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Dirección General

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Dependencia

CÓDIGO

SERIES DOCUMENTALES

Tradición

Documental

Retención

(años)

Disposición

Final

PROCEDIMIENTO SERIE SUB-

SERIE Soporte Físico Soporte

Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

Central CT

Tecnologia de Conservación

S

E

Original Copia SF SE M

D

CONVENCIONES

TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS

Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla

Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental

DIRECCIÓN REGIONAL

Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 1

SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013

Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014

Código Regional + Código del

Grupo

- DESPACHO DEL COORDINADOR DE

APOYO ADMINISTRATIVO -

010 AUTORIZACIONES X 1 0 X

Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención el soporte electrónico se eliminar, porque

no generan valores secundarios, Los originales en soporte físico se conservan en los expedientes de los contratos respectivos.

01 Autorizaciones Contratación

Apoyos Administrativos

Estudio de Conveniencia y Oportunidad X

Certificaciones X

Solicitud de Autorización X X

Autorizaciones Dirección General X X

Instructores


Certificaciones X



Mantenimiento


Certificaciones X



104 INFORMES

093

HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS X

5 0

X

Documentos de valor administrativo, se eliminan una vez el vehículo sea enajenado o rematado

Datos Legales X

Recibo Pago de Impuestos X

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(años)

Disposición

Final



Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

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E


D

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Siniestros X

Informes de Multas y Comparendos X

Seguros del Vehículos Todo riesgo X

Seguro SOAT X

Certificación de Revisión Técnico Mecánica X

Solicitudes de Mantenimiento X

08 Informes de Gestión

X 1 4

X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

informes X

Informes Consolidado X

- TALENTO HUMANO -

001 ACTAS 1 9 x x X

08 Actas Comité Convencional

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

Citaciones a Comité X

Actas a Comité Convencional X

Anexos al Acta X

13 Actas de Comité Sistema Salarial Evaluación por Meritos Instructores (SSEMI)


Acta Comité Regional SSEMI X

Anexo al Acta X

Remisión del consolidado a Dirección General X

009 AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES X X 1 9 X

Se elimina cumplido el tiempo de retención porque no genera ningún valor secundario.

Comprobante de Pago X

Recibo de Incapacidades EPS X

Comprobante de Pago de Pensiones X

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Archivo

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Planilla Resumen Detallado de Pago por Sucursal

X

Listado de Pagos EPS, Pensiones y ARP X

Reportes de Cajas de Compensación X

Reportes sobre Diferencias de Nomina y Sistema de Seguridad Social

X

066 EVALUACIÓNES

08 Evaluaciones Sistema Salarial Por Meritos para Instructores

X X 5 0 X X X

Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Evidencia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión.

Solicitud de reclamaciones X

Anexo a las reclamaciones X

Respuesta a reclamaciones X

092 HISTORIAS LABORALES X X

1 99

X X

Se conserva totalmente, como evidencia del proceso de talento humano, genera valores secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. Fuente de consulta para garantizar derechos de los ex funcionarios.

-Capítulo I. Trayectoria Laboral-

Solicitud empleo X

Formato Único de Hoja de Vida X

Copia de la Cédula de Ciudadanía X

Fotocopia de Libreta Miliar X

Constancias de Trabajo X

Antecedentes Disciplinarios X

Resultados Concurso X

Solicitud Examen Médico X

Resultado Examen Médico y Renuncias Médicas

X

Resolución de Elegibilidad X

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Contrato o Resolución de Nombramiento X

Comunicación de Aceptación de Nombramiento

X

Acta de Posesión de Nombramiento X

Resolución de Incorporación a Planta de Personal

X

Adición a Contrato X

Inscripción en Carrera Administrativa X

Resolución Inscripción Carrera Administrativa X

Notificación de Resolución Inscripción X

Felicitaciones X

Resoluciones de Ascenso X

Constancias de Entrega de Dotación X

Resoluciones SSEMI X

Solicitudes de Traslado X

Notificación del Traslado X

Resoluciones de Encargo X

Acta de Posesión de Encargo X

Resolución de Terminación de Encargo X

Resoluciones de Asignación Funciones X

Resolución de Terminación de Nombramiento Provisional

X

Certificaciones laborales X

Resoluciones de Traslado X

Actualización Carrera Administrativa X

Comunicación y Resolución de Sanciones X

Llamadas de Atención X

Resolución Insubsistencia X

Notificación de Resolución de Insubsistencia X

Resolución de Aceptación Renuncia X

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Notificación Insubsistencia X

Examen Médico de Egreso X

Paz y Salvo Administrativo X

-Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación del Desempeño

Certificados de Estudio y Diplomas X

Fotocopia de Tarjeta Profesional X

Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación X

Notificaciones de Resultados de Evaluación X

Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitación

X

Puntaje Acumulado Individual para SSEMI X

Permisos de Capacitación X

Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado

X

Resoluciones de Comisiones de Estudio X

Solicitudes de Beca de Estudios X

Evaluación del Desempeño X

Notificación Resultado Evaluación

Recursos Contra Evaluación del Desempeño X

Resolución que Resuelve el recurso X X

Acta de Notificación X X

Solicitud de Impedimento X X

Resolución de Impedimento y Designación de Nuevo Evaluador

X

Comunicación Remisoria de la Resolución X X

-Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos-

Resoluciones de Vacaciones X

Notificación Resoluciones X

Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas X

Solicitudes Licencias X

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Resoluciones de Licencias X

Solicitud de Permisos X

Autorización de Permisos X

Solicitud de vacaciones pendientes X

Resolución de Interrupción de Vacaciones X

Notificación de Resoluciones X

-Capítulo IV. Pagos y Deducciones-

Autorizaciones de Descuento Sindical X

Solicitud de Cesantías X

Liquidaciones de Cesantías X

Resolución de Pago de Cesantías X

Formularios Declaraciones de Renta X

Libranza Servicio Médico X

Afiliación y Retiro Seguro Social o EPS X

Afiliación Fondo de Vivienda X

Afiliación Fondo de Cesantías X

Afiliaciones cajas de Compensación X

Afiliación Fondo de Pensión X Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de

Vivienda

X

Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad

X

Solicitudes de Embargo X

Descuentos por Embargo X

Levantamientos de Embargo X

Solicitud de cuota parte Pensional X

Certificados DIAN X Respuesta a Solicitud de Cuota Parte

Pensional

X

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-Capítulo V. Bienestar Social e Incapacidades-

Recomendaciones Médicas y Tratamientos Especiales

X

Informes Accidentes Laborales X

Incapacidades Laborales X Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e

Hijos

X

Resoluciones Auxilio Funerario X

Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica

X

141 NOMINA

01 Planillas de Nómina X X 1 4 X X X

Conservar totalmente como garante de derechos fundamentales de los ex funcionarios, genera valor secundario de carácter legal, fiscal e histórico, se aplicará el proceso de microfilmación con fines de respaldo y consulta, en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, el Acuerdo 039 de 2002 del AGN.

Planilla de Nómina X

Resumen de Nómina X

Listado de Bancos X

Certificación de Pago de Nómina X

Reportes de Tiempo Suplementario X

Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios

X

Certificación de Cuenta bancaria X

Contratos de Aprendizaje X

Contratos de Trabajador Oficial X

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Resoluciones Novedades de personal, Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos Calamidad, Vacaciones en dinero

X

Licencias no remuneradas X

Libranzas de Servicio Médico Asistencial X

Solicitud de Auxilio Educativo T.O. X

Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. X

Solicitud de Prima de Nacimiento X

Solicitud de Prima de Matrimonio X

Embargos X

Autorización Descuento Préstamos Vivienda X

Ascensos T.O X

Resolución Auxilio Funerario X

Primas coordinación X

Reducciones de suspensiones X

Auxilio Educativo EP X

Aportes Voluntarios a Pensión X

Reporte de liquidación de Viáticos X

40 CONTRATOS

03 Contratos de Trabajadores Oficiales X X 0 20 X X

Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta

Aviso de Traslado Horizontal X X

Listado de elegibles X X

Acta de Inscripciones X X

Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos X X X

Listado de Admitidos X

Reclamaciones X X

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Respuesta a Reclamaciones X X

Prueba Psicotécnica X X

Registro de Resultados de aplicación de Pruebas Psicotécnica

X

X

Prueba de Conocimiento Técnico teórico y Practico

X

X

Lista de Resultados X X

Reclamaciones X X

Respuesta a Reclamaciones X X

Citaciones a Entrevista X X

Formato de Resultados de Entrevista X X

Formato de Calificación de Hoja de Vida X X

Lista de Resultado de la Calificación X X

Informe de Resultados X X

Acta Final del Concurso X X

Lista de Elegibles X X

Modificación del Contrato X X

Contrato a termino Indefinido X X

Asensos

Solicitudes de Ascenso X

Planillas de Evaluación de T.O. X

Modificaciones al Contrato X X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X X 1 4

X


Informes X

Anexos o Soportes X

VIVIENDA

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001 ACTAS

15 Actas Comité vivienda

1 9 X


Citaciones a comité X

Actas a Comité Convencional X

Anexos al acta X

004 AFILIACIONES

02 Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del Ahorro X 3 0 X

Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios

Formulario de Afiliación X

Comunicación de Aceptación X

Remisión de Formulario al Fondo Nacional del Ahorro

X

Notificación a Gestión Humana X

Notificación de Retiro de la Entidad X

Solicitud de Retiro total o Parcial de Cesantías X

Remisión de Novedad a Dirección General X

052 DEVOLUCIONNES

01 Devolución de Ahorros X 1 4 X X

Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no genera ningún valor secundario

Solicitud Devolución de Ahorros o copia X

Acto Administrativo de Desvinculación con Soportes

X

Certificado de Disponibilidad Presupuestal X X

Certificación de Valor Ahorrado X X

Resolución y Notificación X

165 PRESTAMOS

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Archivo

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02 Prestamos de Vivienda X 1 0 X

Cumplido el tiempo de retención se elimina el soporte papel en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios y se conserva el soporte digital, el tiempo de retención se cuenta a partir del levantamiento del Gravamen hipotecario.

Solicitud y Aprobación

Solicitud de Préstamo (carta y formulario) X

Notificación de Aprobación X

Acta de Aprobación del Crédito X

Estudio de Títulos

Solicitud de avalúo comercial X

Avalúo Comercial X

Solicitud de Capacidad de Pago X

Certificación de Capacidad de Pago X

Certificado de Tradición y Libertad X

Estudio Jurídico de Títulos X

Sistema de amortización del Crédito X

Autorización de Descuento X

Solicitud de Inclusión en Seguros de Incendio y Vida

X

Escritura Pública de Hipoteca al SENA X

Certificación de Tradición y libertad de Hipoteca al SENA

X

Autorización de Desembolso X

Solicitud de Corrección de Escrituras X

Remisión a Contabilidad para Desembolso X

Abonos, Pre liquidaciones

Solicitudes X

Liquidaciones X

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Documentos Soportes X

Refinanciación

Solicitud X

Estudio Socioeconómico y Soportes X

Antecedentes Crédito X

Certificado de Capacidad de Pago X

Comunicación Aprobación y Refinanciación X

Acta de Aceptación X

Modificación de la Escritura X

Acta de Aceptación X

Escritura Modificada X

Cancelación Hipoteca

Solicitud X

Paz y salvo X

Minuta X


Cambio de Garantía Hipotecaria

Solicitudes X

Respuesta a la Solicitud X

Avaluó Comercial X

Estudio de Títulos X

Escritura Publica X


Documentos Soportes X

Cobros

Actas de Acuerdo de Pagos X

Cobro Persuasivo X

Soportes de Cobro X

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Remisión a Cobro Coactivo X X

03 Préstamos sobre Ahorros Fondo Nacional de Vivienda

X 1 0

X

Cumplido el tiempo de retención se elimina en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios, el tiempo de retención se cuenta a partir de la cancelación del crédito y la devolución del pagare.

Solicitudes de Préstamos Sobre Ahorros X

Solicitud Capacidad de Pago X

Capacidad de pago X

Certificación de Disponibilidad Presupuestal X

Autorización de Descuentos X

Pagaré X

Resolución de Préstamo X

189 REGISTROS

01 Registros de Cartera de Vivienda X

1 0

X

Cumplido el tiempo de retención se presenta ante el comité de desarrollo administrativo para su disposición final.

Listado de activos, pensionados y ex funcionarios

X

Cartera de ahorros y préstamos sobre ahorros X

192 REPORTES

02 Reporte de Viáticos Para Acumulados X 1 4 X Documento de trámite, eliminar una vez cumplido el tiempo de

Orden de viaje

-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

001 ACTAS

16 Actas Disposición Final de Documentos X X

1 9 X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas.

Actas de Eliminación Actas X X

Anexos X X

Actas Aclaratorias a la Radicación X

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Actas de Microfilmación X

Anexos a las Actas X

Actas Iniciales y Finales de Microfilmación X

Planillas de Revelado y Control de Calidad X

46 CONSECUTIVO X X 1 9 X

X

Se conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. Se digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta.

01 Consecutivo de Acuerdos

Acuerdos X X

02 Consecutivo de Resoluciones

Resoluciones X X

Actas de Posesión X

Actas de Notificación X

03 Consecutivo de Circulares

Circulares X X

04 Consecutivo de Correspondencia Recibida X 2 3 X

Cumplido el término de retención se eliminan las comunicaciones en soporte papel, que no formen parte de una serie documental específica.

Comunicaciones X

103 INDICES CONSECUTIVOS

X 1 9 X

Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios

04 Índices Consecutivos de Circulares .

Índices X

05 Índices Consecutivos comunicaciones

Producidas

X

Índices X

06 Índices Consecutivos comunicaciones Recibidas

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Índice Diario de Comunicaciones Recibidas X

07 Índices Consecutivos Contratos X

Índices X

09 Índices Consecutivos de Resoluciones

Índice Diario de Resoluciones X X

036 COMPROBANTES

01 Comprobantes de Entrega de Comunicaciones y Otros Envíos Postales

X X 1 1

X Se elimina porque no genera valores secundarios. Solamente soporta la gestión..

Controles de Entrega X

Planilla por Dependencias, Regionales y Medio Externo

X

X

Solicitudes de Envíos Especiales, Reclamaciones y Perdida

X

Reclamos X X

Respuestas X X

189 REGISTROS

02 Registros del Servicio de Información y consulta

X 1 0 X Documento de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar.

Solicitud de Información X X

Consulta de Documentos (F001-P005-GD) X X

Solicitud de Préstamo X X

Préstamo de documentos (F002-P005-GD) X X

212 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES X X 1 9 X X

Herramienta archivística de permanente actualización,

Formato de Inventario de Transferencias Primarias

X

X

Formato de Inventario Documentales por Dependencia

X

X

104 INFORMES

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08 Informes de Gestión X 1 4

X


Informes X

Anexos o Soportes X

- ÁREA DE PRESUPUESTO -

007 ASIENTOS DIARIOS DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

X

1 4

X

X

Se microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

Actas de Cancelación de Reservas presupuéstales de Oficio

X

Actas de Liquidación de Contratos o Prestación de Servicios

X

Actas de Suspensión de Contratos o Prestación de Servicios

X

Actas de Reanudación de Contratos o Órdenes de Prestación de Servicios

X

Actas De liquidación de Convenios X

Adiciones y Modificaciones a Contratos X

Actas de Suspensión de Convenios X

Actas de Reanudación de Convenios X

Contratos Adquisición de Bienes o Servicios X

Contratos de Prestación de Servicios Personales

X

Cuentas de Cobro X

Cuentas de Servicios Públicos X

Cuentas de Servicio Médico X

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Relación de Cuentas del Servicio Médico X

Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos X

Ampliaciones de Comisión X

Solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal

X

Certificados de Disponibilidad Presupuestal X

Resoluciones de Préstamo de Calamidad Domestica

X

Resoluciones De modificación Presupuestal X

Contratos x

Certificados de Registro Presupuestal X

Certificados de Existencia y Representación X

Copia del RUT X

Copia Cédula de Ciudadanía X

Certificaciones Bancarias de Contratistas X

Relación de Costos de Desplazamiento de Consejeros

X

Resolución de Reconocimiento y Pago de Prestaciones Sociales

X

Relación de pago por Conciliaciones y Sentencias Judiciales

X

Informe de Ejecución Presupuestal de Gestión por Dependencia de Funcionamiento de Inversión

X

Resolución de Modificaciones Presupuestales X 104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X X


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Informes X

Anexos o Soportes X

- ÁREA DE CONTABILIDAD -

001 ACTAS

14 Actas Comité Sostenibilidad Contable X X 1 9 X X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas.

Convocatorias X Acta X

Anexos al Actas X

036 COMPROBANTES

02 Comprobantes Diarios de Contabilidad X 1 4 X


Comprobante de Contable X X Asiento de ajustes y Análisis Financieros X

Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago X X

Legalización de Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos

X X

Actas de Responsabilidad Fiscal X X

Solicitudes de Ajustes y Reclasificaciones Contables

X

Distribución IVA a Regionales X X

Resolución de Pensiones del Seguro Social X X

Avalúos de Bienes Muebles X X

Actas de Avance de Obras X X

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Informe de Interventoría X X

038 CONCILIACIONES

01 Conciliaciones Bancarias X 5 0 X Se elimina cumplido el tiempo de retención.

Extractos Bancarios X

Solicitudes de Aclaración a Movimientos Pendientes

X

Aclaraciones a Movimientos Pendientes X

Conciliaciones Bancarias X

051 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

02

Declaración de Impuestos municipales y/o Distritales

X 5 0 X Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no genera ningún valor secundario

Declaración de Impuestos X X

Aclaraciones a Requerimientos de la DIAN X X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X


Informes X

Anexos a Informes - ÁREA DE CONTRATACIÓN -

040 CONTRATOS X X X 0 20 X X

Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta

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01

Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios (Compraventa, Suministro, Mantenimiento, Obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública, selección Abreviada, Concurso de Meritos, Contratación Directa, Mínima Cuantía y Bolsa Mercantil)

Etapa Preparatoria

Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG)

X

Solicitud Necesidad de la Contratación X X

Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programas Mantenimiento, adecuaciones y construcciones

X

X

Autorización Previa X X

Anexo 6. Estudio y documentos Previos de Conveniencia Oportunidad

X X

Modificación Estudio y documentos previos X X

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Aviso de Convocatoria X X

Modificaciones Estudios y Documentos Previos

X

X

Invitación Pública X

Acto Administrativo que justifica la contratación Directa

X

Proyecto de Pliego de Condiciones X X

Observaciones Proyecto e Pliego de Condiciones

X

X

Respuesta a las Observaciones Proyecto Pliego de Condiciones

X

X

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Manifestaciones para Limitación de Convocatoria a My Pimes

X

Constancia Pública de las Observaciones y de las respuestas a las observaciones

X X

X

Etapa Precontractual


Acto de Apertura al Proceso de Selección X

Acto de Suspensión del Proceso X X

Pliego de Condiciones Definitivo X X

Constancia Publicaciones SECOP Pliego de condiciones Definitivo

X X

Adendas X

Acta de Audiencia para Precisar Contenido y Alcance de Pliego de Condiciones

X X

Acta de Audiencia para Revisión y Asignación de Riesgos

X

X

Manifestación de Interés en Participar X

X

Resolución Mediante la cual Conforma la Lista corta

X X

Acta de Audiencia para Notificar la Conformación de Lista Corta

X

Invitación a Precalificados para Presentar Oferta

X

Conformación lista Posibles Oferentes y Acta Audiencia de Sorteo

X

Constancia Publicación secop de la Lista Oferentes

X

X

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DIRECCIÓN REGIONAL




Acta o Informe de Cierre de Proceso y Constancia de Recepción de Propuestas

X

X

Ofertas Presentadas X X

Constancia Designada del Comité Evaluador de Propuestas de la Comunicación a sus Integrantes

X X

Acta de Apertura de Urna X X

Expedición de Aceptación de Ofertas X X

Publicación de la Invitación en Pagina Web Sena

X X

Informe de Evaluación de las Propuestas: Jurídica; Técnica, Económica, Financiera

X

X

Cuadro Comparativo de Ofertas X X

Informe del Comité Evaluador sobre la Evaluación de las Propuestas

X

X

Publicación SECOP Informe Evaluación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso.

X

Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendizaje

X

X

Observaciones a Informe Comité Evaluador X X

Acta de Audiencia de Adjudicación X

Resolución de Adjudicación X X

Notificación de Resolución de Adjudicación X X

Etapa Contractual


X

Contrato Radicado o carta de Aceptación X

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DIRECCIÓN REGIONAL




Certificado de Registro Presupuestal X

Recibo de Pago Publicación del Contrato X

Recibo de Pago de Impuesto de Timbre X

Póliza de Garantías Exigidas X

Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas, Otro si al Contrato

X

Pólizas de Garantía con Ocasión de Adiciones o Prorrogas al Contrato

X

Acta de Inicio del Contrato Cuando se Requiere

X

Actas de Suspensión y Reanudación del Contrato

X

Certificación del Supervisor y/o Interventor sobre Recibo a Satisfacción para Pago

X X

Informes Periódicos del Supervisor y/o Interventor de Contrato

X X

Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista X X

Comprobantes de Entrada a Almacén; Órdenes de Pago y Comprobantes de Egreso

X

Actas de Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes

X

Comprobante de Egreso de Anticipo X

Carta Contratista sobre Información Bancaria para Transferencias Electrónicas

X X

Resolución de Incumplimiento y Multas X

Constancia de Notificación de la Resolución X X

Recursos contra la Resolución X

Resolución por la cual se Decide Recursos Interpuestos

X

Comprobantes de Pago y soportes X

- Etapa Pos Contractual -

Dirección General


Dependencia

CÓDIGO

SERIES DOCUMENTALES

Tradición

Documental

Retención

(años)

Disposición

Final



Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

Central CT


S

E


D

CONVENCIONES




DIRECCIÓN REGIONAL





X

Acta de Liquidación junto con los Soportes Requeridos

X

02 Contratos de Prestación de Servicios Personales

- Etapa Preparatoria -


Solicitud de Contratación X

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal X

Certificado de Disponibilidad Presupuestal X

- Etapa Precontractual -



Certificación de verificación de Inexistencia de Personal de Planta

X

Certificación de Inexistencia de Personal de Planta

X

Autorización para Contrataros con Objetos Iguales

X

Autorización Contratación de Servicios Personales para Centros de Formación

X

Cotización y/o Oferta de Servicios X


Fotocopia de Diplomas y Certificaciones de Estudio

X

Certificaciones de Experiencia Laboral X

Formato Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas

X

Dirección General


Dependencia

CÓDIGO

SERIES DOCUMENTALES

Tradición

Documental

Retención

(años)

Disposición

Final



Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

Central CT


S

E


D

CONVENCIONES




DIRECCIÓN REGIONAL




Fotocopia de cédula de Ciudadanía X

Fotocopia Libreta Militar X

Certificado de Antecedentes Fiscales X

Certificado Antecedentes Disciplinarios X

Certificado de Antecedentes Judiciales X

Certificado de Idoneidad X

Fotocopia RUT X

Fotocopia RIT X Documentos de Afiliación a Salud, Pensiones

y ARL. X

Certificación Bancaria X

-Etapa Contractual -


Contrato Firmado y Radicado X

Registro Presupuestal X

Póliza Aprobada X

Constancia de publicación en el SECOP X

Designación de Supervisor y/o Interventor

Pagos y Soportes de Pago X

Actas de Suspensión del Contrato X

Actas de Reanudación del Contrato X

Adición y Prórroga

Solicitudes de Adición y Prórroga X

Solicitud de de Disponibilidad Presupuestal X

Adiciones y/o Prorrogas X


Ampliación de Póliza Aprobada X

Modificaciones

Dirección General


Dependencia

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SERIES DOCUMENTALES

Tradición

Documental

Retención

(años)

Disposición

Final



Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

Central CT


S

E


D

CONVENCIONES




DIRECCIÓN REGIONAL




Solicitud de Modificación X

Modificación X

Cesiones

Solicitudes de Cesión X

Cesión X

Documentación Soporte de la Cesión X

-Etapa Pos -Contractual -


X

Acta de Liquidación y/o Terminación X

Informe Final X

Relación de Pagos al Contratista X

Certificación de Cumplimiento a Satisfacción del Objeto del Contrato

X

04 Contratación de Instructores

- Etapa Preparatoria -


X

Plan de Contratación de Instructores X

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal X X

Certificado de Disponibilidad Presupuestal X

- Etapa Precontractual - X


Certificación Verificación de Inexistencia de Personal de Planta

X

Certificación de Inexistencia de personal en planta

X


Solicitud de Autorización de Contratación X X

Dirección General


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(años)

Disposición

Final



Electrónico

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Archivo

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E


D

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DIRECCIÓN REGIONAL




Autorización de Contratación de Servicios Personales para Centros de Formación

X X

Registro de Perfiles a Contratar en el Sistema de Información de la Oficina Regional de la Agencia Pública de Empleo

X

Certificación de Inscripción en el Banco de Instructores

X X

Inscripción en el Registro Nacional de Empleo X

Cotización y/o Oferta de Servicios X


Certificado de Capacidad Idoneidad X

Diplomas y Certificaciones de Estudio X

Certificación de Manejo de Plataforma Blackboard

X

Certificaciones de Experiencia Laboral X

Formato Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas

X

Fotocopia de cédula de Ciudadanía X

Fotocopia Libreta Militar X

Certificado de Antecedentes Fiscales X

Certificado de Antecedentes Disciplinarios X

Certificado de Antecedentes Judiciales X

Registro de Información Tributaria RUT X

Registro de Información Tributaria RIT X

Certificación de Cuenta Bancaria X

Documentos de Afiliación a Salud, Pensiones y A.R.L.

X

Concepto de Exámenes Ocupacionales X

-Etapa Contractual -

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Final



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Archivo

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DIRECCIÓN REGIONAL





X

Contrato Firmado y Radicado X

Certificado de Registro Presupuestal X

Póliza Aprobada X

Constancia de Publicación en el SECOP X

Designación de Supervisor y/o Interventor X

Pagos y Soportes de Pago X

Actas de Suspensión del Contrato X

Actas de Reanudación del Contrato X

Adición y/o Prórroga

Solicitudes de Adición y/o Prórroga X

Solicitud de de Disponibilidad Presupuestal X

Adiciones y/o Prorrogas X


Ampliación de Póliza Aprobada X

Modificaciones

Solicitud de Modificación X

Modificación X

Cesiones

Solicitudes de Cesión X

Cesión X

Documentación Soporte de la Cesión X

-Etapa Pos -Contractual -


X

Acta de Liquidación y/o Terminación X

Informe Final del Interventor X

Relación de Pagos al Contratista X

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(años)

Disposición

Final



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Archivo Gestión

Archivo

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CONVENCIONES




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Certificación de Cumplimiento a Satisfacción el Objeto del Contrato

X

Entrega de Bienes e Informes de Ejecución Contractual

X

104 INFORMES X 1 4 X X



Informe X X - ÁREA DE TESORERÍA -

038 CONCILIACIONES

01 Conciliaciones Bancarias X 5 0 X Se elimina cumplido el tiempo de retención.

Extractos Bancarios X

Conciliaciones Bancarias X

104 INFORMES X X 1 4 X X


02 Informe Diario de Tesorería

Certificaciones de Recibo a Satisfacción X

Certificados de Disponibilidad Presupuestal X

Certificados de Registro Presupuestal X

Recibos de consignación X

Planillas de Pago al Sistema de Seguridad Social

X

Dirección General


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Retención

(años)

Disposición

Final



Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

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S

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D

CONVENCIONES




DIRECCIÓN REGIONAL




Contratos de Bienes o prestación de Servicios X

Contratos X

Facturas de Proveedores X

Órdenes de Pago X

Ordenes de Viaje X

Paz y Salvos de la DIAN X

Planilla de Pago a Contratistas X

Solicitud de Reintegro por Excedentes X

Relación de Pago de Nomina por Bancos X

104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X X


Informes X

Anexos o Soportes X

- ÁREA DE ALMACÉN E INVENTARIOS -

021 BAJA DE BIENES

01 Baja de Bienes Muebles X

1 4 X X

Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa del 10%, de aquellas bajas que incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta.

Acta Comité de Baja X

Conceptos Técnicos X

Resolución de Baja X

Contrato de Donación o por Cesión o Venta X

Acta de Entrega X

104 INFORMES

Dirección General


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Tradición

Documental

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(años)

Disposición

Final



Electrónico

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Archivo

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D

CONVENCIONES




DIRECCIÓN REGIONAL




04 Informes de Almacén X

1 4

X X

Se entrega a contabilidad. Se microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

Informe Diario de Almacén x

Notas de Entrada a Almacén. X

Nota de Salida de Almacén X

Traspaso Entre Cuentadante X

Traspaso Despachado X

Traspaso Recibido X

Reintegros a Almacén X

Baja de Almacén X

Acta de Alta X

Anulaciones X

08 Informes de Gestión X 1 4 X


Informes X

Anexos a Informes X

021 BAJA DE BIENES

01 Baja de Bienes Muebles X

1 4 X X

Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa del 10%, de aquellas bajas que incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta.

Acta Comité de Baja X

Anexos al Informe X

SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL

Dirección General


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(años)

Disposición

Final



Electrónico

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Archivo

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001 ACTAS

17 Actas Junta Administradora del Servicio Médico Asistencial (SMA)

X X X 1 9 X X X La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

Citaciones X

Agenda de la Reunión X

Actas X

Anexos del Acta X

004 AFILIACIONES

01 Afiliaciones Beneficiarios Servicio Médico Asistencial (SMA) X 3 0 x X

Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios

Solicitud de afiliación X

Registro civiles de nacimiento X

Registro civil de matrimonio X

Declaraciones extrajuicio X

Certificados de estudio X X

Actualización de afiliación al S. M. A. (F002-I001-GTH)

X

Fotocopia de documento de identidad X

Autorización atención en otra Regional X

Autorización de pago de Excedentes del S. M. A. (F003-I001-GTH)

X

091 HISTORIAS CLINICAS X X x 1 9 X X X

Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario.

01 Historias Clínicas Médicas

Formato de apertura de Historia (F004-I001-GTH)

X

Hoja de Evolución (F006-I001-GTH) X

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Tradición

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(años)

Disposición

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Archivo

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DIRECCIÓN REGIONAL




Resúmenes de especialistas X

Epicrisis (cierre expediente) X

Fórmulas médicas (F005-I001-GTH) X

Referencias y Contra Referencias (F005-I001-GTH)

X

Ordenes de atención con especialistas X

Ordenes de laboratorio X

Exámenes para clínicos X

Resumen de atención médica X

Certificados de salud X

Autorización de prestación de servicios X

02 Historias Clínicas Odontológicas X x 1 9 x x

Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

Formato de apertura de Historia (F004-I001-GTH)

X

Hoja de Evolución (F006-I001-GTH) X

Resúmenes de especialistas X

Epicrisis (cierre expediente) X

Fórmulas Medicamentos (F005-I001-GTH) X

Ordenes de Atención con especialistas X

Ordenes de laboratorio X

Resumen de Atención Odontológica X

Certificados de salud X

Referencia y Contrarreferencia (F005-I001-GTH)

X

189 REGISTROS X

05 Registros de Atención del Servicio Médico Asistencial

1 4

Documento der Control. Se elimina cumplido el tiempo de retención, porque terminado su valor Administrativo, carece de los demás valores,

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Disposición

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Archivo

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DIRECCIÓN REGIONAL




Relación de Servicios Prestados (F009-I001-GTH)

X

Certificación de Servicios Prestados (F010-001-GTH)

X

Relación de Excedentes de Pago S.M.A. X

Remisión de Excedentes a Contabilidad X

Cobro de Excedentes S.M.A. X

Libranza (F011-I001-GTH) X

104 INFORMES

07 Informe de Ejecución Presupuestal X X 1 4 X

Conservar en soporte electrónico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación.

Informe de Excedentes del Servicio Médico X X

Informe de Excedentes de Funcionarios X X

Reintegros Pendientes de Cancelar X X

08 Informes de Gestión X 1 4

X


Informes de seguimiento X

Anexos al Informe X

SEGURIDAD Y SALUD PARA EL TRABAJO

001 ACTAS

02 Actas Brigada Emergencia X 1 9 X


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Citaciones a Reunión X

Actas de Reuniones X

11 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO)

X X 1 9 X La serie documental se conserva en su totalidad

porque soporta decisiones administrativas

Citaciones a Reunión X

Actas de Reunión del Comité X

25 Actas de Comité de Convivencia Laboral X X


Citación a Reuniones X Actas de Reuniones X X

061 ELECCIÓN DE REPRESENTANTES

02 Elección Representantes Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO)

X 2 1

X

Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios.

Convocatorias a Elección X

Designación de Jurados X

Acta de Cierre de Mesa X X

Acta de Instalación de Mesa X X

Acta de Comisión Escrutadora X X

Registro General de Votantes X X

Notificación de Elecciones X

Resolución de Conformación Oficial del Comité Paritario de Salud Ocupacional ( COPASO)

X

03

Elección Representantes Comité de Convivencia Laboral

X 2 1

X

Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios.

Convocatorias a Elección X

Designación de Jurados X Acta de Cierre de Mesa X X

Dirección General


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Disposición

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Acta de Instalación de Mesa X X

Acta de Comisión Escrutadora X X

Registro General de Votantes X X

Notificación de Elecciones X Resolución de Conformación Oficial del

Comité de Convivencia Laboral

X

063 ESTADISTICA OCUPACIONAL X 5 0 X

Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores

secundarios.

Reportes de Ausentismo X X

Reportes a Accidentalidad X X

Tarjeta Reporte Observación Entorno (F001-P007-GTH )

X

Matriz Reporte Tarjetas Observación Entorno (F002-P007-GTH )

X

Análisis Trabajo Seguro Responsabilidad Ambiental (F001-P009-GTH)

X

Matriz Peligros, Valoración Riesgos , Actividades Rutinaria (F001-P008-GTH)

X

Matriz Registro Evaluación y Cumplimiento

Requisitos Legales (F001-P010-GTH)

X

091 HISTORIAS CLINICAS

03 Historias Médicas Ocupacionales X X 1 9 X

Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

Historia Clínica Ocupacional X X

Resultados de Exámenes X

Campañas de Promoción y Prevención X

Valoraciones Psicológica para Brigadistas X

Valoración Psicológica en caso de Intervención en Crisis

X

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Disposición

Final



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Archivo

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Remisión de Red de Apoyo (EPS, IPS) Universitarias o Atención Asistencial en Clínicas de Salud Mental

X

X

170 PROGRAMAS

08 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo X 1 9 X X

Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos programas, que por sus características hayan marcado un hito histórico en la entidad.

Planes de Inspección X

Orden de Limpieza X

Trabajo Seguro en Altura X

Prevención de Sustancias Psicoactivas X

104 INFORMES

X 1 4 X



Informe por Subprograma X

tabla de retenciÓn documental de... · constancias de entrega de dotación x resoluciones ssemi x...

Documents