sugarcrm module rapports - synolia: agence ... aux rapports 02/10/2012...

SUGARCRM

MODULE RAPPORTS

Référence document : SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v1.0.docx Version document : 1.0

Date version : 2 octobre 2012 Etat du document : En cours de rédaction

Emetteur/Rédacteur : Mathieu RIVIERE Relecteur : Vincent ROLLIN

Formation aux rapports

02/10/2012 SYNOLIA_Support_SugarCRM_Module_Rapports_v6.5.docx page 2 / 43 Toute reproduction, même partielle, tout transfert à un tiers, sous quelque forme que ce soit, sont strictement interdits sans autorisation préalable écrite de

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ENTREPRISE DESTINATAIRES COPIE SUPPORT

SYNOLIA Equipe CRM 1 Electronique

SUIVI D’EVOLUTION

VERSION DATE OBJET DE L’EVOLUTION

1.0 10/09/2012 Création du document




SOMMAIRE

1 RAPPORTS................................................................................................................................................ 4

1.1 ACCUEIL.................................................................................................................................................... 4 1.2 CREATION ET TYPES DE RAPPORTS .................................................................................................................. 6

1.2.1 Rapport standard .............................................................................................................................. 8 1.2.2 Rapport consolidé .............................................................................................................................. 9 1.2.3 Rapport consolidé détaillé ............................................................................................................... 10 1.2.4 Rapport matrice .............................................................................................................................. 11

1.3 CREATION DE RAPPORTS STANDARDS ............................................................................................................ 12 1.3.1 Choix du module .............................................................................................................................. 12 1.3.2 Filtres ............................................................................................................................................... 13 1.3.3 Affichage ......................................................................................................................................... 16 1.3.4 Execution ......................................................................................................................................... 19

1.4 CREATION DE RAPPORTS CONSOLIDES ........................................................................................................... 20 1.4.1 Champs de regroupement ............................................................................................................... 21 1.4.2 Options supplémentaires ................................................................................................................. 22 1.4.3 Exécution du rapport ....................................................................................................................... 23 1.4.4 Aller plus loin avec le rapport consolidé .......................................................................................... 26

1.5 CREATION DE RAPPORT CONSOLIDE DETAILLE .................................................................................................. 28 1.5.1 Filtres ............................................................................................................................................... 28 1.5.2 Champs de regroupements ............................................................................................................. 29 1.5.3 Options supplémentaires ................................................................................................................. 29 1.5.4 Exécution du rapport ....................................................................................................................... 31 1.5.5 Aller plus loin avec le rapport consolidé détaillé ............................................................................. 33

1.6 CREATION DE RAPPORTS MATRICE ................................................................................................................ 35 1.6.1 Filtres ............................................................................................................................................... 35 1.6.2 Champs de regroupement ............................................................................................................... 36 1.6.3 Options supplémentaires ................................................................................................................. 37 1.6.4 Exécution du rapport ....................................................................................................................... 38 1.6.5 Résultats .......................................................................................................................................... 39 1.6.6 Aller plus loin avec les rapports matrice .......................................................................................... 41

1.7 CONCLUSION ........................................................................................................................................... 43




1 Rapports

1.1 Accueil

La recherche avancée des rapports permet de trouver les rapports existants avec 6 critères de filtres :

Le Titre du rapport Un filtre sur Mes éléments et Mes rapports favoris Le Module lié au rapport (liste à choix multiples) Le Type de rapport (liste à choix multiples) L’utilisateur assigné au rapport Un filtre sur les données des équipes

Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit des rapports liés aux modules Comptes OU Contacts ET Type de rapport Consolidé sur les données de l’Est




Le résultat de la recherche affiche les rapports triés par défaut par le nom du rapport. Pour ajouter un rapport à la liste de ses rapports favoris, il suffit de sélectionner le ou les rapports puis de cliquer sur la petite étoile (1). Ces rapports sont alors affichés en utilisant le filtre « Mes rapports favoris ».




1.2 Création et types de rapports Les rapports sont dynamiques, ce qui signifie que chaque fois que vous exécutez un rapport les données résultantes sont recalculées en fonction de vos conditions. Pour conserver un résultat à un instant t il faut donc l’imprimer ou l’exporter. La création d’un rapport se décompose en 5 étapes principales

•Définir le type de rapport TYPE

•Il est nécessaire de choisir le module principal, puis les liaisons avec les modules secondaires. Ces liaisons peuvent être facultatives si pour un enregistrement du module principal il n’existe pas obligatoirement d’enregistrement correspondant dans le module secondaire.

•Chacune de ces liaisons peuvent être répétées autant de fois que nécessaire.

MODULE

•En cliquant sur le deuxième onglet il est possible de sélectionner les filtres souhaités ainsi que leurs éventuelles dépendances les uns avec les autres.

FILTRES

•Dans le cas de rapports consolidés il est nécessaire de sélectionner la ou les clés de regroupement.

•Le fait d’en prendre plusieurs donne accès à du « drill-down » (zoom dans les données) sur certains graphiques

REGROUPEMENTS

•Il convient alors de sélectionner les colonnes (champs) à afficher selon les modules sélectionnés en 1. Dans le cas de rapports consolidés, le premier groupe de colonne permet de sélectionner les informations consolidées (principalement numériques), et le second groupe permet de sélectionner les colonnes de détails qui apparaitront sous chacune des informations faisant partie des critères de regroupement.

•Si les données sont regroupées un détail est alors disponible sur chaque ligne de regroupement par un simple clic de souris.

INFORMATIONS A AFFICHER




Les filtres peuvent être différents en fonction de la donnée qui est manipulée. Ceci permet une intelligence largement accrue dans la réalisation des rapports. Le type de données est également utilisé dans les conditions de regroupement, ce qui est très pertinent pour les listes déroulantes mais aussi et surtout pour les dates pour regrouper par mois, trimestre ou année. Tout ce qui est texte ce recherche ce recherche donc logiquement en saisissant un texte et en définissant comment la recherche doit utiliser ce que vous avez saisi Les listes déroulantes et cases à cocher se baseront elle sur une liste de valeurs et vous pourrez demander de retrouver une valeur particulière ou plusieurs valeurs particulières, voire même aucune valeur saisie, ou encore l’inverse de celles sélectionnées Pour les dates, l’intelligence permet de définir des bornes dynamiques qui permettront au rapport de glisser dans le temps sans le refaire




Un assistant vous aide à créer votre rapport. Celui-ci comporte 4 types de rapports :

1 – Rapport standard 2 – Rapport Consolidé 3 – Rapport Consolidé Détaillé 4 – Rapport Matrice

1.2.1 Rapport standard Le rapport standard permet de générer des listings de données, filtrées en choisissant les critères de tris et d’affichage.

Il est possible d’ajouter autant de champs que l’on souhaite dans l’affichage sur le module de base (comptes, affaires…) ou sur les objets liés. Seuls les liens (sur d’autres modules) sont cliquables pour ouvrir le formulaire correspondant. Le formulaire s’ouvre dans un nouvel onglet de votre explorateur.




1.2.2 Rapport consolidé Le rapport consolidé permet de générer un tableau ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées à calculer.

Les possibilités de résumés sont de type décompte pour les champs texte ou liens (nombre d’occurrences) mais pour les données de type numérique, il est possible de choisir les agrégations de type SOMME, MIN, MAX ou MOYENNE.




1.2.3 Rapport consolidé détaillé Le rapport consolidé détaillé permet de générer un tableau ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées mais aussi le détail à afficher. Les liens sont cliquables.

Les possibilités de résumés sont de type décompte pour les champs texte ou liens (nombre d’occurrences) mais pour les données de type numérique, il est possible de choisir les agrégations de type SOMME, MIN, MAX ou MOYENNE.




1.2.4 Rapport matrice Le rapport matrice permet de générer un tableau croisé ET un graphique de données, filtrées en choisissant les données regroupées (axes d’analyses).

Le premier critère de regroupement sera l’axe des « lignes » (Activité) et les suivants les colonnes (Type). Au delà de 2 champs de regroupements une option supplémentaire apparaît dans la phase Options pour choisir la répartition ligne/colonne (ex : 2X1 ou 1X2)

Décompte des comptes regroupés par Activité puis par Type. Il y a 3 banques de type Client et 1 concurrent dans l’activité Construction-BTP.




1.3 Création de rapports standards

1.3.1 Choix du module

Pour créer votre rapport standard, choisissez d’abord sur quel module celui-ci va s’appuyer (1) Par exemple, nous souhaitons avoir la liste des opportunités par Compte de type client ou prospect et les opportunités de type client pour la ville de Paris.




1.3.2 Filtres

Remarque : des bulles d’aides sont présentent afin de vous guider au mieux dans votre

création de rapport.




Parcourez l’arborescence pour sélectionner le module sur lequel vous souhaitez poser un ou

des filtres. Ici Comptes. Lorsque que vous sélectionnez un module, ces champs disponibles s’affichent. Cliquez sur les

champs pour implémenter les filtres. Ici Type Une fois le module et le champ sélectionnés, il apparaît avec les filtres possibles pour ce

champ. Exemple : Liste des opportunités par Compte de type client ou prospect et les opportunités de

type client pour la ville de Paris. Si le champ interactif est coché (1), l’utilisateur pourra modifier le paramètre au moment de

l’exécution (2)




Pour répondre à l’exemple demandé il est nécessaire d’ajouter plusieurs critères.

1 – Ajouter un nouveau groupe de filtres. Ce système de groupes permet de simuler le fonctionnement des parenthèses. 2 – Choisir l’opérateur qui lie les groupes, dans cet exemple il s’agit bien d’un OU puisque l’on cherche le résultat des 2 groupes de filtres (1.1 et 1.2). Cet opérateur est l’opérateur « maître » et sera appliqué sur tous les groupes de filtres de niveau1. 3 – Ajout des nouveaux critères de filtres dans le groupe 1.2




1.3.3 Affichage

L’étape suivante consiste à déterminer les colonnes à afficher dans le rapport. Toujours à l’aide des champs disponibles à gauche, double cliquez sur ceux que vous désirez

afficher, on prendra pour notre exemple le nom de l’affaire, sa date de création et de clôture, ainsi que le nom du compte, son type et la ville avec un tri sur le type (1). Il n’est pas possible d’avoir plusieurs critères de tri.

Notons qu’il est possible de changer l’ordre des colonnes par simple « drag&drop ». Possibilité de modifier les labels qui apparaîtront sur la rapport (2).




L’étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 – Nom du rapport 2 – Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l’exécution du rapport (disponible que pour les administrateurs). 3 - Modules liés facultatifs influence le résultat du rapport. Si la case est cochée, le rapport affichera les opportunités même si il n’y pas de contact et/ou pas de compte. Si la case n’est pas cochée, seuls les enregistrements avec des comptes et des contacts seront affichés. 4 – Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer




L’exécution du rapport permet de visualiser le résultat (1) mais également le nom (2), les modules impactés (3), les colonnes affichées (4), la possibilité de modifier le filtre interactif (5).




1.3.4 Execution

Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2) Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (3) Export : Exporter les données dans un fichier CSV Excel




1.4 Création de rapports consolidés

Pour créer votre rapport Consolidé, choisissez d’abord sur quel module celui-ci va s’appuyer. Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport consolidé qui va permettre de répartir les contacts par activités de compte. Le rapport sera donc basé sur le module Contact (1).

Afin de réaliser cet exemple il n’est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement

passer à l’étape suivante




1.4.1 Champs de regroupement

L’étape suivante permet de choisir les champs de regroupement. C’est-à-dire le ou les

champs sur lesquels va s’appuyer la répartition, dans notre exemple on réparti par « Activité ».

Choisir le module Compte au sein du module Contact (1). Ensuite, parmi les champs de Compte,

sélectionner « Activité » (2). Afin de faciliter la recherche il est possible de filtrer ceux-ci en tapant les

premières lettres dans le champ de recherche (3)

L’étape suivante vous permet de choisir les champs de résumé à afficher. C’est-à-dire le ou les

champs sur lesquels va s’appuyer le comptage de nos contacts, par défaut un seul champ est proposé

ici : Contact « Décompte » (1).




1.4.2 Options supplémentaires

L’étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c’est le type Camembert qui est choisi (1)

L’étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 – Nom du rapport 2 – Montrer la requête (administrateur uniquement) qui affichera la requête SQL générée (disponible que pour les administrateurs).




3 - Modules liés facultatifs influence le résultat du rapport. Si la case est cochée, le rapport affichera les contacts même si il n’y pas de compte. Si la case n’est pas cochée, seuls les enregistrements avec des comptes seront affichés. 4 – Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder

1.4.3 Exécution du rapport

Le rapport est affiché en 3 parties :

Une entête (1) qui reprend tous les paramètres du rapport (nom, modules, colonnes, Champ de regroupement, filtres, requête…)

Le rapport sous forme de « Camembert » comme choisi auparavant. Le graphique est dynamique et un simple survol avec la souris permet de mettre en évidence les différents segments (2)

Un listing des données (page suivante).




Le listing et un total général sont disponibles sous le graphique.




Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2)

Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (2). Attention, pas de graphique sous forme de PDF, seules les données seront affichées.




1.4.4 Aller plus loin avec le rapport consolidé

Objectif : Nombre et montant moyen des affaires liées aux comptes de type clients dont le montant est supérieur à 15000€ (modifiable) regroupées par équipe commerciale de l’affaire et l’activité du compte. Affichage camembert sur la moyenne Module : Affaires Filtres :

Regroupements :

Résumés :

Options :




Résultats




1.5 Création de rapport consolidé détaillé

Pour créer un rapport Consolidé détaillé, choisissez d’abord sur quel module celui-ci va s’appuyer.

Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport consolidé détaillé qui va permettre de répartir les comptes par activité en affichant les détails : Nom du compte, N° de téléphone et type de compte. Ce rapport est basé sur le module Compte (1)

1.5.1 Filtres

Afin de réaliser cet exemple il n’est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement passer à l’étape suivante




1.5.2 Champs de regroupements

L’étape suivante permet de choisir les champs de regroupement. C’est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s’appuyer la répartition, dans notre exemple on réparti par « Activité ». Choisir le module Compte (1). Ensuite, parmi les champs de Compte, sélectionner « Activité » (2).

1.5.3 Options supplémentaires L’étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c’est le type Entonnoir qui est choisi (1).




L’étape suivante reprend les détails de votre rapport :

1 – Nom du rapport

2 – Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l’exécution du rapport (disponible que

pour les administrateurs).

3 – Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder

4 – Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer

1.5.4 Exécution du rapport

L’affichage du rapport consolidé détaillé est identique dans sa partie haute au rapport

Consolidé. La spécificité de celui-ci réside dans le tableau de détails de la partie basse. L’ensembles des comptes sont affichés, regroupés par Activité avec les données Téléphone et Type. Chaque nom de compte est cliquable (1) pour accéder directement (dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur 2) à la fiche du compte souhaité.

Lancer le Rapport : exécution du rapport Éditer : Permet de modifier les paramètres du rapport




Dupliquer : permet de reprendre les paramètres du rapport pour en créer un nouveau. Attention à la compatibilité des données par rapport au type de format de rapport (1) Planification : permet de définir une date et une fréquence pour que le rapport soit automatiquement généré et envoyé par email. (2) Voir en PDF : Ouvrir le résultat dans un fichier PDF (2). Attention, pas de graphique sous forme de PDF, seules les données seront affichées.




1.5.5 Aller plus loin avec le rapport consolidé détaillé

Objectif : A partir du rapport « Aller plus loin avec le rapport consolidé » (dupliquer) afficher le nom, la date de création et la date de clôture de l’affaire, le nom du compte, le nom complet de l’utilisateur créateur de l’affaire ainsi que la date de création des appels liés à l’affaire (facultatif). Tri sur la date de création de l’affaire. Affichage :

Détails :




Résultats :




1.6 Création de rapports matrice

Pour créer un rapport Matrice, choisissez d’abord sur quel module celui-ci va s’appuyer. Par exemple, nous souhaitons avoir un rapport matrice nous permettant de répartir les comptes par activité et par type. Ce rapport est basé sur le module Compte (1).

1.6.1 Filtres




Afin de réaliser cet exemple il n’est pas nécessaire de mettre de filtre, on peut directement

passer à l’étape suivante

1.6.2 Champs de regroupement

L’étape suivante vous permet de choisir les champs de regroupement. C’est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s’appuyer la répartition, dans notre cas on réparti nos comptes par « Activité » et par « type ». Choisir le module Compte (1). Ensuite, parmi les champs de Compte, sélectionner « Activité » puis « Type » (2). ATTENTION : au moins 2 champs de regroupements sont nécessaires pour un rapport matrice.

L’étape suivante permet de choisir les champs de résumé à afficher. C’est-à-dire le ou les champs sur lesquels va s’appuyer le comptage de nos comptes, par défaut un seul champ est proposé ici : Comptes > Décompte (1).




1.6.3 Options supplémentaires

L’étape suivante vous permet de créer le graphique associé aux données. Il existe plusieurs types de graphiques possibles. Dans cet exemple c’est le type Camembert qui est choisi (1).




1.6.4 Exécution du rapport L’étape suivante reprend les détails de votre rapport : 1 – Nom du rapport 2 – Montrer la requête qui affichera la requête au moment de l’exécution du rapport (disponible que pour les administrateurs). 3 – Possibilité de faire un Aperçu pour valider le graphique avant de sauvegarder 4 – Sauvegarder le rapport ou Enregistrer et lancer




1.6.5 Résultats

L’aperçu du rapport Matrice fait apparaître les zones d’entêtes (1) et de graphique (2) mais également la matrice de détail avec les détails par activité et type (3).

Dans l’exemple ci-dessous, on constate qu’il y a 2 comptes dans l’activité Technologie, un client et un intégrateur.




Attention à la conception de vos matrices car même avec peu de données, la lecture de ceux-

ci peut s’avérer très peu pratique. Dans l’exemple ci-dessous, on retrouve une distinction par type et activité mais également par ville de facturation et le tableau devient très large.

Un regroupement par ville puis par Type et activité permet déjà de réduire de manière

significative le nombre de colonnes vides




1.6.6 Aller plus loin avec les rapports matrice

Objectif : Listing des affaires en cours en Californie (code CA) de type « Récurrent » ou « Nouvelles affaire ». Afficher le nom des comptes à gauche puis regrouper par créateur de l’affaire puis par type d’affaire. Au croisement, afficher le montant total des affaires. Module : Affaires Filtres:

Regroupements :

Affichage :

Possibilité de modifier le nom qui apparaîtra à l’affichage l’exécution du rapport (pas pour les champs d’agrégation comme la SOMME : Montant)




Options :

Détails :

Possibilité de modifier l’affichage des regroupements : 1 ligne X 2 colonnes (1X2) ou 2 lignes X 1 colonne (2X1) Résultats :




1.7 Conclusion

Si vous souhaitez plus d’informations sur SugarCRM n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [email protected] ou à consulter notre site internet www.synolia.com

mailto:[email protected]

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