tender document for procuement of …tender document for procurement of different items for...
TRANSCRIPT
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
1 of | 14 P a g e s
TENDER DOCUMENT
For PROCUEMENT OF FURNITURE/FIXTURE, ELECTRIC ITEMS/MACHINERY &
EQUIPMENTS, CROCKERY/UTENSILS, SUMMER &WINTER CLOTHS FOR “DARUL
EHSAS” (ORPHANAGES)-BALOCHISTAN
For the
FINANCIAL YEAR, 2019-2020
Government of Pakistan Poverty Alleviation & Social Safety Division
PAKISTAN BAIT UL MAL
Provincial Office, Balochistan.
House No. C-59, Railway Housing Society,
Joint Road, Quetta
Phone No.081-2886108, Fax No.081-2472877
E-mail: [email protected]
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
2 of | 14 P a g e s
SUMMARY OF TENDER FORM
FOR
PROCUEMENT OF FURNITURE/FIXTURE, ELECTRIC ITEMS/MACHINERY &
EQUIPMENTS, CROCKERY/UTENSILS, SUMMER & WINTER CLOTHS FOR
“DARUL EHSAS” (ORPHANAGES)-BALOCHISTAN
SUBMITTED BY M/S---------------------------------------------------------------------------------------
TOTAL TOTAL PRICE INCLUDING ALL
TAXES (PKR)
Total Quoted RatesInclusive of all Taxes for
Lot No.1 i.e. Furniture/Fixture.
Total Quoted RatesInclusive of all Taxes for
Lot No. 2 i.e. Electric Items/Machinery&
Equipments.
Total Quoted RatesInclusive of all Taxes for
Lot No. 3 i.e. crockery/utensils.
Total Quoted RatesInclusive of all Taxes for
Lot No. 4 i.e. Summer & Winter Cloths.
Grand Total Rate Inclusive of all Taxes
Rupees in words (Grand Total Rate)-------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Amount of CDR @ of 2% of the Grand Total Rate-----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bank Account No. and Name of the Bank&Code:_________________________________
Postal Address of the Firm:______________________________________________
Telephone No._____________________Fax No.____________________________
Cell Phone No.__________________________Email__________________________
NTN Number _________________________GST Number __________________________
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
3 of | 14 P a g e s
TENDER DOCUMENT
for
PROCUEMENT OF FURNITURE/FIXTURE, ELECTRIC ITEMS/MACHINERY &
EQUIPMENTS, CROCKERY/UTENSILS, SUMMER & WINTER CLOTHS FOR
“DARUL EHSAS” (ORPHANAGES)-BALOCHISTAN
11.. SSeeaalleedd Bid(s) are invited from well-established suppliers/firms/manufacturers registered with
Income Tax and Sales Tax Departments and who are on Active Taxpayer List (ATL) of the Federal
Board of Revenue, for supply of Furniture/Fixure, Electric Items/Machinery & Equipments,
Crockery/Untensils, Summer and Winter Cloths for Dar-ul-Ehsas (DEs) of district Lasbella,
Turbat, Loralai and Pishin. Complete specifications and required quantity have been mentioned as per
Lot-1, Lot-2, Lot-3 and Lot-4 mentioned at Annex A-D of this Tender Document. Only registered
suppliers/firms/manufacturers that are on ATL of FBR (ATL status will be verified online) are eligible
to submit their bids. NO LATE PROPOSALS WILL BE ACCEPTED and the same will be returned
without being opened.
TThhee aabboovvee mmeennttiioonneedd IItteemmss wwiillll bbee ppuurrcchhaasseedd aaccccoorrddiinngg ttoo ssppeecciiffiiccaattiioonnss aanndd tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss aass
pprreessccrriibbeedd bbeellooww::--
aa.. CCoosstt ooff TTeennddeerr FFoorrmm:: RRss 11,,000000//-- ____________________________________
bb.. DDaattee ooff TTeennddeerr OOppeenniinngg:: 1177--1100--22001199________________________________
cc.. TTiimmee ffoorr TTeennddeerr OOppeenniinngg:: 1122::0000 PP..MM..______________________
dd.. NNaammee ooff SSuupppplliieerr:: ________________________________
ee.. IItteemm--wwiissee rraattee mmaayy bbee qquuootteedd ((aass ppeerr aattttaacchheedd lliisstt aatt LLoott 0011 ttoo 0044 ggiivveenn AAnnnneexx--AA ttoo DD))..
11.. TTEERRMMSS && CCOONNDDIITTIIOONNSS::
TThhee aabboovvee mmeennttiioonneedd IItteemmss aarree ttoo bbee ppuurrcchhaasseedd aaccccoorrddiinngg ttoo tthhee ssppeecciiffiiccaattiioonnss aass ppeerr aattttaacchheedd lliisstt aatt
LLoott 0011 ttoo 0044 aanndd ppllaacceedd aatt AAnnnneexx--AA,, BB,, CC aanndd DD..
aa.. TTeennddeerr sshhoouulldd bbee aaccccoommppaanniieedd wwiitthh 22%% ooff qquuootteedd aammoouunntt ooff aannyy ssiinnggllee lloott oorr aallll lloottss aass
eeaarrnneesstt mmoonneeyy iinn sshhaappee ooff CCDDRR oorr DDeemmaanndd DDrraafftt iinn tthhee nnaammee ooff tthhee DDiirreeccttoorr,, PPaakkiissttaann BBaaiitt--
uull--MMaall,, PPrroovviinncciiaall OOffffiiccee,, BBaalloocchhiissttaann,, QQuueettttaa;;
bb.. RRaatteess sshhoouulldd bbee iinncclluussiivvee ooff aallll aapppplliiccaabbllee ttaaxxeess aanndd rraatteess//aammoouunntt ooff GGSSTT sshhaallll bbee mmeennttiioonneedd
sseeppaarraatteellyy;;
cc.. TThhee BBiiddddeerr((ss)) ccaann ssuubbmmiitt iittss rraattee sseeppaarraatteellyy ffoorr oonnee oorr aallll ooff tthhee ffoouurr ttyyppeess ooff iitteemmss aass
mmeennttiioonneedd aatt PPaarraa NNoo.. 11 aabboovvee aanndd aass ddeettaaiilleedd aatt LLoott 0011,, LLoott 22,, LLoott 33 aanndd LLoott 0044 aatt AAnnnneexx AA
ttoo DD rreessppeeccttiivveellyy;;
dd.. TTeennddeerrss wwiillll bbee ooppeenneedd iinn tthhee pprreesseennccee ooff bbiiddddeerrss,, oorr tthheeiirr aauutthhoorriizzeedd rreepprreesseennttaattiivveess aatt PPBBMM,,
PPrroovviinncciiaall OOffffiiccee,, BBaalloocchhiissttaann,, QQuueettttaa oonn ddaattee && ttiimmee ggiivveenn iinn PPaarraa 11 aabboovvee;;
ee.. CCoonnttrraacctt wwiillll bbee vvaalliidd ffoorr tthhee ccuurrrreenntt FFiinnaanncciiaall YYeeaarr,, 22001199--2200 eeffffeeccttiivvee ffrroomm ddaattee ooff ssiiggnniinngg
ooff aaggrreeeemmeenntt bbyy bbootthh ppaarrttiieess ii..ee.. PPBBMM aanndd SSuucccceessssffuull BBiiddddeerr((ss));;
ff.. OOnnllyy SSaallee TTaaxx aanndd IInnccoommee TTaaxx rreeggiisstteerreedd ffiirrmmss aarree eelliiggiibbllee ttoo ppaarrttiicciippaattee iinn tteennddeerr
ccoommppeettiittiioonn;;
gg.. EEaarrnneesstt mmoonneeyy//ccaallll ddeeppoossiitt @@ 22%% sshhaallll bbee rreelleeaasseedd aafftteerr 0033 mmoonntthhss ffrroomm tthhee ddaattee ooff
ccoommpplleettiioonn ooff ssuucccceessssffuull ddeelliivveerryy aanndd ffiinnaall ppaayymmeenntt ttoo tthhee ccoonnttrraaccttoorr;;
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
4 of | 14 P a g e s
hh.. TThhee nnuummbbeerr ooff iitteemmss oorr qquuaannttiittyy ooff tthhee mmaatteerriiaall//iitteemmss ccaann bbee iinnccrreeaasseedd oorr ddeeccrreeaasseedd bbyy tthhee
PPBBMM CCoommppeetteenntt AAuutthhoorriittyy;;
ii.. SSuucccceessssffuull bbiiddddeerr wwiillll bbee ddeeccllaarreedd ooffffeerriinngg lloowweesstt rraatteess lloott//ppaacckk wwiissee oorr oovveerraallll;;
jj.. TThhee ssuupppplliieerr wwiillll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr ssaaffee ddeelliivveerryy ooff iitteemmss aanndd mmaatteerriiaall aatt iittss ccoosstt aatt
ddeessiiggnnaatteedd ppllaacceess iinn ppiieeccee mmeeaall oorr aass wwhhoollee iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee qquuaannttiittyy mmeennttiioonneedd iinn
ssuuppppllyy oorrddeerrss ffrroomm ttiimmee ttoo ttiimmee;;
kk.. TThhee iinntteerreesstteedd ppaarrttiieess mmuusstt hhaavvee ssoouunndd ffiinnaanncciiaall ppoossiittiioonn,, pprrooooff ooff wwhhiicchh mmaayy bbee pprroovviiddeedd;;
ll.. NNoonn--bbllaacckk lliissttiinngg cceerrttiiffiiccaattee oonn aaffffiiddaavviitt mmaayy bbee aattttaacchheedd wwiitthh bbiiddddiinngg ddooccuummeenntt;;
mm.. PPBBMM rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo rreeqquueesstt aaddddiittiioonnaall ssuuppppoorrttiinngg oorr ssuupppplleemmeennttaarryy ddaattaa ffrroomm tthhee
bbiiddddeerr((ss)),, aacccceepptt aannyy pprrooppoossaall iinn wwhhoollee oorr iinn ppaarrtt aanndd ccoonnttaacctt aannyy nnuummbbeerr ooff ccaannddiiddaatteess aass
rreeqquuiirreedd ttoo aacchhiieevvee tthhee oovveerraallll eevvaalluuaattiioonn oobbjjeeccttiivveess;;
nn.. SSuucccceessssffuull bbiiddddeerr iinn tthhee ccoommppeettiittiioonn sshhaallll bbee aasskkeedd ffoorr tthhee pprroovviissiioonn ooff ssaammpplleess ooff qquuootteedd
iitteemmss.. FFiinnaall sseelleeccttiioonn ooff tthhee bbiiddddeerrss wwiillll bbee ssuubbjjeecctt ttoo tthhee aapppprroovvaall ooff ssaammpplleess pprroovviiddeedd;;
oo.. TThhee pprrooccuurriinngg aaggeennccyy sshhaallll uuppoonn rreeqquueesstt ccoommmmuunniiccaattee ttoo aannyy ssuupppplliieerr oorr ccoonnttrraaccttoorr wwhhoo
ssuubbmmiitttteedd aa bbiidd oorr pprrooppoossaall,, tthhee ggrroouunnddss ffoorr iittss rreejjeeccttiioonn ooff aallll bbiiddss oorr pprrooppoossaallss,, bbuutt iiss nnoott
rreeqquuiirreedd ttoo jjuussttiiffyy tthhoossee ggrroouunnddss;;
pp.. AAnn IInntteeggrriittyy PPaacctt ((iiff aapppplliiccaabbllee)) sshhaallll bbee ssiiggnneedd wwiitthh tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr((ss))..
22.. BBiidd VVaalliiddiittyy::
TThhee BBiiddss ffuurrnniisshheedd ttoo tthhiiss iinnvviittaattiioonn sshhaallll bbee vvaalliidd ffoorr tthhee ppeerriioodd ooff 9900 ddaayyss ffrroomm tthhee ddaattee ooff ooppeenniinngg ooff
ffiinnaanncciiaall bbiiddss.. HHoowweevveerr,, iiff aann eexxtteennssiioonn iiss ccoonnssiiddeerreedd nneecceessssaarryy,, aallll tthhoossee wwhhoo hhaavvee ssuubbmmiitttteedd tthheeiirr
bbiiddss sshhaallll bbee aasskkeedd ttoo eexxtteenndd tthheeiirr rreessppeeccttiivvee bbiidd vvaalliiddiittyy ppeerriioodd.. SSuucchh eexxtteennssiioonn sshhaallll bbee ffoorr nnoott mmoorree
tthhaann tthhee ppeerriioodd eeqquuaall ttoo tthhee ppeerriioodd ooff tthhee oorriiggiinnaall bbiidd vvaalliiddiittyy..
BBiiddddeerrss wwhhoo::--
aa.. AAggrreeee ttoo eexxtteennssiioonn ooff tthheeiirr bbiidd vvaalliiddiittyy ppeerriioodd sshhaallll aallssoo eexxtteenndd tthhee vvaalliiddiittyy ooff tthhee bbiidd bboonndd oorr
sseeccuurriittyy ffoorr tthhee eexxtteennddeedd ppeerriioodd ooff tthhee bbiidd vvaalliiddiittyy;;
bb.. AAggrreeee ttoo tthhee pprrooccuurriinngg aaggeennccyy''ss rreeqquueesstt ffoorr eexxtteennssiioonn ooff bbiidd vvaalliiddiittyy ppeerriioodd sshhaallll nnoott bbee
ppeerrmmiitttteedd ttoo cchhaannggee tthhee ssuubbssttaannccee ooff tthheeiirr bbiiddss;; aanndd
cc.. DDoo nnoott aaggrreeee ttoo aann eexxtteennssiioonn ooff tthhee bbiidd vvaalliiddiittyy ppeerriioodd sshhaallll bbee aalllloowweedd ttoo wwiitthhddrraaww tthheeiirr bbiiddss
wwiitthhoouutt ffoorrffeeiittuurree ooff tthheeiirr bbiidd bboonnddss oorr sseeccuurriittiieess..
33.. PPrrooppoossaall EEvvaalluuaattiioonn::
TThhee BBiiddddeerr((ss)) rraattee sseeppaarraatteellyy ffoorr oonnee oorr aallll ooff tthhee ffoouurr ttyyppeess ooff iitteemmss aass mmeennttiioonneedd aatt PPaarraa NNoo.. 11 aabboovvee
aanndd aass ddeettaaiilleedd aatt LLoott 0011 ttoo 0044 aatt AAnnnneexx AA ttoo DD rreessppeeccttiivveellyy sshhaallll bbee eevvaalluuaatteedd sseeppaarraatteellyy//lloott wwiissee aanndd
lloowweesstt qquuootteedd rraattee ffoorr eeaacchh lloott ooff iitteemmss sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd ssuucccceessssffuull.. FFuurrtthheerr,, tthhee lloowweesstt eevvaalluuaatteedd
bbiidd ((ss)),, iinn oonnee lloott oorr iinn aallll oo44 lloottss iiff nnoott iinn ccoonnfflliicctt wwiitthh PPrroocceedduurreess,, RRuulleess,, TTeerrmmss aanndd CCoonnddiittiioonnss ooff tthhee
TTeennddeerr DDooccuummeenntt aanndd aannyy ootthheerr llaaww,, rruulleess,, rreegguullaattiioonnss oorr ppoolliiccyy ooff tthhee FFeeddeerraall GGoovveerrnnmmeenntt,, sshhaallll bbee
aawwaarrddeedd tthhee pprrooccuurreemmeenntt ccoonnttrraacctt..
TThhee TTeennddeerr CCoommmmiitttteeee wwiillll eexxaammiinnee tthhee pprrooppoossaallss wwhheetthheerr tthheeyy aarree ccoommpplleettee iinn aallll rreessppeeccttss,, wwhheetthheerr
aannyy ccoommppuuttaattiioonnaall eerrrroorrss hhaavvee bbeeeenn mmaaddee,, wwhheetthheerr tthhee ddooccuummeennttss hhaavvee bbeeeenn pprrooppeerrllyy ssiiggnneedd,, aanndd
wwhheetthheerr tthhee pprrooppoossaallss aarree ggeenneerraallllyy iinn oorrddeerr.. AArriitthhmmeettiiccaall eerrrroorrss wwiillll bbee rreeccttiiffiieedd oonn tthhee ffoolllloowwiinngg
bbaassiiss:: IIff tthheerree iiss ddiissccrreeppaannccyy bbeettwweeeenn tthhee uunniitt pprriiccee aanndd tthhee ttoottaall pprriiccee tthhaatt iiss oobbttaaiinneedd bbyy mmuullttiippllyyiinngg
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
5 of | 14 P a g e s
tthhee uunniitt pprriiccee aanndd qquuaannttiittyy,, tthhee uunniitt pprriiccee sshhaallll pprreevvaaiill aanndd tthhee ttoottaall pprriiccee sshhaallll bbee ccoorrrreecctteedd.. IIff tthhee
BBiiddddeerr ddooeess nnoott aacccceepptt tthhee ccoorrrreeccttiioonn ooff eerrrroorrss,, iittss pprrooppoossaall wwiillll bbee rreejjeecctteedd.. IIff tthheerree iiss aa ddiissccrreeppaannccyy
bbeettwweeeenn wwoorrddss aanndd ffiigguurreess tthhee aammoouunntt iinn wwoorrddss wwiillll pprreevvaaiill..
44.. MMaannddaattoorryy DDooccuummeennttss//CChheecckklliisstt ffoorr tthhee PPrrooppoossaallss..
KKiinnddllyy ttiicckk ((✓)) tthhee bbooxx ffoorr ““YYeess”” oorr ““NNoo”” aaggaaiinnsstt eeaacchh ddooccuummeenntt mmeennttiioonneedd ssuubbmmiitttteedd wwiitthh yyoouurr bbiidd..
S. # REQUIRED DOCUMENTS LIST YES Doc. placed
1. Company/Firm Profile
2. Authorized dealership (applicable for lot No.2)
3. Income Tax and Sale Tax Registration Certificate with
ATL Status Proof.
4.
Relevant Experience, copy of Supply/Work Orders,
completed with completion certificate in the last 03
years.
5.
An Affidavit that the bidder is not blacklisted by any
Government Department / Semi Government / Private
Company in Pakistan.
6.
Guarantee/Warranty: A certificate showing
Guarantee/Warranty Service and Repair is required for
Single lot/all lots or commodities for which the rate(s)
is quoted for a period of One Year after successful
delivery.
55.. TTEERRMMSS OOFF PPAAYYMMEENNTT::
TThhee CCoonnttrraaccttoorr//SSuupppplliieerr wwiillll bbee eennttiittlleedd ttoo ppaayymmeenntt bbyy PPBBMM aaggaaiinnsstt bbiillll((ss)) dduullyy ssuuppppoorrtteedd bbyy tthhee
ffoolllloowwiinngg ddooccuummeennttss::--
aa.. TThhee pprriicceess sshhoowwnn iinn tthhee bbiillll mmuusstt bbee aass ppeerr iitteemm rraattee ggiivveenn iinn tthhee qquuoottaattiioonn((ss));;
bb.. NNoo aaddvvaannccee ppaayymmeenntt wwiillll bbee mmaaddee ttoo tthhee ssuupppplleerr;;
cc.. BBiillll iinn dduupplliiccaattee wwiitthh GGSSTT,, NNTTNN nnuummbbeerr aanndd GGSSTT IInnvvooiiccee..
dd.. CCeerrttiiffiiccaattee ttoo tthhee eeffffeecctt tthhaatt tthhee bbiilllleedd aammoouunntt hhaass nnoott bbeeeenn ccllaaiimmeedd oorr rreecceeiivveedd eeaarrlliieerr;;
ee.. IInnssppeeccttiioonn CCeerrttiiffiiccaattee iissssuueedd bbyy tthhee IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee;;
ff.. AAcckknnoowwlleeddggmmeenntt//RReecceeiipptt CCeerrttiiffiiccaattee mmeennttiioonniinngg QQuuaannttiittyy aanndd QQuuaalliittyy ooff iitteemmss ffrroomm tthhee
AAssssiissttaanntt DDiirreeccttoorr//DDiissttrriicctt OOffffiicceerr aanndd IInncchhaarrggee ccoonncceerrnneedd;;
gg.. PPaayymmeenntt wwiillll bbee mmaaddee tthhrroouugghh ccrroossss cchheeqquuee iinn ffaavvoouurr ooff ffiirrmm aafftteerr ddeedduuccttiioonn ooff ttaaxxeess
aapppplliiccaabbllee ffrroomm ttiimmee ttoo ttiimmee bbyy tthhee ggoovveerrnnmmeenntt;;
55..11 FFIINNAALL PPAAYYMMEENNTT::
CCoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr wwiillll bbee eennttiittlleedd ttoo ffuullll ppaayymmeenntt bbyy PPBBMM aaggaaiinnsstt tthhee bbiillll((ss))aafftteerr ssuucccceessssffuull ddeelliivveerryy
aanndd dduullyy ssuuppppoorrtteedd wwiitthh tthhee ffoolllloowwiinngg ddooccuummeennttss:: --
aa.. BBiillll iinn dduupplliiccaattee wwiitthh GGSSTT,, NNTTNN nnuummbbeerr aanndd GGSSTT IInnvvooiiccee;;
bb.. CCeerrttiiffiiccaattee ttoo tthhee eeffffeecctt tthhaatt tthhee bbiilllleedd aammoouunntt hhaass nnoott bbeeeenn ccllaaiimmeedd oorr rreecceeiivveedd eeaarrlliieerr;;
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
6 of | 14 P a g e s
cc.. NNOOCC//IInnssppeeccttiioonn CCeerrttiiffiiccaattee iissssuueedd bbyy IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee;;
dd.. DDeelliivveerryy CChhaallllaann;;
ee.. AAcckknnoowwlleeddggmmeenntt//RReecceeiipptt CCeerrttiiffiiccaattee mmeennttiioonniinngg QQuuaannttiittyy aanndd QQuuaalliittyy ooff iitteemmss ffrroomm tthhee
AAssssiissttaanntt DDiirreeccttoorr//DDiissttrriicctt OOffffiicceerr aanndd IInncchhaarrggee ccoonncceerrnneedd;;
ff.. PPaayymmeenntt wwiillll bbee mmaaddee tthhrroouugghh ccrroossss cchheeqquuee iinn ffaavvoouurr ooff ffiirrmm aafftteerr ddeedduuccttiioonn ooff ttaaxxeess
aapppplliiccaabbllee ffrroomm ttiimmee ttoo ttiimmee bbyy tthhee ggoovveerrnnmmeenntt;;
66.. TTEERRMMSS OOFF DDEELLIIVVEERRYY::
TThhee iitteemmss sshhoouulldd bbee ddiissppaattcchheedd//ddeelliivveerreedd aatt ddoooorr sstteepp aatt ddeessiiggnnaatteedd ppllaacceess llooccaatteedd aatt ddiiffffeerreenntt
aarreeaass//ddiissttrriiccttss ooff tthhee BBaalloocchhiissttaann PPrroovviinnccee aass ppeerr ddeelliivveerryy sscchheedduullee.. TTrraannssppoorrttaattiioonn ooff aallll iitteemmss wwiillll bbee
tthhee rreessppoonnssiibbiilliittyy ooff tthhee ssuupppplliieerr aanndd nnoo sseeppaarraattee ttrraannssppoorrttaattiioonn cchhaarrggeess wwiillll bbee ppaaiidd bbyy PPBBMM.. AA
ccoonnffiirrmmaattoorryy lleetttteerr sshhoowwiinngg rreecceeiipptt NNoo.. aanndd ddaattee,, PPuurrcchhaassee OOrrddeerr NNoo.. aanndd ddaattee aanndd qquuaannttiittyy ooff ggooooddss
ddiissppaattcchheedd sshhoouulldd aallssoo bbee sseenntt ttoo ccoonnssiiggnneeee ((ss)).. SSuupppplliieerr//CCoonnttrraaccttoorr wwiillll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr aannyy lloossss,,
tthheefftt,, ddaammaaggee uunnttiill ddeelliivveerryy iiss rreecceeiivveedd bbyy PPBBMM..
77.. DDEELLIIVVEERRYY PPEERRIIOODD::
CCoommpplleettee iitteemmss mmuusstt bbee ssuupppplliieedd wwiitthhiinn 4455 ddaayyss ffrroomm tthhee ddaattee ooff iissssuuee ooff SSuuppppllyy OOrrddeerr..
88.. IINNSSPPEECCTTIIOONN CCOOMMMMIITTTTEEEE::
SSuucccceessssffuull bbiiddddeerr iinn ccoommppeettiittiioonn sshhaallll pprroodduuccee aa ssaammppllee ooff eeaacchh iitteemm ccoonnffoorrmmiinngg ttoo ssppeecciiffiiccaattiioonn
ggiivviinngg iinn tthhiiss ddooccuummeenntt aanndd wwiillll ggeett iitt iinnssppeecctteedd aanndd aapppprroovveedd bbyy IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee.. TThhiiss ssaammppllee
wwiillll bbee rreeffeerrrreedd bbyy tthhee IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee ffoorr aacccceeppttiinngg bbuullkk ssuuppppllyy aatt tthhee ttiimmee ooff ddeelliivveerryy.. FFuurrtthheerr,,
iinnssppeeccttiioonn ooff tthhee IItteemm((ss))//mmaatteerriiaall wwiillll bbee ccaarrrriieedd oouutt bbyy PPBBMM aauutthhoorriizzeedd ““IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee”” ((IICC))
aanndd IInnssppeeccttiioonn CCeerrttiiffiiccaattee wwiillll bbee iissssuueedd bbyy tthhee CCoommmmiitttteeee,, aafftteerr eexxaammiinnaattiioonn ooff ssuupppplliieedd iitteemmss wwiitthh
ssppeecciiffiiccaattiioonnss aanndd ssaammpplleess pprroovviiddeedd aaggaaiinnsstt eeaacchh iitteemm.. TThhee IICC wwiillll eennssuurree tthhaatt tthhee qquuaannttiittyy aanndd qquuaalliittyy
ooff tthhee mmaatteerriiaall iiss tthhee ssaammee aass ppeerr ssppeecciiffiiccaattiioonnss ccoonnttaaiinneedd iinn tthhee ppuurrcchhaassee//ssuuppppllyy oorrddeerr aanndd ssaammppllee((ss))
aaggaaiinnsstt eeaacchh iitteemm.. TThhee qquuaalliittyy ooff tthhee iitteemmss wwiillll bbee ddeetteerrmmiinneedd ffrroomm tthhee rreeppoorrtt ooff tthhee IICC,, aafftteerr aaccttuuaallllyy
eexxaammiinniinngg//iinnssppeeccttiinngg tthhee ttoottaall iitteemmss aaccccoorrddiinngg ttoo tthhee ssppeecciiffiiccaattiioonnss aanndd pprroovviiddeedd ssaammpplleess.. VVeennuuee ooff
iinnssppeeccttiioonn wwiillll bbee ddeecciiddeedd bbyy tthhee IICC wwiitthh tthhee aapppprroovvaall ooff PPBBMM ccoommppeetteenntt aauutthhoorriittyy..
99.. SSAALLEESS TTAAXX AANNDD OOTTHHEERR GGOOVVEERRNNMMEENNTT DDUUTTIIEESS::
AAllll ttaaxxeess,, dduuttiieess,, OOccttrrooii CChhaarrggeess,, SSaalleess TTaaxx,, IInnccoommee TTaaxx,, FFrreeiigghhtt cchhaarrggeess aanndd ootthheerr GGoovveerrnnmmeenntt
cchhaarrggeess aarree tthhee rreessppoonnssiibbiilliittiieess ooff tthhee ssuupppplliieerr//ccoonnttrraaccttoorr,, aanndd tthhee ccoonnttrraaccttoorr wwiillll nnoott ccllaaiimm aannyy mmoorree
tthhaann tthhee ooffffeerreedd pprriiccee.. OOffffeerreedd pprriiccee sshhoouulldd bbee iinncclluussiivvee ooff aallll tthhee aabboovvee ssaaiidd ttaaxxeess..
1100.. WWAARRRRAANNTTYY::
CCoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr wwiillll ffuurrnniisshh aa wwaarrrraannttyy,, cceerrttiiffyyiinngg tthhaatt tthhee ggooooddss ssuupppplliieedd aarree iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh
tthhee ssppeecciiffiiccaattiioonnss llaaiidd ddoowwnn iinn tthhee ccoonnttrraacctt,, aanndd tthhaatt iinn tthhee eevveenntt ooff tthhee mmaatteerriiaall bbeeiinngg ffoouunndd ddeeffeeccttiivvee
oorr nnoott aass ppeerr ssppeecciiffiiccaattiioonnss//ssaammpplleess wwiitthhiinn tthhee ppeerriioodd ooff 1122 mmoonntthhss ffrroomm tthhee ddaattee ooff ssuuppppllyy,, tthhee
ccoonnttrraaccttoorr wwiillll bbee hheelldd rreessppoonnssiibbllee ffoorr aallll lloosssseess aanndd ccoosstt.. TThhee wwaarrrraannttyy ooff EElleeccttrriicc IItteemmss aatt LLoott NNoo.. 22
wwiillll bbee ccoonnssiiddeerreedd aass ggiivveenn bbyy tthhee mmaannuuffaaccttuurreess//ccoommppaannyy wwaarrrraannttyy ppoolliiccyy..
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
7 of | 14 P a g e s
1111.. FFAAIILLUURREE AANNDD TTEERRMMIINNAATTIIOONN OOFF CCOONNTTRRAACCTT::
IInn ccaassee tthhee CCoonnttrraaccttoorr ffaaiillss ttoo ddeelliivveerr tthhee iitteemmss tthheerreeooff wwiitthhiinn tthhee ssppeecciiffiieedd ppeerriioodd oorr aass ppeerr
ssppeecciiffiiccaattiioonn//ssaammppllee((ss)) ooff iitteemmss ccoonnttaaiinneedd iinn ddeemmaanndd lliisstt,, tthhee PPBBMM AAuutthhoorriittyy sshhaallll bbee aauutthhoorriizzeedd ttoo
ttaakkee aaccttiioonn oonn aannyy ooff tthhee ffoolllloowwiinngg ooppttiioonnss:: --
TToo rreeccoovveerr ffrroomm tthhee ccoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr tthhee lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggeess lleevviieedd aatt tthhee rraattee ooff 00..22%% ppeerr
aaddddiittiioonnaall ddaayy ooff ddeellaayy oorr mmaaxxiimmuumm 1100%% ooff ccoosstt ooff uunnddeelliivveerreedd iitteemmss;;
aa.. TToo ppuurrcchhaassee ffrroomm aannyywwhheerree wwiitthhoouutt nnoottiiccee ttoo tthhee ccoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr aatt iittss rriisskk aanndd ccoosstt,, tthhee
iitteemmss nnoott ddeelliivveerreedd,, wwiitthhoouutt ccaanncceelllliinngg tthhee ccoonnttrraacctt iinn rreessppeecctt ooff tthhee ccoonnssiiggnnmmeenntt;;
bb.. TToo ccaanncceell tthhee ccoonnttrraacctt aatt hhiiss rriisskk aanndd ccoosstt aalloonnggwwiitthh ffoorrffeeiittuurree ooff eeaarrnneesstt mmoonneeyy//ccaallll ddeeppoossiitt;;
cc.. IInn ccaassee ooff aaccttiioonn bbeeiinngg ttaakkeenn uunnddeerr ((bb)) aabboovvee,, ssuupppplliieerr//ccoonnttrraaccttoorr wwiillll bbee lliiaabbllee ffoorr aannyy lloossss
wwhhiicchh tthhee AAuutthhoorriittyy mmaayy ddeecciiddee oonn tthhaatt aaccccoouunntt,, bbuutt tthhee ssuupppplliieerr wwiillll nnoott bbee eennttiittlleedd ttoo aannyy
ggaaiinn oonn ppuurrcchhaassee mmaaddee aaggaaiinnsstt tthhee ssuuppppllyy oorrddeerr ppllaacceedd ttoo tthhee ssuupppplliieerr;;
IIff dduurriinngg tthhee ccoouurrssee ooff eexxeeccuuttiioonn ooff tthhee ccoonnttrraacctt,, tthhee CCoonnttrraaccttoorr iiss bbllaacckk--lliisstteedd,, tthhee PPuurrcchhaasseerr mmaayy
pprroocceeeedd wwiitthh aallll oorr aannyy ooff tthhee aaccttiioonnss ddeettaaiilleedd bbeellooww:: --
aa.. TToo aallllooww tthhee ccoonnttrraacctt ttoo rruunn iittss ccoouurrssee ttiillll ccoommpplleettiioonn;;
bb.. TToo ssttoopp ffuurrtthheerr ssuupppplliieess wwiitthh oorr wwiitthhoouutt ffiinnaanncciiaall rreeppeerrccuussssiioonnss;;
cc.. TToo ccaanncceell tthhee ccoonnttrraacctt wwiitthh oorr wwiitthhoouutt rreesseerrvvaattiioonn ooff rriigghhttss..
1122.. RREESSPPOONNSSIIBBIILLIITTYY FFOORR EEXXEECCUUTTIINNGG TTHHEE CCOONNTTRRAACCTT::
CCoonnttrraaccttoorr//SSuupppplliieerr wwiillll bbee eennttiirreellyy rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee ssuucccceessssffuull eexxeeccuuttiioonn ooff tthhee ccoonnttrraacctt iinn aallll
rreessppeeccttss aanndd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss aass ssppeecciiffiieedd iinn tthhee ccoonnttrraacctt iinncclluuddiinngg tthhee
sscchheedduullee..
1133.. PPEERRIIOODD OOFF CCOONNTTRRAACCTT
AA ccoonnttrraacctt//aaggrreeeemmeenntt wwiillll bbee ssiiggnneedd wwiitthh tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr ffoorr ppeerriioodd ooff ccuurrrreenntt ffiinnaanncciiaall yyeeaarr
((eexxtteennddaabbllee oonn ssaattiissffaaccttoorryy ppeerrffoorrmmaannccee)) wwiitthh tthhee aapppprroovvaall ooff tthhee ccoommppeetteenntt aauutthhoorriittyy aanndd aapppprroovveedd
ssuupppplliieerr wwiillll bbee rreessppoonnssiibbllee ttoo ssuuppppllyy tthhee ddiiffffeerreenntt iitteemmss//mmaatteerriiaall oonn ssaammee rraatteess ffoorr wwhhoollee yyeeaarr
tthhrroouugghhoouutt tthhee PPrroovviinnccee
1144.. DDEEMMUURRRRAAGGEE::
DDeemmuurrrraaggee cchhaarrggeess iinnccuurrrreedd dduuee ttoo aannyy ooff tthhee rreeaassoonnss mmeennttiioonneedd bbeellooww,, tthhee ssaammee sshhaallll bbee ddeedduucctteedd
ffrroomm bbiillll oorr rreeccoovveerreedd ffrroomm tthhee ssuupppplliieerr aass aa sseeppaarraattee iitteemm ((tthhee ddeecciissiioonn ooff tthhee ppuurrcchhaasseerr,, rreeggaarrddiinngg
ffiixxaattiioonn ooff rreessppoonnssiibbiilliittyy iinn tthhiiss ccoonnnneeccttiioonn sshhaallll bbee bbiinnddiinngg bbyy tthhee ssuupppplliieerr))::--
aa.. OOwwiinngg ttoo ddeellaayy iinn ffoorrwwaarrddiinngg//ddeelliivveerryy ooff rreelleevvaanntt ddooccuummeennttss eettcc;;
bb.. DDeeffeeccttiivvee mmaarrkkiinngg oorr ppaacckkiinngg ooff tthhee iitteemmss oorrddeerreedd;;
cc.. DDuuee ttoo rreeaassoonn nnoott ssppeecciiffiieedd aabboovvee bbuutt ffoorr wwhhiicchh tthhee ssuupppplliieerr iiss rreessppoonnssiibbllee..
1155.. IINNSSPPEECCTTIIOONN AANNDD RREEJJEECCTTIIOONN::
aa.. TThhee IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee wwiillll iinnssppeecctt tthhee ssuupppplliieedd ssttoorreess aass ppeerr ssppeecciiffiiccaattiioonnss aatt tthhee ttiimmee ooff
ddeelliivveerryy.. TThhee IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee mmaayy rreejjeecctt aass ppaarrtt oorr tthhee wwhhoollee ooff tthhee ccoonnssiiggnnmmeenntt
tteennddeerreedd ffoorr iinnssppeeccttiioonn.. IIff aafftteerr iinnssppeeccttiioonn aannyy ppoorrttiioonn tthheerreeooff,, aass tthhee ccoommmmiitttteeee mmaayy ddeecciiddee
tthhaatt ccoonnssiiggnnmmeenntt ooff tthhee CCoonnttrraaccttoorr iiss bbeellooww tthhee rreeqquuiirreedd ssppeecciiffiiccaattiioonn,, tthhee ssaammee wwiillll bbee
rreettuurrnneedd ttoo tthhee ssuupppplliieerr//ccoonnttrraaccttoorr ffoorr rreeppllaacceemmeenntt;;
bb.. TThhee ddeecciissiioonn ooff tthhee IInnssppeeccttiioonn CCoommmmiitttteeee ((IICC)) sshhaallll bbee bbiinnddiinngg oonn tthhee ssuupppplliieerr//ccoonnttrraaccttoorr aass
ppeerr ddeettaaiill ggiivveenn iinn ccllaauussee NNoo.. 88 aabboovvee;;
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
8 of | 14 P a g e s
cc.. IInn ccaassee ssoommee iitteemmss aarree rreejjeecctteedd aass aaffoorreessaaiidd tthheenn wwiitthhoouutt pprreejjuuddiiccee ttoo tthhee rriigghhtt ooff tthhee
PPuurrcchhaasseerr,, SSuupppplliieerr//CCoonnttrraaccttoorr mmaayy ssuubbmmiitt iitteemmss iinn rreeppllaacceemmeenntt ooff tthhoossee rreejjeecctteedd;;ssuucchh
rreessuubbmmiissssiioonn wwiillll nnoott mmeeaann eexxtteennssiioonn ooff ddeelliivveerryy ppeerriioodd;;
dd.. OOnn ffiinnaall rreejjeeccttiioonn,, tthhee PPuurrcchhaasseerr sshhaallll hhaavvee tthhee ffoolllloowwiinngg rriigghhttss::--
ii.. TToo ppuurrcchhaassee tthhee rreejjeecctteedd iitteemmss aatt tthhee ccoosstt aanndd eexxppeennsseess ooff ccoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr;;
iiii.. TToo tteerrmmiinnaattee tthhee ccoonnttrraacctt aanndd rreeccoovveerr ffrroomm ccoonnttrraaccttoorr tthhee lloossss,, tthheerreebbyy iinnccuurrrreedd..
1166.. PPAACCKKIINNGG OOFF IITTEEMMSS::
EEaacchh iitteemm ddeelliivveerreedd uunnddeerr tthhee ccoonnttrraacctt sshhaallll bbee pprrooppeerrllyy ppaacckkeedd bbyy tthhee ccoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr aatthhiiss
eexxppeennsseess cclleeaarrllyy sshhoowwiinngg tthhee nnuummbbeerr ooff tthhee iitteemmss tthheerree aatt.. IInn ccaassee tthheessee iinnssttrruuccttiioonnss aarree nnoott ffoolllloowweedd,,
tthhee lloossss,, iiff aannyy,, dduuee ttoo ddeeffeeccttiivvee oorr iinnccoorrrreecctt ppaacckkiinngg sshhaallll bbee tthhee rreessppoonnssiibbiilliittyy ooff ssuupppplliieerr//ccoonnttrraaccttoorr..
1177.. LLAAWWSS GGOOVVEERRNNIINNGG TTHHEE CCOONNTTRRAACCTT
TThhee ccoonnttrraacctt sshhaallll bbee ggoovveerrnneedd bbyy tthhee pprroovviissiioonn ooff LLaaww ooff PPaakkiissttaann aass aammeennddeedd ffrroomm ttiimmee ttoo ttiimmee..AA
bbiinnddiinngg ccoonnttrraacctt sshhaallll bbee ccoonncclluuddeedd wwiitthh tthhee iissssuuaannccee ooff tthhiiss lleetttteerr aanndd tthhaatt tthhee pprroovviissiioonnss ooff tthhee
ccoonnttrraacctt sshhaallll bbee bbiinnddiinngg oonn ccoonnttrraaccttoorr//ssuupppplliieerr..
Bank Account No. and Name of the Bank&Code:_________________________________
Postal Address of the Firm:______________________________________________
Telephone No._____________________Fax No.____________________________
Cell Phone No.__________________________Email__________________________
NTN Number _________________________GST Number __________________________
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
9 of | 14 P a g e s
LOT-1: OFFICE FURNITURE - ANNEX-A
S.# Item
Description
Qty/
DE Specification
Total
No of
DEs
Total
Quant
ity
Unit Price
without
Taxes
Cost of
All
Taxes
Unit Price
Inclusive of
All Taxes
Total Price
Inclusive of All
Taxes
1 Table for In-
Charge
1 2 1/2 x 4 Lasani
& Wood frame
4 4
2 Chair for In-
Charge(
revolving)
1 Good Quality 4 4
3 Table (small) 4 2 1/2 x 3 Lasani
& Wood frame
4 16
4 Computer
Table
1 Lasani & Wood
frame
4 4
5 Computer
Chair
1 Good Quality 4 4
6 Chairs (Staff) 12 Iron frame with
Wood en hands,
Back and seat of
Foam.
4 48
7 Side Rack 2 3 X 2 1/2 Lasani
& Wood frame
4 8
8 Steel Almirah 4 3 x 6 feet, GI
Steel 20 Gauge
4 16
9 Visiting Room
Chairs
12 Iron frame with
Wood en hands,
Back and seat of
Foam.
4 48
10 Book Shelf for
library
2 Wooden frame
with Lasani ( 7 x
4 ft)
4 8
11 Notice / Soft
Board
1 2-1/2 x 4 ft 4 4
12 White Board
with Stand
2 5 x 4 ft 4 8
LOT; 1.FURNITURE AND FIXTURE FOR DAR-UL-EHSAS (DEs). ANNEX-A
1 Bunk Bed Iron 50 3x6 feet, 18 gauge
frame 1 1/2 x 1
1/2 inches ,
bottom 1/2 inch
4 200
2 Trunk 50 18x30 inches, GI
sheet 22 guage
4 200
3 Quilt Single 120 Polyester 2.5 Kg
with Export
Quality Fresh
Cover
4 480
4 Pillow 120 Polyester 1.25 Kg 4 480
5 Mattress with
rexen cover
120 3x6 feet & 4
inches height, 10
years warranty ,
Good Quality
4 480
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
10 of | 14 P a g e s
6 Wall Clock 10 Japan Machine
with PBM logo
4 40
7 Trunk 2 3.5x6 feets, GI
sheet 20 guage
4 8
8 Gas Heater
with Double
Burner
20 Corona or
equivalent
4 80
9 Bed sheet
single
250 Cotton 36x72
inches
4 1000
10 Prayer Mat 10 4x12 feets 4 40
11 Tables
(Dinning) with
wooden top.
8 2.6X 7.75 Feet
with Steel Frame
and wooden Top
1 X 1 Inches, 16
Gauge Sheet
4 32
12 Fire Alarm 1 Good Quality 4 4
13 Fire
Extinguisher-
Powder
1 5kg Good Quality 4 4
14 Metal detector 2 Good Quality 4 8
15 Chairs
(Dinning)
100 With Body and
Top of Steel
Frame Pipe 1 X 1
Inches and seat
with Foam.
4 400
16 Wooden Desk 50 1 X 1 Iron Frame,
Lasani Box
4 200
17 Benches 50 2 Seater 1 X 1
Frame Lasani
Wooden Sheet,
back Lasani Sheet
4 200
18 Quilt Covers 120 Cotton export
quality
4 480
19 Pillow Covers 120 Cotton export
quality
4 480
20 Blanket
(Single)
Double layer
120 Good Quality 4 480
21 Sleeping
Shawal
(Cotton)
120 Good Quality 4 480
22 Bed for unit
mothers
10 3x6 ft (wooden)
with mattress
4 40
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
11 of | 14 P a g e s
LLOOTT:: 22.. ELECTRIC ITEM, MACHINERY AND EQUIMPEMENTS - ANNEX-B
S.# Item Description Qty/DE Specification
Total
# of
DEs
Total
Qty
Unit Price
without
Taxes
Cost of
all
Taxes
Unit Price
Inclusive of
All Taxes
Total Price
Inclusive of
All Taxes
1 Computer P-IV 1 P -IV 4 4
2 Printer 1 HP Laser Jet
1320
4 4
3 UPS - ( 02 KVA) 1 Good Quality 4 4
4 Generator 5-7 KVA 1 Good Quality 4 4
5 Water Filtration
Plant
1 3 Stage Water
Filter
4 4
6 Washing Machine
with Spinner
1 Heavy duty-
Good Quality
4 4
7 Stabilizer 1 2000 volts 4 4
8 Electric Water
Cooler
2 80 Gallon-
Good Quality
4 8
9 Fax Machine 1 Good Quality 4 4
10 Television (LCD) 1 32 inches -
Good Quality
4 4
11 Deep Freezer 2 14 CF-Good
Quality
4 8
12 Gas Tandoor 1 Standard size 4 4
13 Pedistal Fan 10 24 inch-Good
Quality
4 40
14 DVD Player 1 Good Quality 4 4
15 Air Cooler 4 Good Quality 4 16
16 Presser / Iron 10 Good Quality 4 40
17 Exhaust Fan 4 Good Quality 4 16
18 Juicer/ Miser and
Grinder
2 Good Quality 4 8
19 Water Cooler 10 35 Ltr-Good
Quality
4 40
20 Gyser 2 35 gallon,
Good Quality
4 8
21 Emergency lights 10 Large size-
Good Quality
4 40
22 Sewing Machine 1 Manual-Good
Quality
4 4
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
12 of | 14 P a g e s
LLOOTT:: 33.. UTENSILS & CROCKERY – ANNEX-C
S.
#
Item
Description
Qty/
DE Specification
Total
No of
DEs
Total
Qty
Unit
Price
without
Taxes
Cost of
all Taxes
Unit Price
Inclusive of All
Taxes
Total Price
Inclusive of All
Taxes
1 Daigcha (L) 4 Silver Steel, Cooking
capacity 12 kg Meat
4 16
2 Daigcha (S) 4 Silver Steel, Cooking
capacity 5 kg Meat
4 16
3 Spoons (L) 125 Stainless Steel 4 500
4 Spoons (S) 125 Stainless Steel 4 500
5 Jug 12 Stainless Steel 4 48
6 Glass 125 Stainless Steel 4 500
7 Drum for
dry Rashan
5 Capacity 40 Kg 4 20
8 Hot Pot 10 Stainless Steel 4 40
9 Dongha 10 Stainless Steel 4 40
10 Ladle
(Kafgir)
5 Stainless Steel 4 20
11 Frying Pan
(L)
3 Stainless Steel 4 12
12 Strainer 5 Good Quality 4 20
13 Measuring
Pot (Pawwa)
3 Good Quality 4 12
14 Serving
Tray
125 Stainless Steel 4 500
15 Tea Pot
(Chenik)
10 Stainless Steel 4 40
16 Mugs 150 Melamine 4 600
17 Spice Jars 10 Plastic capacity of
5kg
4 40
18 Tawa (L) 2 24 Inches, 4-5 mm
Thickness
4 8
19 Tawa (S) 3 12 Inches 4 12
20 Bucket
Plastic
20 10 litters 4 80
21 Tub 2 Silver Steel, 36
Inches
4 8
22 Tub 2 Silver Steel, 30
Inches
4 8
23 Cup for Tea 150 Melamine 4 600
24 Pressure
Cooker
2 11 Liters-Good
Quality
4 8
25 Burner-
Large Size
with Stand
2 Good Quality 4 8
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
13 of | 14 P a g e s
LOT: 4. SUMMER & WINTER COLTHS – ANNEX-D
SUMMER COLTHS
S.# Item Description Qty/
DE Specification
Total
DEs
Total
Qty
Unit Price
without
Taxes
Cost of
all
Taxes
Unit Price
Inclusive of
All Taxes
Total Price
Inclusive of
All Taxes
1 Dress (Shalwar
Kamees) as per Sizes
of the Children
200 Wash & Wear
Sky Blue Color
4 800
2 Pent Shirt as per Sizes
of the Children
200 Jeans pent and
Casual Shirt
4 800
3 Track suit as per Sizes
of the Children
100 Micro + Mesh-
Good Quality
4 400
4 Vest as per Sizes of
the Children
200 Cotton size 18-
20
4 800
5 Socks as per Sizes of
the Children
200 Cotton small and
Medium as per
Sizes of Children
4 800
6 Prayer Cap-Small and
Medium Sizes
100 Good Quality 4 400
7 Underwear-Small and
Medium Sizes.
200 Good Quality 4 800
8 Towel 120 18x30 Cotton 4 480
9 Shoes (Jogers ) as per
Sizes of the Children
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
10 Shoes ( Black) as per
Sizes of Children
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
12 Sleeper (Plastic) as per
Sizes of the Children.
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
13 Tooth Paste (Medium
Size)
100 Good Quality -
Pakistan Made
4 400
14 Tooth Brush (Medium
and Small Size).
150 Good Quality-
Pakistani Made.
4 600
15 Shoes Polish-Medium
Size
100 Good Quality 4 400
16 Shoes Brush (Medium
Size
100 Good Quality 4 400
17 Bath Soap Large 100 Good Quality-
Pakistani Made.
4 400
18 Shampo-250 ML 200 Good Quality-
Pakistani Made
4 800
WINTER CLOTHS-
1 Dress (Shalwar
Kamees) as per Sizes of
the Children
200 Pashmina Cloth 4 800
2 Pent Shirt-as per Sizes
of the Children
200 Jeans pent and
Casual Shirt
4 800
3 Track suit-as per Sizes
of the Children
100 Micro + Mesh-
Good Quality
4 400
4 Vest-as per Sizes of the
Children
200 Cotton size 18-20 4 800
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
14 of | 14 P a g e s
5 Socks -as per Sizes of
the Children
200 Cotton small and
Medium as per
Sizes of Children
4 800
6 Underwear-Small and
Medium Sizes.
200 Good Quality 4 800
7 Jacket-as per Sizes of
the Children
100 Good Quality 4 400
8 Towel 150 18x30 Cotton 4 600
9 Sweater-as per Sizes of
the Children
120 Small & medium 4 480
10 Gloves-as per Sizes of
the Children
120 Woolen 4 480
11 Trouser Woolen-as per
Sizes of the Children
120 Good Quality 4 480
12 Wool Cap-as per Sizes
of the Children
100 Good Quality 4 400
13 Muffler-as per Sizes of
the Children
100 Good Quality 4 400
14 Shoes ( Black)-as per
Sizes of the Children
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
15 Shoes ( Joggers)-as per
Sizes of the Children
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
16 Sleeper (Plastic)-as per
Sizes of the Children.
100 Bata / Service or
Equivalent
4 400
17 Tooth Paste-Medium
Size
100 Good Quality-
Pakistan made
4 400
18 Tooth Brush, Medium
and Small Size.
100 Good Quality-
Pakistan made
4 400
19 Shoe Polish-Medium
Size
100 Good Quality 4 400
20 Shoe Brush- Medium
Size
100 Good Quality 4 400
21 BathSoap -Large Size 100 Good Quality-
Pakistani Made.
4 400
22 Shampo-250 ML 200 Good Quality-
Pakistani Made
4 800
Sign and seal of the Firm Assistant Director (Admin)
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
15 of | 14 P a g e s
(INTEGRITY PACT)
DECLARATION OF FEES, COMMISSION AND BROKERAGE ETC.
PAYABLE BY THE SUPPLIERS OF GOODS, SERVICES & WORKS IN
CONTRACTS WORTH RS. 10.00 MILLION OR MORE
Contract No.________________ Dated __________________
Contract Value: ________________
Contract Title: _________________
………………………………… [name of Supplier] hereby declares that it has not obtained or induced
the procurement of any contract, right, interest, privilege or other obligation or benefit from
Government of Pakistan (GoP) or any administrative subdivision or agency thereof or any other entity
owned or controlled by GoP through any corrupt business practice.
Without limiting the generality of the foregoing, [name of Supplier] represents and warrants that it has
fully declared the brokerage, commission, fees etc. paid or payable to anyone and not given or agreed
to give and shall not give or agree to give to anyone within or outside Pakistan either directly or
indirectly through any natural or juridical person, including its affiliate, agent, associate, broker,
consultant, director, promoter, shareholder, sponsor or subsidiary, any commission, gratification, bribe,
finder’s fee or kickback, whether described as consultation fee or otherwise, with the object of
obtaining or inducing the procurement of a contract, right, interest, privilege or other obligation or
benefit in whatsoever form from GoP, except that which has been expressly declared pursuant hereto.
[name of Supplier] certifies that it has made and will make full disclosure of all agreements and
arrangements with all persons in respect of or related to the transaction with GoP and has not taken any
action or will not take any action to circumvent the above declaration, representation or warranty.
[name of Supplier] accepts full responsibility and strict liability for making any false declaration, not
making full disclosure, misrepresenting facts or taking any action likely to defeat the purpose of this
declaration, representation and warranty. It agrees that any contract, right, interest, privilege or other
obligation or benefit obtained or procured as aforesaid shall, without prejudice to any other rights and
remedies available to GoP under any law, contract or other instrument, be voidable at the option of GoP.
Notwithstanding any rights and remedies exercised by GoP in this regard, [name of Supplier] agrees to
indemnify GoP for any loss or damage incurred by it on account of its corrupt business practices and
further pay compensation to GoP in an amount equivalent to ten time the sum of any commission,
gratification, bribe, finder’s fee or kickback given by [name of Supplier] as aforesaid for the purpose of
obtaining or inducing the procurement of any contract, right, interest, privilege or other obligation or
benefit in whatsoever form from GoP.
Name of Buyer: ……………… Name of Seller/Supplier: …………
Signature: …………………… Signature: …………………………
[Seal] [Seal]
Tender Document for Procurement of Different Items for Dar-ul-Ehsas for the FY. 2019-2020
16 of | 14 P a g e s
FORM OF CONTRACT AGREEMENT
THIS CONTRACT AGREEMENT (hereinafter called the “Agreement”) made on the _____ day of
________ 200 _____ between _________________________(hereinafter called the “Employer”) of
the one part and ______________ (hereinafter called the “Contractor”) of the other part.
WHEREAS the Employer is desirous that certain Works, viz _______________ should be executed by
the Contractor and has accepted a Bid by the Contractor for the execution and completion of such
Works and the remedying of any defects therein.
NOW this Agreement witnesseth as follows:
1. In this Agreement words and expressions shall have the same meanings as are respectively
assigned to them in the Conditions of Contract hereinafter referred to.
2. The following documents after incorporating addenda, if any except those parts relating to
Instructions to Bidders, shall be deemed to form and be read and construed as part of this
Agreement, viz:
(a) The Letter of Acceptance;
(b) The completed Form of Bid alongwith Schedules to Bid;
(c) Conditions of Contract & Contract Data;
(d) The priced Schedule of Prices;
(e) The Specifications; and
(f) The Drawings
3. In consideration of the payments to be made by the Employer to the Contractor as hereinafter
mentioned, the Contractor hereby covenants with the Employer to execute and complete the
Works and remedy defects therein in conformity and in all respects within the provisions of the
Contract.
4. The Employer hereby covenants to pay the Contractor, in consideration of the execution and
completion of the Works as per provisions of the Contract, the Contract Price or such other sum
as may become payable under the provisions of the Contract at the times and in the manner
prescribed by the Contract.
IN WITNESS WHEREOF the parties hereto have caused this Contract Agreement to be executed on
the day, month and year first before written in accordance with their respective laws.
Signature of the Contactor Signature of the Employer
______________________ _____________________
(Seal) (Seal)
Signed, Sealed and Delivered in the presence of:
Witness: Witness