SISTEM INFORMASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN BERBASIS JAVA

NETBEANS DI SMP N 1 CAWAS

NASKAH PUBLIKASI

Disusun oleh :

Riana Adhi Hananto

08.12.3038

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

INFORMATION SYSTEM LIBRARY MANAGEMENT OF SMP N 1 CAWAS

BASED ON JAVA NETBEANS

SISTEM INFORMASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN BERBASIS

JAVA NETBEANS DI SMP N 1 CAWAS

Riana Adhi Hananto

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of science in today's times faster in all areas in helping to

work, one of which is the data management of the school library. This temporary library management in SMP 1 Cawas still use manual way

so time consuming and often occur by human error, such as data errors borrowing books, returns etc.

The refore the SMP Library Cawas not have a data processing system is a powerful in formation that can serve the transaction process. Data processing information system share in the form of book data processing, Data processing personnel, Data processing borrower, Return data processing , Late processing. This is especially in need in the era of globalization.

Keyword : Information System Library

1. Pendahuluan SMP N 1 Cawas yang terletak di Kabupaten Klaten merupakan instansi

pemerintah yang bergerak dibidang pendidikan. SMP N 1 Cawas merupakan salah

satu sekolah yang mempunyai siswa yang cukup banyak di Kabupaten Klaten.

Banyaknya minat siswa untuk belajar disekolah ini menuntut pihak sekolah untuk

meningkatkan pelayanan terutama dalam bidang informasi. Untuk mendapatkan

informasi yang tepat dan cepat, memerlukan adanya sistem yang baik. Sistem

informasi perpustakaan pada SMP N 1 Cawas masih menggunakan proses yang

ditangani secara manual, dalam hal ini di temukan beberapa masalah yang timbul

dalam sistem informasi perpustakaaan pada SMP N 1 Cawas. Maka dibutuhkan

sebuah sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan

pengolahan perpustakaan.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan penerapan sistem

informasi di dalam perpustakaan untuk mendukung informasi-informasi yang

dibutuhkan oleh semua pengguna. Di dalam sistem informasi perpusatakaan ini

berfungsi membantu user agar dapat memanfaatkan perpustakaan dengan mudah,

cepat dan tepat.

2.2 Konsep Basis Data Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda,

peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti

secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol,

sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan

istilah basis data (database) (Ramez 2000).

2.3 Teknik Perancangan Basis Data Teknik Perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang

dilakukan guna menghindari problem yang kerap terjadi dalam proses pengolahan

data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya. Dalam hal ini teknik yang

diterapkan dalam Perancangan basis data ada dua, yaitu normalisasi dan teknik

entity relationship.

2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 JAVA

Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan

dapat di jalankan pada berbagai platform sistem informasi.Perkembangan

java tidak berfokus pada satu sistem informasi,tetapi di kembangkan untuk

berbagai sistem informasi dan bersifat open source

2.4.2 NetBeans 6.9

Netbeans sebagai IDE di tunjukan untuk memudahkan program java.

Bulan februari instruktur java dari sun Microsystem mengikuti training untuk

beralih dari pemrograman java ke pemrograman GUI dengan Java Swing

Make over

2.4.3 MySQL 5.1

MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis

data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread,

multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB

membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi

GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah

lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok

dengan penggunaan GPL.

3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Masalah

Analisis masalah adalah tahap dimana kita menganalisa masalah-masalah

yang ada pada sistem lama. Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan

proses penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6

aspek atau biasa disebut dengan Analisis PIECES yaitu : a. Performance (Kinerja),

Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja system informasi

perpustakaan SMP N 1 Cawas selama ini masih bersifat manual sehingga

pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Respon

time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota hanya berdasarkan

absen setiap kelasnya masing-masing, pembuatan laporan masih menggunakan

manual. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan

pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan

juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya

perbaikan sistem. Diharapkan system yang akan dibuat dapat mengurangi

masalah – masalah yang terjadi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari

hasil kerja yang dilakukan.

b. Information (Informasi)

Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan, dimana

informasi harus mempunyai kualitas (akurat, teratur, relevan, jelas, lengkap) dan

mempunyai nilai informasi. Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih

menggunakan system manual dalam menyajikan informasi memiliki beberapa

masalah. Beberapa masalah tersebut menyebabkan informasi yang disediakan

kurang berkualitas. Diharapkan system yang akan dibuat mampu menyelesaikan

data yang diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan

pimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah

berikutnya. c. Economy (Ekonomi)

Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih menggunakan

system manual menyebabkan pembekaan biaya. Ini disebabkan karena dalam

pemrosesasn data serta pembuatan laporan menggunakan kertas, tinta dan alat

tulis lainnya serta buku-buku untuk penyimpanan dokumen sangat boros, karena

sering terjadi kesalahan sehingga tidak dapat digunakan lagi. Maka diharapkan

system yang akan dibuat dapat mengurangi pembengkaan biaya atau penurunan

biaya serta dapat meningkatkan manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan.

d. Control (Kendali)

Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang masih menggunakan

system manual, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi

kesamaan data. Sistem yang akan dibuat diharapkan tidak ada kesamaan data

dan data lebih aman karena tersimpan dalam file, sehingga dapat meningkatkan

pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi dan

memperhatikan keamanan data.

e. Efficiency (Efisiensi)

Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang sedang berjalan masih

menggunakan system manual, tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian

dan kemampuan manusia cukup terbatas. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan

dan kesalahan. Untuk itu diharapkan system yang baru dapat mengurangi beban

manusia agar pekerjaanya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan

kebutuhan.

f. Service (Pelayanan)

Di dalam pelayanan Sistem Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang sedang

berjalan masih terdapat kelemahan, diantaranya yaitu terjadi antrian atau

anggota harus menunggu lama untuk meminjam dan mengambalikan buku,

karena petugas harus mencatat dalam Buku Data Pinjam dan Buku Data

Kembali serta mencata transaksi di Kartu Anggota. Sistem yang akan dibuat

diharapkan dapat mengatasi masalah diatas, sehingga dapat terciptanya

peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan dapat

meningkatkan kepuasan user.

3.2 Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisa suatu kelemahan yang ada di sistem dapat diidentifikasi

dan dievaluasi dari beberapa segi. Berikut merupkan Analisis Kelemahan Sistem

untuk Sistem Informasi Perpustakaan SMP N 1 Cawas yang lama dengan

pendekatan – pendekatan sebagai berikut :

1. Volume pekerjaan

Pada sistem yang lama terjadi banyaknya pekerjaan yang dibebankan kepada

karyawan pepustakaan yang dapat mengakibatkan tidak lancarnya sistem

tersebut.

2. Keandalan

Sistem Informasi Perpustakaan yang lama karyawan perpustakaan dalam setiap

pengolahan datanya masih menggunakan manual sehingga tingkat kesalahan

sangat tinggi.

3. Teknologi

Sistem informasi perpustakaan yang lama kurang memanfaatkan teknologi yang

ada. Karena sistem yang lama menggunkan sistem manual dalam setiap

pengolahan datanya.

4. Dokumen (berkas-berkas lama)

Di SMP N 1 Cawas di dalam setiap pengolahan datanya dicata dalam buku,

sehingga didalam pencarian arsip yang lama jika dibutuhkan akan mengalami

kesulitan.

5. Laporan

Sistem Informasi Perpustakaan di SMP N 1 Cawas yang lama, laporan yang

dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga kurang bisa

untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Berikut adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya

dilakukan oleh sistem.

a. Sistem dapat melakukan entri data perpustakaan.

b. Sistem dapat melakukan pengolahan data peminjaman buku.

c. Sistem dapat melakukan pengolahan data pengembalian buku.

d. Sistem dapat melakukan pengolahan data pencarian.

e. Sistem dapat mengolah data denda perpustakaan.

f. Sistem dapat melakukan analisa laporan-laporan.

3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen Biaya

Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat

diklasifikasi kedalam 4 kategori utama, yaitu:

1) Biaya Pengadaan

Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan

memperoleh perangkat keras.

2) Biaya Persiapan Operasi

Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya untuk membuat

sistem siap untuk dioperasikan.

3) Biaya Proyek

Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan

sistem termasuk penerapannya.

4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan

Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan

sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah

biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

b. Komponen ManfaatManfaat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya,

mengurangi kesalahan-kesalahan, meningkatkan kecepatan aktifitas dan

meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Tabel 3.1 Rincian Biaya dan Manfaat

c. Metode Biaya Dan Manfaat

I. Biaya-Biaya Thn 0 Thn 1 Thn 2

1. Biaya Pengadaan

a. Biaya Pembelian Hardware 5.693.995

b. Biaya Pembelian Software 861.175

Total Biaya Pengadaan 6.555.170

2. Biaya Penerapan Sistem

a. Biaya Konversi Sistem 383.720

b. Biaya Pelatihan Personil 481.000

Total Biaya Penerapan Sistem 864.720

Total Biaya Pengembangan Sistem 7.419.890

3. Biaya Operasi dan Perawatan

a. Biaya Overhead (Listrik) 1.574.640 1.968.300

b. Biaya Perawatan Sistem 973.250 973.250

Total Biaya Operasi dan Perawatan 2.527.890 2.610.100

Total Biaya-biaya 7.419.890 2.547.890 2.941.550

II. Manfaat-manfaat

1. Keuntungan Berwujud

a. Pengurangan Biaya Operasi 4.800.000 6.000.000

b. Pengurangan Kesalahan Proses 726.000 726.000

Total Keuntungan Berwujud 5.526.000 6.726.000

2. Keuntungan Tak Berwujud

a. Peningkatan Pelayanan kepada Siswa 2.175.000 2.718.750

Total Keuntungan Tak Berwujud 2.175.000 2.718.750

Total Manfaat-Manfaat 7.701.000 9.444.750

Selisih Total Manfaat dan Total Biaya (7.419.890) 5.153.110 6.503.200

Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat

adalah sebagai berikut: 1. Metode periode pengembalian investasi (payback period).

2. Metode pengembalian investasi (return of investment).

3. Metode nilai sekarang bersih (net present value).

Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum

dalam tabel berikut ini:

Tabel 3.2. Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat

No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan

1. Payback Period 1 Th 3 bln Max 2 thn Layak

2. Return On Investment 34,91% > 0 Layak

3. Net Present Value Rp 1.978.428 > 0 Layak

3.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan Hukum

Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi perpustakaan baru

adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak

melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi..

Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses maupun

implementasinya tidak bermasalah secara hukum.

2. Kelayakan Operasi

Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga

diharapkan system yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator

(DEO) maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah

tersedia yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan

karyawan (petugas perpustakaan) dengan pendayagunaan waktu dan personil

secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan.

3. Kelayakan Teknologi

Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia

secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga

untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu

harga komputer relatif terjangkau. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat

membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan perpustakaan.

4. Ekonomi (Economy)

Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu

berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus

dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari

pengembangan sistem tersebut. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih

besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang

digunakan untuk pengembangan sistem maupun biaya operasional saat

implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Sistem

yang baru didalam analisis biaya dan manfaat telah dinyatakan bermanfaat.

3.6 Perancangan Sistem 3.6.1 Flowchart Sistem Informasi Perpustkaan Yang Diusulkan

Gambar 3.1. Sistem Flowchart Yang Diusulkan

3.6.2 Data Flow Diagram Sistem Informasi Perpustakaan Yang Diusulkan a. Data Flow Diagram (DFD) level 0

Gambar 3.2. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0

b. Data Flow Diagram (DFD) level 0

Gambar 3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 1

4 Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah melakukan kegiatan analisis, maka didapat sebuah sistem yang

diharapkan mampu mengatasi masalah yang ada. Berikut adalah penjelasan dan

pembasan tentang program Sistem Informasi Perpustakaan di SMP N 1 Cawas.

Pada jendela menu utama program Sistem Informasi Perpustakaan di SMP

N 1 Cawas terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap digunakan untuk

mengolah data. Menu tersebut adalah:

a. Data Mulai, berisi menu-menu sebagai berikut :

Login, digunakan untuk melakukan login untuk menggunankan system

tersebut

Logout, digunakan untuk keluart dari penggunanan system tersebut.

Keluar, digunakan untuk keluar dari aplikasi system tersebut.

b. Master, berisi menu-menu sebagai berikut :

Buku, digunakan untuk melakukan menambahkan jenis koleksi buku di

perpustakaan

Petugas, digunakan untuk menambahkan atau mengganti petugas

perpustakaan

Anggota digunakan untuk menambahkan anggota perpustakaan

Kategori Buku digunakan untuk menambahkan jenis kategori buku di

perpustakaan

c. Transakasi, berisi menu-menu sebagai berikut :

Peminjaman, digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku

perpustakaan

Data pengembalian digunakan untuk melihat data siswa yang meminjam

buku.

Pengembalian, digunakan untuk melakuakn transaksi pengembalian buku

perpustakaan.

d. Laporan, berisi menu-menu sebagai berikut :

Laporan buku digunakan untuk mencetak koleksi buku yang ada di

perpustakaan

Laporan Anggota, digunakan untuk mencetak anggota-anggota

perpustakaan.

Laporan Kartu Anggota, digunakan untuk mencetak kartu anggota untuk

melakukan peminjaman,

Laporan Peminjaman, digunakan untuk mencetak semua data peminjaman

Laporan Pengembalian, digunakan untuk mencetak data pengembalian

Gambar 3.4. Tampilan Menu Utama

Gambar 3.5. Tampilan Data buku

Gambar 3.6. Tampilan Data Petugas

Gambar 3.7. Tampilan Data Peminjaman

Gambar 3.8. Tampilan Detail Peminjaman

Gambar 3.9. Tampilan Data pengembalian dan Denda

Gambar 3.10. Tampilan Laporan Buku

Gambar 3.11. Tampilan Laporan Data Anggota

Gambar 3.12. Tampilan Laporan Kartu Anggota

Gambar 3.13. Tampilan Laporan Peminjaman Buku

Gambar 3.14. Tampilan Laporan Pengembalian Buku

5 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, yang telah penulis lakukan di Perpustakaan

SMP N 1 Cawas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

Untuk Merancang dan membangun sebuah sistem sirkulasi perpustakaan yang

baru berbasis komputerisasi maka di perlukan adanya analisis system lama dan baru

serta pengunaan analisis PIECES terhadap kebutuhan dari system baru yang akan

di bangun guna memahami dengan seksama kebutuhan dari sistem yang baru dan

mengembangkan sebuah sistem dengan mengunakan aplikasi java netbeans 6.9 dan

mysql 3.5.1 yang mewadahi kebutuhan tersebut serta di terapkan nya pengetesan

system melalui black box testing dan white box testing sehingga di hasilkan system

informasi sirkulasi perpustakaan berbasis java NetBeans yang dapat membantu

dalam mengelola sirkulasi perpustakaan di SMP Negeri 1 Cawas

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, 2007, Dasar Pemrograman Java , Yogyakarta : Andi Offset, Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Armadyah Amborowati, 2007 , Pengantar pemrograman Terstruktur, Yogyakarta: Andi Offset, Huda,Miftakhul, 2007, Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java : PT Elex Media Komputindo , Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta; Andi Offset. Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini, 2007 , Strategi perancangan dan pengelolaan basis data, Yogyakarta : Andi Offset,