LM-57,105,135,144,154 NATO UNCLASSIFIED FILE 2018

ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET

DATE VALIDATED : 15 October 2018 VALIDATED BY : J. Soldat

ORGANISATION : AIR AND LAND COMBAT SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre

POSITIONS Nos : LM-57,105,135,144,154

TITLE : Senior Clerk

GRADE : B-3 JOB CODE : A31 DUTY LOCATION : Capellen, LUX

SUMMARY

The incumbent is responsible to the Chief of Section for the support and monitoring of Supply and Depot Level Maintenance (DLM) programmes and other services for various weapon systems and related components. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks:

RESPONSIBILITIES

General Responsibilities

Executing contract administration, covering establishment of Input/Output (I/O) schedules, productioncontrol and monitoring Quality Control (QC); processing technical reports, preparing Purchase Orders(POs) against the appropriate Outline Agreements (OAs) and stand-alone POs, and handling other relatedtechnical contractual matters.

Processing requisitions and Service Notifications (SNs) and taking necessary supply and maintenanceactions in order to meet the requirements in a timely and cost effective manner.

Initiating and monitoring shipment and receipt of repairable items, including controlling Turn-Around-Time (TAT) and/or pipeline times.

Processing Requests for Disposition (RFD) and warranty actions in accordance with (IAW) prescriptivedocuments and contractual requirements.

Acting as the focal point for contractors and customers.

Attending reconciliation/production control meetings, preparing related records and documents, andaddressing production and costs control, to include assisting in the management of fiscal yearreview/reconciliation of funding orders.

Participating in the Item Selection Working Group (ISWG), Material Management Working Group(MMWG) and any other meeting as required.

Assisting in monitoring and updating data on the processing of repairable items through contractors,verifying the continuous availability of material and the accuracy of records.

Monitoring, recording, analyzing and inputting consumption data of contractor's use of repair parts,reporting deviations from required standards.

Controlling NATO-Furnished Property (NFP) at contractors' sites, verifying contractors' invoices againstcontractual requirements and preparing customer billing.

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Assisting in the development and provision of forecasts and cost projections for future requirements.

Liaising with the Transportation and Warehousing Division (LS) and the Southern Operational Centre (SOC) concerning any problem related to material movements and storage.

Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software.

Reviewing invoices for certification by the appropriate authority and assisting in customer billing.

Liaising, as required, on matters related to item identification, codification, reliability, maintainability, stockage, material movement and transportation requests.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.

Specific Responsibilities

Extracting, maintaining and monitoring data in the Agency and other customer specific Electronic Data Processing (EDP) systems to ensure data accuracy and matching contract work performed.

Receiving, processing and maintaining customer Direct Exchange (DX) and Call for Repair (CFR) requisitions from their receipt to their complete satisfaction and taking necessary actions as required ensuring customer priorities are met.

Monitoring DX stocks status and advising on actions required to ensure customer requirements are met at all times.

Receiving and processing contractor requisitions for repair parts through US Foreign Military Sales (FMS), including follow-up, status, cancellation requests.

Assisting in updating and distributing the Weapon System Stock List (WSSL).

Reviewing critical items situation.

Assisting in calculating excess quantities to be offered to potential customers.

QUALIFICATIONS

General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in logistics techniques and operations (supply and maintenance) normally acquired as a Clerk after two to three years in the Agency or in a similar organisation.

Ability and willingness to work in a multi-functional team.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.

Specific Qualifications

Knowledge of weapon systems and related components supported by the Programme Office.

Knowledge of US FMS procedures.

Experience in use of Logistics Integrated Database (LIDB) and Defense Supply Expert (DSEX) using NSPA Automated Bridging (NAB).

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.

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LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A

PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION

N/A

LM-57,105,135,144,154 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2018 1515_13#1xx.docx

ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET

DATE DE VALIDATION : 15 octobre 2018 VALIDÉ PAR : J. Soldat

ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES DE COMBAT AÉRIEN ET TERRESTRE", Centre de gestion de matériels

POSTES Nos : LM-57,105,135,144,154

TITRE : Employé(e) principal(e)

GRADE : B-3 CODE POSTE : A31 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX

RÉSUMÉ

Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire assure le soutien et le suivi de programmes d'approvisionnement et de maintenance à l'échelon "dépôt" (DLM) ainsi que d'autres services au titre de divers systèmes d'armes et de composants connexes. Il (elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes :

RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

administrer les contrats, ce qui comprend l'établissement de calendriers d'entrée/sortie (I/O), le contrôle dela production et le suivi du contrôle de qualité ; traiter les rapports techniques, établir des commandes (PO)sur la base des marchés à bons de commande correspondants, ainsi que des commandes ponctuelles, ettraiter d'autres questions contractuelles connexes à caractère technique ;

traiter les demandes et les avis de service, et prendre les dispositions nécessaires en matièred'approvisionnement et de maintenance pour répondre aux besoins de manière rapide et économiquementavantageuse ;

assurer le lancement et le suivi des opérations d'expédition et de réception des articles réparables, etcontrôler notamment les délais de retour et/ou les temps de réparation ;

traiter les demandes d'élimination (Request for Disposition – RFD) et les recours en garantie conformémentaux documents réglementaires et aux exigences contractuelles ;

servir d'interlocuteur privilégié pour les titulaires de marché et les clients ;

assister à des réunions de mise en concordance ou de contrôle de la production, établir les comptes renduset les documents correspondants, traiter les questions liées au contrôle de la production et à la maîtrise descoûts, et notamment aider à la gestion des bilans/vérifications de la concordance des autorisations definancement de l'année financière ;

participer aux réunions des groupes de travail de sélection d'articles (ISWG), aux réunions du Groupe detravail sur la gestion des matériels (MMWG) et à toute autre réunion, en tant que de besoin ;

aider à assurer le suivi et la mise à jour des données concernant le traitement des articles réparables par lestitulaires de marché ; vérifier que les matériels sont disponibles sans interruption et que les enregistrementssont exacts ;

assurer le suivi, l'enregistrement, l'analyse et la saisie de données de consommation concernant l'utilisationde rechanges par les titulaires de marché, et rendre compte des écarts constatés par rapport aux normesrequises ;

contrôler les matériels fournis par l'OTAN (NFP) et détenus chez les titulaires de marché, vérifier les facturesdes prestataires par rapport aux exigences contractuelles et établir les factures destinées aux clients ;

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aider à l'établissement et à la fourniture de prévisions et de projections de coûts concernant les besoins futurs ;

assurer la liaison avec la Division des transports et des entrepôts (LS) et le Centre d'exploitation sud (SOC) concernant tout problème éventuel lié aux mouvements et au stockage des matériels ;

établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels modernes de bureautique ;

vérifier que les factures ont été certifiées par l'autorité compétente, et aider à la facturation des clients ;

assurer la liaison, en tant que de besoin, sur les questions liées à l'identification, la codification, la fiabilité, la maintenabilité et le stockage des articles ainsi qu'aux mouvements de matériels et aux demandes de transport ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.

Responsabilités particulières

effectuer l'extraction, la tenue à jour et le suivi des données contenues dans les systèmes informatiques de l'Agence et dans d'autres systèmes propres aux clients afin de s'assurer que les données sont exactes et correspondent aux travaux contractuels effectués ;

effectuer la réception, le traitement et le suivi des demandes d'échange standard (DX) et de réparation (CFR) émanant des clients, depuis leur arrivée jusqu'à leur clôture complète, et prendre les dispositions nécessaires, selon les besoins, pour assurer le respect des priorités définies par les clients ;

assurer le suivi de la situation des stocks d'articles d'échange standard (DX) et donner un avis sur les dispositions à prendre pour que les besoins des clients soient satisfaits à tout moment ;

réceptionner et traiter les demandes des titulaires de marché concernant les pièces nécessaires aux réparations à fournir via le système des ventes militaires américaines à l'étranger (FMS), ce qui comprend les relances, les points de situation et les demandes d'annulation ;

contribuer à la tenue à jour et à la distribution du catalogue de stock de système d'arme (WSSL) ;

étudier la situation des articles critiques ;

aider au calcul des stocks excédentaires à proposer à des clients éventuels.

QUALIFICATIONS

Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience des techniques et des opérations logistiques (approvisionnement et maintenance) normalement acquise après deux à trois années de service en qualité d'employé(e) au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Capacité et volonté de travailler au sein d'une équipe multifonctionnelle.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.

Qualifications particulières

Connaissance des systèmes d'arme et des composants y afférents soutenus par le bureau de programme.

Connaissance des procédures liées aux ventes militaires américaines à l'étranger (FMS).

Expérience de l'utilisation de la LIDB (base de données logistique intégrée – Logistics Integrated DataBase) et du système DSEX (système expert d'approvisionnement de la Défense – Defense Supply Expert) au moyen du système NAB (système de raccordement automatisé de la NSPA – NSPA Automated Bridging).

La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout.

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CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.

QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.