tei case study - google apps for work - final it-it

Studio Total Economic

Impact™ di Forrester

Commissionato da

Google

Direttori del progetto:

Sean McCormick

Reggie Lau

Giugno 2015

Total Economic Impact™ di Google Apps For Work

Sommario

Sintesi del documento ................................................................................ 3

Dichiarazioni ................................................................................................ 5

Struttura e metodologia TEI ....................................................................... 6

Analisi ........................................................................................................... 7

Riepilogo finanziario ................................................................................. 20

Google Apps For Work: panoramica ...................................................... 21

Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita ................. 24

Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact™ ...................... 25

Appendice C: Glossario ........................................................................... 26

INFORMAZIONI SU FORRESTER CONSULTING

Forrester Consulting offre servizi di consulenza indipendenti e obiettivi basati sulla ricerca e destinati ai leader che desiderano affermarsi con successo all'interno delle loro organizzazioni. I servizi di Forrester Consulting, il cui ambito può variare da brevi sessioni di strategia a progetti personalizzati, mettono direttamente in comunicazione il cliente con esperti nella ricerca di mercato che applicano le loro competenze alle specifiche problematiche aziendali. Per ulteriori informazioni, visitare il sito forrester.com/consulting.

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Sintesi del documento Google ha commissionato a Forrester Consulting uno studio sul Total Economic Impact™ (TEI) e sul potenziale ritorno sugli investimenti (ROI) che l'utilizzo di Google Apps for Work potrebbe assicurare alle aziende. Lo scopo di questo studio consiste nel fornire ai lettori una struttura per valutare il potenziale impatto finanziario di Google Apps for Work sulle organizzazioni.

Per comprendere meglio vantaggi, costi e rischi associati a Google Apps for Work, Forrester ha intervistato alcuni clienti con diversi anni di esperienza nell'uso di Google Apps for Work. Google Apps for Work è una suite di applicazioni che include Gmail, Google Drive (per l'archiviazione e la condivisione dei file), Hangouts (chat e riunioni video), Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Calendar e Sites, oltre a controlli di sicurezza e amministrazione. Molte organizzazioni in tutto il mondo utilizzano Google Apps for Work per aumentare collaborazione, coinvolgimento e produttività, con l'obiettivo di potenziare l'innovazione aziendale, migliorare l'esperienza dei clienti e razionalizzare i processi. Un altro vantaggio derivante dall'uso della suite è il maggior coinvolgimento dei dipendenti, che riescono ad accedere alle informazioni e lavorare ovunque si trovino e su qualsiasi dispositivo.

Prima di passare a Google Apps for Work, le aziende avevano adottato strumenti locali per e-mail, archiviazione e comunicazioni ai quali mancavano tuttavia le caratteristiche di globalità di un'unica soluzione di comunicazione e collaborazione. I dipendenti non riuscivano ad accedere ai documenti in modalità remota e a collaborare con efficacia. Si registravano di conseguenza senso di frustrazione e scarsa produttività, a fronte di sistemi IT costosi ma non in grado di supportare le esigenze della forza lavoro. Una delle organizzazioni intervistate doveva inviare dischi rigidi in tutto il paese per combinare i dati sulle unità locali. Con Google Apps for Work i dipendenti riescono a semplificare i processi che coinvolgono l'intervento di più parti interessate, possono collaborare in tempo reale tramite Documenti Google e godere di una reale mobilità, lavorando ovunque e con qualsiasi dispositivo. Ha affermato un alto dirigente IT di una grande azienda: ". . . Oltre a farci ottenere notevoli risparmi e un aumento della produttività per noi senza precedenti, ha totalmente cambiato la nostra cultura. . . . Ci ha permesso di arrivare dove non pensavamo possibile e dove dobbiamo essere molto più veloci di tutti gli altri. Tutti possono collaborare con tutti gli altri. . . . Dobbiamo essere in grado di operare ovunque ci troviamo. Ha cambiato completamente il nostro modo di pensare."

GOOGLE APPS FOR WORK MIGLIORA COLLABORAZIONE E COMUNICAZIONE

In base alle interviste con sei clienti esistenti e alla successiva analisi finanziaria di Forrester, è risultato che un'organizzazione composita con 12.000 dipendenti e 10.000 utenti di Google Apps for Work ha ottenuto il ROI rettificato in base a rischio e i vantaggi illustrati nella Figura 1.

L'organizzazione composita ha ottenuto vantaggi pari a $ 17,1 milioni contro costi di implementazione pari a $ 4,2 milioni, per un valore attuale netto (VAN) di $ 12,9 milioni. Ciò si traduce in vantaggi pari a $ 170.836 per 100 utenti su un periodo di tre anni. Con Google Apps for Work, Hangouts ha trasformato il modo in cui le persone comunicano e si incontrano. I responsabili organizzativi possono fornire formazione, valutazioni e feedback ai dipendenti senza spostarsi fisicamente nelle sedi interessate. L'organizzazione composita ha registrato una riduzione delle trasferte pari a 12 viaggi per responsabile all'anno, realizzando un risparmio annuo di $ 2,4 milioni.

Google Apps for Work può migliorare collaborazione e comunicazione e favorire la riduzione dei costi e la mobilità della forza lavoro. Considerando un'organizzazione composita di 12.000 dipendenti e le interviste effettuate ai clienti, si profilano i costi e i vantaggi seguenti. • Costi per le licenze: $ 10 per utente al mese.

• Costi iniziali e correnti: $ 1.163.395.

• Risparmi e vantaggi totali: $ 17.083.603.

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FIGURA 1 Riepilogo finanziario dei risultati triennali rettificati in base al rischio

ROI: 304%

VAN per 100 utenti: $ 128.513

Vantaggi totali: $ 17.083.603

Maggiore efficienza nella collaborazione: $ 8 milioni

Fonte: Forrester Research, Inc.

› Vantaggi. L'organizzazione composita ha ottenuto i seguenti vantaggi rettificati in base al rischio che riflettono quelli riscontrati dalle aziende intervistate:

• La maggior efficienza nella collaborazione ha comportato risparmi per $ 8.013.311. I dipendenti hanno sfruttato la possibilità di collaborare in tempo reale con Documenti, Fogli e Presentazioni Google, creare aree di collaborazione su progetti in Google Sites e accedere ai file e condividerli con facilità, anche in viaggio, con Google Drive, semplificando così i processi aziendali e migliorando l'efficienza nella collaborazione, con un risparmio di tempo globale variabile tra i 15 minuti e le 2 ore a settimana per dipendente.

• La migliore mobilità ha consentito una riduzione dei costi di viaggio di $ 5.371.600. Grazie alla mobilità, i dipendenti possono lavorare quando e dove serve: in viaggio verso l'ufficio o presso un cliente, possono gestire il proprio tempo con maggiore efficienza e reagire più prontamente alle richieste professionali. La possibilità di utilizzare i dispositivi personali, quali iPhone, iPad e dispositivi Android, ha aumentato impegno e coinvolgimento, rendendo l'organizzazione più agile nel suo complesso. Inoltre, potendo lavorare da casa, da sedi remote o sul campo, i dipendenti non hanno più la necessità di viaggiare per incontri di persona, quali sessioni di formazione o valutazioni annuali. In generale, la mobilità crea un ambiente in cui i dipendenti possono collaborare, condividere idee, proporre innovazioni, valutare decisioni e migliorare le prestazioni aziendali senza dover essere fisicamente presenti in ufficio.

• Una soluzione basata su cloud ha portato alla riduzione dei costi dell'IT legacy di $ 502.979. Con l'implementazione della soluzione Google basata su cloud per e-mail e archiviazione dei file è stata eliminata la dipendenza da server e risorse di archiviazione legacy locali, con la conseguente riduzione dei costi di manutenzione e la possibilità da parte del personale IT di dedicarsi ad attività di maggiore impatto aziendale.

• Una nuova soluzione per la telefonia ha permesso di risparmiare costi legati al sistema legacy per $ 3.195.713. La piattaforma di comunicazione fornita da Google Hangouts favorisce la riduzione dell'uso dei servizi telefonici e di conferenza.

› Costi. L'organizzazione composita ha registrato i seguenti costi rettificati in base al rischio:

• Costi per licenze software pari a $ 3.068.881 in tre anni, equivalenti a $ 10 per utente al mese. Si tratta dei costi mensili delle licenze per Google Apps for Work.

• Costi per servizi professionali pari a $ 231.000, equivalenti a $ 23 per utente in sei mesi. Google Apps for Work consiglia l'utilizzo di un integratore di terze parti durante l'implementazione e la distribuzione del software in organizzazioni medio-grandi.

• Costi di gestione del cambiamento ad opera di terze parti, pari a $ 231.818, equivalenti a $ 23 per utente. La gestione del cambiamento è essenziale per assicurare tassi di adozione elevati e ottimizzare collaborazione e miglioramento. Ricorrendo a un servizio di gestione del cambiamento di terze parti in combinazione al sostegno di Google durante le sessioni di trasformazione, l'organizzazione composita ha avuto bisogno di cinque mesi di supporto nel primo anno.

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• Costi di formazione interna pari a $ 700.576, equivalenti a $ 70 per utente in tre anni. Sebbene l'adozione sia relativamente agevole e intuitiva per il fatto che molti dipendenti utilizzano Google Apps nella vita privata, è consigliabile organizzare sessioni di formazione interna per ottimizzare l'efficacia delle migliorate funzionalità di collaborazione e produttività. Questi costi rappresentano le ore dedicate dai dipendenti ai corsi di formazione e all'utilizzo di sessioni eLearning.

Dichiarazioni Note di rilievo per il lettore:

› Lo studio è stato commissionato da Google e realizzato dal gruppo Forrester Consulting. Non è inteso per l'utilizzo a fini di analisi competitiva.

› Forrester non fa alcuna supposizione in merito al ROI potenziale realizzabile da altre organizzazioni e consiglia vivamente ai lettori di utilizzare le proprie stime nell'ambito della struttura fornita nel rapporto per valutare l'adeguatezza di un investimento in Google Apps for Work.

› Google ha esaminato il rapporto e fornito commenti e suggerimenti a Forrester, ma Forrester mantiene il controllo editoriale sullo studio e sui relativi risultati e non accetta pertanto modifiche allo studio che ne contraddicano le conclusioni o ne offuschino il significato.

› Google ha fornito i nomi dei clienti da intervistare ma non ha partecipato alle interviste.

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Struttura e metodologia TEI

INTRODUZIONE

In base alle informazioni fornite nelle interviste, Forrester ha creato una struttura Total Economic Impact (TEI) per le organizzazioni che intendono prendere in considerazione l'implementazione di Google Apps for Work. La struttura mira a identificare i fattori di costo, vantaggio, flessibilità e rischio che influiscono sulla decisione di investimento, con l'obiettivo di offrire alle organizzazioni una più chiara idea di come sfruttare specifici vantaggi, ridurre i costi e perseguire più efficacemente la finalità ultima aziendale di acquisire, assistere e conservare clienti.

APPROCCIO E METODOLOGIA

Forrester ha adottato un approccio a più fasi per valutare l'impatto che Google Apps for Work può avere su un'organizzazione (vedere la Figura 2). In particolare:

› Sono state realizzate interviste al personale Google addetto al marketing, alle vendite e ai prodotti, oltre agli analisti Forrester, per raccogliere dati relativi a Google Apps for Work e al suo mercato di riferimento.

› Sono state realizzate interviste a sei organizzazioni che attualmente utilizzano Google Apps for Work per ottenere dati relativi a costi, vantaggi e rischi.

› È stata progettata un'organizzazione composita, basata sulle caratteristiche delle organizzazioni intervistate (consultare l'Appendice A).

› È stato costruito un modello finanziario rappresentativo delle interviste utilizzando la metodologia TEI. Il modello finanziario è stato compilato con i dati relativi a costi e vantaggi ottenuti dalle interviste e applicati all'organizzazione composita.

› È stata eseguita la rettifica in base al rischio del modello finanziario, basandosi sui problemi e sui dubbi evidenziati dalle organizzazioni durante le interviste. La rettifica in base al rischio è una parte fondamentale della metodologia TEI. Sebbene le organizzazioni intervistate abbiano fornito stime su costi e vantaggi, per alcune categorie è stata raccolta una grande varietà di risposte o è emersa una serie di fattori esterni che potrebbero aver influito sui risultati. Per questo motivo, i dati totali di alcuni costi e vantaggi, indicati in dettaglio in ogni specifica sezione, sono stati rettificati in base al rischio.

Forrester ha utilizzato quattro elementi fondamentali della struttura TEI nella creazione del modello del servizio di Google Apps for Work: vantaggi, costi, flessibilità e rischi.

Data la crescente complessità delle analisi del ROI relative agli investimenti IT, la metodologia TEI di Forrester ha lo scopo di fornire una visione completa dell'impatto economico totale delle decisioni di acquisto. Per ulteriori informazioni sulla metodologia TEI, consultare l'Appendice B.

FIGURA 2

Approccio TEI


Esercitare la due diligence

Intervistare i clienti

Progettare un'organizzazione

composita

Creare un modello

finanziario utilizzando la struttura TEI

Scrivere un case study

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Analisi

ORGANIZZAZIONE COMPOSITA

Per questo studio, Forrester ha condotto un totale di sei interviste con i rappresentanti delle seguenti aziende, clienti globali di Google:

› Un'azienda globale con 1.400 dipendenti, operante nel settore multimediale con un mercato internazionale di 275 milioni di consumatori digitali al mese. L'organizzazione ha sede negli Stati Uniti ma conta uffici anche in Regno Unito e in Cina.

› Rentokil Initial, azienda londinese con 28.000 dipendenti e 14.000 utenti di Google Apps for Work. Questa organizzazione ha sedi in tutto il mondo e l'80% dei dipendenti lavora sul campo. Google Apps for Work ha svolto un ruolo cruciale nel supporto a un gran numero di acquisizioni negli Stati Uniti nel corso degli ultimi cinque anni. Grazie a Google Apps, l'integrazione delle aziende acquisite è stata più rapida ed efficace perché i dipendenti hanno potuto lavorare e condividere idee utilizzando la stessa piattaforma di comunicazione e collaborazione.

› Un'azienda di professionisti creativi, Imagination, con sede principale a Londra e 22 uffici in tutto il mondo. L'organizzazione dispone di una forza lavoro distribuita che opera in 1.150 città di 73 paesi diversi. Con 1.200 utenti di Google Apps for Work, Imagination ha dotato la sua forza lavoro globale degli strumenti giusti, sfruttando Google Drive e Sites come sistema di gestione dei contenuti, in grado di supportare oltre 500.000 immagini, video e case study di prodotti taggati.

› Un'agenzia europea di viaggi online con 1.900 dipendenti, tutti utenti di Google Apps for Work.

› Un'azienda chimica con un giro d'affari multimiliardario. Si tratta di una società che impiega 30.000 persone, di cui 20.000 utenti di Google Apps for Work, e conta uffici e impianti dislocati in Europa e Asia.

› Un'azienda manifatturiera statunitense con 12.000 utenti di Google Apps for Work. Quest'organizzazione B2B (business-to-business) dispone di uffici in Regno Unito, Cina e Australia.

In base alle interviste, Forrester ha realizzato una struttura TEI, una società composita e un'analisi ROI associata che illustra le aree interessate dal punto di vista finanziario. L'organizzazione composita che Forrester ha sintetizzato in base a questi risultati presenta le caratteristiche indicate di seguito:

› Azienda multinazionale di servizi B2B con uffici dislocati in tutto il mondo.

› 12.000 dipendenti, di cui 10.000 utenti di Google Apps for Work.

› Reddito annuo di $ 4 miliardi.

› 400 responsabili di dipendenti distribuiti in molti uffici e sul campo.

Dopo un'ampia e attenta valutazione delle candidature di più fornitori e un'analisi del caso aziendale, l'organizzazione composita ha scelto Google e ha dato inizio alla distribuzione:

› L'organizzazione perseguiva queste finalità: migliorare collaborazione e comunicazione, aumentare la mobilità della forza lavoro per favorire la rapidità di processi decisionali e condivisione di idee, migliorare l'efficacia operativa, accrescere la produttività e stimolare il coinvolgimento dei dipendenti, con l'obiettivo generale di prestazioni aziendali più solide e un livello più elevato di soddisfazione dei clienti.

› L'organizzazione composita intendeva ridurre i costi dell'IT passando da una soluzione di server locali legacy a una soluzione cloud.

› Per il semestre delle fasi di progettazione, pilota e di implementazione è stato impiegato un integratore di terze parti.

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› Google Apps for Work è stato distribuito contemporaneamente a tutti i 10.000 dipendenti, ma l'adozione, cioè il tasso al quale i dipendenti hanno incluso Google Apps nel loro modo di lavorare, è cresciuta nell'arco di tre anni (60% nell'Anno 1, 75% nell'Anno 2 e 100% nell'Anno 3).

› Sono state tenute sessioni di formazione con guide online per tutti i dipendenti e sono stati nominati "champion", cioè sostenitori dell'implementazione, nei diversi reparti con funzione di assistenza alla formazione in tempo reale.

› L'adozione e la collaborazione sono state accelerate con l'impiego di servizi di gestione del cambiamento per cinque mesi.

PUNTI SALIENTI DELLE INTERVISTE

Nell'era dell'economia incentrata sul cliente, le aziende di tutto il mondo affrontano crescenti difficoltà per rimanere competitive e soddisfare le esigenze dei loro mercati di riferimento. Google Apps for Work trasforma il modo di lavorare: grazie agli strumenti giusti e al maggior coinvolgimento, i dipendenti condividono idee, partecipano a riunioni in modalità remota e stabiliscono rapporti di collaborazione prima impensabili con esperti di settore, favorendo un aumento dell'innovazione e quindi migliore qualità del servizio e più elevata soddisfazione dei clienti. Inoltre, molte organizzazioni IT sono pressate dalla necessità di ridurre i costi per non incidere sui livelli di profitto. Un dirigente IT intervistato ha rivelato il suo obiettivo di far crescere in modo specifico collaborazione e coinvolgimento all'interno della sua organizzazione facendo ricorso a soluzioni tecnologiche.

Le ragioni per investire in Google Apps for Work sono risultate diverse da un'organizzazione all'altra; sono però emersi alcuni fattori comuni. La maggior parte delle società intervistate ha espresso un interesse nella trasformazione dei processi aziendali verso una maggiore collaborazione, mobilità e innovazione. Queste esigenze, combinate a sistemi di comunicazione obsoleti, hanno spinto l'organizzazione composita progettata da Forrester a scegliere Google Apps for Work.

Le interviste hanno evidenziato che Google Apps for Work offre i seguenti vantaggi:

› Mobilità. Google Apps for Work, con le sue app per dispositivi mobili iOS e Android, offre ai dipendenti la possibilità di accedere a file, inviare e-mail, partecipare a videochiamate e collaborare su documenti in tempo reale ovunque si trovino. Ciò ha favorito un maggiore coinvolgimento in ogni reparto, con un miglioramento non solo del livello innovativo aziendale ma anche del morale dei dipendenti. Molti dei responsabili intervistati hanno potuto adottare un approccio più flessibile, permettendo ai collaboratori di lavorare da casa in determinate fasce orarie per evitare il traffico o riducendo i tempi di trasferta tra diverse sedi ricorrendo all'uso di Hangouts invece di partecipare di persona alle riunioni. Molto si è risparmiato grazie alla riduzione dei viaggi del gruppo manageriale, in occasione delle valutazioni annuali o dei corsi di formazione trimestrali che una volta richiedevano la presenza fisica ma che ora vengono effettuati in modalità virtuale tramite Google Hangouts.

"Quando ci riuniamo in una sessione di Google Hangouts per discutere, tutti visualizzano la stessa cosa. E tutti possono fare modifiche contemporaneamente. Per noi è una funzionalità che fa la differenza." ~ Direttore della pianificazione delle infrastrutture strategiche, azienda manifatturiera multinazionale

"Google Sites è stato una preziosa scoperta. . . . Ora abbiamo oltre 300 siti di progetti self-service attivi." ~Alto dirigente, organizzazione multimediale globale

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› Collaborazione. Google Apps for Work favorisce le organizzazioni offrendo funzionalità di collaborazione in tempo reale, controllo delle versioni e potenziamento della produttività. Con Presentazioni Google, processi che duravano settimane, in cui molti dipendenti dovevano inviare per e-mail le loro diapositive a un contatto centrale che provvedeva alla creazione della presentazione, ora durano pochi minuti, perché tutte le fasi avvengono in tempo reale. Con Google Hangouts e Documenti, le sessioni di collaborazione interne alle riunioni sono diventate più comuni nelle organizzazioni, determinando una riduzione delle discussioni preparatorie e dei tempi globali degli incontri. Un dirigente IT ha sperimentato personalmente come le sessioni di collaborazione possano ridurre la durata di una riunione da ore a minuti, partecipando a un incontro con altre 20 persone che collaboravano allo stesso tempo su un documento Google. L'incontro è stato organizzato a scopo di brainstorming e creazione di soluzioni. È stato designato un moderatore con la funzione di definire la struttura e le regole di base e mantenere attività e conversazione sui binari dell'ispirazione e della creatività. In altre organizzazioni è stato registrato un aumento della coordinazione tra livelli manageriali, con un risparmio di tempo del 30% derivante dall'uso di Documenti Google. Un'altra azienda aveva richiesto ai propri scienziati più qualificati di migliorare l'accuratezza delle previsioni, compito impegnativo che richiedeva la collaborazione di esperti dislocati in tre sedi diverse. Il responsabile intervistato ha dichiarato: "Con un team così distribuito nel paese, il progetto sarebbe stato irrealizzabile senza Google Apps, senza poter utilizzare spesso Hangouts, senza poter condividere i documenti. . . [e senza una cultura della collaborazione non avremmo centrato questo obiettivo]".

› E-mail e comunicazioni moderne. La piattaforma di comunicazione e collaborazione basata su cloud ha dato all'organizzazione la possibilità di dismettere i server legacy dedicati a queste funzioni, risparmiando sui costi di manutenzione e supporto e riducendo la proliferazione e la necessità di sostituzioni. Inoltre, l'ambiente cloud consente ai dipendenti di accedere in modo integrato a documenti, e-mail e altri file su smartphone, tablet e laptop. Fornire alle aziende gli strumenti che le rendono maggiormente reattive ai clienti serve, in definitiva, ad accrescere la soddisfazione di questi ultimi. Tramite l'uso di Hangouts, i dipendenti possono comunicare con i colleghi sempre e ovunque. Questo significa rispondere tempestivamente a domande e risolvere rapidamente dubbi, migliorando il modo di lavorare e comunicare. Un dirigente IT ha affermato: "A me [Hangouts] ha cambiato la vita. . . . Non uso più il telefono".

VANTAGGI

L'organizzazione composita ha ottenuto una serie di vantaggi quantificati nel presente case study.

› La maggiore efficienza nella collaborazione facilita la condivisione di idee, documenti, fogli di calcolo e presentazioni tra più sedi remote, determinando il miglioramento di prodotti, processi aziendali e produttività.

› La migliorata mobilità offre ai dipendenti flessibilità in termini di ambiente di lavoro, riducendo il tempo sprecato in viaggi, aumentando il senso di appartenenza e il coinvolgimento e migliorando il morale.

› Si è ottenuta una riduzione dei costi dell'IT legacy evitando l'acquisto di nuovi server e risorse di archiviazione.

› I risparmi sulla telefonia sono il risultato della ridotta necessità dei servizi telefonici e di conferenza.

"Abbiamo introdotto Hangouts . . e abbiamo registrato una riduzione del 40% dei costi di viaggio del gruppo manageriale." ~Keith Chisholm, Program Director, Rentokil Initial

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Maggiore efficienza nella collaborazione

L'organizzazione composita ha indicato che un vantaggio fondamentale derivante dall'implementazione di Google Apps for Work è stato l'aumento della collaborazione tra dipendenti, ottenuto con l'uso di Google Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni e Hangouts. I dipendenti dell'organizzazione composita sono ora in grado di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, presentazione o foglio calcolo e utilizzare Hangouts per tenere sessioni di collaborazione con colleghi lontani. Di conseguenza, i lavoratori altamente collaborativi dell'organizzazione composita, che costituiscono la metà degli utenti di Google Apps for Work e per definizione sono quelli che avrebbero tratto il maggior vantaggio dagli strumenti di collaborazione, stanno risparmiando da 1 a 2 ore settimanali su una serie di processi, mentre i lavoratori meno collaborativi registrano un risparmio del 25%, equivalente a 15-30 minuti a settimana. Tra gli esempi di miglioramento dei processi:

› La versione più aggiornata dei documenti disponibile fin dall'inizio di una riunione, cosa che assicura maggiore efficienza e la distribuzione a tutti i partecipanti delle informazioni corrette.

› Sessioni di collaborazione che hanno ridotto il carico di lavoro post-riunione e lo scambio continuo di messaggi, oltre ad accelerare il processo globale di finalizzazione dei documenti.

› Accesso e consolidamento automatico dei documenti inviati per e-mail.

› Accesso a informazioni e documenti ovunque ci si trovi, con un conseguente miglioramento della produttività.

A seguito dell'implementazione di Google Apps for Work, l'organizzazione composita ha ottenuto 32,5 ore settimanali di efficienza dei dipendenti. Il tasso di adozione di tecnologia annuo, ovvero il tasso al quale i dipendenti hanno incluso Google Apps nel loro modo di lavorare, è stato pari al 60% nell'Anno 1, raggiungendo il 100% nell'Anno 3. Di conseguenza, l'organizzazione composita ha risparmiato 39.000 ore nell'Anno 1, 75.319 ore nell'Anno 2 e 137.917 ore nell'Anno 3. Considerando una retribuzione oraria media di $ 45 per ogni utente di Google Apps, il vantaggio totale ottenuto grazie alla maggiore efficienza nella collaborazione in tre anni è stato di $ 9.427.425, equivalenti a circa $ 943 per utente.

Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione, dipendente dal fatto che esistono anche diversi fattori esterni che possono incidere sulla realizzazione di tali vantaggi. In considerazione di ciò, il vantaggio è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 15%. Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dalla migliorata collaborazione nell'arco dei tre anni è risultato pari a $ 8.013.311, equivalenti a circa $ 801 per utente. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

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TABELLA 1 Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione

Rif. Metrica Calcolo Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3

A1 Numero di utenti di Google Apps for Work 10.000 10.300 10.609

A2 Tasso di adozione 60% 75% 100%

A3 Retribuzione oraria per dipendente $ 45,00 $ 46,35 $ 47,74

A4 Numero di ore risparmiate all'anno per i lavoratori altamente collaborativi

I dipendenti risparmiano da 1 a 2 ore alla settimana 52 78 104

A5 Numero di ore risparmiate all'anno per i lavoratori meno collaborativi

25% delle ore risparmiate dai lavoratori altamente

collaborativi 13 19,5 26

A6

Percentuale di lavoratori altamente collaborativi che utilizzano Google Apps for Work

50% 50% 50%

A7 Percentuale di lavoratori meno collaborativi che utilizzano Google Apps for Work

1 - A6 50% 50% 50%

A8 Conversione di produttività 20% 20% 20%

At Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione

(A1*A2*A3*A4*A6*A8)+ (A1*A2*A3*A5*(1-A6)*A8) $ 0 $ 1.755.000 $ 3.491.024 $ 6.584.227

Rettifica in base al rischio 15%

Atr Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 1.491.750 $ 2.967.370 $ 5.596.593


Migliorata mobilità

Con la mobilità, ovvero la possibilità di lavorare ovunque su qualsiasi dispositivo, i dipendenti hanno ora l'opportunità di accedere a Google Apps for Work dal dispositivo personale, che sia un Android, un tablet, un iPhone, un iPad o un PC. All'interno dell'organizzazione composita si è verificato un cambiamento culturale, con un aumento del coinvolgimento e della produttività dei dipendenti. Ora possono accedere ai file senza utilizzare un servizio VPN, allegare file ai messaggi e-mail in modalità remota e partecipare alle riunioni senza essere fisicamente presenti: possono, in breve, lavorare senza confini. L'organizzazione composta è riuscita a ridurre notevolmente i viaggi di lavoro del gruppo manageriale, stabilendo che i responsabili dovessero formare e valutare i dipendenti tramite Hangouts anziché di persona. Considerando che l'organizzazione conta 400 responsabili che compivano quattro trasferte all'anno in tre località diverse, si è registrata una diminuzione di 4.800 viaggi all'anno. Al costo medio di $ 500 per viaggio, l'organizzazione ha risparmiato $ 2,4 milioni all'anno, equivalenti a $ 6.000 per responsabile.

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Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di risparmi sulle trasferte, dipendente dal fatto che esistono anche diversi fattori interni ed esterni che possono incidere su tali risparmi. In considerazione di ciò, il vantaggio è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 10%. Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dai risparmi sui viaggi nell'arco dei tre anni è risultato pari a $ 5.371.600, equivalenti a circa $ 5.400 per responsabile all'anno. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

TABELLA 2 Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale


B1 Numero di responsabili viaggianti all'anno

400 400 400

B2 Numero di località di destinazione per responsabile

3 3 3

B3 Costo medio dei viaggi

$ 500 $ 500 $ 500

B4 Viaggi all'anno per ciascuna località

4 4 4

Bt Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale

B1*B2*B3*B4 $ 0 $ 2.400.000 $ 2.400.000 $ 2.400.000


Btr

Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 2.160.000 $ 2.160.000 $ 2.160.000


Riduzione dei costi dell'IT legacy

Con la migrazione all'ambiente di Google Apps for Work, l'organizzazione composita ha potuto dismettere i server legacy locali, ottenendo un risparmio di circa $ 3.000 per server nei primi tre anni e di circa $ 1.500 sui costi di manutenzione per server in ognuno dei tre anni. Considerando che l'organizzazione ha dismesso 100 server in questo periodo, i costi evitati nel triennio ammontano a $ 558.866.

Poiché il numero di server completamente dismessi è risultato molto variabile tra le organizzazioni intervistate, principalmente a causa di fattori interni, questo risultato è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 10%. Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dalla riduzione dei costi dell'IT legacy nei tre anni è stato di $ 502.979. L'esclusione di questo vantaggio dalla struttura TEI produce un ROI di 292% e un VAN di $ 12,3 milioni in tre anni. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

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TABELLA 3 Riduzione dei costi dell'IT legacy


C1 Numero di server evitati in tre anni

100 100 100

C2 Tasso di adozione

60% 75% 100%

C3 Numero di server evitati all'anno C1*C2 - somma degli anni precedenti

60 15 25

C4 Costo medio per server

$ 3.000 $ 3.090 $ 3.183

C5 Costi di manutenzione annuali per server

$ 1.500 $ 1.545 $ 1.591

Ct Riduzione dei costi dell'IT legacy C3*C4+(C3+somma degli anni precedenti)*C5

$ 0 $ 270.000 $ 162.225 $ 238.703


Ctr Riduzione nei costi dell'IT legacy (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 243.000 $ 146.003 $ 214.832


Risparmi sulla telefonia legacy

L'organizzazione composita ha risparmiato in due aspetti relativi alla telefonia. Il primo riguarda i servizi telefonici. Attraverso l'uso di Google Hangouts, l'organizzazione ha potuto eliminare 7.800 telefoni nell'arco di tre anni, realizzando un risparmio di $ 3.378.590 (valore attuale). Il secondo aspetto riguarda l'avvenuta riduzione della richiesta di servizi di conferenza. Anche in questo caso Google Hangouts ha sostituito i servizi di conferenza legacy, consentendo alla società di risparmiare $ 616.051 in tre anni (valore attuale) (per ulteriori dettagli, consultare la Tabella 4).

Le organizzazioni intervistate hanno citato un'ampia gamma di risparmi sulla telefonia, dipendente dal fatto che esistono anche diversi fattori interni ed esterni che possono incidere su tali risparmi. In considerazione di ciò, il vantaggio è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e ridotto del 20%. Il vantaggio totale rettificato in base al rischio derivante dai risparmi sulla telefonia nei tre anni è stato di $ 3.195.713. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

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TABELLA 4 Risparmi sulla telefonia legacy


D1 Numero di telefoni di cui è previsto il ritiro nei successivi tre anni

7.800 da ritirare in tre anni 7.800 7.800 7.800

D2 Tasso di adozione 60% 75% 100%

D3 Numero di telefoni da ritirare ogni anno D1*D2 4.680 5.850 7.800

D4 Costi annuali di servizio per telefono $ 226 $ 226 $ 226

D5 Costi annuali per servizi di conferenza $ 321.429 $ 321.429 $ 321.429

D6 Risparmi annuali su servizi di conferenza D5*D2 $ 192.857 $ 241.071 $ 321.429

Dt Risparmi sui costi di telefonia D3*D4+D6 $ 0 $ 1.250.537 $ 1.563.171 $ 2.084.229


Dtr Risparmi sui costi di telefonia (rettificati in base al rischio) $ 0 $ 1.000.430 $ 1.250.537 $ 1.667.383


Vantaggi totali

Nella Tabella 5 è indicato il totale di tutti i vantaggi delle quattro aree elencate sopra e sono riportati i valori attuali (VA) scontati del 10%. In tre anni, i vantaggi totali rettificati in base al rischio previsti per l'organizzazione composita risultano avere un valore attuale di $ 17.083.603, equivalenti a $ 170.836 per 100 utenti.

TABELLA 5 Vantaggi totali (con rettifica in base al rischio)

Rif. Categoria del

vantaggio Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

Valore attuale

Atr Miglioramenti dell'efficienza nella collaborazione

$ 0 $ 1.491.750 $ 2.967.370 $ 5.596.593 $ 10.055.713 $ 8.013.311

Btr

Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale

$ 0 $ 2.160.000 $ 2.160.000 $ 2.160.000 $ 6.480.000 $ 5.371.600

Ctr Costi per server evitati $ 0 $ 243.000 $ 145.003 $ 214.832 $ 603.835 $ 502.979

Dtr Risparmi sui costi di telefonia $ 0 $ 1.000.430 $ 1.250.537 $ 1.667.383 $ 3.918.350 $ 3.195.713

Vantaggi totali (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 4.895.180 $ 6.523.910 $ 9.638.808 $ 21.057.897 $ 17.083.603


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COSTI

L'organizzazione composita ha sostenuto una serie di costi associati alla soluzione Google Apps for Work:

› Costi per licenze software.

› Servizi professionali.

› Costi di gestione del cambiamento.

› Costi di formazione interna.

Questi rappresentano la combinazione di costi interni ed esterni sostenuti dall'organizzazione composita per la pianificazione iniziale, l'implementazione e la regolare manutenzione della soluzione.

Costi per licenze software

Google Apps for Work ha una struttura di licenza molto semplice. Il costo sostenuto dall'organizzazione composita è stato di $ 10 per utente al mese. Con 10.000 utenti nell'Anno 1 in aumento del 3% all'anno, l'organizzazione composita ha pagato un totale di costi per le licenze software di $ 3.068.881 in tre anni, corrispondenti a circa $ 12.000 per 100 utenti all'anno.

TABELLA 6 Costi del software


E1 Costi annuali per le licenze per utente

$ 10 per utente al mese $ 120 $ 120 $ 120

E2 Numero di utenti di Google Apps for Work 10.000 10.300 10.609

Etr Costi per licenze software E1*E2 $ 0 $ 1.200.000 $ 1.236.000 $ 1.273.080


Servizi professionali

Su suggerimento di Google, l'organizzazione composita ha chiesto l'assistenza di un integratore di terze parti per l'implementazione di Google Apps for Work. L'implementazione è durata sei mesi, dalla progettazione alla distribuzione, con un costo medio di $ 35.000 al mese. Il costo totale sostenuto dall'organizzazione composita nei sei mesi iniziali è stato di $ 210.000.

I servizi professionali variano da un'organizzazione all'altra, in base alla complessità dell'implementazione e alla tempistica del progetto. In considerazione di ciò, il costo è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della manutenzione annuale per tre anni è risultato pari a $ 231.000. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

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TABELLA 7 Servizi professionali


F1 Periodo di implementazione (mesi) 6

F2 Costi dei servizi professionali al mese $ 35.000

Ft Servizi professionali (integratore di terze parti) F1*F2 $ 210.000 $ 0 $ 0 $ 0


Ftr Servizi professionali (integratore di terze parti) (rettificati in base al rischio)

$ 231.000 $ 0 $ 0 $ 0


Gestione del cambiamento

L'applicazione delle corrette pratiche di gestione del cambiamento è stata essenziale per assicurare un alto livello di adozione da parte della forza lavoro dell'organizzazione composita. È stata impiegata una società terza per la progettazione dei materiali di formazione, quali webinar, strumenti eLearning e sessioni in aula, e la supervisione delle comunicazioni relative alla gestione del cambiamento all'interno dell'organizzazione. Combinate al ruolo dei "champion", sostenitori del cambiamento nominati all'interno dei singoli reparti e alle risorse di trasformazione di Google, le attività di gestione del cambiamento hanno favorito l'ottimizzazione dei vantaggi che l'organizzazione composita ha ottenuto dall'integrazione di Google Apps for Work. I costi dei servizi di gestione del cambiamento su cinque mesi sono risultati pari a $ 212.500 (per ulteriori dettagli sui costi di gestione del cambiamento di terze parti, consultare la Tabella 8). I costi di gestione del cambiamento possono variare da un'organizzazione all'altra in base alla resistenza all'adozione, al budget e ad altri fattori interni ed esterni. In considerazione di ciò, il costo è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e aumentato del 20%. Il costo rettificato in base al rischio della gestione del cambiamento nel primo anno è stato di $ 255.000, equivalenti a $2.550 per 100 utenti. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi. Quando un'implementazione tecnologica investe l'intera organizzazione, è importante fornire adeguata formazione. Un vantaggio di Google Apps for Work è legato al fatto che, poiché molti dipendenti utilizzano già Google Drive, Gmail e una combinazione di altre app Google nella vita privata, la curva di apprendimento risulta ridotta. Tuttavia, per ottimizzare i vantaggi che i dipendenti possono ottenere da Google Apps, è importante evitare l'assunzione che tutti sappiano come utilizzarlo. Inoltre, l'utilizzo di Google Apps per motivi professionali richiede in genere una diversa comprensione delle funzionalità di potenziamento della produttività (ad esempio Posta prioritaria o i filtri in Gmail) e dei comportamenti da tenere (ad esempio come collaborare in Documenti in un contesto lavorativo, con funzioni e livelli differenti). Nella Tabella 9 vengono riportati i costi associati al tempo speso dai dipendenti in aula o sui moduli eLearning. L'organizzazione composita ha offerto 2 ore di formazione in aula a tutti gli utenti altamente collaborativi nel primo anno. Nell'Anno 2, un'ora aggiuntiva di autoapprendimento è stata allocata per la metà degli utenti altamente collaborativi, con un'ulteriore ora per il 10% di questi utenti nell'Anno 3. Per i dipendenti meno collaborativi è stata allocata un'ora di autoapprendimento da dedicare a webinar e strumenti eLearning nel primo anno. Considerando una retribuzione oraria media di $ 45, con un aumento del 3% all'anno, il valore attuale dei costi di formazione è pari a $ 636.888 (per i dettagli sulle ore allocate ai dipendenti e i costi della formazione interna, consultare la Tabella 9).

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I costi di formazione interna possono variare da un'organizzazione all'altra in base all'esposizione della forza lavoro a Google Apps prima della distribuzione e ad altri fattori esterni. In considerazione di ciò, il costo è stato sottoposto a rettifica in base al rischio e aumentato del 10%. Il costo rettificato in base al rischio della formazione interna per tre anni è stato di $ 700.576, equivalenti a $ 7.006 per 100 utenti. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Rischi.

TABELLA 8 Servizi di gestione del cambiamento


G1 Mesi di gestione del cambiamento 5 0 0

G2 Costi mensili di gestione del cambiamento $ 42.500 $ 42.500 $ 42.500

Gt Servizi di gestione del cambiamento G1*G2 $ 0 $ 212.500 $ 0 $ 0


Gtr Servizi di gestione del cambiamento (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 255.000 $ 0 $ 0


TABELLA 9 Costi di formazione interna

Rif. Metrica Calcolo Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 H1 Numero di dipendenti formati In base a utenti totali 10.000 5.300 1.339

H2 Retribuzione oraria per dipendente

$ 45 $ 46 $ 48

H3 Ore di formazione per lavoratori altamente collaborativi

1,5 1 1

H4 Ore di formazione per lavoratori meno collaborativi

1 0 0

H5 Percentuale di lavoratori altamente collaborativi che utilizzano Google Apps for Work

50% 50% 50%

Ht Costi di formazione interna (H1*H2*H3*H5)+ (H1*H2*H4*(1-H5))

$ 0 $ 562.500 $ 122.828 $ 31.962


Htr Costi di formazione interna (rettificati in base al rischio)

$ 0 $ 618.750 $ 135.110 $ 35.158


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Costi totali

Nella Tabella 10 è indicato il totale di tutti i costi con i relativi valori attuali, scontati del 10%. In tre anni, il valore attuale netto dei costi totali previsti per l'organizzazione composita risultano essere poco più di $ 4,2 milioni, equivalenti a $ 41.314 per 100 utenti.

TABELLA 10 Costi totali (rettificati in base al rischio)

Rif. Categoria di costo Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

Valore attuale

Etr Costi per licenze software $ 0 $ 1.200.000 $ 1.236.000 $ 1.273.080 $ 3.709.080 $ 3.068.881

Ftr Servizi professionali (integratore di terze parti)

$ 231.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 231.000 $ 231.000

Gtr Servizi di gestione del cambiamento $ 0 $ 255.000 $ 0 $ 0 $ 255.000 $ 231.818

Htr Costi di formazione interna $ 0 $ 618.750 $ 135.110 $ 35.158 $ 789.019 $ 700.576

Costi totali (con rettifica in base al rischio)

$ 231.000 $ 2.073.750 $ 1.371.110 $ 1.308.238 $ 4.984.099 $ 4.232.275


FLESSIBILITÀ

La flessibilità, come definita dal modello TEI, rappresenta un investimento in capacità o funzionalità aggiuntive che possono trasformarsi in vantaggi aziendali per futuri investimenti. Un'organizzazione avrà così la facoltà o la capacità di impegnarsi in iniziative future, ma non l'obbligo di farlo. Sono molti gli scenari in cui un cliente potrebbe scegliere di implementare Google Apps for Work e in seguito individuare ulteriori utilizzi e opportunità di business. La flessibilità va inoltre quantificata quando valutata come parte di un progetto specifico (come descritto più dettagliatamente nell'Appendice B). Il mercato di Google Apps offre capacità e funzionalità aggiuntive che possono essere integrate al software di Google Apps for Work pagando un corrispettivo e talora anche gratuitamente. Poiché si tratta di moduli software di terze parti creati specificamente per essere utilizzati con Google Apps, vengono considerati opzioni di flessibilità. Per le finalità di questo studio le opzioni offerte dal mercato delle app di terze parti non sono state incluse nella valutazione, a causa della disparità di utilizzo riscontrata nelle società intervistate.

RISCHI

Forrester definisce due tipi di rischi associati a questa analisi: "rischio di implementazione" e "rischio d'impatto". Per "rischio di implementazione" si intende il rischio che un investimento proposto in Google Apps for Work possa deviare dai requisiti originali o previsti, facendo lievitare i costi previsti. Con il termine "rischio di impatto" si fa riferimento invece al rischio che le esigenze aziendali o tecnologiche dell'organizzazione non vengano soddisfatte dall'investimento in Google Apps for Work, riducendo i vantaggi totali globali. Maggiore è l'incertezza, più ampio è l'intervallo potenziale dei risultati per le stime di costi e vantaggi.

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TABELLA 11 Rettifiche in base al rischio di vantaggi e costi

Vantaggi Rettifica

Maggiore efficienza nella collaborazione 15%

Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale 10%

Riduzione dei costi dell'IT legacy 10%

Risparmi sui costi di telefonia 20%

Costi Rettifica

Servizi professionali 10%

Costi di gestione del cambiamento 20%

Costi di formazione interna 10%


L'acquisizione quantitativa dei rischi di implementazione e dei rischi d'impatto tramite la rettifica diretta delle stime finanziarie consente di ottenere stime più significative e precise e una proiezione più accurata del ROI. In generale, i rischi influiscono sui costi e sui vantaggi aumentando e riducendo, rispettivamente, le stime originali. I numeri rettificati in base al rischio devono essere considerati previsioni realistiche, in quanto rappresentano i valori previsti considerando il rischio.

Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di impatto che influiscono sui vantaggi:

› Maggiore efficienza nella collaborazione. Sono stati identificati diversi miglioramenti alla collaborazione, insieme ai rischi legati all'adozione delle funzionalità di collaborazione, determinando una rettifica in base al rischio pari al 15%.

› Vantaggio della migliorata mobilità - Risparmi sui viaggi del gruppo manageriale. La variabilità delle esigenze di viaggio del gruppo manageriale di un'organizzazione ha determinato una rettifica in base al rischio pari al 10%.

› Riduzione dei costi dell'IT legacy. Le dimensioni dell'infrastruttura per e-mail e archiviazione di un'organizzazione possono variare, il che determina una rettifica in base al rischio pari al 10%.

› Risparmi sulla telefonia legacy. In base al ciclo di sostituzione dei telefoni e alle esigenze di servizi di conferenza di un'organizzazione, è possibile ottenere una vasta gamma di risparmi. Per tenere conto di questa gamma di potenziali risultati è stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.

Come parte dell'analisi, sono stati identificati i seguenti rischi di implementazione che influiscono sui costi:

› Servizi professionali. Alcune organizzazioni potrebbero richiedere tempi di implementazione più lunghi o costi più elevati, in base alla complessità dell'integrazione e allo specifico fornitore di terze parti. Per tenere conto di queste variabili, è stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 10%.

› Gestione del cambiamento. I costi dipendono fortemente dalla cultura di un'organizzazione nei confronti del cambiamento e dalla volontà di innovare in termini di software e best practice. Ai costi di gestione del cambiamento è stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 20%.

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› Costi di formazione interna. È stata applicata una rettifica in base al rischio pari al 10% in considerazione della curva di apprendimento delle specifiche forze lavoro.

L'organizzazione composita ha identificato alcuni rischi correlati alla sostituzione delle attuali soluzioni software non incluse nei vantaggi di questo caso aziendale. Tra queste: licenze per programmi di scrittura e fogli di calcolo precedenti, servizi di backup e ripristino di emergenza, gestione di controllo della condivisione file e sicurezza della documentazione sensibile. Alcune organizzazioni intervistate hanno sostenuto ulteriori costi rispetto alle precedenti soluzioni software incrementali di terze parti. Poiché non tutte le organizzazioni hanno evidenziato questa esigenza, tali costi non sono stati presi in considerazione nel caso aziendale.

Nella tabella 11 sono illustrati i valori utilizzati per applicare la rettifica in base al rischio e all'incertezza alle stime di costi e vantaggi per l'organizzazione composita. Si consiglia ai lettori di applicare i propri intervalli di rischio in base al proprio grado di fiducia nelle stime di costi e vantaggi.

Riepilogo finanziario I risultati finanziari calcolati nelle sezioni Costi e Vantaggi possono essere utilizzati per determinare ROI, VAN e tempi di recupero dell'investimento in Google Apps for Work da parte dell'organizzazione composita. Nella Tabella 12 riportata di seguito vengono illustrati i valori di ROI, VAN e tempi di recupero. Tali valori sono determinati applicando i valori rettificati in base al rischio indicati nella Tabella 11 della sezione Rischi ai risultati non rettificati in ogni pertinente sezione relativa ai costi e ai vantaggi.

FIGURA 3 Grafico del flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)


($5,000,000)

$0

$5,000,000

$10,000,000

$15,000,000

$20,000,000

Initial Year 1 Year 2 Year 3

Flu

ssi d

i cas

sa

Analisi finanziaria (con rettifica in base al rischio)

Total costs Total benefits Cumulative total

$ 20.000.000

$ 15.000.000

$ 10.000.000

$ 5.000.000

$ 0

($ 5.000.000) Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3

Costi totali Vantaggi totali Totale cumulativo

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TABELLA 12 Flusso di cassa (con rettifica in base al rischio)

Riepilogo Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale Valore attuale

Costi totali ($ 231.000) ($ 2.073.750) ($ 1.371.110) ($ 1.308.238) ($ 4.984.099) ($ 4.232.275)

Vantaggi totali $ 0 $ 4.895.180 $ 6.523.910 $ 9.638.808 $ 21.057.897 $ 17.083.603

Totale ($ 231.000) $ 2.821.430 $ 5.152.800 $ 8.330.569 $ 16.073.799 $ 12.851.328

ROI 304%

Tempi di recupero dell'investimento (mesi) un mese


Google Apps For Work: panoramica Le seguenti informazioni sono state fornite da Google. Forrester non ha verificato alcuna dichiarazione né sostiene Google o le relative offerte.

Google Apps for Work è una suite di applicazioni che include Gmail, Google Drive (per l'archiviazione e la condivisione dei file), Hangouts (chat e riunioni video), Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Calendar e Sites, oltre a controlli di amministrazione specificamente progettati per uso aziendale. Le applicazioni di Google possono essere utilizzate nei web browser senza necessità di installare software aggiuntivo e funzionano in modalità nativa su iPhone, iPad e telefoni e tablet Android. Google gestisce inoltre l'infrastruttura di back-end nei propri datacenter scalabili, sicuri e affidabili; non è quindi necessario acquistare, configurare, applicare patch o aggiornare server nel tempo.

GOOGLE APPS FOR WORK INCLUDE:

› Gmail: offre servizi di e-mail aziendale, con avanzati filtri antispam, ricerca istantanea di messaggi, funzione integrata di messaggistica istantanea e chat vocale e video di gruppo e altre funzionalità di potenziamento della produttività, come Posta prioritaria. Gmail è accessibile da qualsiasi dispositivo mobile attraverso un'app e-mail standard e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

› Google Drive: servizio di sincronizzazione e condivisione di file che consente ai dipendenti di accedere alla versione più recente del loro lavoro ovunque si trovino, su qualsiasi dispositivo, inclusi smartphone e tablet. Con Drive è possibile archiviare file fino a 5 TB e visualizzare istantaneamente i formati più comuni, quali documenti, PDF, immagini e anche video HD, direttamente dal web browser o dal dispositivo mobile. I team possono condividere file o intere cartelle e, grazie alle autorizzazioni granulari, è semplice definire chi può visualizzare, commentare o modificare ciascun file. Google Drive offre spazio di archiviazione illimitato e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android, oltre ad app per sincronizzare file da computer Windows e Mac.

› Google Hangouts: servizio di videoriunioni online che permette a un massimo di 15 persone di connettersi tra loro in HD dal proprio laptop, tablet, telefono o unità in sala conferenze. Hangouts offre la possibilità di condividere le schermate, assicurando una collaborazione più efficace, oltre a chiamate vocali e messaggistica istantanea per conversazioni veloci. Google Hangouts dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

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› Documenti Google: rende possibile la collaborazione in tempo reale sui documenti, permettendo ai team di lavorare allo stesso tempo sullo stesso materiale e completare più rapidamente i progetti. Documenti Google supporta immagini, tabelle, equazioni, disegni, collegamenti e altro ancora. La possibilità di inserire commenti social accelera la raccolta di feedback e approvazioni delle persone coinvolte. Con Documenti Google i dipendenti possono modificare documenti creati negli altri principali programmi di elaborazione di testo o convertire i più comuni formati di documento, quali .doc, .docx e .rtf, in Documenti Google per attivare le funzioni di collaborazione. Documenti Google funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

› Fogli Google: un potente editor di fogli di calcolo che consente la collaborazione simultanea. Fogli Google supporta strumenti quali formule avanzate, grafici incorporati, filtri e tabelle pivot per ottenere nuove prospettive sui dati. Con Fogli i dipendenti possono condividere elenchi, gestire progetti, analizzare dati e tenere traccia dei risultati in collaborazione. Con Fogli Google è possibile modificare fogli di calcolo creati negli altri principali programmi di fogli di calcolo o convertire i più comuni formati di foglio di calcolo, quali .xls, .xlsx e .csv, in Fogli Google per attivare le funzioni di collaborazione. Fogli Google funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

› Presentazioni Google: consente ai team di creare presentazioni in piena collaborazione, con il supporto di video incorporati, animazioni e transizioni dinamiche delle diapositive. I dipendenti possono condividere privatamente le presentazioni con colleghi e partner o pubblicarle sul Web per mostrarle ai clienti. Con Presentazioni Google è possibile modificare presentazioni create negli altri principali programmi per presentazioni o convertire i più comuni formati di presentazione, quali .ppt e .pptx, in Presentazioni Google per attivare le funzioni di collaborazione. Presentazioni Google funziona con o senza una connessione Internet e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

› Moduli Google: creare moduli Web personalizzati per sondaggi e questionari diventa facile come scrivere un documento. Moduli Google può essere condiviso in e-mail, incorporato in un sito Web o condiviso sui canali social. Le risposte fornite nei moduli vengono immediatamente raccolte in un foglio di calcolo e possono essere analizzate direttamente in Fogli Google.

› Google Calendar: consente ai dipendenti di gestire i loro piani, creare calendari di progetto, programmare gli incontri con i colleghi e aggiungere risorse condivise come sale conferenze. È possibile sovrapporre più calendari per avere in un istante una vista composita delle pianificazioni di più persone. Google Calendar è accessibile da qualsiasi dispositivo mobile attraverso un'app calendario standard e dispone di app dedicate per dispositivi mobili iOS e Android.

› Google Sites: i dipendenti possono creare e condividere siti Web di progetti e pagine Intranet senza alcuna competenza di programmazione né assistenza tecnica. Con Google Sites il lavoro dei team è più semplice grazie alla possibilità di centralizzare e organizzare documenti, calendari, video e altro. Con pochi clic i siti possono essere ottimizzati per la visualizzazione su smartphone e tablet.

› Google Apps Vault: strumento di conservazione, archiviazione ed eDiscovery di Google Apps. Google Apps Vault consente agli amministratori IT di gestire le informazioni aziendali critiche ed essere pronti ad affrontare situazioni impreviste quali contenziosi legali o l'abbandono di un dipendente. Può ridurre tempi e costi associati al reperimento delle informazioni richieste in cause legali, procedure di audit o indagini interne. Se un dipendente lascia l'organizzazione, Google Apps Vault facilita la traccia dello stato dei progetti e delle comunicazioni in cui il dipendente era coinvolto.

› Centinaia di applicazioni di terze parti: disponibili in Google Apps Marketplace, aggiungono a Google Apps funzionalità CRM, di project management, contabilità e finanza e vendite e marketing, con strumenti che si integrano perfettamente a Google Apps, offrendo la stessa facilità di accesso Single Sign-on (SSO).

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SICUREZZA ALL'AVANGUARDIA

Milioni di organizzazioni (inclusa Google Inc.) si affidano all'infrastruttura di Google per tenere al sicuro i dati aziendali più importanti. La rete di datacenter di Google è progettata per garantire sicurezza, affidabilità e ridondanza ed è supportata da alcuni dei maggiori esperti mondiali in materia di sicurezza dei dati. Dal punto di vista fisico, i datacenter Google sono strutturati in base a un modello di sicurezza a più livelli, che include misure quali schede di accesso elettroniche personalizzate, allarmi, barriere agli ingressi dei veicoli, recinzioni perimetrali, metal detector e biometria, mentre la pavimentazione è dotata di sistemi di rilevamento di intrusioni a laser. I datacenter di Google sono monitorati 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, con videocamere interne ed esterne in grado di rilevare e seguire gli intrusi. All'occorrenza, sono disponibili registri di accesso, registrazioni delle attività e filmati. I datacenter vengono inoltre regolarmente sorvegliati da addetti alla sicurezza esperti che sono stati sottoposti ad attenti controlli e rigoroso addestramento. I team di Google incaricati della sicurezza delle informazioni includono oltre 500 professionisti della sicurezza e della privacy, parte delle divisione di progettazione e operazioni software, che monitorano reti e applicazioni per difenderle dalle minacce. Le procedure di sicurezza di Google vengono verificate con controlli indipendenti di terze parti. Per dimostrare la conformità con gli standard di sicurezza del settore, Google ha richiesto e ottenuto certificazioni di sicurezza quali la certificazione ISO 27001 e i report di audit SOC 2 e SOC 3 di tipo II. Google Apps è inoltre in grado di supportare la conformità all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) degli Stati Uniti per i clienti con tale esigenza. Google è inoltre titolare della certificazione US-EU Safe Harbor e offre la possibilità di includere articoli modello nei contratti come ulteriore mezzo di conformità con la direttiva europea in materia di protezione dei dati.

AFFIDABILITÀ, GARANZIA DI TEMPI DI ATTIVITÀ E SUPPORTO

Il Contratto sul livello dei servizi (SLA) di Google garantisce la disponibilità di Google Apps per almeno il 99,9% del tempo e la cronologia delle prestazioni del sistema mostra livelli di disponibilità notevolmente superiori a tale soglia. Google fornisce ai clienti supporto di livello aziendale, inclusa l'assistenza telefonica 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, per i problemi amministrativi critici. Ulteriori informazioni su Google Apps for Work sono disponibili all'indirizzo google.com/apps.

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Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita Ai fini del presente studio TEI, Forrester ha creato un'organizzazione composita allo scopo di illustrare i vantaggi e i costi quantificabili derivanti dall'implementazione di Google Apps for Work. L'organizzazione composita è destinata a rappresentare una società multinazionale di servizi B2B con $ 4 miliardi di reddito annuo. Avendo sedi in tutto il mondo, l'organizzazione composita conta 12.000 dipendenti distribuiti a livello internazionale nei vari uffici e sul campo. La società intende migliorare collaborazione e innovazione. Ha bisogno di rinforzare lo spirito di corpo e il senso di appartenenza dei dipendenti per migliorare i propri prodotti e l'esperienza dei clienti. L'organizzazione composita ha 10.000 utenti di Google Apps for Work.

Con l'acquisto di Google Apps for Work, l'azienda composita si pone gli obiettivi seguenti:

› Migliorare collaborazione e comunicazione interne.

› Incrementare produttività e mobilità dei dipendenti.

› Ottenere una riduzione dei costi dell'IT.

Ai fini dell'analisi, Forrester presuppone che l'organizzazione composita disponga di 100 server locali legacy per i servizi e-mail e di archiviazione attualmente in uso e che sarà in grado di dismetterli una volta eseguita la migrazione nell'ambiente cloud di Google Apps. Inoltre, Forrester presuppone che 400 responsabili viaggino per scopi di formazione e valutazione della forza lavoro dell'organizzazione composita.

PRESUPPOSTI DELLA STRUTTURA

Nella Tabella 13 sono indicati i parametri utilizzati da Forrester per questa analisi.

Il tasso di sconto utilizzato nei calcoli di VA e VAN è il 10% e l'orizzonte temporale usato per la creazione del modello finanziario è tre anni. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore. Si consiglia ai lettori di consultare il reparto di amministrazione della propria azienda per determinare il tasso di sconto più appropriato da applicare.

TABELLA 13 Presupposti del modello

Rif. Metrica Calcolo Valore

I1 Numero di responsabili viaggianti 400

I2 Numero di server per e-mail e archiviazione 100

I3 Telefoni di cui si è pianificato il ritiro 7.800

I4 Costo medio per telefono $ 226

I5 Retribuzione media per utente di Google Apps $ 93.600

I6 Oraria $ 45


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Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact™ Total Economic Impact è una metodologia sviluppata da Forrester Research che migliora i processi decisionali di un'azienda nell'ambito della tecnologia e assiste i fornitori nella comunicazione della proposta di valore dei prodotti e dei servizi ai clienti. La metodologia TEI aiuta le società a dimostrare, giustificare e realizzare il valore tangibile delle iniziative IT sia alla dirigenza sia alle principali parti interessate. Aiuta inoltre i fornitori di tecnologia ad acquisire, assistere e conservare i clienti.

La metodologia TEI è costituita da quattro componenti per la valutazione del valore dell'investimento: vantaggi, costi, flessibilità e rischi.

VANTAGGI

I vantaggi rappresentano il valore fornito all'organizzazione, IT e/o business unit, dal prodotto o progetto proposto. Spesso gli esercizi di giustificazione di prodotti e progetti sono focalizzati unicamente sui costi IT e sulla riduzione dei costi, lasciando poco spazio all'analisi degli effetti della tecnologia sull'intera organizzazione. La metodologia TEI e il modello finanziario risultante danno lo stesso peso alla misurazione dei vantaggi e dei costi, fornendo un'analisi completa degli effetti della tecnologia sull'intera organizzazione. Le stime di calcolo dei vantaggi prevedono un dialogo chiaro con l'organizzazione degli utenti per comprendere il valore specifico creato. Inoltre, Forrester richiede che venga stabilita una precisa linea di responsabilità tra la misurazione e la giustificazione delle stime dei vantaggi dopo il completamento del progetto. In questo modo viene garantito che le stime dei vantaggi siano direttamente collegate ai profitti.

COSTI

I costi rappresentano l'investimento necessario per acquisire il valore, o i vantaggi, del progetto proposto. Il reparto IT o le business unit potrebbero sostenere costi sotto forma di ore lavoro, consulenze o materiali. Nei costi sono considerati tutti gli investimenti e le spese necessari per fornire il valore proposto. Inoltre, la categoria di costo in TEI tiene conto di eventuali costi incrementali rispetto all'ambiente esistente dei costi correnti associati alla soluzione. Tutti i costi devono essere legati ai vantaggi creati.

FLESSIBILITÀ

Nella metodologia TEI i vantaggi diretti rappresentano una parte del valore dell'investimento. Benché i vantaggi diretti possano in genere essere il modo principale per giustificare un progetto, Forrester ritiene che le organizzazioni debbano poter misurare il valore strategico di un investimento. La flessibilità rappresenta il valore che è possibile ottenere per futuri investimenti aggiuntivi integrati basati sull'investimento iniziale già effettuato. Ad esempio, un investimento nell'aggiornamento di una suite per la produttività dell'ufficio applicato a tutta l'azienda può potenzialmente aumentare la standardizzazione e l'efficienza, nonché ridurre i costi delle licenze. Tuttavia, una funzionalità di collaborazione incorporata può tradursi in una maggiore produttività dei lavoratori, se attivata. La collaborazione potrà essere utilizzata solo con un investimento aggiuntivo in termini di formazione. La possibilità di acquisire tale vantaggio ha tuttavia un valore attuale che è possibile stimare. Il componente della flessibilità della metodologia TEI acquisisce tale valore.

RISCHI

I rischi misurano l'incertezza delle stime di vantaggi e costi contenute nell'investimento. L'incertezza viene misurata in due modi: 1) la probabilità che le stime di costi e vantaggi rispecchino le proiezioni originali e 2) la probabilità che le stime vengano misurate e registrate nel tempo. I fattori di rischio della metodologia TEI si basano su una funzione di densità di probabilità nota come "distribuzione triangolare" dei valori immessi. Come minimo, vengono calcolati tre valori per stimare il fattore di rischio per ogni costo e vantaggio.

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Appendice C: Glossario Ritorno sugli investimenti (ROI): misura dell'utile previsto di un progetto in percentuale. Il ROI viene calcolato dividendo i vantaggi netti (vantaggi meno costi) per i costi.

Tasso di sconto: tasso d'interesse utilizzato nell'analisi del flusso di cassa per tenere conto del valore temporale del denaro. Le aziende impostano il proprio tasso di sconto in base al settore aziendale e all'ambiente d'investimento specifici. Forrester presuppone un tasso di sconto annuo del 10% per questa analisi. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16%, a seconda del settore. Si raccomanda ai lettori di consultare la propria organizzazione per determinare il tasso di sconto più appropriato da utilizzare nell'ambiente specifico.

Tempi di recupero dell'investimento: punto di pareggio di un investimento. Il punto nel tempo in cui i vantaggi netti (vantaggi meno costi) equivalgono all'investimento o costo iniziale.

Valore attuale (VA): valore corrente o attuale delle stime di costi e vantaggi (attualizzate) dato un tasso di interesse (tasso di sconto). Il VA di costi e vantaggi alimenta il valore attuale netto totale dei flussi di cassa.

Valore attuale netto (VAN): valore corrente o attuale dei flussi di cassa netti futuri (attualizzati) dato un tasso d'interesse (tasso di sconto). Un valore VAN di progetto positivo indica in genere che l'investimento deve essere effettuato, a meno che altri progetti abbiano VAN più elevati.

NOTA SULLE TABELLE SUI FLUSSI DI CASSA

Di seguito viene riportata una nota sulle tabelle sui flussi di cassa utilizzate in questo studio (vedere la tabella di esempio di seguito). La colonna dell'investimento iniziale contiene i costi sostenuti al tempo 0 o all'inizio dell'Anno 1. Tali costi non sono attualizzati. Tutti gli altri flussi di cassa degli anni 1-3 sono attualizzati in base al tasso di sconto (indicato nella sezione Presupposti della struttura) alla fine dell'anno. Il valore attuale (VA) viene calcolato per ogni stima totale di costi e vantaggi. Il valore attuale netto (VAN) non viene calcolato fino alle tabelle di riepilogo e rappresenta la somma dell'investimento iniziale e dei flussi di cassa attualizzati per ogni anno.

Le somme e i calcoli del valore attuale nelle tabelle Vantaggi totali, Costi totali e Flusso di cassa potrebbero non riportare il risultato esatto, che potrebbe essere stato arrotondato.

TABELLA [ESEMPIO] Tabella di esempio

Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3


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