangement inside is divided into three levels, including the Top Level Management, Middle Level Management, and Low Level Management. Universities are motivated to do reengineering (change) for the benefit of institutional strategic planning through implementation of ERP systems. Enterprise Systems / ERP system itself is a primary need that must be implemented by any institution wishing to improve decision-making by the Top Level Management. The need for integration of ERP systems in educational institutions (higher education) is important to improve the business process, facilitate the sharing of data (reducing / eliminating information silos between functional departments), as well as integrating functional units therein to achieve cost efficiency and effectiveness of the business process itself . This paper will discuss the broad overview of the problems and challenges facing the university, the benefits, and the implementation of ERP solutions by the university as well as a real case of many universities who implement ERP student modules or developing Campus Management modules through some examples of ERP vendors such as SAP, Oracle PeopleSoft, SunGard, Jenzabar, etc.

Keywords: ERP Implementation; Integrity Module; University Management Module System; Student Information System; Student Module;

AbstrakUniversitas merupakan suatu organisasi yang memerlukan pengaturan otonomi dimana struktur manajemen didalamnya terbagi menjadi tiga tingkatan, diantaranya Manajemen Level Atas, Manajemen Level Menengah, dan Manajemen Level Bawah. Universitas termotivasi untuk melakukan reengineering (perubahan) untuk kepentingan perencanaan strategis institusi melalui implementasi sistem ERP. Enterprise Systems/sistem ERP itu sendiri merupakan kebutuhan primer yang harus dilaksanakan oleh institusi manapun yang ingin meningkatkan pengambilan keputusan oleh para Manajemen Level Atas. Kebutuhan akan integrasi Sistem ERP didalam institusi pendidikan tinggi penting untuk memperbaiki proses bisnis, memudahkan pembagian data (mengurangi/menghilangkan silos informasi antar departemen fungsional), serta mengintegrasikan unit-unit fungsional didalamnya untuk mencapai efisiensi biaya serta efektivitas dari business process itu sendiri. Paper ini akan membahas gambaran secara luas tentang problem dan tantangan yang dihadapi universitas, manfaat, dan solusi implementasi ERP oleh universitas serta kasus nyata dari beberapa universitas yang mengimplementasi ERP modul mahasiswa atau mengembangkan modul manajemen kampus melalui beberapa contoh Vendor ERP seperti SAP, PeopleSoft Oracle, SunGard, Jenzabar, dsbnya.

i

Kata Kunci: Implementasi ERP; Integritas Modul; Sistem Modul Manajemen Universitas; Sistem Informasi Mahasiswa; Modul Mahasiswa;

PendahuluanPada tahun 2006, trend perkembangan institusi pendidikan menunjukkan tingginya pengeluaran lebih dari 20 juta dollar untuk menyelesaikan suatu implementasi sistem ERP. Trend ini juga menyebutkanbahwa tingkat sukses rata-rata pada saat itu jauh dibawah 30 persen. *1,2

[1] Institusi Pendidikan Tinggi seperti universitas telah berpaling pada ERP sebagai suatu sistem yg menggantikan manajemen dan administrasi sistem komputer yang telah ada. Seperti yang Lockwood katakan : “Universitas sebagai suatu Organisasi yang menghadapi banyak permasalahan umum, seperti hal nya masalah koordinasi sumberdaya, pengontrolan biaya/costs, serta stimulasi dan fasilitasi perusahaan serta staff nya, dan sebagainya.” Demikianlah, muncul berbagai argumen yang menyatakan bahwa sejak para universitas memiliki masalah yang sama dari segi gambaran luas suatu organisasi/perusahaan, maka standarisasi dari manajemen institutional maupun analisis perusahan secara kontemporar termasuk sistem komputer yang digunakan oleh korporasi besar diseluruh dunia, seperti sistem ERP – juga dapat diaplikasikan didalam universitas. Beberapa telah mencoba untuk memecahkan persoalan dari perbedaan/kesamaan dalam cara yg lebih menarik. Lockwood(1985,pp.31-32), misalnya, berargumen bahwa universitas hanya akan menyandang label “unik” sampai mereka memiliki kombinasi tertentu dari karakteristik umum yang Lockwood paparkan sebagai kompleksitas dari tujuan, output terbatas yg terukur, otonomi dan dependensi dari masyarakat yg lebih luas, serta struktur acak dari otoritas dan fragmentasi internal. Dimana kalau dilihat kacamata gambaran dari perusahaan pada umumnya mungkin saja memiliki salah 1 karakteristik atau komponen ini, ini merupakan kombinasi yang penting dari komponen-komponen didalam universitas yang membuat universitas itu “unik”. Tujuan dari pernyataan diatas adalah untuk menggarisbesarkan nilai dari kesamaan hubungan antara universitas dengan perusahaan disekelilingnya sebagai objek pembelajaran. Salah satu cara untuk mengerjakan persoalan-persoalan ini tanpa memecahkannya itu yaitu menetapkan ERP sebagai salah 1 pemecahan akhir. Sistem ERP yg kita kenal dapat disebut juga sebaga “Enterprise” yang pada awalnya berdasarkan sekumpulan asumsi sempit tentang bagaimana suatu organisasi beroperasi (Akar dari sistem ERP adalah berasal dari sistem manufaktur dan perencanaan kebutuhan materi (MRP)), kemudian Enterprise secara kontinu telah diterapkan kearah konteks-konteks yang baru seperti layanan finansial, sektor public, layanan kesehatan, dan sekarang institusi tinggi pendidikan.

ERP dan Definisi ERP[2] Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau dapat disebut sebagai Enterprise Systems adalah generasi pertama yang mampu mengintegrasikan data dan mendukung semua fungsional didalam organisasi/perusahaan.

Sistem ERP mengintegrasikan berbagai aspek fungsional dari perusahaan dan sistem didalam perusahaan. Aspek-aspek fungsional tersebut dapat dikatakan sebagai area fungsional bisnis yang diantaranya seperti Accounting, finance, human resources and management, marketing, customer service, operations,dll.

Suatu proyek ERP dinilai sebagai transformasi bisnis dan teknologi yang paling kompleks serta memerlukan usaha ekstra untuk melakukannya.

Student Information Systems[3] Student Information System (SIS) sama dengan Sistem ERP, yaitu suatu aplikasi perangkat lunak (software) untuk pendidikan dalam hal untuk mendirikan suatu sistem yang dapat menangani data siswa. Student Information System (SIS) juga diketahui sebagai student information management

ii

system (SIMS), student records system (SRS), student management system (SMS), campus management system (CMS) atau school management system (SMS). Hingga saat ini, fungsi utama dari SIS ini sendiri adalah untuk mendukung pemeliharaan informasi personal siswa/mahasiswa dan studi nya yang berkaitan dengan :

Penanganan inquiries dari prospektif mahasiswa Penanganan proses administrasi Pendaftaran mahasiswa baru dan penempatan guru/dosen Pembuatan kelas mengajar dan jadwal guru secara otomatis Penanganan catatan/records ujian, tugas, nilai, dan kemajuan akademik Pemeliharaan catatan dari absensi dan kehadiran Pencatatan segala bentuk komunikasi dengan mahasiswa Pemeliharaan catatan kedisiplinan Penyediaan laporan statistik Pemeliharaan detil asrama Pengomunikasian detil mahasiswa kepada orangtua mahasiswa melalui portal orangtua Layanan pendidikan khusus/personal Layanan sumber daya manusia Layanan accounting dan pendanaaan Catatan kesehatan siswa

Dulu, universitas secara khusus membuat sistem catatan siswa mereka sendiri. Seperti pada contoh adalah sistem gudang data informasi siswa (Repository of Student Information) di Universitas Toronto. Dengan pertumbuhan bisnis pendidikan yg semakin kompleks, maka banyak dari institusi pendidikan yang sekarang memliih untuk membeli software yang dapat disesuaikan/dikustomisasi (customizable software). Kebanyakan SIS pada pengguna sekarang adalah berbasis server, dengan merujuk pada sistem server sentral komputer, dan juga dapat diakses oleh klien di berbagai tempat baik itu didalam gedung maupun diluar gedung universitas.

Tujuan Penerapan Sistem ERPJumlah institusi pendidikan tinggi didunia semakin meningkat, sehingga para institusi ini memerlukan sistem ERP untuk memperbaiki operasi proses bisnis mereka dan mempermudah manajemennya untuk lebih mudah diatur dan transparan sehingga mencapai decision making yang semakin baik lagi pada Top Level Management.

MetodologiKeuntungan dan Manfaat dari Penerapan Sistem ERP.[4] Memahami bagaimana ERP memberikan dampak secara positif pada institusi pendidikan akan memberikan persiapan untuk para stakeholders (pihak-pihak yang memiliki keterkaitan dengan perusahaan) dalam hal implementasi. Berdasarkan fakta yang tertera dibawah, terlihat bahwa konsentrasi terbesar terfokus pada respon dari 3 kategori tersebut yaitu peningkatan teknologi untuk institusi agar semakin berkompeten dalam hal teknologi; meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada proses; dan mengintegrasi serta melancarkan arus informasi. Selebihnya untuk kategori-kategori selanjutnya seperti kelancaran laporan, user friendly (mudah digunakan), akses data yang baik, layanan customer, fungsionalitas, komunikasi, serta keamanan menjadi faktor keuntungan tambahan yang juga diharapkan oleh institusi.

iii

[4]www.colletiateproject.com

Kekhawatiran Mengenai Perencanaan Implementasi ERP[5] Perencanaan untuk melakukan implementasi ERP didalam institusi seringkali menghadapi problema dan dilemma yang mengkhawatirkan akan bagaimana proyek nya nanti berlangsung dan apa dampak yang bisa terjadi. Seringkali hasil dari kekhawatiran ini berasal dari kedua hal yaitu tahu dan tidak tahu. Disini, saya akan menggariskan beberapa poin utama yang seringkali menjadi persoalan keprihatinan oleh stakeholders didalam institusi tentang menangani persoalan tersebut.

iv

[5] www.colletiateproject.com

Rangking pertama menunjukkan 100 persen kekhawatiran akan kepegawaian dan beban kerja yang tidak teratasi, kemudian diikuti oleh kekhawatiran akan pelatihan yang tidak memadai, dan sebagainya.

Riset paper ini memasukkan sampling dari 14 dari berbagai institusi pendidikan yang sedang merencanakan untuk implementasi solusi ERP software. 8 universitas yang menawarkan program PhD, 12 universitas yang menawarkan program Master/S2, 13 lainnya adalah program Sarjana/S1, serta 1 sekolah tinggi yang menawarkan D2. 10 Universitas ini terletak di bagian selatan amerika, 1 sekolah terletak di barat daya, dan 2 lagi terletak di Amerika Tengah. Sampel ini kebanyakkan didominasi oleh universitas negeri. Dan hanya 2 yang merupakan universitas swasta. Walaupun dengan perbedaan seperti itu, mereka menghadapi 1 hal yang umumnya sama yaitu ketidaktahuan akan implementasi ERP yang sebenarnya.

Cara pengumpulan data adalah melalui 2 metode diantaranya adalah wawancara secara personal dengan warga kampus (campus stakeholders) dan survey online terdistribusi via email. Kedua metode ini telah disesuaikan dengan peran partisipan didalam institusi: teknikal, fungsional atau eksekutif, dan akademis.

Vendor Sistem ERP untuk Universitas[6] Terdapat sejumlah vendor ERP yang menawarkan sepaket solusi untuk institusi pendidikan tinggi dan riset penelitiannya. Beberapa dari vendor ini menyediakan analisis untuk institusi seperti PeopleSoft Oracle dengan Campus Solution, SAP dengan Student Life Cycle Management, SunGard dengan SunGard Higher Education Banner, Campus Management, Datatel, dsbnya. Lebih lanjut penulis akan lebih memfokuskan pada modul manajemen kampus pada produk software kependidikan tinggi seperti PeopleSoft dan SAP. Para vendor ini menyadari fakta akan kebutuhan Sistem ERP, sehingga mereka pun semakin melakukan ekspansi untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi lagi dari institusi pendidikan tinggi. Berikut dibawah ini merupakan riset yang dilakukan oleh Gartner Group pada tahun 2004 mengenai sejumlah vendor ERP yang aktif menguasai pasar untuk institusi pendidikan tinggi.

v

[7] New Analysis Reveals Best ERP Systems for Higher Ed. Nonprofit Business Advisor. (2002); 5(154):11-13

Menurut riset yang dilakukan oleh Gartner Group pada tahun 2002, konsolidasi dari para vendor dan kembalinya model operasi bisnis yang semula telah memliki pengaruh yang krusial atas solusi ERP yg ditawarkan di area pendidikan tinggi. Para vendor ERP telah dibagi dan dikelompokkan oleh Gartner Group berdasarkan visi dan solusi implementasi mereka. “Magic Quadrant” terdiri dari 4 grup Vendor [7]:

“Leaders” (Pemimpin): Perusahaan (Enterprises) dengan posisi pasar yang bagus dan visi yang cemerlang akan aktivitas bisnis yang akan datang. SCT(Banner Solution), Datatel (Colleague solution), dan PeopleSoft termasuk kedalam grup ini.

“Challengers”(Penantang): Perusahaan dengan posisi market yang baik, tapi tanpa pemahaman yang mendalam akan perkembangan trend masa depan.

“Visionaries”(Visioner): Perusahaan dengan visi yang baik akan operasi mereka di masa depan, akan tetapi sedikit kurang dapat mengoperasikan bisnis yang sekarang. Sebelum melakukan merger dengan PeopleSoft, Oracle dulu termasuk kedalam grup ini.

“Niche players”: Perusahaan yang sukses di beberapa segmentasi pasar tertentu. SAP termasuk kedalam grup ini, karena mereka adalah pemimpin dalam bidang ini.

Faktor yang Memengaruhi Tujuan Tercapainya Efektivitas dan Efisiensi Implementasi ERP

[8] Faktor-faktor yang dapat memengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu proyek perubahan yang akan dilakukan oleh perusahaan skala menengah tinggi serta institusi pendidikan tinggi pada umumnya merupakan kunci penting yang menjadi penentu kesuksesan akan kemajuan institusi mereka dengan salah satu nya melalui penerapan sistem ERP. Melalui metode penyelidikan dan penelitian terhadap 12 institusi pendidikan tinggi dibawah ini, secara keseluruhan 60 persen dari yang diwawancara merupakan staff administratif atau eksekutif, 30 persen merupakan staff teknisi, dan 10 persen merupakan staff akademis. Dengan survei intensif semacam ini, dapat digarisbesarkan

vi

perubahan apa saja yang perlu dilakukan dan efektivitas dan efisiensi seperti apa yang dapat dicapai, kemudian hal-hal apa saja yang justru dapat menjadi kelemahan dari proses implementasi sistem ERP tersebut. Berikut merupakan tabel yang telah disusun melalui penelitian yang telah dilakukan oleh collegiateproject pada tahun 2010.

[8]www.colletiateproject.com

Masing-masing dari faktor ini akan memberikan kontribusi akan penentu kesuksesan proyek perubahan yang dilakukan melalui perencanaan, proses, dan pemeliharaan dari implementasi ERP itu sendiri. Seperti hal nya keinginan untuk melakukan perubahan didalam perusahaan melalui pemeriksaan situasi sekarang yang sedang dialami perusahaan dan solusi untuk mengatasi masalah-masalah itu, serta bagaimana prediksi perubahan perusahaan yang mungkin akan dialami serta dampak-dampaknya itu apakah sudah bisa dilakukan antisipasi atau tidak. Kebiasaan paradigma/pola pikir dan perilaku setiap anggota manajemen perusahaan juga harus diubah atau disesuaikan dengan visi bersama untuk berubah. Faktor ini berada di urutan pertama dari hasil survei yang dilakukan .Kemudian faktor selanjutnya yang memiliki persentase kedua terbanyak yaitu sebesar 92 persen menyatakan bahwa anggota-anggota staff dari semua tingkatan diharapkan untuk berpengetahuan luas, berpengalaman, berkemampuan, dan berdedikasi, kemudian juga terlibat didalam pelaksanaan proyek yang mengacu pada visi yang sama. Dari sinilah, para staff ini dapat membantu perusahaan untuk menjalankan proyek mereka dengan baik secara dedikatif melalui misi-misi dan pelayanan kepada siswa. Faktor kesuksesan yang berada diurutan ketiga adalah dukungan dan aliansi kepemimpinan/leadership yang harus dimiliki sebagai komponen kritikal didalam usaha kesuksesan perubahan apapun. Para pemimpin/leaders harus bertanggungjawab untuk menentukan, mengklarifikasi, dan mengomunikasikan secara jelas arahan konsisten sebagai dukungan dari pengubahan awal yang akan dilakukan. Kepemimpinan harus jelas mengidentifikasi besarnya pekerjaan yang terlibat didalam implementasi perubahan yang dilakukan dan dampak apa saja yang dapat terjadi dari berbagai aktivitas perusahaan tersebut. Faktor persentase sebanyak 83 persen yang menduduki peringkat ke 4 adalah adanya kapabilitas dan dukungan teknis. Dimana dengan memiliki kapabilitas teknis, dukungan/support teknis yang kuat, dan komitmen institusi terhadap kemelekkan teknologi yang peka semacam ini dapat mempermudah proses implementasi dan transfer ilmu serta skill/kemampuan yang dibutuhkan. Faktor yang satu ini tentunya sangat penting untuk proyek yang bertujuan untuk perubahan apapun, karena pengalaman dan kecakapan dalam terapannya tentunya diperlukan didalam mengimplementasi suatu proyek sistem ERP atau proyek apapun dengan tingkat

vii

kesuksesan yang signifikan. Apablia kecakapan dan kemampuan seperti ini tidak ada, maka dengan menyewa pihak ketiga/outsource untuk mengerjakan dan mengawasi pemeliharaan proses dan setelah implementasi proyek juga dapat memberikan solusi. Kemudian faktor selanjutya merupakan tim kerja/teamwork dari institusi sendiri. Konstituante institusi pendidikan tinggi menunjukkan bahwa tim kerja merupakan komponen kritikal yang memengaruhi implementasi proyek skala besar maupun proyek untuk perubahan. Apabila para staff antar departemen tidak terbiasa untuk bekerja sama didalam suatu tim, maka untuk menerapkan proyek enterprise (seperti halnya implementasi sistem erp) seperti itu tidak akan semudah yang dibayangkan. Oleh karena itu, pengarahan orientasi untuk bekerja dalam satu tim dengan struktur tim kepemimpinan yang baik dapat membantu para leader/pemimpin untuk mempelajari cara baru untuk menangani tugas dan mencapai tujuan.

Kasus Persoalan Implementasi Sistem ERP Pada North Carolina State University

[9]Pada tahun 1995, North Carolina State University (NCSU) menyadari bangunan mainframe sistem berbasis bisnis mereka yang telah ketinggalan jaman dan tidak mampu terintegrasi dengan baik satu sama lain, lalu juga tidak dapat mendukung/mensupport fungsionalitas sistem pada saat itu. Sehingga NCSU memutuskan untuk menjadikan sistem ERP sebagai solusinya melalui pencarian vendor ERP. Tahun 1996, pimpinan finansial (Chief Financial Officer) dan pimpinan akademis (Chief Academic Officer) membentuk tim dengan personel dan pemimpin dari Office of Information Technology (OIT) untuk mencari vendor ERP yang tepat untuk mengganti sistem Sumber Daya Manusia (SDM/HRM) yang sangat dibutuhkan oleh NCSU saat itu. Pada tahun 1997, NCSU memilih modul HR (Human Resource) dari PeopleSoft dan modul Campus Solutions (Financials and Student) yang diberikan secara diskon oleh PeopleSoft. Implementasi modul HR dimulai pada tahun 1997. Kemudian pada bulan oktober 1998, modul finansial (Financials) yang berisi modul Piutang (Accounts Receivable) dan buku besar (General Ledger) juga telah dirilis ke sejumlah departemen didalam universitas. Tahun 1999, peluncuran sistem modul Finansial dan HR telah dimulai. Go Live dilakukan pada bulan mei, dan modul Hutang (Accounts Payable) dan campus-wide GL (General Ledger) serta HR Go Live pada bulan juli. Nyatanya, modul-modul ini bellum siap untuk penggunaan yang tersebar luas.

Rod Reed, anggota tim proyek dan asisten direktur pelayanan dan penjaringan menyatakan, “Kami tidak punya pilihan. Banyak orang yang merasa bahwa sistem ini menyiksa mereka dan mereka tidak memiliki kesempatan untuk memberikan umpan balik.”

Segera setelah sistem Go Live, persoalan masalah fungsionalitas dan kinerja pun terjadi. “SDM dan Finansial kacau!,” kata Gwen Hazlehurst, anggota tim proyek dan direktur dari pelayanan dan penjaringan. “Sistem telah berbenturan/rusak (crashing). Kami sedang berjuang untuk mengatasi nya. Kami dulu tidak melakukan pengujian software secara menyeluruh yang mengakibatkan masalah kinerja yang serius dan sistem pun pada akhirnya padam.”

Dan ternyata dulu pelatihan juga tidak berjalan sebagaimana mestinya. Itu semua disebabkan oleh diluncurkannya modul finansial dan SDM pada saat yang bersamaan, sehingga diperlukannya pelatihan dalam kuantitas yang besar jumlahnya untuk para peserta/user, akan tetapi dengan terbatasnya jumlah pelatih saat itu mengakibatkan pelatihan berlangsung lama. Dan ternyata sistem terus mengalami perubahan yang signifikan secara terus menerus dan pelatihan belum selesai juga pada saat itu, sehingga mengakibatkan para end user tidak mampu benar-benar mengerti bagaimana menggunakan sistem-sistem baru yang diluncurkan tersebut dan mengingat secara baik semua materi yang diajarkan/dilatih. Besarnya masalah ini merupakan yang pertama kali dalam sejarah NCSU dan para petingginya salah satunya adalah Connie Reitfort, anggota tim proyek dan asisten direktur dari pelayanan dan penjaringan mengemukakan “Orang-orang dan masyarakat tidak mampu bertahan dalam lingkungan baru seperti ini. Hanya ada dua pilihan yaitu harus beradaptasi secepat mungkin atau menyerah saja.”

Ron juga menambahkan, “Kami menyadari manajemen perubahan merupakan suatu pergerakan yang krusial. Dan kami tidak sanggup menghadapinya kali ini.”

viii

Dan pada akhirnya pun, tim proyek menyadari dan mengambil nilai-nilai yang sangat berharga dari pembelajaran ini untuk tidak mengulangi hal yang sama kembali dan pengalaman ini pun mendorong mereka untuk menginvestigasi perencanaan implementasi sistem ERP yang selanjutnya untuk institusi, yaitu modul mahasiswa.

Mengenai sistem ERP pada modul mahasiswa itu implementasi nya mengalami penundaan pada bulan maret 2000 dikarenakan produk dari PeopleSoft tersebut masih belum siap dan tidak cocok dengan yang dibutuhkan oleh NCSU. Kemudian, kebanyakan pihak seperti user berpikir bahwa Student Information System (SIS) yang dibangun oleh NCSU bekerja dengan baik, apalagi kesan tersebut terlihat dari interface web nya yang begitu bagus. Siapa yang menyangka bahwa dibalik dari itu semua kinerja web begitu buruk. Sampai akhirnya NCSU pun memutuskan untuk membeli modul mahasiswa. Akan tetapi meskipun belum digunakan, modul mahasiswa ini sudah mendatangkan biaya pemeliharaan tahunan. Kemudian untuk selanjutnya, NCSU pada akhirnya melanjutkan untuk mendukung/mensupport pemisahan sistem-sistem tersebut – Finansial dan SDM didalam PeopleSoft, dan SIS pada database mainframe. Sebagai tambahan, terdapat biaya yang cukup signifikan untuk membiayai semuai infrastruktur dan sistem yang berbeda. Apalagi, banyak dari staff OIT yang mensupport SIS sebelumnya telah pensiun, dan akan menjadi semakin sulit tentunya untuk mencari dan menemukan para pengganti yang dapat bekerja dengan teknologi lama seperti itu.

Pada tahun 2005, dengan dirilisnya versi modul mahasiswa dari PeopleSoft yang lebih stabil, tim proyek ERP NCSU merasa inilah waktu yang tepat untuk memulai kegiatan implementasi. Versi terbaru saat itu tidak hanya stabil, tetapi juga web-enabled (bisa web) dan menawarkan banyak fungsionalitas yang NCSU butuhkan. Fungsionalitas semacam ini termasuk student self service, tagihan mahasiswa yang terlihat seperti tagihan kartu kredit, pendaftaran registrasi yang menyerupai keranjang belanja (shopping cart) Amazon.com, serta kemampuan untuk menukarkan kelas dan meningkatkan pemeriksaan editan, dan integrasi yang lebih kuat dengan modul finansial dan SDM.

“Sistem ini sekarang didirikan dan kami memiliki kepercayaan akan kematangan kemampuan kami sebagai tim untuk menerimanya. Kami telah memetik pelajaran dari kejadian implementasi modul Finansial dan SDM yang sebelumnya.”

Pada tahun 2006, sebuah tim proyek lintas fungsional (cross-functional project team) yang dipimpin oleh Asosiasi Dekan Sekolah Pascasarjana yang terdiri dari beberapa ahli, staff OIT (termasuk Ron, Gwen, dan Connie) dan para konsultan eksternal memulai perencanaan untuk implementasi pada modul mahasiswa. Perencanaan termasuk membangun ruang lingkup proyek dan melakukan fit-gap, yaitu sebuah proses yang membandingkan fungsi ERP untuk kebutuhan perusahaan. Tim juga harus merencanakan dan membangun interface antar modul mahasiswa dan sistem yang akan membutuhkan data dari modul mahasiswa. Mereka mengidentifikasi total 13 sistem, termasuk kantin universitas, asrama mahasiswa, perpustakaan NCSU, dan klub atletik mahasiswa, yang memerlukan data mahasiswa. Banyak elemen data dalam PeopleSoft yang memiliki nama yang berbeda, ukuran field/atribut, dan/atau skema kodingnya, dan perubahan-perubahan ini tentunya akan berdampak pada sistem yang membutuhkan data ini. Tim juga telah mengembangkan strategi untuk peluncuran. Mereka memutuskan bahwa dengan strategi peluncuran per fase/per tahap (phased) akan lebih baik dibandingkan sekaligus (Big Bang), seperti yang pernah dilakukan pada modul finansial dan SDM yang pada akhirnya memiliki dampak krusial. Meskipun pendekatan bertahap (phased) akan menyeret penyelesaian implementasi pada jangka waktu yang lebih lama, tim telah memastikan bahwa resiko

ix

yang didapat jauh lebih rendah.

[9]Modul mahasiswa yang terintegrasi dengan modul HR dan Finance NCSU

Pembahasan

Dewasa ini, banyak dari institusi pendidikan tinggi yang ingin sekali mengambil manfaat dari penggunaan sistem ERP. Banyak dari mereka yang melakukan investasi hingga jutaan dollar untuk suatu proyek ERP yang dapat berlangsung selama 2 hingga 3 tahun bahkan lebih [10]. Investasi dalam sistem ERP menceminkan investasi terbesar didalam Teknologi Informasi Komputer / ICT (Information Computer Technology) di dunia institusi tinggi pendidikan [11]. Ide dasar dari pengembangan sistem ERP itu terletak pada hubungan fungsi utama dari perusahaan manufaktur secara khususnya. Namun di era akhir pada abad ke 19, cakupan dari sistem ERP tersebut telah meluas dari yang tadinya mendukung kegiatan manufaktur secara khusus hingga ke proses-proses seperti pemesanan, keuangan, manajemen asset, dan manajemen sumber daya. Belakangan ini, sistem ini pun telah ditawarkan untuk otomatisasi marketing, e-commerce, student system, hingga sistem rantai pasokkan [10]. Dan untuk kependidikan, mayoritas solusi untuk kegiatan aktivitas bisnis di institusi pendidikan tinggi telah semakin dekat, hanya saja belum secara keseluruhan. Sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi mengembangkan pengarahan dukungan untuk kunci administratif dan servis akademis. Inti dari sistem seperti itu biasanya mendukung administrasi mahasiswa (seperti prosedur pendaftaran siswa, prosedur keuangan untuk mahasiswa, data-data mahasiswa), manajemen sumber daya (melakukan pengawasan pada pegawai), dan keuangan (accounting, pembayaran, investasi, dan anggaran)[27]. Sangat mungkin untuk memasukkan beberapa program tambahan seperti manajemen asset atau untuk kegiatan pengawasan layanan pengembangan siswa pada institusi. Keuntungan utama dari sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi, menurut organisasi ECAR [6] adalah :

x

Memperbaiki akses informasi untuk perencanaan dan pengelolaan institusi; Memperbaiki layanan untuk fakultas, mahasiswa, dan pegawai; Meminimalkan resiko bisnis; Meningkatkan pendapatan dan mengurangi pengeluaran yang disebabkan oleh terperbaikinya

efisiensi.

Integrasi dari seluruh fungsi bisnis didalam lingkungan institusi pendidikan tinggi menggambarkan integrasi dari sistem untuk administrasi mahasiswa, sistem sumber daya manusia, dan sistem keuangan yang dulu didukung secara terpisah dan sering kali tidak kompatibel karena masih terdapatnya silos dan informasi yang terpisah. Penggunaan database yang terintegrasi dari fungsi-fungsi bisnis yang berbeda serta secara konsekuen [27], yaitu modul-modul bisnis yang berbeda dari solusi integral adalah kunci utama. Data dapat dipindahkan ditengah-tengah individu sedang melakukan proses yang lain dan dapat diakses oleh berbagai user pada saat itu juga. Penggunaan dari pendekatan informasi yang terbaru (seperti teknologi web, telepon mobile, layanan online, dll.) merupakan keuntungan tambahan, tidak hanya pada administrasi didalam institusi pendidikan tinggi, tetapi juga untuk orang-orang yang secara konstan berinteraksi dengan institusi (mahasiswa, guru, periset, dan sebagainya). Meski demikian, banyak institusi pendidikan tinggi yang tidak mengimplementasikan sistem ERP secara terpadu. Alasannya adalah solusi informasi saat ini sudah cukup baik dan ketidakinginan maupun kesiapan suatu institusi untuk melakukan perubahan maupun investasi. Beberapa penulis mendeskripsikan implementasi dari solusi ERP pada institusi pendidikan tinggi sangat sulit. Beban pengeluaran serta resiko yang terlibat didalamnya juga tinggi, dimana rasio profitabilitas nya itu dari jangka menengah hingga jangka panjang [13]. Jawaban untuk pertanyaan “Apakah lebih baik menghindari implementasi solusi informasi yang terintegrasi?” Menurut CIO pada Universitas George Washington, solusi informasi yang terintegrasi akan memberikan keuntungan yang lebih kompetitif dimana institusi/universitas cepat atau lambat akan menemukan kesulitan untuk menangani jumlah mahasiswa yang kian besar jumlahnya [11]. Dimana dari pernyataan ini, ditekankan kembali oleh Farrell bahwa pengembangan ekonomi dunia dan operasi menurut suatu prinsip akan mendorong pengembangan sistem ERP itu tersebut. Riset pada lingkungan institusi pendidikan tinggi British mengumumkan sejumlah kasus dimana universitas memulai proyek untuk implementasi solusi informasi utuh mereka. Sayangnya, tidak ada hasil atau konklusi yang terbendung dari riset yang tersedia, karena proyek-proyeknya sendiri belum terselesaikan [12]. Walaupun jumlah program utuh yang diimplementasikan terbatas, beberapa hal penyebab terjadinya ketidaksuksesan implementasi dapat ditemukan pada sejumlah praktek [13]:

Pada Universitas Cleveland, mereka hampir mengambil suatu tindakan hukum yang menuntut salah 1 vendor ERP, setelah mereka menemukan bahwa hanya setengah dari jumlah mahasiswa secara keseluruhan yang dapat ditangani oleh sistem pada tahun 1998. Universitas ini pun melanjutkan pelaksanaan implementasi sistem ERP tersebut meskipun biaya yang dikeluarkannya juga semakin meningkat.

Hampir sama juga, perencanaan biaya pada implementasi solusi informasi terpadu/sistem informasi terpadu pada Universitas Ohio juga meningkat dari yang awalnya 53 juta dollar hingga menjadi 85 juta dollar.

Universitas Minnesota pun mengalami hal demikian, dimana perencanaan anggaran biaya pengeluaran nya itu adalah 38 juta dollar meningkat menjadi 53 juta dollar, dan pada akhirnya mencapai 60 juta dollar.

Resiko-resiko yang berkaitan dengan implementasi sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi adalah relatif tinggi, dikarenakan bahwa institusi tidak selalu benar-benar menaruh perhatian maupun mengantisipasi setidaknya masalah-masalah utama yang dapat muncul.

[14] Berkaitan dengan segala resiko yang mungkin muncul seperti itu, maka Manajemen Proyek Sistem Informasi pada institusi pendidikan (Project Management for Information Systems in Higher Education/PMFISHE)secara inisiatif mengenalkan dokumen aturan persiapan yang memberikan

xi

panduan untuk semua institusi pendidikan ketika menghadapi masalah implementasi ERP maupun apa saja yang berkaitan dengan aktivitas bisnis mereka. Untuk memperbaiki implementasi proyek ERP agar sukses secara bersama-sama, maka PMFISHE secara inisiatif ingin membuat suatu kondisi untuk komunikasi dan kooperasi yang sukses diantara dua kelompok yang sama sekali berbeda: yaitu manajemen dari institusi pendidikan tinggi, yang tidak familiar dengan implementasi serta pengembangan sistem informasi nya di satu sisi, dengan ahli IT yang biasanya tidak memiliki kekurangan dalam hal pengalaman yang berhubungan dengan implementasi solusi informasi yang teradopsi untuk kebutuhan khusus akademis disisi lain. Sebenarnya lemahnya fungsionalitas pada sistem yang terimplementasi telah ditunjukkan sebagai salah faktor terpenting yang dilaporkan. Akan tetapi, sedikit sekali pembelajaran yang dapat menjelaskan lebih lanjut mengapa hal ini terjadi. Berkaitan dengan hal ini, maka akan dibahas investigasi yang lebih mendalam tentang tingkat pengadopsian sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi dan telah menyediakan kesadaran tinggi tentang tingkat pengadopsian teknologi ERP oleh universitas, dengan modul yang telah teradopsi menjadi modul SDM (Sumber Daya Manusia), keuangan, dan administrasi mahasiswa. Contoh kasus yang diambil adalah universitas pada institusi pendidikan Australia. Studi ini menguraikan pentingnya sistem ERP dan menganalisis pemikiran yang digunakan untuk adopsi mereka. [15]Data yang digunakan untuk belajar diambil dari bentuk dokumen yang diterbitkan secara elektronik oleh perguruan tinggi. Studi ini mengidentifikasi alasan utama untuk adopsi agar menjadi sistem yang termodernisasi, kemudian kegunaan yang lebih besar, dan fleksibilitas, serta integrasi data dan sistem, proses bisnis reengineering, yaitu melalui peningkatan tingkat pertukaran data elektronik (termasuk penyediaan interface berbasis Web untuk sistem aplikasi), yang dapat mengurangi tingkat pemeliharaan/maintenance dan menghindari resiko. Para peneliti pada area ini telah menyelidiki ERP pada segi kendala budaya untuk mendapatkan beberapa pengetahuan tentang pentingnya implementasi yang sukses dan persoalan kegagalan yang menyertai itu. Pada studi ini fokus hanya pada faktor-faktor yang memengaruhi tahap pasca pelaksanaan siklup hidup ERP. [16]Studi ini mengidentifkasi pentingnya pengaruh budaya pada kepuasan pengguna dalam hal implementasi, dimana dengan itu dinyatakan bahwa hal-hal yang terjadi pada saat implementasi teknologi, yaitu manajemen sumber daya dan resiko organisasi tidak hanya akan lebih sulit untuk mengelola resiko teknis, tetapi sangat penting untuk keberhasilan implementasi/pelaksanaan. Menguji efek dari sub kultur pada implementasi sistem ERP pada universitas regional di Australia, dimana hasilnya pun menunjukkan bahwa semua sub-kultur, kecuali akademis itu sendiri, merasa bahwa akademis sub-kultur memegang kekuasaan untuk memengaruhi keberhasilan atau kegagalan perubahan. Banya staf yang menegaskan bahwa manfaat dari sistem ERP yang akan dicapai tidak melalui kepemimpinan yang otokratis tetapi melalui eksekutif yang mengarahkan visi utama dan memberdayakan para staf. Namun, penemuan menunjukkan bahwa untuk suatu perubahan menjadi sukses, kebutuhan dan nilai-nilai sub-kultur harus diakui atau kalau tidak, maka setiap individu akan menciptakan hambatan tersendiri. Memeriksa persepsi staff mengenai persoalan yang memengaruhi implementasi sistem ERP didalam tiga universitas, studi pun mengidentifikasi pengaruh-pengaruh yang berdampak pada hasil dari implementasi dan membentuk landasan untuk pengembangan pedoman pada manajemen yang efektif dan ampuh untuk implementasi ERP di univesitas Australia. Penelitian ini juga menyatakan pentingnya beberapa indikator penting dari resistensi pada saat menerapkan sistem yang baru, seperti kerjasama yang lemah dalam menghadapi masalah. Secara singkat, studi ini menginvestigasi persepsi staff mengenai persoalan penting yang signifikat pada saat implementasi sistem ERP. Tingkat kegagalan dari implementasi sistem ERP sangat tinggi, seperti beberapa jenis hambatan yang kita temukan, seperti masalah teknis, dan faktor-faktor kritis termasuk dukung manajemen, pelatihan, dan orang-orang yang telah disebutkan sebagai hambatan utama. Oleh karena itu, selama dekade terakhir, peneliti menjadi tertarik pada sistem ERP, terutama akibat faktor-faktor kegagalan yang pernah dialami. Sebagai hasil kerja sebelumnya yang terkonsentrasi secara ekstensif pada faktor-faktor yang memengaruhi implementasi ERP secara kritis. Tren ini terus berlanjut hingga ke kerugian dari investigasi pada aspek pengguna sebagai faktor sukses implementasi. Untuk lebih memahami dampak implementasi ERP pada organisasi, penelitian ini mencoba untuk mengevaluasi dampak aktual dari sistem ERP pada kinerja pengguna dengan menggunakan kerangka kerja yang teoritis. Ini dimulai dari proposisi bahwa sistem informasi tidak dapat memengaruhi produktivitas dengan sendirinya, dengan

xii

faktor efisiensi utama yaitu orang-orang yang menggunakan teknologi inilah yang pada akhirnya menyebabkan pengguna sistem menjadi salah satu faktor terpenting dalam menciptakan manfaat dari teknologi-teknologi ini. Gagasan ini harus diberikan perhatian yang lebih besar dalam rangka untuk memahami secara keseluruhan teknologi ERP dan bagaimana teknologi-teknologi ini dapat memperbaiki performa perusahaan. Namun, terdapat kekurangan dukungan riset secara empiris pada sistem ERP dan masalah kinerja pengguna. Dengan tidak adanya dukungan seperti itu, maka faktor motivasi utama adalah dengan mengevaluasi dampak sistem ERP pada kinerja pengguna dengan melakukan survei pada institusi pendidikan tinggi dari segi pandangan user/pengguna, yang mengenali pengguna sebagai instrument yang mendorong nilai sistem ERP dengan keyakinan kuat bahwa pengguna ERP memang merupakan faktor yang signifikan untuk mendorong kesuksesan implementasi dan kurangnya kepedulian pada pengguna sistem ERP akan menyebabkan kegagalan implementasi. Meskipun tertinggal dari industri lainnya, tetap saja penggunaan sistem informasi pada institusi pendidikan tinggi telah meningkat. Namun, organisasi belum sepenuhnya merangkulkan sumber daya yang berharga dari sistem ERP. Dengan demikian, untuk mewujudkan hasil yang berpotensi serta memberikan manfaat untuk sistem ERP didalam organisasi, maka riset yang melibatkan kinerja pengguna, penggunaan sistem, dan sistem informasi telah diharuskan dan diperlukan secara mendesak. Secara lebih khususnya, sebagian besar dari penelitian sebelumnya baik yang memiliki konsentrasi teoritis yang lebih dalam ataupun persoalan investigasi implementasi seperti penerimaan/dukungan user (user acceptance), ataupun evaluasi tentang kesuksesan implementasi pada sistem ERP secara keseluruhan, telah terbukti tidak mencoba mencari dan mengumpulkan apa yang kita anggap sebagai faktor terpenting yang dapat memengaruhi kinerja pengguna dari segi perspektif pengguna, ataupun dampak sistem ERP pada kinerja pengguna pada tingkat individu. Singkatnya, penelitian sebelumnya telah membentuk banyak aspek landasan pengetahuan pada bagian bidang IS (sistem Informasi), mulai dari faktor-faktor keberhasilan, proses-proses pelaksanaan, faktor-faktor yang menantang, manfaat-manfaat organisasi dan penerimaan pengguna. Namun, kesenjangan pengetahuan masih ada terkait dengan kinerja pengguna dan aplikasi ERP; hal ini pun telah hampir diabaikan dalam studi sebelumnya terlepas dari beberapa penelitian yang mencoba untuk mengevaluasi kinerja yang bertarget tinggi untuk kelompok-kelompok khusus pada berbagai jenis organisasi. Dengan demikian, sepertinya bahwa kombinasi dari evaluasi variabel yang berbeda dan klasifikasi mereka berikutnya kedalam dimensi-dimensi dan faktor-faktor terstruktur dapat berkontribusi untuk membentuk model komprehensif yang dapat membantu untuk memenuhi bagian yang penting/esensial dari kesenjangan pengetahuan, dan merupakan langkah lebih lanjut didalam penyelidikkan sistem ERP dan dampaknya pada institusi pendidikan tinggi dan begitu juga dengan teori sistem informasi tersebut. Dengan demikian, sebagai fokus evaluasi ERP pun meluas dari aspek teknis hingga menyertakan aspek manusia, organisasi, dan juga teknologi. Pentingnya sistem ERP dan pengaruhnya terhadap kinerja pengguna akan disadari, dan dengan demikianlah sejauh mana tingkat sistem ERP mampu memenuhi peran mereka untuk target organisasi yang akan diakui.

Sistem Modul Manajemen Universitas dan Modul Mahasiswa

Setiap siklus aktivitas yang terlibat didalam universitas menyadari pentingnya teknologi informasi komunikasi (TIK) sebagai lingkungan yang telah mengelilingi setiap proses kegiatan didalamnya. Dewasa ini, dunia akademis tidak hanya memandang TIK dari sudut pandang riset kependidikan saja, tetapi juga dari aspek bisnis yang juga menggunakan TIK untuk mendukung segala fungsi bisnis seperti administratif, organisasi, akunting, dsbnya. Meningkatnya jumlah institusi pendidikan tinggi yang mengenalkan sistem ERP kedalam organisasi mereka adalah bertujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki proses bisnis ataupun operasional perusahaan dan untuk melakukan ekspansi bisnis maupun solusi perusahaan mereka agar dapat memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi lagi dari institusi pendidikan tinggi. Oleh karena itu, sistem ERP atau solusi informasi terpadu memungkinkan untuk mengontrol semua kunci fungsi bisnis didalam perusahaan dengan menggunakan arsitektur informasi terpadu. Tujuan utamanya adalah untuk menghubungkan semua unit atau modul bisnis kedalam 1 database/sistem komputer terpusat yang akan memenuhi semua kebutuhan dari perusahaan secara keseluruhan. Dengan mengimplementasi solusi-solusi semacam itu, para pengguna diharapkan

xiii

dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dan secara konsekuen meningkatkan kualitas, produktivitas, dan keuntungan dari operasi bisnis. Apa yang akan dilakukan oleh sistem ERP pada setiap institusi adalah mengintegrasikan segala informasi yang terarah dari berbagai area fungsional (seperti yang mencakup registrasi, finansial, SDM), memfasilitasi arus informasi pada fungsional institusi, melacak kejadian-kejadian yang terjadi dan memudahkan perencanaan aktivitas masa depan, kemudian juga mendukung analisis dari perkembangan saat ini dan pada akhirnya akan memperbaiki kinerja institusi, dan memungkinkan pengguna untuk memasukkan data kedalam satu sistem untuk memprosesnya dengan data yang lain, kemudian mengakses data sebagai laporan informasi pada lingkungan real-time (saat itu juga), membagikan data umum melalui keseluruhan institusi, dan melakukan reengineering/perubahan praktek bisnis.[17] PeopleSoft dari Oracle memfokuskan pada dedikasi untuk menyampaikan solusi terbaik untuk menghubungkan segala aspek didalam institusi, sehingga informasi tidak hanya akan secara aman dibagikan namun juga terpelihara didalam sikap untuk menjaga integritas data institusi yang selalu memerlukan informasi untuk secara efektif berhubungan dengan organisasi dan konstituennya. Dan jumlah data terasosiasi dengan pengajaran, pembelajaran, dan proses administrasi diperlukan untuk menangani meningkatnya institusi pendidikan yang semakin tinggi kompleksitasnya. Akan tetapi, pada saat yang bersamaan, mereka juga memerlukan fleksibilitas untuk mengadaptasi kebutuhan yang berubah secara konstan dan stabil dan kebutuhan dengan persyaratan yang tentatif didalam lingkungan pendidikan sekarang. Tetapi, untuk mengakses informasi yang tepat waktu, lengkap, dan akurat hampir menjadi mustahil-karena kompleksnya sebagian besar lingkungan dan budaya institusi yang tersebar. Oleh karena itu, Oracle telah mulai memberikan solusi terstandarisasi untuk institusi pendidikan tinggi yang secara khusus dikembangkan agar pelanggan dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan cara yang efisien. Karena banyak informasi institusi yang dibutuhkan tentang mahasiswa, maka yang difokuskan Oracle untuk pertama kali adalah menciptakan Sistem Informasi Mahasiswa/SIS (Student Information System) yang kaya, yaitu Campus Solutions. Tim untuk kependidikan tinggi kemudian memulai strategi evolusi, secara bertahap memodifikasi dan meningkatkan arsitektur Campus Solutions dan kemampuannya dengan cara yang akan membuat lebih mudah bagi pelanggan untuk berbagi informasi dari SIS dengan beberapa sistem dikampus seperti manajemen pembelajaran, perpustakaan, penggalangan dana, perekrutan, SDM, sistem keuangan, dan masih banyak lagi. Lima hal utama yang telah dijalankan oleh integrasi Campus Solutions dengan aplikasi kritikal bisnis lainnya adalah:

1. Pertukaran Informasi antar Mahasiswa dalam Sistem Manajemen Pembelajaran atau Sistem Manajemen Kursus

- Dikarenakan sebagian besar institusi pendidikan memiliki beberapa sistem manajemen pembelajaran yang digunakan oleh mahasiswa, dosen, dan staf untuk mengelola lingkungan belajar yang beragam dan online.

2. Menciptakan Sumber Informasi Mahasiswa Satu-satunya.- Dengan Paket Integrasi Administrasi Mahasiswa Oracle, informasi mahasiswa dapat

dibagikan secara simultan diantara SIS dan banyak sistem manajemen operasi yang terbuka didalam institusi dengan tetap menjaga keutuhan dan privasi setiap informasi tentang masing-masing individu.

3. Mengelola Hubungan antar Individu secara Efektif dalam Dunia Waktu yang Selalu Dinamis.4. Memodernisasi Proses Pembayaran dan Manajemen Keuangan Mahasiswa5. Mensikronisasi Data Mahasiswa dengan Pegawai.

[18]Tidak berbeda jauh dengan Student Lifecycle Management yang diciptakan oleh vendor SAP khusus institusi pendidikan tinggi yang menerapkan solusi untuk setiap institusi yang ingin meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas bisnis didalam setiap unit fungsional dari bagian keuangan, hingga manajemen SDM agar dapat memfasilitasi manajemen dan pengadaan untuk pengajaran dan penelitian. SAP Student Lifecycle Management mendukung proses bisnis untuk rekam data/aktivitas mahasiswa, keuangan mahasiswa, admisi, konsuling, struktur akademis, penjadwalan kelas bahkan layanan akademis untuk pengajaran dan penelitian. Mengingat semakin tingginya kompetisi antar universitas, dan anggaran dana yang semakin surut, maka tujuan diciptakannya

xiv

Student Lifecycle Management adalah agar universitas dapat mengelola proses internal institusi mereka secara tepat dan lebih efisien dengan melakukan penghematan sumber daya, akan tetapi tetap menyediakan pengajaran dan pembelajaran yang berkualitas tinggi. Pada bagian Administrasi Mahasiswa di Student Lifecycle Management, akses tentang admisi dan registrasi mahasiswa dapat diakses. Pada Bagian Struktur Akademis (Kurikulum) dan Pengajaran, kita dapat mengelola kegiatan akademis dan lain-lain. Sehingga Student Lifecycle Management memberikan penawaran untuk setiap mahasiswa untuk memiliki segala kemudahan akses sumber daya apapun secara penuh. Berikut dibawah ini merupakan diagram yang menunjukkan alur Student Lifecycle Management.

[18] scn.sap.com/docs/DOC-8194

Kesuksesan Beberapa Institusi Pendidikan Tinggi dalam Penerapan Sistem ERP

[19]Universitas Georgetown menghabiskan hampir 60 juta dolar untuk pengembangan proyek ERP. Mereka telah mendapatkan penghargaan sistem alumni yang mampu melayani hingga 20.000 siswa agar tetap dapat terhubung satu sama lain didalam sistem tersebut. Bantuan keuangan dan layanan fungsi admisi juga dapat diotomatisasikan dengan software PeopleSoft (Blitzbau & Hanson,2001). Universitas swasta Louisiana juga mendapatkan penghargaan atas kesuksesan implementasi sistem ERP pada institusi tersebut pada tahun 1996, dimana sistem tersebut sekarang melayani lebih dari 45.000 mahasiswa (Ethridge, Hadden, & Smith, 2000). Jadwal kuliah, perpustakaan, SDM, e-mail, informasi kampus, relasi public, pendaftaran/registrasi, penerimaan mahasiswa, dan fasilitas fungsi kampus lainnya telah diimplementasikan secara sukses dengan menggunakan Lotus Domino Notes. Universitas Nebraska-Lincoln juga berhasil menerapkan sistem ERP untuk perekrutan dan penerimaan lebih dari 22.000 mahasiswa dengan menggunakan software Talisma. Gaska melaporkan bahwa Universitas Houston berhasil juga dalam penerapan sistem ERP pada tahun 1995 untuk melayani lebih dari 51.000 mahasiswa dengan menggunakan PeopleSoft untuk perekrutan, penerimaan, pendaftaran, pencatatan mahasiswa, dan administrasi. Gaska juga melaporkan bahwa Universitas Florida Selatan jug telah sukses menggunakan software ERP dari vendor Jenzabar untuk registrasi online untuk 2500 mahasiswa nya. [20]Gartner menaksirkan bahwa 80 persen universitas dengan jumlah lebih dari 1000 mahasiswa akan mengimplementasi kan sistem ERP pada tahun 2005 (Rivard,2002). Dan hal tersebut pun terbukti.

xv

Tahap-tahap Implementasi didalam Sistem ERP pada Institusi Pendidikan Tinggi

[21]Tujuh langkah-langkah logis yang menetapkan jalan untuk institusi pendidikan didalam implementasi proyek ERP diantaranya adalah:

1. Menyediakan Strategi Perencanaan Institusi terkait proyek ERP.2. Memastikan Kesiapan Institusi untuk memahami proyek ERP dan hal-hal lainnya yang

bersangkutan.3. Menyiapkan Seleksi Vendor.4. Memilih Vendor.5. Merencanakan Implementasi.6. Menerapkan Implementasi Solusi ERP.7. Menjalankan Penaksiran Implementasi Lanjut.

Mengatasi Tantangan Penyusunan Struktur Kepegawaian didalam Proyek ERP

[22]Secara umum, institusi dapat menyusun struktur kepegawaian dalam 4 cara, diantaranya:

1. Staff mengerjakan dua atau lebih pekerjaan sekaligus.- Seringkali hal seperti ini malah membuat staff bekerja tidak efektif.

2. Membayar extra pembayaran untuk pekerjaan extra kepada Staff.- Staff mengerjaan pekerjaan ekstra, dan pihak manajemen tetap memberikan

kompensansi tambahan sebagai bentuk apresiasi. Akan tetapi, sayangnya hal seperti ini akan membuat staff tidak terlalu fokus untuk mengerjakan pekerjaan reguler mereka sehari-hari, dan lebih menaruh fokus terhadap proyek yang dijalankan, sehingga pada akhirnya hasilnya akan sama saja.

3. Mendedikasikan beberapa orang tertentu yang berpotensi didalam pengerjaan proyek sehingga menempatkan beberapa orang lainnya untuk menggantikan posisi mereka untuk melakukan pekerjaan reguler mereka.

4. Menyewa pekerja sementara untuk membantu pengerjaan proyek maupun membantu mengerjakan pekerjaan reguler/sehari-hari.

Mencegah Biaya Pengeluaran Proyek diluar Penaksiran

[23]Seringkali, industri manapun termasuk institusi pendidikan tetap saja tidak dapat menghindari estimasi tambahan dari biaya pengeluaran proyek yang telah ditetapkan. Hal pertama yang harus dilakukan untuk mencegah ketidakefisiensian hal yang satu ini adalah tetapkan anggaran yang realistis yang diantaranya adalah:

1. Menggunakan pengkategorian biaya didalam penyusunan anggaran.2. Menggunakan perkiraan kuat didalam penyusunan anggaran.3. Menempatkan kontingensi 10 persen didalam anggaran.

Hal kedua yang harus dilakukan adalah dengan menggunakan metode dan alat manajemen proyek untuk menangani proyek dan mengelola kontrol biaya. Yang akan dilakukan oleh manajer profesional proyek adalah:

1. Mencegah penundaan jadwal.2. Membatasi perubahan pada jangkauan/scope yang telah dibuat.3. Membatasi modifikasi pada software yang dapat memicu penambahan biaya.4. Memonitor siklus pengeluaran yang dilakukan oleh vendor ERP agar tetap berada di lini

budget yang ditetapkan.

xvi

Pentingnya Kepemimpinan Institusional ketika Menjalankan Proyek ERP

[24]Implementasi sistem ERP merupakan perubahan budaya dan usaha transformasi bisnis terbesar yang pernah dijalankan oleh institusi pendidikan tinggi. Oleh karena itu, para institusi memerlukan manajemen yang kuat serta kepemimpinan yang kuat untuk secara efektif menjalankan proyek dari segi ukuran maupun dampaknya. Perencanaan proyek yang baik serta manajemen yang efektif merupakan sesuatu yang kritikal untuk kesuksesan implementasi ERP. Kepemimpinan institusi juga harus secara konsisten mengomunikasikan visi dari usaha yang ingin membangun ERP. Mereka harus berusaha dengan giat untuk saling menginspirasi satu sama lain dan harus mengarahkan institusi melalui perubahan dramatis yang akan terjadi seperti yang diperkirakan.

Faktor-faktor Kesuksesan Proyek ERP didalam Institusi Pendidikan Tinggi

1. Menciptakan kemitraan dengan vendor software. - Institusi harus mengambil pendekatan win-win untuk negosiasi dan membangun

hubungan yang positif dengan vendor ERP. Ini harus menjadi kemitraan yang sejati, dengan memberi dan menerima. Hubungan dengan vendor kemungkinannya adalah selama 10 tahun bahkan lebih.

2. Secara konstan berkomunikasi dengan para stakeholders.- Menerapkan sistem ERP merupakan suatu hal yang sangat kompleks dan memerlukan

waktu berbulan-bulan hingga tahunan untuk pelaksanaannya. Apabila para stakeholder memahami manfaat jangka panjang dari sistem, maka mereka bisa lebih bersedia untuk menerima langkah-langkah kemunduran sementara yang akan dirasakan.

3. Secara perlahan mencukupi sumber daya untuk proyek.4. Mengomunikasikan dan mengelola ekspektasi terhadap “Go Live”.

- Banyak konstituen didalam komunitas kampus mengharapkan ERP menjadi segalanya untuk solusi untuk semua. Bahkan pada skenaroio terbaik. Akan tetapi, pendapat atau pemikiran semacam ini jarang sekali benar. Karena, komunikasi yang rutin didalam kampus yang akan membantu pihak-pihak untuk memahami proses dan menghindarkan dari kekecewaan terhadap sistem baru.

5. Memastikan Proyek telah memiliki dana yang cukup.- Perencanaan yang cermat selama proses penganggaran akan membantu tim proyek

untuk membuat keputusan yang lebih baik pada waktu dan alokasi sumberdaya yang tepat. Jika anggaran tidak cukup untuk mendukung tenggang waktu, sumber daya proyek akan berada dibawah tekanan.

6. Mendorong kepemilikan fungsional dari proyek.- Ketika membiarkan pihak IT untuk memimpin implementasi ERP, dalam jangka

panjang, tetap saja ERP akan dimiliki oleh area-area fungsional, bukan pihak IT. Oleh karena itu, kepemilikan fungsional harus ditempatkan dari awal sejak dimulainya implementasi proyek.

7. Mengembangkan jadwal proyek dependensi terarah.- Proyek Implementasi yang sukses harus memiliki jadwal yang tersiapkan dengan

baik sehingga memungkinkan kita untuk melacak dan mengelola kemajuan perusahaan dan dapat dengan segera memberikan peringatan awal akan masalah-masalah yang terjadi.

8. Melaksanakan “kesiapan” penilaian- Sebuah kesiapan penilaian yang dilakukan sebelum proyek kick-off bisa membantu

mengidentifikasi area kekuatan dan area masalah potensial yang membutuhkan perbaikan. Informasi ini akan sangat membantu ketika merencanakan anggaran proyek dan tugas proyek.

9. Melaksanakan proses manajemen proyek.

xvii

- Besarnya implementasi ERP memerlukan manajemen proyek yang agresif dan terstruktur. Tanpa struktur proses manajemen proyek, dan manajer proyek yang mengerti tentang metodologi ini, maka proyek akan berjalan dengan kemungkinan-kemungkinan resiko yang signifikan seperti waktu, kualitas, dan biaya.

10. Memastikan pengambilan keputusan dan resolusi masalah terjadi dengan cepat.- Masalah terberat dengan pelaksanaan proyek melibatkan isu orang-orang.

Perencanaan pra proyek harus mencakup penciptaan peran dan tanggung jawab yang jelas. Para peran dalam proyek ini harus diisi oleh orang-orang yang telah mendedikasikan waktu untuk proyek, yang bersedia untuk bertanggung jawab untuk menangani masalah-masalah dan membuat keputusan yang tepat waktu. Implementasi sistem ERP mungkin menjadi proyek teknologi yang paling kompleks yang pernah dilakukan oleh setiap institusi pendidikan tinggi. Oleh karena itu, para eksekutif di institusi harus memiliki pemahaman yang luas dan dalam tentang sistem ERP dan proyek ERP sebagai prakteknya. [25]

Kesimpulan

Paper ini merupakan gambaran secara lebih meluas dan mendetil tentang peninjauan efektivitas dan efisiensi kebutuhan sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi, seperti universitas. Penulis telah memberikan penyertaan serta penjelasan kebutuhan sistem ERP pada institusi pendidikan tinggi dari segi arsitektur struktur organisasi yang terdapat pada universitas beserta unit-unit fungsional dan penanganan data mahasiswa agar dapat menciptakan suatu informasi yang dapat mengalir secara terarah untuk kepentingan mahasiswa, sehingga akan mengakibatkan kemajuan akan efektivitas dan efisiensi proses bisnis didalam institusi pendidikan tinggi. Integrasi yang diperlukan untuk seluruh fungsi bisnis didalam lingkungan institusi pendidikan tinggi akan menggambarkan integrasi dari sistem untuk administrasi mahasiswa, sistem SDM, dan sistem keuangan agar bisa kompatibel dan pada akhirnya memperbaiki kinerja institusi dan memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi lagi dari institusi untuk dosen, staff, mahasiswa, dan keseluruhan institusi pendidikan tinggi. Fenomena umum yang menyebabkan implementasi sistem ERP tidak terjadi maupun mengalami hambatan hingga kegagalan juga dibahas pada paper ini. Institusi pendidikan tinggi diingatkan oleh suatu kondisi nyata dimana seluruh universitas cepat atau lambat akan menemukan kesulitan untuk menangani kuantitas mahasiswa yang semakin besar. Sehingga, pengembangan ekonomi dunia dan operasi menurut suatu prinsip akan mendorong pengembangan dari sistem ERP tersebut.

Daftar Pustaka

*1,2 Swartz,D. and Orgill, K. (2001). Higher Education ERP:Lessons Learned . Gartner Group.

[1] Pollock, N and C. James. (2004). ERP Systems and the university as a “unique” organization. Report Information from ProQuest. Vol (17) (page 2-9), diakses 15 april 2013 dari http://search.proquest.com/docview/222335965?accountid=31532,

[2] Motiwalla, Luvai F., Jeff Thompson. (2012). Enterprise Systems. 2nd editon. New Jersey: Pearson. (Page 28).

[3] Wikipedia. (2013). Student information system. Diakses dari http://en.wikipedia.org/wiki/Student_information_system,

xviii

[4] Roman, Kay. (2009). Benefits of Implementing an ERP. Collegiate Project Services. (Page 1-3), diakses 18 april 2013 dari www.collegiateproject.com,

[5] Higgins, Jennifer. (2006). ERP Anixiety?Part 1:You Are Not Alone. Collegiate Project Services. (Page 1-4), diakses 18 april 2013 dari www.collegiateproject.com,

[6] King P. The Promise and Performance of Enterprise Systems in Higher Education, Respondent Summary. ECAR Respondent Summary 2002. http://www.educase.edu/ir/librarty/pdf/ecar_so/ers/ers0202/EKF0204.pdf [20.1.2005]

[7] New Analysis Reveals Best ERP Systems for Higher Ed. Nonprofit Business Advisor. (2002); 5(154):11-13

[8]Roman, Kay. (2010). Top Five Factors for ERP Implementation Success. Collegiate Project Services. (Page 1-4), diakses 19 april 2013 dari www.collegiateproject.com,

[9]Bradford, Marianne. (2011). North Carolina State University : Implementing ERP Student Modules. Issues in Accounting Education : Vol.26, No.3.

[10] Swartz D., Orgill K. Higher Education ERP: Lessons Learned. Educase Quarterly 2001; 24: 20-27

[11] Murphy C. ERP: The Once and Future King of Campus Computing. Campus technology. Syllabus Media Group. 2004, diakses 18 april 2013 dari http://www.campus-technology.com/article.asp?id=8868,

[12]Ferrel,G. (2003). Enterprise Systems in Universities: Panacea or Can of Worms?. JISC infoNet Publication, diakses 01 mei 2013 dari http://www.jiscinfonet.ac.uk/InfoKits/infokit-related-files/erp-in-univs.pdf,

[13]Parth FR, Gumz J. (2003). Getting Your ERP Implementation Back on Track. Project Auditors.

[14]Fowler A., Gilfillan M. (2013). A Framework for Stakeholder Integration in Higher Education Information Systems Projects. Technology Analysis & Strategic Management, 15(4): 467-489.

30=[15]Oliver,D and C.Romm. (2002). ERP Systems in Universities: Rationale Advanced for Their Adoption. Enterprise Resources Planning: Global Opportunities and Challenges.

26=[16] McConachie, J. (2004). The impact of Enterprise Technology Adoption on Operational Performance: an emprirical investigation. Production and Operations Management, 11(1): 33-53.

[17] Oracle. (2011). The Connected Campus: Leveraging the Value of a Modern Student System, diakses dari http://www.oracle.com/us/corporate/press/1561600,

[18]SAP. (2013). SAP for Higher Education: Student Lifecycle Management,diakses dari scn.sap.com/docs/DOC-8194,

[19]Blitzblau,R., & Hanson, M. (2001). Transforming Georgetown through technology. Educause Quarterly, 24(2): 46-52

[20]Rivard,N. (2002). Portal progress : Campus web portals grow despite budget cuts. University Business, 5(10): 10-10

[21]Herbert,Arthur J., Edwin,T. (2008). A Primer for Busy Executives. Collegiate Project Services. (Page 2-3), diakses 01 mei 2013 dari www.collegiateproject.com,

xix

[22]Herbert,Arthur J., Edwin,T. (2008). A Primer for Busy Executives. Collegiate Project Services. (Page 5), diakses 01 mei 2013 dari www.collegiateproject.com,

[23]Herbert,Arthur J., Edwin,T. (2008). A Primer for Busy Executives. Collegiate Project Services. (Page 7), diakses 01 mei 2013 dari www.collegiateproject.com,

[24]McKee,Dale. (2009). Today’s Leadership Challenge. Collegiate Project Services. (Page 3), diakses 02 mei 2013 dari www.collegiateproject.com,

[25]Herbert,Arthur J., Edwin,T. (2008). A Primer for Busy Executives. Collegiate Project Services. (Page 7-8), diakses 01 mei 2013 dari www.collegiateproject.com,

[26]Higgins, Jennifer S. (2006). Ready or Not?Determining the Readiness of Your Institution for an ERP Implementation. (Page 1), diakses 18 april 2013 dari www.collegiateproject.com,

[27] New Analysis Reveals Best ERP Systems for Higher Ed. Nonprofit Business Advisor. (2002);5(154):11-13

xx