task flow
DESCRIPTION
Overview of Time Management and GTDTRANSCRIPT
![Page 1: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/1.jpg)
Управление потоком задач
…или больше, за меньше
![Page 2: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/2.jpg)
Почему об этом говорю? Всё началось с менеджера
O Дел и задач стало больше O Задачи стали сложнее
O Появилось больше “интересов” в жизни
![Page 3: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/3.jpg)
О чём буду говорить дальше?
O Временной ресурс
O Приоритеты, типы и постановка задач
O Планирование
O Как работает наш мозг
O Инструменты (GTD, пустой inbox и окна почты, помидор)
O Как найти время для себя
![Page 4: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/4.jpg)
Время
Особенности:
O Его нельзя занять или добавить
O Оно лимитировано для каждого (У нас в среднем 600 тыс. часов)
O Оно бежит вперед (стрела времени)
Выход: планируйте и распределяйте свое время
NB: Помни о смерти
![Page 5: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/5.jpg)
Time management Определение:
O Архангельский: использовать время своей жизни на что ты действительно хочешь
в соответствии целями и ценностями O Wikipedia: технология организация времени и повышение эффективности его использования
+ это “куча” техник и практик
![Page 6: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/6.jpg)
Цель доклада
Показать, как можно эффективно распределять время, с помощью имеющихся в арсенале инструментов
![Page 7: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/7.jpg)
Приоритеты и типы задач
![Page 8: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/8.jpg)
А в чём проблема то? O Дел и задач всегда больше, чем у нас времени
O Какие-то задачи мы можем забыть
O Путаем приоритеты дел. Не правильный приоритет может стоить дорого
O Под “завалами” рутинных задач, забываем о важном
![Page 9: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/9.jpg)
2. Не срочно, но важно
Планирование, анализ, установление взаимоотношений, обучение, занятие спортом Нужно быть тут, больше всех
Квадрат срочности/важности 1. Срочно, важно (требуется)
Кризис Критические ситуации Deadline проекта Стресс
3. Срочно, не важно (иллюзии)
Незапланированные дела, митинги, телефонные звонки, отвлекающие от важности задачи
4. Не срочно, не важно (уход от реальности) Телевизор, Игры, Соц. сети/ Интернет surfing Бесполезные дела, мусор
![Page 10: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/10.jpg)
Итоги O Находитесь больше в квадрате важности, но не срочности
O Следите за сроками, чтобы не скатиться в квадрат срочно – важно
O Проанализируйте свои задачи из квадрата не срочно – не важно.
O Осознайте иллюзии в квадрате срочно – не важно
![Page 11: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/11.jpg)
Сложные типы задач O Большие задачи – слоны
O Нужно “дробить” максимально, насколько возможно, но без фанатизма. J O Нарезать слона на бифштексы.
O Неприятные задачи – лягушки
O Выполнять в начале дня – чтобы мозг не “кипел”. Сделал и забыл.
![Page 12: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/12.jpg)
Как “ставить” задачи?
O Глагол не определённой формы
(вопрос: что делать?) Например: выслать, подготовить, поговорить O Задача не продвигается – распишите на под задачи и делайте по шагам. Замаскированный слон J
O Задачи без привязки ко времени - просто запишите её
![Page 13: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/13.jpg)
“Кайросные” задачи O Кайрос – бог, покровительствующий шансам, благоприятный моментам
O Если условия способствуют, например:
O Буду в магазине, купить молоко O Отправляясь на дачу, взять ящики O Пойду в гараж, заплачу за его аренду O Куплю дом, заведу собаку J
Очень похоже на BDD нотацию J
![Page 14: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/14.jpg)
Много-‐задачность O Много-задачность приводит к пере-напряжению
O “Хороший” путь провалить две или больше задач
O Делаю одну задачу – больше эффективность.
Вопрос качества против количества
![Page 15: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/15.jpg)
Переключение контекста
Итог: одно-задачность выигрывает в долгосрочной перспективе
- Переключение занимает время
![Page 16: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/16.jpg)
Рекомендации O Отключайте все “напоминалки”, по возможности Всплывающие окна – забирают фокус и отвлекают.
O Задача готова – дайте себе немного отдыха, Максимально переключение в отдыхе O Музыка – якорь, для включения в задачу
![Page 17: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/17.jpg)
Горизонт планирования
Планирование на день
Планирование на неделю O Типы дней (спортивный, для учёбы языка/фреймворка или технологии, стратегический, день “чистки документов/компьютера” и т.д.)
![Page 18: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/18.jpg)
Горизонт планирования (2)
Планирование на год O Дни отпусков, дни рождения, конференции, семинары, список книг на прочтение
План – ничто, планирование – всё. (Эйзенхауэр)
![Page 19: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/19.jpg)
Обратная сторона В жизни всё намного сложнее:
O Не планируйте – “впритык”, система планирования должна быть гибкой
O 40% дня должно быть не занято O Оптимизм может навредить –> стресс
![Page 20: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/20.jpg)
Состояние потока O Человек делает много чего без перерыва
O Следует чёткому плану O Мозг разгружен от лишних мыслей O Пиковая производительность
![Page 21: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/21.jpg)
Как работает наш мозг? O Сознание – то, что с чем сейчас работаем. Оперативная память (RAM)
O Подсознание – то, что сохранили глубоко в мозг. Жёсткий диск (HDD)
Следствие: постоянное произвольное перемещение мыслей
![Page 22: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/22.jpg)
«Всплывание» мыслей
ê энергия и
эффективность
Стресс
Stack overflow…
Не получается работать на одной
задачей
Выход из ситуации: сознание нужно разгрузить
![Page 23: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/23.jpg)
Getting Things Done O Записывать задачи, чтобы каждый раз их не вспоминать
O Регулярная работа со списком O Задача меньше 2 минут – делайте сразу
O Разбить задачу на под задачи – если нужно
O Спросить себя – я должен это делать? Делегировать
![Page 24: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/24.jpg)
GTD жизненный цикл
![Page 25: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/25.jpg)
Ещё вариант
![Page 26: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/26.jpg)
Куда сохранять задачи? O Бумажный блокнот O Текстовый файл O В специальное ПО O На Kanban доску J
![Page 27: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/27.jpg)
Remember the milk
![Page 28: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/28.jpg)
Атрибуты задачи
O Функция repeat
O Добавления текстовых заметок
O Location – GPS координаты
O Добавление гиперссылки
O Переход на поиск по тегам
![Page 29: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/29.jpg)
RTM особенности O Web интерфейс. Android,
iOS клиенты
O Продуманный usability
O Inbox/Sent задачи. Общий список
O Создание списков, тегов, приоритезация
O Бесплатный инструмент
![Page 30: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/30.jpg)
Управление почтой O MS Outlook – Task list
![Page 31: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/31.jpg)
Управление почтой: пустой Inbox
![Page 32: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/32.jpg)
Пустой Inbox: идея O Окна чтения почты
O 10:15 – 10:20 O 12:15 – 12:30 O 15:00 – 15:05 O 17:00 – 17:05
O Есть папка(и) с обработанными письмами -
Processed
O Он должен оставаться пустым до следующего чтения
![Page 33: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/33.jpg)
Всё вместе O Outlook может являться источником задач, которые вы будете добавлять в RTM
O Одно письмо может инициировать несколько задач в RTM
O Можно сделать forward письма, для добавления новой задачи в RTM
O RTM может работать как плагин для Windows Outlook
![Page 34: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/34.jpg)
Типичные ошибки O Пустой inbox на работе, а личный inbox полный
O Обработка actionable письма без фиксации задачи
O Отвечать на несколько писем сразу
![Page 35: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/35.jpg)
TM техника -‐ Помидор O Список задач на день O 25 минуты работы, 5 минут отдыха
O После 4-х “помидоров”, большой перерыв 15-30 минут
Достоинства: O Простота O Концентрация внимания O Оценка работы O Полезно для здоровья
![Page 36: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/36.jpg)
Мои результаты в 2012 году
O 22 книги вместо 3 в 2011 O 1500 дел сделано (RTM) O Удалось побывать на Agile конференции O Пройти два 3х месячных курса онлайн обучения
O И многое другое, чего раньше не успевал… J
![Page 37: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/37.jpg)
Где найти время для себя? O Делегировать по возможности O Расставьте приоритеты и откажитесь от не нужного O Просыпайтесь раньше, делайте что-то ради себя за час до работы
O Выделяйте по часу в день на саморазвитие несмотря ни на что
O Используйте время в дороге на/с работы (слушайте аудио-книги, под-касты) Работайте на себя сейчас, отдыхать будете потом
![Page 38: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/38.jpg)
А ещё как найти время?
O Сплошной учёт времени в течении дней/недель, позволит найти “похитителей” времени
O Полезно научиться говорить “Нет”
O Заменяйте личную работу, покупая проф. сервис
![Page 39: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/39.jpg)
Кого советую почитать? O Глеб Архангельский O Стивен Кови O Дэвид Ален O Максим Дорофеев O В. Панкратов / А. Орлов (stratoplan.ru)
![Page 40: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/40.jpg)
Итог Пока вы не сможете управлять своим временем,
вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер
То что сделано не своевременно, сделано
понапрасну. Френсис Бэкон
![Page 41: Task flow](https://reader033.vdocuments.us/reader033/viewer/2022052906/558bcae7d8b42af46f8b456d/html5/thumbnails/41.jpg)
Спасибо за внимание! Начните наконец-то, управлять своим временем!
J