Microsoft Office 365Kundenreferenz

Softwarefirma nutzt Cloud-Filesharing & -Conferencing für global Kundenunterstützung

ÜberblickLand oder Region: DeutschlandIndustrie: IT/Gesundheitsfürsorge

Kundenprofilifa systems AG ist ein international führender Anbieter von IT-Lösungen, die Augenärzten und deren Personal bei der Verwaltung elektronischer Krankenakten und anderer Praxismanagementaufgaben hilft.

GeschäftssituationZur Unterstützung von Installierungsteams, die zu Kunden rund um die Welt reisen, benötigte ifa systems einen einfachen, datensicheren Emailzugang von jedem Ort aus und diesen rund um die Uhr.

LösungMit einem einzigen Login ermöglicht Microsoft Office 365 Installierungsteams in jedem Land und in jeder Zeitzone Zugang zu Outlook Email, Lync Online Conferencing und Chat und SharePoint Filesharing.

Vorteile Email/Conferencing weltweit Zentrale Archivierung Nur minimale IT-Unterstützung

„Office 365 schafft uns eine weltweit einsetzbare IT-Infrastruktur. Wir können jederzeit und von überall Emails abrufen, an Online-Konferenzen teilnehmen und auf unsere SharePoint-Dateien zugrei

Heiko Zeumer, CIO, ifa systems AG

Augenärzte nutzen die Lösungen von ifa systems, um diagnostische Informationen von Spezialgeräten zu erfassen und komplettere Krankenakten zu erstellen, wodurch sie sich mehr auf den Schutz des Augenlichts ihrer Patienten konzentrieren können. Allerdings kämpfte ifa selbst um die Aufrechterhaltung eines datensicheren Fernzugriffs auf Emails und wichtige Dokumente durch sein eigenes Personal. Angesichts der Einschränkungen, die sich durch eine begrenzte Zahl von verfügbarem IT-Personal ergibt, erkannte die Softwarefirma, dass sie ihre IT-Infrastruktur und –Verwaltung auf die Cloud umstellen musste, um ihre im Außendienst tätigen Installationsteams unterstützen zu können.

Mittels eines einzigen Login erhalten ifa-Mitarbeiter nun über verschiedene mobile Geräte Zugang zu Office 365 und Zugriff

auf Outlook Email, Kalender und Kontakte. Zusätzlich können ifa-Mitarbeiter, von denen etwa 80 % außendienstlich eingesetzt sind, mittels Lync Online durch Desktop-Sharing und Instant Messaging (IM) besser zusammenarbeiten. Das IT-Team von ifa muss nicht mehr länger an Wochenenden arbeiten, um die firmeneigene on-premise Server-Hardware zu warten und die Verwaltung der neuen Cloud IT-Infratruktur ist so einfach geworden, wie beispielsweise das Versenden einer Einladungs-Email.

GeschäftssituationGenauso wie die Kunden, die überwiegend Spezialisten auf ihrem medizinischen Gebiet sind, so zeichnet sich auch die ifa systems AG vor allem in einem speziellen Fachgebiet besonders aus: Die Firma entwickelt Software für Augenärzte. Dabei hat sich ifa systems dank seiner branchenführenden Software für die Erstellung elektronischer Krankenakten und Praxisverwaltung das Vertrauen von mehr als 10.000 Ärzten rund um die Welt erworben.

Mit Hauptsitz in Frechen, Deutschland, ist das Unternehmen seit seiner Gründung im Jahr 1984 zwischenzeitlich auf etwa 150 Mitarbeiter angewachsen. Die speziell ausgebildeten Teams der Firmengruppe reisen durch ganz Europa, sowie in die USA, nach China und Australien, um vor Ort in Kliniken und Praxen jeder Größe Softwareinstallationen auszuführen. Obwohl etwa 80 % der Mitarbetier zumindest zeitweilig im Außendienst eingesetzt sind, kämpfte ifa systems mit der Bereitstellung von aus jedem Land sicher zugreifbarem Email-Zugang und Datentausch. „Wir benötigten eine stabile Plattform und Zugriff auf unsere Emails und Dokumente; und zwar von jedem Ort aus

und jederzeit,“ sagte Heiko Zeumer, der CIO von ifa systems.Wenn ein Installationsteam in der Klinik eines Kunden eingetroffen ist, muss ihnen der Kontakt mit Kollegen im Hauptquartier möglich sein, um Informationen über den Projektstatus zu teilen, Hilfe bei der Problemlösung zu erhalten und Instruktionen oder andere Dokumentationen einzusehen. Jedoch hatten ifa Techniker immer wieder Probleme bei der Benutzung internationaler Telefonverbindungen und beim Zugriff auf Emails. Versuche, unterschiedliche Mitarbeiter und verschiedenartige Dokumentationen miteinander zu koordinieren, gerieten zu einer zeitaufwändigen Herausforderung.

Das Problem wurde noch verschlimmert, weil ifa nur aus drei Mitarbeitern bestehende IT-Abteilung einfach nicht genügend Zeit zur Verfügung stand, um den datensicheren Fernzugriff auf die firmeneigenen Microsoft Exchange- und SharePoint-Systeme aufrechtzuerhalten. Als das Unternehmen dazu eine neue Niederlassung in den USA eröffnete, wurde die Wartung noch komplizierter. Zeumer sagte, ifa wollte die Abhängigkeit von ihrem Hauptsitz durch das Outsourcing einiger ihrer IT-Infrastrukturen in die Cloud reduzieren. „Wir wollten uns nicht mit fortlaufender Wartung und der Aktualisierung bezüglich des Betriebs unseres eigenen Servers herumschlagen, wenn bessere Alternativen existieren,“ sagte er.

LösungIm Jahr 2012, stellte ifa systems alle 150 Mitarbeiter auf Microsoft Office 365 um, einen Online-Service, welcher die bekannten Microsoft Office-Applikationen mit Email-, Kalenderführungs-,

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Kollaborations- und Kommunikationslösungen vereint. Ifa hatte durch seinen IT-Partner Utilitas von Office 365 erfahren, und die Entscheidung zur Nutzung war einfach. „Der beste Anbieter für unsere Lösung war Microsoft,” sagte Zeumer.

Da Office 365 auch Exchange Online mit einschließt, können ifa Installationsteams sich in ihre Outlook-Email, ihre Kalender und Kontakte einloggen wo immer sie sich gerade aufhalten und auf dem Laufenden bleiben, sofern sie eine Internetverbindung haben. Außendienstmitarbeiter können sich ebenfalls mittels einer breiten Palette von Smartphones und Tablets einloggen, einschließlich Windows Phones, Android Phones und Tablets, sowie iPhones oder iPads.

Um die schrittweisen Abläufe der ifa-Techniker zu erleichtern, arbeitete die Firma zusammen mit Utilitas an der Umsetzung einer Projektmanagement-Applikation für SharePoint Online, einer weiteren Komponente von Office 365. Die Mitglieder der Installationsteams können nunmehr den Status der an jeder einzelnen Arbeitsstätte durchzuführenden Aufgaben sehr einfach überprüfen, wobei auch zur Unterstützung kontaktierte Personen sofort ein akkurates Bild der Statussituation erhalten, ohne sich durch eine Masse von Emailkorrespondenz wühlen zu müssen. Die Applikation hat bei der Minimierung der während Installationen auftretenden Probleme geholfen, sowie benötigte Arbeitszeiten verkürzt und Kosten reduziert.

Mittels Lync Online können Kollegen schnell miteinander über virtuelles Conferencing, Desktop-Sharing und Instant Messaging (IM) in Kontakt treten. „Zuvor verfügten wir noch nicht über Bildschirm-

Sharing und es war schwierig, Besprechungen zu initiieren,” sagte Zeumer und führte weiter fort: „Jetzt kann ich aber sehen, dass mein Kollege online ist und dann können wir ein Bildschirm-Sharing durchführen und miteinander chatten. Es ist alles viel einfacher geworden.”

Die drei Mitglieder des IT-Teams des Unternehmens, welche die Umstellung zu Office 365 an einem Samstag starteten, waren erfreut festzustellen, dass das System in der Firma bereits am darauffolgenden Montagmorgen voll betriebsbereit war. Heute erhalten neue Mitarbeiter eine Einführung und Basis-Instruktionen, wie sie sich in Office 365 einloggen können – und können dann sofort loslegen.

VorteileOffice 365 stellt ifa einen zentralen Zugang zur Verfügung, über die Mitarbeiter Zugriff zu allen Informationen und Arbeitsmitteln erhalten, die sie benötigen. Das System erlaubt es auch der IT-Gruppe des Unternehmens, sich numehr auf geschäftswichtige Projekte zu konzentrieren, anstatt sich mit Wartungsarbeiten aufhalten zu müssen. „Wir evaluieren gerade Applikationen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen, die gegenwärtig noch auf Papier gemanagt werden, mit Applikationen wie SharePoint Online, wie zum Beispiel das Urlaubs-, sowie das Vertragsmanagement,“ erläuterte Zeumer.

Jederzeit und von jedem Ort verbundenZeumer sagte, dass alles, was ein Techniker heutzutage für eine erfolgreiche Installation benötige, eine Internetverbindung wäre. „Office 365 schafft uns eine IT-Umgebung, die wir rund um die Welt benutzen können,“ meinte er. „Wir können jetzt zu jeder Zeit und von jedem Ort aus eine

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Verbindung erstellen, um Emails abzurufen, Online-Besprechungen abzuhalten und Zugriff auf unsere SharePoint-Applikationen und Dateien zu erhalten.“

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Globale ZusammenarbeitDa ifa seine Software an einen ständig weiter anwachsenden Kundenstamm von Augenartzpraxen rund um die Welt verkauft, macht es Lync Online der Firma leichter als jemals zuvor, Informationen zu teilen und Unterstützung zu leisten. „Wir haben jetzt weltweiten Zugang zu unserer Wissensdatenbank,” sagte Zeumer. „Zuvor erlaubte unsere Konferenzlösung lediglich acht Nutzer, doch jetzt verfügen wir alle über Headsets und können mittels Lync miteinander reden oder sogar Videokonferenzen durchführen wann immer es notwendig ist.“

Weniger IT-AufwandDer Unterhalt eines firmeneigenen Systems streckte ifa IT-Ressourcen dereinst bis zum Äußersten. „Nach der Eröffnung unserer Niederlassung in den USA arbeiteten wir zur Routinewartung auch oft an Wochenenden,” sagte Zeumer. „Jetzt müssen wir nicht einmal mehr Überstunden einlegen, um unsere Emails und Kollaborationsmittel zu verwalten.“ Außerdem meinte Zeumer, er brauche nicht mehr länger nach Produktcodes zu suchen, sich um den Erwerb von neuen Lizensen zu bemühen oder Benutzer an neuen Funktionalitäten einzulernen seit die Infrastruktur und Datensicherheit in der Cloud verwaltet werden. „Wir statten einen neuen Benutzer mit den wesentlichen Anmeldedaten aus und damit ist die ganze Lizenzverwaltung erledigt, genauso wie die Bereitstellung von Lync, SharePoint und Exchange mittels einiger weniger, simpler Klicks. Wir haben sogar Abteilungsverwalter ernannt, die sich um administrative Routineanfragen kümmern.” Hinsichtlich der Expansion von ifa in andere Märkte sagte Zeumer, dass er sich auf weniger Verwaltungsaufwand und mehr

Unterstützung für seine Endnutzer freut. „Office 365 ist einfacher zu verwalten und einfacher für unsere Mitarbeiter zu benutzen, weshalb wir keine Wartung vorausplanen müssen. Alles ist einfacher für jeden geworden.”

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Microsoft Office 365Microsoft Office 365 verbindet Cloud-basierte Versionen der bewährten Microsoft-Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation – SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online – mit den neuesten Office-Anwendungen für den Desktop und Notebooks wie Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint und ergänzenden Anwendungen für Smartphones oder Tablets.

Weitere Informationen zu Office 365 erhalten Sie unterwww.office365.com

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Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTelefon +49 89 3176 0Email: info@microsoft.de www.microsoft.de

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Für weitere Informationen über Produkte und Dienstleistungen von ifa systems besuchen Sie bitte unsere Webseite bei : www.ifasystems.de

Für weitere Informationen über Produkte und Dienstleistungen von Utilitas GmbH besuchen Sie bitte unsere Webseite bei www.utilitas.net

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published June 2013

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