sistem informasi kepegawaian pada pt. sahabat … · pembuatan sistem informasi kepegawaian ini...

IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5

ISSN: 1978-1520 1

Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA

PT. SAHABAT MANDIRI KESATRIA

(SMART) PALEMBANG

Kurnia Aditya Al Ghafuur1, Jasveen Singh2, Inayatullah 3

1,2STMIK GI MDP; JL. Rajawali, No 14, Palembang , Telp (0711)376400/fax (0711)376360 3Jurusan Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang

e-mail: *[email protected], [email protected], [email protected]

Abstrak

PT.Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) adalah perusahaan jasa security yang

didukung oleh tenaga profesional dari berbagai disiplin ilmu yang dilaksanakan secara terpadu

dibidangnya. PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) bekerja secara kooperatif dalam

melaksanakan pembagian tugas yang saling mendukung dalam kegiatan pengamanan didukung

oleh analisa evaluasi dan laporan tertulis pada setiap titik penjagaan dan selalu menjaga

kepuasan secara optimal bagi pengguna.Namun dalam rekrutmen karyawan masih dilakukan

secara konvensional juga dalam hal pendataan dan mutasi karyawan masih belum terorganisir

dengan baik dan perhitungan gaji serta absensi karyawan belum dilakukan secara efisien yang

menghambat kerja manajer serta waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan. Dengan

demikian penulis membuat proposal skripsi ini adalah untuk pengembangan sistem informasi

kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) dengan berbasis dekstop sehingga

dapat mempermudah, mempercepat, dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pengolahan data

dan informasi. Metodologi yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah metodologi

Iterasi. Metodologi ini memiliki 4 fase antara lain: permulaan, analisis, desain dan

implementasi. Untuk pembuatan sistem, penulis menggunakan VB.Net dan SQL Server 2008

sebagai database. Pembuatan sistem informasi kepegawaian ini mengoptimalkan aktifitas yang

dilakukan pada bagian kepegawaian dan bagian keuangan meliputi seleksi tahap administrasi,

data karyawan, data kontrak mitra kerja, mutasi karyawan, data absensi, data perhitungan gaji

karyawan, surat peringatan, surat pemberhentian, dan laporan-laporan kepegawaian yang ada

di PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART).

Kata kunci : Kepegawaian, Penggajian, Laporan, VB.Net dan SQL Server 2008

ISSN: 1978-1520

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

2

Abstract

PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) is a security services company supported by

professionals from various disciplines undertaken in an integrated manner in the scope. PT.

Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) work cooperatively in implementing the division of tasks

that support in security activities which is supported by analysis and evaluation of written

reports at any point guard and always maintain optimum satisfaction to the users. However, in

the recruitment of employees is still done conventionally also in terms of data collection and

transfer of employees is still not well organized and the calculation of salaries and employee

absences have not done so efficiently that inhibit the work of managers as well as considerable

time in preparing reports. On that based the author of this thesis is to make a proposal for the

development of personnel information system at PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) with

desktop-based in order to simplify, speed up and reduce the error rate in processing data and

information. The method used to build this application was Iteration Method. This method has 4

fases there are: initiation, analysis, design, and implementation. To make a system, the author

used VB.Net and SQL Server 2008 as database. Making this information system is to facilitate

the activities did on the personnel and finance section covers the early stages of recruitment,

personnel data, attendance, payroll calculation, a warning letter, the termination letter, and

reports staffing in the PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART).

Keyword : Employee, Payroll, Report, VB.Net dan SQL Server 2008

IJCCS ISSN: 1978-1520

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

3

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Permasalahan yang terjadi pada sistem ini adalah kebutuhan bagian SDM yang

memerlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat memenuhi kebutuhan pemprosesan

informasi setiap pegawai, meliputi masalah rekrutmen, mitra kerja, mutasi karyawan, data

gaji karyawan, absensi, surat peringatan, surat pemberhentian, penempatan karyawan, dan

kenaikan insentif karyawan. Berdasarkan observasi dan wawancara penulis dengan kepala

bagian SDM dan bagian Keuangan belum ada aplikasi yang mendukung Sistem

Kepegawaian. Semua kegiatan operasional perusahaan masih menggunakan aplikasi

pengolah kata seperti Ms. Word dan Ms. Excel, yang dirasakan masih kurang efektif dan

efisien pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART). Hal inilah yang mendorong penulis

untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem informasi serta membuat suatu aplikasi

yang dapat membantu pihak manajemen dalam memantau data kepegawaian yang kami

tuangkan dalam bentuk skripsi dengan judul ”SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PADA PT. SAHABAT MANDIRI KESATRIA (SMART) PALEMBANG”.

2. Permasalahan

1. Proses administrasi pendaftaran calon karyawan masih dilakukan secara konvensional

yang menyebabkan kurang efisiennya pendataan karyawan baru.

2. Belum adanya pendataan seluruh data karyawan yang berada pada perusahaan mitra.

3. Pekerjaan dilakukan berulang diawali dari KORLAP melakukan absensi perhari, bagian

SDM melakukan rekapitulasi absen perbulan dan bagian keuangan menghitung ulang

jumlah karyawan yang sakit, izin, tanpa keterangan maupun lembur sehingga pernah

terjadi keterlambatan pemberian gaji pegawai.

4. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan data karyawan, laporan

perusahaan mitra, laporan data kontrak, dan laporan tunjangan dan insentif.

3. Ruang Lingkup

1. Aplikasi yang akan dibangun hanya dibatasi untuk mengelola kepegawaian anggota

security.

2. Melakukan pendataan rekrutmen tahap administrasi berupa lamaran kerja dan hasil dari

rekrutmen karyawan, pendataan karyawan yang langsung akan ditempatkan pada mitra

kerja dan melakukan pendataan mutasi karyawan.

3. Melakukan pendataan kontrak antara perusahaan dengan mitra kerja serta menetapkan

nilai kontrak.

4. Melakukan pendataan perhitungan gaji, pemberian insentif yang dilihat dari absensi

karyawan yang dilakukan perbulan.

5. Melakukan pendataan surat peringatan bagi karyawan yang melanggar peraturan dan

surat pemberhentian akan diberikan setelah karyawan yang bersangkutan telah

mendapat surat peringatan yang ketiga.

METODOLOGI

1. Fase Permulaan

Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah menentukan lingkup proyek, rencana

pemecahan masalah, tujuan, jadwal, dan anggaran proyek yang diperlukan untuk

memecahkan masalah.

ISSN: 1978-1520


4

2. Fase Analisis

Pada fase ini dilakukan penyediaan tim proyek dengan pemahaman yang lebih

menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang memicu proyek.

Area bisnis dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci

mengenai apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja dan apa yang dibutuhkan.

3. Fase Desain

Pada Fase ini bertujuan untuk memberikan spesifikasi atau konstruksi solusi

yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam

analisis komputer.

4. Fase Implementasi

Pada fase ini dilakukan konstruksi, instalasi, pengujian dan pengiriman sistem

ke dalam produksi (operasi sehari-hari).

PENELITIAN TERDAHULU

Data tabel penenelitian tedahulu dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini:

Tabel 1 Penelitian Terdahulu

No. Judul Peneliti Tahun Universitas Nomor

1. Rancang Bangun Sistem

Informasi Kepegawaian

1. Rokhmad

Fadhlul Wafi

2. Tutut

Wurijanto

3. Tony

Soebijono

2013 STMIK

STIKOM

Surabaya

ISSN

2338-137X

2. Pembangunan Sistem

Informasi Data

Kepegawaian

Pada Dinas Koperasi

Perindustrian Dan

Perdagangan Kabupaten

Pacitan

1. Keyko Riskian

Perdana

2. Bambang Eka

Purnama,M.Kom 3.

Siska Iriani

- - ISSN

2302-

5700(P)

2354-6654

(O)

3. Sistem Informasi

Penggajian dan

Kepegawaian Berbasis

Dekstop

1. Andi M. Umbu.

D. Tanda

2. Andeka Rocky

Tanaamah SE., M.Cs.

3. Agustinus Fritz

Wijaya S.Kom., M.Cs.

2012 Universitas

Kristen

Satya

Wacana

-

PERBANDINGAN JURNAL

Data tabel perbandingan jurnal dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini:

Tabel 2 Perbandingan Jurnal

No. Judul Deskripsi

1. Rancang Bangun

Sistem Informasi

Kepegawaian

Berdasarkan Studi Kasus PKIS SEKAR TANJUNG Pasuruan

yang dilakukan oleh Rokhmad Fadhlul Wafi, Tutut

Wurijanto, Tony Soebijono kemampuan pada sistem yang



5

ingin dibangun dapat melakukan pengolahan, penyimpanan,

dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan

tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang

ada dapat disimpan secara teratur, sehingga pengaksesan dan

pengolahan data dapat disimpan dengan lebih mudah.

2. Pembangunan Sistem

Informasi Data

Kepegawaian

Pada Dinas Koperasi

Perindustrian Dan

Perdagangan

Kabupaten Pacitan

Tujuan dari proyek yang dilakukan oleh Keyko Riskian

Perdana, Bambang Eka Purnama,M.Kom., Siska Iriani adalah

untuk membuat Sistem Informasi Kepegawaian. Manfaatnya

agar data kepegawain bisa terwujud dalam sistem yang

terkomputerisasi dimana pengelolaan dilakukan secara

komputer, pembangunan sistem informasi ini hanya berfokus

pada data kepegawaian bukan data penggajian.

3. Sistem Informasi

Penggajian dan

Kepegawaian Berbasis

Dekstop

Berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat dapat

disimpulkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu melakukan

pencatatan data pegawai dan penggajian pada sekolah yang

menjadi objek rancang bangun aplikasi secara cepat, tepat

dan akurat.

4. Sistem Informasi

Kepegawaian pada PT.

Sahabat Mandiri

Kesatria Palembang

Berdasarkan proyek yang penulis bangun, maka tujuan yang

hendak dicapai adalah pendataan dan hasil rekrutmen

karyawan, pendataan karyawan dan pendataan mutasi

karyawan, pendataan gaji dan pemberian insentif, serta

pembuatan surat peringatan dan surat pemberhentian.

TINJAUAN UMUM

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Mondy, mendefinisikan sistem informasi sumber daya manusia merupakan

semua pendekatan terorganisasi untuk memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu

yang digunakan sebagai dasar keputusan – keputusan sumber daya manusia

ISSN: 1978-1520


6

RANCANGAN SISTEM

Diagram Konteks

Berikut rancagan diagram konteks Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri

Kesatria (SMART) Palembang, dapat dilihat pada gambar 1 berikut:

Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri

Kesatria (SMART) Palembang



7

Diagram Dekomposisi

Diagram dekomposisi untuk Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri

Kesatria (SMART) Palembang dapat dilihat pada Gambar 2 sebagai berikut:

Gambar 2 Diagram Dekomposisi

ISSN: 1978-1520


8

Diagram Aliran Data Fisik

Diagram Aliran Data Fisik Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri

Kesatria (SMART) Palembang yang dapat dilihat pada gambar 3 sebagai berikut:



9

Gambar 3 Diagram Aliran Data Fisik Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.

Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) Palembang

Entity Relationships Diagram

Entity Relationships Diagram (ERD) merupakan diagram yang menggambarkan

hubungan antara satu entitas dengan entitas yang lain. Gambar ERD dapat dilihat melalui

gambar 4 berikut:

tb_mitrakerja

no_mitra (PK)

nama_mitra

alamat_mitra

notlp_mitra

penanggung_jawab

username (FK)

tb_kontrak

no_kontrak (PK)

mulai_kontrak

batas_kontrak

no_mitra (FK)

nik (FK)

gp_korlap

gp_danru

gp_anggota

username (FK)

tb_pengguna

username (PK)

nama_lengkap

pass

jenis_akses

tb_dkontrak

id_dkontrak (PK)

no_kontrak (FK)

nik (FK)

shift

tb_absensi

id_absensi (PK)

tgl_absen

nik (FK)

hadir

izin

sakit

tidakhadir

keterangan

username (FK)

tb_dkaryawan

id_karyawan (PK)

nik (FK)

jenis_kursus

nama_lembaga

lama_kursus

tempat_kota

tb_surat_peringatan

no_peringatan (PK)

nik (FK)

jenis_surat

dasar

menimbang

mengingat

keterangan

tgl_surat

username (FK)

tb_lemburinsentif

id_lemburinsentif (PK)

ganti_izin

ganti_sakit

tidakmasuk

thn0_1

thn1_3

thn3_5

thn5_7

thn7

uang_makan

uang_transport

tunjangan_korlap

tunjangan_dandru

tunjangan_anggota

username (FK)

tb_karyawan

nik (PK)

nama_karyawan

jenis_kelamin

tempat_lahir

tanggal_lahir

kewarganegaraan

suku_bangsa

agama

status_perkawinan

alamat

no_telepon

tinggi_badan

berat_badan

SD

SMP

SMA

PT

PASCA_SARJANA

nama_ayah

ttl_ayah

agama_ayah

pekerjaan_ayah

alamat_ayah

notlp_ayah

nama_ibu

ttl_ibu

agama_ibu

pekerjaan_ibu

alamat_ibu

notlp_ibu

jumlah_saudara

jumlah_anak

foto

status_seleksi

status_karyawan

mulai_bekerja

tgl_berhenti

jabatan

username (FK)

tb_penggajian

id_penggajian (PK)

bulan

tahun

dari_tgl

sampai_tgl

nik (FK)

gaji_pokok

uang_makan

uang_transport

tunjangan_jabatan

insentif

lembur

izin_sakit

lain_lain

kasbon

atribut

koperasi

sanksi

diksar

bpjs

username (FK)

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memilikimemiliki

memiliki

ISSN: 1978-1520


10

Gambar 4 Entity Relationships Diagram (ERD) KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis data dan pembahasan pada bab IV, maka penulis dapat

menarik kesimpulan bahwa:

1. Cara pendaftaran calon karyawan melalui Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.

Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) Palembang yang terkomputerisasi dan terintegrasi

dimana membantu proses pendataan karyawan baru

2. Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART)

Palembang mempermudah dalam melakukan pengawasan, penempatan dan

pengelompokkan seluruh data karyawan yang berada pada perusahaan mitra kerja

3. Pemberian gaji pegawai pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) menjadi lebih

tepat waktu dikarenakan data absensi yang telah terintegrasi dengan sistem perhitungan

gaji karyawan.

4. Laporan data karyawan, laporan perusahaan mitra, laporan data kontrak, dan laporan

tunjangan dan insentif dapat diberikan secara ringkas dengan waktu yang singkat.

Saran Dari kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis memberikan saran

sebagai berikut:

1. Ditambahkan sistem pendukung keputusan untuk seleksi pegawai dari prosedur

penilaian hasil tes penerimaan pegawai berdasarkan kriteria-kriteria penerimaan

pegawai.

2. Untuk pengembangan kedepannya lebih baik sistem terintegrasi dengan finger print

secara langsung saat melakukan absensi secara real time agar mengurangi kemungkinan

melakukan kecurangan.



11

DAFTAR PUSTAKA

Al Fattah, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

A.S.Rosa 2013, Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika, Bandung.

Komputer, Wahana 2010, SQL Server 2008 Express, Andi Offset, Yogyakarta.

Mondy, R.Wayne 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1, Erlangga, Jakarta.

Mondy, R.Wayne 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 2, Erlangga, Jakarta.

Raditya Wibowo, Herry 2014, Buku Pintar VB.Net, Elex Media Komputinto, Jakarta.

Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Tohari, Hamim 2014, Astah:Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi melalui Pendekatan

UML, Andi Offset, Yogyakarta.

Whitten, Jeffery L 2007, System Analysis and Design Methods 7th, Mc Gill Hill, New York.

ISSN: 1978-1520


12

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi 1

Nama Lengkap : Kurnia Aditya Al Ghafuur

Tempat, Tanggal Lahir : Tanjung Enim, 31 Oktober 1994

Jenis Kelamin : Laki – laki

Agama : Islam

Alamat : Jl. Inspektur Marzuki Lr. Karyawan I

No. 2360B

RT/RW : 002 / 009

Kel/Desa : Siring Agung

Kecamatan : Ilir Barat I

No. Handphone : 081273247165

Riwayat Pendidikan :

1. 1999 - 2000 : TK Kartika II- 3 Palembang

2. 2000 - 2006 : SD Negeri 24 Tanjung Enim

3. 2006 - 2009 : SMP Negeri 2 Lawang Kidul

4. 2009 - 2012 : SMA Negeri 11 Palembang

Riwayat Pekerjaan :

1. Sekretaris Event “Sout Sumatera Auto Modified”, Citra Grand City,

Palembang, 7 - 8 Juni 2014.

2. Ketua Pelaksana Event“Marketing Training Camp”,Bank Sumsel Babel,

Martapura - OKU Timur,13 - 14 Mei 2015.

3. Ketua Pelaksana Event “Gowes Pagar Alam”, Komite Nasional Pemuda

Indonesia (KNPI), Pagar Alam - SUMSEL, 8 November 2015.

4. Direktur Keuangan CV. Pelangi Entertaint, 2015 - Sekarang.

Data Pribadi 2

Nama Lengkap : Jasveen Singh

Tempat, Tanggal Lahir : Palembang, 19 April 1994

Jenis Kelamin : Laki – laki

Agama : Hindu

Alamat : Jl. Jendral Sudirman No. 124-H

RT/RW : 001/001

Kel/Desa : 17 Ilir

Kecamatan : Ilir Timur I

No. Handphone : 0811781434

Riwayat Pendidikan :

1. 1999 - 2000 : TK Sion

2. 2000 - 2006 : SD Xaverius 2 Palembang

3. 2006 - 2009 : SMP Xaverius Maria Palembang

4. 2009 - 2012 : SMA Xaverius 3 Palembang

Riwayat Pekerjaan :

1. Ketua Futsal MDP tahun 2012-sekarang.

2. Ketua pelaksana MDP Futsal Cup tahun 2015.

3. Panitia Kontes Robot Indonesia bagian barat tahun 2015.



13

4. Peserta debat Bahasa Inggris tingkat Kopertis wilayah II Sumbagsel.

sistem informasi kepegawaian pada pt. sahabat … · pembuatan sistem informasi kepegawaian ini...

Documents