sistema gestion.integrado

8/12/2019 Sistema Gestion.integrado

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MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRADO


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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

1.INDUCCIN AL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

1.1 OBJETIVO El objetivo del Sistema de Gestin Integrado es mejorar los procesos de la Cooperativa

para ofrecer mayor satisfaccin al cliente, prevenir y controlar los riesgos y los aspectosambientales en el lugar de trabajo y asegurar que el proceso de mejoramiento continuopermita minimizarlos.

Mejorar la conciencia de la calidad en la Cooperativa y la regularidad en la realizacin delas tareas, reduciendo los riesgos y aspectos ambientales de forma eficaz y eficiente.

Tener claridad en la distribucin de responsabilidades. El xito del sistema de gestin de laCooperativa depende del compromiso de todos los niveles y especialmente del grupodirectivo.

Obtener plena confianza del cliente y tener mayor eficacia interna.

1.2 ALCANCE Y APLICACINEl Sistema de Gestin Integrado ha sido estructurado para cumplir con los requisitos de los

estndares de las Normas del Sistema de Gestin de Calidad, NTC-ISO 9001:2008; Sistemade Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, NTC-OHSAS 18001:2007; Sistema de GestinAmbiental, NTC-ISO 14001:2004 y se aplica en cada uno de los servicios integrales para laingeniera, construccin, mantenimiento y operaciones comerciales en los sistemas dedistribucin de energa que la Cooperativa preste.

Este manual presenta una breve descripcin de la Cooperativa y como se desarrollan susprocesos. Se hace referencia a manuales de operacin, procedimientos documentados y a losregistros que sustentan el Sistema de Gestin para la seccin que lo requiere.

La vigencia de este manual y cada uno de los documentos que lo conforman inicia el da de suaprobacin y finaliza cuando el documento sea reemplazado por uno mejorado o el Sistemade Gestin sea analizado desde puntos de vista incompatibles con los actuales o en caso quese disuelva la Cooperativa.

C d d l d t l d ll li i d l Si t d


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7.3.Diseo y Desarrollo: Los servicios que presta la Cooperativa no incluyen actividadesde diseo y desarrollo.

7.5.2.Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio:Los servicios que presta la Cooperativa son verificables durante la prestacin del mismo.

7.5.5. Preservacin del producto: El tipo de servicios que presta la Cooperativa no

requiere preservar un producto.

7.6 Control de los equipos de Seguimiento y Medicin: El tipo de actividadesdesarrolladas por la Cooperativa no requieren el uso de equipo calibrado para el seguimientoy medicin, debido a que no se hacen medidas de precisin si no de comprobacin.

1.4 DESCRIPCIN DE LA COOPERATIVACoopser es una Cooperativa de Trabajo Asociado, creada en el ao 2000, cuyo objeto es elsuministro de servicios integrales en el campo elctrico. Generadora de fuentes de empleo,mediante la vinculacin del trabajo personal de sus asociados y sus aportes econmicos, parala produccin de bienes, ejecucin de obras o la prestacin de servicios en formaautogestionaria, dentro del mbito de la ley y los estatutos.

El personal, que ha laborado con empresas privadas y del Estado en un promedio de 15 aosen el ramo, ofrece una total garanta de excelente servicio y calidad.

Coopser cuenta con un equipo idneo e interdisciplinario de aproximadamente 400 asociados,entre profesionales y tcnicos, que brindan asesora y los servicios necesarios para lograrunas condiciones ptimas de calidad en el desarrollo de nuestras actividades.

Coopser posee la experiencia tcnica y los equipos necesarios para el suministro y desarrollode los siguientes servicios, en forma integral:

Suministro de mano de obra con personal calificado y estratgicamente ubicado, paraefectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de redes de distribucin de energaelctrica hasta 34.5 KV., al igual que la expansin del alumbrado pblico.

Atencin integral de tipo comercial: atencin de reclamos, indagaciones, inspecciones,Nuevos suministros, lectura de los medidores, reparto de facturacin, suspensin yreconexin de suministro de energa, control de clientes morosos, control de prdidas ycalidad de servicio.


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Compensacin de energa reactiva, clculo e instalacin de bancos condensadores.

Gran parte de los asociados y directivos son ex-funcionarios de la Empresa de EnergaElctrica de Bogot y CODENSA SA ESP, desempeando cargos gerenciales, administrativos ytcnicos, para la ejecucin de proyectos de mantenimiento preventivo, correctivo yconstruccin de redes de distribucin de energa hasta 34.5 KV, y para la prestacin deservicios relacionados con la comercializacin del servicio de energa.

2.INDUCCIN A LOS SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOSLa bsqueda de toda empresa de servicio es la satisfaccin total del cliente, para el logro deeste fin las organizaciones deben conocer las necesidades y expectativas de todas las partesinteresadas, ya que al cumplir dichas necesidades y expectativas lograrn que sea mucho mscompetitiva y que todos sus clientes estn satisfechos con el servicio prestado.

Los Sistemas de Gestin ayudan a la organizacin a conocer y cumplir todas las necesidades yexpectativas de las partes interesadas, y de una forma sistmica desarrollar productos yservicios que cumplan con las expectativas.

Un Sistema de Gestin Integrado pretende crear la conciencia de prestar servicios de calidad,de una forma segura, sana, saludable y limpia, que permitan cumplir los requerimientos delcliente sin exponer la vida de ningn ser humano y minimizando el impacto ambiental.Igualmente, permite la eliminacin de duplicacin de funciones, de responsabilidades dedocumentos y procedimientos, busca la estandarizacin, el mejoramiento de la calidad de vida

laboral, la disminucin de prdidas, reduccin de costos, el aumento de la competitividad y dela imagen corporativa, as como el poder acceder a certificaciones en Calidad, Ambiente,Seguridad Industrial o Salud Ocupacional mediante un solo sistema o modelo degerenciamiento integral, no es solo un listado de beneficios de un sistema integral, sino hoyen da la tendencia mundial.

Por lo tanto Coopser, ha implementado su Sistema de Gestin centrado en los procesos, se haajustado a la Cultura Organizacional de la Cooperativa, y se ha desarrollado teniendo encuenta los siguientes principios:

Enfoque al cliente: la razn por la cual la cooperativa existe es por sus clientes, sinellos, todos los esfuerzos son intiles, aun cuando se tengan los mejores asociados, lasmejores tcnicas y los mejores equipos, por lo que los esfuerzos deben estar dirigidos alograr la satisfaccin del cliente.


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Cooperativa proporcione servicios de calidad, y a su vez, deben contribuir al crecimiento ymejoramiento de la organizacin. Este liderazgo es participativo, se cuenta con asociadosen todas las reas motivando en pos del mejoramiento continuo, garantizando laseguridad de todo el personal.

Participacin del personal: El involucramiento del personal es indispensable para ellogro de los objetivos de la Cooperativa, todos los asociados deben participar en los

sistemas de gestin, no importa cual sea su actividad especifica.

Seguridad y Salud para los asociados:Para garantizar la seguridad y la salud de todoslos asociados se debe identificar y controlar los Factores de Riesgo en todos los procesosque se llevan a cabo.

Prevencin de la contaminacin:Coopser prestar el servicio, de tal manera que seproteja y respete al medio ambiente, disminuyendo los aspectos e impactos ambientalessignificativos.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: la toma de decisiones sebasa en un anlisis de los datos y la informacin disponible, no se debe basar en estadosde nimo.

Cumplimiento de la legislacin: Coopser cumplir con el marco regulatorio que nosrige como organizacin.

Mejora Continua:es lo que nos permite sobrevivir en el mercado. Esta se tiene que darcomparando el desempeo de la propia organizacin a travs del tiempo y luegocompararse con los competidores.

Relaciones mutuamentebeneficiosas con el proveedor: Las organizaciones tienenproveedores y stos estn ntimamente relacionados con el xito de la organizacin ydeben tratarse como socios, reconociendo la necesidad de ambos de la existencia yparticipacin del otro, de tal manera que la relacin sea mutuamente benfica.Igualmente, se fomenta en los contratistas una actitud de seguridad en el desarrollo de

los trabajos relacionados con sus actividades, que sea coherente con las Polticas de laCooperativa.

La aplicacin exitosa de estos principios de gestin resulta en beneficios para todas las partesinteresadas, tales como la mejora de la rentabilidad, la creacin de valor y el incremento de laestabilidad.


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C

LI

E

N

T

E

PROCESO GERENCIAL

DIRECCIONAMIENTO DECOOPSER.

PROCESO DE OPERACION

INGENIERIA Y CONSTRUCCIN

MANTENIMIENTO SISTEMAS DEDISTRIBUCIN DE ENERGA

OPERACIONES COMERCIALES

PROCESO DE SOPORTE

GESTIN HUMANA

GESTIN FINANCIERA

GESTIN DE INFRAESTRUCTURA

C

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E

EVALUACION Y CONTROL

DOCUMENTOS Y REGISTROS

CUMPLIMIENTO LEGAL

MEJORA CONTINUA

NECESIDADES DEL CLIENTESATISFACCION DEL CLIENTE

ESPECIFICACIONES TECNICAS EJECUCION DE PROYECTOS

En la caracterizacin de cada proceso se expone en una secuencia ordenada las principalesactividades de que se compone, las entradas, los proveedores, los resultados y clientes de losmismos. Contiene adems, las reas que intervienen, precisando la participacin que cadauno tiene para lograr la satisfaccin del cliente desde el puesto que desempea, los recursos,la infraestructura, el ambiente de trabajo (factores de riesgo y aspectos ambientales), comose mide, como se analiza, los documentos y registros asociados.

3.1 PROCESO GERENCIAL

PROCESO GERENCIAL


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Dentro del direccionamiento estratgico se han establecido los parmetros bajo los cuales serige e identifica la Cooperativa, creando una cultura de calidad que incluye la misin, visin,valores y polticas, consolidando as el sentido de pertenencia a COOPSER.

A continuacin se ven la misin y visin que Coopser ha establecido como parmetros dedireccionamiento de la Cooperativa y sus asociados:

MISIN

Satisfacer con alto nivel de competitividad,confiabilidad y calidad los requerimientos deusuarios mediante la realizacin eficiente dela construccin, operacin, administracinde servicios comerciales, mantenimiento delas redes y equipo de distribucin deenerga de media, baja tensin y alumbradopublico; a travs del trabajo autogestionariode sus asociados, generando bienestar para

los mismos0

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COTA - CUNDINAMARCA

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COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOS

DE ELECTRICIDAD RURAL COOPSER

VISIN

Ser una de las mejores empresas en laprestacin de servicios integrales para laconstruccin, operacin, mantenimiento yoperaciones comerciales en los sistemasde distribucin de energa a nivel nacional.

CARRERA 4 No. 8 - 08 TEL. 877 64 43

COTA - CUNDINAMARCA

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COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SERVICIOSDE ELECTRICIDAD RURAL COOPSER

Los valores son los principios gobernantes que indican la manera como una organizacinrealiza negocios y cmo actan los trabajadores en su nombre. Los valores que rigen enCOOPSER son los siguientes:


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VALORES

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En el planeamiento estratgico se establecen las polticas, objetivos y planificacin delSistema de Gestin Integrado.

La direccin general de la Cooperativa proporciona evidencia de su compromiso con laparticipacin en el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin Integrado, as comocon la mejora continua de su eficacia. Entre los compromisos de la alta direccin semencionan:

a) Comunicar a todos los asociados la importancia de satisfacer tanto los requisitos delcliente como los legales y reglamentarios,

b) Comunicar a todos los asociados la importancia de eliminar o minimizar los riesgos eimpactos ambientales ocasionados por la ejecucin de actividades de la Cooperativa.

c) Motivar la participacin en la capacitacin, en el establecimiento de las polticas de lacooperativa y en la definicin de los objetivos.

d) Participacin en la revisin de los manuales, procedimientos y dems documentacinque se requiera y gestionar la disponibilidad de recursos para la puesta en operacin yseguimiento del Sistema de Gestin Integrado.

) Di l i d P d j i d i d i


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POLTICA INTEGRALCALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE.

COOPSER, es una entidad cuyo objeto social es la prestacin deservicios integrales para la construccin, mantenimiento y operacionescomerciales, en los sistemas de distribuc in de energa.

Nuestro compromiso se fundamenta en el mejoramiento continuo delSistema de Gestin Integrado y el cumplimiento de los requisitoslegales aplicables, para lo cual debemos:

Contar con personal competente, recursos financieros y fsicosnecesarios para la prestacin de servicios integrales con calidad,cumplimiento, precios competitivos, en armona con el ambiente y elentorno social que garanticen la satisfaccin del cliente.

Promover un ambiente seguro, evitando la contaminacin, fomentandola prevencin de los riesgos, el mejoramiento permanente del bienestar,el autocuidado de la salud y calidad de vida de los asociados y de lacomunidad en general.

La gestin dinmica y continua de nuestro planes, programas yproyectos aplicando los principios de autocontrol, autorregulacin yautogestin.

Es responsabilidad de todos los asociados de Coopser velar por elcumplimiento de esta polti ca en el desarrollo de sus actividades.

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Esta poltica se analiza en las revisiones gerenciales para garantizar que sigue siendopertinente y adecuada para las necesidades de la Cooperativa, es comunicada y conocida portodo el personal a travs del informativo interno EL TRANSFORMADOR, tarjetas dedivulgacin y carteles disponibles en las sedes para las partes interesadas, entre otros.

La Gerencia de la Cooperativa se asegura que la planificacin del Sistema de GestinIntegrado est de acuerdo a los procesos establecidos y a su interaccin. Verifica que los


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establecido para cada nivel y funcin, alineados con los objetivos de la organizacin, de talforma que cada nivel tenga en cuenta los objetivos de los niveles superiores, como en unacascada.

Son comunicados a cada uno de los miembros de la Cooperativa, haciendo nfasis en cmocada uno contribuye con el cumplimiento de los mismos. A continuacin se muestran losobjetivos de acuerdo al mapa de procesos del Sistema de Gestin Integrado implementado en

Coopser:OBJETIVOS PROCESO

GERENCIALMETAS DEL OBJETIVO

Garantizar la permanencia en elmercado de la Cooperativa.

Incrementar en un 10% los ingresos operacionales conrespecto al ao anterior

Incrementar los excedentes operativos en un 5% conrespecto al ao anterior

Mantener la proporcionalidad de los costos operativos yadministrativos

Obtener el contrato de mantenimiento de la redelctrica para la Zona Sur de Cundinamarca

OBJETIVOS PROCESO DESOPORTE MEDICION DEL INDICADOR

Contar con el personalcompetente, recursos financierosy fsicos necesarios para la

prestacin de serviciosintegrales.

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos cuentencon certificacin de competencias del SENA.

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicos cuentencon el carnet del CONTE.

Disminuir el ndice de ausentismo promedio en un 20%con respecto al ao anterior

Disminuir el ndice de severidad promedio en un 20%con respecto al ao anterior

Disminuir el ndice de frecuencia promedio en un 20%con respecto al ao anterior


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Planear y ejecutar los proyectoscon calidad, cumplimiento,precios competitivos, en armonacon el ambiente y el entorno

social

Lograr que el 90% de los balances de materiales decada proyecto u orden de trabajo se mantengan en

cero.Disponer adecuadamente el 100% de los residuosgenerados por la operacin y mantenimiento del

sistema elctricoDisponer adecuadamente del 100% de los residuos

institucionalesMantener los consumos de energa y agua promedio porfuncionario de las oficinas y almacenes de la

Cooperativa.

OBJETIVOS PROCESOEVALUACIN Y CONTROL

MEDICION DEL INDICADOR

Lograr la mejora continua del

Sistema de Gestin Integradopara garantizar la satisfaccin delcliente.

Lograr que los indicadores del sistema de Gestin se

cumplan en un 90%Obtener una evaluacin de la satisfaccin del cliente de

80/100 puntos.

Asignacin de responsabilidades y autoridades: La definicin de las responsabilidades yautoridades se encuentran establecidas en el Manual de Funciones. Ests son comunicadas atodo el personal para facilitar una eficaz gestin en el sistema. En el organigrama de la

Cooperativa se ve la interrelacin entre los diferentes cargos y reas de la Cooperativa,mostrando la forma en que se encuentra organizada y dirigida. As mismo, en lasdescripciones del cargo y en los procedimientos documentados estn definidas lasresponsabilidades y autoridades del personal. El organigrama se encuentra con los mismoscolores que se han establecido para los procesos de acuerdo al mapa. Los cargos que apoyanlos procesos gerenciales, en color caf, los de soporte en color azul, los de operacin, de colorverde y los de evaluacin y control de color naranja.

ASAMBLEA

GENERAL

JUNTA DEVIGILANCIA

CONSEJO DE

ADMINISTRACIN

GERENCIA

DIRECCINTECNICA

DIRECCINDIRECCIN

SISTEMAS DEGESTION

ASESORIA

JURIDICA

ASESORIA

FINANCIERA

REVISORIAFISCAL


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Representante de la Direccin:El Gerente ha designado al Director Administrativo de laCooperativa como el Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integrado.El representante es responsable de asegurar que el sistema sea implementado y mantenidoen toda la Cooperativa, informando a la direccin sobre el desempeo del mismo y lasnecesidades de mejora. Se asegura que el sistema sea enfocado hacia todas las partesinteresadas. Adems, coordina la realizacin de las revisiones de gerencia. As mismo,

coordina el monitoreo de la efectividad del sistema, lo que incluye los indicadores degestin, acciones preventivas y correctivas, auditoras internas y externas y el monitoreode la satisfaccin de los clientes.

Comunicacin: El Gerente mantiene informado a todo el personal del cumplimiento,estado y logros del Sistema de Gestin Integrado, mediante reuniones peridicas,comunicados e informativos con el fin de obtener una retroalimentacin y mejora en eldesempeo de la Cooperativa.

Igualmente, el Gerente recibe, documenta y responde las comunicaciones externaspertinentes de partes interesadas.

Todos los asociados participan activamente en la identificacin y solucin de situacionesque afectan las condiciones de la salud y la seguridad en el trabajo a travs del ComitParitario de Salud Ocupacional, quines canalizan las inquietudes de salud y seguridad delos tcnicos operativos hacia la administracin.

Con el fin de obtener una gestin eficaz en las comunicaciones del Sistema de GestinIntegrado se cuenta con el procedimiento COMUN-01 comunicacin, participacin yconsulta de informacin sobre seguridad, salud ocupacional y aspectos ambientales.

3.2 PROCESOS DE SOPORTE

PROCESO DE SOPORTE

GESTIN HUMANA

GESTIN FINANCIERA

GESTIN DE INFRAESTRUCTURA


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los requisitos. Entre otros recursos mencionamos los siguientes: Humanos, financieros,tecnolgicos, locativos (infraestructura), etc.

3.2.1 GESTION HUMANAAdministracin del recurso humano: Cuando se detecta la necesidad de una persona para

ocupar un cargo, se tendr en cuenta los requisitos del cliente, las especificaciones delcontrato, cuando sea el caso, o el perfil del cargo establecido en el Manual de Funciones de laCooperativa. Se seleccionan los candidatos y se analizan las hojas de vida, en caso de cumplircon las especificaciones del cargo, se llama a entrevista: el candidato o candidatos al puesto,presentan entrevista con el superior del rea en que se desempeara, este lo entrevistar ychequear su experiencia, conocimiento y aptitud para las labores que va a desempear. Losdatos de la entrevista quedan registrados en el formato Entrevista Tcnica.

Cuando el candidato pasa la entrevista tcnica se le aplican las pruebas y exmenes

psicolaborales y psicolgicos a que se someta a los postulantes, segn las definiciones previasdel cargo. Cuando el concepto predice un adecuado ajuste al cargo, se enva al examenmdico ocupacional de ingreso de acuerdo al cargo que va a desempear. Una vez se recibenlos resultados de los exmenes y si el concepto es apto para el cargo, el aspirante diligencia elformato interno HUMA01-F05 HOJA DE VIDA, y anexa la documentacin requerida.

El rea de recursos humanos revisa toda la documentacin, elabora el Convenio de Asociaciny realiza la induccin segn el Programa de Induccin PROGHUMA-01, facilitando laadaptacin e integracin del nuevo asociado a la Cooperativa, a su puesto de trabajo y a la

vez proporcionar al recin llegado, las bases para una adaptacin e integracin con su grupode trabajo.

El personal que realiza trabajos que afectan la calidad del servicio ha sido seleccionado conbase en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas que le permiten sercompetente. Este personal es evaluado mnimo una vez al ao mediante la Medicin deCompetencias HUMA01-F01.

Competencias:COOPSER asegura que el personal sea competente para hacer el trabajo alcual ha sido asignado. De igual manera identifica las necesidades de entrenamiento y losuministra a todo el personal que efecte actividades que afecten la calidad.

Igualmente, a todo el personal se le entrena y concientiza en el Sistema de GestinIntegrado, para que sea consciente de la importancia y la responsabilidad del cumplimientod l lti di i t t i it t bl id l Si t d G ti l


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Con la medicin de competencias, medicin del ambiente laboral y mejoramiento paradesempear el cargo, se disean los programas de entrenamiento que aseguren que elpersonal est motivado, tenga los conocimientos y habilidades necesarios para desempearlas actividades bajo su responsabilidad. A travs, de comunicados internos se asegura quelas personas conozcan los impactos de sus actividades sobre el servicio que presta laCooperativa y de cmo contribuyen al logro de los objetivos del Sistema de Gestin. El reade Recursos Humanos mantiene los registros apropiados de la educacin, formacin,

habilidades y experiencia del personal vinculado a COOPSER. Ambiente de Trabajo:Coopser cuenta con las oficinas y bodegas que garantizan que se

puedan prestar los servicios en condiciones ptimas. Igualmente, se facilitan los elementosrequeridos para garantizar la seguridad, el bienestar futuro del personal que desarrolla losservicios y la prevencin de la contaminacin.

Para garantizar un ambiente organizacional adecuado en COOPSER se gestiona a travs dela Evaluacin de Ambiente Organizacional HUMA01-F02que permite determinar el grado

de satisfaccin del cliente interno.

3.2.2 GESTION FINANCIERAMediante la gestin de recursos financieros se administra y proporciona informacin financierapara la toma de decisiones, realizar el seguimiento y control de la recaudacin de los ingresosy pago de proveedores. Formular normas y polticas internas para la administracin derecursos econmicos, control de gastos y la planeacin presupuestal.

Con la informacin suministrada por este proceso se toman las decisiones relativas al tamaoy composicin de los activos, al nivel y estructura de la financiacin para la prestacin de losservicios y a la poltica de distribucin y uso de fondos de acuerdo a los excedentes.

La Cooperativa cuenta con el Fondo del Sistema de Gestin en el que anualmente se asignanrecursos de acuerdo al porcentaje del remanente establecido por la Asamblea de socios.Dichos recursos son destinados para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin.

3.2.3 GESTION DE INFRAESTRUCTURALa infraestructura con que cuenta COOPSER para la prestacin de servicios incluye gras,canastas, camperos, camionetas 4X4, camiones y un doble troque, ENTRE OTROS. LaCooperativa cuenta con el procedimiento MTTO-06 Mantenimiento preventivo y/o Correctivo


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los criterios de evaluacin tcnica, econmica, cotizacin y seleccin de proveedores paralos procesos de compra de bienes y servicios que deben incluir requisitos de seguridad,salud ocupacional o ambiental. Igualmente, se establecen las inspecciones u otrasactividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple con losrequisitos. Cuando la Cooperativa o nuestro cliente requieren llevar a cabo la verificacinen las instalaciones del proveedor, en la informacin de compra se establecen lasdisposiciones para la verificacin pretendida y el mtodo para la liberacin del producto.

De igual forma, en este procedimiento se indica cmo se seleccionan y evalanproveedores, el criterio para la evaluacin se da por la capacidad de los mismos parabrindarnos productos o servicios de acuerdo a nuestras polticas de compras y a lasnecesidades de los clientes. Se mantienen registros de los resultados de las evaluaciones yde las acciones tomadas de acuerdo a las mismas.

3.3 PROCESOS DE OPERACIN

PROCESO DE OPERACION

INGENIERIA Y CONSTRUCCIN

MANTENIMIENTO SISTEMAS DEDISTRIBUCIN DE ENERGA

OPERACIONES COMERCIALES

Son los procesos del Servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para ste. Son losprocesos a partir de los cuales el cliente percibe y valora nuestra calidad.

Coopser cuenta con la experiencia tcnica y los equipos necesarios para el suministro ydesarrollo de los siguientes servicios:

Ingeniera y construccin de redes Mantenimiento de sistemas de distribucin de energa Operaciones Comerciales

Estos servicios se ofrecen a travs de licitaciones pblicas o invitaciones a ofertar. El rea de f


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Cuando surgen modificaciones al contrato durante la prestacin del servicio, se hace unarevisin para asegurarse que sean resueltas las diferencias existentes entre los requisitos delcontrato o pedido y los expresados previamente, y que la Cooperativa tiene la capacidad paracumplir con los requisitos definidos. Se mantienen registros de los resultados de la revisin yde las acciones originadas por la misma. En caso de existir cambios en los requisitos delservicio, la Cooperativa se asegura de que la documentacin pertinente sea modificada y deque el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.

Una vez legalizado el contrato, se analizan los requerimientos del servicio que sonestablecidos en las rdenes de trabajo.

La prestacin de servicios es planificada a travs del Plan Sistemas de Gestin IntegradosPLAN-01. En este se describen los procedimientos y recursos que se aplicarn para cumplircon los requerimientos del Sistema de Gestin Integrado para la ejecucin de los proyectos,asegurndose que la Cooperativa evala las actividades, recursos, verificaciones, validaciones,pruebas especficas para el proyecto y criterios de aceptabilidad, conociendo los

requerimientos de sus clientes, teniendo la capacidad y disponibilidad de satisfacer lasnecesidades establecidas por stos. Todos los servicios que la Cooperativa presta estnincluidos en estos planes. Antes de un proyecto nuevo, se analiza para levantar un planespecfico o incorporarlo a uno ya existente. Los planes de calidad son elaborados yactualizados por el responsable de la prestacin del servicio y son aprobados por el Gerente.

Definidos los recursos que se requieren para el desarrollo del proyecto, se informa a laadministracin para que inicien las gestiones necesarias, para garantizar que se cuenta contodo lo necesario antes de iniciar la ejecucin de actividades.

COOPSER establece en los planes de calidad como se desarrollan los procesos para lograr laconformidad con los requisitos establecidos para la realizacin de los trabajos solicitados porel cliente. Asegura que todos los procesos de realizacin del proyecto se operen de formaeficaz y de acuerdo con lo establecido. Se cuenta con el Manual de Operacin donde seexplica cmo se llevan a cabo las actividades de produccin y prestacin del servicio, loscuales se encuentran reunidos bajos las reas de Ingeniera, Mantenimiento y ServiciosComerciales.

En este manual se describen las actividades crticas, procesos especiales, estndares deconstruccin y montaje, los criterios de la prestacin del servicio, menciona el control decalidad interno o externo y los requisitos necesarios para cumplir en materia de calidad,ambiental, seguridad y salud ocupacional con las exigencias del cliente y los lineamientos delSistema de Gestin Integrado. La Cooperativa cuenta con instrucciones puntuales donde sedescriben las operaciones que son importantes en el proceso de la prestacin del servicio. En

l l j i d l b l l ifi i t i l


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Coordinacin con el cliente: Una vez iniciadas las actividades de la prestacin del serviciose establecen y determinan las disposiciones eficaces para la comunicacin con el clienteen aspectos relacionados a la informacin sobre los trabajos, las consultas, modificacionesy la retroalimentacin del cliente, incluyendo las quejas.

Identificacin y Trazabilidad: Para los proyectos o actividades ejecutadas se har laidentificacin y trazabilidad de acuerdo a la orden de trabajo y para trabajos con

electrificadoras se har con el nmero del contrato.Propiedad del cliente: La Cooperativa cuida los bienes que son propiedad del cliente

mientras estn bajo su control o estn siendo utilizados por la misma, incluyendo lapropiedad intelectual. Estos bienes se identifican y verifican a travs de un acta de recibode materiales. Se protegen y salvaguardan de acuerdo a las normas de preservacin segnel bien. Igualmente, cuando un bien de stos se pierda, deteriore o que de algn otromodo se considere inadecuado para su uso se registra y comunica al cliente a travs de uninforme.

Control Operacional:El control operacional del Sistema de Gestin Integral est definidoen el Manual de Operacin donde se explica cmo se llevan a cabo las actividades deproduccin y prestacin del servicio, se especifica la metodologa y los criterios para elcontrol operacional de dichas actividades.

Con base en los resultados de la evaluacin de los riesgos y aspectos ambientalesasociados a los procesos y al establecimiento de los riesgos prioritarios por el grado depeligrosidad e impactos ambientales significativos, grado de repercusin y que requieren

para su control, se establecen criterios de operacin y se anticipa la disponibilidad completay oportuna de:

Personal competente Equipos, herramientas y elementos de proteccin personal apropiados y en

condiciones adecuadas de funcionamiento (incluido su mantenimiento) Materias primas en calidades y cantidades especificadas Mtodos, procedimientos, instructivos y estndares de seguridad que contemplen

criterios de operacin Entorno apropiado Supervisin idnea Igualmente, deben contemplarse tambin los recursos requeridos para medir y

controlar estos procesos.

Se incorporan las acciones preventivas y correctivas necesarias para ajustar las operacionesd id tifi d i i t i l l l i t


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del grado de cumplimiento de la legislacin. Igualmente, se coordinan las inspecciones yauditorias de la ejecucin de los trabajos con el fin de verificar el cumplimiento de losrequisitos, se recopila con la periodicidad establecida las listas de chequeo y determina losincumplimientos de la legislacin y requisitos del sistema aplicables con objeto de detectar noconformidades e iniciar el proceso de tratamiento de estas y verifica el cumplimiento de lasacciones propuestas para solucionarlas.

Factores de Riesgo: El mtodo de planificacin usado por Coopser asegura que losresultados de la evaluacin de riesgos y los efectos de los controles son tomados en cuentacuando se fijan los objetivos del Sistema Integrado de Gestin. Para ello ha establecido elprocedimiento RIESG-01 Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos para actividadesrutinarias por medio del cual se identifican y evalan los riesgos, la generacin deaccidentes de trabajo, enfermedades profesionales, igualmente, las medidas de controlnecesarias para garantizar dentro de los trabajadores una actitud proactiva. Provee losmedios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de los que se deban eliminar ominimizar en concordancia con los objetivos y programas de gestin; es consistente con la

experiencia tcnica del personal y con las capacidades de la Cooperativa; proporciona unmarco para el desarrollo de los controles operativos.

Los factores de riesgo identificados como prioritarios en Coopser son:

Riesgo Elctrico Cada de Altura Riesgo vial

Programa de Salud Ocupacional: Coopser con el fin de preservar, mantener y mejorar lasalud individual y colectiva de los asociados en sus correspondientes ocupaciones cuenta conel Programa de Salud Ocupacional PSO-01 Programa Salud ocupacional y SeguridadIndustrial. Este se compone de subprogramas entre los que estn:

Medicina Preventiva y del Trabajo: Actividades orientadas a la promocin y control de lasalud de los asociados.Higiene Industrial: Actividades encaminadas a controlar los factores de riesgo que

puedan causar la aparicin de enfermedades profesionales e ineficiencia de los

asociados.Seguridad Industrial: Actividades destinadas a la identificacin, valoracin y control de

los factores de riesgo que puedan ocasionar accidentes o incidentes de trabajo.

Para cada Subprograma se especifica:

Obj ti t t d l


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Aspectos e Impactos Ambientales: Determinadas las actividades a ejecutar, se relacionancon los aspectos ambientales identificados y sus consecuentes impactos por medio delprocedimiento AMBIE-01 Identificacin de aspectos e impactos ambientales para actividadesrutinarias, se registran los impactos ambientales en los aspectos de aire, agua, suelo yrecursos naturales analizando los aspectos ambientales en cuanto a emisin, vertimiento,generacin de residuos y consumo.

Los aspectos ambientales identificados como significativos en Coopser son la generacin deresiduos, estos se clasifican en:

Peligrosos: Es aquel residuo o desecho que por sus caractersticas corrosivas,reactivas, explosivas, txicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causarriesgo o dao para la salud humana y el ambiente. As mismo, se considera residuo odesecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contactocon ellos. De acuerdo a las actividades ejecutadas por Coopser, seran el manejo de

aceites de transformadores y equipos, bombillas de mercurio y sodio. Industriales: Incluye los residuos provenientes de las actividades de operacin y/omantenimiento. Estn constituidos entre otros por porcelanas, cobre, aluminio, hierro,acero fundicin y envoltorios de cartn, plstico, vidrio, bolsas de polietileno. Estos sonreintegrados al operador de red para su disposicin final. Igualmente, son aquellosexcedentes de las actividades de poda en los procesos de mantenimiento deservidumbres, construccin de lneas, circuitos u otras obras que impliquen la poda derboles o remocin de la cobertura vegetal.

Institucionales: Los residuos institucionales generados por la Cooperativa estn

compuestos principalmente por papeles sucios con alimentos, envases de botellas,restos de alimentos y todo resto orgnico recolectado, adems excedentes de lasactividades de oficina como papeles, cartones, equipos de informtica, como cartuchosde tner, tinta, papel carbnico, etc.

Plan de Manejo Ambiental: Para la ejecucin de un proyecto nuevo, el IngenieroCoordinador realiza un anlisis para identificar los aspectos e impactos ambientales deacuerdo a las actividades a ejecutar, establece los programas para el control de losmismos, e incluye las actividades, responsables, recursos y metas fijadas para mantener la

integridad del sistema de gestin.

Factores de riesgo y aspectos e impactos ambientales para actividades norutinarias Para identificar, evaluar y controlar los riesgos ambientales y de saludproducidos por la realizacin de actividades no rutinarias, es decir aquellas que se salen dela operacin normal y no responden a condiciones fcilmente estandarizables, que puedan

t li l l di bi t l bi t i l d t d


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ante Emergencias EMER-01 el cual describe la organizacin y los medios necesarios paraatender dichas emergencias, y se documentan los siguientes elementos:

Anlisis de amenazas y vulnerabilidad Organizacin para las emergencias. Instrucciones para actuar en caso de emergencias (asociados, colaboradores,

contratistas, visitantes, etc.) Planes de Evacuacin. Entrenamiento. Simulacros y retroalimentacin. Comunicaciones

Este Plan es actualizado cuando el Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO)determine que es necesario, despus de un simulacro o cuando se ha presentado unaemergencia.

El COPASO, disea y ejecuta un plan de inspecciones peridicas a los diferentes procesos ysedes con el fin de identificar y evaluar las amenazas y la vulnerabilidad. Al evaluar el nivelde riesgo en el proceso o en las sedes se genera un plan de accin encaminado a disminuirel riesgo preventivamente o a mitigar el impacto ambiental. Una vez identificado el riesgo oel impacto se procede a disear y divulgar el plan de respuesta especfico segn lasamenazas identificadas y los instructivos de respuesta para las personas en caso de unaemergencia.

3.4 EVALUACION Y CONTROL

EVALUACION Y CONTROL

DOCUMENTOS Y REGISTROS

CUMPLIMIENTO LEGAL

MEJORA CONTINUA

Son los procesos responsables de verificar los resultados conseguidos en el seguimiento de losbj ti l t d d iti d i d i i t bl


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La Cooperativa ha establecido el Manual del Sistema de Gestin Integrado donde sedescriben los elementos del Sistema y dan direccin a la documentacin relacionada.

Este sistema asegura que los procesos que afectan la prestacin del servicio soncontrolados mediante manuales de operacin que describen las actividades, susresponsables y las secuencias en que se ejecutan, haciendo referencia a las instrucciones

de trabajo cuando estas actividades son complejas, segn el criterio otorgado por lacostumbre, las normas y el perfil de las personas que las ejecutan.

Control de documentos: Toda la documentacin del Sistema de Gestin Integrado,incluido el manual, los manuales de operacin, los procedimientos, programas, formatos,etc., tanto internos como externos, son estrictamente controlados a travs delprocedimiento DOCU-01 Elaboracin y control de los documentos. Este procedimientoasegura que los documentos sean aprobados previo a su distribucin y que sean revisadoscontinuamente para asegurar su vigencia. As mismo, asegura que los documentos seanlegibles, fcilmente identificables y que estn disponibles en los puntos de uso. Loscambios a los documentos son registrados y comunicados, eliminando las versionesanteriores y previnindose el uso de documentos obsoletos.

Es responsabilidad del Ingeniero SGI- rea Calidad mantener un listado actualizado de lasversiones vigentes de los documentos y que stos se encuentren disponibles en las reas


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3.4.2 CUMPLIMIENTO LEGAL

Requisitos legales: Las disposiciones legales y cualquier otra normativa que pudiera seraplicable a la ejecucin de las actividades de la Cooperativa, se relacionan en la Matriz deRequisitos legales LEGIS01-F01, la cual hace parte del procedimiento LEGIS-01Identificacin y acceso a los requisitos legales del Sistema de Gestin Integrado y otrosque sean aplicables. El documento est conformado por un desglose por cada factor deriesgo y/o aspecto ambiental identificado para las actividades propias de la cooperativa, labase legal que lo reglamenta, la exigencia y el cumplimiento. Dichos requisitos han sidocomunicados a travs de divulgacin y capacitacin a los asociados.

El procedimiento es usado para garantizar que se identifican y tienen acceso a losrequisitos legales y de otra ndole, y describe cmo se hace el seguimiento para garantizarel cumplimiento con la legislacin y como se actualiza la normatividad.

3.4.3 MEJORA CONTINUALa medicin de los procesos del Sistema de Gestin Integrado es establecida en laidentificacin de cada proceso y su seguimiento se hace por medio de un sistema deindicadores semaforizado, donde se establece la frecuencia de medicin y las metas. Estainformacin es revisada por la direccin para tomar las correcciones necesarias paraasegurarse de que el servicio prestado es conforme a los requisitos del cliente.

Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin Integrado, COOPSER realizauna encuesta de la percepcin del cliente de acuerdo al formato Satisfaccin del Cliente CLIE-F01, igualmente, a travs de las permanentes comunicaciones y reuniones con el cliente sedetectan las insatisfacciones que pueda llegar a tener.

Las caractersticas de la prestacin del servicio se determinan en los planes de calidad, dondese establecen los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios parademostrar la conformidad del servicio a travs de todas sus etapas. Igualmente, elseguimiento se hace por medio de un sistema de indicadores semaforizado.

Para monitorear y medir el desempeo en seguridad, salud ocupacional y ambiental, losprocesos y actividades a los que se les realiza medicin y seguimiento son aquellos queinvolucran factores de riesgo o impactos ambientales los cuales una vez identificados yvalorados han resultado como riesgos o aspectos significativos con respecto a los dems. Paracada proceso se determinan aspectos de control con el fin de garantizar que el factor dei l i t bi t l t t l d


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Para la realizacin de auditoras se cuenta con auditores internos calificados que evalan laconformidad del sistema de gestin con las normas, si se han implementado y se mantienende manera eficaz en todos los niveles de la Cooperativa. El procedimiento AUDI-01 AuditorasInternas establece las responsabilidades y requisitos para la planificacin, la realizacin deauditoras, los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa, lapreparacin de informes de los resultados y los registros que se mantienen.

Igualmente, establece cmo la direccin responsable del rea que est siendo auditada seasegura de que se toman acciones para eliminar las no conformidades detectadas y suscausas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y elinforme de los resultados de la verificacin. La metodologa para la designacin y calificacinde auditores internos est definida dentro del mismo procedimiento.

Control producto no conforme: COOPSER ha documentado e implementado elprocedimiento NOCO-01 Tratamiento de producto no conforme, en el se describen los

parmetros para detectar productos o equipos, procesos o procedimientos no conformes encualquier etapa de la prestacin del servicio, las desviaciones frente a los requisitos legales yotros compromisos adquiridos, as como tambin los resultados frente a la Poltica, a losobjetivos y metas planteados por la organizacin o al no-cumplimiento de los requisitosestablecidos en el Sistema de Gestin Integrado.

As mismo, el procedimiento describe la manera de manejar dichos no conformes, las etapas ylos responsables del anlisis de las causas de la no conformidad, las autoridades relacionadascon la disposicin final, las acciones para eliminar la no conformidad detectada, autorizacin

para el uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuandosea aplicable, por el cliente.

Se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier accintomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido o las accionesemprendidas para mitigar cualquier impacto causado. Cuando se detecta un producto noconforme despus de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la Cooperativa toma lasacciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad.

Incidentes de Trabajo: El reporte e investigacin de incidentes de trabajo se realiza deacuerdo con lo establecido en el procedimiento INVES-01 Reporte e Investigacin deIncidentes de Trabajo en el cual se define como se identifican, registran, aprueban eimplantan las acciones correctivas necesarias para la eliminacin de la causa raz o elcontrol de la situacin y as evitar la repeticin de dichos eventos.

A t di i i El t i ti i d l t di i


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causas de las no conformidades, tomar en forma efectiva acciones en todas las reas de lacooperativa con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir la falla y se describen los pasos parala implementacin, el control y el seguimiento de la misma, adems ilustra sobre losresponsables para emprender este tipo de acciones y su registro.

En este mismo procedimiento se describen los pasos a seguir para hacer el anlisis de lascausas de las no conformidades, defectos u otra situacin no deseable que pudiese llegar aocurrir, se determinan e implementan las acciones necesarias, se registran y revisan losresultados de las acciones tomadas.

Mejora Continua: COOPSER mejora continuamente la eficacia del Sistema de GestinIntegrado mediante el uso de las polticas, los objetivos y metas, los resultados de lasauditorias, el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por ladireccin. Para ello se establecen programas en los cuales se plasman las actividades para elmejoramiento del sistema.

Anlisis de datos: COOPSER determina, recopila y analiza los datos apropiados parademostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestin Integrado. Los indicadores desatisfaccin del cliente, cumplimiento de objetivos y metas, acciones preventivas,desempeo de los proveedores, conformidad de los servicios, caractersticas y tendenciasde los procesos controlados por la direccin de la Cooperativa, es la informacin analizadadurante las revisiones gerenciales para detectar oportunidades de mejora. De esta manerase asegura que toda la Cooperativa se esmere por lograr el mejoramiento continuo de losprocesos, el cumplimiento de los objetivos y metas acordes a las polticas del Sistema deGestin Integrado.

Revisin Gerencial:La Direccin de la Cooperativa revisa el Sistema de Gestin Integradomnimo una vez al ao. Estas revisiones son dirigidas por el Gerente General, sobre la base dela informacin coordinada por el Representante de la Direccin. Se incluye dentro de estasrevisiones la evaluacin de la satisfaccin del cliente, el cumplimiento de la Poltica, objetivosy metas del sistema, la verificacin al cumplimiento de los requisitos legales, as como loscompromisos relacionados con la prevencin de riesgos laborales o la contaminacinambiental. As mismo, se revisan los resultados de auditoras, resultados de los ejercicios de

preparacin para emergencias, el desempeo de los procesos y conformidad del producto,reportes de incidentes y accidentes, no conformidades, el estado de las acciones correctivas ypreventivas, las acciones de seguimiento de revisiones previas, el compromiso para lograr elmejoramiento continuo y se analizan los posibles cambios que podran afectar el Sistema deGestin Integrado.

El li i d t i f i d i l j d l fi i d l


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Las conclusiones finales y las propuestas de mejora quedan consignadas en un informe que esrevisado y aprobado por el Gerente y el Presidente del Consejo de Administracin. Esresponsabilidad del Representante de la Direccin de los Sistemas de Gestinconservarlos yarchivarlos por unperodo de dos (2) aos.

4.REVISINYAPROBACINRevis Cargo:

Representante de la direccin SGINombre:

Martha Gonzlez R.Firma:

Aprob Cargo:Gerente

Nombre:Edgar Loaiza S.

Firma:

5.CONTROLDECAMBIOSDELMANUALHISTORIA DE LAS REVISIONES

Versin Descripcin del cambio Aprobado Fecha01 Elaboracin Inicial Gerencia Feb. de 2004

02 Mejoras al mapa de procesos Gerencia Mar. de 2005

03 Ajustes de acuerdo al alcance y modificacinreferenciacin de procedimientos

Gerencia Jul. de 2005

04Adecuacin del mapa de procesos con base enlos resultados de la auditoria de certificacindesarrollada por el CIDET, diciembre de 2005

Gerencia Feb. de 2006

05Mejoramiento del mapa de procesos, y ajustesal sistema de acuerdo a los resultados del ciclo

de auditoras internas.Gerencia Jun. de 2006

06Inclusin del Sistema de Gestin en Seguridad

y Salud Ocupacional Gerencia Sep. de 2006

07Adecuacin de los sistemas de Gestin de

acuerdo a los resultados del ciclo de auditorasinternas.

Gerencia Mar. de 2007

08 Inclusin del Sistema de Gestin Ambiental. Gerencia May. de 2008

CARACTERIZACION PROCESO GERENCIAL


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SUBPROCESOS Direccionamiento de CoopserRESPONSABLE PROCESO Gerencia

ENTRADA PROVEEDOR CONTROL SALIDA CLIENTE CONTROL

ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001

Comunicaciones

del sector

Mantener la proporcionalidad de los costosoperativos y gastos administrativos

Trimestral rea de ContabilidadCostos operativos/ Ingresos Totales X 100

Gastos admitivos/ Ingresos Totales X 100

ASPECTOS AMBIENTALESRECURSOS HUMANOS RIESGOS

Trimestral rea de Contabilidad

Trimestral

Anual Gerencia

INFRAESTRUCTURA

Ingresos operacionales ao actual/ ingresosoperacionales ao anterior X 100

Excedentes operacionales ao actual/ Excedentesoperacionales ao anterior X 100

Contrato firmado

Garantizar la permanencia en el

mercado de la Cooperativa

Incrementar en un 10% los ingresosoperacionales con respecto al ao anterior

Incrementar los excedentes operativos en un 5%con respecto al ao anterior

Obtener el contrato de mantenimiento de la redelctrica para la Zona Sur de Cundinamarca

FRECUENCIA MEDICININDICADOR RESPONSABLE

rea de Contabilidad

OBJETIVO META

Legislacin delsector

Cooperativo

Gobierno,Superintendencia de Economa

Solidaria

Cumplimientode legalidad

sectorCooperativo

Consumo de recursos agua y energa elctrica,Generacin de suministros de impresin usados,

Vertimientos domsticos en el alcantaril lado

ENTRADAS SALIDASPLANEAR HACER

Asamblea General, Consejo de Administracin,Asesor Financiero,Gerente

Fsico, Psicolaboral, Ergonmico, Locativo,Qumico, Biolgico, Transito.

Oficinas, equipo de computo, medios decomunicacin (telfonos, correo electrnico, fax,

mensajera).

Proceso Gerencial/ Caracterizacin de ProcesosCdigo: Carcter-01/ Versin No. 7 / Junio 2010 / Pg. 1 de 1

REQUISITOS NORMATIVOSDOCUMENTOS

Estatutos y Regmenes de Coopser, Polticas yobjetivos

REGISTROS

Actas Asamblea, Actas Consejo de administracin,Comunicados de Gerencia

REQUISITOS LEGALES

Leyes, decretos y normatividad del sectorCooperativo.

4.1; 5.1; 5.2;5.3; 5.4; 5.5.

4.1; 4.2; 4.3.3;4.4.1; 4.4.3

4.1; 4.2; 4.3.3;4.4.1; 4.4.3

Decisiones ypolticas de

gestin

AsambleaGeneral

Seguimiento deConsejo de

Administracin

Direccionamiento de la

organizacin

Consejo deAdministracin

Seguimiento deJunta deVigilacia

Requisitos del

mercado

EmpresasElectrificadoras/

procesosLicitatorios

Requisitos derecursos

financieros,

humanos,Infraestructura

Proceso deSoporte

Especificacinde requisitos de

los recursos* Cumplimiento de polticas y objetivos* Posicionamiento de la Cooperativa en el sector

* F ijacin de nuevas pol ti cas y objeti vos enbusqueda del mejoramiento contino

* Fijacin de nuevas estrategias que garanticen lapermanencia de la Cooperativa

Direccionamiento de la

CooperativaAsociados

Cumplimientode objetivos

Polticas yobjetivos

OrganizacinCumplimientode objetivosACTUAR VERIFICAR

* Defini cin del mercado y los servi cios que

ofrecer la Cooperativa* Estrategias de posicionamiento de laorganizacin* Designacion de la estructura organizacionalrequerida

* Consecucin de recursos financieros, humanos

y de infraestructura* Fijacin Polticas y objetivos

CARACTERIZACION PROCESO DE SOPORTE


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SUBPROCESOS Gestin Humana, Gestin Financiera, Gestin de InfraestructuraRESPONSABLE PROCESO Direccin Administrativa


ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001

Nmero de trabajadores tcnicos con carnet delCONTE/ Nmero de Trabajadores tcnicos X 100

Semestral rea de Talento Humano

Indice de Ausentismo ao actual/ Indice deAusentismo ao anterior X 100 Mensual rea de Seguridad Industrial ySalud ocupacional

Indice de Severidad ao actual/ Indice deSeveridad ao anterior X 100

Mensualrea de Seguridad Industrial y

Salud ocupacional

RECURSOS HUMANOS RIESGOS INFRAESTRUCTURA ASPECTOS AMBIENTALES

Indice de Frecuencia ao actual/ Indice deFrecuencia ao anterior X 100

Mensualrea de Seguridad Industrial y

Salud ocupacional

Contar con el personalcompetente, recursos financieros

y fsicos necesarios para laprestacin de servicios

integrales.

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicoscuenten con certificacin de competencias del

SENA.

Lograr que el 70% de trabajadores tcnicoscuenten con el carnet del CONTE.

Disminuir el ndice de ausentismo promedio en un20% con respecto al ao anterior

Disminuir el ndice de severidad promedio en un20% con respecto al ao anterior

Disminuir el ndice de frecuencia promedio en un20% con respecto al ao anterior

INDICADOR FRECUENCIA MEDICIN RESPONSABLENmero de trabajadores tcnicos con certificacinde competencias del SENA/ Nmero deTrabajadores tcnicos X 100

Semestral rea de Talento Humano

OBJETIVO META

Gerente, Director Administrativo, asistentesadministrativos y asistentes operativos, contador,

Revisor Fiscal.

Fsico, Psicolaboral, Ergonmico, Locativo,Qumico.


mensajera),

Consumo de recursos agua y energa elctrica,Generacin de residuos slidos institucionales,

Generacin de suministros de impresin usados,Vertimientos domsticos en el alcantarillado,

Generacin de residuos electrnicos(computadores, celulares, avanteles, etc.)

ENTRADAS PLANEAR HACER SALIDAS*Def inic in de l os perfi les requeridos para l aprestacin de los servicios ofertados* Anlisis de los recursos econmicos requeridospara la ejecucin de proyectos* Determinacin de la infraestrucutura requerida

* Consecucin de personal de acuerdo a losperfiles requeridos* Consecucin de recursos econmicos para laejecucin de proyectos* Consecucin de la infraestrucutura requeridapara la ejecucin de los proyectos

ACTUAR VERIFICAR

* Programas de Capaci tac in y formac in delpersonal

* Toma de acciones para la consecucinderecursos* Mantenimiento de equipos y vehculos

* Evaluacin de competencias del personal para

verificar el desempeo del personal contratado* Evaluacin financiera de la Cooperativa* Inspeccin de equipos y vehculos


DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NORMATIVOS

Hojas de vida, Manuales de perfiles de cargo,procedimientos de compras, informacin de

proveedores, Estados Financieros, distribucin deexcedentes.

Documentacin del sistema de gestin integrado,Carpetas de Hojas de vida, pruebas psicotecnicas,

evaluaciones de desempeo, formacin ycapacitacin, informacin de proveedores, Estados

Financieros.

Legislacin laboral aplicable al sector Cooperativo,Legislacin Tributaria y financiera 6,1; 6.2; 6.3;

6.4; 7.4;4,4,1; 4.4.2; 4,4,1; 4.4.2;

Infraestructura

para ejecutarproyectos

Proceso deOperacin

Inspeccionesperidicas

RecursosHumanos para

prestar losserviciosofertados

Recursosfinancieros parala ejecucin de

obras

Proceso deOperacin

Control decostos porproyectos

Proceso deOperacin

Pruebas deingreso y hojas

de vida


obras

ProcesoGerencial


RecursosHumanos para


Infraestructura

para ejecutarproyectos

Mercado laboral,personalreferido

Perfiles de cargo

Bodegas,equipos y

vehculos parala ejecucin depro ectos

Inspeccionesperidicas

SUBPROCESOS I i C t i t i i t Si t d Di t ib i d E O i i l

CARACTERIZACION PROCESO DE OPERACIN


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SUBPROCESOS Ingeniera y Construccin, mantenimientos Sistemas de Distribucin de Energa, Operaciones comercialesRESPONSABLE PROCESO Direccin Tcnica


ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001

OBJETIVO

Planear y ejecutar los proyectoscon calidad, cumplimiento,

precios competitivos, en armonacon el ambiente y el entorno

social

Lograr que el 90% de las actividades ejecutadasse realicen en el plazo ej ecucin.

Tiempos reales de las actividades/ tiemposofertados.

Lograr que el 90% de las actividades ejecutadasestn a satisfaccin del cliente.

Ordenes conformes/ ordenes inspeccionadas.

Lograr que el 90% de los balances de materialesde cada proyecto u orden de trabajo se

mantengan en cero.

Costo de materiales faltantes/ Costo materialesobra

Disponer adecuadamente el 100% de los residuosgenerados por la operacin y mantenimiento delsistema elctrico

Disponer adecuadamente del 100% de los residuosinstitucionales

Cantidad de residuos de la opercin dispuestos/cantidad de residuos de la operacin generados

Cantidad de residuos institucionales dispuestos/cantidad de residuos institucionales generados

Mantener los consumos de energa y aguapromedio por funcionario de las oficinas y

almacenes de la Cooperativa.

Consumo de Agua lts/ persona y Consumo deEnerga Kwh/persona

RECURSOS HUMANOS

INDICADOR FRECUENCIA MEDICIN RESPONSABLE

ASPECTOS AMBIENTALESRIESGOS INFRAESTRUCTURA

META

Mensual

Mensual

Mensual

rea de Ingeniera

rea de Ingeniera

rea de Ingeniera

Mensual

ENTRADAS PLANEAR HACER SALIDAS

u u u , i i u liinstitucionales, Vertimientos domsticos en el alcantaril lado,Generac in de res iduos industriales (material de reintegro),Generacin de residuos mercuriales de los sistemas de iluminacin,Generacin de recip ient es usados de p in turas y aerosoles,Generacin de residuos electrnicos (computadores, celulares,avanteles, etc .) , Manipulac in y almacenamiento temporal deequ ipos y res iduos pos ib lemente contaminados con PCBs,Generacin de res iduos ace it osos , Fugas y goteos de ace it e

dielctrico, Derrame masivo de aceite o incendio, Movil izacin deequipos y rec ip ientes con aceite, Almacenamiento de equipos,recipientes y residuos concontenidoen aceite, Generacin de Ruido,Afectacin a la comunidad.

Fsico, Psicolaboral, Ergonmico,Locativo, Qumico, Biolgico,

Transito, Riesgo Elctrico, Cadade Altura, Riesgo vial.


mensajera), vehculos, canastas, gras, camiones,bodegas.

Gerente, Director tcnico, Ingenieros de proyectos,Ingenieros, Tecnlogos de Supervisin, tcnicos de

redes, personal de apoyo

rea Ambiental

* Preparacin de ofertas* Planificar y programar la ejecucin de actividades* Asignac ion de recursos para la ejecucin de laactividad* Coordinacin con el cliente

* Ejecucin de proyectos* Seguimiento al Control Operacional

ACTUAR VERIFICAR

Mensual rea Ambiental

Trimestral rea Ambiental

Proyectosejecutados a

satisfaccin delcliente

EmpresasElectrificadoras

Evaluacin desatisfaccin del

cliente

Recursoseconmicos por

obrasejecutadas

ProcesoGerencial

Ingresosoperacionales

de laCooperativa

* Correcciones de trabajos que no cumplen conlasespecificaciones* Conformidad del cliente* Facturacin de actividades ejecutadas

* In spe cciones e n terre no a las actividadesejecutadas* Control de materiales usados en la actividad* Conciliacin con el cliente


DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NORMATIVOS

Normas tcnicas del operador de red, Trminos dereferencia, pliegos de condiciones e informacin

para la prestacin del servicio, Oferta de servicios,Contrato, plan del sistema de gestin para el

proyecto, manuales de operacin.

Ordenes ejecutadas, conciliaciones y facturacion.Formularios diligenciados del proyecto

Legislacin que reglamenta el sector elctrico.7.1; 7.2.1;

7.2.2; 7.2.3;7.5.1; 7.5.3;

7.5.4.

4.4.6; 4.4.7. 4.4.6; 4.4.7.

Especificacionestcnicas del

servicio

Operador de laRed Elctrica

Verificacionespecificaciones

ofertadas


obras

Proceso deSoporte


Recursoseconmicos por

obrasejecutadas

ProcesoGerencial

Ingresosoperacionales

de laCooperativa

Datos de lasobras

ejecutadas

ProcesoEvaluacin y

Control

Mejora continuadel SGI

Infraestructurapara ejecutar

proyectos

Proceso deSoporte

Bodegas,equipos yvehculos

Humanos para


Proceso deSoporte

Pruebas deingreso y hojas

de vida


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sistema gestion.integrado

Documents