tadviser СЭД и ecm day, 7.10 - i love bpm...компьютеры используются как...

Организация электронного документооборота для дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП

Карасев Павел

ИТ Директор ООО «Кьези Фармасьютикалс»

TAdviser СЭД и ECM DAY, 7.10.2014

МОСКВА

21 ИЮНЯ 2014 ГОДА

Люди, идеи, инновации!

О компании

3 завода

4 исследовательских центра

Филиалы в 25 странах

4000 сотрудников 115 в России

24 бренда


3

Moscow

St.Petersburg

Novosibirsk

Ekaterinburg

Kazan

Krasnodar Rostov-Don

КЬЕЗИ В РОССИИ И ПОТРЕБНОСТЬ В ДИСТАНДИОННОЙ РАБОТЕ

Voronez

N.Novgorod

Samara

Krasnoyarsk

Irkutsk

Tumen

Barnaul

Yaroslavl

Perm

Volgograd Chelyabinsk Pyatigorsk

Moscow oblast

Ufa

Ryazan

Saratov

Novokuznetsk Медицинский представитель – 62 чел.

Менеджер по работе с органами здравоохранения – 9 чел.

Региональный менеджер – 8 чел.

Территориальный менеджер – 1 чел.

Smolensk

Khabarovsk

Vladivostok

Численность – 115 человек

Офисные сотрудники – 35 человек

Региональные сотрудники – 80 человек


АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА

1. Реально существующая потребность фармацевтической компании Кьези Фармасьютикалс в: урегулировании трудовых отношений с

персоналом, работающим вне офиса уменьшении правовых рисков снижении издержек на документооборот 2. Глава 49.1 Трудового кодекса (Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ) «Особенности регулирования труда дистанционных работников»


Сейчас не удается отобразить рисунок.

Электронный документооборот?

“Электронный документооборот должен стать реальностью” (Д.Медведев, 17.07.2008) “… Внутренний документооборот до сих пор ведется на бумаге,

компьютеры используются как пишущие машинки. Мы пятый год переводим нашу работу в электронный вид. На рассылку документов по ведомствам уходят тонны бумаги. Так никто не делает, а мы очень богатые и леса у нас много”

(Д.Медведев, 12.02.2009)


ЗАДАЧИ:

1 • Рассмотреть зарубежный опыт и российскую действительность

2 • Выявить преимущества и недостатки дистанционной занятости

3 • Проанализировать российское законодательство в сфере ДТ и ЭП

4 • Определить потребность компании в дистанционных сотрудниках

5 • Оценить эффективность от перехода на дистанционный труд

6 • Разработать схемы перевода сотрудников на дистанц и выдачи ЭЦП

7 • Разработать форму ДС об изменении трудового договора

8 • Выбрать систему ЭДО с возможностью использования ЭЦП

9 • Перевести всех региональных сотрудников на дистанционный труд

10 • Внедрить систему ЭДО с использованием ЭЦП


ПЛАН ПРОЕКТА Состав мероприятий Срок реализации Ответственный

Оценка экономических и юридических рисков проекта Март 2014 HR

Проведение тендера среди поставщиков Апрель 2014 HR \ IT

Согласование договора на оказание услуг провайдера Май 2014 IT

Подготовка шаблона дополнительного соглашения об изменении трудового договора Май 2014 HR.

Подготовка шаблона уведомления об изменении трудового договора Май 2014 HR.

Внесение изменений и утверждение ПВТР Июнь 2014 HR

Рассылка уведомлений об изменении трудового договора сотрудникам до 01.06.2014 HR

Автоматизация шаблона в 1С: ЗУП Июнь 2014 HR \ IT

Установка и тестирование системы ЭДО Июнь – Август 2014 IT

Информационная рассылка, публикации на корпоративном портале Май - Июль 2014 HR

Издание и публикация приказа о переводе на дистанционную занятость с использованием ЭДО Июнь 2014 HR

Подготовка дополнительных соглашений на всех переводимых сотрудников Июль 2014 HR

Сбор заявлений с сотрудников на оформление ЭП и подача в удостоверяющий центр Июль 2014 HR

Подписание документов с сотрудниками, и выдача сертификатов и токенов 01.08.2014 HR

Тренинг по использованию ЭП и ЭДО Август 2014 IT


ПРЕИМУЩЕСТВА ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА

Сокращение расходов Нет необходимости открытия

обособленного предприятия Нет аттестации рабочих мест Не требуется ведение трудовых

книжек Простота расторжения

трудового договора Возможность использовать

ЭДО Труд для инвалидов и

молодежи Комфортный труд – лучшие

условия найма

Уменьшение затрат на транспорт

Улучшенные возможности организации РМ

Гибкий график с «плавающими» часами начала/окончания РД

Больше профкоммуникаций, меньше социальных

Разумный баланс работа-личная жизнь

Ты-хозяин своего времени = повышение качества работы

Минимизация стрессов от рабочих совещаний

ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ: ДЛЯ РАБОТНИКА:


НЕДОСТАТКИ ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА

Нужны менеджеры с богатым опытом по управлению человеческими ресурсами на расстоянии

Необходима хорошая организация дистанционной работы и менеджер-координатор

Пропадает ощущение рабочего процесса Срыв сроков при отсутствии контроля Вероятность потерять навыки работы в команде Проблема недопонимания при использовании только e-mail Размывается корпоративная культура Сохранность корпоративного оборудования Информационная безопасность Ниже вероятность продвижения по службе Снижение мотивации - ограничение в социальных контактах,

творческом выражении, публичном признании


СХЕМЫ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДИСТАНЦИОННЫЙ ТРУД И ПОЛУЧЕНИЯ ЭЦП

Сотрудник под роспись получает сертификат и токен

Ответственный сотрудник лично или почтовой службой отправляет токен и

сертификат дистанционному сотруднику

Удостоверяющий центр выпускает сертификат и передает токен с записанным

на нем электронным ключом ответственному лицу компании

Ответственный сотрудник по доверенности передает пакет документов удостоверяющему центру

Сотрудник заполняет заявление и отправляет в офис компании

Внесение записи в карточку Т-2

Подписать с сотрудниками ДС об изменении условий трудового договора

Подготовить на каждого ДС об изменении условий трудового договора

Информирование сотрудников об особенностях дистанционного труда и ЭДО

Приказ по организации об установлении дистанционной занятости


ДЛЯ РАБОТЫ ЭДО С ЭЦП НЕОБХОДИМО

Программное обеспечение для обмена

электронными документами

ЭЦП сотрудника и компании

ПО для шифрования и защиты данных Удостоверяющий центр


Как это работает


1С:8.3 Зарплата и управление персоналом

Сервер TaxCom

Ноутбук, Esmart, КРОПТО

ПРО

МОТИВАЦИЯ – НЕ ВОПРОС?!

Современные фармацевтические компании должны соответствовать принципам нового менеджмента «Следи за результатами, а не за подчиненными!»

Система удаленного контроля и постановки задач (CRM система Кьези) Действующая система оценки, завязанная на результатах деятельности дистанционных сотрудников (система KPI) Программы и инструменты материальной и нематериальной мотивации (Долгосрочная программа мотивации, Корпоративный портал, «Пряники!»)


ВОПРОСЫ?

Павел Карасев


tadviser СЭД и ecm day, 7.10 - i love bpm...компьютеры используются как...

Documents