thai oil public co.ltd. sustainability report...sustainability report identify material issues:...
TRANSCRIPT
THAI OIL PUBLIC CO.LTD. Sustainability Report
November 2016
2009
2015 2016
2017
2014
2013
2012
2010
2018
CSR
CSR
SD
SD
SR
SR SR
SR Future
2011
Sustainability Report Journey
3
Talking Points
Global Reporting Initiatives (GRI)
Reporting Process
I II
4
Talking Points
Global Reporting Initiatives (GRI)
Reporting Process
I II
5
GRI: Global Reporting Initiative
6
7
Reporting objectives
GRI revolutions
8
G3.1 G4 GRI Standard
Oct 2016 Official by 2018
May 2013 2011
https://www.globalreporting.org/resourcelibrary/Ready-to-Report-SME-booklet-online.pdf
Ready to Report? Introducing sustainability reporting for SMEs
G4 Focus
10
o Report on what really matters and where it matters
o Material topics are more important than “showing that you are ready to disclose indicators”
o Move sustainability reporting to strategic level
GRI recommends that :
o Report published after 31 December 2015 should be prepared in accordance with the G4 Guideline
o However, the G4 Guidelines will remain valid for reports published until 31 December 2017
11
Compliance
Economic Performance
12
The report should cover Aspects that: • Reflect the organizations’ significant economic, environmental
and social impacts; • Substantively influence the assessments and decisions of stakeholders
Safety
Global Warming
Spills
Local hiring
Community Development
Employee Engagement
GMOs
Indigenous People
< 100 pages
?
WHAT to report : Materiality Assessment
Information and Data Collection
Third Party Verification
Sustainability Report
Identify material issues:
• Business strategic direction
• Corporate risk profile
• GRI and DJSI
• Global trends
• Benchmarking
with peers
• External
stakeholder view
• 2014-2015
Materiality Issues
Prioritize the material issues:
• Significant of economic, environmental and social impact on Thaioil business
• Influence of stakeholder assessment and decision on Thaioil
Review and agree on the priority of the material issues with managers from all relevant functions.
Final approve material issues by highest governance body
Validation Prioritization Identification
13
WHAT to report : Materiality Assessment
Step 4: Significance to Stakeholders
• Stakeholder interests: frequency of issues raised
Step 3: Significance to Organization
• Enterprise risk criteria: Economic, Environment, Social
Step 1: Internal Engagements
Step 2: External Interviews with 5 stakeholders & Global trends & Peer review
• Selective stakeholder interview: Investor, Suppliers, Customer, and Sustainability Expert
• Key global trends from international sustainability experts
High Significant
Medium Significant
Not Report
Disclosed in Sustainability Report (indicator, target, third party)
Disclosed on Thaioil Website
Not disclosed. Data is maintained for specific inquiry only
WHAT to report : Materiality Assessment
Stakeholder Criteria
1ไมเ่คยไดรั้บการสอบถามในประเด็นนี้จากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี ไมแ่น่ใจวา่เคย
ไดรั้บการสอบถามในประเด็นนี้จากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีหรอืไม่
2เคยไดรั้บการสอบถามจากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี แตม่กีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีที่
สนใจเฉพาะกลุม่
3เคยไดรั้บการสอบถามจากผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยี แตม่กีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีที่
สนใจมากกวา่ 1 กลุม่
4ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีเคยยกประเด็นนี้มากกวา่ 1 คร ัง้ และมกีลุม่ผูม้สีว่นไดส้ว่น
เสยีทีส่นใจมากกวา่ 1 กลุม่
5ผูม้สีว่นไดส้ว่นเสยีมคีวามสนใจในประเด็นนี้เกอืบทุกคร ัง้ทีพ่บ และมกีลุม่ผูม้ ี
สว่นไดส้ว่นเสยีทีส่นใจมากกวา่ 1 กลุม่
WHAT to report : Materiality Assessment
Asset Target Net Profit
1มูลค่าทรัพย์สินเสียหาย
<400,000 บาท
เกิดความเสียหายกระทบน้อย
กวา่ 1% ของเป้าหมาย
ก าไรสุทธิลดลง <1%
2เสียหาย 400,000 บาท –
4,000,000 บาท
กระทบ 1-5% ของเป้าหมาย ลดลง 1 – 2.5%
3เสียหาย 4,000,000 บาท –
40,000,000 บาท
กระทบ 5-15% ของเป้าหมาย ลดลง 2.5 - 5%
4เสียหาย 40,000,000 บาท –
400,000,000 บาท
กระทบ 15-25% ของเป้าหมาย ลดลง 5 - 10%
5 เสียหาย > 400,000,000 บาท กระทบ 25% ของเป้าหมาย ลดลง >10%
Economic Criteria
WHAT to report : Materiality Assessment
1
2
3
4
5
เกิดความเสียหายต่อสภาพแวดล้อมอย่างรุนแรง บริษัทต้องใช้ทรัพยากรและเวลาเป็นจ านวนมากเพ่ือกอบกู้
กลับคืนสู่สภาพเดิม หรือมีความผิดตามกฎหมายหลายประเด็นหรือเกิดมีความยุง่ยากต่อชมุชนในวงกว้าง
เกิดความเสียหายต่อสภาพแวดล้อมรุนแรงมากหรือส่งผลต่อสภาพแวดล้อมของชุมชนอย่างรุนแรงเป็นวง
กว้างมีผลเสียหายต่อการด าเนินธุรกิจ บริษัทต้องใช้ทรัพยากรและเวลาเป็นจ านวนมากเพ่ือ สร้างสัมพันธ์และท า
ความเข้าใจกบัชมุชนตลอดจนมีการควบคุมจากเจ้าหน้าที่ส่วนราชการ
Environment Criteria
ส่งผลต่อสภาพแวดล้อมภายในรัว้โรงกล่ันหรือภายในระบบเล็กน้อย
มีการปนเป้ือนในวงกว้างส่งผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมชัว่ขณะ มีความผดิตามกฎหมายเฉพาะหรือได้รับค า
ร้องทกุข์เฉพาะเร่ือง
เสียหายต่อสภาพแวดล้อมและชุมชนมีความผดิตามกฎหมายซ า้ หรือได้รับค าร้องทกุข์หลายครัง้ในเร่ืองเดิม
WHAT to report : Materiality Assessment
People Reputation
1มีการบาดเจ็บเล็กน้อยในระดบัปฐมพยาบาล (FAC) หรือ
เจ็บป่วยเล็กน้อย
อาจเป็นทีส่นใจของสาธารณชน แต่ไม่ส่งผลกระทบใดๆ ต่อ
สาธารณชน
2มีการบาดเจ็บทีต้่องได้รับการรักษาทางการแพทย์ (MTC)
หรือ เจ็บป่วยต้องพักรักษาตัว 2-3 วัน (LTI, LWC)
มีผลให้เสียช่ือเสียงในระดบัภมิูภาคหรือระดบัท้องถ่ิน ส่ือ
ท้องถิ่นให้ความสนใจและอาจจะส่งผลต่อการดาเนินธุรกิจ
3
มีการบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยทีรุ่นแรงต้องพักรักษาตัวระยะ
ยาว
มีผลให้เสียช่ือเสียงในระดับภูมิภาคหรือระดับท้องถิ่น และ
มีข่าวในเชิงลบปรากฏในหนงัสือพิมพ์ท้องถ่ิน ส่งผลให้ชุมชน
ท้องถิ่นมีปฏกิิริยาต่อต้าน
4ทพุพลภาพหรือเสียชีวติ 1-3 คน มีผลให้เสียช่ือเสียงระดับประเทศและมีข่าวในเชิงลบปรากฏ
ในหนงัสือพิมพ์ เกิดปฏกิิริยาต่อต้านทัว่ไป หรือถกูยดึใบอนญุาต
5 ทพุพลภาพหรือเสียชีวติมากกว่า 3 คน มีผลให้เสียช่ือเสียงระดับนานาประเทศ
Social Criteria
WHAT to report : Materiality Assessment
Corporate Governance
Anti-corruption
Code of Conduct
Governance Structure
Our Employees
Talent Attraction & Retention
Capability Development
Knowledge Management
Human Rights
Occupational Health and Safety
Process Safety
Personal Safety
Occupational Health Management
Emergency and Crisis Management
Our well being People well being Environment well being
Value Chain Management
Supply Chain Management
Crude and Feed-stock Management
Customer Relationship Management
Our Community and Society
Corporate Social Responsibility
Community Engagement
Environmental Management
Regulatory Compliance
Air Emission: NOx, SOx, VOCx
Waste Management
Spills Prevention
Climate Change and Energy Efficiency
Process Improvement (HMR)
Resources efficiency
Water Supply Management
19
23 Material Issues
TOP: Materiality Matrix 2016
7 Material Groups
20
WHERE to report: Impact Boundary
Within the organization • For impact that make a topic relevant can
occur within the organization, refer to the group of entities that are reported in Financial Report
Outside the organization – Supply Chain • For impact that make a topic relevant can
occur, organization should attempt to capture the instances where a relevant impact occurs.
Boundaries need to be defined for EACH
relevant material aspect
Stakeholders’ inputs help determine boundaries as
well as the level of impact.
Criteria for Impact Boundary
• Within Thaioil Group
– Companies that generate significant impacts over financial and operating
policies and practices and/or
– Companies that generate significant sustainability impacts either actual or
potential
– Accessible to the information, e.g. performance
• Outside Thaioil Group
– Group of entities, e.g. supplier, contractor, customer, community, that cause
significant impact to Thaioil
– Group of entities that receive the impacts caused by Thaioil
WHERE to report: Impact Boundary
22
TOP: Report Boundary
GRI G4 Service
23
GRI uses the disclosure labels to verify that the locations of disclosures as referenced in the Content Index are accurate. (3,500 – 4,500 Euro)
This fee-based service checks that disclosures G4-17 to G4-27 are located in the report as stated
in the GRI index accurately. (2,400 Euro)
24
Talking Points
Global Reporting Initiatives (GRI)
Reporting Process
I II
25
Talking Points
Reporting Process
II
Consultancy
Planning
Engaging
Data and Content
Assurance
Artwork
Translation
Production & Distribution
1
2
3
4
5
6
7
8
Term of Reference
1 Consultancy
Role & Responsibility
1 Consultancy
Consultant TOP
GRI guideline Technical support
Materiality Leading Input
Engagement Leading Support
Content Write-up or technical review
Write-up / Editing & Integrating
WHO: identifying owners
MA – Internal Attendees
2 Planning
20 sections
29
Insight & top-down
Aspect
Owners EVP-O EVP-S EVP-C EVP-R EVP-F AEP-G
Economic 1 Business growth X X 2 Local procurement X 3 Local hiring X 4 Social investment X Environment 5 Climate strategy X 6 Material and energy use X 7 Water resource management X 8 Biodiversity X 9 Air emissions X
10 Effluent, waste and spill X 11 Environmental compliance and expenditure X X 12 Supplier assessment X X 13 Grievance X X Society
14 Occupational health and safety X 15 Employment management X 16 Human capital development X 17 Staff diversity X 18 Integration of SD into investment decision X 19 Human rights risk management X X 20 Local community impact management X 21 Anti-corruption X 22 Public policy advocacy X 23 Anti-trust X 24 Code of conduct/anti-corruption and compliance X 25 Safe and environmental friendly products X X 26 Customer privacy and relationship mgt X
31
Work Plan 2016 2017
Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr
Materiality Assessment
Content write-up & Data Collection
External assurance by 3rd party
Layout & Artwork
Production
Distribution
HOW & WHEN 2 Planning
32
SD Work Plan
GRI G4 Briefing
Stakeholder Identification
Materiality Assessment Methodology
3 Engaging
Content write-up and Data collection
Thai Oil’s practice:
#1 Cross functional owners and VPs for overall process
> Each owner
#2 Each owner > Cross functional VPs for validation
3 Engaging
Corporate Governance
Anti-corruption
Code of Conduct
Governance Structure
Our Employees
Talent Attraction & Retention
Capability Development
Knowledge Management
Human Rights
Occupational Health and Safety
Process Safety
Personal Safety
Occupational Health Management
Emergency and Crisis Management
Our well being People well being Environment well being
Value Chain Management
Supply Chain Management
Crude and Feed-stock Management
Customer Relationship Management
Our Community and Society
Corporate Social Responsibility
Community Engagement
Environmental Management
Regulatory Compliance
Air Emission: NOx, SOx, VOCx
Waste Management
Spills Prevention
Climate Change and Energy Efficiency
Process Improvement (HMR)
Resources efficiency
Water Supply Management
34
23 Material Issues
7 Material Groups
4 Data and Content : WHAT to report
36
4 Data and Content
37
4 Data and Content
38
• Sustainability Context & Stakeholder Inclusiveness
• Commitment / Goal / Target
• Management Approach
• Policy
• Strategy
• Action plan & timeline (roadmap)
• Monitor and follow-up (governance)
• Result (indicator)
• Key Performance & Case Study
First, imagine what kind of content should be in each aspect. “CONTENT STRUCTURE”
4 Data and Content : TOP’s storytelling practice
39
4 Data and Content : TOP’s practice
Second, imagine what your report will look like. “CONTENT TEMPLATE”
40
41
42
45
Third, list all data we need to report. “DATA COLLECTION” by owners and by indicators
4 Data and Content : TOP’s practice
Corporate Governance
Anti-corruption
Code of Conduct
Governance Structure
Our Employees
Talent Attraction & Retention
Capability Development
Knowledge Management
Human Rights
Occupational Health and Safety
Process Safety
Personal Safety
Occupational Health Management
Emergency and Crisis Management
Our well being People well being Environment well being
Value Chain Management
Supply Chain Management
Crude and Feed-stock Management
Customer Relationship Management
Our Community and Society
Corporate Social Responsibility
Community Engagement
Environmental Management
Regulatory Compliance
Air Emission: NOx, SOx, VOCx
Waste Management
Spills Prevention
Climate Change and Energy Efficiency
Process Improvement (HMR)
Resources efficiency
Water Supply Management
46
23 Material Issues
7 Chapters
4 Data and Content : TOP’s practice
Forth, integrating the whole report > “TABLE OF CONTENTS”
Thaioil at a Glance (4 pages)
Message from the CEO (2 pages)
About This Report (2 page)
Sustainability of Thaioil Group (8 pages)
• Thaioil sustainability context (inc stakeholders + materiality)
• Thaioil business strategy
• Sustainability management
• Sustainability policy & roadmap of Thaioil
I: Our well-being (10 pages)
• Corporate Governance,
• Human Resource Management
• Occupational Health and Safety
WE: People well-being (10 pages)
• Community and Society
• Supply Chain Management
• Customers
WORLD: Environment well-being (10 pages)
• Environmental Management
(EMS and Eco-efficiency)
• Climate Change & Energy
• Spills Prevention
• Water Management
Performance Summary (4 pages) – boundary mapping
Awards & Recognitions (1 page)
Statement of external assurance (2 pages)
GRI Content Index & UNGC COP (3 pages)
Survey of Readers’ Opinion (1 page)
4 Data and Content : TOP’s practice
“TABLE OF CONTENTS”
4 Data and Content
Fifth, set a flexible timeline and buffer zone “DRAFT and EDIT”
Artwork การจัดจา้งผูรั้บเหมาส าหรับออกแบบและผลติ 5
Artwork การตรวจและแกไ้ข layout 5
Artwork การแปลงขอ้ความเป็นกราฟฟิค 5
Artwork การพสิจูน์อกัษร 5
Technical term
Translation 6
Time
Production & distribution
- Color prove before production is a must - One month - Distribution in AGM
7
• Benefit : transparency and accuracy of reported data
: data management system improvement
Assurance
Indicators TOP TLB TPX TP LABIX TOPSPP
QMEV EN3 Energy consumption
EN8 Water withdrawal
EN15 GHG scope1
EN16 GHG scope2
EN21 NOX,SOX,VOC
EN22 Water discharge
EN23 Waste
MMLR EN24 Spill (marine & land) QMOS LA6 Safety
Thai Oil practice:
8
56
58
Thank you