1 

 

Student Activities Council

Proposal for:

Revision to

Student Activities Council

Organization Evaluation

System

Respectfully Submitted by:

Jonelle Waldropt, SDACA and Aseefa Ismail, SGA

2 

 

TABLE OF CONTENTS

SAC Semester Report Guidelines 3

Categories 5

Goals 8

Submissions and Attendance 10

Membership and Recruitment 12 Membership Record Membership Recruitment Current Member Contribution

Event Evaluations 16 Event/Activity Log Event Evaluation

Promotion and Publicity 19 Promotion Publicity

Community Involvement and Social Responsibility 23 Pace Community Involvement Community Service

Office Etiquette 28 Office Etiquette

Rewards 30

3 

 

Student Activities Council

Organization Review System

Submission Guidelines

 

Organizations  will  be  reviewed  based  on  submissions,  attendance,  membership  and recruitment, events, promotion and publicity,  community  involvement and,  if  relevant  to  the organization,  office  space  (effective  September  2009).    It  is  through  these  categories  that organizations  can  prosper  and  its members  can  become  active,  informed  citizens,  as well  as improve necessary skills including leadership, critical thinking, decision making, problem solving, lifestyle, financial and communication. 

 

The  End  of  Semester  Report  will  be  used  to  evaluate  how  effectively  and  efficiently  an organization has been using the resources provided to them to achieve their mission and goals, as  well  as  plan  activities  and  events  for  their  current  and  prospective members.    How  an organization builds awareness of itself and interacts with the community, Pace and beyond, will impact the evaluation of all organizations. 

 

To ensure  consistency with organization planning,  the deadline  for  submitting  the  Evaluation Report will always be on the Monday after the last day of events for that semester.  The report will be due  to  SDACA by  5pm on Monday,  and officers  are  responsible  for making  sure  it  is stamped  by  a  SDACA  staff member when  turned  in  and  a  copy  put  in  the  SGA mailbox  for review.  Reports received later than the time and date specified above will not be accepted and the organization will not receive any SAC points for that semester.   

 

The  evaluation will  be  used  in  the  determination  of  office  spaces,  penalties  and  rewards  on budgets and events and awards determined  throughout the semester.   Organizations may ask for  feedback and guidance  through  the  semester and  for upcoming  semesters based on  their evaluations from their SDACA advisors and Organizational Council chairperson. 

 

All SAC Semester Reports must be  typed, orderly and carefully organized.    It  is  recommended that you place your report in a binder or have the report bound so that the order in which it is presented is the order in which it is kept when the SAC committee reviews your report.  Report that are not  typed, orderly and carefully organized will not be  read and will be  regarded as a report that was not submitted. 

 

Some helpful hints in creating the evaluation report are to: 

4 

 

a.  Start early!   The  report  is an evaluation of  the organization’s semester activities, as a whole.  By starting early, you eliminate the risk of forgetting an important achievement from earlier  in the semester.   Late submissions will also be penalized, and you want to ensure a better rating for the future of your organization. 

b. Delegate  responsibilities  to  individuals within  the organization.   This builds  teamwork within your organization and adds more value to each point.    One person is not putting the entire report together and being overwhelmed with the responsibility.  

c. If you are not sure about an item, be sure to ask.  Some helpful resources to ask for help include:    an  experienced  officer  in  your  organization,  your  SDACA  advisor  and  the Organizational Council chairperson. 

d. Make sure all supporting documentation is included with the submission of your report.  If your organization has supplemental  information, or  if your club must  include  flyers, emails, notifications and other items please place them right behind the corresponding form  in  the  order  of  event  related  to  it  as was  placed  on  the  form  so  that  Student Activities Council members reviewing your report do not need to guess or fix the report. 

e. Proofread  for  grammatical  errors  and  typos.    The  presentation  of  your  report  is  as important as what is contained within it. 

 

The report is due no later than the Monday after the last event of the semester at

the SDACA OFFICE no later than 5pm.

 

5 

 

Student Activities Council

Organization Review System

Summary of Categories

 

Submissions 

 

Organizations are expected to hand all required paperwork in on time.  Organizations will be penalized 

for late submissions of paperwork, as well as not handing in paperwork at all.  This includes but is not 

limited to the annual membership roster, constitutions, semester budgets, Educational Media requests 

and forms, contracts, space forms and each semester’s Student Activities Council evaluation report. 

 

Attendance 

 

SAF Funded Organizations are required to attend the following events and will be penalized if they do 

not attend: 

- All scheduled Organizational Council meetings - SDACA trainings for all officers - BAC training - Leadership Conference - Relevant events announced for the semester by SDACA and SGA. 

 

Membership and Recruitment 

 

Organizations will be evaluated based on their recruitment efforts and the contributions of their 

members.  Through different efforts, such as delegation of duties and participation in activities, 

members of organizations can stay actively involved in the organizations initiatives and achievements, 

allowing for the organization to thrive. 

 

6 

 

Events 

 

All events funded by SAF will be evaluated through the Semester Event Evaluations.  Event Evaluations 

will allow for organizations to receive rewards based on the events that they hold.  Each organization’s 

events will be evaluated differently based on the type of club they fall under:  Cultural, Religious, Greek, 

Professional, Political, Common Interest and New Organization.  They will be evaluated based on the 

budget used, the purpose of the event, marketing used and whether the purpose of the event was met. 

 

Alignment to Mission and Goals 

 

All organizations will be asked to measure how they are actively trying to achieve their objectives 

through a clear set of goals that are in line to the organization’s mission, as set forth in their 

constitution.  The goals will be laid out based on a S.M.A.R.T. framework.  They need to be Specific, 

Measurable, Attainable, Results‐oriented and Time‐specific.  Organizations will be asked to consider the 

unmet goals for the next semester and how they work to better achieve them. 

 

Promotion and Publicity 

 

The evaluation of organizations will take into account promotion and publicity for both, the organization 

as a whole and their events for the semester.  Organizations are expected to be actively utilizing the 

resources they are given to increase student awareness of their organization and its objectives. 

While promotion for events is based on the type of event and the budget approved, organizations are 

expected to be active in the marketing of their events and activities, including weekly meetings which 

are open to the entire Pace community, and to be utilizing their budget effectively and efficiently to 

promote the events. 

 

Community Involvement 

 

Organizations will be rewarded through their involvement with both, the Pace and outside communities, 

to ensure they are taking advantage of opportunities to promote their organizations as well as working 

towards helping build community at Pace. 

7 

 

 

Organizations will be rewarded by coming to and/or helping at University held events such as Pace 

Preview Day, Open House, Orientation, Alumni events, Leadership Conference, and Community 

Outreach Community Service events.  Involvement will also include collaborations with departments or 

individual faculty/staff members on campus for events, and for new initiatives with communities outside 

of Pace. 

 

Office Space 

 

Organizations will be evaluated on how efficient they use their current office spaces:  is the office space 

used as a space to do organizational work, hang out, do homework, or store items?  Are office hours 

offered?  Is the office maintained regularly?  

8 

 

Goals  

9 

 

Goals  

Please list at least 5 goals that your organization would like to achieve.  Please remember that goals need to be 

S.M.A.R.T. (SPECIFIC, MEASURABLE, ATTAINABLE, RESULTS‐ORIENTED, AND TIME‐SPECIFIC). Examples are 

provided. 

Goal Setting 1  to increase and sustain  club membership by 5% this semester 

2  to have more effective e board meetings by creating and following an agenda  

3  to increase event attendance by promoting more effectively  

4  to better incorporate our current members in aiding with preparation for events 

5  to organize an outing that unites our organization 

     

     

     

Last Semester's Goals

1  to increase our membership by 5% this semester 

2  to diversify our events making it more interesting 

3  to increase social awareness among our current members  

4  to begin having at least one community outreach event per semester  

5  to communicate more effectively at  e board meetings  

     

 

Please answer the following question: (You can use additional space if needed if the space below does not suffice.  

Please ensure it is typed.) 

Has your organization been able to achieve any of the goals that were set for the previous semester? If yes, please 

provide ways in which your organization was able to achieve those goals. 

 

 

If your organization did not achieve the goals set for last semester, then please indicate what factors may have led 

to your goals not being achieved.  (Were the goals unattainable? Or did something happen that prevented you and 

your organization from achieving the goals set at the beginning of the semester?) 

 

10 

 

Submissions and Attendance

11 

 

Submissions & Attendance For every form submitted on time and required session that is attended, each member that has attended receives 1 point for their attendance and each form that is submitted on time (on or before the deadline receive 1 point).  If forms are submitted after the deadline 2 points are deducted from your organizations total points for the academic year.  Lack of attendance for any of the required sessions is equivalent to 5 points being deducted for each required session per organization representative.    

Submissions & Attendance Form   Date submitted  SDACA Initials    SGA Rep Initials 

Membership Roster           

Annual Updated Constitution           

Annual Updated Advisor Confirmation form          

Budget Proposal (Fall)          

Updates to Membership Roster (if needed)          

Semester SAC Report           

Room Contract (If eligible for room on 8th floor)          

Key list (if eligible for room on 8th floor)          

       

Attendance   Date Attended  SDACA Initials    SGA Rep Initials 

Student Leader Training (President)          

Student Leader Training (Vice President)          

Student Leader Training (Secretary)          

Student Leader Training (Treasurer)          

 Student Leader Training (Org Council Rep)          

Leadership Conference (Member 1)          

Leadership Conference (Member 2)          

BAC Budget Workshop (E Board rep) (Fall)          

Educational Media Training (Secretary)          

Meeting with SDACA Representative (Fall)          

Org Council Meeting (Fall)          

Org Council Meeting  (Fall)          

Org Council Meeting (Fall)          

 

12 

 

Membership and Recruitment

13 

 

Membership Record There are 2 grids on this page. In the first grid please  indicate the number of members as well as the number of new members over the past academic year below. Then add the number of new and current members and place the total number of members in the total grid.  In the second grid, please place the number of members who are freshman, sophomore, juniors and seniors.   In the last grid, please indicate the number of student members who live on campus and the number of students who are commuter students. 

1 Point is allocated to each current member and 2 points are allocated to new members.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Membership Record    

No. of current members Fall 2009

No. of new members Fall 2009

Total Members

   

Class Total

Freshman

Sophomore

Junior

Senior

Total   

   

Housing Total

Commuters   

Residents   

14 

 

Member Recruitment  Please list the names of programs or initiatives that your club has engaged in to encourage other students to join student organizations.  Place the name of the initiative under column labeled ‘Program’.  If you have descriptions, please include them in your report immediately following this page and ensure that the name of each program and its description  is  in  the same order as you placed on  this sheet. Place  the number of students  that  joined your organization as a result of  the  initiative  in  the column  labeled  ‘No. of new members’.  In  the  last column below, place  the  classification  of  the  new  member.    Examples  are  provided  below.  Initiatives  that  are  not  well documented will not be considered.    

Points are allocated based on the nature of the initiative. In addition for each initiative, 2 points are given for each new member.

 

Member Recruitment      

Organization name: AKA   

     

Program /Initiative No. of new

members

 Greek Week   5  

 Activities Fair    3 

AKA Informational     2 

 AKA Table at Pace Preview Day    3 

 AKA Rep announcement to UNV 101 Classes   5 

 Wellness Week   2  

     

     

     

     

     

     

     

     

     

15 

 

 

Current Member Contribution Form Place the name of the event or activity that the student member participated in as well as the name of the student 

and the contribution that he or she made to make the event a success. Please do not place the names of e board 

members.  Only members of the student organization are needed for this form.  Examples are provided below. 

2 Points is allocated for each member and their contribution.

Current Member Contribution Form      

Program Member name Contribution to club

 Islands in the Sun   Jonelle Waldropt  aided in decorating the Student Union  

Dog Sees God   Aseefa Ismail   purchased items for the play  

Dog Sees God   David Clark   was an usher at time of event  

Movie Night   Carmela Pastore   facilitated discussion after the movie 

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

 

  

16 

 

Event Evaluations

17 

 

Event/Activity List

This form lists all the activities that your student organization has done over the past semester. Please include the 

name of  the event,  the number of  current members  that have participated  in making  the event a  success,  the 

number of persons that attended (whether within the Pace community or those out of the Pace Community), the 

type of event (whether major or minor) and the semester in which the event or activity was held.  Activities also 

include all those that occurred off campus for example Community service events and Trips to Wall Street as well 

as Weekly meetings.  Examples are provided below.   

 

Event/Activity List Name of Event Member Participation Attendance Type Semester

Cariculture 10 250 Major Fall

PIC Karaoke Night 15 300 Major Fall

Amateur Night 30 150 Major Fall

Weekly Meeting 65 65 Minor Fall

Citigroup Info. 65 65 Minor Fall

Speaker Series 65 120 Minor Fall

Wall Street Trip 8 6 Minor Fall

18 

 

Event Evaluations Date Submitted: 

Name of Organization: Name of Event:  Date of Event:  Time:  am/pm  Location: 

Attendance in total: Open to Non‐Pace Community: Yes /No     Pace Attendance:   Non Pace Attendance:   Sponsoring Organizations if any: 

Allocations  

Total SAF allocated     

Other Contributions    

Other    

Total amt. per semester     

Expenses  

Food Orders     

Building and Grounds    

Security (if needed)    

Supplies     

Services     

Decorations     

Promotional Items     

Giveaways/ Prizes     

Total      

Please provide a detailed description of the event:  (You can use additional pages if needed as long as all documentation is typed.) Attaching a flyer of the 

event/activity is also mandatory. 

 

 

 

 

 

Submitted by: Phone number: ( ) Date:

Email address: Time stamp: SDACA Initials: 

19 

 

Promotion and Publicity 

20 

 

Promotion and Publicity Please provide supporting evidence for all the methods  indicated  in the following pages. Indicate which event or 

program(s) you had for this semester and the ways in which you advertised for these events utilizing the resources 

available to you as a student leader on the first labeled ‘Promotion’ and all the ways in which you make the Pace 

community aware that you are here on campus in the second page labeled ‘Publicity’.  Provide as much supporting 

information as possible as well as a description of how it was achieved in each case. For example if you placed an 

ad  in  the  Pace  Press  for  an  event,  place  the  ad  from  the  Pace  Press  newspaper  immediately  following  the 

promotion page.    If you distributed brochures  from a  table  located  in  the Kiosk  lobby,  then place a copy of  the 

brochure along with a description that states the steps you took to ensure that students, faculty, staff and alumni 

were made aware of your organization. 

Examples of are provided for the next 2 pages. 

21 

 

 

Promotion and Publicity Program /Event   Method of promotion  

Member Participation  

Cariculture 2009  Flyers   3 

  Posters   6 

  Facebook Group  2 

  Ad in Pace Press   4 

  E board  appearance on WPUB  Caribbean radio show   5 

  Placed flyer on leaders listserv   1 

Black Student Union  

(Informative) Flyers   2 

Weekly Meeting   Facebook Group   3 

  President appeared on WPUB Hip Hop Radio show   4 

 Tabling with BSU brochures and giveaways/ promotional 

items 5 

NSSLHA   Placed flyer on leaders listserv   2 

Speaker Series   Flyers   3 

  Posters   2 

Lubin Spring Banquet  

Flyers   6 

   Posters   3 

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

       

       

       

        

 

22 

 

 

Publicity Type of Publicity   Member Participation  

Tabling   7 

Info sessions  5 

Activities Fair   12 

Greek Week   10 

Pace Preview Day   5 

Open House   6 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

 

23 

 

Community Involvement and Social Responsibility

24 

 

Pace Community Involvement

Please  indicate what  program(s)  you  and  your  organization  participated  in  to  establish  a  sense  of  community 

among the Pace student, staff and faculty population. Also include the number of members that attended, and the 

way(s)  in  which  your  organization  participated.  Programs  may  include  those  already  established  as  well  as 

innovative programs created by your organization in conjunction with other organizations and departments within 

the Pace community.  Your organization will receive 3 points for participation in an event outside the scope of their 

organization  that  facilitates  involvement within  the Pace community and 5 Points will be given  to organizations 

that have created such programs.  

Examples are provided.  

Please fill the following form of the next page.  

25 

 

 

Pace Community Involvement        

Program Attendanc

e Participation (exactly how were you involved?)

SDACA Initials

U FEST / Family Weekend  

5  E board went to leadership reception    

Alumni Dinner  4  2 members attended for organization    

Pace Open House   8 step team performed for prospective students during 

showcase    

Pace Preview Day   6  we had a table at fair  for interested students     

Pace Pride Day   10  all members wore Pace T Shirts on March 2nd 09    

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

 

26 

 

Community Service log

Please  indicate  the  program  that  your  organization  was  involved  in  as  well  as  provide  proper  and  valid 

documentation and supporting materials to prove that the hours your organization did community service.   Also 

include the number of members that participated and the number of hours of community service that was done in 

order to receive SAC reward points for your organization.  A list of the members should also be attached for each 

program. 

The Community Service log is provided with examples on the following page. 

27 

 

 

Community Service log        

Name of Program Member Participation No. of hours volunteered SDACA Initials

Paint a school   5  2.5  JW 

Blood Drive   12  6  LY  

HIV Testing   6  6  LY  

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

           

 

28 

 

Office Etiquette

29 

 

Office Etiquette

This form is only for those students who have an office on the 8th and 9th floors including University Funded 

Organizations (UFO).  Points are awarded/deducted for the appearance of the office throughout the year, and for 

the frequency of use.  

Please state the date and time you submitted your Office contract to SDACA: 

1. Do you have a system that ensures that the office you currently use remains clean and intact?  

 

2. If yes, what is the system? 

 

 

 

 

 

 

 

3. If no, what measures can you use to ensure that the office your organization remains intact? 

 

 

 

 

4. How often do you use your organizations office space? 

Frequently (5 or more times a week) 

 

Often (between 3‐5times a week) 

 

Rarely (less than 3 times a week) 

 

Never  

30 

 

Rewards