STUDENT  ACADEMIC  INFORMATION  SYSTEM  (SAIS)  

 FACULTY  GUIDE  

     Accessing  SAIS  

 1. Open  a  web-­‐browser  (preferably  Mozilla  Firefox  or  Safari).  2. Type  sais.up.edu.ph  at  the  address  bar  and  click  Enter.  

 

 

 

 3.  In  this  fields  enter  your  user  credentials  to  log  in  at  SAIS  then    click  the  Sign  In  button  

 Changing  Password    

1. In  this  link  you  can  change  your  old  password.    

               

       

         

3  

1  

                                         

2. Enter  your  current  password  and  desired  password  then  click  “Change    Password”  

 Self-­‐Service  Module  

 

 

2  

1  2  

3  4  

 

1. SELF  SERVICE  component  provides  instructors  with  the  ability  to:  • Access  their  Campus  Personal  Information  • Faculty  Center  • Advisor  Center  

 2.    Links  under  Campus  Personal  Information  enable  online  self-­‐service  users  to  view,  modify,  or  update  their  own:  

• Addresses  • Names  • Phone  numbers  • Email  addresses  • Internet  addresses  • Emergency  contacts  • Demographic  information,  including  gender,  date  and  place  of  birth,  marital  

status  (View  Only)    3.  Faculty  Center  component  provides  instructors  with  the  ability  to:  

• View  their  teaching  schedule.  • View  their  exam  schedule.  • View  their  textbook  summary.  • View  their  grade  rosters,  enter  grades,  and  post  grades.  • View  their  class  rosters.  • Access  the  Gradebook  and  class  assignments  

 4.    Advisor  Center  provides  instructors  with  the  ability  to:  

• View  a  list  of  his  or  her  advisees  and  access  other  academic  and  personal  information  about  them,  for  example,  class  schedules,  term  progress,  transfer  credit  reports,  and  transcripts.  

• Review  course  details  and,  if  the  student  is  term  activated,  view  class  sections  for  a  specific  term.  

• View  an  advisee's  enrollment  appointments.  • View  an  advisee's  weekly  schedule,  advisee's  grades,  send  notifications  to  

their  advisees,  advisee's  unofficial  transcript,  advisee's  weekly  schedule                    

Faculty  Center    

 

Navigation:  Main  Menu  >  Campus  Solutions  >  Self  Service  >  Faculty  Center  >  My  Schedule      

!    

1  

2  

3  

From  this  page  you  may  navigate  to  other  pages  using  either  the  tabs  across  the  top  of  the  page  or  the  links  at  the  bottom  of  the  page.  Avoid  using  the  |class  roster|  and  |grade  roster|  tabs  and  links  on  this  page.      

!    

1. The  icon  legend  are  icons  for:    Class  Roster  =  Class  list  Grade  Roster  =  Grade  Sheet  

 2.    Your  Teaching  Schedule  for  the  term  specified  displays  directly  beneath  the  Icon  Legend.  

 • To  view  one  of  your  Class  Rosters,  click  the  Class  Roster  icon  to  the  left  of  the  

class  whose  class  roster  you  wish  to  view     Sample screenshot of class roster in “Link to Photos” display option:

Sample screenshot of class roster in “Include photos in list” display option:

Grade  Roster  (Grade  Submission  Module)  

1. If  grade  rosters  have  been  generated  for  the  term,  you  will  see  Grade  Roster  icon  next  to  the  classes  you  are  teaching  that  carry  the  grade.  Click  the  Grade  Roster  icon  to  the  left  of  the  class  whose  grade  roster  you  wish  to  update.  

Click       .    A  sample  screenshot  of  grade  submission  page  is  shown  below:  

For  the  “Grade  Roster  Action”  section  (shown  in  red  circle),  there  are  three-­‐approval  statuses:   A.  Not  Reviewed  B.  Ready  for  Review  C.  Approved  

Not  reviewed  –  an  instructor  can  enter  and  edit  the  grade  of  a  student  in  the  Roster  Grade  column.  Be  sure  to  save  your  grades  once  they  have  been  entered  by  clicking  the  “SAVE”  

     The  roster  grade  drop-­‐down  menu  has  the  following  options:  

 100  =  1.00  125  =  1.25  150  =  1.50  175  =  1.75  200  =  2.00  225  =  2.25  250  =  2.50  275  =  2.75  300  =  3.00  400  =  4.00  500  =  5.00  DRP  =  DRP  INC  =  INC  

 The  final  grade/official  grade  that  would  appear  in  the  printed  official  report  of  grades  will  be  in  the  form  of  1.00,  1.25,  1.50,  1.75,  2.00,  2.25,  2.50,  2.75,  3.00,  4.00,  5.00,  DRP,  and  INC.        

Ready  for  Review  –  the  Roster  Grade  column  is  locked  for  reviewing  but  the  instructor  can  still  revise  the  grade  when  the  Approval  Status  is  set  again  to  Not  Reviewed.    

                               

Approved  -­‐  the  Roster  Grade  column  is  locked  for  reviewing  but  the  instructor  can  still  revise  the  grade  when  the  Approval  Status  is  set  again  to  Not  Reviewed,  the  POST  (in  red  circle)  button  at  the  bottom  right  side  of  the  page  appears.  

               

Grades  are  officially  submitted  once  the  POST  button  is  clicked.  OUR,  OCS,  and  students  will  automatically  see  the  official  grade  as  soon  the  grades  are  submitted  in  SAIS.  The  printed  official  report  of  grades  will  be  sent  to  the  Department  for  signature  of  the  Dept.  Chair  and  the  instructor  in  charge.  Grades  cannot  be  revised  unless  a  request  for  change  of  grade  is  submitted  to  the  Dean  (subject  to  the  approval  of  the  Faculty/College  Council).      

!    

You  can  enter  remarks/notes  at  the  Transcript  Note  section:    

     Sample  screenshot  when  grades  are  officially  submitted  in  SAIS: