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Event Management, November 2018 1

Skript EventmanagementLuzi Heimgartner

Exec. MBA Tourism FHO / dipl. Tourismusfachmann HF

Leiter CAS Event Management FHO


Luzi HeimgartnerAusbildung

• Koch und Kellner mit EFZ

• «dipl. Tourismusfachmann HF» (HFT GR)

• «Exec. MBA Tourism FHO» (HTW Chur)

• «Erwachsenenbilder SVEB I / HF-Dozent»

Tätigkeit an der HFT Graubünden

• Studienberatung

• Dozent für Eventmanagement und Tourismus

• Leiter Verkauf Academia Engiadina

• Leiter «CAS Event Management FHO»

Weitere Tätigkeiten

• Gastdozent Swiss Snowsports

• Mitglied der Tourismus-Kommission Silvaplana

Event Management, November 2018

Arbeitserfahrung im Eventbereich

93 - 97 Auslandeinsätze für CIS Club Intersport (Organisation von

Sport- und Showevents)

1995 1-jährige Welttournee mit Up with People, (internationale

Musicalshow, Kultur-Event)

97 - 2000 Tourismusfachschule in Samedan (Praktikum KV

Silvaplana, Langlauf-CH-Meisterschaft 99, Elvia Bike Cup 99/00,

engadinwind.com 99/00)

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Arbeitserfahrung im Eventbereich

2000 – 04 Vizedirektor im 4*-Hotel Chesa Guardalej, Champfèr-

St.Moritz (heute: Giardino Mountain), verantwortlich für

Sales/Marketing sowie Incentives und Corporate Events

Seit November 2004 an der Academia Engiadina als:

– Studienberater/Sales für die HFT Graubünden

– Leiter Verkauf Academia Engiadina

– Dozent für Eventmanagement und Tourismus

– Leiter „CAS Event Management FHO“

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Weitere ArbeitserfahrungSeit 1999 Speaker-Chef am Engadin Skimarathon

Div. Speakereinsätze an Sport- und Kulturevents: (u.a. FIS Alpine Skiweltmeisterschaften 2003 St. Moritz),

2004 bis 2012 Chef Social Events FIS Alpine Ski Weltcup

St.Moritz Engadin

Moderation von Abendveranstaltungen, Podiumsdiskussionen etc.

Mitarbeit/Voluntari: FIS Alpine Ski World Cup 2015 St.Moritz, FIS Alpine Ski Weltcup Finale 2016 St.Moritz, FIS Alpine Ski World Championship 2017 St.Moritz

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Agenda Donnerstag, 29. Nov. 2018(08.15 bis 12.00 Uhr, 4 Lektionen)

– Definition Event

– Der oder das Event? - „Eventitis“ – Event oder Veranstaltung?

– Erlebnisinzenierung

– Der Event im Kontext der Unternehmensführung

– Der Event im Kontext des Marketings

– Eventtypologien

– Klassifikation von Events

– Eventmarkt Schweiz, Trends

– Praxis-Übung und Praxis-Beispiele


Definition Event

Massgebende Definition «CAS Event Management FHO»

– eine Veranstaltung die zum Erlebnis wird

– Einmaligkeit (USP), in der Wahrnehmung des

Besuchers

– positive Aktivierung der Besucher/Teilnehmer

– Organisation und geplante Inszenierung(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1)


Definition Events

Ein Event kann auch als „Produkt“ (Public-Event,

z.B. ein Open-Air oder Sport-Event) betrachtet

werden, welches anhand eines

Projektmanagement-Modells zu managen und

mittels Marketing-Massnahmen zu vermarkten

ist.


Weitere Begriffsdefinitionen

Begriff „Eventmarketing“

Systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle von Eventsinnerhalb der Kommunikationsinstrumente Werbung, Verkaufsförderung undPublic Relations

(Nickel O., in „Eventmarketing“)


Eigenheiten von Events

– kann nicht verschoben oder nachgebessert werden (Tag X)

– Ergebnis ist einmalig

– Erfolg ist abhängig von der subjektiven Wahrnehmung der Besucher und Akteure

– Die Vorbereitung ist viel umfangreicher als der Event selber

(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1)


Veranstaltung versus Event

Event

Veranstaltungist ein organisiertes Ereignis mit einem

begrenzten Zeitumfang, an dem eine

Gruppe von Menschen teilnimmt.

Veranstaltung USP/Einmaligkeit

Emotionen+=

=

subjektive Wahrnehmung

Jeder Event ist eine Veranstaltung, aber

nicht jede Veranstaltung ist ein Event.

(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 23)


Ereignis versus Erlebnis

Erlebnis

EreignisEtwas was in einem bestimmten Moment

passiert ohne Zeitdauer

(Naturkatastrophe, Unfall, Markteintritt,

Transaktion, Ticken der Uhr

EreignisZeitfaktor, um das

Ereignis zu erleben+=

=

subjektive Wahrnehmung des Zeitfaktors(vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 7)

Die 5 Sinne der Erlebnisinszenierung



Erlebnisinszenierung

Ereignis Erlebnis Erkenntnis Erfahrung

Erlebnisse setzen Ereignisse voraus, die aber erst durch persönliche

Erkenntnisse zur persönlichen Erfahrung werden.

Trend zu neuen Freizeitwerten:

Freude, Genuss, Lust, Hedonismus, Spass, Sozialkontakte,

Erlebnisse, Sein

(Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt)


Erlebnisinszenierung


Das Erlebnis-Setting

(Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt)

Einige Umweltreize können mittels Angebotsgestaltung beeinflusst oder moduliert werden,

andere wie z.B. das Klima oder das Wetter nicht. Ziel der Angebotsgestaltung muss es aber

sein, in einem bestimmten Raum eine Atmosphäre zu schaffen, die dem Besucher positive

Erlebnisse ermöglicht. Dies können wir mittels Inszenierung erreichen. Inszenierung ist das

Instrumentarium des Erlebnis-Settings zur Schaffung einer zielgruppenorientierten Atmosphäre.

Einzelner Besucher Erlebnis Wahrnehmung Atmosphäre Inszenierung Umwelt

Nachfrage Angebot


Quelle: Heitere Openair

Das Erlebnis mit allen Sinnen erleben……….

PEST (Umwelt)-Analyse



Der Event und seine Umwelten

Die ökonomische Umwelt, positive Einflüsse

+ Zunahme des verfügbaren Realeinkommens

+ bessere Einkommensverteilung

+ stabile Währungslage

+ günstige Konjunktursituation



Die ökonomische Umwelt, negative Einflüsse

- Wirtschaftliche Krisenerscheinungen

- Rückgang der industriellen Produktion

(wachsende Arbeitslosigkeit, Personal- und

Lohnstopp, Kurzarbeit etc.)

- unstabile Währungslage

- ungünstige Konjunktursituation


Aktuelle Wirtschaftskrise

Diskussion:

– Welches sind mögliche Auswirkungen der

momentan stagnierenden Wirtschaft auf die

Eventbranche in der Schweiz?

– Was wären mögliche Massnahmen um dieser

Entwicklung entgegen zu halten?



Die ökologische Umwelt, qualitative

Belastungen

- globale Klimaerwärmung (Permafrost,

Gletscherschwund etc.)

- Verunreinigung von Luft, Boden und Gewässer

- Zersiedelung => Zerschneidung der

Landschaft => Zerstörung des Landschaftsbilds


Umweltschutz und Events

Diskussion:

– Welches sind mögliche Auswirkungen der

stetigen Sensibilisierung der Gesellschaft auf

den Umweltschutz auf die Eventbranche?

– Wo sehen Sie in dieser Entwicklung Chancen

für die Eventbranche?


Der Event und seine UmweltenDie gesellschaftliche Umwelt (sozio-kulturell)

– Wohlstandsgesellschaft: Steigendes Bruttonational-einkommen (Bruttoinlandsprodukt (BIP) - an die übrige Welt gezahlte Einkommen + aus der übrigen Welt empfangene Einkommen = Bruttonationaleinkommen

– Konsumgesellschaft: Konsum zu Lasten des Sparens

– Leistungsgesellschaft: Wachstum trotz Wohlstand

– Mobile Gesellschaft: mehr Mobilität

– Bildungsgesellschaft: bessere Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

– Ambivalente Gesellschaft: Heute hier, morgen dort

– Freizeitgesellschaft: Freizeit als Luxusgut

– Überalterung der Gesellschaft



Die technologische Umwelt

Positive Einflüsse:

– Technische Entwicklung in der Kommunikation

(Handy, E-Mail, Funkgeräte, Infrarot)

– Entwicklung in der Eventtechnik, z.B. Wireless-

Technik oder vom PAR-Scheinwerfer zum LED-

Scheinwerfer

Negative Einflüsse:

– Zur Diskussion


Politik



Die Politische Umwelt

– Der Event wird stark von der Politik beeinflusst und umgekehrt. Je nach Staatsform unterscheidet sich die Ausprägung. Beispiel: Einfluss des Staates bei der Euro 08 oder bei den Olympischen Spielen in Peking 2008

– Trend: Die Politik nimmt immer mehr Einfluss in die Tourismusstrukturen (z.B. Bewilligungen Vorschriften, Ruhestörungen oder Sicherheitsbestimmungen etc.)

– Politisches Lobbying ist gefragt auch punkto Finanzierung von Grossevents z.B. Olympische Spiele in der Schweiz

Das goldene Dreieck im Eventmanagement


Kosten

Masterplan

Qualität

5-Phasenmodell

PSP (Organigramm)

Budget

Konzepte

Zeit


Die Event-Organisation

(Audi FIS Skiweltcup St.Moritz)

Steuerungs-

ausschuss

ProjektleiterIn

Logistik

Technik/Bauten Verkehr

Marketing/Kom.

Hospitality Medien/Kom.

CateringSocial Events/Zeremonien

Rennorganisation

Piste

Administration/Finanzen

Staff/Volunteer

Stab-Linien-Organigramm

Beispiel Event-Budget


BEISPIEL BUDGET

Evaluation Konzept

Position Grobbudget Ankerbudget Zwischen Budget End Budget Differenz aktuell

Begründung

Prioritäten

Flyer (10'000) 10'000.00 10'000.00 10'000.00 0.00

Radio 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00

SF DRS 0.00 0.00 0.00 0.00

Printmedien 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00

Internetseite 7'000.00 7'000.00 7'000.00 0.00

Graphiker/Logo 2'000.00 2'000.00 2'000.00 0.00

PR-Arbeit 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00

Total PR 81'000.00 81'000.00 81'000.00 0.00 0.00

VIP Apero, Nachtessen 25'500.00 15'000.00 25'500.00 -10'500.00

Entlöhnung Prominente 0.00 12'000.00 0.00 12'000.00

Eintritt Abendveranstaltung 1'000.00 0.00 1'000.00 -1'000.00

Preisgelder 4'480.00 4'000.00 4'480.00 -480.00

Total Marketing 30'980.00 31'000.00 30'980.00 0.00 20.00

Startnummern 4'000.00 0.00 4'000.00 -4'000.00

Verpflegung 6'000.00 10'000.00 6'000.00 4'000.00

Verkehr / Transport 9'000.00 9'000.00 9'000.00 0.00

Infrastruktur / Anlagen 30'000.00 25'000.00 30'000.00 -5'000.00

Technik / Verbindung 48'000.00 48'000.00 48'000.00 0.00

Total Logistik 97'000.00 92'000.00 97'000.00 0.00 -5'000.00

Interne Mitarbeiter 0.00

Externe Mitarbeiter 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00

Realisation bis Konsolidierung

Konsolidierung

5 Phasen-Modell und Teilaspekte für Events

Evaluation

Event-

Skizze

Konzeption Realisation Event

1 2 3 4 5

Event-

Konzept

Go/

No go

Prüfung

Themen/

Prozesse

Prüfung

Realisierung

Abschluss

Durchführung

Projekt-

Abschluss

(Event)

Ideen-Skizze

Trends

Verbündete

‘Reason-why’

Lösungsvarianten

Lösungsansätze

Grobkonzept

Grobbudget

Ausgangslage

Analyse

Zielsetzungen

Positionierung

Strategie

Zielgruppen

Massnahmen

Organisation

Finanzen

Infrastruktur

Vermarktung

Zeitplan

Produktgestaltung

> Kernveranstaltung

> Rahmenprogramm

Ressourcenplanung

> Staff/Personal

> Finanzplanung

> Infrastruktur/Logistik

> Umwelt/Nachhaltigkeit

Ablaufplanung

> Aufgabenteilung

> Prozesse

> Drehbücher/Timing

Kommunikation> Int. Kommunikation

> Marktkommunikation

> Anspruchsgruppen

Realisierung

> Infrastruktur

> Instruktion Personal

Durchführung

> Event startet/läuft

> Kunde nutzt Produkt

> Personal im Einsatz

> Infrastruktur genutzt

Medienarbeit

Inspektionen/

Feedbacks

Projektcontrolling

Schlussrechnung

Dokumentation

Abschluss-

Prozedere

Projekt-Management

Te

ilas

pe

kte

Logistik/Baut

en

Speaker/Mod

eration

Helferwesen

Recht/Ver-

sicherung

Sicherheit/

Sanität

Künstler-

wesen

Umwelt &

Events

Event-

Technik

Catering

SponsoringQuelle: FAF.ch /

Schmidt Consulting



Teilaspekte von Events

Speakerwesen/

Moderation

Events +

Umwelt

Event

Sponsoring

Marketing/

Medien

Catering

Sicherheit

Recht/

Versicherung

Logistik

Event-Technik

Finanzierung/

BudgetProjekt-

Management

Helferwesen/

Voluntari

Rettungswesen/

Sanität

Künstlerwesen

Mobile Bauten

Zeitmessung


Der Event im Kontext der Unternehmung

CEO / GL

Produktion (GL) Vertrieb (GL) F&E (GL)

Administration

Marketing (GL)

Produktion 1 Produktion 2 Markt A Markt B

HR

Finanzen (GL)

Event und

Sponsoring

Stab-Linien-Organigramm


Marketinginstrumente

Price Produkt Place Promotion

V.System/Distribution

Verkaufsmanagement

Logistik

Preishöhe

Rabatte

Garantie

Zahlungsbedingung.

Lieferbedingungen

(vgl. Bruhn, 1997)

Gestaltung

Verpackung

Markierung

Sortiment

Kundendienst

Mediawerbung

Verkaufsförderung

Directmarketing

Public Relations

Sponsoring

Messen / Ausst.

Eventmarketing

Multimedia

Mitarbeiterkomm.

Event ist ein wichtiger Teil der

Unternehmenskommunikation


Event

Sport-Events Kultur-Events

Musik-Events

Theater-Events

Religiöse Events

Kunst-Events

Wirtschaftliche

Events

Gesell.-pol. Events

Politische Events

Staatsbesuche

Naturschutzwoche

Negative Events Krieg

Parade-Umzüge

Gartenschau

Eröffnungen

Expo / Messen

Kongress

Road-Shows

Olympiaden

Meisterschaften

Wettkämpfe, Turniere

Freizeitsport

Wissenschft.-Events

(vgl. Bruhn, 1997)

Natürliche (Events)

Naturereignisse

Naturkatastrophen

Brauchtum

Traditions-Events

Media-Events

Kick-off-Meetings

Incentive-Reisen

Seminare

Pressekonferenz

Eine Typologisierung von Events

Public-Events

Coporate-Events


Klassifikationen von Events

– Art/Typologie– Sport-, Kultur,- Wirtschaftliche-Events etc.

– Ziel– Gewinnorientiert, kommerzielle Ziele (Public Event)

– Nicht gewinnorientiert, unterstützend für andere Ziele (Incentive-Reise)

– Grösse– Akteure (Menge, Aufwand)

– Service (Umfang, Anzahl Personen, Kosten)

– Besucherzahl (Gesamt-, Spitze- und Durchschnitt)


Grösse der Veranstaltung/Event

– ca. 230‘000 Sportanlässe pro Jahr in der Schweiz– Regelmässig bzw. unregelmässig wiederkehrend – einmalig Lokal –

Regional - National – International – Global - Monosportiv – Polysportiv

– ca. 75 Sportgrossveranstaltungen– Aufgrund von Grenzwerten für ausgewählte Indikatoren (Müller & Stettler 1999)

– nur wenige Sport-Mega-Events (z.B. Euro 08)– Übergreifende universelle Grossveranstaltung mit internationalem Charakter.

Zunehmende Unabhängigkeit von Veranstaltungsort, bzw. –land sowie dem gesellschaftlichem Umfeld. Erhebliche ökonomische Effekte.

(Quelle: Christian Mösch, Deutscher Sportökonomiekongress, 16.11.06 in Köln)


Spektrum von Veranstaltungen

Indikatoren zur Abgrenzung

Grenzwert zu einer

Sport-Grossveranst.

Grenzwert zu

einem

Sport-Mega-Event

Aktive Sportler > 10’000 > 20’000

Anzahl Betreuer, Helfer, Funktionäre > 1’000 > 5’000

Anzal Zuschauer > 20’000 > 100’000

Event-Budget

> 1 Mio. CHF bzw.

0.64 Mio. EUR

> 50 Mio. CHF bzw.

32 Mio. EUR

Mediale Attraktivität und Verbreitung (TV)

Direktübertragung /

Teilaufzeichnung im

öffentlichen Fernsehen

ausserhalb der

Sportsendezeiten

Verkauf der

Übertragungsrechte

in mind. 30 Ländern

(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Müller & Stettler 1999, S. 11)


Trends in der Eventlandschaft CHÖkonomische Aspekte:

Abhängig von der Wirtschaftslage (Problem Sponsoring)

Prognose Seco: CH-BIP Verlangsamung 2011 auf 1.9%, 2012 von 1.0%, 2013: 1.8%, 2014: 2.4% . 2015: 1.2%, 2016: 1.4%, 2017: 0.9%, 2018: 2.9%, 2019: 2.0% (Stand: 06.11.18)

– Positivere Aussichten, Gesamtmarketingbudget werden jedoch nur langsam wieder erhöht

– Nur langsam besteht mehr Bedarf an Man/Woman-Power


(Quelle: Seco, www.seco.admin.ch, abgerufen: 06.11.2018)

http://www.seco.admin.ch/


Trends in der Eventlandschaft CH

Ökologische Aspekte:

– Trend zu Sensibilisierung bezüglich Umweltschutz und

ökologischer Nachhaltigkeit

Weitere Aspekte:

– Trend zur Digitalisierung (Hybride Events)

Digital Marketing vs. Live Communication


Event-Konzeptraster

1. Ausgangslage (Briefing)

2. Zielsetzung

3. Zielgruppen

4. Strategie/Vorgehen/Methodik

5. Detailplanung/Massnahmen/Programmpunkte

6. Budget/Controlling

Gruppenarbeit

1. Organigramm «Crystal Night» (organisatorisch)

2. Ablaufplan «Crystal Night» (zeitlich)

3. Ablauf Rangverkündigung an der «Crystal

Night» (Grob-Konzept, Inszenierung)

4. «Kommunikations-Konzept» der «Crystal

Night» (Grob-Konzept)


Gruppe 1: Organigramm «Crystal Night»

• Erstellen Sie ein Organigramm für die

«Crystal Night»

• Mittels Stablinien-Organigramm

• Def. der verschiedenen Linien/Org.-Bereiche

• Verantwortlichkeiten

• Etc.


Gruppe 2: Ablaufplan «Crystal Night»

• Erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan für

die «Crystal Night»

• Phase 1: Evaluierung

• Phase 2: Konzeption

• Phase 3: Realisation

• Phase 4: Event, Timeline des Events

• Phase 5: Konsolidierung


Gruppe 3: Ablaufplan «Crystal Night»

• Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die

Rangverkündigung der «Crystal Night»

• Ablauf

• Akteure

• Inszenierung (Visuell, Akustisch etc.)


Gruppe 4: Kommunikation «Crystal Night»

• Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die

Kommunikation der «Crystal Night»

• An welche Zielgruppen?

• Mit welchen Kommunikations-Instrumenten?

• Über welche Kanäle?

• Mit welcher Botschaft

• und wann (zeitlich)?



Literaturhinweise

- Stephan M. Hirt (2013): Event-Management – Mit Live-Kommunikation

begeistern. Versus Verlag. (relevant für die Vertiefung Eventmanagement)

- Ulrich Holzbaur, et al (2010): Eventmanagement – Veranstaltungen

professionell zum Erfolg bringen, Springer Verlag, 4. Auflage.

- Bruhn, Manfred, Kommunikationspolitik, München 1997

- Müller/Stettler (1999): Ökonomische Bedeutung sportlicher

Grossveranstaltungen. Forschungsinstitut für Freizeit und Tourismus (FIF)

Universität Bern. Bern 1999

- Bieger, Thomas (1989): Dienstleistungsmanagement, Haupt Verlag 1989

- Staatssekretariat für Wirtschaft seco, www.seco.admin.ch

http://www.seco.admin.ch/

skript eventmanagement - snowsports.ch · sales/marketing sowie incentives und corporate events...

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