SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

AFM - Web File Manager es el software de Administración Documental desarrollado por APG Consulting que soluciona la administración y organización de la documentación electrónica de su organización en forma sencilla y segura, concentrando toda su información documental en un solo lugar. Facilitando así su organización, su búsqueda y su seguimiento, con la seguridad necesaria para que no solo pueda estar siempre disponible, sino también al alcance de las usuarios apropiados.

Rápido acceso a la informaciónRápido acceso a la información

Mejora de los procesosMejora de los procesos

Reducción del uso de Reducción del uso de papelespapelesReducción de costosReducción de costos

Entorno Seguro Entorno Seguro

Administración eficienteAdministración eficiente

Beneficios que aporta para su Beneficios que aporta para su gestióngestión

Casos de ÉxitoCasos de Éxito

AFM-Producto NacionalAFM-Producto Nacional

Mejoras en los Mejoras en los procesosprocesos

Generación de documentos a partir de modelos y plantillasEl AFM – Web File Manager propone un único escritorio para el desarrollo de todas las actividades que se realizan con los documentos, permitiendo definir los modelos y plantillas más utilizados (contratos, legajos, presupuestos, incidentes, pedidos, etc.), para que fácilmente puedan ser creados e incorporados a la solución.Si además se combina con los “atributos por defecto”, (utilidad que completa automáticamente los atributos según el tipo de documento) podremos unificar el criterio de guardado, para simplificar su búsqueda, y asegurar que pueda ser accedidos sólo por los usuarios correctos. Versionado que permite registrar los cambiosEl AFM – Web File Manager permite guardar las diferentes versiones generadas ya sea por cambios en los documentos, o por la participación de uno o mas autores, dejando así registro de la evolución del contenido para que pueda ser consultado.De esta manera se evita la pérdida de versiones, la confusión de cuál es la última disponible, quién es su autor, o dónde debe depositarse.

Mejoras en los procesos (cont.)Mejoras en los procesos (cont.)

Generación automática de PDFSin ningún tipo de licencia adicional, el AFM – Web File Manager convierte el documento a formato PDF automáticamente.Esta funcionalidad no sólo permite ahorrar costos, sino también, enviar documentos a usuarios externos manteniendo la integridad de su contenido.

Comparación automática del contenido de diferentes archivosEl AFM – Web File Manager permite seleccionar 2 archivos MS Word diferentes (ó 2 versiones diferentes del mismo documento) y realizar la comparación de los mismos. El resultado de dicha comparación podrá generar un nuevo documento o simplemente desplegar en pantalla las diferencias entre ambos..Seguimiento de documentos vía notas y recordatoriosEl AFM – Web File Manager permite programar avisos recordatorios vía e-mail según diferentes criterios, como por ejemplo, creación o modificación de algún tipo de documento, fecha de vencimiento, cambio de estado, modificaciones, etc. así como también es posible agregar notas anexas a un documento, para dejar comentarios, aclaraciones, etc..

Mejoras en los procesos (cont.)Mejoras en los procesos (cont.)

Incorporación de Documentos automáticamenteEs posible definir bandejas de entradas, (carpetas) la cuales pueden tomar los documentos depositados en ellas e incorporarlos a la herramienta AFM – Web File Manager, con sus clasificaciones completadas automáticamente, evitando así la diferencia de criterios para guardar documentos del mismo tipo, buscarlo y/o garantizar su seguridad.

Eliminación del papel como soporteOlvídese de buscar las facturas en una carpeta, los contratos en otra, y de buscar la información en ficheros. Con el AFM – Web File Manager podrá de encontrar toda su información en un solo lugar, fácil y rápidamente, con nuestro poderoso motor de búsqueda que le permite realizar búsquedas por título, descripción, contenido, fechas, etc.

La oficina sin papelesLa oficina sin papeles

Almacenamiento de todo tipo de documentos digitalesTodo tipo de documentos podrán ser incorporados dentro del AFM – Web File Manager (Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, documentos escaneados, imágenes, video, música, etc.) y una vez incorporado, disfrute de las ventajas del mismo, como el versionado, seguridad eficiente, organización, conversión a PDF, entre muchos otros.

Optimización de los procesos diarios de la organizaciónLa administración eficiente y segura de todos los documentos que maneja la organización mejora los procesos de cada día, evitando la pérdida de documentos, tiempos de búsqueda, errores en la versión seleccionada, etc. El trabajar en forma eficiente, permite a la organización contar con mayor tiempo de su personal ocupado en tareas productivas. Reducción de costos de almacenamiento físico y localización de papelesLa Administración documental por medio de una solución informática, tiene como uno de sus objetivos fundamentales la reducción de diferentes costos de operación. Entre estos costos, no podemos dejar de considerar los que resultan de la impresión y almacenamiento físico de papelería, así como también del tiempo de recuperación de la información buscada.Ya no necesita copias, fotocopias, o directorios públicos para compartir documentos, ahora solo necesita indicar el documento, y todos aquellos que lo necesitan podrán acceder al mismo y trabajar en el, según su seguridad lo permita.

Reducción de CostosReducción de Costos

Rápido acceso a la Rápido acceso a la informacióninformación

Almacenamiento y clasificación de la información en un único repositorioToda la información documental de su organización es almacenada en un único repositorio. Esta estructura centralizada brinda mayor seguridad para el acceso y el resguardo adecuado, facilitando así la administración, la búsqueda, y la restauración de la información. Poderoso motor de búsquedaCada documento puede ser localizado rápidamente utilizando filtros por clasificaciones o por las herramientas de búsquedas como:• Búsqueda por contenido, donde cualquier documento que contenga una palabra ó frase será inmediatamente localizado. • Búsqueda por Tipos de Documento, Título, Descripción, Fecha de creación y/o modificación, Autor, etc.. • Filtros, por área, número de carpeta, año, localidad, partida, etc.

Rápido acceso a la Rápido acceso a la informacióninformación

Rápido acceso a la información Rápido acceso a la información (cont.)(cont.)

Múltiples atributos para cada documentoCada documento lleva asociados los atributos con los que ha sido generado o importado, por ejemplo: Partido / región / proveedor / proyecto etc. Los Atributos son totalmente configurables por el usuario Administrador del AFM – Web File Manager, quién puede crear diferentes atributos según las necesidades de la organización.

SeguridadSeguridad

Esquema según Roles, Grupos y EstadosLos Roles (grupos de usuarios, con conjuntos de derechos similares, como las personas de un mismo sector) junto con el atributo Estado (estados posibles que transita un documento, como nuevo, borrador, final, abierto, cerrado, etc.) y el atributo Grupo(agrupamiento de documentos ya sea por tipos, Partido, área, secretaría, etc.) en conjunción, permite controlar el acceso a los documentos, de forma tal que pueda restringirse desde la creación de un documento, a la visualización del mismo, pasando por todos los estados intermedios, y con la posibilidad no sólo de incluir funciones de administración, sino también desactivar opciones en los menús.

SeguridadSeguridad

Esquema según Roles, Grupos y Estados (cont)

SeguridadSeguridad

Registro de toda la actividad realizada sobre un documentoEl / los usuarios autorizados, tendrán la posibilidad de visualizar todas las actividades que se realizaron en un documento, incluyendo fecha, usuario y acción.

Registro / Ingreso de los usuarios al AFM – Web File ManagerLa solución se integra a la seguridad de su organización, permitiendo que un usuario identificado en la red interna ingrese sin requerírsele nuevamente su usuario / contraseña.

SeguridadSeguridad

Toda la información en un solo lugarEl AFM – Web File Manager guarda todos sus documentos en un solo lugar, permitiendo que estos sean fácilmente resguardados, administrados, y restaurados.Esto le permite no solo trabajar desde cualquier PC de la red, sino que evita que se pierdan documentos por problemas en su PC, cortes de luz, virus, etc.Aun si un archivo es eliminado por error, la aplicación provee herramientas para buscarloy restaurarlo rápidamente.Ya no es necesario la creación de carpetas y subcarpetas en su disco, organice rápidamente sus documentos usando las Clasificaciones y luego encuéntrelos fácilmente, a través de los filtros.Con el AFM – Web File Manager ud. puede dedicarse al contenido, sin preocuparse por el soporte de almacenamiento de sus documentos.

AdministraciónAdministración

El / los usuarios con rol de Administradores, podrán parametrizar el AFM – Web File Manager a las necesidades de la organización y de cada uno de los Sectores que lo utilicen.Todas las funcionalidades provistas por el AFM – Web File Manager en el Módulo de Administración permiten que la organización genere inicialmente y modifique acorde a sus necesidades de negocio todas las funciones de clasificación y seguridad.Las herramientas con las que cuenta el Administrador permitirán importaciones de documentos en forma masiva (migración inicial y/o en producción), generación de Atributos (clasificaciones, valores de los mismos, dependencias, etc.), roles por grupo de usuarios y la Seguridad asociada a los mismos, Análisis de Logs, resguardos y recuperos de documentos eliminados, etc.

DigitalizaciónDigitalización

El AFM – Web File Manager dispone de herramientas sencillas y parametrizables, como las “Bandejas de Entrada” para incorporar en forma automática documentos electrónicos generados a partir de escaners u otros dispositivos.

Algunos Casos de Algunos Casos de éxitoéxito

AFM-Producto AFM-Producto NacionalNacional

EL AFM – Web File Manager es un producto Nacional, desarrollado por APG Consulting, una organización de Capitales Nacionales fundada por socios con una larga trayectoria en el desarrollo de soluciones informáticas, que ha definido sus procesos de desarrollo bajo normas ISO-9001:2000.

EL AFM – Web File Manager ha sido declarado producto de interés nacional, premiado con un subsidio del Gobierno Nacional para financiar su crecimiento, a fin de competir con productos internacionales

Esto nos permite desarrollar software de calidad, estando cerca de nuestros clientes, acompañándolos en su crecimiento y brindándoles nuevos servicios para atender su necesidades con nuevos desarrollos.Del mismo modo contamos un soporte proactivo sobre las soluciones implementadas, con un servicio de monitoreo en tiempo real sobre la gestión de los productos y los servicios entregados, a fin de evitar incidentes y/o tratar los mismos de la forma mas eficiente.

En APG Consulting nos distinguimos por nuestra atenciónpersonalizada, por nuestra vocación de servicio, y por el respaldoa nuestros productos.

Muchas gracias por su tiempo.

Por cualquier duda o consulta no deje de comunicarse con nosotros a info@apgconsulting.com.ar o

llamándonos al (+54 11) 4781-3700