1

Study-related course (SE):Professional procedures in team work

in a globalized world (PTW)

Master of Science – 1th Semester

Lecturer: Lars Peter Jensen/Xiangyun Du

2

Program

• Præsentation af kurset

• Projektledelse

• Læringsstil

• Stress

• Introduktion til personlig portfolio

3

Professional procedures in team work in a globalized world (PTW)

Purpose:To resume students focus on team work, by introducing professional procedures on project

management and teambouilding/work in a globalized world.

Objectives:

During the course the students will develop:

Understanding of:

• Tasks and responsibilities for project managers

Knowledge about:

• The management aspect in their professional career

• Intercultural competencies

• Learning styles and personal preferred learning stile and own strengths and limitations

Ability to apply

• Processes of learning and is capable of the critical reflection

• Ways to prevent conflicts and stress

• Professional procedures in project management

Work Shop 2 (8/10)

4

The PTW course assesment

Written exam based on personal portfolio reflecting personal development within the course content

5

Projektledelse

• Projekter og Projektarbejdsformen

• Projektets grundelementer– opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse

• Projektorganisationen– ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe

• Projektleder– ledelsesopgaver, valg af

• Projektmedarbejdere– arbejdsfelter, kvalifikationer

• Interessenter– identifikation, analyse

6

Projekter

Den projektorienterede arbejdsform:

• Supplement til basisorganisationen

• Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave

• Projektgruppen opløses når opgaven er færdig

7

Projekt karakteristika

Opgaver der især er velegnede til projektarbejde:• Komplicerede:

– vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik

• Har udviklingskarakter:– nye løsninger, prøve nye veje

• Kræver tværfaglig indsats

• Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse:– flere afdelinger/specialer

• Betydeligt omfang:– arbejdsindsats, udgifter

• Store konsekvenser

8

Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler

Projektarbejdsformen =

Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering

+ Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer

+ Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden- medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen- medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser:

- overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed

9

Projektets grundelementer (5x5modellen)

Projekt-opgaven

Interessen-ter

Projekt-ledelse

Ressourcer

Omgivel-ser

10

Projektopgaven

• Behov og formål:– hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i

virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte?

• Idegrundlag:– en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber

ved løsningen (projektets produkt)

• Projektets produkter:– kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion

og drift (anvendelse)

• Ramme:– tidstermin, ressourceramme, budget

• Dokumentation af produktet og af projektet:– plan og forløb

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

11

Interessenter

• Anvendelse og ejerskab:– accept og brug af projektets produkt

• Vilje og drivkraft:– støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet

• Ressourceydelser:– levere viden, kunnen og arbejdsindsats

• Formel godkendelse:– beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt,

formelle godkendelser

• Social accept:– forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på

lokalt plan eller i videre perspektiv

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

12

Omgivelser

• Markedsmæssige muligheder og begrænsninger:– efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår

• Teknologiske muligheder og begrænsninger

• Omgivende systemer:– dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige

hjælpesystemer

• Fysisk miljø:– plads, lokaler, temperaturforskelle m.v.

• Regelsæt:– normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

13

Ressourcer

• Viden og kunnen

• Personer

• Materiel, udstyr

• Materialer

• Penge

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

14

Projektledelse - 1

• Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer

• Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan:– strukturering og afgrænsning

– valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces

– planlægning af projektforløb (faser)

– hovedaktiviteter og milepæle i hver fase

• Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: – etablering af kompetent projektledelse

– tilrettelæggelse af interessenters inddragelse

– skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd

– sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

15

Projektledelse - 2

• Udpegning og håndtering af projektets opmærksomheds-områder:– som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning

– som er afgørende for kvalitet og succes

– som er usikre eller risikable

– som rummer muligheder som evt bør udnyttes

• Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer:– kvaliteten

– fremdriften

– indsatsen

– engagementet

– økonomien

Projekt-opgaven

Interes-senter

Projekt-ledelse

Ressour-cer

Omgi-velser

16

Grundmodel af projektorganisation

17

Projektansvarlig chefDen projektansvarlige chef skal bane vejen for

projektet. Han varetager følgende opgaver: • Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål:

– rammer og prioritet

• Økonomiske bevillinger:– rammebudget og tillægsbevillinger

• Politiske og principielle beslutninger– udover projektledelsens beføjelser

• Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer

• Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer

18

Projektorganisation - omgivelserne

19

Projektorganisation

20

Beslutningsgruppen

Beslutningsgruppen har til opgave: 

• At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet

• At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet

• At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet

• At sikre projektet ressourcer og penge

21

Pause

22

Lederteam (flere profiler)

23

Adize’s 4 lederroller

Effektiv ledelse kræver udfyldelse af 4 lederroller

• Producentrollen (P):

skabe resultater

kræver viden og handlekraft

præstationstrang

• Administratorrollen (A):

opstille retningslinier for arbejdets udførelse

udarbejde detailplaner

koordinere og organisere

kræver systematik, orden og sans for detaljer

24

Adize’s lederroller

• Entrepenørrollen (E)

tænke langsigtet, sætte mål og udarbejde strategier

øje for muligheder og trusler

kræver kreativitet, risikovillighed samt kunne se nye muligheder og trusler

• Integratorrollen (I)

skabe samarbejde og effektive grupper til at løse nye opgaver

interesse og sans for mellemmenneskelige relationer

indfølingsevne

lyst og evne til at få andre til at arbejde sammen

25

26

Projektlederens 5 ledelsesopgaver

Adize’s Integratorrolle

Adize’s Producentrolle

Adize’s AdministratorRolle

27

Projektlederen

Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på:

• Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt

• Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring

• Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger• Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter,

samt forståelse for opgaven• Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på

tværs af faglige skel og funktionsområder

28

29

30

31

LEDELSE• Gør de rigtige ting • Ydre effektivitet • Vide hvorfor• Lede andre• Skabe visioner • Finde muligheder • Give magt• Skabe fodslaw • Kontakter • Samvirke

STYRING• Gør tingene rigtigt• Indre effektivitet• Vide hvordan• Styre aktiviteterne• Sætte mål• Løse problemer• Have magt• Tilpasse ved grænseflader • Organisationsstruktur • Opgavefordeling

32

Lederegenskaber

• Passende intelligens• Sund dømmekraft og

tænkning• Tillid til og tro på sig

selv og andre• Ansvarsfølelse• Social interesse for

andre mennesker

• Kunne motivere• Faglig kunnen • Kommunikations-

evne• Tåler stress

33

Projektmedarbejdere

Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter:

• Arbejde med selve projektopgaven– skabe løsning/produkt og implementere

• Deltage i koordinering og styring af arbejdet• Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen

– koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre

• Samvirke udadtil– tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen

basisorganisation– påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets

løsninger – aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor

projektet

34

Projektmedarbejdere - kvalifikationer

• Har viden om brugerforhold – driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv.

• Har viden om nye løsninger

• Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer

• Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik

• Har samarbejdskunnen– såvel indadtil som udadtil overfor interessenter

– skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger

– skal være åbne og objektive over for nye ideer

35

Projektgruppens samlede kvalifikationer

Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed:

• Inspiratoren – ser nye ideer og muligheder• Spejderen – søger og tilfører nye oplysninger• Fortaleren – gør projektet synligt• Entreprenøren – skaber aktivitet• Koordinatoren – holder opgaven på sporet og sikrer

helhed• Miljøskaberen – opretholder en sund arbejdskultur• Producenten – producerer resultater

36

Projektorganisation - principper

37

Inddragelse af interessenter

• Det faglige aspekt: – fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning

af projektets forskellige opgaver

• Det pragmatiske aspekt: – fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre

projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater

• Det politiske aspekt: – fordi interessenten selv ønsker det

• Det etiske aspekt: – fordi vi mener, at det er rigtigt

• Det formelle aspekt: – fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere

eller på at godkende

38

Interessentanalyse

Interessentanalysen omfatter tre ting:

• Identifikation af interessenterne

• Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden

• Analyse af interessekonflikter og -sammenfald

39

Opgave i mixede grupper

Lav et forslag (ledelseplan) til hvilke ledelseselementer der bør være i en proffessionelt ledet projektgruppe og hvordan man kan sikre at de udføres.

Tag Adizes ledelsesstiltest og diskuter hvordan jeres styrker og svagheder kan bruges i ledelsesplanen.

Forbered en præsentation på max. 2 min af de væsentligste pointer fra jeres diskussioner.

Præsentationerne starter kl. 11.00 i B2-104