.        Project CPM Scheduling | 1

Storing of Period Performance  When billing in Excel (AIA form) or in the P6 schedule the current billing period amounts must be “rolled” or moved to the Previously Billed or Actual Cost categories before starting a new billing period.     

When the billing has been approved and finalized in the AIA form it can be copied to a new file for use in the next billing period.   To “roll” or clear out the This Period amounts in Excel, the current period amounts will have to be added into the Previous Application column cells.  This creates a starting point for the new billing period.  See graphics below. 

  Copied file ready to be “rolled” 

 

 

“Rolled” file ready for current period billing 

 

             

 .        Project CPM Scheduling | 2

Storing of Period Performance – (continued)  Cost loaded schedules in P6 reflect billing procedures very similar to Excel, but “roll” or store data differently.  Like the AIA Excel file, making a copy of the schedule to preserve the previous billing period amounts will be the first step.    The following steps are required to perform a Store Period Performance function in Primavera P6. 

1. The first step is to close the current file (File, Close All) and navigate to the PROJECT Mode.   

2. Select the UP1B database and right‐mouse click to bring up the drop down menu which displays the COPY function.      

3. Select COPY, then right‐mouse click again and select PASTE.   

 Click OK in each of the three dialog boxes that come up after the Copy and Paste functions.  

4. Rename UP1B‐1 to UP1C and give the Project Name a designator of FINAL.  See graphic below.     

      5. Open file UP1C 

 6. Return to the ACTIVITIES Mode and locate the P6 Training CD‐Rom.  Load CD‐Rom if not in the CD drive. 

         

   

 .        Project CPM Scheduling | 3

Storing of Period Performance – (continued)  7. Next select VIEW, LAYOUT, OPEN, IMPORT to bring in a previously created layout on the P6 Training CD.  

See graphic below.  

  

8. In the Import Layout dialog box, navigate to the LAYOUT folder on the P6 Training CD‐ROM and select the file named OVERALL BILLING LAYOUT.plf, then select Apply.  See graphics below.   

   

 

 

 

 

 

 .        Project CPM Scheduling | 4

Storing of Period Performance – (continued)  The graphic below is the correct representation of how the newly imported layout should look.  Check the columns in the tabular area as well as the columns in the Resources tab to make sure that the format imported correctly.  

 

 Although the P6 training database has been updated and the Actual Units This Period have been generated (by the program), the Actual This Period Costs (actual costs) have to be input manually. 

9. Select Activity C10000 and in the RESOURCES tab (in the Activity Detail window at the bottom of the screen) click into the Actual This Period  Cost column (in the LUMPSUM Resource) and manually type in $50,000.   See graphic below. 

  

   

 

 

Enter the This Period Actual Cost manually in this cell. 

Actual Labor Units generated during status of activities  

No Cost Actuals 

 .        Project CPM Scheduling | 5

Storing of Period Performance – (continued)  Class Exercise: 

In the spreadsheet below enter the Actuals This Period amounts for each of the activities associated in the P6 module. 

 

 After all of the Actuals This Period have been entered, the Actual This Period Labor Cost column should resemble the graphic below.  

 

   

 

 .        Project CPM Scheduling | 6

Storing of Period Performance – (continued)  10. With the correct values for Actual Units and Cost This Period displayed, it is now possible to “roll” or 

store the Period Performance in the P6 module.  Select TOOLS, STORE PERIOD PERFORMANCE.   See graphic below.  

  

11. The Store Period Performance dialog box will appear with the Projects to be Updated.  Check the SELECTED box if there is not check mark and select the STORE NOW button to initiate the rolling of actuals to stored performance.  Select the YES button to commence the Store Period Performance.  See graphics below. 

 

 

 

STORE NOW button initiates Store Period Performance function 

Select the YES button to commence Store Period Performance 

Project Data 

 .        Project CPM Scheduling | 7

Storing of Period Performance – (continued)  After the Stored Period Performance has been completed the Actual This Period Labor Units and the Actual This Period Labor Costs columns are completely zeroed out.   The Actual Labor Units and Actual Total Cost columns are populated with the correct figures.  See graphic below.  

  

This procedure must be done after each billing period is considered final and before the next billing period starts.